Tema: Combinar correspondencia

EXPLICACIN
La opcin Combinar correspondencia de Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc. Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos

Los datos del origen se incrustarn en el documento principal, pudindose imprimir este tantas veces como registros o renglones se tengan

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Con el siguiente ejercicio obtendrn una carta de felicitacin de ao nuevo que puede imprimirse para enviarse a varias personas.

Ejercicio. Crear una carta de felicitacin

1. Crea un documento Word con la tabla siguiente para almacenar las direcciones de tus amigos. Guarda el documento en la carpeta Mis documentos con el nombre direcciones.docx

2. Crears una carta para felicitar el ao nuevo a cada uno de tus amigos, con la siguiente forma:

Para esto, en un documento nuevo de Word (recuerda que el otro lo guardaste como direcciones), crea el texto que quedar fijo, ya que los datos cambiarn por cada persona, pero el saludo no.

3. Haz clic en la pestaa Correspondencia, despliega el men Iniciar combinacin de correspondencia y selecciona la opcin Paso a paso por el asistente de combinacin de correspondencia.

4. 5. 6. 7. 8.

Selecciona Cartas y haz clic en Siguiente En el paso 2 selecciona Utilizar el documento actual y haz clic en Siguiente. En el paso 3 selecciona la opcin Utilizar una lista existente y haz clic en Examinar... Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos. En el Tipo de archivo: despliega la lista y selecciona el tipo de archivo Documentos de Word (*.docx) 9. En el campo Buscar en: abre la carpeta Mis documentos (donde tienes el archivo direcciones.docx). 10. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo .docx de la carpeta, haz doble clic sobre el nombre direcciones.docx. 11. Se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l aparecen los datos de tus amigos. Como quieres enviar la carta a todos haz clic en el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. 12. Avanza al paso 4, vamos a insertar al principio de la carta la direccin a la que enviaremos la carta: a. Posiciona el cursor en una lnea encima de la palabra Hola y haz clic en el panel en Ms elementos.... Aparecer la lista de todos los campos del origen de datos. b. Haz clic en el campo Nombre y clic en el botn Insertar, luego en Cancelar, repite la operacin para los campos apellidos, direccin, cdigo postal, poblacin, ciudad y estado. c. Vers que los campos se han insertado uno detrs de otro, slo te queda colocar el cursor y aadir los espacios en blanco necesarios y los saltos de lnea para que la direccin quede como deseamos. d. Posicinate delante de la palabra Hola, escribe un espacio en blanco, haz clic en el panel en Ms elementos..., haz clic en el campo Nombre y clic en el botn Insertar, finalmente clic en el botn Cancelar. 13. Haz clic en Siguiente del panel de tareas para pasar al paso 5 del asistente. Observa que en la carta ahora se han colocado los datos de las personas de la tabla, da clic hacia delante y hacia atrs para que observes los dems nombres.

Esto tambin lo encuentras en la banda de opciones de la ficha Correspondencia.

14. Haz clic en Siguiente del panel de tareas para pasar al paso 6 del asistente. 15. El paso 6 es para Imprimir..., si selecciona Todos, se imprimirn las 3 cartas, tal y como las vistes combinadas. 16. Haz clic en Cancelar, ya que no tenemos una impresora conectada.