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NOI

MODULO BASICO INTEGRAL

Sistema de Nmina Integral


GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. PASEO DE LA REFORMA No. 76 DESP. 1104 COL. JUAREZ DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06600 TEL. 55-66-59-78 FAX.85-96-61-30 www..gvamundial.com.mx

MANUAL DEL PARTICIPANTE


SISTEMA DE NMINA INTEGRAL Modulo Bsico Integral

INDICE
Cap.
1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.5 1.5.1 1.6 1.6.1 1.6.2 2. 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 2.3 2.4

Contenido
INSTALACIN
(1a. hora)

Pag.

Requisitos del Sistema ........................................................................................ Esquema de Licenciamiento ................................................................................ Concepto de Red ................................................................................................. Instalacin del Sistema ....................................................................................... Directorio de Archivos Comunes (DAC) .................................................................... Asistente de Instalacin ........................................................................................... Instalacin Local o Servidor ..................................................................................... Instalacin Estacin de Trabajo ................................................................................ Entrando por Primera Vez al Sistema ................................................................. Activacin del Sistema ............................................................................................. Configuracin Inicial del Sistema ....................................................................... Iniciando el Sistema por Primera Vez ........................................................................ Entradas Continuas al Sistema ................................................................................. GONFIGURACIONES GENERALES (1a. hora)

Como Empezar a Trabajar con ASPEL-NOI? ...................................................... Abrir Empresa ......................................................................................................... Cambio de Directorio y Fecha ................................................................................... Cerrar Empresa ....................................................................................................... Creacin de la Base de Datos .............................................................................. Operaciones de Aplicaciones Generales .............................................................. Teclas de Acceso Rpido .....................................................................................

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Cap.
2.5 2.6 2.7 3. 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.5 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 5. 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.2

Contenido
Personalizacin de la Barra de Herramientas ..................................................... Salir ..................................................................................................................... Modo Alterno de Captura .................................................................................... CONFIGURACION DEL SISTEMA (2a. hora)

Pag.

Preferencias ........................................................................................................ Parmetros de la Nmina .................................................................................... Generales ............................................................................................................... Cuotas del IMSS ...................................................................................................... Retenciones del IMSS .............................................................................................. Parmetros del Sistema ...................................................................................... Generales ............................................................................................................... Percepciones y Deducciones .................................................................................... Bases Fiscales ......................................................................................................... Datos de la Empresa ............................................................................................ Perfiles del Usuario ............................................................................................. CATLOGOS DEL SISTEMA (3a. - 4a. hora)

Departamentos ....................................................................................................

Puestos ...............................................................................................................
Trabajadores ....................................................................................................... Percepciones y Deducciones ............................................................................... Tablas del Sistema .............................................................................................. Calendarios ......................................................................................................... Tipos de Falta ...................................................................................................... CAPTURA DE MOVIMIENTOS (4a. - 5a. hora)

Movimientos a la Nmina .................................................................................... Por Trabajador ........................................................................................................ Una Percepcin/Deduccin Varios Trabajadores ......................................................... Un Trabajador Varios Movimientos ............................................................................ Descuento por Crdito Infonavit .........................................................................

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Cap.
5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.4 5.5 5.5.1 5.5.2 5.6 5.7 5.8 5.8.1 5.8.2 5.9 5.10 5.10.1 5.10.2 6. 6.1 6.2 6.3 7. 7.1 7.1.1 7.1.2 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4

Contenido
Descuento por Crdito Fonacot ........................................................................... Recepcin de Informacin ....................................................................................... Envio de Informacin .............................................................................................. Comparacin de Informacin ................................................................................... Horas Extras ........................................................................................................ Faltas ................................................................................................................... Faltas ..................................................................................................................... Faltas por Periodo ................................................................................................... Vacaciones .......................................................................................................... Clculo Inverso ................................................................................................... Incremento de Salarios ....................................................................................... Incremento Individual ............................................................................................. Incremento General ................................................................................................ Captura por Archivos ........................................................................................... Programacin de Movimientos (Tareas) ............................................................. Creacin de Siguiente Periodo .................................................................................. Oro tipo de Movimientos .......................................................................................... ENVIO DE MOVIMIENTOS AL IMSS (6a. hora)

Pag.

Trmites para Obtenr el NPIE y Certificado Digital ............................................ Envio de Movimientos a Travs de ASPEL NOI ................................................... Consulta de Movimientos e Informacin Detallada ............................................ CLCULO DEL SISTEMA (6a. hora)

Clculo del ISR .................................................................................................... Mensual ................................................................................................................. Ajustado ................................................................................................................. Clculo de la Retencin IMSS ............................................................................. SDI Fijo .................................................................................................................. SDI Variable ........................................................................................................... SDI Mixto ............................................................................................................... Desglose de la Retencin IMSS ................................................................................

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Cap.
7.3 7.4 8. 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 9. 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 10. 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.5.1 10.5.2 10.5.3 10.6

Contenido
Clculo Anual del IMSS ....................................................................................... Clculo del ISR cuando aplica Art. 142 ............................................................... CONSULTAS (7a. hora)

Pag.

Consulta de Nmina ............................................................................................ Consulta de Recibos de Nmina .......................................................................... Consulta de Recibos de Nmina .......................................................................... Consulta de Faltas .............................................................................................. Consulta de Vacaciones ....................................................................................... REPORTES (7a. hora)

Especificar Impresora ......................................................................................... Nmina ................................................................................................................ Desglose de Moneda ........................................................................................... Movimientos por Trabajador ............................................................................... Por Percepcin / Deduccin ................................................................................ Horas Extras ........................................................................................................ Faltas ................................................................................................................... Vacaciones .......................................................................................................... Recibos de Nmina .............................................................................................. Credenciales ........................................................................................................ PROCESOS (8a. hora)

Corte Anual ......................................................................................................... Fondo de Ahorro ................................................................................................. Nmina de Reparto de Utilidades ....................................................................... Nmina de Aguinaldo .......................................................................................... Finiquitos ............................................................................................................. Renuncia Voluntaria ................................................................................................ Rescicin de Contrato por Tiempo Determinado ........................................................ Rescicin de Contrato por Tiempo Indeterminado ...................................................... Pagos Electrnicos ..............................................................................................

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Cap.
10.7 11. 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.5.1 11.5.2 12. 12.1 12.2 12.3

Contenido
Cierre de Nmina ................................................................................................ UTILERIAS (8a. hora)

Pag.

Creacin del Siguiente Periodo ........................................................................... Borrado de Acumulados ...................................................................................... Traspaso de Acumulados .................................................................................... Control de Archivos ............................................................................................. Respaldo de Archivos .......................................................................................... Generacin de Respaldo .......................................................................................... Reinstalacin de Respaldo ....................................................................................... ACTUALIZACIN EN LINEA (8a. hora)

Generalidades ..................................................................................................... Servicio de Actualizacin por ASPEL AL .............................................................. Actualizacin a Travs de la Descarga del Instalador .........................................

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SISTEMA DE NMINA INTEGRAL Modulo Bsico Integral


CONSIDERACIONES
Consideraciones para trabajar con Windows Vista
SEGURIDAD: Windows Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada actividad que se ejecuta puede infringir la seguridad del sistema, motivo por el cul solicita constantemente la autorizacin del usuario. Si el usuario no es un Administrador, Vista solicita adicionalmente el usuario y contrasea para llevar a cabo actividades que en versiones anteriores no requeran autorizacin de un usuario Administrador. Para la adecuada funcionalidad de los sistemas Aspel debers tomar en cuenta lo siguiente: Si tienes Aspel-AL versin 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que obtengas la funcionalidad adecuada; este proceso permitir tambin que Aspel AL se actualice a la versin ms reciente. Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los productos instalados y muestre el mensaje: "No se hall el registro del producto, por favor proporcione la ubicacin del archivo de versin". Al ejecutar Aspel-AL versin 2.00.6 o superior tendr el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil de usuario Windows: Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin de Aspel-AL. Acptala. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red. Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sistema en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"). Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando el querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspel obtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al momento de crear el directorio. Probablemente no tenga permisos de escritura".

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Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendr el siguiente comportamiento dependiendo de tu perfil de usuario de Windows: Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin del Servidor de Licencias. Debers Aceptarla. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.

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1. INSTALACIN
1.1 Requisitos del Sistema

Procesador Intel Pentium o compatible, de 300 Mhz o superior* 256 Mb de RAM* 125 Mb de espacio libre en disco duro Monitor Super VGA (800x600) o superior Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o Vista Los requerimientos del Sistema Operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del Sistema Operativo instalado. Para una instalacin en Servidor es recomendable una configuracin mayor, dependiendo del nmero de usuarios y el nmero de empresas a operar en el mismo servidor.

1.2 Esquema de Licenciamiento


Ahora podrs crecer fcilmente tu Aspel-NOI con la modalidad de usuarios adicionales.

Total 8 Usuarios 99 empresas

Con la nueva modalidad de 1 usuario disea tu sistema de acuerdo a tus necesidades y a un costo menor.

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1.3 Concepto de Red

SERVIDOR: Es una computadora central conectada a otras computadoras y cuya funcin es la de controlar y compartir informacin entre todas ellas. (NOI Instala 1 Licencia en el Servidor) ESTACION DE TRABAJO: Es una computadora completa e independiente conectada a un servidor y cuya funcin es la de extraer o depositar informacin en el medio de almacenamiento de dicho servidor. (NOI Instala hasta 5 Usuarios)

1.4 Instalacin del Sistema 1.4.1 Directorio de Archivos Comunes (DAC)


Manejo: Las nuevas versiones de los sistemas Aspel (NOI 4.0, COI 5.5, BANCO 3.0, SAE 4.0 y PROD 2.0), crean una carpeta de Archivos comunes Aspel al momento de instalarlos; este directorio contiene diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos los sistemas de la lnea, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso comn , tales como: Aspel-AL, Infoweb, el mdulo de perfiles de usuarios, as como otros documentos de uso comn entre los sistemas Aspel, entre otros. Esta carpeta por omisin se instala en C:\Archivos de programa\ Archivos Comunes\ Aspel. Pero recuerda que la ubicacin puede variar dependiendo de la ruta que se haya indicado al realizar la

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instalacin del sistema. El directorio de archivos comunes, juega un papel muy importante para el trabajo en red, ya que en dicho directorio se almacenan los perfiles de usuario, el archivo empresaw que contiene los parmetros de configuracin de cada una de las empresas, la carpeta Datos donde se localizan los formatos y reportes que el sistema proporciona por omisin (archivos fto y qr2 ), la aplicacin Infoweb, el archivo de control que administra el acceso concurrente al nmero de usuarios permitidos y en general todas las aplicaciones de uso compartido para las estaciones de trabajo, por esa razn, es en esta carpeta que debe ubicarse la base de datos. Para garantizar que todas las terminales que accedan al sistema utilicen los mismos parmetros de configuracin, la misma base de datos, as como el mismo mdulo de perfiles de usuario o la aplicacin Infoweb, etc, es necesario que al momento de instalar Aspel-NOI tanto el servidor como las estaciones de trabajo apunten al mismo directorio de archivos comunes asegurando que el trabajo en red sea completo. Nota : Es importante mencionar que cualquier modificacin o alteracin que se realice sobre estos archivos repercutir en todos los sistemas Aspel instalados, por lo que se sugiere no moverlos. El directorio de archivos comunes contiene los sistemas:

Aspel-AL Infoweb.

Adems de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente informacin:


Archivos de perfiles de usuario Archivos de informacin de los sistemas instalados Archivos con recursos de imgenes Aspel Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo. El archivo empresa Carpeta datos y base de datos ejemplo, entre otros.

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Este directorio de Archivos Comunes (DAC) se crea en el proceso de instalacin bajo el siguiente esquema:

Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu computadora

El directorio se crear si: 1. Existen programas o aplicaciones que deberan ubicarse en dicho directorio, este es el caso de Aspel-AL ya que en versiones anteriores del instalador, esta aplicacin se copiaba en un directorio especfico. 2. No hay ningn producto Aspel instalado. En ambos casos se crear fsicamente la estructura de directorios necesaria para el directorio de archivos comunes.

Si ya existe un directorio de archivos comunes

Se realizar un redireccionamiento el cual consiste en configurar el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes existente.

Cuando se quiera instalar otro sistema Aspel, el sistema realizar lo siguiente: 1. El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes. 2. Configura el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes instalado, si la ruta donde se copi el directorio es la que por omisin sugiere el proceso de instalacin, dicha ruta ser: C\Archivos de programa / Archivos Comunes / Aspel. 3. El programa verifica que las versiones de las aplicaciones o archivos contenidos en el Directorio de Archivos Comunes sean posteriores o iguales, sino, procede a actualizarlas. 4. Crea o instala nuevos directorios en caso de que la estructura para el directorio de archivos comunes sea diferente a la encontrada en la ruta destino. Con el proceso anterior se asegura que slo exista un directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC) en lugar de crear un nuevo directorio por cada producto Aspel que se instale.

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En General

Estas Carpetas o Directorios contienen diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos los productos de ASPEL, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso comn entre ellos.
ASPEL Instala en forma Predefinida los Archivos Comunes de la Siguiente Manera:

ARCHIVOS DE PROGRAMA
ARCHIVOS COMUNES

ASPEL

COI NOI

1.4.2 Asistente de Instalacin Primeros Pasos de la Instalacin


Manejo Al introducir el disco en la unidad de CD se desplegar automticamente una presentacin, elige la opcin Instalar para iniciar el proceso de instalacin de Aspel-NOI. Es importante mencionar que ahora no se solicitar el Nmero de serie y Cdigo de activacin para realizar la instalacin, posteriormente en el Asistente de Activacin del sistema se solicitarn dichos datos.

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Mensaje de Bienvenida

El sistema despliega una ventana de bienvenida, y a continuacin se mostrar el contrato de la licencia de uso, tendrs que aceptarlo para poder continuar con la instalacin del programa.

1.4.3 Instalacin Local o Servidor


Seleccin del tipo de instalacin 1. Local o servidor. Utiliza esta opcin si:

El sistema va a utilizarse solamente en una computadora o, El sistema se utilizar en una red y el equipo donde ests instalando ser el servidor. Este tipo de instalacin te permitir operar la computadora como servidor de licencias, es decir, los equipos instalados como estaciones de trabajo, validarn su acceso a travs de dicho servidor. Tomando en cuenta que desde dicho servidor hay que realizar la activacin de las licencias de los usuarios adicionales que se hayan adquirido.

para la instalacin en red (Expertos)


REDES MICROSOFT. En el servidor: 1. En un equipo servidor (con ambiente Windows 2000, Windows 2003, Windows NT o Windows XP, excepto Windows 98), crear desde el explorador de Windows una carpeta cuyo nombre no exceda a 7 caracteres, en la cual se alojaran los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para el trabajo en red. 2. Comparte la carpeta creada en el paso 1, asignando en las secciones Compartir/Permisos

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y Seguridad todos los permisos necesarios para el trabajo en red, es decir, asignar control total (lectura y escritura) a cada una de las cuentas de usuario de Windows que accedern al sistema o slo al grupo de trabajo al que pertenecen dichos usuarios. Adicionalmente marcar el parmetro. Hacer posible que los permisos heredables de un objeto primario se propaguen a este objeto para que los permisos se apliquen a todas las subcarpetas. 3. Crea una unidad virtual desde el explorador de Windows que apunte a la carpeta compartida en el paso 2 por ejemplo O:\. 4. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor". 5. Para el directorio de instalacin del sistema, define una ruta local, es decir, en el disco duro del servidor, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, indica la unidad virtual creada en el paso 3. 6. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso 5; p.e O:\ NETDIR. 7. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, utilizando un nmero de serie que tenga Licencia para Usuarios Adicionales. 8. Finalmente debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. As mismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo. -ImportanteSi ya instalaste tu sistema con las opciones que se sugieren por omisin, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro del servidor, entonces realiza lo siguiente: a) Lleva a cabo los pasos 2, 3, 6 y 7 del procedimiento sugerido, tomando como base el directorio donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y

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el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. d) Finalmente realiza el paso 8 del procedimiento descrito anteriormente, para que puedas trabajar en red. En las Estaciones de Trabajo: 1. Crea la misma unidad virtual que se registr en el equipo servidor, la cual debe apuntar a la carpeta compartida de Archivos Comunes Aspel del servidor, desde el explorador de Windows. 2. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de trabajo". 3. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define la unidad virtual creada en el paso 1. 4. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la unidad virtual donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. Importante Si en las estaciones de trabajo ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente:

a) Ejecuta los pasos 1 y 4 del procedimiento de estacin de trabajo anteriormente sugerido. b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados en el servidor y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin.

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REDES NOVELL. En el servidor: 1. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor". 2. Para el directorio de instalacin del sistema, puedes definir una ruta local, por ejemplo, en el disco duro del servidor o bien elegir un directorio en un volumen de la red Novell (por ejemplo: L:\Sistemas Aspel). 3. Para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, debes indicar un directorio en un volumen de la red Novell (si el directorio no existe el instalador lo generar). Este directorio contendr los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para poder trabajar con este tipo de red. 4. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso3. 5. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, recuerda que preferentemente al nmero de serie que indiques debiste enlazarle previamente las licencias de usuarios adicionales que requieras para acceder concurrentemente al sistema 6. Debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. Asimismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo. 7. Cierra el sistema y registra en Windows el usuario y contrasea con el que accedes a la red Novell y que utilizaste para instalar el sistema. 8. Finalmente debes configurar el servicio de licencias para que se ejecute en el equipo servidor, para ello es necesario acceder a la opcin Configuracin\Panel de Control\Herramientas administrativas\ Servicios: a. Selecciona el servicio: Licencias de usuarios adicionales Aspel.

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b. Activa el men flotante y selecciona la opcin: "Propiedades"

c. En la carpeta "Iniciar sesin", activa la opcin: "Esta cuenta" e indica en el campo correspondiente el usuario registrado en el paso 7 con el que se realiz la instalacin del sistema en el volumen de la red Novell y tiene derechos de lectura - escritura en dicho volumen, por ejemplo: .\ndominguez) d. Indica la contrasea que dicho usuario tiene asignada para su acceso a la red Novell y guarda los cambios. e. Debes detener los servicios y reiniciarlos para que la nueva configuracin aplique. De esta forma garantizars que el sistema Aspel-NOI funcione como servidor de licencias permitiendo que los usuarios adicionales puedan acceder concurrentemente. Para el acceso de las estaciones de trabajo, es importante verificar que los usuarios de Novell con los que se inicie la sesin del equipo tengan derechos de lectura - escritura en el volumen de la red donde Aspel-NOI y/o los Archivos Comunes Aspel se encuentran instalados. En las Estaciones de Trabajo: 1. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de trabajo". 2. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define el directorio de la red novell donde se alojan los Archivos Comunes Aspel que instal el servidor. 3. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema, debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en la red Novell. -ImportanteSi en el servidor o en las estaciones de trabajo, ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente: En el servidor: a) Accede al sistema a la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin

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Crear un nuevo directorio de archivos comunes, despus indica una ruta en un volumen de la Red Novell, puedes capturar la ruta o seleccionarla mediante el botn examinar(...), si la carpeta no existe el asistente la crear, posteriormente oprime siguiente. b) Al concluir el proceso de creacin de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. En las estaciones de trabajo: a) En cada uno de los equipos, accede al sistema y selecciona la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define el directorio de la red Novell donde el servidor creo o instal los Archivos Comunes Aspel y oprime Siguiente. b) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. Para la Instalacin Local o en Red (Sin Experiencia) Para la instalacin Local o en Red y no tienes mucha experiencia en informatica unicamente sigue los pasos que se ilustran a continuacin: - Marcas Local o Servidor y Oprimes el icono Siguiente

- Aparece la informacin sobre el trabajo de red y se oprime el icono Siguiente para continuar.

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- Se debe colocar la direcccin donde se desean colocar los programas dentro del servidor o la
computadora local, oprimiendo el icono Examinar y elegir la carpeta que ocupara dicha direccin o simplemente conservamos la carpeta de destino sugerida por Aspel y despues se oprime el icono Siguiente.

- Es importantisimo colocar la direccin correcta donde se desean almacenar o recuperar los datos (DAC) dentro del servidor o la computadora local, oprimiendo el icono Examinar y elegiendo la carpeta que ocupara dicha direccin o simplemente conservamos la carpeta de destino sugerida por Aspel y despues se oprime el icono Siguiente para continuar con la instalacin.

Nota: Recuerda que para instalar los archivos DAC en RED dentro del servidor, es necesario crear una unidad logica (X, Y, Z, \\Aspel, etc.)

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- Selecciona el nombre de la carpeta del sistema o simplemente dejas el predeterminado que sugiere Aspel.

- Por ultimo termina la instalacin con el cuadro siguiente donde se marca ver instrucciones de Instalacin de Red, Iniciar Aspel o se dejan desmarcadas ambas casillas y se oprime el icono Finalizar y estamos listos para iniciar nuestro trabajo en RED.

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1.4.4 Instalacin Estacin de Trabajo


Selecciona esta opcin si la computadora donde ests es una de las terminales que acceder al sistema en red y ya cuentas con una instalacin del programa en el equipo servidor. Nota: Independientemente del tipo de instalacin que se realice (Servidor o Estacin de trabajo), el sistema se instalar de manera completa en cada equipo, lo cual permite optimizar la transmisin nicamente de la informacin a travs de la red. Esencia Si el sistema se va a utilizar en red, debes considerar lo siguiente: l Que las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local.

Que el equipo de cmputo definido como Servidor cuente con alguno de los siguientes sistemas operativos: Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o superior.

Instalacin Debers efectuar la Instalacin de tipo Local en el servidor de la automtica de la red, y posteriormente la Instalacin de tipo Estacin de Trabajo en red cada una de las terminales. Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito que el servidor donde se instal el sistema est encendido y previamente se haya realizado la activacin correspondiente del programa en dicho equipo (con el respectivo enlace de las licencias de usuarios adicionales necesarias).
Para empezar la instalacin se marca la opcin Estacin de Trabajo y se oprime el icono Siguiente.

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- Aparece la informacin del trabajo en RED y el cuadro de dialogo donde colocaremos la direccin donde se van a grabar los programas en la estacin de trabajo con solo oprimir el icono Examinar para escoger la carpeta adecuada o de lo contrario conservamos la direccin propuesta por Aspel, posteriormente se oprime el icono Siguiente.

Directorio de Archivos Comunes (DAC) En este dilogo puedes especificar la ruta donde deseas que se cree la carpeta de Archivos Comunes\ Aspel. Por omisin se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\ Archivos Comunes\ Aspel, pero puedes modificarla utilizando el botn Examinar. Directorio de Archivos Comunes (DAC) Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes Dado que en este directorio se instalan aplicaciones de uso comn para los sistemas de la lnea Aspel es muy importante que tengas presentes las siguientes consideraciones: Si vas a trabajar bajo un esquema de red, al realizar la instalacin de tipo Local o Servidor, debers crear la carpeta de Archivos Comunes en una ruta a la cual todos los usuarios tengan derechos de acceso, de tal forma que puedan compartir cierta informacin, como los perfiles de usuarios, los parmetros de configuracin, etc. Durante la instalacin de tipo Estacin de trabajo se solicitar la ruta donde el instalador crear el Directorio de Archivos Comunes, si ya existe una configuracin previa de este Directorio en el equipo donde la instalacin se est realizando, el programa no solicitar esta especificacin. Es importante aclarar que si vas a trabajar en red, es necesario que tanto el servidor como las estaciones de trabajo compartan el mismo directorio de Archivos Comunes, de esta forma te aseguras que todos los equipos trabajen con los mismos parmetros de configuracin, con la misma base de datos, que compartan el mdulo de perfiles del usuario y la aplicacin Infoweb, etc, para que el trabajo en red sea completo. Posteriormente, si as lo requieres, en el men Utileras, opcin Directorio comn Aspel, podrs reconfigurar la ruta definida para el Directorio de Archivos Comunes.

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RECUERDA: Colocar en esta carpeta de destino (DAC) la misma direccin que pusiste
en la instalacin del servidor o de la computadora local ya que es de donde se rescatara o almacenara la informacin relacionados con la Contabilidad.

- Por ultimo termina la instalacin con el cuadro siguiente donde se marca ver instrucciones de Instalacin de Red, Iniciar Aspel o se dejan desmarcadas ambas casillas y se oprime el icono Finalizar y estamos listos para iniciar nuestro trabajo en RED.

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Para actualizar un sistema y enlazar una licencia de Usuarios Adicionales, se debern realizar los siguientes pasos:

1. Acceder a la pgina aspel.com.mx/enlace


2. Indicar el Nmero de Serie de tu sistema, la licencia de Usuarios Adicionales y sus correspondientes Cdigos de Activacin(CDAs) los cuales se encuentran en el Certificado de Autenticidad respectivo. 3. En caso de actualizacin, proporcionar el(los) nmero(s) de serie de la versin anterior. 4. Seleccionar la liga "Enlazar" 5. En cuanto se haya procesado la informacin, se presentar una pgina en la que se informar que el proceso se ha realizado exitosamente, en caso de no concluir exitosamente se recomienda intentarlo ms tarde o bien comunicarse a Soporte Tcnico. 6. Si se adquirieron varias licencias de usuarios adicionales se tendr que repetir del paso 1 al 6 por cada una de las licencias. 7. Una vez que se enlazaron exitosamente todos los nmeros de Serie de las Licencias de Usuarios Adicionales, debers acceder al asistente de Activacin del sistema Aspel para realizar el proceso de Activacin correspondiente. 8. Por ultimo debers acceder en la PC Servidor a la opcin "Servidor de licencias" del men Utileras, para indicar al sistema que ese equipo ser el servidor de licencias, y con esto el sistema identifica el equipo que permitir o negar el acceso a los usuarios de las estaciones de trabajo. 9. Con esto ya puedes acceder a tu sistema con los usuarios adicionales que actualizaste y ya podrs trabajar en el sistema. Nota: En caso de no haber enlazado los usuarios adicionales antes de activar el sistema, debers realizar los pasos para enlazar una licencia de usuarios adicionales mencionados anteriormente y ejecutar nuevamente el asistente de activacin del sistema.

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1.5 Entrando por Primera Vez al Sitema 1.5.1 Activacin del Sistema Asistente para la activacin del sistema
Acceso

La primera vez que accedes al sistema En accesos posteriores, si el sistema no ha sido activado: Men Utileras, Activar Sistema.

Notas: Es indispensable que la instalacin y activacin del sistema se efecte en la computadora definitiva, es decir, en aquella donde el sistema se utilizar. Si no realizas la activacin del sistema, cada vez que inicies una sesin se desplegar una ventana que te informar los das que restan para llevar a cabo la activacin de tu sistema. En esta misma ventana encontrars una liga para desplegar el asistente de activacin.

Pasos del asistente:


Se presenta el mensaje de bienvenida y posteriormente el recordatorio de que el sistema no ha sido activado, esto en el caso de an todavia no hacerlo, por que de lo contrario se accedera directamente al programa .

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Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema


En este primer paso del asistente debers indicar la forma en la que deseas realizar la activacin del sistema, las formas disponibles son: Activacin del sistema en lnea (computadora con conexin a Internet) desde la computadora en la que se encuentre instalado el sistema, el requisito para realizar este tipo de Activacin es que la computadora tenga activo el servicio de Internet. Este es el tipo de activacin sugerida por omisin al acceder al asistente. Procesar una solicitud de activacin previa. A travs de un equipo de cmputo diferente (cuando la computadora donde se instal el sistema no cuenta con conexin a Internet), en este caso se tendr que generar previamente un "Archivo de peticin de Activacin" para enviarlo a Aspel de Mxico a travs de la pgina www.aspel.com.mx. Una vez recibida la respuesta, se deber ejecutar nuevamente el Asistente de Activacin para procesar el Archivo de respuesta de Activacin conforme a las instrucciones del mismo asistente.

Presiona el botn de "Siguiente" para continuar con el asistente

Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema


En esta parte del asistente debers proporcionar el Nmero de serie y el Cdigo de activacin que para los productos en su versin tradicional o normal se localizan en el Certificado de Autenticidad (dentro del sobre de la Licencia de Uso que se te entreg al momento de su adquisicin), en el caso de los productos en renta estos datos se proporcionarn al realizar la contratacin del servicio de renta en aspel.com.mx En caso de que el Nmero de serie corresponda a una Actualizacin el sistema solicitar adems el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin correspondientes a la versin anterior.

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Es importante considerar que tanto para la activacin de Licencias de usuarios adicionales como para la Actualizacin de tu versin debers realizar primero el proceso de Actualizacin y Enlace de sistemas en la direccin aspel.com.mx/enlace.

RECUERDA QUE EL NUMERO DE SERIE Y EL CDIGO DE ACTIVACIN VIENEN EN EL CERTIFICADO DE

AUTENTICIDAD EN EL PAQUETE ORIGINAL.

Datos de Registro del Cliente


La informacin que se proporciona en esta ventana es muy importante, ya que corresponde a los datos de la persona Fsica o Moral del propietario de la Licencia de uso del sistema, por lo que la informacin que se indique debe ser adecuada ya que ser enviada a Aspel en donde quedar registrada para referencias futuras. En este paso hay datos de carcter obligatorio, por lo que si no los proporcionas no podrs avanzar a la siguiente ventana del asistente y continuar con la activacin del sistema, ya que en este caso el botn "Siguiente" estar deshabilitado.

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Es importantisimo mencionar que los datos deben ser llenados tal y cual fueron proporcionados en la factura de compra del sistema, ya que estos seran cruzados con los que tiene registrados ASPEL y de ello dependera la correcta activacin de tu sistema. A continuacin se oprimira el icono Siguiente para continuar con la activacin.

Peticin de Activacin del Sistema


El asistente te permitir realizar la peticin de dos formas: Activacin en lnea: Esta opcin enviar en lnea (es decir, en tiempo real) la peticin de activacin del sistema a Aspel. Para que esta operacin se realice debers asegurarte que tu conexin a Internet est activa y que la computadora donde ests realizando la activacin sea el equipo donde utilizars el sistema. Al activar el botn Siguiente, se presentar una pgina con el resumen de la informacin proporcionada, para que en caso de ser necesario se modifiquen los datos que se requieran antes de realizar la Activacin del sistema.

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Activar desde otro equipo: Esta opcin permite generar y guardar fsicamente el Archivo de peticin de activacin del sistema en la ubicacin o ruta que indiques, para que posteriormente desde otra computadora que si cuente con acceso a Internet se acceda a la pgina aspel.com.mx/ activacion y se deposite este archivo. En esa misma pgina se obtendr un archivo de respuesta de activacin. Finalmente ser necesario regresar al equipo donde se instal el sistema, acceder nuevamente al Asistente de Activacin y elegir la opcin "Procesar una solicitud de activacin previa" para concluir con la activacin del sistema. Al activar el botn Siguiente, el paso que se presenta en "Nombre de archivo para la solicitud de Activacin el Sistema". el asistente es:

Esta ventana se presenta cuando la peticin de activacin se realizar desde otro equipo. Y su funcin consiste en guardar fsicamente el archivo de peticin de activacin en una ruta; por omisin se sugiere la ruta C:\...\Archivos de programa\ Archivos comunes\ Aspel\ Sistemas Aspel\ NOI 4.5 El nombre sugerido para el archivo por omisin se arma con el nmero de serie del sistema a activar junto con la terminacin Regasp, pero puedes modificarlo. Este archivo deber depositarse en la pgina aspel.com.mx ah mismo obtendrs el archivo de respuesta.

Resumen de la informacin
En este paso se presenta un resumen de la informacin proporcionada la cual es indispensable para el registro y activacin del sistema. Estos datos son empacados y enviados a Aspel para el registro del sistema, por lo que es importante que verifiques tus datos, para que en caso de que existan datos errneos puedas regresar al paso donde se solicitaron y los proporciones nuevamente. Si la informacin es correcta, selecciona el botn "Activar".
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Recuerda que esta ventana se presentar independientemente del tipo de Activacin elegida, es decir, para "Activacin en lnea" o para "Procesar una solicitud de Activacin previa". Si el proceso que ests ejecutando es "Solicitar archivo de peticin para enviarlo desde otro equipo", en lugar del botn "Activar" estar disponible el bot n "Guardar", selecciona este botn para que el archivo de peticin sea grabado en la ruta que especificaste en el paso anterior "Nombre de archivo para la solicitud de activacin del sistema".

Procesar la solicitud de Activacin del Sistema


Esta ventana se despliega nicamente si como forma de activacin se eligi la opcin "Procesar una solicitud de Activacin previa" (disponible en el primer paso del Asistente) y en ella debers indicar el archivo de respuesta que fue proporcionado en aspel.com.mx al enviar el archivo de peticin para la activacin del sistema. Con el bot n "Examinar" ubica el archivo de respuesta. Para continuar con la activacin oprime el botn "Siguiente".

Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente ser: "Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema".

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Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema


Una vez concluido el proceso de activacin y dependiendo de la forma de activacin (en lnea o mediante otro equipo con acceso a Internet) se desplegar una ventana informando del xito del proceso, dependiendo de la forma de activacin se desplegar la siguiente informacin: En lnea. Si la activacin fue satisfactoria se informar de su xito, en caso contrario se informar la razn por la cual fall el proceso y no se realiz la activacin del sistema.

Mediante otro equipo con acceso a Internet.

Se informar del xito de la generacin del archivo de peticin y se presentarn los pasos que debes seguir para obtener el archivo de respuesta desde la pgina aspel.com.mx. Con el botn Imprimir, podrs obtener un reporte con la descripcin de dicho procedimiento.

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1.6 Configuracin Inicial del Sistema 1.6.1 Iniciando el Sistema por Primera Vez

Al entrar por primera vez al sistema, por lo regular siempre aparecera la empresa que se dio de alta. Se conserva el usuario predefinido y en el espacio de la clave se oprime la tecla F8. Para continuar con el Proceso se oprime la tecla Aceptar.

En primer lugar se coloc la direccin de la bases de datos donde se generaran las nominas y se captura la fecha del primer pago a realizar. Recuerde conservar la direccin por defecto en caso de no saber mucho de informatica. CREACION INICIAL DE ARCHIVOS PREDEFINIDOS Es recomendable mantener los Archivos predefinidos de NOI y si fuera necesario modificarlos posteriormente, entonces oprimimos en toda pantalla que SI. Si estamos conectados a Internet, algunos de estos archivos se actualizan automaticamente. Si oprimimos el icono NO se crean las bases vacias y haba que llenarlas posteriormente.

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Es posible que se esten presentando mensajes similares al de la figura lateral. Solo toma en cuenta que son recordatorios de las leyes del ISR vigentes con respecto a sueldos y salarios. Si no deseas que se presenten estos mensajes a lo largo de la operacin de NOI solo marca el recuadro No volver a ver este mensaje y oprime el icono Cerrar.

1.6.2 Entradas Continuas al Sistema

Una vez terminado el proceso de Configuracin Inicial el sistema me desplegara la pantalla principal para poder iniciar el trabajo en NOI

A Partir de este momento el sistema le pedira en sus entradas continuas el Usuario y la clave de acceso, asi como el directorio de datos y la fecha de Nmina a trabajar.

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2. CONFIGURACION GENERAL
2.1 Como Empezar a Trabajar con ASPEL-NOI? 2.1.1 Abrir empresa
Para ingresar al sistema ejecuta el programa NOIWIN.EXE ubicado en la ruta donde hayas instalado el sistema, tambin puedes utilizar el icono correspondiente que se encuentra en el grupo de programas. Cuando es la primera vez que accedes al sistema, el sistema desplegar varias ventanas antes de iniciar una sesin con el sistema, el orden en la que aparecern es la siguiente: Ventana de bienvenida En seguida de la ejecucin del sistema, se presentar una ventana informativa dndote la bienvenida al sistema Aspel-NOI que acabas de adquirir. Para continuar debers aceptar la ventana.

a continuacin se desplegar un Asistente para la Activacin del sistema. En dicho Asistente se informa acerca del tiempo lmite en que puedes operar el sistema antes de requerir su activacin, los das que podrs evaluar el sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalacin. Si
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deseas activar el sistema en ese momento, selecciona la opcin "Activar sistema AHORA", para activarlo posteriormente selecciona la opcin "Activar sistema MS TARDE". Cada vez que inicies una sesin con el sistema y hasta que realices la activacin del mismo se desplegar una ventana de recordatorio para la Activacin. De manera informativa en este Asistente podrs consultar los das que ya han transcurrido sin la activacin del sistema. Es importante que tomes en cuenta que si el sistema no se activa antes de los 30 das de evaluacin que Aspel te proporciona, el programa dejar de operar al 100%., siendo posible nicamente acceder para consultar la informacin registrada Proceso de activacin

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Si el sistema ya ha sido activado cuando se ejecute el icono correspondiente a Aspel-NOI se presenta la siguiente pantalla:

En el dilogo de acceso al programa, por omisin se sugerir el nombre del usuario "Administrador" y ste por omisin tiene definida la clave "Aspel1", por lo que para acceder al sistema por primera vez, debers anotar la clave de acceso temporal "Aspel1" o teclear F8. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde el mdulo de perfiles del usuario por una que slo el administrador conozca. Recuerda que esta clave ser la nica que puede modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dar acceso total al sistema, sin restriccin de ningn tipo, por lo que slo debe ser conocida por el responsable de la instalacin, manejo y administracin del programa u empresa, esta clave se conoce como clave maestra de acceso al sistema. Esta clave maestra o clave del administrador te permitir dar de alta a los distintos usuarios que trabajarn en tu sistema, definindoles su perfil de acuerdo a las actividades que desempean dentro de la empresa, es decir, estipular a qu operaciones del sistema tendrn acceso, teniendo de esta manera un control total de la operacin de tu sistema. Nota: Para que cada uno de los usuarios pueda acceder al sistema, debern proporcionar su respectivo nombre de usuario y clave que les corresponda para la autorizacin de acceso al sistema.
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2.1.2 Seleccin y cambio de directorio y fecha


Acceso En el momento de ejecutar el sistema, despus de la ventana de Abrir empresa Men Archivos / Cambio de periodo Desde la Barra de herramientas, con el botn

Esta ventana tiene 2 funciones principales: * Elegir el directorio de datos con el que se va a trabajar Te permite indicar la ruta en la que se encuentran o se encontrarn los datos de la empresa a la que le llevas la nmina. Es importante que esta ruta sea siempre igual para la misma empresa, porque de otra manera habr duplicidad de informacin y una posible prdida de tus datos. Si cuentas con una base de datos generada en otra versin, slo debers indicar la ruta donde se encuentra y el sistema desplegar automticamente la ventana del traductor de datos. Traductor de nminas. Si seleccionas un directorio vaco, al activar el botn "Aceptar", el sistema te preguntar si deseas crear una base de datos, si tu repuesta es afirmativa el sistema ir solicitando cierta informacin de configuracin necesaria para crearla y listo puedes empezar a capturar los datos de tu empresa, tales como trabajadores, puestos, departamentos, etc. Si tu respuesta fue "No" posteriormente podrs efectuar esta instalacin desde el mdulo de control de archivos / Instalacin automtica. Nota: Si no creas tu base de datos, al acceder a los catlogos observars un mensaje de error. * Elegir el periodo de trabajo o fecha de la nmina.

Cmo cambiarte de nmina En este campo puedes moverte a diversos periodos de nmina de la empresa a la que ingresaste en la ventana de Abrir empresa. Por ejemplo: puedes cambiarte al 1 de marzo del 2001, 15 de junio 2001, Mayo 2001, etc. de acuerdo con las n minas de tu base. Cmo crear la siguiente nmina Cuando trabajas con la nmina de un periodo y necesitas generar el siguiente, debes

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ejecutar la opcin Creacin del siguiente periodo, para que se traspase toda la informacin de tu nmina (Datos de trabajadores, histrico de salarios, etc). Al oprimir Aceptar, el sistema ejecutar este proceso. Al finalizar podrs cambiarte al periodo recin creado. Si no te cambias en ese momento, despus podrs hacerlo con la funcin Cambio de directorio y fecha (Men archivos / cambio de periodo).
* Registra la clave principal de acceso al sistema Men Utileras / Configuracin / Perfiles de usuarios La clave principal es la clave de acceso asignada al administrador del sistema y debe ser conocida slo por l. Quien utilice esta clave, podr ingresar a todas las funciones y realizar todas las operaciones del sistema. Tambin puedes acceder a los "Perfiles del usuario", es decir, la seccin en donde es posible limitar el acceso a otros usuarios a funciones o procesos de la nmina que requieran mantenerse inactivas. Manejo El sistema siempre solicitar una clave para acceder a l y slo si proporcionas la clave del administrador podrs acceder a todos los procesos sin restriccin alguna y podrs acceder tambin a la empresa que desees. La clave principal o clave del Administrador es la misma para todas las empresas y para todos los sistemas de la lnea Aspel que tengas instalados, esta es una caracterstica del nuevo manejo de los Perfiles del usuario . Nota: Te recomendamos que, por razones de seguridad, des de alta tu clave maestra principal o clave del administrador inmediatamente despus de terminada la instalacin de tu sistema, ya que por omisin tiene definida la clave aspel1.

2.1.3 Cerrar empresa


Acceso Men Archivos / Cerrar empresa Desde la Barra de herramientas, con el botn Con esta opcin puedes cambiar de empresa sin finalizar la sesin de trabajo con Aspel-NOI 4.5. nicamente elige la opcin Cerrar empresa del men Archivos o con el botn de la barra de

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herramientas. Nota: Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices se aplicarn exclusivamente en la nmina de la empresa que elegiste. * Salir Para finalizar la sesin de Aspel-NOI se utiliza la opcin Salir del men Archivos o se presiona el botn .

Nota: Recuerda que la actualizacin de los archivos de datos se realiza automticamente al momento en que se lleven a cabo los movimientos, por lo cual no necesitas realizar ningn proceso de actualizacin de los datos antes de terminar la sesin de Aspel-NOI.

2.2 Creacin de la Base de Datos


* Creacin del Siguiente Periodo Acceso

Men Utileras / Creacin del siguiente periodo Desde la barra de herramientas, con el botn

(*)

A travs de esta opcin se crean los archivos de datos que se utilizarn en la siguiente nmina. Debes especificar el directorio en donde se grabarn los mismos e indicar la fecha de la nmina a crear. Para que los archivos correspondientes sean creados debes considerar lo siguiente:

El subdirectorio que especifiques ya debe existir. La fecha debe ser vlida y correspondiente a la fecha del siguiente pago de n mina. El ao del periodo a crear deber ser el mismo que el del calendario del IMSS; cuando no corresponda, debes cambiar la fecha dentro del calendario del IMSS, que se encuentra en el Men Archivos, opcin Calendarios.

* Creacin de Archivos Acceso

Men Utileras / Control de archivos, con el botn

El proceso de creacin de tablas en control de archivos las crear en formato PARADOX. Este proceso genera el nuevo archivo de datos que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos. Al crear cualquier archivo, si ste ya exista, el sistema mandar el mensaje: "El archivo *.* ya existe. Si ejecuta este proceso borrar toda la informacin que contiene. Est seguro que desea reiniciarlo?"; si respondes afirmativamente perders toda la informacin

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contenida en el archivo anterior; en caso de que no exista el archivo, se crear automticamente. Repercusiones Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos dice que el archivo No existe, con esta opcin puedes crear cada Archivo de datos (.BD). Al crear los archivos de datos tambin se generarn los ndices asociados. Manejo Si ejecutas este proceso, el sistema revisar primero si ya existe el archivo; si no lo encuentra grabado en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos) se crea automticamente; si se encuentra grabado el archivo que se solicit, enviar un mensaje de que ya existe y te pedir la confirmacin para continuar. Al crear cualquier archivo de datos, el sistema le asignar el Estado de "Creado". * Instalacin automtica Acceso - Men Utileras, Control de archivos, Botn: El proceso de instalacin automtica crear las tablas en formato PARADOX, considerando que si existe alguna tabla esta no se crear por lo que permanecer en su formato original. Esta opcin te permite crear los archivos necesarios para trabajar con el sistema de manera automtica y rpida, nicamente suministrando algunos parmetros necesarios como: Si deseas que se instale el catlogo estndar de percepciones y deducciones, as como el catlogo estndar de tablas. Despus de haber instalado tu sistema aparecer la ventana de cambio de directorio y fecha de trabajo; si especificas un periodo de nmina que an no esta creado, el sistema enviar un mensaje informando que los archivos de datos no existen y pregunta si quieres instalarlos, en caso de ser afirmativa tu respuesta el sistema pregunta si deseas instalar los catlogos estndar de per/ded y tablas. Los archivos se instalarn en un directorio que por omisin es el de DATOS o bien en el directorio que se haya capturado en el campo de directorio de base de datos.

Esencial Si los archivos ya existen, el sistema no borra la informacin previamente capturada; si no existen, se crean en el momento. Repercusiones Cuando se haya completado la instalacin de la base de datos, el sistema estar listo para trabajar y no tendrs que ejecutar la instalacin automtica a menos que necesites generar una nueva base de datos.

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2.3 Operaciones de Aplicaciones Generales


* Teclas de funcin Estas teclas tienen asignadas las funciones ms generales del sistema, como son Grabar, Buscar, Filtrar, Ayuda, entre otras; y con slo oprimirlas se ejecutarn.

Teclas de funcin stas son las teclas de funcin que puedes utilizar normalmente en tu programa. Cuando en algn catlogo cualquiera de estas funciones vare, se te informar del uso indicado. Tecla Funcin que realiza F1 AYUDA EN LNEA. Despliega la informacin correspondiente al tema de la funcin o procedimiento, desde el cual hayas solicitado el ayuda electrnica. AYUDA POR CAMPO. Se identifica con un signo (?) dentro de los campos. Al activarla, el sistema despliega un listado con las opciones que puedes elegir para el rubro en el que te encuentres. BUSCAR. Activa la opcin de Bsqueda de registros, la cual se explica adelante. En algunas ocasiones ejecuta la opcin Grabar. GRABAR. Registra en el sistema el alta de un movimiento. F4 SIGUIENTE. Una vez que solicitaste una bsqueda, esta funcin localiza los siguientes datos que cumplan con las caractersticas definidas. Tambin se utiliza para Salir. SALIR. Abandona la captura de cualquier movimiento de alta. F5 F6 FILTRAR. Activa la opcin de Filtro de informacin, que se explica en esta misma seccin. RESTAURAR. Sirve para listar la informacin de un catlogo tal y como se encontraba antes de filtrar. Inserta partidas en algunas funciones como vacaciones y horas extras. CLAVE DE ACCESO. En la ventana de entrada al sistema, sirve para anotar la clave de

F2

F3

F7 F8

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acceso de fbrica, que es Aspel1, la cual no ser vlida al definir la clave de acceso personal. Nota: En algunos mdulos, como en el de vacaciones o el de horas extras, funciona para eliminar la partida creada. * Agregar (alta) Al ejecutar esta opcin teniendo un catlogo abierto, vers una ventana de captura, la cual te permite dar de alta un nuevo registro. Puedes activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las teclas ALT + Ins. Campo Nmero Observaciones El sistema sugiere un nmero secuencial para el registro. El sistema no acepta claves repetidas al momento de dar de alta nuevamente otro registro.

Descripcin Para llevar un control ms completo, puedes anotar una descripcin a todos los registros que agregues a lo largo de tu sistema. Esencial: Una vez capturada la informacin, debers oprimir el botn Aceptar, con lo que podrs cerciorarte de que el registro que acabas de ingresar se encuentra debidamente capturado en tu catlogo. * Modificar (cambios) Esta opcin te permite cambiar la informacin de los registros de tus catlogos. Para ingresar a esta funcin haz doble clic sobre el registro a modificar, con lo que vers una ventana similar a la de alta, con algunos campos en gris, indicndote que no podrn ser modificados. Tambin puedes solicitar esta funcin seleccionando el registro a modificar en el catlogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas ALT + BackSpace

* Eliminar (baja) Con esta opcin podrs dar de baja diversos registros. El sistema mandar un mensaje de confirmacin por si deseas cancelar la operacin. Tambin puedes solicitar esta funcin seleccionando el registro a eliminar en el catlogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas ALT + Del.

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* Copiar Esta opcin sirve para guardar un dato en el portapapeles de Windows; en este caso, lo que hayas escrito en cualquier dilogo, pueden ser pequeos dilogos creados en otra aplicacin (Word o Excel). Por ejemplo un nmero de cuenta, el nombre de un departamento, etc; o cualquier campo de los catlogos de Aspel-NOI. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente hasta el momento de ser utilizado. Tambin puedes solicitar esta funcin seleccionando el registro a copiar en el catlogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas Ctrl + Insert.

* Pegar Pega la informacin proveniente del portapapeles de Windows en cualquier campo de una ventana de captura; esto evita tener que capturar la informacin nuevamente. Tambin puedes solicitar esta funcin seleccionando el registro que deseas pegar del catlogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas Shift + Ins.

2.4 Teclas de Acceso Rapido


Con esta opcin podrs tener acceso a las funciones del sistema por medio del teclado. Son aquellas combinaciones de teclas que realizan alguna funcin especfica dentro del sistema, sin necesidad de buscar por las opciones del men la funcin deseada. Para identificarlas es necesario observar a detalle las opciones del men, ya que ah es donde se encuentran las teclas de acceso rpido. Manejo Existen dos tipos de teclas de acceso rpido: 1. Las que se indican con una letra subrayada en el texto de la opcin del men, si es una opcin del men principal sta debe ser activada con la combinacin de teclas: ALT + "la letra subrayada". Ejemplo: "Edicin" como se puede observar la letra "E" se encuentra subrayada, esto indica que es una tecla de acceso rpido, y sta puede ser activada mediante la combinacin de ALT + E, junto con la tecla de acceso de la opcin a la que deseas acceder (ALT + E + t). Si la opcin a la que deseas acceder se encuentra dentro de un submen, slo es necesario presionar en orden todas las teclas subrayadas hasta desplegar la opcin deseada .

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2. El otro tipo de teclas de acceso rpido son las que se presentan frente al texto de algunas opciones y en estos casos se muestran las combinaciones de teclas que se deben de presionar. Ejemplo: En el men Edicin se encuentra la opcin Copiar frente a la cual se encuentra el texto "Ctrl + Ins", lo que indica que si presionas la combinacin de teclas CTRL + Ins, se realizar o ejecutar la opcin de copiado.

Notas: En todos los ejemplos debes de estar ubicado en la ventana principal del sistema. Te sugerimos que elabores una gua de referencia rpida registrando las combinaciones de teclas, para los procedimientos que empleas con mayor frecuencia. Recuerda que para ver las teclas de acceso rpido en Windows 2000 y XP, tienes que seleccionar la tecla ALT y hasta entonces se mostrarn marcadas en los mens las teclas de acceso rpido.

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2.5 Personalizacin de la Barra de herramientas


Acceso Men Utileras / Configuracin / Barra de herramientas Desde la Barra de herramientas, con el botn Esta opcin sirve para personalizar tu barra de herramientas, de manera que al agregar o quitar botones puedas ejecutar ms rpido las operaciones de tu sistema. Manejo

El sistema maneja dos Barras de herramientas, una es la principal y otra es la que se muestra en las consultas o catlogos, es decir, la principal muestra todos los botones disponibles en el sistema, a diferencia de la barra de herramientas que se despliega en los catlogos la cual muestra slo los botones asociados a las funciones de dicho catlogo, Ejemplo. Para el catlogo de trabajadores se tienen disponibles los botones, Alta, Modificacin, Vacaciones, etc. Por omisin la barra de herramientas tanto la principal como la de los catlogos, viene configurada con los botones de uso comn, pero podrs acceder a sta para personalizarla dependiendo de tus necesidades.

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Procedimiento para agregar botones a la barra actual 1. Ubica el ratn en la barra de herramientas a personalizar y haz clic con el botn derecho, al hacerlo se presentar la opcin: "Personalizar barra..." 2. Elige el botn que requieras de la seccin de botones disponibles de la ventana. 3. Oprime el botn Agregar o, manteniendo oprimido el botn izquierdo del ratn, arrastra el icono hacia la seccin de botones activos. Procedimiento para quitar botones de la barra actual: 1. Ubica el ratn en la barra de herramientas a personalizar y haz clic con el botn derecho, al hacerlo se presentar la opcin: "Personalizar Barra" 2. Elige de la barra actual el botn a eliminar 3. Haz clic en el botn Eliminar o arrastra el botn hacia la barra de botones disponibles. Esencial El sistema asigna en forma predeterminada la funcin de cada botn, por lo que no ser posible modificarla. Campos Campo Barra Actual Disponibles Descripcin Botn Agregar Botn Eliminar Botn Original Observaciones Muestra los botones que se encuentran en la barra de herramientas. Muestra los botones disponibles para agregar a la barra de herramientas. Este campo es informativo y describe la funcin que tiene asignado cada botn. Te permite agregar un botn a la barra de herramientas Elimina un botn de la barra de herramientas La Barra original es la seleccin bsica, que contiene los botones ms utilizados, y puedes basarte en ella para completarla y adecuarla a tus necesidades. Restablece a su estado original la barra de herramientas. Botn Separador Inserta espacios entre botones, para que te sea ms fcil identificar grupos de botones, de acuerdo a su uso.

2.6 Salir
Para finalizar la sesin de Aspel-NOI se utiliza la opcin Salir del men Archivos o se presiona el botn . Recuerda que la actualizacin de los archivos de datos se realiza automticamente al momento en que se lleven a cabo los movimientos, por lo cual no necesitas realizar ningn proceso de actualizacin de los datos antes de terminar la sesin de Aspel-NOI.

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2.7 Modo Alterno de Captura


Modo alterno de captura Acceso Men Utileras / Configuracin / Modo alterno de captura

Desde la Barra de herramientas, con el botn Con esta opcin podrs cambiar la configuracin de la tecla <Enter>, ya que su funcionamiento por omisin es el de validar o aceptar el proceso que ests realizando, pero si activas esta opcin, la tecla <Enter> se convertir en tabulador, avanzando de un campo a otro dentro de una ventana de captura. Nota: Si est activada esta opcin, al momento de que llegues a algn botn Aceptar, la tecla Enter se convertir en validacin o terminacin del proceso, solamente ser en este caso, volviendo de nuevo a la funcin de Tabulador.

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3. CONFIGURACION DEL SISTEMA


3.1 Preferencias
Acceso Men Utileras / Configuracin / Preferencias Desde la Barra de herramientas, con el botn En esta opcin podrs definir las aplicaciones que tendrs asociadas al sistema. Las aplicaciones asociadas son: el editor de textos, la calculadora y la hoja de clculo, para todas tendrs que especificar la ruta donde stas se encuentren. Asimismo, podrs definir el formato para realizar el copiado especial, ya sea texto, Lotus 123 (wk1), Excel o los tres; y si se van a incluir o no Encabezados y Totales.

3.2 Parmetros de la Nmina


Acceso Men Utileras / Parmetros de la nmina Desde la Barra de herramientas, con el botn * Configuracin del Sistema Aspel-NOI 4.5 para usuarios de versiones anteriores Nota: Este procedimiento solo le servir a los usuarios del sistema Aspel-NOI de versin 4.0 o 4.1. Para usuarios que generen una base de datos nueva con la versin 4.5 este documento no aplica. Esta gua muestra la configuracin que debes realizar si actualizaste tu sistema Aspel-NOI a la versin 4.5, con lo cual se efectuarn correctamente el clculo del I.S.R y del Subsidio para el Empleo. Consideremos dos casos los cuales se describen a continuacin: Caso A) Si el usuario se actualiza antes de pagar su primer nmina del ao 2008. Entrar a la primer nmina del ao 2008 y realizar los pasos siguientes: 1) Catlogo de tablas del sistema

Ir al Men Archivos opcin Tablas del sistema. Capturar manualmente las tablas de impuesto mensual, impuesto anual y subsidio para el empleo que aparecen publicadas en el Diario Oficial de la Federacin o descargar de www.aspel.com.mx el archivo actualizado con las tablas para el clculo de I.S.P.T. e importarlo desde la consulta de Tablas del sistema opcin Importar tablas desde archivo.
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2) Parmetros de la nmina

Ir al Men Utileras opcin Parmetros de la nmina. Seleccionar la pestaa Generales. Configurar el parmetro Clculo del factor de mensualizacin. Verificar las claves de las tablas de Impuesto mensual, Impuesto anual y Subsidio para el empleo. Ir al Men Archivos opcin Percepciones y deducciones. En la consulta de Percepciones y deducciones, elegir la opcin Agregar. Agregar las dos deducciones siguientes tomando en cuenta que se pueden utilizar otras claves si ya se encuentran ocupadas la D100 y la D111. Descripcin Subsidio para el empleo Subsidio para el empleo aplicado Frmula Aplicacin Status -SUBE SENA General General Alta Clculo Nmina Calendario Normal Mensual Normal Mensual

3) Catlogo de percepciones y deducciones


Clave D100 D111

4) Parmetros del sistema


Ir al Men Utileras opcin Configuracin \ Parmetros del sistema. Seleccionar la pestaa Percepciones y deducciones. Asignar las deducciones que se agregaron en el paso 3:

Subsidio para el empleo = D100 Subsidio para el empleo aplicado = D111 Caso B) Si el usuario actualiza su sistema Aspel-NOI 4.5 despus de haber pagado algunas nminas del ejercicio fiscal 2008 con su versin anterior. Si el usuario configur su sistema Aspel-NOI anterior para aplicar la ley del ISR vigente a partir del 1/Ene/2008, es necesario realizar este procedimiento para que se efecte correctamente el clculo del ISR y del Subsidio para el Empleo al consultar las nminas pagadas con la versin anterior. Entrar a cada una de las nminas pagadas del ao 2008 y realizar los pasos siguientes: 1) Catlogo de percepciones y deducciones

Ir al Men Archivos opcin Percepciones y deducciones. Si las Deducciones D099 y D110 que se usaban en el 2007 para el Crdito al salario, las renombraste para utilizar el Subsidio para el empleo debes actualizar sus frmulas de la siguiente manera:

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Deduccin Formula Anterior D099 D110 -CS CSNA

Nueva frmula para NOI 4.5 -SUBE SENA

Para la deduccin D100, debe cambiar su status a baja y borrar la frmula que tenga asignada. Ir al Men Utileras opcin Parmetros de la nmina. Seleccionar la pestaa Generales. Verificar las claves de las tablas de Impuesto mensual, Impuesto anual y Subsidio para el empleo.

2) Parmetros de la nmina

IMPORTANTE: Si la nmina ya fue pagada, no debe modificar el valor del parmetro de la nmina Clculo del factor de mensualizacin. 3) Parmetros del sistema

Ir al Men Utileras opcin Configuracin \ Parmetros del sistema. Seleccionar la pestaa Percepciones y deducciones. Verificar el valor de los siguientes parmetros:

Subsidio para el empleo = D099 Subsidio para el empleo aplicado = D110 Nota: A partir de la nmina actual de 2008 en que se hagan las configuraciones para la correcta aplicacin del clculo de ISR y subsidio para el empleo, las siguientes nminas que se creen ya no ser necesario configurarlas; solamente las nminas anteriores que ya se hayan pagado y que no se haban aplicado las nuevas configuraciones.

3.2.1 Generales
Conoce los siguientes parmetros de esta carpeta. Los botones te indican que el parmetro est activado o desactivado, con las consiguientes repercusiones que esto supone.

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CLCULO DE LA NMINA Nmero de nmina Es un nmero consecutivo de la nmina en el ao y que el sistema numera automticamente cada principio de ao. Se recomienda verificar que despus de realizar el corte anual este nmero sea 1. Das de pago Representa el intervalo de das para efectuar los pagos de salarios. Con este parmetro se define si la nmina es quincenal, semanal, etc. El sistema acepta nmeros con decimales y sugiere el valor 15.2083; que se obtiene de dividir los 365 das del ao entre 12 meses y el resultado entre 2 pagos (en el caso de ser nmina quincenal); por ser comnmente utilizado. Periodicidad

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Representa el intervalo de tiempo con que se pagar al trabajador, por ejemplo, quincenalmente, semanalmente. Primer da Es el primer da del periodo de nmina. Das por ao Es el nmero de das al ao que se estn tomando en cuenta para calcular la nmina y los impuestos. Este dato se utiliza en el clculo del ISR, se recomienda modificarlo slo en los aos bisiestos. Relacin de das de pago y Das por ao. Al definir los das a pagar debes considerar que el sistema contempla internamente el manejo de un ejercicio fiscal de 365 das al ao, as como la generacin de periodos homogneos para los pagos provisionales del ejercicio; es decir: considerando un ejercicio de 365 das por ao, divididos entre el nmero de semanas o quincenas; y de esa manera determinars los das de pago que debes capturar en el campo dentro de los Parmetros de la nmina. Ejemplo: Nmina Semanal: 365 / 52 = 7.0192 Nmina Quincenal: 365 / 24= 15.20833 Das de la semana Se utiliza para establecer la proporcin del sptimo da que se descontar en caso de ocurrir una falta. Si un trabajador tiene una ausencia y defines 6 das, se le descontar 1 1/6 das. Si defines cinco das se le aplicar 1 2/5 das de descuento. En el recibo aparecer descontado el da, as como su parte proporcional del sptimo da que le corresponde. Cabe mencionar que en base a los das de la semana definidos, son los das de descanso que se le podrn aplicar al trabajador. Esencial El descuento de la parte proporcional del sptimo da se encuentra determinado por el tipo de falta que le apliques al trabajador. En la opcin Tipos de falta del men Archivos puedes consultar los tipos de falta que el sistema presenta; en caso de que establezcas que no se calcule el sptimo da, entonces una falta equivale exactamente a 1.

Tipo clculo
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Existen tres tipos de clculo de impuesto que el sistema puede considerar: (M)ensual, (A)justado y (A)nual. Puedes consultar la forma en que se realizan los clculos en:

Clculo mensual Se utiliza para dar cumplimiento al artculo 113 de la ley del ISR; con este tipo de clculo, los ingresos gravables se mensualizan y se aplican a las tablas mensuales correspondientes. Este tipo de clculo debe usarse durante todas las nminas del mes a excepcin de la ltima del mes, es decir, si emites tu nmina en forma semanal, debes utilizar este tipo de clculo durante las tres primeras semanas del mes y la cuarta debes cambiarla al tipo de clculo ajustado.

Clculo ajustado En este caso, el sistema calcula el impuesto tomando en cuenta los ingresos gravables de todo el mes y los impuestos que ha retenido hasta el momento y, en caso de que exista, salda la diferencia que se ha acumulado en el ltimo periodo. Este tipo de clculo debe usarse en la ltima nmina del mes.

Clculo anual Se usa para dar cumplimiento al artculo 177 de la LISR, mediante el cual se saldan diferencias entre la cantidad de los impuestos que se han retenido y el monto que debera haber pagado un trabajador; en este caso el ajuste es de tipo anual. Este tipo de clculo debe usarse en la ltima nmina del ao.

Salario mnimo (SM) En este campo se escribe el salario mnimo de la zona econmica o Estado de la Repblica donde se encuentra la empresa. Salario mnimo D.F. Es la cantidad establecida para el Distrito Federal como salario Debes especificarlo, ya que se utiliza como lmite de algunos clculos del IMSS. mnimo.

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Clculo del Subs. Empleo

Con devolucin El sistema presentar en los recibos la cantidad del reembolso que se debe otorgar al trabajador por concepto de subsidio para el empleo en el clculo del impuesto.

Sin devolucin El sistema no tomar en cuenta la cantidad por concepto de subsidio para el empleo, para el clculo del impuesto, es decir, no se devolver cantidad alguna.

Desglosado. El sistema presentar por separado el monto correspondiente al impuesto y el monto correspondiente al subsidio para el empleo aplicado de tablas dentro de los recibos de nmina; es decir, no se disminuir el impuesto por el subsidio al empleo, sino que ambos conceptos se presentarn desglosados.

Nmina especial Se toman en cuenta las percepciones y deducciones que no se encuentren definidas como normales; es decir, que se hayan definido como especiales en el Catlogo de Percepciones y Deducciones. Se usa para establecer que, en una nmina, se paguen conceptos extraordinarios como el aguinaldo o la participacin de las utilidades a los trabajadores. No utiliza las Percepciones y Deducciones no ordinarias. Nota:La fecha de una nmina especial no debe coincidir con la fecha de las nminas normales. Incrementar sueldos a mitad de nmina Al habilitar este campo, se le indica al sistema que por cada cambio de salario registrado se calcule un SDI con el nuevo sueldo, pero sin borrar o desaparecer los anteriores SDI calculados y/ o aplicados. De esta forma se tendr un historial de todos los SDI aplicados en la nmina actual, para que stos sean utilizados posteriormente de manera individual para la obtencin de los clculos de las cuotas IMSS. Notas: Si empezaste tu nmina con el parmetro deshabilitado, posteriormente podrs habilitar este campo sin afectar los desgloses y acumulados del sistema, slo debers verificar que las frmulas para las percepciones: Sueldo, Antigedad y Prima vacacional sean las correctas. Al activar esta opcin debers considerar lo siguiente: Se incluye un nuevo campo denominado "SDO" el cual considera los cambios de salario a mitad de nmina, por ejemplo: si en una nmina de 15 das, (donde el 1 es el primer da de la nmina y el 15 el ltimo da), se registra un incremento en el da 10, entonces se va a dividir el periodo original en dos partes, la primera con el sueldo que se tena inicialmente y la segunda con el incremento de sueldo:

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1 Salario1 Das = Trab1 =

10 $100 9 Salario2 Das

15 = Trab2 = $200 6

SDO = Salario1 * DT1 + Salario2 * DT2

Con base en este manejo, es necesario verificar y en su caso modificar las frmulas de las percepciones sueldo, aguinaldo, prima vacacional y todas aquellas que afecten directamente el salario del trabajador (percepciones fijas), conforme a lo siguiente:

Frmula / Carpeta Bases Fiscales / Base Gravable IMSS (si son parcialmente gravables). Percepciones Frmula Anterior Frmula Nueva

Aguinaldo

(SD*DAG/DA)*D (DAG/DA)*SDO T

Prima Vacacional (SD*DPV/DA)*DT (DPV/DA)*SDO Frmula / Carpeta generales Percepciones Frmula Anterior Frmula Nueva Sueldo SD * DT SDO

Notar que el cambio fue para los campos SD*DT sustituyendo dicha frmula por: SDO.

Adems se habilitar el campo "A partir del" de los procesos: Incremento individual y general de salarios y del Histrico de salarios, para que se pueda proporcionar la fecha en la que empezar a aplicar el nuevo sueldo. Al realizarse un cambio de salario, ste quedar registrado automticamente en el histrico de salarios. Por la activacin del parmetro "Incrementar sueldos a mitad de nmina" se desglosar ms de un SDI en todos los lugares donde se permita consultar tal desglose, por ejemplo: En la captura de trabajadores o en el recibo de nmina.

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Se podr tener varios SDI por concepto de incremento de sueldo, por ejemplo: uno por cambio de antigedad y otro por cambio de bimestre (para el caso de empleados con tipo de salario variable). Se desglosar para cada SDI su cuota IMSS.

Slo debers considerar lo siguiente: Si inicialmente empezaste tu nmina con el parmetro deshabilitado, posteriormente podrs habilitar este campo sin afectar los desgloses y acumulados del sistema, slo debers verificar que las frmulas para las percepciones: sueldo, antigedad y prima vacacional sean las correctas. Ahora bien, si empezaste tu nmina con este parmetro habilitado, se recomienda no deshabilitarlo posteriormente, ya que de ser as, debers verificar que las frmulas que se aplicarn para las percepciones: Sueldo, Antigedad y Prima vacacional sean las aplicadas antes de activar este parmetro. Si se decide desactivar el parmetro, aunque los cambios de sueldos se reflejarn en el Historial de salarios, slo el ltimo SDI calculado se conservar y es el que se mostrar en el desglose de SDI, los dems SDI calculados, ya sea por cambio de salario, antigedad, reingreso, etc, ya no se visualizarn en el desglose. TABLAS DEL SISTEMA En los campos que se presentan en esta seccin especifica el nmero de tabla que se utilizar para los clculos relacionados. En el caso de la tabla de vacaciones, la clave de la tabla anotada en este campo se sugiere en el alta de trabajadores, ya que recuerda que por el nuevo manejo de vacaciones los trabajadores podrn tener asignada una tabla de vacaciones diferente a la definida en parmetros. PARMETROS PARA EL CLCULO DE I.S.R CLCULO DEL FACTOR DE MENSUALIZACIN A travs de este parmetro se puede definir como calcular el factor de mensualizacin a aplicar par el calculo del ISR y del subsidio para el empleo. La Ley del ISR establece que debe emplearse el valor de 30.4. Si la nmina ya fue pagada, no debe modificar este valor. En las versiones anteriores del sistema se calcula este valor dividiendo los das del ao en curso entre 12, de modo que las nminas del 2008 que hayan sido pagadas con estas versiones tendrn configurado el valor calculado en base a los das del ao. Selecciona la forma de calcular el factor para la determinacin de los das del mes. De acuerdo a la Ley del ISR (30.4) En base a los das del ao

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% Lm. Impuesto Loc. Corresponde al porcentaje del impuesto local que se considerar como lmite exento y que formar parte del clculo para el ISR. De acuerdo con el Artculo 113 de la ISR el sistema sugiere el 5%. PARMETROS DE PREVISIN SOCIAL Lmite en veces SM Indica el nmero de salarios mnimos para limitar la cantidad exenta para la percepcin de previsin social. De acuerdo al Artculo 109, el lmite de la exencin ser equivalente a un monto igual a 7 salarios mnimos elevados al ao. ISR incluye lmite de exencin Este parmetro servir para indicar si la base gravable que se usar para calcular los impuestos, tendr incluido el monto gravable de previsin social, que en su caso resulte de aplicar a las percepciones de previsin social el lmite de exencin. Cuando el parmetro "ISR incluye lmite de exencin", est inactivo, entonces el clculo del impuesto se realizar considerando la base gravable del periodo sin incluir la exencin de previsin social. Al activar este parmetro, en el desglose del Clculo del impuesto, ste se adecua para el manejo de este proceso, el cual incorpora en la consulta del recibo / desglose de impuestos el manejo de previsin social y se agregaron dos nuevos acumulados fiscales en la Consulta de acumulados, los cuales son:

B912 (BEPS): Previsin social para exencin, la cual est formada por la suma de la parte exenta de las percepciones, que estn marcadas con la opcin "Acumula para lmite de exencin explicado en el primer punto. B913 (PSG): Previsin social gravable, la cual est formada por la parte gravable del periodo que resulta de aplicar el lmite de exencin al acumulado B912.

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3.2.2 Cuotas del IMSS


En esta carpeta debes definir los porcentajes que se van a aplicar a los clculos de la nmina.

En la columna de Tope (SF) se encuentra la cantidad de salarios mnimos del Distrito Federal que el IMSS indica como tope; en la columna de % Patrn se encuentra el porcentaje que se aplicar para cada concepto. En la columna de % Obrero se muestran los porcentajes que se aplicarn a los clculos del IMSS de los trabajadores. Los conceptos que no se encuentran disponibles en la columna de % Obrero los cubre totalmente el patrn. Esencial El sistema tiene predefinidos los porcentajes de cada concepto. Es necesario que indiques el porcentaje de Riesgo de trabajo de tu empresa; verifica tambin que el resto de los datos sean los vigentes.

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3.2.3 Carpeta Retencin IMSS

Estos parmetros determinan qu SDI vas a utilizar para la retencin de la cuota del trabajador, as como la forma en que llevars a cabo la actualizacin del mismo. Puedes elegir una de las siguientes opciones:

SDI actualizado manualmente. Se usar el SDI que se capture en el catlogo de trabajadores, el cual no ser actualizado en ningn caso por el sistema. SDI con salario variable del mes anterior. Se usar el SDI que el sistema calcula con base en las percepciones fijas del periodo de nmina que se paga y las percepciones variables del mes anterior. El periodo cuyos movimientos de percepciones y deducciones se considerarn, est definido en el calendario del IMSS. SDI con salario variable de la nmina actual. Se usar el SDI que el sistema calcula utilizando las percepciones fijas y variables que correspondan al periodo de nmina que se paga.
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Validar para retencin IMSS El salario diario Se valida que el sueldo del trabajador sea mayor al salario mnimo. De ser menor, no se le retendr nada por concepto de IMSS. El total de percepciones Se valida que el total de percepciones que obtiene el trabajador en la nmina sea mayor al salario mnimo. De ser menor, no se le retendr nada por concepto de IMSS. Das a considerar para la parte variable SDI Acumulado de das trabajados Se utiliza en el clculo del SDI considerando el acumulado de das trabajados del mes anterior. Das calendario Se utiliza en el clculo del SDI considerando el nmero de das naturales trabajados, definidos en el calendario IMSS. Descuenta faltas ausentismo para enfermedad y maternidad Determina si al momento de realizar el clculo de la retencin del trabajador se descontarn las faltas por ausentismo en el rubro de Enfermedad y Maternidad Esencial Los porcentajes correspondientes a las aportaciones de SAR e INFONAVIT, deben capturarse para ambas opciones y las claves de las deducciones correspondientes a las aportaciones adicionales de SAR e INFONAVIT se definen en parmetros del sistema.

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3.3 Parmetros del sistema


Acceso Men Utileras / Configuracin / Parmetros del Sistema Desde la Barra de herramientas, con el botn Son los parmetros de operacin que repercuten directamente en el funcionamiento general del sistema y, por lo tanto, en los resultados obtenidos al elaborar la nmina de tu empresa. Esencial Estos parmetros afectan directamente a la constitucin y funcionamiento de los catlogos de Trabajadores, Percepciones y Deducciones, Departamentos, etc. Por lo que cualquier modificacin en estos parmetros repercutir directamente en los resultados que obtengas.

3.3.1 Carpeta Generales de Parmetros del sistema


GENERALES Conoce los siguientes parmetros de esta carpeta. Los botones indican que el parmetro est activado o desactivado, con las consiguientes repercusiones que esto supone.

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Redondeo a pesos Redondea todas las cantidades capturadas. Al activar este parmetro puedes ocasionar errores o diferencias de aproximacin. No redondea las cantidades capturadas Manejo de puestos Cuando realices el alta de un trabajador, el sistema no forzar la captura de la clave del puesto, solamente la solicitar aunque puede quedar en blanco (vaca), en caso de registrarla el sistema automticamente te sugerir como salario del trabajador aquel que tenga registrado el puesto; pero podrs modificar el salario si as lo requieres siempre y cuando no exceda del sueldo mximo definido para el puesto. No considera el manejo de puestos. Manejo de departamentos Cuando des de alta a un trabajador, el sistema permitir anotar la clave del departamento al que pertenecer el trabajador. No se considera el manejo de departamentos, por lo tanto, el campo Departamento estar deshabilitado en el alta de trabajadores. Clave secuencial trabajadores Los trabajadores se darn de alta con una clave consecutiva numrica, sugerida automticamente por el sistema. Dado que el campo Clave se encuentra activo, se puede anotar dicha clave pudiendo ser alfanumrica (claves con letras y nmeros), esto a criterio de la empresa. Clave secuencial puestos Los puestos se darn de alta con una clave numrica consecutiva, sugerida automticamente por el sistema. Se puede anotar la clave del puesto pudiendo ser alfanumrica, a criterio de la empresa. Este campo estar deshabilitado si no est activo el parmetro "Manejo de puestos". Clave secuencial departamentos Los departamentos se darn de alta con una clave numrica consecutiva, sugerida automticamente por el sistema. Se puede anotar la clave del departamento pudiendo ser alfanumrica, a criterio de la empresa. Este campo estar deshabilitado si no est activo el parmetro "Manejo de departamentos". Captura das de disfrute y prima vacacional Al estar realizando un movimiento de vacaciones a un trabajador, el sistema permitir dividir los das de disfrute y los pagos de prima. El sistema asignar el total de das y pagos que hayas establecido en la tabla de vacaciones. ORDEN DEL NOMBRE TRBAJADOR Nombre y Apellidos(ejemplo: Marco Aurelio Gutirrez Cota) Apellidos y Nombre (ejemplo: Gutirrez Cota Marco Aurelio) SEMANA DE HORAS EXTRAS Lmite de horas extra por semana Mediante este parmetro se le indica al sistema si el tope semanal que deseas manejar es con base en nmero de horas o a nmero de das:

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Si este campo est seleccionado, el tope semanal de horas extras, ser con base en el nmero de horas que indiques. Al momento de capturar las horas extras, debers proporcionar el nmero semanal de horas que se utilizar como tope para obtener las horas que se considerarn dobles y triples. Si est desactivado este campo, el tope semanal ser con base en el nmero de das que indiques. Los das tope los debers anotar cuando se capturen las horas extras Al habilitar este campo, el sistema permitir para el clculo de horas extras sealar hasta cuntas horas se consideran como dobles; para ello, el sistema requiere que le indiques un lmite diario y un lmite semanal. Esto se solicitar al dar de alta las horas extras En el caso del lmite diario puedes establecer un nmero de horas, mientras que para el lmite semanal puedes indicar un nmero de horas o un nmero de das con horas extras. Inicia en Permite la captura de horas extra a partir del da que indiques en este campo. RANGOS PARA FILTROS En este campo puedes configurar el caracter usado como delimitador y separador para los rangos de los diferentes filtros, de tal forma que el sistema reconozca los rangos que escribas en los campos de este tipo para obtener cierta informacin. Caracter Separador . Por omisin el sistema sugiere el caracter ( , ) Caracter Delimitador. Por omisin el sistema sugiere el caracter ( - ) Ejemplo: Rango trabajadores = 1,3,5 9 de tal forma que se considere en el filtro el siguiente rango 1 2 3 5 y del 5 al 9. Caracteres compatibles con Aspel NOI-DOS Reconoce los caracteres especiales (como letras acentuadas, la letra "", etc), de la informacin generada en la versin DOS y los hace compatibles con esta versin. No reconoce los caracteres especiales (como letras acentuadas, la letra "", etc), de la informacin generada en la versin DOS. rea Geogrfica del SM Indica el rea geogrfica a la que pertenece tu empresa. Este campo es informativo y el dato indicado se sugiere en el formato DIMM2004 que se utiliza para generar la declaracin anual de los trabajadores (DIMM). Directorio de trabajo Debes anotar en este rengln la ruta de trabajo en la cual se encuentra la base de datos con la informacin de la empresa en la cual ests trabajando. Si indicas la ruta de trabajo, cada vez que inicies una sesin con el sistema sta se sugerir en la ventana de Cambio de directorio y fecha como el directorio de trabajo. Si no seleccionas ningn directorio y dejas el signo de interrogacin (?) el sistema sugerir siempre el ltimo directorio especificado desde la ventana de cambio de directorio y fecha (Cambio de periodo).

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3.3.2 Carpeta Percepciones y deducciones


Percepciones/ deducciones

En estos campos debes indicar las claves de las percepciones y deducciones que utilizar tu empresa. Debido a que el sistema los utiliza para clculos internos es necesario definirlas, si no has dado de alta estos conceptos en el catlogo de Percepciones y Deducciones, dirgete a ste para hacerlo. El sistema maneja una nueva deduccin para obtener el clculo del Impuesto local aplicado por tu estado. El sistema por omisin asigna la clave D101 para la deduccin Impuesto local y configura la base fiscal 6 para el mismo concepto. Si eres un usuario de versiones anteriores y la clave ya est asignada, debers dar de alta una deduccin para el manejo de este concepto (Impuesto local). El artculo octavo de la ley del ISR establece nuevos trminos para el manejo de las deducciones a los trabajadores y por lo cual se agregaron el manejo de las nuevas deducciones de Subsidio para el empleo y el Subsidio para el empleo aplicado, asignndole el sistema por omisin las claves D100 y D111.

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Para las deducciones de Subsidio para el empleo y aplicado el sistema ya esta configurado y en el caso tener nminas del periodo anterior a las del ejercicio 2008 consulta el siguiente tema para la respectiva configuracin: Configuracin del sistema.

3.3.3 Carpeta Bases fiscales

Nombre / periodo En este parmetro puedes modificar los nombres de las bases fiscales que utiliza el sistema para la elaboracin de los clculos de impuestos, as como el periodo que tomarn para la determinacin de cada uno de ellos. Como vers en el captulo de Percepciones y Deducciones, las bases fiscales 1 a la 6 son las ms importantes, vienen predefinidas en el sistema y no se recomienda cambiarlas. Por el manejo del concepto Impuesto local, el sistema por omisin configura la Base fiscal 6 para el uso de este impuesto. Si esta base fiscal ya est en uso, el sistema no modificar la Base fiscal 6 actual, pero debers definir otra base de las disponibles para el manejo de este impuesto. C:\ABCTemp\97.htm

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PERIODO NOMBRE Base fiscal 1 MENSUAL ISR

OBSERVACIONES

Acumula todos los ingresos gravables que reciba el trabajador durante un mes con la finalidad de calcular con este acumulado el ISR a retener. (El periodo de acumulacin est definido por el nmero de calendario capturado en la columna de periodo). Base fiscal 2 BIMESTRAL Acumula todos los ingresos que debern integrarse para formar el IMSS nuevo salario base de cotizacin con el que se determinar el IMSS a pagar. Nota: Como consecuencia de la actualizacin realizada a las disposiciones en la ley del seguro social en el Artculo 30, el Salario Diario Integrado cuando se integra por elementos variables, es decir, para los trabajadores con un sueldo variable o mixto, la actualizacin se efectuar bimestralmente. Es importante que no confundas este clculo bimestral con la emisin de los reportes IMSS que se seguir emitiendo con el calendario IMSS (mensualmente), y con el manejo del catlogo de percepciones y deducciones al IMSS, ya que ste tambin seguir usando el calendario IMSS, asimismo, el pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS seguirn realizndose de manera mensual. Base fiscal 3 IMSS Acumula todos los ingresos sobre los cuales se calcular el salario INFONAVIT base de cotizacin con el que se determinar el INFONAVIT a pagar. Base fiscal 4 MENSUAL Acumula todos los ingresos sobre los cuales deber pagarse el 2% NOMINA sobre nmina. MENSUAL Acumula el total de ingresos que debern considerarse al momento Base fiscal 5 de calcular el reparto de utilidades para cada empleado. Acumulable PTU Base fiscal 6 MENSUAL Acumula el total del impuesto local para obtener la base gravable Impuesto para el clculo del ISR. LOCAL El sistema por omisin configura esta base fiscal para su uso y aplicacin para el impuesto local. Si esta base fiscal ya definida o en uso, el sistema no modificar la Base fiscal 6 actual, pero debers definir otra base de las disponibles para el manejo de este impuesto. Base fiscal 7 MENSUAL LIBRE Base fiscal 8 MENSUAL LIBRE Base fiscal 9 MENSUAL LIBRE

Percepciones y Deducciones

Se deja libre para que definas sobre qu periodo y bajo qu concepto deber comportarse la base fiscal. Se deja libre para que definas sobre qu periodo y bajo qu concepto deber comportarse la base fiscal. Se deja libre para que definas sobre qu periodo y bajo qu concepto deber comportarse la base fiscal.

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3.4 Datos de la empresa


Acceso Men Utileras / Configuracin / Datos de la empresa Desde la Barra de herramientas, con el botn Cuando instalas un sistema Aspel, por omisin viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVLIDA S.A. DE C.V. sta es una empresa ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 das que Aspel te otorga como periodo de evaluacin, posterior al vencimiento de dicho periodo se solicitar la activacin del sistema. Una vez que hayas activado tu sistema, en esta seccin podrs agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas informacin fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques el nombre de la razn social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con Aspel-NOI Una vez que hayas activado tu sistema podrs modificar los datos de las empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opcin "Cambios" disponible en el dilogo de seleccin de empresa. Manejo Es importante que consideres que debers activar el sistema antes del trmino de los 30 das de evaluacin, de lo contrario el sistema dejar de operar habilitndose en modalidad de lectura. Esto NO significa que pierdas la informacin capturada hasta el momento, sino que estar disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el sistema, podrs reanudar la captura de informacin. * Da de alta una empresa en tu sistema Acceso Men Utileras / Configuracin / Datos de la empresa, con el Botn Altas Desde la Barra de herramientas, con el botn y despus el botn Altas.

El proceso de. "Dar de alta" una o varias empresas (hasta 99 diferentes), sirve para que le indiques al sistema el nombre o razn social de las empresas con las que trabajars, as como los datos de registro bsicos de las mismas. Una vez registradas las empresas desde esta opcin, al momento de iniciar una sesin con el sistema se listarn todas las empresas disponibles para que selecciones aquella con la que iniciars la sesin del sistema; de igual forma el nombre definido en esta opcin aparecer en todos los reportes y documentos que emitas.

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Recuerda que el sistema por omisin tiene registrada una primer empresa llamada EMPRESA INVALIDA, la cual actuar como una empresa ficticia hasta que decidas activar tu sistema y registrar la razn social de tu empresa. NO podrs dar de alta ms empresas si tu sistema an no ha sido Activado, de igual forma no podrs modificar los datos de la EMPRESA INVALIDA. Datos de identificacin de la empresa Campo No. de empresa Razn social Observaciones Este nmero es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo. Escribe el nombre o razn social de la empresa a registrar. La razn social que se registre como Empresa 1 ser la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre l. Por ello te recomendamos que la primer razn social que des de alta sea la de la empresa corporativa. R.F.C. Este dato ser impreso en diversos reportes, el cual har tus listados an ms completos. Direccin Anota la ubicacin de la empresa. Cdigo Postal Indica el cdigo de ubicacin de la empresa. Poblacin Anota la ubicacin geogrfica de la empresa. Registro IMSS Anota el nmero de afiliacin al seguro social de la empresa. Registro Anota el nmero de afiliacin al INFONAVIT, en caso de tenerla. INFONAVIT Cdula Empadr. Anota la cdula con la que fue dada de alta en el IMSS. Deleg Delegacin a la que pertenece la empresa al FONACOT. FONACOT No. FONACOT Anota el nmero de fondo nacional de crdito otorgado a la empresa, en caso de tenerlo. * Modifica los datos de una empresa Acceso Men Utileras / Configuracin / Datos de la empresa, Botn Cambios Desde la Barra de herramientas, con el botn y despus el botn Cambios.

A travs de esta opcin podrs modificar los datos (direccin, R.F.C., etc.) de la empresa que elijas. La ventana que se presenta es similar a la de Captura de datos de una nueva empresa. Esencial No es posible modificar el nmero de empresa.
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Nota: Recuerda que podrs cambiar los datos de la empresa ficticia por los datos de tu empresa al momento de activar el sistema.

3.5 Perfiles del Usuario


* Agrega un nuevo usuario Aspel Acceso Men Configuracin / Perfiles de usuario, con el botn Men Configuracin / Perfiles de usuarios, Men flotante (botn derecho del ratn), opcin Nuevo usuario Para el caso de Aspel-SAE Men Utileras / Perfiles de usuario, con el botn Men Utileras / Perfiles de usuarios, Men flotante (botn derecho del rat n), opcin Nuevo usuario En esta ventana podrs dar de alta al personal o usuarios que podrn trabajar en los sistemas Aspel. Debers proporcionar los datos generales del usuario, as como el nombre del usuario y clave de acceso a los sistemas. Manejo Al ingresar al mdulo de perfiles de usuarios, el sistema presenta por omisin un usuario que es el administrador, el cual tiene asignada la clave Aspel1 F8, por lo que necesitars dar de alta a los dems usuarios que trabajarn dentro de la empresa. Cuando das de alta un usuario Aspel, por omisin se agrega en la seccin donde se administran todos los usuarios de los sistemas Aspel (seccin derecha de la ventana), y ste slo se aadir en la parte de usuarios registrados del sistema (seccin izquierda de la ventana), si al darlo de alta se seal una o varias empresas de las registradas dentro del sistema en cuestin. Para un mejor entendimiento de este manejo, utilizaremos un ejemplo:

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Para dar de alta un usuario realiza lo siguiente: 1. Selecciona la opcin Nuevo Usuario. 2. Al hacerlo, se desplegar una ventana donde debers proporcionar el usuario, nombre completo del usuario, clave (contrasea), puesto, departamento, correo electrnico y el perfil a aplicar; adems si tienes ms de una empresa debers indicar a cuales empresas se van a agregar. Descripcin de campos para la carpeta "General" Una vez definidos dichos datos, selecciona el botn "Crear" para que el usuario se agregue al entorno comn Aspel. En ese momento observars que automticamente el nuevo usuario aparecer en la seccin derecha de la ventana que es donde se registran los usuarios comunes Aspel y slo si al darlo de alta lo asignaste a alguna de las empresas disponibles, incluyendo la empresa actual, observars que dicho usuario aparecer listado en la seccin izquierda de la ventana, que es donde se muestran los usuarios registrados en la empresa seleccionada.

Ejemplo basado en SAE Los usuarios se dan de alta de manera general, quedando disponibles para su uso en cualquier sistema Aspel, por lo que una vez registrados, debers seleccionar aquellos que trabajarn en cada sistema y/o empresa. Gracias a esta nueva interfase ser posible tener habilitado el mismo usuario en varios sistemas, s lo que el perfil asignado depender del sistema en el que se est trabajando, es decir el uso de los procesos correspondientes al sistema en cuestin. Si se quieren aadir o registrar los perfiles en otra empresa perteneciente a otro sistema Aspel, tendrs que hacerlo desde el sistema al que pertenecer y habilitarlo por cada una de las empresas en donde podr trabaja.

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Define Campo Usuario

los

perfiles

permisos

que

el

usuario

tendr

en

el

sistema.

Descripcin Proporciona el nombre con el que se identificar el usuario al acceder al sistema, sta ser la clave que proporcionars junto con tu contrasea para acceder al sistema. Proporciona el nombre completo del usuario, Ejemplo: Pedro Mndez Puerto Escribe la contrasea con la que se tendr acceso al sistema. La contrasea podr tener 6 caracteres como mximo. Vuelve a escribir la clave para confirmar que fue escrita correctamente. Indica el puesto que desempea el usuario en la empresa, Ejemplo Vendedor Anota el correo electrnico del usuario que ests dando de alta.

Nombre Clave Confirmar clave Puesto Correo electrnico

Departamento Escribe el departamento al que pertenece el usuario, Ejemplo Ventas

Perfil a aplicar Selecciona el perfil que deseas aplicar a tus usuarios. De esta forma indicas los derechos especficos con los que dichos usuarios se agregarn en la empresa. Para cada perfil asignado debes definir previamente las actividades que dicho perfil deber tener activas y cules no dependiendo del puesto que desempee. De esta forma ahorras tiempo en la asignacin de perfiles aplicando stos por cada persona. Te recomendamos que antes de asociar un perfil a un usuario, des de alta los distintos perfiles predefinidos que manejars y los adaptes a tus necesidades. Cada sistema por omisin, tendr definidos ciertos perfiles predefinidos . A estos perfiles les podrs Habilitar o Deshabilitar las diferentes opciones y/o procesos disponibles, dependiendo de tus necesidades, Ejemplo: En SAE: Facturista, Almacenista, Gerencia, En COI: Capturista, Contador, Auxiliar, y Contralor. Cobranza y Pagos

Una vez aplicado un perfil, podrs cambiarlo, para ello, selecciona en el men flotante (botn derecho del ratn) la opcin Aplicar perfil. Como se mencion anteriormente, dependiendo del sistema por omisin se aaden perfiles predefinidos los cuales no se vern en pantalla hasta que se habilite la opcin "Ver perfiles predefinidos" la cual est disponible el men Flotante (botn derecho del ratn).

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Campo Empresas "Todas"

Descripcin En este campo podrs indicar las empresas en las que se registrarn los usuarios que se den de alta. Por omisin estn seleccionadas todas las empresas registradas en el sistema en el cual se est trabajando, pero podrs modificar dicha seleccin indicando la o las empresas en las que desees registrar tus usuarios, para ello desactiva el campo "Todas" y selecciona con el ratn las empresas que especficamente deseas. Conforme vayas registrando ms empresas en el sistema, debers asignar los usuarios que podrn trabajar en ellas, ya que cada una de las nuevas empresas por omisin tendrn registrado solamente al usuario Administrador. Para activar tus usuarios en empresas pertenecientes a otros sistemas, tendrs que acceder al sistema en cuestin y asignarlos.

Esencial Podrs modificar los datos definidos en la carpeta "Generales" , desde cualquier sistema Aspel. El manejo de agregar o modificar un usuario podr realizarse con el ratn o con el teclado: Para presentar el Men Flotante: utiliza el botn derecho del ratn o las teclas SHIFT + F10. Para modificar un usuario: utiliza el men flotante o, el botn de Modificar. Para consultar y/o modificar las propiedades del administrador, utiliza el men flotante (botn derecho del ratn), opcin "Prop". Administrador". Para una explicacin complementaria de este tema, consulta: El sistema no te permitir eliminar el nombre de los usuarios que des de alta, slo te permitir realizar modificaciones. Los perfiles se aplican y se definen por sistema, a diferencia de los datos generales de los usuarios Aspel y las propiedades del administrador, que son modificables y aplicables desde cualquier sistema.

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* Perfiles del usuario Acceso Men Configuracin / Perfiles del usuario. Para el caso de Aspel-NOI Barra de herramientas de la ventana principal del sistema, con el botn Para el caso de Aspel-SAE Men Utileras / Perfiles de usuario. En este mdulo se administran y controlan los accesos a cada una de las opciones de los sistemas Aspel y dicho control aplica para todos los recursos de dichos sistemas, es decir, para los usuarios que utilizan dichas opciones. Para una mejor administracin de estos usuarios, se proporciona un mdulo principal, en el que podrs dar de alta los usuarios que podrn activarse en cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalados en tu computadora. Manejo Ahora todos los sistemas de la lnea Aspel: NOI, COI, etc, cuentan con un m dulo de perfiles con interfaz comn, es decir, de uso compartido, de tal forma que al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya registrado, este usuario quedar disponible para todos los sistemas instalados que compartan el mismo directorio de archivos comunes (DAC) ya sea que se encuentren en la misma red de trabajo o en el mismo equipo. La integracin de este nuevo concepto de perfiles de usuarios, tiene las siguientes ventajas o caractersticas: Los usuarios dados de alta en este mdulo estarn disponibles para todos los sistemas de la lnea Aspel, de tal forma que no sea necesario recapturar usuarios que por su perfil laboral tengan asignadas actividades en diferentes sistemas. Adicional a los perfiles predefinidos en cada sistema (dependiendo del sistema), podrs dar de alta tus propios perfiles predefinidos segn tus necesidades y asociarlos a los usuarios que pertenezcan a un mismo perfil, (por ejemplo: El perfil Auditor externo) Tu decidirs los usuarios que estarn activos en cada uno de los sistemas Aspel y para cada una de las empresas que estn registradas en cada sistema, ya que cada sistema puede manejar varias empresas y no necesariamente ser las mismas. Ahora se podrn imprimir los perfiles del usuario correspondientes al sistema en el cual se

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est trabajando y de la empresa que se tenga seleccionada en el mdulo. Los datos personales del usuario como nombre, clave, etc, se podrn modificar desde cualquier sistema Aspel, pero los perfiles o derechos especficos se debern definir desde cada uno de los sistemas, es decir, aunque el usuario est activo en varios sistemas, slo se podrn consultar los perfiles que le correspondan en el sistema en el cual se est trabajando. Independientemente de la empresa con la que se haya iniciado sesin, en este m dulo podrs cambiar de empresa para hacer modificaciones en cuanto a los perfiles definidos para los diferentes usuarios registrados, sin que esto afecte o cambie la empresa con la que se accedi al sistema (y que se especific desde la ventana de Abrir empresa). En este mdulo podrs: Agregar usuarios Aspel y modificar datos de los mismos Registrar usuarios en las empresas Dar de alta Perfiles predefinidos y aplicarlos Definir los perfiles de un usuario Modificar las Propiedades del administrador Imprimir los perfiles de la empresa seleccionada

El usuario administrador ser el mismo para todos los sistemas Aspel, de tal forma que se facilite la administracin de la informacin, al utilizar el mismo nombre y clave de acceso. Si modificas la clave del usuario administrador este cambio aplicar a todos los sistemas.

Ejemplo basado en SAE

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Los botones de las diferentes opciones se habilitarn dependiendo del sitio en el que ests posicionado. En la parte donde se muestran los usuarios Aspel podrs identificar fcilmente a los usuarios que ya estn registrados en el sistema y empresa seleccionada, los diferentes status que podrs observar son: Usuario registrado. Lo podrs identificar por que el nombre del usuario estar en letras en Negritas, y el color depender del formato establecido en las propiedades de Windows para la apariencia en pantalla, Ejemplo: "Pedro Mndez". Usuario disponible para su registro. Lo podrs identificar por que el nombre del usuario estar en letra normal, y el color depender del formato establecido en las propiedades de Windows para la apariencia en pantalla, Ejemplo: "Pedro Mndez". Usuario suspendido. Cuando un usuario est suspendido se resaltar su nombre con color Rojo "Vctor Osorio". Por omisin los usuarios suspendidos no se ven en pantalla, por lo que debers activar la opcin "Ver suspendidos" disponible en el men flotante (botn derechos del ratn), para que se visualicen. Para ms informacin, consulta el tema: Ejemplo con una configuracin de windows diferente a la estandar:

Ejemplo basado en SAE

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En este mdulo, se manejan diferentes iconos para diferenciar los tipos de usuarios, e incluso para ubicar rpidamente los perfiles predefinidos. Cuando los usuarios de los diferentes sistemas Aspel accedan al mdulo de perfiles del usuario, slo podrn consultar su perfil para revisar a qu partes del sistema tienen acceso y a cules no, estas limitantes sern definidas previamente por el administrador de la empresa. Estos usuarios slo podrn modificar: su clave, puesto, departamento y correo electrnico, as como imprimir su perfil. Notas importantes Los perfiles se definen y aplican por sistema, a diferencia de los datos generales de los usuarios Aspel y propiedades del administrador, que son modificables y aplicables desde cualquier sistema. Es importante que por cuestiones de seguridad slo una persona conozca la clave (contrasea) del administrador y que sta se conserve en un lugar seguro para futuras referencias, ya que dicha contrasea ser aplicable para el acceso como Administrador en todos los sistemas de la lnea Aspel que se tengan instalados en la computadora y que compartan el directorio de Archivos comunes. Adems si dos personas en un mismo momento (trabajo en red) modifican algn dato ya sea de los usuarios Aspel registrados o de las propiedades del administrador, se conservarn y guardarn las ltimas modificaciones realizadas. Para que este mdulo sea de interfaz comn para los usuarios pertenecientes a una misma red de trabajo, el sistema en cuestin y todas sus estaciones de trabajo deben hacer referencia a la misma carpeta de Archivos Comunes Aspel. Para modificar y/o consultar las propiedades del administrador, utiliza el men flotante (botn derecho del ratn), opcin "Prop. Administrador". Es importante que para permitir el acceso al sistema, tengas en cuenta no slo la clave de acceso, sino tambin el nombre de usuario, ya que ahora al iniciar una sesin con el sistema se solicitarn ambas (Usuario/Clave). Botones de este mdulo Botn Funcin Agrega un nuevo usuario. Habilita o deshabilita las opciones del sistema.

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Graba el perfil del usuario. Este botn se activa cuando se detecta algn cambio en los perfiles del usuario. Anula los cambios realizados en los perfiles del usuario. Regresa los perfiles como estaban antes de la modificacin. Este botn se activa cuando se detecta algn cambio en los perfiles del usuario. Agregar nuevo perfil predefinido. Datos generales. Modifica el nombre, clave o datos en general de un usuario. Lista de empresas En este apartado se muestran todas las empresas que se tengan registradas en el sistema en el cual ests trabajando. Por omisin estar seleccionada la empresa con la que se inici la sesin (desde la ventana Abrir empresa), pero podrs moverte entre las dems empresas y hacer modificaciones en las mismas. Notas Aunque esta es una aplicacin de uso comn para los sistemas Aspel, en esta parte slo aparecern las empresas que correspondan al sistema con el que se est trabajando; pero si realizas cambios en los datos generales de los Usuarios Aspel, estos se vern reflejados en todos los sistemas. Si al cambiar de empresa se detecta que no han sido guardados los cambios realizados, el sistema solicitar: el grabado de dichos cambios, ignorarlos (perderlos) o cancelar el proceso para rectificar los cambios. Imprime un desglose por usuario de todas las opciones y procesos disponibles en el sistema y empresa en la que se est trabajando. Este botn te permitir generar respaldos del archivo de perfiles de usuarios y restaurarlo cuando lo necesites. Te despliega el archivo de ayuda electrnica. Te permite salir de la ventana de perfiles de usuarios.

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Suspender, eliminar o borrar usuarios Acceso Suspensin de usuarios Aspel Men Configuracin / Perfiles de usuarios / Seccin Usuarios Aspel / Men flotante / Datos generales / Botn Suspender. Eliminar un usuario Aspel de una empresa Men Configuracin / Perfiles de usuarios / Seccin Usuarios registrados para la empresa seleccionada / con el botn Para el caso de Aspel-SAE Suspensin de usuarios Aspel Men Utileras / Perfiles de usuarios / Seccin Usuarios Aspel / Men flotante / Datos generales / Botn Suspender. Eliminar un usuario Aspel de una empresa Men Utileras / Perfiles de usuarios / Seccin Usuarios registrados para la empresa seleccionada / con el botn Manejo Borrar usuarios Dado que los usuarios de un sistema especfico, por ejemplo, los usuarios de Aspel-SAE, ahora pueden ser tambin usuarios de otros programas Aspel, el sistema no te permitir eliminar fsicamente usuarios, slo te permitir realizar modificaciones o en su defecto eliminarlos nicamente de la empresa en la que estn registrados o suspenderlos temporalmente. Es importante mencionar que por la nueva integracin de este mdulo,(el cual como se indic anteriormente se instala como una aplicacin comn para todos los sistemas Aspel en la carpeta de Archivos Comunes Aspel), aunque realices una reinstalacin o desinstalacin de cualquier sistema no se perder la informaci n de los perfiles de usuarios definidos, a menos que manualmente sean
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eliminados los archivos correspondientes a dicha aplicacin, en ese caso, s necesitaras instalar nuevamente el mdulo de perfiles del usuario el cual ser instalado por cualquiera de las nuevas versiones de los sistemas Aspel. Suspensin de usuarios Aspel El sistema da la opcin de suspender temporalmente un usuario, de tal manera que ste quedar deshabilitado y no estar disponible para su registro en ninguna empresa del sistema donde se suspendi, pero dado que el proceso de suspensi n es general, si dicho usuario se encuentra registrado en otro sistema Aspel, por ejemplo en NOI, la suspensin aplicar tambin en todas las empresas de dicho sistema, es decir, tanto en NOI como en SAE. Pasos a seguir: 1. Ubcate en la seccin: "Usuarios Aspel", selecciona el usuario que deseas suspender y activa el men flotante (con el botn derecho del ratn) para elegir la opcin "Datos Generales", por ltimo marca la casilla "Suspendido".

Ejemplo basado en SAE

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2. Al momento de activar el botn "Modificar", el sistema enva el siguiente mensaje: "El usuario ser suspendido por lo que no tendr acceso a ninguna empresa de ningn sistema. Por seguridad, la clave del usuario ser eliminada pero recuerde que al reactivarlo deber ingresarla nuevamente. Desea suspenderlo?", si tu respuesta es afirmativa el usuario quedar suspendido y no estar disponible para su registro en ninguna empresa. Si tu respuesta es "No" el usuario no ser suspendido. Los usuarios registrados en las empresas que tengan estatus de suspendidos, no podrn acceder al sistema hasta su reactivacin. Para reactivar nuevamente a tus usuarios, por cada uno de ellos, debers acceder a la opcin "Datos generales" y desmarcar la casilla "Suspendido". Cuando un usuario sea suspendido, se conservarn todos los perfiles proporcionados en el alta, a excepcin de la clave, la cual debers proporcionar nuevamente al momento de reactivarlo. Por omisin, los usuarios que estn suspendidos no se listan entre los usuarios Aspel disponibles en la seccin correspondiente, para que puedas visualizarlos y reactivarlos nuevamente, posicinate sobre cualquier usuario Aspel y activa la opcin "Ver Suspendidos" que se encuentra disponible desde el men flotante (botn derecho del ratn).

Ejemplo basado en SAE

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* Eliminar un usuario Aspel de una empresa Si solamente deseas que el usuario deje de pertenecer a la empresa en la que est registrado, realiza lo siguiente: 1. Posicinate sobre el usuario que deseas eliminar de la empresa. 2. Selecciona el botn , en ese momento observars que el usuario Aspel:

a). Dejar de mostrarse en la seccin: "Usuarios registrados para la empresa seleccionada". b). En la seccin: "Usuarios Aspel", el nombre de ste se mostrar en letra normal as, indicar que dicho usuario ya no est registrado en la empresa seleccionada.

Ejemplo basado en SAE Posteriormente si as lo requieres podrs volver a registrarlo en la empresa sin ninguna restriccin. Nota El usuario Administrador no podr ser suspendido, eliminado ni borrado.

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* Copiar y pegar perfil Acceso Men Configuracin / Perfiles de usuarios, Men flotante (botn derecho del ratn), opcin Copiar o Pegar Para el caso de Aspel-SAE Men Utileras / Perfiles de usuarios, Men flotante (botn derecho del rat n), opcin Copiar o Pegar Con esta opcin podrs copiar el perfil de un usuario previamente definido, para pegarlo y que sea adoptado por otro usuario, esto con el fin de ahorrarte tiempo en la definicin de su perfil, si es que ambos cumplen con el mismo perfil de trabajo, o bien te pueda servir como base para continuar definiendo perfiles segn corresponda. Manejo

1. 2. 3. 4.

Posicinate sobre el usuario del cual se quiere copiar su perfil. Con el men flotante (botn derecho del ratn) selecciona la opcin de copiar perfil Selecciona el usuario al que quieres pegar el perfil copiado. Y con el men flotante (botn derecho del ratn) opcin pegar perfil se copiar el perfil completo del usuario copiado anteriormente.

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5. Para que este perfil tenga efecto, debers grabarlo con el botn proceso y que no se grabe los cambios, cancela el cambio con el botn * Definir el perfil de un usuario Acceso

si quieres cancelar el .

Men Configuracin / Perfiles de usuarios / Seccin: Usuarios registrados para la empresa seleccionada Para el caso de Aspel-SAE Men Utileras / Perfiles de usuarios / Seccin: Usuarios registrados para la empresa seleccionada La definicin de un perfil de usuario, consiste en indicar a qu operaciones tendr acceso y a cules no dependiendo el tipo de trabajo o puesto que desempee en la empresa. Al usuario Administrador no se le podr modificar su perfil, ya que por la misma naturaleza de su perfil o puesto debe tener permiso de acceso a todos los procesos del sistema. Manejo Para cada uno de los usuarios registrados podrs observar una lista de las distintas operaciones generales que se pueden realizan en el sistema, y donde a su vez cada una contiene las opciones con las que est relacionado. Cuando se crea un usuario ste por omisin tiene permisos para acceder y trabajar con todos los procesos o funciones que se realizan desde el sistema (siempre y cuando en el momento de darlo de alta no se le haya asignado un perfil predefinido). Es importante definir correctamente el perfil de un usuario, ya que podrs permitirle que ejecute una funcin muy general o llegar a lo ms especfico, de acuerdo al tipo de organizacin en tu empresa. Selecciona el usuario al cual vas a definir su perfil y expande los nodos con ayuda del ratn.

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Ejemplo basado en SAE Colcate en el proceso u opcin que deseas habilitar o deshabilitar y, con el botn derecho del ratn despliega el men flotante y selecciona la opcin Habilita/Deshabilita o utiliza el botn de la barra de herramientas, al efectuar este proceso se asignar a las opciones un estado diferente que se marcar con un icono tambin diferente, de tal forma que fcilmente puedas distinguir si la opcin est habilitada o deshabilitada.

Ejemplo basado en SAE Para que los cambios se apliquen, debers Grabar el perfil con el botn

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Para aplicar un perfil predefinido realiza lo siguiente: Si al dar de alta un usuario no le aplicaste un perfil predefinido, podrs hacerlo desplegando el men flotante y seleccionando de los perfiles predefinidos el que le corresponda al usuario dependiendo el puesto que desempee. Si no existe un perfil predefinido que se adapte a tus necesidades, puedes tomar alguno como base, o bien, dar de alta uno nuevo. Una vez aplicado un perfil ste quedar marcado indicando cul de los perfiles predefinidos tiene aplicado el usuario.

Ejemplo basado en SAE Los perfiles predefinidos slo estarn disponibles desde el sistema en el que hayan sido dados de alta, ya que se estructuran con las opciones y procesos correspondientes al sistema en el que se dieron de alta. Es importante mencionar que las funciones o procesos que se desglosarn dependern del sistema que est activo es decir, si ests trabajando con Aspel-SAE se mostrarn los procesos o funciones propias de dicho sistema, y as por cada sistema, Ejemplo:

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Ejemplo basado en SAE y NOI Notas En caso de que no se modifique el perfil que por omisin baja el sistema, el usuario tendr acceso a todos los mdulos y opciones del sistema. Si inhabilitas una funcin de nivel superior, las opciones asociadas a sta tambin quedarn bloqueadas. Cuando un usuario ingrese al sistema, visualizar atenuadas las opciones del men a las que no tenga acceso, de igual forma en los iconos correspondientes. Si modificas el perfil de un usuario, al grabarlo debes tomar en cuenta que no podrs recuperar el perfil anterior. El perfil del administrador no podr modificarse, ya que debe tener acceso completo a todas las operaciones del sistema. Los perfiles se aplican y se definen por sistema, a diferencia de los datos generales de los usuarios Aspel y de las propiedades del administrador, que son modificables y aplicables desde cualquier sistema. * Registrar un usuario Aspel en una empresa Acceso Men Configuracin / Perfiles de usuario, Seccin Usuarios Aspel, con el botn Para el caso de Aspel-SAE Men Utileras / Perfiles de usuario, Seccin Usuarios Aspel, con el botn Este proceso te permite registrar un usuario Aspel en la empresa seleccionada. Manejo Algunas de las razones por las que ser necesario registrar en una empresa a un usuario Aspel son:

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1. Porque cuando se dio de alta al usuario Aspel, no seleccionaste la empresa para que su registro en ella fuera automtico. 2. Seguramente el usuario Aspel fue dado de alta en un sistema especfico, pero tambin necesitas que dicho usuario est registrado en otros sistemas de la lnea Aspel y en otras empresas pertenecientes a dichos sistemas. 3. Por alguna razn el usuario Aspel fue suspendido o eliminado de la empresa. Cada vez que das de alta un usuario ste se considera como un usuario Aspel, es decir, un usuario que estar disponible para trabajar en cualquier sistema o cualquier empresa. Cuando das de alta un usuario Aspel en ese momento puedes indicar en qu empresa se registrar, pero recuerda que slo se listan las empresas que pertenecen al sistema en el que ests trabajando. Para registrar un usuario Aspel en la empresa seleccionada realiza los siguientes pasos: 1. Inicia una sesin con el sistema y accede a la empresa en la que deseas registrar a tu usuario, 2. En la seccin derecha de la ventana, ubica el usuario que deseas registrar en la empresa posicionndote sobre l y selecciona el botn .

Nota: Si necesitas registrar ms de un usuario, podrs ayudarte con el ratn y la tecla Shift. Si los usuarios a registrar estn alternados, podrs ayudarte con el ratn y la tecla Ctrl. Recuerda que los usuarios que no estn registrados en la empresa se mostrarn con letra normal, y el estilo de fuente depender del formato establecido en las propiedades de Windows para la apariencia en pantalla.

Ejemplo basado en SAE

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Este proceso lo debers realizar por empresa y recuerda que slo se listan las empresas del sistema con el que se est trabajando. * Modificar los datos generales de un usuario Aspel Acceso Men Configuracin / Perfiles de usuarios / Seccin Usuarios Aspel / Elige el usuario a modificar, y activa el botn Men Configuracin / Perfiles de usuarios, Seccin Usuarios Aspel / Elige el usuario a modificar y activa el men flotante (botn derecho del ratn), y elige la opcin "Datos Generales", o con las teclas Ctrl + M. Para el caso de Aspel-SAE Men Utileras / Perfiles de usuarios / Seccin Usuarios Aspel / Elige el usuario a modificar, y activa el botn Men Utileras / Perfiles de usuarios, Seccin Usuarios Aspel / Elige el usuario a modificar y activa el men flotante (botn derecho del ratn), y elige la opcin "Datos Generales", o con las teclas Ctrl + M. Esta opcin te permitir modificar los datos de un usuario Aspel, como pueden ser Usuario, Nombre, Clave, etc. Para que se active el botn correspondiente a esta opcin, debers estar posicionado sobre un usuario Aspel.

Ejemplo basado en SAE

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Campo Usuario

Descripcin Proporciona el nombre con el que se identificar el usuario al acceder al sistema, ste ser el usuario que se deber proporcionar junto con su clave para ingresar al sistema. Nota: Slo el Administrador podr modificar este campo y asignar un valor diferente.

Nombre Clave Confirmar Clave Puesto Departamento Suspendido

Proporciona el nombre completo del usuario, Ejemplo: Pedro Mndez Puerto. Escribe la contrasea con la que se tendr acceso al sistema. La clave no debe ser mayor a 6 caracteres. Vuelve a escribir correctamente. la contrasea para confirmar que fue escrita

Indica el puesto que desempaa el usuario dentro de la empresa, Ejemplo Vendedor Escribe el departamento al que pertenece el usuario, Ejemplo Ventas Este campo te permitir indicarle al sistema que el usuario estar suspendido temporalmente, al estar suspendido el usuario queda deshabilitado para su uso o registro dentro de una empresa, pero cuando lo desees lo podrs habilitar nuevamente. Nota: Este campo no estar disponible cuando los cambios sean realizados por un usuario diferente al Administrador.

Correo electrnico Notas

Anota o verifica el correo electrnico del usuario que ests modificando.

La modificacin de empresas slo aplica para el sistema en el que se est trabajando y los datos generales que se hayan modificado desde esta opcin se vern reflejados automticamente en todos los sistemas Aspel. Es importante considerar que con esta opcin no se pueden aplicar perfiles predefinidos y que slo el usuario Administrador puede cambiar la o las empresas en las que est registrado un usuario. Para aplicar o cambiar el perfil de un usuario te recomendamos revisar adems el siguiente tema: Para registrar en una empresa un usuario Aspel, revisa el siguiente tema:

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Los usuarios administradores son los que tienen control total sobre cualquier cambio en los datos de los usuarios del sistema, cuando un usuario Aspel acceda a este mdulo, slo podr modificar su nombre, clave de acceso al sistema, su puesto, departamento y correo electrnico. * Propiedades del administrador Acceso Men Configuracin / Perfiles de usuarios / Seccin: Usuarios registrados para la empresa seleccionada / Men flotante (botn derecho del ratn) / Opcin Prop. Administrador Para el caso de Aspel-SAE Men Utileras / Perfiles de usuarios / Seccin: Usuarios registrados para la empresa seleccionada / Men flotante (botn derecho del ratn) / Opcin Prop. Administrador Con esta opcin podrs modificar los datos generales del administrador de los sistemas Aspel, as como su clave de acceso a los sistemas. Esta contrasea o clave es considerada como la clave principal la cual tiene control completo de todas las operaciones disponibles en el sistema, por lo tanto, el usuario Administrador es el nico que al acceder al mdulo de perfiles de usuarios podr realizar cualquier modificacin a los derechos del resto de los usuarios Aspel. La ventana que se desplegar para modificar las propiedades del administrador, es la misma que se presenta al solicitar la modificacin de los datos de un usuario Aspel, pero por la misma naturaleza de este usuario, no estar disponible la casilla "Suspendido". Manejo El usuario administrador por omisin tiene definida la contrasea Aspel1, la cual se recomienda por seguridad modificar lo ms pronto posible. Y una vez modificada, la nueva clave deber conservarse en un lugar seguro para futuras referencias, ya que dicha contrasea ser aplicable para el acceso como Administrador en todos los sistemas de la lnea Aspel instalados en la computadora. * Agregar perfiles predefinidos Acceso Men Configuracin / Perfiles del usuario, con el Botn O con el men flotante (botn derecho del ratn) / Nuevo perfil predefinido

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Para el caso de Aspel-SAE Men Utileras / Perfiles del usuario, con el Botn O con el men flotante (botn derecho del ratn) / Nuevo perfil predefinido Esta opcin te permitir dar de alta perfiles predefinidos, para que al agregar un usuario, su perfil se forme con base en un perfil previamente definido. El objetivo de los perfiles predefinidos, es ahorrarte tiempo en la definicin de los diferentes permisos dado que en algunas ocasiones varios usuarios pueden pertenecer al mismo puesto y desempear las mismas funciones. Manejo Al acceder a esta opcin, slo se solicitar el nombre que se asignar al perfil predefinido, por ejemplo: Aux de nmina, almacenista, etc., y para grabarlo debers seleccionar el botn Crear. Cuando el perfil es creado, ste se coloca al mismo nivel que los usuarios registrados, esto para su fcil consulta y modificacin en todo momento. Nada ms hay que considerar que por omisin los perfiles predefinidos no se visualizan en la seccin "Usuarios registrados para la empresa seleccionada" del mdulo de perfiles, por lo que para visualizarlos tendrs que activar la opcin "Ver perfiles predefinidos" disponible en el men flotante.

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Ejemplo basado en SAE La activacin de la opcin: "Ver perfiles predefinidos", slo aplica para una instancia o momento especfico, es decir, cuando cierres el mdulo esta opci n se deshabilitar automticamente y cuando vuelvas a acceder al mdulo tendrs que activarla nuevamente. Al dar de alta los perfiles predefinidos, ya sea que los asocies desde el alta de usuarios Aspel, o bien, los apliques directamente sobre un usuario registrado. Para ms informacin consulta el tema: Esencial Se recomienda primero dar de alta los perfiles predefinidos, y en su caso modificarlos segn tus necesidades, para posteriormente asignarlos en el alta de usuarios. No hay un limite para el alta de perfiles predefinidos, por lo que podrs agregar el nmero que necesites para cubrir todos los puestos o funciones que se desempean dentro de la empresa. Los perfiles predefinidos slo estarn disponibles desde el sistema en el que hayan sido dados de alta, ya que se estructuran con las opciones y procesos correspondientes a dicho sistema. Una vez que los perfiles se dieron de alta, no podrs eliminarlos, solamente podrs modificarlos habilitando o deshabilitando los procesos y funciones que tengan asociados.

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4. CATALOGO DEL SISTEMA


4.1 Departamentos
* Catlogo de departamentos Acceso

Men Archivos / Departamentos Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)

El catlogo de departamentos se utiliza para registrar y describir los diferentes departamentos con que cuenta la empresa, y que posteriormente podrs asignar a tus trabajadores durante la captura. La ventana contiene la siguiente informacin que puedes consultar: Clave del Departamento Descripcin del Departamento Cuenta contable asociada Centro de costos COI Para utilizar departamentos debe estar marcada la casilla Departamentos, en el men Utileras / Configuracin / Parmetros del sistema. Dentro de este catlogo puedes realizar diversas operaciones: Agregar nuevos departamentos en Filtrar la informacin de acuerdo a lo requerido. la consulta. Modificar la informacin de un departamento ya registrado. Eliminar un registro ya almacenado. Exportar informacin. Preparar la consulta para su envo y/ o publicacin en Internet. Exportar las consultas a formato Palm. Restaurar el orden de la ventana principal. Imprimir la consulta. Realizar un copiado especial. Enviar y publicar en tu espacio de Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad.

(*) Este botn no se encuentra en la barra de herramientas que se muestra por omisin, ya que el sistema propone slo algunos de los botones disponibles; para agregarlo a dicha barra tendrs que personalizarla mediante el Men Utileras / Configuracin / Barra de Herramientas

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Dentro de este catlogo puedes realizar las siguientes operaciones: Alta de departamentos Cambios de departamentos Baja de departamentos Reporte del catlogo de departamentos Personalizar consultas * Alta de departamentos Acceso

Men Archivos / Departamentos /Men Edicin / Agregar o Alt+Ins. Desde el Catlogo de departamentos, con el botn .

Puedes ingresar los datos para dar de alta un nuevo departamento, para lo cual debers capturar la informacin de los departamentos a crear. La ventana solicita la siguiente informacin:

Clave del Departamento Descripcin del Departamento Cuenta COI Centro de costos COI Observaciones El sistema cuenta con dos manejos:
1.

Campo Clave

Si tienes activado el manejo de clave secuencial de departamentos, el sistema le asignar un nmero consecutivo a cada departamento que des de alta. 2. Si no tienes activa la opcin de manejo de clave secuencial de departamentos, puedes anotar la clave que desees, es decir, en este caso podr ser una clave alfanumrica. Descripcin Anota el nombre del departamento con el cual vas a trabajar. Cuenta COI Especifica alguna cuenta contable para realizar plizas por departamento, en caso de utilizar el sistema Aspel-COI. El nmero de cuenta que se especifique debe coincidir con una existente en el Catlogo de Cuentas de Aspel-COI. Centro de Especifica el centro de costos (departamento) que le corresponde en COI. Esta clave costos COI te sirve para identificar el departamento en COI al realizar plizas por departamento, ya que puede ser que ste no tenga la misma clave de departamento utilizada en NOI. Ejemplo: El departamento de Gerencia tiene clave 1 en NOI, mientras que en COI su clave de departamento es 5, en este caso se especificar en este campo la clave 5 de COI.
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* Cambios de departamentos Acceso


Desde el catlogo de Departamentos, seleccionar el departamento y oprimir Enter o hacer doble clic. Men Archivos / Departamentos /Men Edicin / Modificar o Alt + BackSpace Desde el Catlogo de Departamentos, con el botn

Esta opcin te permite realizar modificaciones a los departamentos existentes. Podrs modificar el nombre o el nmero de cuenta del departamento, pero no la clave del mismo. Campo Clave Descripcin Cuenta COI Observaciones Este campo slo ser informativo. Puedes cambiar el nombre del departamento. Puedes cambiar alguna cuenta contable para realizar plizas por departamento, en caso de utilizar el sistema Aspel-COI. El nmero de cuenta que especifiques debe coincidir con una existente en el Catlogo de Cuentas de Aspel-COI. Centro de Puedes cambiar la clave del centro de costos (departamento) en COI. Esta clave te costos COI sirve para identificar el departamento en COI al realizar plizas por departamento, ya que puede ser que ste no tenga la misma clave de departamento en este sistema. Ejemplo: El departamento de Gerencia tiene clave 1 en NOI mientras que en COI su clave de departamento es 5, en este caso se especificar en este campo la clave 5 de COI. Nota: Para ms informacin de departamentos en COI * Baja de departamentos Acceso

Men Archivos / Departamentos / Men Edicin / Eliminar o Alt + Del. Desde el Catlogo de departamentos, con el botn

Este proceso elimina departamentos de tu sistema. Afecta Si eliminas un departamento que haya sido asignado a trabajadores, stos deben ser asignados a otro departamento para que sean considerados en Consultas o Reportes posteriores, al filtrar por departamento. Para ello, utiliza la opcin Cambios de trabajadores dentro del Catlogo de Trabajadores.

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* Filtro del catlogo de departamentos Acceso


Men Archivos / Departamentos / Men Consultas / Filtrar o F5. Desde el Catlogo de departamentos, con el botn

Este proceso realiza una seleccin de informacin de tu Catlogo de Departamentos. Slo vers la informacin que cumpla con las condiciones especificadas en el filtro. Campo Observaciones Clave Rango Selecciona el o los departamentos que se incluirn en la consulta, para ello, departamentos escribe el rango de los departamentos separado por comas, Ejemplo: 1,3,5,7,8,100,200. Para los intervalos entre claves utiliza un guin para separar la clave inicial y final del intervalo. Por ejemplo: para generar la consulta incluyendo las claves de los departamentos 2, 4, 5, 6 y 8, escribe 2,4-6,8. Nota: El caracter usado como delimitador y separador es configurable desde los parmetros del sistema. Con la tecla F2 o el botn puedes conocer el detalle de los departamentos dados de alta en el catlogo y as indicar el rango correspondiente. Permite restaurar el orden de la informacin de un catlogo despus de haber aplicado el filtro.

Botn Restaurar

* Reporte del catlogo de departamentos Acceso

Men Reportes / Catlogos / Departamentos

Con esta opcin generas un reporte con datos referentes a los departamentos, en forma de listado. La informacin puede ser enviada a Impresora o Presentacin preliminar. El sistema propone un texto para utilizarlo como ttulo en todas las hojas que abarca el reporte, pero puedes modificarlo. Si accedes a esta opcin por el Men Reportes aparecern las siguientes carpetas:

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a) Carpeta Datos Generales Campo Observaciones Clave Rango Selecciona el o los departamentos que se incluirn en el reporte, para ello, departamentos escribe el rango de claves de los departamentos separado por comas, Ejemplo: 1,3,5,7,8,100,200. Para los intervalos entre claves utiliza un guin para separar la clave inicial y final del intervalo. Por ejemplo: para generar el reporte incluyendo las claves de los departamentos 2, 4, 5, 6 y 8, escribe 2,4-6,8. Nota: El caracter usado como delimitador y separador es configurable desde los parmetros del sistema. Con la tecla F2 o el botn puedes conocer el detalle de los departamentos dados de alta en el catlogo y as indicar el rango correspondiente. Cuenta contable Desde/ Hasta Indica el rango de cuentas contables para las cuales quieres emitir el reporte de departamentos. b) Carpeta Ordenamiento Campo Observaciones Ordenado por Elige el tipo de criterio que deseas para la emisin del reporte, selecciona una de las siguientes opciones: Clave, Descripcin, Cuenta contable y Centro de costo. Adems elige en qu forma quieres la presentacin, ya sea en forma ascendente o descendente. c) Carpeta Impresin Dentro de esta carpeta podrs seleccionar el tipo de letra, el destino y el nmero de pginas, para la emisin del reporte. Problema / solucin Problema Solucin No imprime el Est apagada la impresora y/o no est definida adecuadamente y/o no est catlogo de configurada. Para comprobar si la impresora a utilizar est definida departamentos adecuadamente, ingresa a la opcin Especificar impresora del Men Archivos y comprueba si el dispositivo es el correcto. No aparece No existe ningn departamento con los criterios seleccionados. Verifica los ningn dato en el campos que anotaste. reporte

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Nota: El reporte de Catlogo de departamentos de la consulta (Men Archivos / Departamentos, Men Archivos / Imprimir o dentro de la consulta con el botn .), emite un reporte con los datos de los departamentos que tengas en la ventana de la consulta en ese momento.

4.2 Catlogo de Puestos


Acceso

Men Archivos / Puestos Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)

Los puestos se asocian o se utilizan al dar de alta el trabajador. Para poder utilizar esta opcin, debe estar marcada la casilla de "Manejo de puestos" en parmetros del sistema, tal y como sucede con la clave secuencial. Si requieres modificar este parmetro puedes hacerlo en Parmetros del sistema. En la ventana puedes proporcionar los siguientes campos: Clave y descripcin del puesto de tu empresa Salario diario considerado para el puesto Salario mximo diario para el mismo Dentro de este catlogo puedes realizar diversas operaciones. Te permite agregar nuevos Filtrar la informacin de acuerdo a lo requerido. puestos en la consulta. Te permite modificar la informacin de un puesto ya registrado. Eliminar un registro ya almacenado. Exportar informacin. Preparar la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. Exportar las consultas a formato Palm. Restaurar el orden de la ventana principal.

Imprimir la consulta. Realizar un copiado especial. Enviar y publicar en tu espacio de Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad.

(*) Este botn no se encuentra en la barra de herramientas que se muestra por omisin, ya que el sistema propone slo algunos de los botones disponibles; para agregarlo a dicha barra tendrs que personalizarla mediante el Men Utileras / Configuracin / Barra de Herramientas.

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* Alta de puestos Acceso


Men Archivos / Puestos / Men Edicin / Agregar o Alt + Insert. Desde el Catlogo de Puestos, con el botn .

Puedes dar de alta un nuevo puesto, anotndolo en la ventana de captura. Oprime el botn Aceptar, con lo que vuelve a aparecer la pantalla de captura para seguir dando de alta otros puestos si as lo deseas. Campo Clave Observaciones El sistema cuenta con dos opciones:
1.

Si tienes activado el manejo de clave secuencial de puestos (desde parmetros del sistema) el sistema le asignar un nmero consecutivo a cada puesto que des de alta. 2. Si no tienes activada la opcin de manejo de clave secuencial de puestos (desde parmetros del sistema), puedes anotar la clave que desees. Descripcin Anota el nombre que identifica al puesto. Salario Especifica el salario diario que se aplicar al puesto que ests creando. diario Salario Especifica el salario mximo diario que se aplicar al puesto que ests creando. Mximo * Cambios de puestos Acceso

Men Archivos / Puestos / Men Edicin / Modificar o Alt + BackSpace Selecciona el puesto a modificar, oprime Enter o haz doble clic sobre el registro. Desde el Catlogo de Puestos, con el botn .

Con esta funcin puedes modificar todos los datos de tu catlogo de puestos, excepto la clave del mismo. Campo Clave Descripcin Salario diario Salario Mximo Observaciones Este campo slo es informativo. Puedes cambiar el nombre del puesto con el cual vas a trabajar. Puedes cambiar el salario diario que se aplicar al puesto. Puedes cambiar el salario mximo diario que se aplicar al puesto.

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* Baja de puestos Acceso


Men Archivos / Puestos / Men Edicin / Eliminar o Alt + Del. Desde el Catlogo de Puestos, con el botn .

Al ingresar a esta opcin los datos del Puesto que deseas eliminar aparecern inhibidos. Al oprimir el botn Aceptar el sistema enviar un mensaje de confirmacin para eliminarlo. * Filtro del catlogo de puestos Acceso

Men Archivos / Puestos / Men Consultas / Filtrar o F5. Desde el Catlogo de Puestos, con el botn .

El filtro te permite seleccionar informacin del catlogo de puestos, que cumpla con las condiciones que especificaste en los campos de la ventana de filtrado. Cualquier operacin que realices sobre la consulta se har respetando el ltimo filtro activo. Por ejemplo; si eliges la opcin Imprimir, el sistema enviar un reporte de la consulta tal y como aparece en pantalla, es decir, con la informacin resultado de la aplicacin del filtro. Campo Observaciones Clave rango Selecciona el o los puestos que se incluirn en la consulta, para ello, escribe el de puestos rango de claves de los puestos separado por comas, Ejemplo: 1,3,5,7,8,100,200. Para los intervalos entre claves utiliza un guin para separar la clave inicial y final del intervalo. Por ejemplo: para generar la consulta incluyendo las claves de los puestos 2, 4, 5, 6 y 8, escribe 2,4-6,8. Nota: El caracter usado como delimitador y separador es configurable desde los parmetros del sistema. Con la tecla F2 o el botn puedes conocer el detalle de los puestos dados de alta en el catlogo y as indicar el rango correspondiente. Salario diario Indica el rango Desde/Hasta de los salarios cuyos puestos quieres ver en la consulta. Botn Permite restaurar el orden de la informacin de un catlogo despus de haber restaurar aplicado un filtro.

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* Reporte del catlogo de puestos Acceso

Men Reportes/ Catlogos/ Puestos

Te permite generar un reporte con datos de los puestos de tu empresa. Modifica el texto del ttulo si as lo deseas. Si accedes a esta opcin por el Men Reportes aparecern las siguientes carpetas: a) Carpeta Datos Generales Campo Rango Puestos Observaciones Selecciona el o los puestos que se incluirn en el reporte, para ello, escribe el rango de claves de los puestos separado por comas, Ejemplo: 1,3,5,7,8,100,200. Para los intervalos entre claves utiliza un guin para separar la clave inicial y final del intervalo. Por ejemplo: para generar el reporte incluyendo las claves de los puestos 2, 4, 5, 6 y 8, escribe 2,4-6,8. Nota: El caracter usado como delimitador y separador es configurable desde los parmetros del sistema. Indica el rango de salarios de los puestos que quieres incluir en el reporte.

Salario diario

b) Carpeta ordenamiento Campo Observaciones Ordenado Elige el tipo de criterio que deseas para la emisin del reporte de puestos, selecciona por una de las siguientes opciones: Clave, Descripcin, Salario diario y Salario mximo. Adems elige en qu forma quieres la presentacin, ya sea en forma ascendente o descendente. c) Carpeta Impresin Dentro de esta carpeta podrs seleccionar el tipo de letra, el destino y el nmero de pginas, para la emisin del reporte. Esencial Si accedes directamente desde el catlogo de departamentos a la opcin imprimir, slo se mostrar esta carpeta.

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Nota El reporte de Catlogo de Puestos de la consulta (Men Archivos / Puestos, Men Archivos / Imprimir o dentro de la consulta con el botn ), emite un reporte con los datos de los Puestos que tengas en la ventana de la consulta en ese momento.

4.3 Trabajadores
* Catlogo de trabajadores Acceso

Men Archivos, Trabajadores, Catlogo de trabajadores Desde la barra de herramientas con el botn:

El Catlogo de trabajadores tiene la finalidad de almacenar la informacin del personal que labora en tu empresa. En l almacenas informacin importante como: Nombre y clave del trabajador, departamento, puesto, clasificacin, fecha de alta, salario diario, etc. Desde este catlogo podrs:

Dar de alta a los empleados Cambiar los datos de cada uno de ellos Dar de baja a los empleados Realizar consultas sobre sus datos y acumulados Aplicar filtros para obtener informacin especfica Copiado especial de la consulta de trabajadores Exportacin de los registros del catlogo a archivos en diferentes formatos Dar de alta movimientos a la nmina Indicar las horas extras laboradas en tiempo fuera de horario Consultar el recibo de cada uno de los trabajadores Registrar una percepcin/ Deduccin a varios trabajadores Realizar capturas individuales de movimientos Registrar movimientos masivos por trabajador Incrementar los salarios en forma individual Consulta de histricos Reingresos de trabajadores Aplicar faltas a un trabajador Aplicar vacaciones Capturar faltas para todo el periodo Publicar tu consulta en Internet Exportar la consulta a formato Palm

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As mismo, puedes emitir reportes y aplicar incrementos de salario. Consulta los parmetros que afectan a este catlogo en: Parmetros del sistema * Agrega trabajadores Acceso

Men Archivos / Trabajadores / Catlogo de trabajadores / Men Edicin / Agregar o Alt +Ins Desde el Catlogo de trabajadores, con el botn

Esta opcin te permite dar de alta a un trabajador dentro del catlogo, del cual se tomarn los datos para el clculo de la nmina. En caso de que el trabajador est dado de baja podrs reingresarlo desde el Men Edicin, opcin Reingresos, ya que no se recomienda hacer este cambio desde esta ventana. Manejo Tambin podrs dar de alta trabajadores mediante la opcin del clculo inverso, en la cual aparecer una ventana parecida a la Carpeta de datos generales donde debes anotar los datos que se te piden para que el trabajador sea dado de alta en ese momento; posteriormente puedes acceder a la opcin de modificacin de datos del trabajador y anotar los datos que falten para que tengas toda la informacin referente al trabajador. Para agregar trabajadores desde esta opcin, no debe estar abierto el catlogo de trabajadores, de lo contrario cuando solicites el proceso de Clculo inverso, se mostrarn los datos correspondientes al trabajador que estaba seleccionado en el catlogo. a) Carpeta Datos generales Campo Observaciones Clave de Si deseas conocer las claves que ya estn registradas dentro del catlogo oprime la empleado tecla F2 o haz un clic sobre el signo de interrogacin (?), que desplegar el Catlogo de trabajadores. El sistema no acepta claves repetidas. Esta clave la puedes definir o no, de acuerdo a lo que hayas especificado en los Parmetros del sistema (el sistema la puede asignar automticamente o la puedes asignar t). Status Alta: Este status se aplica cuando se est dando de alta por primera vez al trabajador y permanece as para indicar que para ese trabajador no se ha realizado

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ningn

tipo

de

movimiento

que

amerite

modificar

su

status.

Baja: No se incluye en los clculos de la nmina ni aparece en los reportes; puedes darlo de alta nuevamente; estos registros se eliminan definitivamente cuando haces el corte anual y se toman en cuenta para el clculo de las Utilidades. Nota: Se recomienda primero finiquitar al trabajador, para que el sistema le asigne el status de Finiquito, considere su recibo y lo incluya en el reporte de n mina y hasta que realices la creacin del siguiente periodo, el sistema le colocar el status de Baja. Licencia: Cuando el trabajador falta con permiso acordado y no se calcula su nmina. Este status lo debers especificar desde el detalle del trabajador, ya que no hay un proceso que automticamente lo genere. Finiquito: Este status indica que el trabajador ha sido finiquitado por la empresa, ya sea por separacin voluntaria, termino de contrato, o cualquier otra situacin indicada al realizarse el finiquito. Al momento de generar el siguiente periodo, este status cambiar a Baja. Reingreso: Se cuenta ahora con este nuevo status, el cual identifica al trabajador que vuelve a ingresar a la empresa. Para indicar el Reingreso de un trabajador dado de baja, debes tener abierto el Catlogo de trabajadores, seleccionar al trabajador que reingresar y utilizar la opcin Reingreso (en ese momento puedes especificar el sueldo con el que reingres). Recuerda que si al realizar el corte anual hay trabajadores con el status de Baja stos sern eliminados, por lo que si deseas reingresar al trabajador, lo tendrs que dar de alta nuevamente. Anota el nombre(s) del trabajador a dar de alta. Anota los apellidos del trabajador en sus respectivos campos.

Nombre(s) Apellido paterno y materno Fecha de Anota la fecha de nacimiento del trabajador. nacimiento R.F.C. Anota el Registro Federal de Contribuyentes del trabajador. El sistema da en forma automtica los primeros dgitos con base en el nombre completo del trabajador y su fecha de nacimiento. C.U.R.P. Anota la Clave nica de Registro Poblacional, que te ser entregada mediante los trmites correspondientes ante la Secretara de Gobernacin. I.M.S.S. Anota el nmero de Afiliacin al Seguro Social. Departament Anota o elige el departamento al cual pertenecer el trabajador. o Puesto Anota o elige el puesto que ocupar el nuevo empleado. Clasificacin Anota la clasificacin del nuevo trabajador, para que te sea fcil identificarlo de acuerdo a los criterios que hayas establecido para formar las clasificaciones.

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Fotografa

El sistema cuenta con la facilidad de identificar al trabajador por medio de su foto; reconoce imgenes digitalizadas con un formato .bmp y/o .jpg, con una medida de 54 x 54 pixeles. Te recomendamos que tenga una resolucin de 256 colores, para que tengas una imagen ptima. Al buscar la foto, el sistema te mostrar una ventana donde debes seleccionar la ruta en donde se encuentra la imagen. Esta misma fotografa se utiliza en la opcin de Credenciales, del men Reportes. Foto Aparecer la ruta donde se encuentra la imagen. Fecha En esta opcin slo estar activa la fecha de alta, en donde debes elegir o anotar la fecha de ingreso del trabajador a la empresa, siempre y cuando est dentro del periodo de trabajo. La fecha de baja se activa cuando se elige la opcin que permite eliminar un trabajador. Pero es recomendable que esta fecha sea actualizada automticamente por el sistema cuando al crear un nuevo periodo se detecte que el trabajador tiene status de finiquito y el sistema le asigne el status de Baja. Trabajador Campo informativo. Este campo te indica que nmero de trabajador ests registrando. Sexo Elige la casilla del sexo, ya sea masculino o femenino. Causa de Muestra la causa de baja que se le asign al trabajador. Esta causa se indic baja previamente desde el Men Procesos / Finiquitos. b) Carpeta Campo Salario actual Salario Observaciones Es el salario diario asignado al trabajador. Por omisin al dar de alta un trabajador se le asigna el salario definido en parmetros, para el salario mnimo del DF, pero podrs modificarlo al sueldo que percibir el trabajador. Posteriormente, podrs modificarlo desde la ventana de Modificacin de trabajadores. Fecha de Anota o elige la fecha en que se empezar a aplicar el salario; el sistema sugiere la aplicacin misma fecha de alta del trabajador. Si ests usando el parmetro "Incrementar sueldos a mitad de nmina", y la fecha de aplicacin es diferente a la fecha de ingreso del trabajador, no se realizar un nuevo clculo de SDI aunque el nmero de das trabajados no corresponda al total de das de la nmina. Lo que s se actualiza es el clculo del sueldo, esto ltimo lo podrs verificar en el recibo del trabajador. Forma de Elige la forma de pago para el trabajador, ya sea en Efectivo, Cheque o Transferencia pago por medio de una institucin bancaria. Base de Elige la modalidad de cotizacin que se le aplicar al nuevo trabajador: cotizacin Fijo: Es cuando un trabajador tiene los mismos ingresos y no vara la cantidad que percibe; es decir, que tiene ingresos de cuanta previamente conocida. Variable: Cuando el trabajador tiene nicamente percepciones cuyo monto no puede ser previamente conocido. Por ejemplo: los empleados que trabajan por destajo. Mixto: Se aplica a los trabajadores que tienen un ingreso fijo y al mismo tiempo

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ingresos variables. Por ejemplo: los vendedores por comisin con sueldo base. Tabla de Anota o elige la tabla para el clculo del SDI que se aplicar. El sistema tomar por SDI omisin la tabla que se tenga definida en los parmetros de la nmina / carpeta retencin IMSS / forma del clculo del SDI, pero podrs elegir otra entre las definidas dentro de las tablas del sistema. SDI Es el que el sistema obtiene a partir del tipo de salario o base de cotizacin del *Calculado trabajador y de las percepciones que ste tenga en el periodo de nmina, aplicando la tabla de SDI seleccionada en el campo anterior. Con la tecla F2 o el botn puedes conocer el detalle de este clculo. La ventana que se desplegar es diferente segn el tipo de configuracin usada, es decir, si usas o no el parmetro de nmina "Incrementar sueldos a mitad de nmina". Si no ests usando el parmetro de "Incrementar sueldos a mitad de nmina", s lo se mostrar el desglose de un SDI. La ventana que se desplegar es la siguiente: Si ests usando el parmetro "Incrementar sueldos a mitad de nmina" cuando se registre un cambio de salario en cualquier da, podrs observar el desglose de los diferentes SDI calculados para ese trabajador. Cuando se est dando de alta al trabajador slo podrs observar el clculo de un SDI, pero si en el transcurso de la nmina hubiera un cambio de salario, desde aqu podrs consultarlo. Notas: En caso de desactivar el parmetro, se conservar el ltimo SDI registrado. Si se calcularon y/o aplicaron varios SDI, cuando se genere el siguiente periodo, se conservar slo el ltimo SDI calculado. SDI En este campo se debe capturar el monto que se desea utilizar para los clculos capturado correspondientes al IMSS e INFONAVIT, el campo slo se activar si est configurado en Parmetros de la nmina, Carpeta Retencin IMSS, el campo Forma de Clculo de SDI/SDI actualizado manualmente. Gravable Selecciona si al trabajador se le gravar el ISR, INFONAVIT o el IMSS. para: Depsito de Dentro de esta seccin debers anotar, dependiendo de la institucin bancaria que la nmina manejes para pagar a los trabajadores, lo siguiente: Banco operador, la localidad / sucursal, cuenta de depsito y control de banco. No. de Anota el nmero de crdito del Fondo Nacional de Crdito otorgado al Trabajador si FONACOT se tiene. ste se utiliza para registrar las deducciones correspondientes. Tabla de Por omisin el sistema propone la tabla de vacaciones definida desde los parmetros vacaciones de la nmina, pero podrs modificarla de tal forma que se asocie una tabla de vacaciones diferente para cada trabajador, permitindote aplicar para algunos trabajadores las vacaciones que estipula la tabla de ley y a otros una tabla personalizada por la empresa. Para esto debers dar de alta las diferentes tablas de vacaciones que se manejarn, desde el catlogo de tablas del sistema. Aplicar Este campo puede definirse por trabajador y por omisin se encuentra activo, lo cual clculo indica que la empresa realizar el clculo anual.
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anual Das de Selecciona de la lista los das de descanso que le corresponden al trabajador que descanso ests dando de alta. Estos das dependern del nmero de das que hayas puesto en el campo Das de la semana en el proceso Parmetros de la nmina, carpeta Generales. Trabajador Este campo es informativo e indica el nmero de trabajador que ests registrando. Esencial El asterisco (*) indica el SDI, que se considerar para el clculo de la retencin del trabajador; se marcar con (*) el campo SDI calculado o SDI capturado dependiendo del parmetro "Forma de clculo del SDI " que se haya indicado en Parmetros de la nmina carpeta Retencin del IMSS. Manejo Alta de trabajadores con base de cotizacin mixta o variable Al agregar un trabajador con alguno de estos dos tipos de Base de cotizacin, el sistema al terminar el alta del trabajador solicitar mediante una ventana, un estimado mensual de ingresos variables; dado que el sistema no lo conoce en el momento del Alta de trabajadores.

El monto indicado se guarda en el acumulado ANTERIOR del sueldo variable IMSS del trabajador. NO se afecta el acumulado anual. Se genera tambin el acumulado ANTERIOR de das trabajados, con base en la fecha de Alta del cual tampoco se altera su acumulado anual.

Con estos dos datos, el sistema puede realizar un clculo adecuado del SDI desde el inicio de operaciones, sin falsear los acumulados reales del trabajador, ya que al realizar el siguiente cambio de periodo del IMSS, el sistema ya contar con los acumulados generados por los clculos de la nmina y se perdern estos montos estimados auxiliares. c) Carpeta Datos personales Qu Dentro de esta carpeta podrs contiene anotar principalmente los datos personales del trabajador como:

Calle y nmero Colonia Poblacin Entidad federativa Lugar de nacimiento Cdigo postal

Telfono 1,2 Email Tipo de sangre Estado civil Nombre del padre Nombre de la madre

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d) Carpeta IMSS Qu contiene Dentro de esta carpeta podrs anotar principalmente informacin del tipo de contrato del trabajador como: Tipo de empleado (Sindicalizado o de confianza). Tipo de contrato (Permanente, eventual y eventual en construccin). Fecha de inicio y vencimiento del contrato. Turno en que labora (matutino, vespertino, nocturno o mixto). Unidad Mdica Familiar. Descuenta pensin alimenticia (marca la casilla si al trabajador se le descuenta pensin alimenticia). Campo Observaciones Tipo de Selecciona que tipo de empleado ests dando de alta, elige entre empleado empleado sindicalizado o de confianza. Tipo de Por omisin cuando das de alta un trabajador el sistema propone el tipo de contrato contrato permanente, y slo al terminar el alta de trabajadores despus de seleccionar el botn "Aceptar", se desplegar la ventana de Contratos para indicar el tipo de contrato por el cual ser empleado en la empresa. Este dato debe especificarse desde la ventana de alta de contratos que se despliega al finalizar el alta del trabajador. Fecha de Por omisin se propondr la fecha que se haya especificado como fecha de alta. inicio Posteriormente desde la opcin Men Procesos/Contratos/Renovacin de contratos, podrs indicar la nueva fecha de inicio para el contrato. Este dato debe especificarse desde la ventana de alta de contratos que se despliega al finalizar el alta del trabajador. Fecha de Por omisin el sistema no muestra una fecha de vencimiento, ya que el tipo de vencimient contrato es permanente: Si posteriormente modificas el tipo de contrato a Eventual o o Ev. Construccin se solicitar el nmero de das en que ste ser vlido y el sistema calcular automticamente la fecha de vencimiento. Posteriormente desde la opcin renovacin de contratos, podrs reactivar o modificar el contrato. Este dato debe especificarse desde la ventana de alta de contratos que se despliega al finalizar el alta del trabajador. Turno Indica el turno en que laborarn los trabajadores: matutino, vespertino, nocturno o mixto. Unidad Nmero con el que se le reconoce a la unidad mdica familiar a la que pertenezca el mdica empleado. familiar Descuenta Marca la casilla si al trabajador se le descuenta pensin alimenticia. pensin alimenticia

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* Modifica trabajadores Acceso


Men Archivos / Trabajadores / Catlogo de trabajadores / Men Edicin / Modificar o Alt + BackSpace. Desde el Catlogo de trabajadores, con el botn

Utiliza esta opcin para realizar cambios a los datos bsicos de los trabajadores. Puedes efectuar los cambios de salario, pero es tu responsabilidad actualizar el historial de los mismos para evitar errores en los datos, por ejemplo, en la liquidacin del IMSS. Para este tipo de cambios es mejor que utilices la opci n de Incrementos de salarios, mediante la cual las actualizaciones de los datos se realizan automticamente y desde la fecha en la que se indique su aplicaci. Los campos que requiere este proceso son los mismos que muestra la ventana de Agregar trabajadores; debes seleccionar la carpeta en donde est la informacin que deseas cambiar y modificarla. Consideraciones para ciertos campos: No se recomienda modificar los status manualmente, el sistema cambiar automticamente el status, dependiendo del proceso efectuado para el trabajador, para ms informacin revisa el tema: Salario Actual El salario actual podr modificarse considerando los siguientes casos: 1. Si no ests usando el parmetro "Incrementar sueldos a mitad de nmina" Al modificar el salario desde este campo, el cambio aplicar para toda la n mina no importando la fecha de aplicacin seleccionada. Notas: Slo se calcula y/o maneja un SDI. Para cambiar el sueldo se recomienda hacerlo desde la ventana de Incremento Individual de salarios en el Men Edicin/Incremento de salarios/Incremento individual. 2. Si ests usando el parmetro "Incrementar sueldos a mitad de nmina". Para registrar el cambio de salario en el campo "Carpeta Salario/Salario actual" puedes mediante el botn desplegar la ventana de incremento individual de salarios, registrar el nuevo sueldo que percibir el trabajador, el sueldo se empezar a aplicar a partir de la fecha indicada. Notas: Se manejarn varios SDI uno por cada salario registrado, ver campo "SDI calculado".
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Puedes optar tambin para no desplegar la ventana de Incremento individual de salarios, registrar directamente en este campo el nuevo sueldo, slo debers modificar adems la fecha de aplicacin en el campo correspondiente. Adems por cada cambio de salario se registra una entrada en el histrico de salarios. Para ms informacin de las consideraciones a tomar cuando ests usando este parmetro, consulta el tema:

Fecha de aplicacin Si ests usando el parmetro "Incrementar sueldos a mitad de nmina" y realizaste el cambio desde la ventana de Incremento individual, aqu vers la fecha de aplicacin indicada desde dicha ventana. SDI calculado (desglose) Para saber el manejo especial que se le da a este campo al activar el parmetro de nmina "Incremento de sueldos a mitad de nmina", consulta la explicacin "Incremento de salario a mitad de nmina". * Elimina trabajadores Acceso

Men Archivos / Trabajadores / Catlogo de trabajadores / Men Edicin / Eliminar o Alt + Del. Desde el Catlogo de trabajadores, con el botn

Esta opcin te permite dar de baja a los trabajadores de tu nmina. Cuando das de baja a un trabajador, ste no desaparece del catlogo; el sistema le asigna el status de Baja y no afectar a los movimientos de la nmina como el clculo de impuestos. Por lo anterior se recomienda primero finiquitar al trabajador, pues con ello, el sistema le asigna el status de Finiquito, calcula su recibo y lo incluye en el reporte de nmina y hasta que realices la creacin del siguiente periodo, el sistema le colorar el status de Baja. En caso de que por error hayas dado de baja a un trabajador y lo quieras volver a dar de alta, dirgete a: Men Edicin, opcin Reingresos. Los datos de los trabajadores son eliminados definitivamente cuando realizas el Corte anual, ya que la informacin se utiliza en algunos reportes como el del IMSS.

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Campos Especficos de este proceso Los campos que requiere este proceso son los mismos que muestra la ventana de Agregar trabajadores; todos los datos son informativos, por lo que no los podrs modificar a excepcin de la Fecha de baja. Aqu debes anotar la fecha en que quieres dar de baja al trabajador. * Reingreso de trabajadores Acceso

Men Edicin/ Reingresos. Desde el Catlogo de Trabajadores, con el botn

A travs de esta opcin se permite que un trabajador dado de baja vuelva a ingresar a la empresa. Para ejecutar este proceso debes realizar lo siguiente: 1. Ubica en el catlogo de Trabajadores al empleado con estatus de baja que se desea volver a activar en la nmina. 2. Confirma si el trabajador que indicaste es el que se reingresar. 3. Accede a la opcin Reingresos, que se ubica en el men Edicin. Al hacerlo, se despliega una ventana similar a la del alta de trabajadores, con los datos de la persona y el estatus Reingreso. 4. Indica en la carpeta Datos Generales la fecha de reingreso del trabajador (observa que la fecha que se presenta una vez que se quiere reingresar, es la fecha inmediata siguiente al da en que el trabajador se dio de baja). 5. En la carpeta de Salario, captura el salario diario y salario diario integrado con el que se vuelve a contratar al trabajador. De ser necesario, actualiza el resto de datos del trabajador (forma de pago, domicilio, etc.) Al aceptar los datos, el sistema pregunta si deseas realizar el corte de acumulados del trabajador. Si contestas afirmativamente, todos los acumulados del trabajador (ingresos gravables, das trabajados, faltas, bases fiscales, percepciones y deducciones, etc), se reiniciarn en cero. Por el contrario, al contestar negativamente, sus acumulados quedarn intactos, incrementndose con los nuevos montos que se generen a partir de que se registre el reingreso. Los reportes que el sistema presenta para el pago de las cuotas obrero/patronales del IMSS as como los avisos y enlaces con el Instituto consideran este nuevo status para su tratamiento adecuado. En el corte anual slo se eliminarn trabajadores que en el periodo de trabajo estn dados de baja (su status es el de Baja) y cuya fecha de baja sea anterior a la fecha de corte indicada para este proceso, de tal manera que se brinda la oportunidad de conservar a los trabajadores que, a pesar de tener el status de Baja en dicho periodo, hayan sido encontrados. Recuerda que, mediante la opcin "Archivo para IDSE", podrs generar el archivo con todos los movimientos afiliatorios del IMSS para que posteriormente sean recepcionados por el IMSS.

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* Filtro del catlogo de trabajadores Acceso


Men Archivos / Trabajadores / Catlogo de trabajadores/ Men Consultas/ Filtrar o F5. Desde el Catlogo de trabajadores, con el botn

Con esta opcin puedes obtener informacin ms especfica de tu Catlogo de Trabajadores, seleccionndola por Clave, Fecha de Alta, Nombre del trabajador, Departamento, Puesto, Clasificacin o Status. Cuentas con una carpeta de avanzados en la cual puedes seleccionar las caractersticas de los trabajadores que quieres filtrar; stas son: tipo de empleado, tipo de contrato, turno o forma de pago. Campo Rango Trabajadores Observaciones Selecciona el o los trabajadores que se incluirn en la consulta, para ello, escribe el rango de claves de los trabajadores separado por comas, Ejemplo: 1,3,5,7,8,100,200. Para los intervalos entre claves utiliza un guin para separar la clave inicial y final del intervalo. Por ejemplo: para generar la consulta incluyendo las claves de los trabajadores 2, 4, 5, 6 y 8, escribe 2,4-6,8. Nota: El caracter usado como delimitador y separador es configurable desde los parmetros del sistema. Con la tecla F2 o el botn puedes conocer el detalle de los trabajadores dados de alta en el catlogo y as indicar el rango correspondiente. Rango Selecciona el o los departamentos que se incluirn en la consulta, para ello, Departamentos escribe el rango de claves de los departamentos separado por comas, Ejemplo: 1,3,5,7,8,100,200. Para los intervalos entre claves utiliza un guin para separar la clave inicial y final del intervalo. Por ejemplo: para generar la consulta incluyendo las claves de los departamentos 2, 4, 5, 6 y 8, escribe 2,4-6,8. Nota: El caracter usado como delimitador y separador es configurable desde los parmetros del sistema. Con la tecla F2 o el botn puedes conocer el detalle de los departamentos dados de alta en el catlogo y as indicar el rango correspondiente. Rango Puestos Selecciona el o los puestos que se incluirn en la consulta, para ello, escribe el rango de claves de los puestos separado por comas, Ejemplo: 1,3,5,7,8,100,200. Para los intervalos entre claves utiliza un guin para separar la clave inicial y final del intervalo. Por ejemplo: para generar la consulta incluyendo las claves de los puestos 2, 4, 5, 6 y 8, escribe 2,4-6,8.

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Nota: El caracter usado como delimitador y separador es configurable desde los parmetros del sistema. Con la tecla F2 o el botn puedes conocer el detalle de los puestos dados de alta en el catlogo y as indicar el rango correspondiente. Fecha Mediante este campo podrs obtener la informacin de los trabajadores registrados, considerando alguno de los tipos de fecha disponibles. Entre los tipos de fechas disponibles estn: Alta trabajador, Baja trabajador, Inicio Contrato, Vencimiento Contrato, Aniversarios y Cumpleaos. Status Selecciona entre los criterios de Alta, Baja, Licencia, Finiquito, Reingreso o incapacidad. El sistema selecciona a todos por omisin, pero puedes elegir los que desees. Nombre del Si quieres realizar una consulta por nombre del trabajador, no ser necesario trabajador que anotes su nombre completo, puedes slo anotar su nombre o su apellido. Esta opcin permite que en la consulta se muestren todos los registros que cumplan con el criterio de Nombre del trabajador, por ejemplo, si se anota Jos, el sistema desplegar a todos los Jos registrados en la nmina. Pero si especificas el nombre completo de un trabajador, el sistema mostrar slo al trabajador indicado. Clasificacin Anota la clasificacin de los trabajadores que quieres consultar. Botn Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de haber Restaurar aplicado el filtro. a) Campos carpeta avanzado Campo Observaciones Tipo de En la consulta podrs visualizar los trabajadores con status de sindicalizados o de empleado confianza. Turno En la consulta podrs visualizar los trabajadores con turno matutino, vespertino, nocturno y/o mixto. Tipo de En la consulta podrs visualizar los trabajadores con contratos permanentes, contrato eventuales y/o eventual en construccin. Forma de En la consulta podrs visualizar los trabajadores cuya forma de pago sea: efectivo, pago cheque y/o transferencia. Botn Permite restaurar el orden de la informacin de un catlogo despus de haber Restaurar aplicado el filtro. Esencial No es necesario que especifiques cada uno de los campos anteriores, anota slo los que te interesan, si dejas algn campo vaco, el sistema considerar toda la informacin.

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* Busca trabajadores Acceso


Men Archivos / Trabajadores / Catlogo de trabajadores / Men Consultas / Buscar o F3. Desde el Catlogo de Trabajadores, con el botn

Con esta opcin puedes buscar a un trabajador de acuerdo a los criterios que indiques. Campo Clave Clasificacin Puesto Departamento Botn adelante/atrs Esencial No es necesario que anotes todos los criterios anteriores, slo basta con que anotes los que te interesan; el sistema ignorar todos los campos que estn vacos. * Incremento de salarios Acceso

Observaciones Anota la clave del trabajador que quieres localizar en la consulta. Anota la clasificacin del trabajador que quieres consultar. Localiza al trabajador por el puesto asignado. Localiza al trabajador por el departamento asignado. La localizacin puede realizarse hacia adelante o hacia atrs de la posicin donde te localizas en el catlogo, eligiendo los botones Adelante o Atrs, y el sistema buscar el registro en dicha direccin.

Men Edicin/ Incremento de salarios

Esta opcin permite incrementar el salario del trabajador o de varios trabajadores de acuerdo al porcentaje o monto que aplica la empresa, cuentas con dos opciones: Incremento General Incremento Individual Esencial Tambin puedes incrementar el salario desde el Catlogo de trabajadores en la carpeta de salarios o desde el proceso de clculo inverso.

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4.4 Percepciones y Deducciones


* Percepciones y deducciones Acceso

Men Archivos / Percepciones y deducciones Desde la Barra de herramientas, con el botn .

El Catlogo de Percepciones y Deducciones es de los ms importantes dentro del sistema, debido a que en l se especifican las cantidades o frmulas que utiliza cada percepcin o deduccin, las cuales afectan directamente a la nmina; el sistema da por omisin un catlogo estndar de percepciones y deducciones, que cumple con los requerimientos normales de una nmina, puedes modificarlo de acuerdo a tus necesidades. En este catlogo puedes realizar diversas operaciones, como Agregar, Modificar o Eliminar, Buscar y Filtrar percepciones y deducciones, o desplegar un Reporte del catlogo. Manejo Por omisin, cuando instalas el sistema, ste ya trae las percepciones y deducciones de uso comn para todas las empresas. El sistema maneja una nueva deduccin para obtener el clculo del Impuesto local aplicado por tu estado. El sistema por omisin asigna la clave D101 para la deduccin Impuesto local y configura la base fiscal 6 para el mismo concepto. Si eres un usuario de versiones anteriores y la clave ya est asignada, debers dar de alta una deduccin para el manejo de este concepto (Impuesto local). Para aplicar este concepto debers considerar lo siguiente:

Configurar en Parmetros del sistema la base fiscal donde se sumarn los montos obtenidos bajo esta deduccin. El sistema por omisin configura la base fiscal 6. Da de alta una deduccin para el manejo y aplicacin del impuesto local. Configura en Parmetros del sistema / Carpeta Percepciones y Deducciones el manejo de esta deduccin. Y por ltimo establece por cada percepcin la forma en que cada una de las percepciones de tu nmina gravarn o integrarn por concepto de impuesto local (Base fiscal 6).

A partir de esta versin y en base a las disposiciones fiscales vigentes a partir de 2008, se incluye el manejo de dos nuevas deducciones que son; Subsidio par el empleo y Subsidio par el empleo aplicado a las cuales el sistema les asigna por omisin la clave D100 y D111 respectivamente.

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La consulta de este catlogo cuenta con las siguientes columnas: P/D Se muestra la clave de la percepcin o la deduccin, se recomienda que establezcas una nomenclatura para diferenciar las claves de tus percepciones y deducciones. Ejemplo: P001 D001 Percepcin Deduccin nmero nmero 1 1

Si estas manejando el catlogo estndar de percepciones y deducciones, el cual al crear la base de datos con la opcin instalacin automtica se selecciona para su uso en el sistema, se incluyen o se proporcionan deducciones y percepciones de uso comn para todas las empresas. Descripcin Muestra el nombre del concepto de la percepcin o la deduccin. Frmula Muestra la frmula que se emplea para calcular la percepcin o deduccin en el caso de que se haya definido alguna. Recuerda que si usas el parmetro de nmina "Incremento de sueldos a mitad de nmina", tendrs que modificar las frmulas de las percepciones sueldo, aguinaldo y prima vacacional. * Catlogo estndar de percepciones y deducciones A continuacin se presentan las caractersticas de las percepciones y deducciones que constituyen el catlogo estndar, as como las frmulas de sus diferentes bases fiscales: Nomenclatura: T= Tipo de percepcin/deduccin (F)ija o (V)ariable M= Define la forma en que el monto de la percepcin constituir la Base (G)ravable. (P)arcialmente Gravable. Cuando el monto de la percepcin tiene una parte gravable y otra exenta. La frmula representa a la parte gravable. (E)xento. El monto de la percepcin es totalmente exento. El sistema escribe un cero en la frmula. Parcialmente e(X)ento. Si el monto de la percepcin tiene una parte exenta y otra gravable. La frmula define a la parte exenta. (I)= Indefinida. Cuando no se cuenta con frmula o monto establecido. Nota: Para poder ver la nomenclatura debers personalizar la consulta con el proceso de Personalizacin de Consultas ya que slo te muestra en pantalla:
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Tipo de Percepcin / Deduccin Descripcin Frmula. Nmina T M Nombre Frmula Normal F Sueldo SDO G Base Gravable ISR P001 G SDI IMSS P001 G SDI INFONAVIT P001 G Base Gravable 2% P001 Sobre Nmina G Salario Base para PTU P001 Normal V Comisiones A definir por el usuario G Base Gravable ISR P002 G SDI IMSS P002 G Base Gravable 2% P002 Sobre Nmina G Salario Base para PTU P002 Normal V Horas Extra Dobles (SD/8)*2 P Base Gravable ISR @SI[SD>SM,P003/2,0]+@SI[ P003/2>5*SM,P003/2-5*SM, 0] E SDI IMSS 0 G Base Gravable 2% P003 Sobre Nmina E Salario Base para PTU 0 Especial F Aguinaldo SD*DAG P Base Gravable ISR @SI[P004 > SM*30, P004SM*30, 0] P SDI IMSS (DAG/DA)*SDO G Base Gravable 2% P004 Sobre Nmina E Salario Base para PTU 0

Clave Status Aplicacin P001 Alta General

P002

Alta

Individual

P003

Alta

Individual

P004

Alta

General

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Cve. Status P005 Alta

Aplicacin Nmina T M Nombre Individual Normal V G G G E

Frmula

P006 Inactiva General

Normal F E E G E

P007 Inactiva Individual Normal F E E E E P008 Inactiva General Normal V E E E E P009 Inactiva Individual Normal V G G G G P010 Alta Individual Normal F P P G E

Horas Extra Triples (SD/8)*3 (variables) Base Gravable ISR P005 SDI IMSS P005 Base Gravable 2% Sobre P005 Nmina Salario Base para PTU 0 Fondo de Ahorro Patrn SD*DP*.13 Base Gravable ISR @SI[P006>SM*DP*10*. 13,P006-SM*DP*10*.13,0] SDI IMSS 0 Base Gravable 2% Sobre P006 Nmina Salario Base para PTU 0 Prstamo del Fondo A definir por el usuario Base Gravable ISR 0 SDI IMSS 0 Base Gravable 2% Sobre 0 Nmina Salario Base para PTU 0 Intereses del Fondo Clculo interno del sistema Base Gravable ISR 0 SDI IMSS 0 Base Gravable 2% Sobre 0 Nmina Salario Base para PTU 0 Vacaciones A definir por el usuario Base Gravable ISR P009 SDI IMSS P009 Base Gravable 2% Sobre P009 Nmina Salario Base para PTU P009 Prima Vacacional SD Base Gravable ISR @SI[P010>15*SM, P010-15*SM, 0] SDI IMSS (DPV/DA)*SDO Base Grav. 2% / Nmina P010 Salario Base para PTU 0

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Status Clav e

Aplicacin N M T m i n a General E V s p e c i a l

N Frmula o m b r e R Calculo interno del sistema e p a rt o d e U ti li d a d e s B @SI[P011>15*SM, P011-15*SM, 0] a s e G ra v a bl e I S R S 0 D I I M S

P011 Alta

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P012 Inactiva Individual N V o r m a l

S B P011 a s e G ra v a bl e 2 % S o b re N m in a S 0 al ar io B a s e p ar a P T U A A definir por el usuario li m e n t a ci

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n B 0 a s e G ra v a bl e I S R S 0 D I I M S S B P012 a s e G ra v a bl e 2 % S o b re N m in a S 0

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P013 Inactiva Individual N V o r m a l

al ar io B a s e p ar a P T U H A definir por el usuario a b it a ci n B 0 a s e G ra v a bl e I S R S 0 D I I M S S B P013 a s

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P014 Inactiva General

N F o r m a l

e G ra v a bl e 2 % S o b re N m in a S 0 al ar io B a s e p ar a P T U D A definir por el usuario e s p e n s a B P014 a s e

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G ra v a bl e I S R S @SI[P014>0.40*SF*DT, P014-0.40*SF*DT, 0] D I I M S S B P014 a s e G ra v a bl e 2 % S o b re N m in a S 0 al ar io B a s

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P015 Inactiva Individual N V o r m a l

e p ar a P T U P A definir por el usuario r e m i o s d e A si s t e n ci a B P015 a s e G ra v a bl e I S R S @SI[P015>0.10*SI*DT,P015-0.10*SI*DT,0] D I I M S S

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P016 Inactiva Individual N V o r m a l

B P015 a s e G ra v a bl e 2 % S o b re N m in a S 0 al ar io B a s e p ar a P T U P A definir por el usuario r e m i o s d e

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P u n t u a li d a d B P016 a s e G ra v a bl e I S R S @SI[P016>0.10*SI*DT, P016-0.10*SI*DT, 0] D I I M S S B P016 a s e G ra v a bl e 2 % S o

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P019 Alta

Individual N V o r m a l

b re N m in a S 0 al ar io B a s e p ar a P T U P A definir por el usuario ri m a D o m i n ic a l B @SI[P019>SM,P019-SM,0] a s e G ra v a bl e I

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S R S P019 D I I M S S B P019 a s e G ra v a bl e 2 % S o b re N m in a S 0 al ar io B a s e p ar a P T U

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P100 Clculo Individual N F o r m a l

I A definir por el usuario n g r e s o s p o r r e ti r o B a s e G ra v a bl e I S R S D I I M S S B a s e G ra v a

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P101 Clculo Individual N F o r m a l

bl e 2 % S o b re N m in a S al ar io B a s e p ar a P T U I A definir por el usuario n g r e s o s e x e n t o s p o

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r r e ti r o B a s e G ra v a bl e I S R S D I I M S S B a s e G ra v a bl e 2 % S o b re N

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P102 Clculo Individual N F o r m a l

m in a S al ar io B a s e p ar a P T U I A definir por el usuario S R d e i n g r. p o r r e ti r o B a s e G ra v a bl e

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I S R S D I I M S S B a s e G ra v a bl e 2 % S o b re N m in a S al ar io B a s e p ar a P T

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P103 Alta

Individual N F o r m a l

U I A definir por el usuario n d e m n iz a ci n B @SI[P100>0.0, (P101/P100)*P103, 0] a s e G ra v a bl e I S R S 0 D I I M S S B a s e G ra v a bl e 2 %

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P104 Alta

Individual N F o r m a l

S o b re N m in a S 0 al ar io B a s e p ar a P T U P A definir por el usuario ri m a d e a n ti g e d a d B @SI[P100>0.0, (P101/P100)*P104, 0] a s e G ra

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v a bl e I S R S 0 D I I M S S B 0 a s e G ra v a bl e 2 % S o b re N m in a S 0 al ar io B a s e p

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ar a P T U DEDUCCIONES Cla Sta Apli Nmina ve tus caci n D00 Alta Gen Normal 1 eral D00 Alta Gen Normal 2 eral D00 Alta Indi Normal 3 vidu al D00 Alta Indi Normal 4 vidu al D00 Inac Gen Normal 5 tiva eral D00 Alta Indi Normal 6 vidu al D00 Alta Indi Normal 7 vidu al D01 Alta Indi Normal 0 vidu al D09 Alta Indi Normal 1 vidu al D09 Alta Indi Normal 2 vidu al D09 Alta Indi Normal 3 vidu al D09 Alta Indi Normal 4 vidu Nombre Frmula

ISR IMSS

ISPT IMSS por el

Anticipo de Nmina A definir usuario Prstamo Personal A definir usuario Fondo de Ahorro Alimentacin P006 A definir usuario A definir usuario

por

el

por

el

Habitacin

por

el

Pensin alimenticia TP-(IMSS + ISPT)

SAR Voluntario.

A definir usuario A definir usuario A definir usuario

por

el

INFONAVIT Voluntario Crdito Fonacot

por

el

por

el

Crdito INFONAVIT A definir usuario

por

el

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D10 0 D10 1 D11 1

Alta Alta Cl culo

al Gen Normal eral Gen Normal eral Gen Normal eral

Subsidio para empleo Impuesto local Subsidio para empleo aplicado

el -SUBE A definir usuario el SENA por el

las Deducciones D100 y D111, se incluyeron para obtener el subsidio para el empleo aplicado cada mes y el subsidio para el empleo utilizados en el Clculo anual del ISR y en el Clculo mensual, respectivamente, como lo seala el artculo octavo de la Ley de ISR vigente para 2008. Recuerda que esta deduccin deber ser configurada en los Parmetros del sistema para su aplicacin.

Revisar: Configuracin del sistema para trabajar con las nuevas disposiciones de la ley del ISR [Amber demo] Modificar una percepcin o deduccin Acceso

Men Archivos / Percepciones y deducciones, Men Edicin / Modificar o Alt + BackSpace. Desde el Catlogo de Percepciones y deducciones, con el botn

Qu es Esta funcin te permite cambiar los datos definidos en las percepciones y deducciones de tu catlogo. Slo la clave NO puedes modificarla. Campos de la carpeta Datos Generales Campo Clave Observaciones Campo informativo. Las claves de las percepciones o deducciones se forman utilizando cuatro caracteres; el primero debe ser una letra P o D, que indica si se trata de una percepcin o de una deduccin; los tres caracteres restantes deben ser numricos. Elige alguna de las siguientes opciones para las percepciones y deducciones: Alta: Se aplicar la percepcin o deduccin en la nmina y se mostrar en los recibos de trabajadores; en el periodo siguiente se sumarn los
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Status

acumulados. Baja: Si se define una percepcin con status de Baja, los montos no se calcularn, pero seguir apareciendo en el catlogo. Al realizar el Corte anual, las percepciones y deducciones con status de Baja son eliminadas del Catlogo. Eliminar una Percepcin o Deduccin Clculo: Las percepciones y deducciones con este status se utilizan principalmente para clculos intermedios, pero no aparecen desglosadas en el recibo. Sin embargo los montos de las percepciones y deducciones con este status se acumularn al crear el siguiente periodo. Inactiva: No se utilizan en los clculos, pero se encuentran en el Catlogo para su uso en posteriores nminas. Cuando se realiza el Corte anual NO se eliminan del Catlogo. Descripcin Cambia el nombre que identificar a la percepcin o deduccin. Frmula Escribe el monto o frmula que deseas aplicar a la percepcin o deduccin. Con el botn podrs desplegar la ventana de ayuda de las frmulas. Para que en dicha ventana se desplieguen todos los acumulados de la empresa, stos debern tener definida una frmula, la cual podrs definir desde Archivos / Acumulados de la empresa/ Modificar/ Campo frmula. Por omisin se mostrarn los acumulados E001 y E003 que son los que tienen definido una frmula. Clasificaci Este campo se utiliza cuando requieres que la percepcin o deduccin se n aplique slo a los trabajadores cuya clasificacin aqu seales. Aplicacin General Individual Si la percepcin o deduccin se va a calcular para todos los trabajadores, entonces debes definirla como General. Si la defines como Individual, debers asociarla a cada trabajador aplicndola por medio de un Movimiento a la nmina. Nmina Normal Especial En caso de definir una percepcin o deduccin como Normal, sta operar en aquellas nminas que no sean catalogadas como especiales en Parmetros de la nmina / Carpeta Generales. Si la defines como Especial, slo operar en nminas configuradas como Especiales. Tipo de Fija Variable percepcin El tipo definido determinar la forma en que la percepcin contribuir al SDI de los trabajadores. Es decir si es fija se utilizar para calcular el SDI parte fija. Recuerda que tambin depende si es general o se aplica de manera individual, ya que si es individual, slo se considerar cuando sta se asocie a un trabajador por un Movimiento a la nmina, por lo que no a todos los trabajadores se le considerar para el clculo del SDI. Aplica Se utiliza en percepciones extraordinarias (como aguinaldo) para realizar la Artculo retencin del impuesto de acuerdo al Art. 142 de la LISR.

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142 Pago especie

en Se utiliza en las percepciones y define si la cantidad que otorgar ser en especie; es decir, en cualquier forma de retribucin que no sea efectivo. Esta cantidad se desglosa en los comprobantes de pago y no afecta a la cantidad neta a pagar en efectivo, ni se considera cuando se paga con cheque o transferencia bancaria. Aplica Se usa en las percepciones o deducciones que se apliquen de manera destajo individual segn la cantidad de trabajo realizado, como: unidades vendidas o unidades terminadas, horas por da, etc. Para que se aplique debes dar de alta el Movimiento a la nmina para cada trabajador que desees. Prest. Prev. Campo informativo. Al activar este campo, le indicas al sistema que Social percepciones de previsin social se les d a los trabajadores de tipo prestacin. Con la variable PRES (total de prestaciones) podrs obtener el monto total de prestaciones que se pagan por este concepto. Cuenta Si usas Aspel-COI y tienes una cuenta de gastos a la cual deseas afectar por Contable la percepcin o deduccin de que se trate, debes escribir el nmero de cuenta establecido para este concepto tal como la tengas dado de alta en Aspel-COI. Tipo de Selecciona el tipo de detalle que se considerar para la cuenta especificada Detalle en la percepcin o deduccin, usada para la interfase con COI. Por omisin el sistema tiene seleccionada la generacin de plizas de tipo general. El Detalle General es la suma del monto pagado a cada trabajador por concepto de la percepcin o deduccin, lo cual permite llevar el monto, por ejemplo de ISR retenido, en una sola cuenta. El Detalle por Departamento es la suma del monto pagado a cada trabajador del departamento por concepto de la percepcin o deduccin, lo cual permite llevar en una sola cuenta el control de los costos de la percepcin o deduccin por departamento. El Detalle por Cuenta Auxiliar es anlogo al anterior, slo que la diferencia radica en que se maneja una cuenta para cada departamento. El Detalle por Trabajador es el monto pagado a un trabajador por concepto de la percepcin o deduccin, lo cual permite llevar el monto, por ejemplo de INFONAVIT retenido, de cada trabajador en cuentas separadas. Tipos de detalle para COI Nmero de Si deseas obtener el resultado de la percepcin o deduccin aplicando Tabla alguna de las tablas que se encuentran definidas, debes especificar el nmero de tabla que corresponda. Si el resultado no necesita obtenerse de alguna tabla, entonces debes escribir cero. Acumulados : Clave del Esta opcin indica a travs de un calendario del sistema los intervalos de calendario tiempo en que se acumular el monto de la percepcin o deduccin. Puede ser un calendario definido por ti o alguno de los siguientes:

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IMSS. Mensual. Bimestral. Trimestral. Semestral. Los calendarios indican la manera de tratar los acumulados para cada percepcin o deduccin. Notas: Ahora se podr asignar un calendario con clave 0 (cero, acum.mes actual) para que en la creacin del siguiente periodo acumule el monto de la nmina en el calendario del mes actual. Es importante que no confundas la actualizacin bimestral que se realiza con respecto al clculo del Salario Diario Integrado para la base fiscal 2, ya que en dicha actualizacin no se involucra el manejo del calendario usado para la percepcin o deduccin, pues sta se seguir manejando con el calendario IMSS (mensualmente). Monto del Muestra el monto acumulado de la Percepcin y Deduccin en el periodo periodo indicado con el calendario, no se incluyen los montos de la nmina actual. Monto Se muestra el monto anual acumulado para esta Percepcin o Deduccin. anual

Carpeta Bases Fiscales En esta seccin debes seleccionar la base fiscal que deseas relacionar con la percepcin. El sistema cuenta con nueve bases fiscales, de las cuales las primeras seis ya estn definidas en forma estndar, las tres restantes pueden ser utilizadas a criterio. Podrs definir las bases fiscales que usar el sistema para el clculo de impuestos, desde el Men Utileras / Configuracin / Parmetros del Sistema / Bases fiscales. Carpeta Bases fiscales Campos de la carpeta Bases Fiscales Campo Monto: No definido Observaciones

Indica en este campo si no deseas establecer relacin alguna entre la percepcin y la Base fiscal que ests configurando. Gravable Utilzalo cuando el monto de la percepcin deba ser totalmente gravable para la Base fiscal. El sistema indicar automticamente la clave de la percepcin en el campo Frmula. Parcialmente Se utiliza cuando el monto de la percepcin tiene una parte gravable y gravable otra parte exenta para la Base fiscal. En este caso debes indicar la frmula que represente a la parte gravable. Exento Se utiliza cuando el monto de la percepcin es totalmente exenta. El sistema escribe 0 en el campo Frmula.

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Parcialmente Utilzala si el monto de la percepcin tiene una parte exenta y otra exento gravable. La frmula que especifiques deber definir a la parte exenta. Frmula Defnela slo cuando quieras indicar que el tipo de la Base fiscal que se est configurando es parcialmente gravable o parcialmente exenta. Acumulado Monto de lo que gravar en el periodo de la nmina. del periodo Acumulado Monto de lo que gravar en total durante todo el ao. anual Acumula para Este campo slo estar disponible para la base fiscal 1 (Base gravable del lmite de ISR), y sirve para indicar, si la parte exenta de la percepcin se incluye en exencin el acumulado para la exencin de Previsin social. Este campo slo se deber activar para las percepciones que estn consideradas como previsin social en base a la ley del ISR (Artculo 109 y 8o). C:\ABCTemp\15287.htm Configuracin del sistema para trabajar con el nuevo concepto de previsin social Parmetro "ISR incluye lmite de exencin" Esencial As mismo, puedes cambiar las Bases Fiscales al seleccionar dicha carpeta. Bases fiscales Problema / Solucin PROBLEMA SOLUCIN El sistema no te permite grabar los Anotaste una clave de calendario que no cambios para la percepcin o existe, o posiblemente el nmero de tabla a deduccin. usar tampoco existe. Temas relacionados Bases fiscales Bajas de Percepciones o deducciones Alta de percepciones y deducciones Filtro del Catlogo de Percepciones y Deducciones Catlogo estndar de percepciones y deducciones [Amber demo] Baja de percepcin o deduccin Acceso

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Men Archivos / Percepciones y deducciones, Men Edicin / Eliminar o Alt+Del. Desde el Catlogo de Percepciones y deducciones, con el botn

Qu hace Esta opcin te mostrar el detalle de la percepcin o deduccin que quieres dar de baja. Al oprimir el botn Aceptar se confirma la accin y el Status de la percepcin o deduccin cambiar a Baja. Al dar de baja la Percepcin o Deduccin, el sistema no la borrar del Catlogo, slo se podr eliminar definitivamente hasta que se realice el Corte anual. Es importante indicar que el status inactivo de percepciones y deducciones indica que el concepto no se aplicar en la nmina, pero que puede utilizarse posteriormente por lo que no se da de baja. Por otro lado, el proceso de corte anual no elimina a las percepciones y deducciones con status de inactivo. Corte anual Repercusiones Si das de baja una percepcin o deduccin que se est aplicando a los trabajadores, se afectar directamente al clculo, ya que no sern consideradas en los recibos y en el resto de los procesos. Temas relacionados Faltas Bases fiscales Cambios a Percepciones o Deducciones Alta de percepciones y deducciones Filtro del Catlogo de Percepciones y Deducciones Catlogo estndar de percepciones y deducciones [Amber demo] Buscar en el catlogo de percepciones / deducciones Acceso

Men Archivos / Percepciones y deducciones, Men Edicin / Buscar o F3. Desde el Catlogo de Percepciones y deducciones, con el botn .

Qu es

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Esta funcin te permite localizar dentro del catlogo el registro que cumpla con las caractersticas que indiques. Campos Especficos Campo Observaciones Clave Anota o elige la clave de la percepcin o deduccin que quieres ubicar. Clasificaci Anota la clasificacin de la percepcin o deduccin que deseas; si dejas el n campo tal como lo da por omisin el sistema, se tomarn en cuenta todas las clasificaciones existentes. Criterios Habilita o deshabilita las casillas, puedes elegir entre los status de clculo, alta, inactiva y baja. Problema / Solucin PROBLEMA SOLUCIN Al realizar la bsqueda, el No existe ninguna percepcin o deduccin con los sistema dice: "La bsqueda criterios que estableciste. no fue exitosa". El sistema no te permite La clave de la percepcin o deduccin que anotaste no buscar la percepcin o existe. deduccin que deseas.

[Amber demo] Filtrar percepciones y deducciones Acceso


Men Archivos / Percepciones y Deducciones, Men Consultas / Filtrar o F5. Desde el Catlogo de Percepciones y deducciones, con el botn .

Qu es Se utiliza para seleccionar el rango y/o tipo de Percepciones y Deducciones que deseas visualizar en pantalla. Campos Especficos Campo Observaciones

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Clave

Anota o elige un rango de claves de percepciones o deducciones que quieres ver en pantalla. Criterios Selecciona en las siguientes opciones: Aplica Artculo 142, Pago en especie, Aplica destajo y Prestaciones de previsin social; ya sea Todos, nicamente Activa o Inactiva. Clasificacin Anota la clasificacin de la percepcin o deduccin, que deseas, si dejas el de per/ded campo tal como el sistema lo da por omisin, se tomarn en cuenta todas las clasificaciones existentes. Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de Botn haber aplicado el filtro. restaurar Problema / Solucin PROBLEMA SOLUCIN El sistema no te permite Posiblemente anotaste una clave que no existe o bien realizar el filtrado. debes seleccionar una opcin de destajo y otra de prestacin. El sistema no te muestra No existe ningn registro con los criterios que le indicaste. ningn dato en la pantalla. Temas relacionados Cambios a Percepciones o Deducciones Bajas de Percepciones o deducciones Alta de percepciones y deducciones [Amber demo] Reporte por Percepcin y/o Deduccin Acceso

Men Reportes/ Por percepcin/deduccin

Qu es Usa este reporte para obtener informacin de alguna o todas las percepciones y/o deducciones que afectan a la nmina actual. En el reporte, los montos de la nmina se agrupan por percepcin y deduccin. Si especificas que se incluya el detalle por percepcin y/o deduccin en el reporte, entonces se mostrar el listado de los trabajadores que son afectados por esa percepcin o

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deduccin y las sumas correspondientes a cada concepto. Cada percepcin o deduccin utilizar una hoja.

Campos de la carpeta datos generales Observaciones Campo Clasificacin Pide que slo se presenten en el reporte aquellos trabajadores que cumplan con alguna clasificacin de acuerdo con aquella que hayas establecido. Utiliza los signos de interrogacin como comodines, a fin de que en dichos espacios se presenten todas las posibilidades. Muestra en el reporte los acumulados por percepcin o deduccin del periodo actual y los acumulados por ao. Genera el reporte presentado por percepcin y/o deduccin por hoja, enlistando a cada trabajador que se aplica el movimiento. Podrs seleccionar el tipo de movimiento a emitir, o bien, si deseas que se emitan Todos, slo las Percepciones o slo las Deducciones. El sistema te sugiere un titulo que podr ser cambiado en caso de as desearlo.

Incluye acumulados

Detalle de percepciones y/o deducciones

Tipo de movimiento

Titulo del reporte

Opciones de impresin desde un reporte Carpeta Dentro de esta carpeta podrs seleccionar el tipo de letra, el destino y el Impresin nmero de pginas que deseas imprimir para la emisin del reporte. Temas relacionados Movimientos a la nmina Tabla de reportes

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