El grupo del proceso de cierre: completando el círculo de su proyecto

Este proceso, que a menudo se pasa por alto, puede promover el éxito del proyecto, ahora y en el
futuro.

Una vez que se completan las tareas clave de un proyecto, puede ser tentador pasar a otras
responsabilidades urgentes. Pero eso significaría ignorar un proceso vital y final del proyecto.

“En mi opinión, el grupo de proceso de cierre es el proceso más descuidado y, a veces, se abandona por
completo”, dice Long Dam, PMP, PgMP, PfMP, gerente de la oficina de gestión de programas dentro de
la oficina de gestión de proyectos empresariales en Mohawk College en Hamilton, Ontario, Canadá. “Por
lo general, veo que esto sucede cuando la energía se agota al final del proyecto y todos solo quieren
pasar a lo siguiente”.

El Grupo de Proceso de Cierre finaliza formalmente todas las actividades para un proyecto, fase o
contrato determinado. Al atar todo con un lazo, los líderes de proyecto pueden ayudar a evitar
malentendidos que puedan surgir con respecto al estado del proyecto. “Da tiempo para garantizar que
haya una aceptación adecuada del cliente antes del informe final de cierre del proyecto”, dice el Sr.
Dam.

Estos procesos también ayudan a preparar al equipo para el éxito futuro. “Un beneficio de completar el
Grupo de Proceso de Cierre es que permite identificar y documentar las lecciones aprendidas para
proyectos futuros”, dice.

Y hay un beneficio extra: le da al equipo del proyecto la oportunidad de ser reconocido por un trabajo
bien hecho. “Es importante garantizar el reconocimiento formal de la finalización de un proyecto y
asegurarse de que se celebre”, dice el Sr. Dam.

Modificación del proceso

Si bien el grupo de procesos de cierre generalmente se lleva a cabo en un momento predefinido, como
el final de un sprint o proyecto, también se puede usar para liquidar un proyecto que debe cerrarse
antes de tiempo.

“El cierre anticipado podría ocurrir debido a un cambio en la dirección o estrategia de la organización, la
adición de prioridades más altas, la incapacidad de superar problemas técnicos, riesgos negativos que
superan los riesgos positivos, o porque el producto o servicio será obsoleto en el momento en que sea
está listo para el mercado”, dice el Sr. Dam. Incluso en situaciones como estas, en las que el proyecto no
resultó como la organización esperaba, el Grupo del proceso de cierre puede ayudar al equipo del
proyecto a obtener las lecciones aprendidas o los resultados positivos del trabajo realizado.

Muchas organizaciones tienen sus propias variaciones del Grupo de proceso de cierre. Estos procesos
también pueden variar según el enfoque de un proyecto. “En un proyecto predictivo, generalmente hay
una puerta de fase que prescribe las condiciones bajo las cuales iniciar el proceso de cierre”, dice el Sr.
Dam. “En un proyecto ágil, es un poco más complicado porque no hay un ritual de cierre del proyecto.
Puede suceder en un período determinado al final de cada sprint y nuevamente al final de todo el
proyecto cuando todas las historias están completas y los entregables han sido aceptados por el
cliente”.
Pero no importa el método, el Grupo de proceso de cierre puede ayudar a brindar tranquilidad a los
gerentes de proyectos ocupados y sus patrocinadores y clientes.
The Closing Process Group: Bringing Your Project Full Circle

This often-overlooked process can promote project success—now and in the future.

Once a project’s key tasks are complete, it can be tempting to move on to other pressing
responsibilities. But that would mean ignoring a vital, final project process.

“The Closing Process Group is the most neglected process, in my opinion, and it sometimes gets
abandoned altogether,” says Long Dam, PMP, PgMP, PfMP, a manager for the program management
office within the enterprise project management office at Mohawk College in Hamilton, Ontario,
Canada. “Typically, I see this happen when energy is depleted at the end of the project and everyone
just wants to move on to the next thing.”

The Closing Process Group formally finalizes all the activities for a given project, phase or contract. By
tying everything up with a bow, project leaders can help avoid any misunderstandings that may arise
regarding project status. “It allows time to ensure there is adequate customer acceptance before the
final project closure report,” Mr. Dam says.

These processes also help set the team up for future success. “One benefit of completing the Closing
Process Group is that it allows for lessons learned to be identified and documented for future projects,”
he says.

And there’s a bonus benefit: It gives the project team a chance to be acknowledged for a job well done.
“It’s important to ensure formal recognition of the completion of a project and make sure it gets
celebrated,” Mr. Dam says.

Modifying the Process

While the Closing Process Group typically takes place at a predefined time, such as the end of a sprint or
project, it can also be used to wind down a project that needs to be closed early.

“Early closure could occur because of a change in the organization’s direction or strategy, the addition of
higher priorities, an inability to overcome technical issues, negative risks that outweigh the positive
risks, or because the product or service will be obsolete by the time it is ready for market,” says Mr.
Dam. Even in situations like these, in which the project didn’t turn out the way the organization had
hoped, the Closing Process Group can help the project team glean any lessons learned or positive
outcomes from the work completed.

Many organizations have their own variations of the Closing Process Group. These processes can also
vary based on a project’s approach. “On a predictive project, there is usually a phase gate that
prescribes the conditions under which to initiate the closing process,” Mr. Dam says. “On an agile
project, it’s a bit trickier because there is no project closure ritual. It can happen in a timeboxed fashion
at the end of each sprint and again at the end of the entire project when all the stories are complete and
the deliverables have been accepted by the customer.”

But no matter the method, the Closing Process Group can help give peace of mind to busy project
managers and their sponsors and customers.

Developed by PMI for PMIstandards+ with contributions from Long Dam, PMP, PgMP, PfMP. ©PROJECT
MANAGEMENT INSTITUTE, INC.