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Cap.1

Para Qu Necesitamos Bases de Datos?

Access 2007 es un programa que le permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos es un lugar donde usted puede guardar informacin relacionada con un tema especfico. Segn el uso que le va a dar a la informacin sabr si necesita una base de datos de Access o un programa diferente para crear y administrar sus datos. En esta leccin, discutiremos lo que hace una base de datos y como decidir si necesita una base de datos para administrar su informacin.

Por Qu Necesitamos Bases de Datos?

Qu es una Base de Datos?
Una base de datos le permite guardar informacin relacionado con un tema especfico de una manera organizada. Adems de guardar datos, tambin puede, clasificar, extraer, y resumir informacin relacionada con los datos. Uno de los programas que le permite hacer esto es Microsoft Office Access 2007, el cual es un programa para crear y administrar bases de datos.

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Por Qu no Simplemente Usar Excel?
Hay muchos tipos de datos que necesitar archivar y administrar: texto y nmeros, por ejemplo. Dependiendo de lo que quiera de sus datos, usted querr o no usar una base de datos. Usted podr usar un programa para hacer hojas de clculo como Microsoft Excel. Cmo saber cules datos pueden se pueden administrar adecuadamente con Excel y cuales datos de verdad necesitan Access para administrarlos eficientemente? Todo depende en la cantidad de datos ue usted necesita administrar y para que necesita sus datos. Respondamos esto mirando un escenario como una librera. Si usted trabaja en el negocio de los libros, necesitar llevar registro de de sus clientes y sus rdenes. Usted podra usar Microsoft Excel para guardar y administrar este tipo de datos; sin embargo, Excel es un programa para hojas de clculo tradicionalmente usado para administrar informacin numrica, como sumar todas las compras de un cliente. Mientras este puede realizar un buentrabajo a la hora de guardar algunos tipos de bases de datos basadas en texto -- como la informacin de contacto de sus clientes -- en realidad Excel no fue creado para hacer eso. Los siguientes ejemplos le mostrarn por qu una base de datos de Access puede ser una mejor opcin para el negocio de los libros.

Ejemplo de Excel: Lista de Clientes y Seguimiento de Ordenes

Organizando y Filtrando para Ubicar Datos en Excel
En Excel, usted puede guardar sus datos en una hoja de clculo y de esta manera enviar correos a toda la lista, o encontrar clientes especficos para enviar correos. Hasta podr filtrar la informacin de los clientes para desplegar todos los clientes que viven en un lugar especfico, como en la siguiente imgen. Adicionalmente, usted puede ordenar los datos de una manera especfica.

Datos Filtrados para Desplegar los Registros de Bogot

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Sin embargo, si usted quiere ver resultados muy especficos en sus datos, como cuantas rdenes realiz un cliente al ao, Excel no es tan eficiente como Access para proveerle esta clase de datos.

Ingresar Datos en Excel

Si usted usa una hoja de clculo de Excel para seguir sus rdenes, cada vez que un cliente pide una orden, usted tendr que insertar una nueva fila de informacion en la hoja de clculo. Esto incluir los nombres y direcciones de los clientes. Si ese cliente pide ms de una orden a la vez, esa informacin tendr que ingresarse cada vez. Su hoja de clculo va a tener informacin redundante o repetida.

Datos Organizados por Cliente en una Hoja de Clculo de Excel Como puede ver en la imagen arriba, las clientes Tina Berna y Maria Helena Granados han pedido varias rdenes, en diferentes das, por diferentes libros. La informacin de contacto de los clientes fue ingresada cada vez que se ubica una orden. Esta es la limitacin del programa de hojas de clculo como Excel porque es una sola lnea.

Ejemplo de Access: Lista de Clientes y Registro de rdenes

Ingresar Datos en Access
Microsoft Access est diseado especficamente para ayudarle a administrar informacin como los datos descritos en el escenario del negocio de los libros. Si usted estaba usando una base de datos de Access en ves de un programa de hojas de clculo, usted slo tendr que ingresar el nombre del cliente, su direccin de residencia y el nmero de telfono una sola vez -- la primera vez que hagan un pedido. Esa informacin del cliente se podra ingresar en una tabla de Access diseada para contener la informacin bsica de los clientes. Una tabla es una lista de informacin relacionada en columnas y filas. En una tabla, cada fila es llamada registro y cada columna es llamada un campo. Una tabla de Access en vista hoja de datos se ve similar a una hoja de clculo de Excel, como puede ver en la imagen de abajo.

Datos de una Tabla de Informacin de Access Adicional a la tabla con informacin de los clientes, usted probablemente tambin querr una tabla con informacin de los productos para vender, y una tercera tabla para tener datos relacionados con rdenes especficas de algunos clientes. Todas estas tablas estarn vinculadas, para ayudarle a sacar el mayor provecho de sus datos. Access es llamado programa de administracin de bases de datos relacionadas, porque las tablas estn vinculadas, o relacionadas, como lo puede ver en la siguiente imagen. En este ejemplo, las tablas de informacin y rdenes de los clientes estn relacionadas por el ID de los clientes y el ID de los libros.

Diagrama de Relacin de Tablas en Access Ahora, supongamos que usted quiere identificar el libro que fue ms popular en Bogot. Con Access, esto es posible porque puede buscar y colectar informacin de varias tablas al mismo tiempo. La tabla con Informacin de los Clientes contiene informacin acerca de los estados, y el Orden de las tablas incluye informacin acerca de cuales libros fueron ordenados. Usted necesitar informacin de las dos tablas para identificar el libro ms popular es una ciudad especfica. Usted podra mirar la informacin en estas tablas separadamente para responder su pregunta: "Cal es el libro ms popular en Bogot?". En la tabla Informacin de Clientes, usted podr ver todos los clientes de una ciudad en particular, Bogot. Y en la tabla de los Libros, usted puede ver todos los libros que tiene en bodega. El verdadero poder de Access es poder vincular y extraer informacin de varias tablas para responder preguntas especficas.

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Como puede ver en la siguiente imagen, los resultados de sus preguntas especficas, o consultas, son desplegados para usted.

Resultados de Bsqueda

Cap.2

Explorando una Base de Datos Access

Cuando haya determinado que una base de datos de Access le ayudar a guardar y administrar sus datos, usted tendr que conocer las partes de una base de datos, como comenzar a usar Access, y como navegar entre las ventanas de Access. En esta leccin, proveeremos una vista bsica de Access, incluyendo las partes de una base de datos, y tareas comunes que puede completar usando una base de dato

Exploremos las Bases de Datos

Las Bases de Datos en Nuestras Vidas
Pensemos que toda la informacin que encontramos en un da tpico podra ser organizada en una base de datos. Por ejemplo, si va a comprar una tostadora en un supermercado, el inventario del almacen de productos debe estar almacenado en alguna parte, junto con el precio de cada producto. Cuando realiza una compra, el almacn necesita tener la capacidad de guardar la informacin de las ventas para determinar las ventas totales del da y llevar control de lo que va saliendo de inventario. Una

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base de datos puede guardar informacin, y tambin permitirle al almacn determinar rpidamente cuantas marcas de tostadoras hay en el inventario sin necesidad de contar el inventario en los estantes.

Ejemplo de la Vida Real Mientras esta informacin se pueda manejar sin una base de datos, podra ser ms fcil y ms efectivo usar una. Las bases de datos tienen un impacto enorme casi en todas las reas de nuestra vida.

Base de Datos de un Inventario en Access

Piense al Respecto
Piense acerca de lo que sucede al rededor durante las situaciones de todos los das y si hay una posibilidad de que exista una base de datos en el trabajo.

El Supermercado: El supermercado esta lleno de productos. Estas productos deben ser pedidos, enviados y almacenados en una bodega. El supermercado tiene que pagar por los productos. Entonces, cuando los clientes compran los productos, la registradora cobra el precio y el cliente paga por el producto. Dnde estaban involucradas las bases de datos en este proceso? Restaurantes: De dnde viene la comida? Cmo sabe el administrador para reorganizar los un producto? Cmo pagan las facturas? Semforos: Qun o qu controla cuando las luces pasan de rojo a verde?

y y

Una base de datos mantiene orden y estructura en nuestras vidas. Las bases de datos estn creadas usando programas como Microsoft Office Access 2007, que es un programa de bases de datos relacionadas.

Comenzando con Access

Cuando usted inicia Access 2007, usted ver la ventana Introduccin a Microsoft Office Access. En el panel izquierdo, estn las categoras de plantillas incluyendo las categoras de plantillas locales y las de Office Online. Las plantillas son bases de datos previamente construidas enfocadas en una tarea especfica que puede descargar y usar inmediatamente.

Ventana Introduccin a Microsoft Office Access En el siguiente ejemplo, las plantillas son seleccionadas, y las opciones de las plantillas estn desplegadas en el rea central de la pantalla. Las plantillas destacadas incluyen plantillas de bases de datos disponibles en lnea, as como plantillas disponibles como parte de la versin local de Access.

Plantillas Destacadas Usted tiene tres opciones principales en la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. Usted puede abrir una plantilla de base de datos local o en lnea, una base de datos existente o una base de datos en blanco.

Veamos Plantillas Incluidas con Access: y y

D clic en Plantillas Locales en el panel izquierdo. El centro de la pantalla cambiar para desplegar los iconos de las plantillas. Seleccione un icono en el centro de la pantalla. Aparecern detalles acerca de la plantilla de base de datos a la derecha.

Plantillas Locales En el panel izquierdo de la ventana Introduccin a Microsoft Office Access, Usted ver una lista de categoras para la plantilla disponible en Microsoft Office Online. Usted tiene que tener una conexin a Internet para desplegar estas plantillas de base de datos. El comando de Base de Datos en Blando le permitir crear una base de datos desde el principio.

Abrir una Base de Datos Existente: y

En la seccin Abrir base de datos reciente, d doble clic en el nombre de los archivos de las bases de datos que desea abrir y esta aparecer en la ventana.

Lista de base de datos reciente O

D clic en el link o vnculo Ms. Una ventana aparecer.

Encontrar una base de datos existente

Seleccione la base de datos que desea abrir.

Seleccionar de Datos Existente

Base

D clic en Abrir. La base de datos aparecer.

La Ventana Access
Antes de comenzar a usar una base de datos, usted necesita familiarizarse con la ventana de Access.

La Ventana de Access

La Cinta
Como los otros programas de Microsoft Office 2007, Access 2007 tiene un sistema de pestaas (fichas) en Cinta que usted usa para navegar la base de datos. La Cinta esta organizada en cintas. Cada pestaa tiene grupos de comandos que se usan para realizar tareas en Access. Por ejemplo, en la pestaa de Inicio, usted ver que hay un grupo de Fuente que contiene los comandos para formatear fuente (texto) como el estilo, color, tamao, alineacin y ms. A menos que ustedes usen atajos del teclado para todo, la Cinta les ayuda a realizar el trabajo en Access.

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Cinta de Pestaas (Fichas)

Barra de Herramientas de Acceso Rpido

Cuando se haya familiarizado con Access, se dar cuenta de que hay comandos que usa ms que otros. Para facilitar el uso de estos comandos, usted puede aadirlos a la Barra de Herramientas de Acceso Rpido. Predeterminadamente, la barra de herramientas aparece por encima de la Cinta en la parte superior izquierda de la ventana de Access, e incluye los comandos Salvar, Rehacer y Deshacer.

Barra Rpido

de

Herramientas

de

Acceso

El Botn de Microsoft Office

El Botn de Microsoft Office esta ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Access e incluye opciones del men clave como Nuevo, Guardar, Imprimir y Ms. As mismo de este men puede cambiar sus Opciones de Access .

Botn de Microsoft Office

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Panel de Navegacin
El principal centro de control de cada base de datos de Access es el Panel de Navegacin. Este le muestra que hay en la base de datos y hace la informacin accesible para usted. Adems, puede escoger cerrar el panel de navegacin, si necesita una ventana ms grande de Access para completar tareas especficas.

Panel de Navegacin

Abrir y Cerrar el Panel de Navegacin: y

D clic en el Botn para abrir o cerrar la barra Ancho del panel a la derecha del Panel de Navegacin .

Botn para abrir o cerrar la barra Ancho del panel

El Panel de Navegacin aparece como una sola columna cuando esta contraida.

Panel de Navegacin Cerrado

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Partes de una Base de Datos

Una base de datos de Microsoft Access esta hecha de varios componentes como tablas, formas, consultas, y reportes. Estos componentes son llamados objetos de base de datos. Uno o ms de estos objetos se forman cuando una base de datos es creada, y todos los objetos aparecen en el Panel de Navegacin. Para facilitar la navegacin de la base de datos, los nuevos usuarios de Access van a querer organizar los objetos en el Panel de Navegacin.

Para Cambiar como los Objetos estn Organizador en el Panel de Navegacin: y

D clic en la flecha desplegable de la parte superior del Panel de Navegacin para ver las opciones de orden.

Cambiar el Orden de los Objetos en el Panel de Navegacin

Seleccione una opcin del men. El Panel de Navegacin aparecer organizado basndose en su seleccin.

Si las bases de datos son completamente nuevas para usted, organizar los objetos por tipo en el Panel de Navegacin puede llegar a ser una buena idea. Estos se agruparn en el panel por tablas, formas, consultas y reportes.

Para Expandir o Colapsar un Grupo: y y

D clic en un cualquiera de las flechas desplegables con un doble clic, para expandir un grupo para desplegar todos los objetos. D clic en cualquier flecha doble para contraer un grupo y esconder todos los objetos.

Desplegar Objetos

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Partes de una Base de Datos (continuacin)

Una base de datos est hecha de varios componentes, u objetos. Estos objetos incluye:

y y y y

Tablas Consultas Formas Reportes

Miraremos a cada una de estos objetos en ms detalle despus, pero usted puede ingresar a ellos desde su Panel de Navegacin.

Tablas
Una tabla la base de datos es el objeto que contiene la informacin bsica que desea archivar. Un icono blanco y azul representa la tabla en el Panel de Navegacin.

Icono de Tabla En la tabla Informacin del Cliente a continuacin, hay columnas, o campos, de informacin incluyendo el ttulo y el autor. Cada fila es un registro que contiene la informacin especfica de los campos en la lista.

Tabla

Consultas
Otro objeto de la base de datos es llamado consulta. Una consulta le permite recuperar informacin de una o ms tablas basndose en un conjunto de condiciones de bsqueda que usted define usando los campos de la tabla.

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Por ejemplo, si usted quiere conocer el nombre de los libros que ha vendido en Bogot y Medelln, usted podra crear una consulta que le permita recuperar esa informacin de las tablas para determinar la respuesta. En este ejemplo, usted recuperar informacin de la tabla de Ordenes y la tabla de Libros. Profundizaremos en las consultas ms adelante.

Formulario
Un tercer objeto de base de datos es la formulario. Los formularios son una herramienta de Access que los usuarios pueden crear para hacer entradas de datos en tablas de bases de datos ms fcilmente. Ingresar datos en una tabla directamente puede ser difcil si hay mucha informacin para ingresar. Como una hoja de clculo de Excel, una tabla de Access es esencialmente una fila de casillas en blanco donde los usuarios ingresan los registros. Formas, sin embargo, proveen a los usuarios un formulario fcil de leer donde ellos pueden ingresar datos de la tabla. Las formas son especialmente tiles para los usuarios de Access que no estn cmodos trabajando con las bases de datos.

Reportes
El objeto final de las bases de datos es el reporte. Un reporte es una manera efectiva para analizar y presentar datos usando un diseo especfico. El texto puede ser formateado en un reporte de Access, igual como puede hacerlo con un documento de Word.

Para Cerrar un Objeto: y y

Seleccione la pestaa del objeto que desea cerrar. (La pestaa iluminada es la pestaa (ficha) activa). D clic derecho en la pestaa y seleccione Cerrar del men.

Cerrar Objeto

Cap. 3

Pensando el Diseo de las Bases de Datos

El primer paso para crear una base de datos es pensar por qu la necesita? -- cul es su intencin?

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Cuando ya sepa esto, puede comenzar a disear su propia base de datos. Hgase preguntas como: Qu clase de informacin se archivar? Cmo tendr que dividir esta informacin, para que sea fcil de guardar en mi base de datos? Cmo usar los datos cuando termine? Esta leccin lo llevar por los pasos de el diseo de las bases de datos, usando un escenario de un negocio de libros. Usted determinar el proposito de la base de datos, y planear las tablas y los campos que va a necesitar para una simple base de datos de un negocio de libros.

Disee una Base de Datos

El Escenario del Negocio Libros D Libros
La mejor manera de aprender a disear una base de datos es comenzando a realizar el proceso. Supongamos que trabajamos en Libros D Libros y necesitamos crear una base de datos para el inventario. Pensemos en qu es lo que queremos que haga la base de datos por nosotros. El siguiente diagrama muestra que tenemos clientes, as como vendemos libros por rdenes de pedido en el almacn y por Internet.

Almacn Libros D Libros El almacn necesita una manera de llevar un registro de estas cosas.

Determine la Determine el Propsito de la Base de Datos

Los primeros pasos para disear una base de datos es determinar el propsito de la base de datos. Qu queremos que haga? En Libros D Libros, nuestros clientes pondrn rdenes de libros. Por lo menos, necesitamos que nuestra base de datos lleve un registro de los libros que vendemos, los clientes a los que nosotros vendemos y la fecha de cada rden.

Propsito de la Base de Datos Libros D Libros La base de datos nos podr decir donde viven nuestros clientes cuando necesitamos enviarles libros o cupones. Adicionalmente, lo usamos para llevar un registro de nuestras ventas o para hacer una lista de nuestro mejor vendedor para publicarlo en el almacn.

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Planear Tablas de Bases de Datos
Cuando tenga establecido el propsito, puede comenzar una lluvia de ideas acerca de la divisin de la informacin en las tablas que su base de datos necesitar para guardar los datos. Recordar que una tabla es una coleccin de registros y cada registro est dividi en pequeas piezas de informacin necesaria, llamadas campos. Ya que estamos planeando una base de datos para llevar un registro de nuestros clientes, los libros que tenemos, y las rdenes que nuestros clientes realizan, necesitarmos una tabla para cada uno de estos.

Tablas para la Base de Datos de Libros D Libros CONSEJO: Mantenga su base de datos disponible para otros dndole a sus tablas nombres simples y fciles de entender.

Planear los Campos de la Tabla

Cundo sepa cules son las tablas que necesita, el siguiente paso es decidir cuales campos pertenecen a cada tabla. Recuerde que los campos son el pedazo ms pequea de la informacin en cualquier registro. Miremos a nuestro ejemplo Libros D Libros otra vez. En ste tendremos varios campos en la tabla Clientes. Obviamente vamos a querer el primer nombre y apelldo. Tambin necesitaremos una direccin si necesitamos enviar la orden al cliente. El Email o correo electrnico ser necesario si queremos contactar el cliente cuando ocurra algo con su orden.

Campos de la Tabla de Clientes Planeada Tambin necesitamos varios campos en la tabla de Libros. Tiene mucho tentido tener Ttulo y Autor. Necesitaramos un Precio para cada libro. La Categpra nos ayudar saber cul es el tipo de libros que ms se vende, y entonces ordenar ms de estos libros que encajan en esta categora.

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Campos Planeados en Tablas de Libros La tabla de rdenes tiene menos campos. Necesitaremos esta tabla para registrar el Cliente que est enviando la orden, el Libro que el cliente ordeno, y la Fecha en que la orden fue realizada.

Campos Planeados en la Tabla de Ordenes No se preocupe si su plan no incluye cada campo que necesite. Access le permite aadir campos a las tablas en cualquier momento si necesita otra! Cap. 4

Configurar Tablas y Campos

Ahora que sabemos cmo debe verse una base de datos, necesitamos trabajar ms en la configuracin y creacin de las tablas y los campos de esas tablas. Esta leccin lo llevar por todos los pasos de la configuracin de una base de datos en Access 2007. Usted estar configurando tablas de acuerdo al plan de nuestro escenario de negocio de libros. Tambin estar configurando los campos para cada tabla, incluyendo la seleccin del tipo de datos que se pueden ingresar en un campo dado.

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Configurar Tablas y Campos Creando una Nueva Base de Datos con Access
Cuando usted comienza Access 2007, ver la ventana Introduccin a Microsoft Access. En el panel izquierdo, la categora de plantillas incluyendo las plantillas locales destacadas estn en una lista, as como las categoras en Office Online. Las plantillas son bases de datos construidas previamente enfocadas en una tarea especfica que puede descargar y usar inmediatamente. Tambin ver la opcin Base de Datos en Blanco que le permitir construir su propia base de datos desde un principio.

Introduccin a Microsoft Access Cuando selecciona la opcin Base de Datos en Blanco en la parte superior de la ventana, se le pedir cambiar el nombre predeterminado de la base de datos por uno de su preferencia. Nombre la base de datos de la manera que desee. En el siguiente ejemplo, nombraremos la base de datos LibroDLibros ya que este es el nombre del almacn en nuestro escenario.

Base de Datos en Blanco D clic en Crear para terminar de darle el nombre a la base de datos.

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Configurar Tablas
La nueva base de datos abre mostrando una tabla predeterminadamente. La tabla tambin aparece con un nombre predeterminado Tabla1 en el Panel de Navegacin, y la pestaa o ficha Tabla. Usted querr nombrar sus tablas basadas en el diseo de su base de datos.

Nombre Predeterminado de la Tabla

Nombrar una Tabla

Para darle a la tabla un nombre nico, usted primero tiene que dar clic en el botn de Microsoft Office Button en la esquina superior izquierda de la aplicacin.

Nombrando Tabla1 Luego, seleccione Guardar del men. La ventana Guardar Como aparecer para permitirle guardar la tabla con el nombre que desee.

Ventana Guardar Como

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El nombre de la nueva tabla aparece en el Panel de Navegacin y en la pestaa Tabla, como puede ver en la imagen a continuacin.

Nombre de la Tabla CONSEJO: Dele a sus tablas un nombre lgico y fcil de entender.

Para Renombrar una Tabla

Con la tabla cerrada, d clic derecho en la Tabla que desea cambiarle el nombre, en el panel de navegacin. Seleccione Cambiar nombre del men desplegable.

Cambiar nombre desde el Panel de Navegacin El nombre de la tabla aparecer subrayado y un cursor aparecer, lo cual significa que ahora puede escribir el nuevo nombre justo ah. D clic derecho en cualquier parte fuera del nombre de la Tabla para realizar el cambio.

Cerrar una Tabla

Hay varias maneras de cerrar una tabla activa. Usted puede dar clic derecho en la pestaa o ficha Tabla y seleccione Cerrar del men.

Cerrar la Tabla desde la pestaa o ficha Tabla Un mtodo comn es dar clic en la X que aparece en la esquina superior derecha del objeto de la base de datos activa.

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Cerrar Documento

Tabla

desde

la

Ventana

Abrir una Tabla

Para abrir una tabla, d clic derecho en el nombre de la Tabla de la tabla que desea abrir en el Panel de Navegacin. Luego, seleccione Abrir del men.

Abrir Tabla desde Panel de Navegacin Un mtodo ms comn es dar doble clic en el nombre de la tabla que est en el Panel de Navegacin. La tabla seleccionada se abrir en la ventana del objeto de la base de datos.

Aadir Ms Tablas a la Base de Datos

Predeterminadamente, Access 2007 comienza con una tabla. Para aadir ms tablas a la base de datos, d clic en la pestaa o ficha Crear de la Cinta.

Crear Nueva Tabla Luego, seleccione Tabla del grupo de comandos Tablas. Una nueva tabla abrir en la ventana de objetos activos de la base de datos. Usted tiene que nombrar su tabla usando el comando Guardar del men de Microsoft Office. Nombrando una Tabla de la que se habl en la pgina 3 de esta leccin.

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Consejo: Se puede dar cuenta de la tabla en la que esta al ver cuales pestaas de las tablas estn resaltadas

Aadir Campos a una Tabla

Access 2007 le permite aadir campos a las tablas cuando usted est:

y y

Trabajando en la Vista Hoja de Datos, la cual se ve como una hoja de clculo. Y en la que se est trabajando, Vista Diseo, donde podr configurar ms controles para sus campos.

De cualquier manera, usted necesita saber como cambiar entre las dos vistas.

Cambiando de Vistas
Para cambiar de vistas, seleccione el grupo de comandos Vistas ya sea de la pestaa o ficha Inicio (que se ve a continuacin) o en la pestaa Hoja de Datos en la Cinta. Seleccione del men la opcin de vista que prefiera.

Cambiando de Vistas

Aadir Campos en Vista Hoja de Datos

Predeterminadamente, Access 2007 crea un campo en cada tabla nueva, el campo ID. Este campo se numera automticamente para darle a cada registro de la tabla un nico nmero de identificacin. Recuerde que los registros son las filas de una tabla. Consejo: Es posible que quiera renombrar el campo ID con un nombre nico, ya que el campo ID aparece automticamente en cada tabla que usted crea. Es posible que sto no sea necesario, pero podra ayudar a evitar la confusin cuando se est configurando la relacin entre las tablas.

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Campo ID Automtico Para aadir ms campos a una tabla en la Vista Hoja de Datos, d doble clic en el encabezado de Nuevo.

Nuevo El texto Nuevo desaparecer del encabezado. Dele nombre al campo escribiendo el nombre directamente en el encabezado. Presione la tecla Tab en su teclado para mover el cursor al siguiente campo.

Aadir Campos en la Vista Diseo

En la Vista Diseo, el nombre de los campos estn en una columna a la izquierda en vez de tenerlos a lo largo y en la parte superior como en la vista Hoja de Datos, como se ve a continuacin.

Campos en Vista Diseo Para aadir un nuevo campo a una tabla en la Vista Diseo, slo d clic en la celda donde desea el nuevo campo y escriba el nombre del campo. Cuando cambie a la Vista Hoda de Datos, su nuevo campo aparecer con sus propias columnas, como se ve a continuacin.

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de Datos de Campos Aadidos

Vista de Hoja

En la Vista Diseo, usted tiene muchas opciones de propiedades de los campos que puede configurar para asegurarse de que los datos solo pueden ser ingresados en ciertos formatos. Configurar estas opciones es una buena idea si quiere asegurarse de que la informacin de su base de datos sea excelente.

Mover Campos
Si usted quiere reorganizar el orden en que aparecen sus campos en una tabla, Access 2007 le permite moverlos fcilmente. Para mover un campo en la Vista Hoja de Datos, arrastre y libere el campo a la ubicacin deseada. Para hacer esto:

y y y y y

D clic en el encabezado del campo para el campo que desea mover. Mueva el mouse en el rea de encabezado. Cuando una cruz con flechas aparezca, mantenga sostenido el botn izquierdo del mouse. Con el botn izquierdo del mouse presionado, mueva el cursor a la nueva ubicacin del campo. Libere el botn del mouse y el campo aparecer en la nueva ubicacin.

Eliminar Campos
Para eliminar un campo en la Vista Hoja de Datos, slo d clic en el encabezado del campo y luego seleccione Eliminar del grupo de comandos Campos y Columnas de la pestaa o ficha Hoja de Datos en la Cinta. PRECAUCIN: Usted no puede borrar cualquier campo de una tabla sin antes asegurarse del impacto que esta eliminacin pueda tener en el resto de la base de datos!

Configurar el Tipo de Datos para un Campo

Access 2007 le permite controlar la manera como se ingresan los datos en cada campo de la tabla de su base de datos. Esto se hace usando Tipo de Datos. El Tipo de Datos predeterminado es el texto para cada campo despus del campo ID, que fue configurado para que se auto numerara. Usted puede cambiar la configuracin del Tipo de Datos:

y y

Desde el grupo de comandos Formato y Tipo de Datos de la pestaa Hoja de Datos en la vista Hoja de Datos. Y desde la columna Tipo de Datos en la Vista Diseo.

Desde la Cinta de Opciones

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Para cambiar el tipo de datos desde la Cinta de Opciones, d clic en el encabezado del campo. Luego, seleccione del men desplegable al lado del comando Tipo de Datos, el tipo de datos que desea.

Configurando el Tipo de Datos desde la Cinta de Opciones

En la Vista Diseo
Para cambiar el tipo de datos en la Vista Diseo, d clic en el nombre del campo y luego presione la tecla Tab de su teclado. Seleccione el formato que desea del men desplegable que tiene cada una de las casillas que se encuentra en la columna Tipo de Datos.

Configurando Tipo de Datos en la Vista Diseo El Tipo de Datos es ms notable cuando la base de datos que est siendo poblada con registros. Esto har necesario que los datos sean formateados como moneda, texto, nmeros y fecha al igual que el Microsoft Excel. Capitulo 5

Construyendo Relaciones entre Tablas

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Hasta este momento usted tiene las tablas que necesita para su base de datos, y ha creado campos para las diferentes tablas. Las Relaciones le ayudan a Access 2007 con los medios para juntar toda esa cuando la necesite. Esta leccin explica cmo se establecen esas relaciones entre las tablas de las bases de datos de Access 2007. Usted aprender a leer y manipular los mapas de relaciones. Tambin aprender acerca de las Claves Primarias y Secundarias, tipos de relaciones, y acerca de integridad referencial.

Construyendo Relaciones de Tablas Estableciendo Relaciones

Para establecer una relacin entre tablas:

D clic en el comando Relaciones del grupo Mostrar u Ocultar en la pestaa o ficha Herramientas de Base de Datos en la Cinta. o Luego d clic en el comando Mostrar Tabla del grupo Relaciones en la pestaa o ficha Diseo en la Cinta. NOTA: Las tablas deben estar cerradas para poder establecer relaciones.

Comando Relaciones

Cuando la ventana Mostrar Tabla aparezca: Seleccione el nombre de cada una de las tablas y d clic en Agregar o d doble clic sobre el nombre de cada una de las tablas que desea relacionar. Cuando haya terminado, d clic en Cerrar la ventana Mostrar Tabla.

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Ventana Mostrar Tabla

Ahora deber ver un mapa de relaciones que contenga todas las tablas que fueron seleccionadas.

Mapa de Relaciones

Mover Tablas en un Mapa de Relaciones

y
Para mover una tabla que aparece en el mapa de relaciones: o Ubique su mouse sobre la tabla que desea mover. o Mantenga sostenido el botn izquierdo del mouse, y arrastre la tabla a la nueva ubicacin. o Libere el botn del mouse para soltar la tabla en su nueva ubicacin.

y y

Entendiendo el Mapa de Relaciones

El mapa de relaciones junta todas las tablas que fueron seleccionadas para ser relacionados, y todos estos campos que fueron configurados previamente. Note que el primer campo tiene un icono de llave al lado. Esta es la Clave Principal para la tabla.

Clave Principal

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Claves Primarias y Externas Una Clave Primaria es el primer campo de cada una de las tablas de la base de datos. Se dar cuenta que estos campos se auto-numeran predeterminadamente, por ende cada registro en una tabla tiene un nico nmero para identificarlo. Access usa este nmero para colectar rpidamente la informacin para usted cuando tenga preguntas o necesite un reporte, los cuales sern cubiertos ms adelante. En el siguiente ejemplo, la clave principal para la tabla de Clientes es Clientes ID, la clave principal para la tabla de rdenes es Orden ID, y la clave principal para la tabla de libros es Libros ID. Una Clave Externa es un campo que es el Campo Principal es su propia tabla, pero que se muestra en otra tabla. Si mira cuidadosamente, los campos Cliente ID y Libros ID aparecen all as como sus propias tablas respectivas. Estos campos son claves primarias en sus propias tablas, pero en la tabla rdenes, son consideradas Claves Externas.

y y

Claves Externas

Tablas Relacionadas
Hay unas cuantas maneras de establecer una relacin entre tablas:

y y

Usando los comandos para Editar Relaciones ubicados en la pestaa o ficha Diseo de la Cinta Usando el mtodo Arrastrar y Soltar.

Ambos mtodos le dan el mismo resultado al final, pero el mtodo Arrastrar y Soltar es mucho ms fcil y le ahorra muchos pasos.

Tablas Relacionadas con el Mtodo Arrastrar y Soltar

Es fcil relacionar las tablas desde un mapa de relaciones:

Seleccione el nombre de un campo de una de las tablas sosteniento el botn izquierdo del mouse.

Mapa de Relaciones

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Arrastre el nombre del campo de una de las tablas a la otra tabla en la relacin deseada. Suelte el primer nombre del campo en el nombre del campo que desea relacionar liberando el botn izquierdo del mouse. En el siguiente ejemplo, seleccionamos el campo Libros ID de la tabla Libros, arrastrando y soltando en el campo Libro ID en la tabla de rdenes. La ventana Modificar Relaciones aparece.

y y

Ventana Modificar Relaciones

y y

Seleccione la opcin Exigir Integridad Referencial. Esta opcin es explicada en detalle ms adelante. D clic en Crear.

Entendiendo el Tipo de Relaciones

Access 2007 le permite varios tipos de relaciones. Estas incluyen:

y y y

Uno a Uno Uno a Varios Varios a Varios

El tipo de relacin con el ms tendremos que trabajar, y el cual vamos a crear en nuestro negocio de libros, es la relacin Uno a Muchos. Uno a Varios La relacin Uno a Muchos significa que los datos de los campos se mostrarn una sola vez en una tabla, pero muchas veces en la tabla relacionada. Por ejemplo, miremos a uno de los ttulos de los libros en nuestra librera. La ID Libros para esos libros slo debe aparecer una vez en la tabla Libros, porque esa tabla contiene una lista de cada uno de los ttulos que tenemos en inventario. Pero este aparecer muchas veces en la tabla rdenes, porque esperamos que sean ordenamos por muchas personas muchas veces. El smbolo de la relacin Uno a Muchos se ve as:

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Relacin Uno a Muchos

Exigir Integridad Referencial

En la Ventana Modificar Relaciones, la opcin para Exigir Integridad Referencial aparece. Usted debera dar clic en Exigir Integridad Referencial para asegurarse de NUNCA tener una orden por un libro que no aparece en nuestra tabla Libros. Seleccionando esta opcin se le dice a Access que revise estas cosas cuando alguien esta trabajando con sus datos registrados.

Editar Relaciones Existentes

Access 2007 le permite editar relaciones existentes. Esto puede ser realizado usando el comando Modificar Relaciones en la Cinta. Sin embargo, una manera mucho ms simple de realizar esto es dando doble clic en el vnculo que aparece en el mapa de relaciones. Cualquiera de los mtodos hace aparecer la ventana Modificar Relaciones donde usted puede cambiar su configuracin. Cap. 6

Ingresar y Editar Datos en Tablas

Las bases de datos de Access 2007 tienen los registros de datos dentro de las tablas. Ustedes pueden aadir, editar y eliminar los registros directamente desde estas tablas. Esta leccin le mostrar como trabajar con las tablas para aadir nuevos registros, as como editar registros existentes usando comandos como Copiar y Pegar y Buscar y Reemplazar. Tambin discutiremos el peligro de borrar registros de una tabla y la importancia de configurar la validacin de reglas, otros campos apropiados y asegurar que los datos sean vlidos.

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Aadir y Editar Datos en Tablas

Aadir Registros a Tablas
Cuando usted ingresa registros a su tabla, usted esta poblando la base de datos. En Access 2007, se puede hacer esto de unas cuantas maneras diferentes. Para Aadir Registros en la Nueva Fila de Registros:

D clic en la fila de registro con el asterisco que aparece en la parte inferior de la tabla.

Nueva Fila de Registro

y y

Escriba los datos en los campos apropiados. Teclee "Enter" o "Tab" para mover el cursor al siguiente campo.

Para Aadir Registros con el Nuevo Botn de Navegacin de Registro:

D clic en el botn Nuevo Registro de la barra de navegacin. La barra de navegacin est ubicada en la esquina inferior derecha del panel de objetos que est a la izquierda.

Nuevo Botn de Navegacin de Registro

y y

Escriba los datos en los campos apropiados. Teclee "Enter" o "Tab" para mover el cursor al siguiente campo.

Para Aadir Registros con el nuevo Comando de Registro:

D clic en el comando Nuevo Registro en el grupo Registro en la Cinta de opciones.

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Nuevo Comando de Registro

y y

Escriba los datos en los campos apropiados. Teclee "Enter" o "Tab" para mover el cursor al siguiente campo.

Editar los Registros en las Tablas

Algunas veces es necesario editar registros en la base de datos. Como con las otras tareas en Access 2007, esta puede ser realizada de muchas maneras. Para Editar un Registro Directamente:

Desplcese por los registros o use los Botones de Navegacin en la barra de navegacin para encontrar el registro que se quiere editar.

Botones de Navegacin

D clic en la celda que contiene la informacin que desea editar. Un icono en forma de lpiz aparece para indicar el modo editar.

Modo Editar Registros

y y

Escriba la nueva informacin en el campo. D clic en la parte de afuera de la fila de registro para aplicar los cambios.

Para Editar o realizar un Registro usando el comando Buscar y Reemplazar:

D clic en el comando Buscar en el grupo Buscar de la Cinta.

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Comando Buscar

La ventana Buscar y Reemplazar se abre.

Ventana Reemplazar

Buscar

y y y

Debe indicarle a Access que encontrar escribiendo en el rea Buscar: la palabra relacionada. Escriba el trmino con el que desea reemplazar la palabra relacionada en el campo Reemplazar Con:. Tambin debe indicar donde buscar escogiendo entre las opciones de la lista desplegable Buscar En: . consejo -- La primera opcin del men desplegable es el campo donde estuvo en la tabla por ltima vez. Especificar en Access con qu debe Coincidir: Cualquier parte del campo, todo el campo o el comienzo del campo. Tambin debe indicarle a Access como Buscar: Arriba busca los registros que estn debajo del cursor, Abajo busca los registros que estan debajo del cursor y Todo busca en todos los registros. D clic en una de las opciones de accin: o Encontrar Siguiente encontrar el siguiente resultado en la tabla. o Reemplazar pondr la nueva palabra en la tabla, escribiendo sobre lo que estaba all. o Use Cancelar para suspender el proceso de edicin.

y y

CUIDADO: NO use Reemplazar Todo , como si escribiera sobre todos los resultados en la tabla, lo cual puede tener un serio impacto en sus datos. Para Copiar y Pegar un Registro:

y y

Seleccione el registro ere copiar. D clic derecho y seleccione Copiar. Seleccione la nueva fila de registro. Luego d clic derecho y seleccione Pegar . La informacin del registro aparece, con un nuevo nmero de ID.

Para Borrar un Registro: Seleccione el registro que desea eliminar. Luego, d clic derecho y seleccione Eliminar Registro.

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Una ventana aparecer preguntndole que si est seguro que desea eliminar este registro porque despus no podr recuperar los datos.

Ventana Eliminar Registro Es posible ue hayan otros registros que dependen de los registros que usted desea eliminar. NO elimine un registro sin saber cual ser el impacto en el resto de su base de datos.

Registro despus Eliminar los Registros

de

Numeracin

Cuando elimina un registro, ese nmero de registro ser eliminado permanentemente de la tabla de la base de datos. Si usted elimina el ltimo registro de una tabla, y luego aade un nuevo registro, la numeracin de este nuevo registro aparecer son ninguna secuencia.

Validacin de Datos
Validacin de Datos es un concepto muy importante en cuanto a bases de datos. Es el proceso por el cual Access evala los datos que son ingresados en una base de datos, para asegurarse de que es aceptable, vlido y formateado. Imagine que una de sus usuarios de la base de datos ha ingresado una orden en la fecha 4 de Enero de 2008 en el formato mes/da/ao, as 01/04/2008. Otro usuario ingresa una orden del mismo da con el mismo formato. Ahora, si la base de datos esta llevando un registro de todas las ventas del mes de Enero del 2008, es posible que no muestre las dos rdenes de Enero, aunque fueron ingresadas el mismo da. Access 2007 le permite configurar caractersticas de campos y reglas de validacin de datos, para forzar a las personas ingresar los datos siguiendo un formato especfico.

Tipo de Datos y Validacin de Reglas

La Validacin de Datos comienza cuando los tipos de datos son configurados a lo largo del proceso de la construccin de tablas y campos. Por ejemplo, si el tipo de datos de un campo ha sido configurado como Moneda y un valor es ingresado en forma de texto en ese campo de la tabla, Access no aceptar un formato vlido y mostrar un error de validacin, como la siguiente.

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Mensaje Validacin de Datos

de

Error

de

Validacin de datos se logra al configurar las reglas de validacin de datos y otras propiedades de los campos de varios campos.

Configurar Regla de Validacin de Datos y y y

En la pestaa Diseo, busque el grupo Vistas. En la Vista Diseo, resalte el campo que requiere una regla de validacin. En la seccin Propiedades del Campo en el panel inferior de la ventana, justo a la mitad de la misma, configure su regla de validacin usando el Generador de Expresiones. El generador de expresiones ofrece smbolos comunes para configurar una regla de validacin de datos.

Use el Generador de Expresiones para Ingresar las Reglas de Validacin

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Regla de Validacin para el Campo Categora Reglas de validacin funcionan ms facil con campos numricos. Las reglas para texto requieren que escriba cada uno de los valores aceptables entre comillas, separados por un O , as como se ve a continuacin.

Texto de Validacin
El Texto de Validacin es un mensaje de error especializado que usted puede configurar para que Access le diga a la persona que esta ingresando los datos mal. Para configurar el Texto de Validacin, escriba el mensaje de error exactamente como desea que lo vea su usuario en la fila directamente debajo de la fila Regla de Validacin en la seccin Propiedades de Campo de la Vista Diseo. Para la regla de validacin que configuramos como Categora, usted debe escribir el texto as:

Texto de Validacin de Categora La siguiente imagen muestra el mensaje de error que el usuario ver cuando rompan la regla de validacin de Categora:

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Mensaje de Error de la Regla de Categora

Usando las Propiedades del Campo para Asegurar la Integridad de los Datos
Otra manera de asegurar la integridad de los datos es configurando las propiedades del campo tales como Tamao del Campo, Formato, y Requerimiento.

Tamao del Campo se puede configurar para mantener un especfico nmero de caracteres o letras mximo hasta 255 para los campos de texto. Si estuviera usando un campo de texto para escribir las dos letras de un estado abreviadas, el campo se puede configurar para que solo acepte dos letras o caracteres y nadie podr escribir el nombre completo de un estado en este campo. La propiedad del campo Formato se puede configurar para que despliegue texto o nmeros de una manera estandarizada. Por ejemplo, el texto de puede configurar para que solo muestra letras maysculas y nmeros que se configuren como nmeros cientficos, porcentajes o decimales. Configure la propiedad de Requerimientos con la opcin Si si usted quiere que la persona ingrese los datos requeridos en el campo Escoja No si la persona escribiendo los datos puede dejar el campo en blanco.

Estas son slo unas maneras que Access ayuda a asegurar que los datos ingresados en su base de datos sean vlidos. Capitulo 7

Crear y Usar Formularios

Otra manera de llenar su base de datos es por medio de los formularios. Los formularios de Access 2007 ayuda la persona a ingresar los datos de una manera correcta. Esta leccin abarcar los beneficios de usar formas con una base de datos. Esto tambin mostrar como configurar un formulario bsico para su base de datos Access 2007, y le mostrar como la persona que ingresa los datos usar los formularios para llenar o editar la informacin de la base de datos. Tambin aprender a mejorar un formulario bsico con una lista desplegable.

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Crear y Usar Formularios

Por qu usar Formularios? En la vida real, un formulario es un pedazo de papel que se completa para recoger y almacenar informacin, para llevar registro de informacin especfica acerca de usted.

Formulario Comn Los formularios de Access 2007 funcionan mas o menos de la misma manera. En lecciones anteriores, usted vio que se puede llenar una base de datos escribiendo los datos en las tablas mismas. Si las bases de datos tienen miles de registros y muchos campos que llenar por cada registro, una tabla puede llegar a ser demasiado para la persona que esta ingresando los datos. Un formulario de Access le permite al usuario ingresar datos en un registro al tiempo, sin tener que ver la tabla completa.

Formulario del Libro Un formulario de Access 2007 tambin le permite a las personas que ingresan la informacin conocer exactamente que informacin ingresar, y hasta les puede decir como se debe ver esa informacin. Aadir ciertos componentes de control a un formulario -- como un men desplegable -- puede incrementar la integridad de los datos dramticamente en una base de datos. El dueo de una base de datos quiere controlar los niveles de acceso a los datos, que otro usuario de la base de datos pueda tener -- porque entre menos personas manipulen los datos, menos cambios sern realizados a los datos. Los formularios son una manera mas que tienen los dueos de las bases de datos para ponerle un lmite de accin de otros usuarios. Las propiedades de los formularios se pueden hacer de tal manera que los usuarios solo puedan ingresar o ver los registros.

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Crear un Formulario
Access 2007 tiene varias herramientas para crear formularios. Estas herramientas estn ubicadas en el grupo Formularios en la pestaa Crear de la Cinta de Opciones, como se ve a continuacin:

Comando del Grupo Formularios Las herramientas de formularios de Access 2007:

y y y y

Los comandos de Formularios se hace un formulario bsico, mostrando un slo registro al tiempo. El comando Formulario Dividido crea un formulario mostrando un registro en la parte de arriba e incluye una vista de una hoja de clculo de toda la tabla en la parte inferior. El comando Varios Elementos crea un formulario que muestra todos los registros de una vez, el cual se ve muy parecido a la tabla en la vista hoja de datos. El Asistente de Formularios est escondido bajo el comando Ms Formularios. Este lo lleva por todo el proceso de la creacin de formularios ms elaborados.

Para Crear un Formulario usando el comando Formulario

El comando bsico de Formato es el que nosotros sugerimos, porque le permite a las personas ingresar datos para ver slo un registro al tiempo. Esto tambin incluye todos los campos en su tabla de origen para usted, y usted puede modificar el diseo de los formularios bsicos para esconder los campos o aadir controles. Para crear un formulario usando este comando:

y y y

Comience por seleccionar la tabla que desea usar como tabla origen. Con la tabla origen seleccionada, seleccione el comando Formulario del grupo de comandos Formularios en la pestaa o ficha Crear en la Cinta de Opciones. El nuevo formulario es creado y abre en el panel de objetos.

El formulario acabado de crear tiene el mismo nombre que la tabla de origen predeterminadamente. Usted puede darle al formulario un nombre nuevo cuando lo guarde.

Usar Formularios para Ingresar Datos

Llenar una base de datos es muy fcil cuando tiene un formulario bsico diseado. Navegar por los registros funciona de la misma manera que con las tablas. La Barra de Navegacin est ubicada en la parte inferior izquierda del panel de objetos. Los Botones de Navegacin tambin, funcionan de la misma manera que para las tablas. La siguiente imagen muestra los botones de navegacin para un formulario.

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Botones de Navegacin del Formulario

Para Aadir un Registro usando un Formulario

Para aadir un registro a la base de datos usando un formulario:

y y

Navegue a un nuevo registro, ya sea usando el botn de navegacin Nuevo Registro, o el comando Nuevo en el grupo Registros en la Pestaa de Opciones. Luego, simplemente aada los nuevos datos. Sus datos deben ser ingresados usando un formato aceptable. Los formatos aceptables fueron establecidos cuando las propiedades del campo fueron configurados.

Finalmente, usted tiene que guardar el registro. Guardar usando ya sea el comando Guardar en la Cinta de Opciones, o procesando otro registro usando el botn de navegacin Nuevo Registro (en Blanco). Moverse a un nuevo registro guarda el registro ms reciente ingresado. Sin embargo, es necesario refrescar la tabla en la Vista Base de Datos para ver el registro ms nuevo.

Para Editar Registros usando un Formulario

As como en una tabla, el usuario de la base de datos puede editar registros de un formulario usando el comando Buscar y Reemplazar. Este comando funciona exactamente de la misma manera para una forma como lo hace para una tabla.

Creando un Men Desplegable

Usar un men desplegable en un formulario puede incrementar la integridad de los datos en la base de datos, porque el men desplegable obliga al usuario del formulario a seleccionar una de las opciones predeterminadas para llenar el campo. Estos controles de formulario son relativamente fciles de configurar usando los controles Cuadro Combinado.

Para Crear un Men Desplegable Con el Comando Cuadro Combinado

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Con el formulario abierto en la Vista Diseo, seleccione el comando Cuadro Combinado en el grupo Controles en la pestaa o ficha Diseo de la Cinta de Opciones

Comando Cuadro Combinado

Arrastre y suelte las herramientas del Cuadro Combinado para crear el Cuadro Combinado donde lo desea en su formulario.

Tamao Comando Cuadro Combinado

del

Aparece el Asistente para cuadros combinados

Asistente para Cuadros Combinados

y y

Escoja las opciones deseadas del Asistente y d clic en Siguiente. Ya que la opcin del medio fue seleccionada en el siguiente ejemplo, el Asistente procesa el siguiente paso y pide que por los valores sean ingresados en una pequea tabla. Siguiente, el Asistente pregunta qu hacer con los valores ingresados. Access puede recordar los valores para usarlos ms adelante, o puede llenar un campo con los valores ingresados. Use el men desplegable para seleccionar los campos que Access debe usar para guardar los valores.

42

Asistente Combinados

para

Cuadros

y y

Cuando las opciones deseadas hayan sido seleccionadas, d clic en Siguiente. Finalmente, el Asistente le da un nombre genrico a los Cuadros Combinados, el cual no debe ser muy significativo para usted despus en caso de que necesite ajustar las propiedades de estos u otros Cuadros Combinados. Si usted escoge, darle a los Cuadros Combinados un nombre y dar clic en Terminar.

Cualquier nombre que sea ingresado aparecer en una etiqueta o formulario. Esta etiqueta puede ser eliminada si es necesario. Cambie a la Vista a Formulario para ver como los Cuadros Combinados funcionan. El men desplegable aparece en nuestro formulario de libros, como se ve a continuacin.

Men Desplegable de la Lista de Categoras de Libros

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Cap. 8

Hacer las Formas Ms tiles

Ya hemos visto como funciona el cuadro combinado y puede hacer los formularios ms amigables. En Access 2007, hay varias maneras en las que puede modificar formularios para hacerlos ms fciles de usar y, al mismo tiempo, incrementar la integridad de la base de datos. Esta leccin explicar el uso de las propiedades de los formularios para limitar las acciones de los usuarios de los formularios. Este tambin lo llevar a travs de campos ocultos en un formulario y aprender a aadir botones de comandos a las formas.

Creando Formularios Ms tiles

Haga Sus Formularios Ms tiles
Usted ya sabe cuales son los formularios que lo pueden ayudar a incrementar la integridad de sus datos limitando lo que sus usuarios puedan ver y como puedan ingresar los datos. Usted vio como un men desplegable puede facilitar el ingreso de datos. Ahora es tiempo de pensar acerca del diseo de sus formularios desde el punto de vista de sus usuarios. Dmosle una mirada al formulario de las rdenes en la Vista Formulario. El formulario bsico que fue creado con el comando Formulario, se ve as:

Formulario rdenes En este formulario es donde deseamos que nuestro usuario, el empleado encargado de la base de datos, le tome las rdenes a los clientes y complete un pedido. Dmosle una mirada a este formulario desde el punto de vista de nuestro usuario:

y y

Nuestro empleado estar aadiendo nuevas rdenes, no editando las que ya existen. Vamos a configurar las caracteristicas del formulario para limitar esta accin. El usuario tampoco necesitar ingresar un nmero a rden ID, ya que ese es el nmero de la base de datos asignado a cada registro de rden para diferenciarla de otras rdenes. Entonces, como este campo no lo necesita ver nuestro usuario vamos a esconder este campo.

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El campo Cliente ID y Libro ID no son muy tiles donde estn, porque nuestro empleado tendr que saber el nmero de Clientes ID y Libro ID para poder ingresar los datos en el formato que necesitamos. Vamos a hacer estos campos ms tiles al crear Cuadros Combinados para ayudarle a nuestro usuario seleccionar el libro y cliente deseado. Cuando hagamos estos cambios, nuestro usuario no necesitar escribir la fecha de la rden, porque querremos que este campo se complete solo usando el da en el que se ingresa el pedido o sea HOY. Vamos a configurar las propiedades del campo para que esto sea posible.

Configurar las Propiedades del Formulario

Access 2007 le permite configurar muchas caractersticas a los formularios. Las Propiedades de Formulario tiene opciones que se pueden configurar desde la Vista Diseo en la Hoja de Propiedades, como la que se ve a continuacin. Estas opciones controlan como se ven, funcionan e interactan los formularios con el resto de la base de datos.

Property Sheet

Configurar las Propiedades de un Formulario

Para configurar las propiedades de tu formulario:

y y

Vea el formulario en la Vista Diseo. Seleccione el comando Hoja de Propiedades del grupo de Herramientas ubicado en la ficha o pestaa Diseo, como se ve a continuacin. Nota: La Hoja de Propiedades del formulario tambin se puede ver dando clic en cualquier parte del formulario en Vista Diseo y seleccionando Propiedades del men desplegabla.

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Cuando la hoja de propiedades abra: o Asegrese de seleccionar Formulario en la lista desplegable de Seleccionar Tipo en la parte superior de la Hoja de Propiedades. o Configure las propiedades del formulario que desee.

Configurando las Propiedades de Campos en la Hoja de Propiedades Consejo: Use las pestaas para encontrar la propiedad especfica que desea configurar. Tambin mire la ayuda que Microsoft Access 2007 le ofrece en la esquina inferior izquierda de la ventana de Access para saber que hace cada una de las propiedades.

Esconder los Campos en un Formulario

Habran momentos cuando un campo no ser necesitado en un formulario. Access 2007 le permite esconder campos configurando la propiedad Permitir Vista Formulario en la Vista Diseo.

Esconder los Campor en un Formulario

Para esconder un campo que es visible en un formulario:

y y

En la Vista Diseo, abra la Hoja de Propiedades. Cambie la propiedad Permitir Vista Formulario y seleccione No, como se ve a continuacin:

46

y y y

Configurando Propiedad Visible Cambie a la vista Formulario para verificar que el campo est escondido.

la

Crear Cuadros Combinados Para el formulario de las Nuevas rdenes en nuestro ejemplo, hemos creado un men desplegable usando el comando Cuadros Combinados. Esta lista desplegable ayudar a nuestro usuario identificar un cliente o un libro en especial usando informacin ms til que los nmeros de Cliente ID y Libro ID , como se ve a continuacin:

Formulario de Nuevas rdenes con una Lista desplegable

Configurando Propiedades de Campos

Algunas veces, es necesario configurar las propiedades de los campos de los formularios. Por ejemplo, en el formulario Nuevas rdenes de nuestra librera, queremos que en campo fecha se complete automticamente con el da en el que se est realizando la rden. De esta manera, nuestro empleado no tendr que preocuparse de escribir la fecha en el formulario, porque el formulario lo har por s solo.

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Formulario Nueva Orden

Configurar las Propiedades de un Campo en un Formulario

Para configurar las propiedades de un campo, en Vista Diseo:

y y y y

Resalte el campo que desea en el formulario. Abra la Hoja de Propiedades. Verifique que el Nombre del Campo seleccionado aparezca en la lista desplegable Seleccin de tipo. Configure la propiedad del campo deseado.

En nuestro ejemplo, queremos configurar el campo Fecha de Orden para que se complete automticamente con la fecha en la que se realice el pedido. Mirando la siguiente imagen, note que tenemos subrayado el campo Fecha de Orden en el formulario. En la Hoja de Propiedades, tenemos Fecha de Orden en la lista desplegable de tipo Seleccin.

Configurando la Fecha de las rdenes en el Formulario de rdenes Porque nosotros queremos la Fecha de rden para completar automticamente, tenemos que configurar el valor predeterminado para que siempre queda la fecha del da que se haga el pedido.

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Para Configurar un Campo y que se Complete Automticamente con la Fecha del Pedido
Para configurar el campo Fecha de la rden y que se auto complete con la fecha del pedido:

Abra la pestaa Datos de la Hoja de Propiedades.

Configurando la Fecha de las rdenes en el Formulario de rdenes

y y

Configure la propiedad Valor Predeterminado dando clic en el botn Generador de Expresiones. Use el Generador de Expresiones para escribir expresiones con la fecha actual. Se ve as:

Generador de Expresiones para la Fecha Actual El Generador de Expresiones contiene muchas expresiones para el funcionamiento de una base de datos. Explore estas opciones dando clic en varios campos de la columna izquierda del Generador de Expresiones

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Crear Controles de Botn
Otra manera de hacer los formularios ms faciles de usar es aadiendo botones. Los botones son una manera rpida para que el usuario del formulario realice una accin especfica. Estos comandos estn agrupados en categoras de accin, incluyendo:

y y y y

Botones Exploracin de Registros -- le permite a su usuario moverse en la base de datos facilmente. Botones Operaciones con Registros -- le permite a su usuario hacer cosas como guardar o imprimir un registro. Botones Operaciones con Formularios -- le da al usuario la habilidad de abrir y cerrar un formulario, imprimir el formulario actual y otras acciones. Botones Operacion con Informes -- le ofrece al usuario una manera rpida de hacer cosas como una vista previa o envia por emial un informe.

Aadir un Comando Botn a un Formulario

Para aadir un comando botn a un formulario:

D clic en el comando Botn en el grupo Controles en la pestaa Diseo.

Comando Botn en el grupo Controles

Cuando el Asistente para botones de comando abra: o Seleccione el tipo de comando que desea de la lista de Categoras. o Seleccione la accin especfica que desee para que su botn realice, desde la lista Acciones. o D clic en Siguiente.

Asistente para botones de comando - Paso 1

En el siguiente paso del Asistente: o Si quiere que aparezca texto en el botn, escrbalo en la casilla Texto. o Si quiere que aparezca una imagen en el botn, seleccione una usando el botn Examinar. o D clic en Siguiente.

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Asistente para botones de comando - Paso 2

El siguiente paso en el Asistente: o Dle al botn un nombre con significado para el formulario.

Asistente para botones de comando - Paso 2 Access le dar a su botn un nombre predeterminado. Renombrandolo con un nombre ms til para su base de datos en caso de que tenga varios botones en un formulario y desee cambiar las propiedades de alguno.

D clic en Terminar.

El comando en botn deber aparecer y ser funcional en la vista Formulario. Cap.9

Hacer Formularios Ms Atractivos

Ahora que ya sabe como crear formualrios ms tiles para sus usuarios, es tiempo de pensar en como se va a ver el formulario. En esta leccin se van a abordar varias maneras de modificar la plantilla de un formulario, incluyendo como aadir un logo y aplicar un Formato Automtico al formulario. Esta leccin abarcar tanto el uso y configuracin de ttulos, como el mover y aplicar bordes a los objetos.

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Hacer Formularios Ms Atractivos

Hacer Formularios Ms Atractivos
Ya que otras personas usan los formularios en su base de datos para ingresar datos, lo ms probable es que desee un formulario agradable a la vista del usuario. Estos tipos de cambios son hechos a los formularios en la vista Vista Diseo. En la Vista Diseo se puede ver el esquema de lo que se ver en la Vista Formulario, entonces es muy til para configurar el tamao de los controles, otros objetos, tipo de letra, color y bordes del formulario.

Recuerde Como Cambiar a Vista Diseo

Hay tres maneras de abrir el formulario en la Vista Diseo:

y y y

D clic derecho en la pestaa del formulario o en el nombre del objeto que se encuentra en el panel izquierdo y en la lista desplegable podr seleccionar Vista Diseo. Tambin puede seleccionar Vista Diseoen el grupo Vistas de la ficha o pestaa Diseo. La otra opcin es usar el pequeo cono Vista Diseo en la esquina inferior derecha de la ventana de Access 2007.

Aadir un Logo
Microsoft Access 2007 usa un icono o simbolo de formulario automticamente, como el que se muestra a continuacin, en el encabezado de cada uno de los formularios.

Smbolo o cono de Formulario Una manera de configurar o disear los formularios es quitando este smbolo y reemplazndolo con un logo o smbolo de la empresa. Esto es muy fcil de hacer usando el comando Logotipo.

Reemplazar Este Smbolo de Access con un Logotpo

Para reemplazar este smbolo de Access con un Logotpo de su eleccin:

y y

Elimine el cono de formulario que Access 2007 ha puesto en su formulario. Seleccione o d clic en el comando Logotipo del grupo Controles que est ubicado en la ficha o pestaa Diseo de la Cinta de Opciones.

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Comando Logotipo

Use la ventana Insertar Imgen para encontrar el archivo de la imagen que quiere usar como logotipo. Luego, d clic en Aceptar. El nuevo logo deber aparecer.

Usted tambin podr mover o cambiarle el tamao al logo. Ms adelante veremos como mover y cambiar de tamao el logotipo en un formulario.

Aplicar un Estilo Aplicando Autoformato

Otra simple manera de cambiar dramticamente la apariencia de los formularios es aplicando un estipo del comando Autoformato. Usted, por s solo, podra modificar el color para cada parte del formulario, pero Microsoft Access ya ha combinado varios colores en estilos muy atractivos. Estos estilos estn disponibles en el comando Autoformato.

Aplicar un Autoformato
Para aplicar un Autoformato a un formulario:

y y

D clic en el comando Autoformato del grupo Autoformato en la pestaa o ficha Organizaren la Cinta de Opciones. Seleccione el fomato que ms le guste. Los cambios se iran viendo a medida que vaya pasando el mouse por encima de cada una de las opciones. El cambio aparecer cuando deje el cursor del mouse en una de estas y por ende realice su seleccin.

Opciones Autoformato

de

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Trabajar con Ttulos

Una de las maneras ms fcil de cambiar el ttulo en el formulario, que aparece en la esquina superior izquierda al lado del cono o logo del encabezado.

Cambiar el Ttulo del Formulario

Para cambiar el ttulo del formulario:

D clic en el comando Ttulo en el grupo Controles de la ficha o pestaa Diseo.

Comando Ttulo

Cuando aparece el ttulo subrayado aparece, escriba el nuevo ttulo y teclee la tecla Enter en su teclado.

Nota: El ttulo no afecta el nombre del archivo ni vice versa.

Cambiar el Texto en el Formulario

Access, al igual que todos los productos de Microsoft Office 2007, le permite cambiar el estilo, el tamao, color y la alineacin de las letras y el texto. As como aplicar negrilla, cursiva o subrayar el texto. Todo esto se realiza desde la pestaa o ficha Diseo, como se ve en la siguiente imagen.

Comando Para Formatear o Transformar el Texto

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Modificar el Texto
Para hacer cambios al texto en un formulario:

y y

Resalte el texto Aplique el formato deseado haciendo una o ms de las siguientes cosas: o Seleccione la fuente o tipo de letra deseada de la lista desplegable de Fuentes. o Establezca el tamao del texto usando la lista desplegable del comando Tamao. o Escoja un color para el texto usando el selector de Color. o Aplique ya sea el estilo negrilla, cursiva, o subrayado.

Adicional a formatear el las opciones de texto que estn disponibles en el grupo Fuentes. La lista que acabamos de mencionar incluye las modificaciones de texto ms comunes

Trabajar con Objetos en un Formulario

Otras maneras de modificar la apariencia de un formulario en Access 2007 incluyen cambiar el tamao y la posicin los objetos que aparecen en el formulario, as como aplicar bordes a los objetos del formulario. Todas estas tareas son fciles de hacer en la Vista Diseo.

Mover Objetos a un Formulario

Para mover un objeto de un lugar a otro en un formulario:

y y

Subraye el objeto dando clic en este. Mueva el objeto arrastrando y soltndolo en una nueva ubicacin.

Cambiar el Tamao a un Objeto de un Formulario

Para cambiar el tamao de cualquier objeto en un formulario:

y y y

Subraye el objeto dando clic en el mismo. Cuando un cursor en forma de cruz, mantenga el botn izquierdo del mouse sostenido y arrastre el borde hasta alcanzar el tamao deseado. Libere el botn del mouse para aplicar los cambios.

Aplicar un Borde a un Objeto en un Formulario

Los bordes pueden hacer que un objeto sea ms visible para que el usuario de su formulario lo vea ms fcilmente. Para aplicar un borde a cualquier objeto en un formulario:

y y y

Subraye el objeto dando clic en este. Seleccione un tamao usando el comando Grosor de Lnea. Seleccione el estilo usando el comando Estilo de Lnea.

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Seleccione un color usando el comando Color de la Lnea.

Comandos de Borde

Ordenar Registros

Cuando se realice una base de datos, debe pensar que hay momentos en lo que hay que mirar, o analizar los datos. Una manera muy bsica de analizar los datos es ordenndolos. Con Access 2007 es muy fcil ordenar todos los datos. Esta leccin le mostrar cmo organizar datos basndose en los datos numricos usando comandos comunes para ordenar. Tambin aprender a quitar orden de las bases de datos.

Organizar Registros
Ordenar Registros
Probablemente, ordenar es la manera ms simple de mirar sus datos; as se agrupan los registros en cierto orden. En nuestra librera, por ejemplo, podemos ordenar nuestros datos de diferentes maneras:

y y

Podramos organizar las rdenes basndonos en la fecha de la realizacin de las mismas. Podramos organizar nuestra lista de clientes por el Estado en el que viven, o por el cdigo de rea.

y Podramos ordenas nuestros libros por autor, categora, o precio. Access 2007 le permite organizar sus registros en las tablas de su base de datos basndose en un campo o valor que puede ser texto (como el apellido de un escritor) o numrico (como el cdigo de rea de los clientes o el precio de los libros). Dependiendo del tipo de valor, Access ofrece diferentes opciones para ordenar.

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Ordenar Texto
Cuando Access 2007 ordena texto, ofrece dos opciones descritas en la siguiente tabla: Opciones Orden de Tambin Llamado Ascendente Descendiente Descripcin Los registros comienzan a ordenarse por orden alfabtico comenzando por la A. Los registros se organizan en orden alfabtico pero al revs, comenzando por la Z.

De la A a la Z. De la Z a la A.

To Sort Based on a Text Value

Para agrupar basndose en los valores de texto:

D clic en la flecha desplegable que se encuentra en la parte superior de la columna por la que desea ordenar su lista.

Ordenar de la A a la Z

Cuando el men aparezca, seleccione la opcin Ordenar A a Z o la opcin Ordenar de la Z a la A. o Con la opcin de la A a la Z , los registros aparecern ordenados basados en la columna que se seleccion, organizando esta misma en orden alfabtico comenzando por la A, como se ve a continuacin.

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Registros Ordenados en la Categora de la A a la Z. Con la Z a la A, los registros se organizarn tomando como referencia la columna seleccionada en orden alfabtico invertido, comenzando por la Z.

Los comandos para ordenar en el grupo Ordenar y Filtrar en la pestaa o ficha Inicio de la Cinta de opciones, es otra manera de comenzar a organizar.

Ordenar Nmeros
Access 2007 tambin ofrece dos opciones cuando debe ordenar valores numricos. Estas opciones estn descritas en la siguiente tabla: Opcin de Ordenar Tambin Llamado Descripcin Los valores cercanos desplegados primero a 1 estn 1

De nmeros pequeos Ascendente a grandes. Del ms grande al ms Descendente pequeo

Los valores ms alejados de comienzan al principio de la lista

Organizar Valores Numricos

Para organizar valores numricos:

D clic en la flecha desplegable del encabezado o ttulo de la columna por la que se desea organizar toda la lista.

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Organizar de Mayor a Menor

Cuando aparece el men, seleccione entre las opciones Ordenar de mayor a menor u Ordenar de menor a mayor. o Con la opcin Ordenar de menor a mayor, los registros se organizarn basandose en los valores de los campos escogidos comenzando la lista con el numero ms cercano a 1. o Con la opcin Ordenar de mayor a menor, los registros se organizarn basandose en los valores de los campos escogidos comenzando la lista con el numero ms lejano de 1.

Resultados organizados de mayor a menor en la lista de precios

y y y

Los comandos para organizar en el grupo Organizar y Filtrar en la pestaa o ficha de Inicio, tambin pueden ser usados para ordenar los registros.

Eliminar un Orden
Para crear un orden: o D clic en el comando Borrar todos los criterios de ordenacin ubicado en el grupo Organizar y Filtrar en la pestaa o Ficha de Inicio.

Comando Borrar todos los criterios de ordenacin

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Cap. 11

Filtrar Registros

Otra manera til de ver o analizar la informacin en una base de datos es filtrndola. Los filtros agrupan su informacin basandose en uno o ms criterios de un campo, luego despliega slo los registros que contienen esos valores y criterios especficos. Filtrar datos es muy fcil con Access 2007. Esta leccin le ensear a filtrar registros usando comandos comunes para filtrar. Usted tambin aprendera a usar el botn para cambiar entre los resultados filtrados y los que no estn filtrados. Adems aprender a realizar filtros avanzados, para guardar los resultados filtrados, y mucho m

Filtrar Registros
Filtrar Registros
Cuando se le pide a Access 2007 que filtre sus registros, le est preguntando que haga lo siguiente:

y y y

Busca todos los registros que hay en una tabla. Encuentra cada registro que coincide con los criterios que usted defini. Luego despliega los resultados en la tabla al esconder los registros que no tienen nada que ver con lo que usted estaba buscando.

Usted puede filtrar datos usando lo que Microsoft llama mtodo Filtrar por Campo y Filtrar por Seleccin. Adicionalmente, Access 2007 puede realizar un Filtro Avanzado, el cual es una pequea consulta que se realiza en una tabla. Estas opciones estn descritas en la siguiente tabla. Mtodo Filtrar por Campo Descripcin Enlista todos los valores que se han ingresado en un campo especfico, de tal manera que pueda escoger el valor o los valores que desea encontrar por medio de Access.

Filtrar por Seleccin Esta opcin ofrece la habilidad de buscar registros basandose en un valor seleccionado de la tabla. Puede realizar una consulta para encontrar registros que:

y y y y
Filtro Avanzado

Igualen un valor No se igualen a un valor Contengan un valor No contengan un valor

Los resultados de un filtro especfico son mucho ms precisos al ser organizados y filtrados.

60

Filtrar por Campo

Cuando usted Filtra por Campo, Access 2007 encuentra todos los valores que han sido ingresados en un campo especfico. Access enlista todos estos valores para usted, para que pueda escoger el valor o los valores que desea que Access le ayude a encontrar en ese campo. Cuando haya encontrado el valor para filtrar, Access le entrega resultados como un subgrupo de registros en la tabla.

Filtrar por Campo

Para Filtrar por Campo

y y

Subraye la columna donde esta el campo que desea usar como filtro. En este ejemplo, estamos filtrando usando el cmapo Estado. En el grupo Ordenar y Filtrar de la cinta de Inicio, d[e clic en el comando Filtrar. Este se ve como un embudo.

Filtrar por Campo

Cuando la ventana aparece, seleccione el valor que desea usar como filtro: o Al seleccionar la casilla Seleccionar todo todos los registros volvern a aparecer en la tabla. Sin embargo, d clic en esta opcin cuando todos los valores estn seleccionados. o Al seleccionar Vacas se encontrarn registros donde los campos estn en blanco o vacios. o Seleccione las casillas de todos los valores que desee ver en sus resultados. D clic en Aceptar.

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Resultados despus de filtrar por el estado de NC en la lista de Clientes Los resultados aparecern en la tabla. Como se puede ver en ejemplo , los resultados estn mostrando todos los clientes que viven en CN. Note que todos los otros registros estan escondidos en esta vista, pero la tabla sigue siendo la misma, Clientes.

Alternan Filtro y Quitar Filtro de Resultados

Como en la mayora de acciones en Access, usted puede alternar, de varias maneras, entre sus resultados filtrados y no filtrados:

y y

Usando la etiqueta que aparece en la barra de naveegacin. Usando el botn Alternar Filtro ubicado en el grupo Ordenar y Filtrar.

Botn Alternar Filtro

Filtrar por Seleccin

Cuando usted Filtra por Seleccin, Access 2007 le entrega los resultados a usted como un conjunto de de registros de una tabla. Este asume que su alcual seleccin es lo que desea usar como valor de filtro o criterio de seleccin.

Filtrar por Seleccin

Para filtrar por seleccin:

y y

Ubique su cursor en la celda que contiene el valor con el que quiere filtrar los otros registros, o sea el que necesita como criterio. D clic en el comando Seleccin del grupo Organizar y Filtrar de la ficha o pestaa de Inicio.

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Cuando la lista aparece, escoja una de las opciones: o Igual a le mostrar todos los registros que tengan el mismo valor que usted seleccion. En el siguiente ejemplo, esta opcin encontrar los registros que estn en la ciudad de Raleigh. o No es igual a le mostrar registros que no tengan el mism valor al que usted escogi como griterio o valor. En el siguiente ejemplo, esta opci[on le traer[a todos los registros exepto los que estn en Raleigh. o Contiene le mostrar todos los registros que tengan en alguna parte, un valor o criterio igual al que usted seleccion. En este ejemplo, al seleccionar Contiene todos los registros tendrn esta ciudad en alguna parte del registro por ejemplo Raleigh, Caraleigh, o Raleighville. o No contiene no le mostrar los registros que tengan este valor en alguna parte. En el siguiente ejemplo, al dar clic en No Contiene le muestra todos los registros exepto los que tienen Raleigh en el nombre de la ciudad -- por ejemplo Raleigh, North Raleigh y Raleighville.

Raleigh Filtrado por Seleccin

Organizar o Filtrar los Resultados Filtrados

Access 2007 le permite focalizar mucho ms sus resultaos filtrados al aplicar otro nivel de ordenar o filtrar. Para hacer esto:

y y

En la tabla donde se muestran los resultados filtrados, seleccione el valor o campo que desea usar como base para un filtro ms profundo. Aplique el orden o filtro adicional.

Otra manera de hacer lo mismo es usando el comando de Filtro Avanzado.

Filtros Avanzados
Un Filtro Avanzado es muy similar al multinivel de Microsoft Excel. Un Filtro Avanzadole puede verdad a enfocar sus registros de verdad. Esto es como realizar una consulta en miniatura en una tabla solamente. Este usa una pantalla muy similar al diseo de la interfase de consultas, y hasta puede guardar sus resultados como una consulta para que las pueda volver a usar ms adelante. Las consultas sern vistas en las siguientes lecciones.

Aplicar un Filtro Avanzado

Para aplicar un filtro avanzado a su tabla:

y y y

D clic en el comando Avanzadas quese encuentra en el grupo Ordenar y Filtrar en la pestaa o ficha de Inicio. Desde el men desplegable, seleccione la opcin FIltro Avanzado/Ordenar. La pantalla diseo se abre para que usted pueda configurar un criterio de filtro y/u Orden para los diferentes campos en la tabla.

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Diseo de la Pantalla del Filtro Avanzado Para ordenar o filtrar otro campo, arrastre el nombre del campo de la tabla que est en la parte superior y ubiquelo en una d las casillas superiories del panel inferior. Luego: o Para ordenar el nuevo campo: D clic en la celda de la fila Orden. Escoja la opcin que desea usar de la lista desplegable que aparece en la casilla. o Para filtrar un nuevo campo: D clic en la celda de la fila Criterios. Ingrese el criterio en esta celda, escribiendo en la celda. Access pondr comillas al deredor de su criterio, mostrandole que buscar ese valor exactamente. Importante: Access ordenar de la izquierda a la derecha, segn la manera que estn desplegados en el panel del Filtro Avanzado. Cuando todos los rdenes estn terminados, Access aplicar los filtros. Como al ordenar, Access filtra de la izquierda a la derecha, basandose en el orden diseado en la pantalla Filtro Avanzado.

Para ver el resultado, d clic en el botn Alternar Filtro de la pestaa o ficha de Inicio. Sus resultados filtrados aparecern en la nueva tabla. Usted puede guardar los filtros avanzados, en caso de que quiera realizar este filtro ms adelante.

Guardar un Filtro Avanzado

Para guardar un Filtro Avanzado:

y y

D clic desecho a la pestaa o ficha Clientes Filtro Diseo en la vista Filtro Avanzado. Seleccione del men desplegable Guardar.

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Guardar un Filtro Avanzado

Si aparece la ventana Guardar Como Consulta, usted tiene que darle un nombre al filtro avanzado. Esta ventana s[olo aparece la primera vez que se guarda este filtro.

Access 2007 guarda Filtros Avanzados como consultas, porque as es ms fcil realizar estas consultas en una tabla. Cap. 12

Consultas Con Sentido para Usted - Primera Parte

El verdadero poder de la base de datos de Access 2007 es la habilidad de agrupar informacin para anlisis rpidos, que es lo que sucede cuando se realiza una bsqueda. Las Consultas le permiten retribuir informacin de una o ms tablas basandose en un grupo de condiciones de bsqueda que usted define. Access 2007 le desplegar sus resultados es su propia tabla para que pueda analizar y manipular ms all. Esta leccin explica como planear una consulta usando un proceso de planeacin de tres preguntas. Usted aprender a usar el comando Diseo de Consulta para encontrar respuestas tiles, as como modificar la pregunta para esconder los campos u otra informacin en sus resultados. Finalmente, le mostrar como guardar la consulta para volverla a hacer ms tarde.

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Usar Consultas - Primera Parte

Usar Consultas Las Consultas trae informacin de una o ms tablas basandose en un conjunto de condiciones de bsqueda que usted mismo establece y luego combina esa informacin de cierta manera que facilite su anlisis. Si usted ha usado un Filtro Avanzado en Access 2007, entonces usted ha realizado una consulta muy bsica en una tabla. Si usted quiere usar informacin de ms de una tabla, usted necesitar usar el comando Diseo de Consulta o Asistente para Consulta.
Antes de usar las herramientas de Access 2007, es importante que planee la consulta usando un proceso lgico. De lo contrario ser posible que no consiga los resultados que espera.

Planear una Consulta

Hay tres preguntas que necesita responder cuando est planeando una consulta:

y y y

Cmo quiere que se vean los resultados? Identifique cada campo o informacin que quiere incluir en los resultados. En qu parte de la base de datos est guardada la informacin? Haga una lista de las tablas(y/o cosnultas) que contienen la informacin que usted necesita ver. Cules son las condiciones que usted quiere mantener en los datos? Esto ayuda a determinar varios criterios para que Access pueda llegar a los registros adecuadamente.

Planeando: Quines Ordenaron Libros de tecnologa?

Pensemos en este proceso para nuestra base de datos de Libro D Libros. Como tenemos una nueva serie de tecnologa que va a salir pronto, y queremos enviar cupones a los clientes que han ordenado libros de tecnologa en el pasado. Una pregunta puede ayudarnos a responder esta consulta: cules son los clientes que han ordenado libros de tecnologa? Usemos estas tres preguntas para planear esta consulta.

Cules son los campos que queremos ver en los resultados? Nosotros necesitamos una lista de clientes y direcciones para enviar por correo los cupones a nuestros clientes, entonces necesitaremos que el resultado nos muestre:

Campos en Resultados

En cules tablas est guardada la informacin? Bueno, para esta consulta vamos a necesitar: o Tabla de Clientes - para conseguir los nombres y las direcciones de los clientes o Tabla de Libros - para saber cuales son los libros de tecnologa

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o y
Tabla de rdenes - para saber cuales son los clientes que han ordenado libros de tecnologa.

Cul es la condicin que queremos encontrar? Queremos que Access busque slo los libros de tecnologa.

Condicin de la Consulta

Usar el Comando Diseo de Consulta

Cuando ya haya planeado su consulta, puede realizar una consulta usando las herramientas de Access 2007.

Construir una Consulta Usando el Comando Diseo de Consulta

Para realizar una consulta usando el comando Diseo de Consulta command:

Seleccione el comando Diseo de Consulta de la pestaa o ficha Crear en la Cinta.

Comando Diseo de Consulta

Use la ventana Mostrar Tabla para seleccionar las tablas (y/o consultas) para incluir en la consulta. Nuestro plan necesita las tres tablas.

Ventana Mostrar Tabla

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Arrastre y suelte los campos que desea ver en sus resultados al panel inferior en la vista diseo de consulta.

Aadir Campos a Pantalla Diseo de Consulta

Escriba la condicin en la fila Criterios en la columna Categora Libros. Para nuestra consulta, tenemos que escribir Tecnologa en la celda llamada Criterio para el campo Categora. Como se ve a continuacin, Access 2007 pone unas comillas a lado y lado del trmino para especificar que se ve igual al trmino designado en el campo. Cuando la condicin sea establecida, d clic en el comando Ejecutar del grupo Resultados en la pestaa o ficha Diseo.

Comando Ejecutar Consulta

Finalmente, vea los resultados para determinar si coinciden con la consulta.

Clientes han Comprado Libros de Tecnologa.

que

Esconder Campos u Otra Informacin en los Resultados

Algunas veces los resultados de una consulta incluyen informacin incensara para usted. Access 2007 le permite esconder estos campos fcilmente.

Esconder una Parte del Resultado de la Consulta

Para esconder un campo en su resultado de consulta:

68
En la ventana diseo de consulta, seleccione la casilla Mostrar dando clic sobre esta.

Mostrar Campo en Consulta

Ahora, cuando ejecute sus resultados, el campo se esconder como se ve en la siguiente imgen.

Resultados Consulta con Campos Escondidos

de

Guardar la Consulta
Algunas veces usted no necesita guardar sus resultados o su diseo de consulta. Otras veces, usted querr guardarla y ejecutarla mas adelante para modificarla un poco. Guardar una Saving a query is very easy to do.

Guardar una Consulta

Para guardar una consulta para usarla ms adelante:

y y

D clic derecho en la pestaa de la consulta. Cuando la ventana Guardar Como abra, dle un nombre significativo a su consulta.

Guardando la Consulta

69
D clic en Aceptar. La consulta ahora ser guardada como uno de los objetos en el panel izquierdo de la ventana de Access.

y y
Cap.13

Consultas Con Sentido para Usted - Parte 2

Usted ya sabe como realizar una consulta bsica. En esta leccin le mostraremos como realizar una consulta que incluya una funcin Total en el groupo y cuente los registros en los resultados. Tambin aprender a ordenar y a filtrar por medio del diseo de su consulta para defininir ms los resultados.

Usar Consultas - Parte 2 Usar Totales en una Consulta

Algunas veces, usted querr ver los resultados de su consulta agrupados o contados en alguna manera. Access 2007 ofrece varias opciones que hace posible estas funciones. Tal vez la manera ms fcil de hacer esto es por medio del comando Totales, el cual tiene opciones muy similares a las funciones usadas en Microsoft Excel. Estas funciones incluyen:

y y y y y

Suma -- usado para sumar los nmeros de una columna. Promedio -- usado para encontrar el promedio entre los nmeros de una columna. Max -- encuentra el valor ms alto en un campo. Min -- encuentra el valor ms bajo en un campo. Cuenta -- usado para contar los nmeros del mismo valor en una consulta.

Una de las funciones ms tiles de Totales para usarlo en las consultas, es la funcin Cuenta

Usar Contar y Agrupar por medio de una Consulta

Cuando use el comando Totales en una consulta, Access agrupar automticamente cada campo por el valor en cada campo. Esto slo significa que se buscarn valores repetidos y agrupar los mismos, as aparecen como un solo registro, en vez de muchos registros. Esta funcin es llamada Agrupar por. Por ejemplo si nosotros usamos nuestra base de datos como ejemplo. Si realizamos una consulta para ver la informacin de cada libro que ha sido ordenado, vamos a obtener una lista que se ve as:

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Consulta de Libros Ordenados Note que obtenemos un registro por cada orden de cada libro que ha sido pedido u ordenado. En nuestro ejemplo de librera, queremos ver estos ttulos agrupados, para que veamos cada libro que haya sido ordenado o pedido una sola vez. Para hacer esto, usamos las opciones Cuenta y Agrupar por.

Opciones Contar y Agrupar en una Consulta

Para incluir las funciones Agrupar por y Contar en una consulta:

D clic en el comando Totales ubicado en el grupo Mostrar u Ocultar en la pestaa o ficha Diseo.

Comando Totales La fila Total aparecer automticamente en el panel inferior de la ventana de Access 2007. Fila de los Totales en el Diseo de Consulta

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Ahora, d clic en el campo que desea contar en la fila Total. Queremos contar el nmero de veces que el mismo libro Libro ID aparece en la tabla rdenes. De la lista desplegable que aparece en las funciones de Total, selecione Contar.

y y

Opciones Total en el Diseo de Columna

D clic en Ejecutar para ver sus resultados. Note que cada ttulo, autor, precio y categora aparecen slo una vez por cada libro, con una columna extra que indica el nmero de veces que este Libro ID aparecer en la tabla rdenes.

Contar Agrupar en los Resultados de Consulta

Ordenando y Filtrando Resultados de Consulta

Cuando ya tenga los resultados, los puede ordenar y filtrar para ajustar sus resultados mucho ms. Esto se puede hacer usando los mtodos de ordenar y filtrar. de los cuales ya hablamos en las lecciones 10 y 11, o aplicando el orden y el diseo en el diseo de consulta.

Ordenar por Medio del Diseo de Consulta

Para aadir un Orden a cualquier campo en el diseo de consulta:

D clic en el campo de la fila Orden, debajo de la columna que desee. Un men desplegable aparecer:

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Ordenar por Medio del Diseo de Consulta

Escoja una de las opciones: o Ascendente mostrar sus resultados ordenados ubicando el valor ms bajo primero o si es texto con el valor que ms se acerque a la letra "A". o Descendente mostrar los resultados con el valor numrico ms grande o si son palabras el ms alejado de la letra "A". o (sin ordenar) mantendr sus registros agrupados, pero no ordenados. D clic en Ejecutar para ver los resultados.

Filtrar por Medio del Diseo de Consulta

Aadir un filtro a su diseo de consulta:

y y

D clic en la fila Criterios en el diseo de consulta. Aada un criterio para el filtro escribiendo el valor en la celda, como veremos en el siguiente ejemplo:

Filtrar por medio del Diseo de Consulta

y
Capitulo 14

D clic en Ejecutar para ver los resultados.

Usar Reportes para Hacer los Datos Ms Significativos a Otros

Ahora que ya sabe como hacer consultas para analizar los datos en una base de datos, es tiempo de encontrar la manera de crear un informe para que estos datos tengan significado para otras personas tambin. esta leccin le mpstrar como crear un informe usando el comando Informe. Tambin aprender a usar las opcione para agrupar y lmites de consulta para hacer los informes ms fciles de leer, as como identificar varias plantillas de informes y opciones de diseo que se pueden configurar en la Vista Diseo. Finalmente, usted ver como usar Vista Preliminar y como guardar un reporte.

Crear un Informe Basado en una Tabla

Una de las maneras ms fcil de crear un informe es usando una tabla como fuente de ese informe. Por ejemplo, en nuestro escenario de la librera tenemos una tabla que enlista todos los libros en nuestro inventario. Queremos crear un informe de Lista de Precios de Libros que tenta todos los detalles de

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cada libro en el inventario. El comando Informe hace que todo esto sea increblemente fcil, ya que incluye automticamente cada campo del a tabla en el informe.

Crear un Informe Basado en una Tabla usando el Comando Informe

Para crear un reporte basado en una tabla use el comando Informe:

Escoja la tabla que desea usar como la fuente de su informe. Para hacer esto, usted puede ya se abrir una tabla o solo resaltarl el nombre de la tabla en el Panel de Navegacin. En nuestro ejemplo usaremos la tabla de libros para crear el informe.

Informe la Tabla de Libros

de

y y

D clic en el comando Informe ubicado en la pestaa o ficha Crear en el grupo Informes. El reporte es generado automticamente e incluye cada campo en la tabla, en el mismo orden que la tabla. Esto se puede ver en el siguiente ejemplo, el cual fue creado de la tabla anterior.

Lista Precios de los Libros El diseo y formato del informe se puede manipular en la Vista Diseo.

de

Crear un Informe Basado en una Consulta

Access 2007 tambin puede crear un reporte usando una consulta como la fuente. El proceso para crear un reporte basado en una consulta es igual al proceso de crear un reporte basado en la tabla que fue

74
usada en la pgina anterior. Y justo como se hace un reporte de una tabla, cada campo y registro que aparece en los resultados de la consulta aparece en el informe.

Limitar el Nmero de Registro en un Informe

Es posible limitar el nmero de registros en un informe, teniendo en cuenta que el reporte se basa en una consulta. El lmite se establece en la consulta misma, usando la vista diseo de consulta. Para limitar los registros en una consulta:

y y

Abra la consulta en la Vista Diseo Use la opcin Devuelve en el grupo de comandos Configuracin de Consultas para configurar el nmero de registros que desea encontrar en los resultados de la consulta y al final del informe.

Lmite de Consultas

y y y

D clic en Ejecutar para ver como quedarn los resultados en su consulta y por ende en su informe. Cree el reporte usando el comando Reporte en la pestaa o ficha Crear. Formatee el reporte como lo desee.

Agrupar registro en un Informe

Agrupar registros en un informe puede hacerlo m[as entendible. Microsoft Access 2007 ofrece una rpida y facil manera de aadir grupos en un informe.

Aadir Grupos a un Informe

Aadir un nivel agrupado a un Informe:

Con el informe abierto, seleccione el comando Agrupar & Ordenar del grupo Agrupar y Totales en la pestaa o ficha Formato.

Comando Agrupar para Informes

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Esto abre un panel llamado Agrupacin, Orden y Total en la parte inferior de la ventana.

Ventana Agrupacin, Orden y Total

y y

En el panel Agrupacin, Orden y Total seleccione Agregar un grupo. Seleccione en la lista desplegable el campo que desea agrupar. Nosotros escogemos agrupar nuestra lista por Categora.

Lista Desplegable para Agrupar

Cuando libere el botn del mouse, el informe aparecer con los registros agrupados. Ahora nuestros reportes estn agrupados en Categora como se ve a continuacin.

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Lista Abrupada por Categoras

de

Precios

de

Libros

El panel Agrupacin, Orden y Total permanecer abierta hasta que usted la cierre.

Formatear un Informe en la Vista Diseo

Access abre el informe creado en Vista Diseo, para que usted pueda realizar modificaciones facilmente. En la Vista Diseo, usted puede cambiar la manera como se ve su informe de muchas maneras, por ejemplo:

y y y y y y

Eliminando columnas y otros elementos de informe. Mover y cambiar de tamao las columnas. Aadir un logo. Cambiar el ttulo y otro texto en el encabezado del informe. Aplicar un estilo de informe con el Autoformato Modificar el diseo de la pgina.

Eliminar una Columna u Otro Elemento en el Informe

Para eliminar una columna u otro elemento en el informe:

y y

Resalte el elemento dando clic en este. Teclee el botn Eliminar en su teclado.

Mover una Columna u Otro Elemento del Informe

Para mover una columna y otro elemento del informe:

y y

Resalte el elemento dando clic en este. Arrastre y suelte el elemento en una nueva ubicacin del informe.

Cambiar el tamao de una Columna u Otro Elemento del Informe

Para cambiar el tamao de una columna u otro elemento del informe:

77
Resalte el elemento dando clic en este. Arrastre y suelte el borde del elemento hasta alcanzar el tamao deseado.

y y

Aadir un Logotipo al Informe

Para aadir una imagen o el logotipo de la compaa a un informe:

D clic en el comando Logotipo de la pestaa o ficha Formato.

Comando del Logotipo para el Informe

Cuando la ventana Insertar Imagen abra, encuentre el archivo de la imagen.

Ventana

para

Insertar

Logotipo D clic en Aceptar.

Modificar el Ttulo de un Informe

Para modificar el ttulo de un informe:

D clic en el comando Ttulo en la pestaa o ficha Formato.

Comando Ttulo para el Informe

78
Cuando el ttulo aparezca resaltado, escriba el nuevo ttulo.

Modificar Texto en los Encabezados del Informe

Si no le gusta el texto o fuente que Access usa en sus informes, los puede modificar usando los comandos para formatear texto de Microsoft. Puede modificar el tamao, el tipo, el color, la alineacin y mucho ms. Estos funcionan igual que en Word o cualquier procesador de texto:

y y

Resalte el texto que desea modificar Seleccione las opciones de formato que desee, de las listas desplegables que aparecen al dar clic en cada uno de los comandos del grupo Fuente.

Comandos para Modificar la Fuente en un Reporte

El cambio aparece cuando libera el bot[on del mouse.

Aplicar un Estilo Autoformato

Al igual que en los formularios, Microsoft Access 2007 ofrece una variedad del estilos en el comando Autoformato. Para aplicar una estilo:

D clic en el comando Autoformato en la pestaa o ficha Formato.

Autoformatos para el Informe

Seleccione un formato instantneamente.

de

la

lista

desplegable.

Los

cambios

se

aplicarn

Cambiar el Diseo de la Pgina

Cuando un informe es creado, se abre una Vista Diseo, como la que se ve a continuacin. Las lneas punteadas nos muestran donde esta el borde de la pgina que se ver en la Vista Informes.

79

El Informe en Vista Diseo Para cambiar las opciones de diseo:

Cambie a la vista Vista Preliminar usando el comando Vistas en la pestaa o cinta Formato.

Preliminar

Comando

Vista

Seleccione las opciones de diseo que desee alterar o cambiar desde el grupo Diseo de Pgina en la pestaa Diseo Preliminar.

Opciones del Diseo de Pgina para un Informe Todas las opciones de diseo estndares de Microsoft estn disponibles, incluyendo: Opciones de Diseo Descripcin de Pgina Mrgenes Orientacin Tamao Para configurar la margen entre normal, ancho o estrecho. Para seleccionar entre Horizontal o Vertical. Para seleccionar el tamao del papel.

Guardar un Reporte
Cuando usted ha creado y modificado un reporte y trata de cerrarlo, Microsoft Access 2007 le pedir un nombre y que guarde su reporte. Si no va a volver a necesitar este reporte, no necesitar guardarlo. Sin embargo, si usted cree que necesitar volverlo a publicar, es mejor que lo guarde.

To Save a Report

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Guardar un informe con todos los objetos de Access: y D clic derecho a la pestaa o ficha del informe. y Seleccione Guardar de la lista desplegable. y Cuando la ventana Guardar como se abre, dele un nombre al informe.

Ventana Guardar Informe

Finalmente, d clic en Aceptar.