Candelaria Manual de Regulaciones Internas Direccién de Proyectos Candelaria “Gestion de reporte No conformidad” DPOst001 Fe » Revision [Fecha | Preparé | Revisd taboos ] TSG ume aS aS rata ead oT Ras pcs oa WIS odifcones na east@candetaria eenroenecee indice Pagina 4 OBJETIVO. 2 ALCANCE 2.0. DEFINICIONES.... 3.0 RESPONSABILIDADES ‘3.1. Jefe de QA&QC DPRO. 32 Gerente de Direcson de Proyecto. 3.3. Sub Gerontes de Areas Funcionales: 34 Especialista QA8QC. 35 Control de documentos, 36 Jefe de Contratos y Abastecimianto 37 Todo el personal 4.0 METODOLOGIA.. 4.1 Emision y deteccibn de no conformidades. 42 Revision y andlisis de evidencies de reporte No conformidad NCR. 43 Emite y envia reporte de no conformisad 44. Envio de reporte de NCR a responsable de area o proceso involucrado, 45 Respuesta NCR (segin corresponda) correccén, plazo de elecucién, andlsis causal accién correctiva, 4.8 Ejecuta correccién y solita revision 4.7. Revisa correcciér en terreno en los plazos acordados, 48 Cieire de correcciin 48 Implementacion de acciones corectvas 5.0 REGISTROS. 6.0 ANEXOS. 7.0 CONTROL DE MODIFICACIONES. 1.0 OBJETIVO Y ALCANCE. 1 1Candelaria ‘Gestion pore G2 No cafes 4.0. OBJETIVO Y ALCANCE 4.4 OBJETIVO El propésito del presente documento esté orientado a establecer el esténcar que eguilars las actividades ‘fara Identifcar, gestonar, investgar. desarolar y cerrer cuauier desviacion detinida como no conformidades (NCR) asegurando su oportuna correccién evitando que vuelan a ocurir mediante acciones correcivas cuando correspond ytornar acciones preventias frente @ potenciales halazgos 1.2 ALCANCE El alcance de este documento cubre todas las actividades deserroliadas por la Direccién de Proyectos ce COMC. LLagestién e impiementacion de este documento aplica tanto para el personal propio DPRO como para empresas contratistas (EECC) ([Eriradas [Requistos) Salas (Productos/Servcios)——____] Incumplimiento de un requisite técnicoo | Cierre de NCR, AC o AP segiin eavresponda Lmormativo iamipasetiat 2.0 DEFINICIONES © DPRO: Direccion de Proyectos COMC. + No Conformidad (NCR): Incumplimiento de los requisitos especticados en los procesos el Sistema de Gsstién de Calidad, Incumpliiento de los requistos técnicos, legales y de la norma ISO £001, asi también los requisitos especificados por el Cente + Causa: Situacién cuyo efecto provacé 0 generd una no conformidad + Accién Recomendada (Correccién inmediata): Accién sugerida por quien detecto el hrallazgo, para une correccion inmediata del proceso. Esta correccién podra ser verficada y evaluada por el Supervisor QA en un piazo maximo de 5 cas. + Accién correctiva: Accién tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra stuacién no deseable ‘+ Plan de Accién: Conjunto de acciones a tomar al presentarse una No Conformed con el propésito de cumplir con las metas sefaladas. + Anilisis de Gausa Ratz: Es un método para la resolucion de problemas que intenta evtar Ja recurrencia de un problema o defecta a través de Keriicat sus causas, Rea 8% ——$— arCandelaria ‘Geston foarte de No contomedae ee rH 3.0 RESPONSABILIDADES 344 Jefe de QA&QC DPRO ‘+ Es responsatle de administary cfundir este documento. * Es responsable de revisar, periddicamente, a documentacién de tedos las NCR e informar al Gerente de Proyecto y a los Subgerentes respective, sobre el oportuno cumpimiento de las aeciones corectivas correspondientes. ‘+ Desarrolarinvormes estacisticos de gestion de No Conformidades en proyectos. 3.2 Gerente de Direccién de Proyecto + Es responsable de asegurar el cumplimiento de este documento en su respectivo Proyecto 3.3. Sub Gerentes de Areas Funcionales ‘+ Son responsables, segin corespondan, en sus respectivas areas de velar por el manejo, contol y' decumentacion de las no conformidades (NCR), ineluyendo la veriicacion de la accién carrectwa tomada, 34 Especialista QA&AC ‘+ Responsable de registrar y evaluar cualquier evento de No conformidad o de cualquier (Observacion que vuinere algun requisto, Hacer seguimionto de manera perédica a los Planes de Accién Propuestos en las NCR. + Coordinar ier de No conformidades NCR. + Medir efcacias y desarrolierandlsis estadistcos de las NCR detectadas, mediante la ‘metodoogia ce analisis causal + Mantener actuaizado el LOG respectivo, 3.5 Control de documentos ‘+ Responsabie de almaconar, retoner NCR y sus respectvas evidencias de cierte en Plataforma o carpeta asignada, 36 Jefe de Contratos y Abastecimiento + Responsable de notiicar contractualmente la generacién y ciere de los reportes de no conformidad con las empresas contalisas, de acuerdo a piazos estpulados en el documento DPOpI007_Plan de CalidadCandelaria “Gost pone do Ne conten 2.7. Todo el personal ‘+ Son responsables de informar, reportar las NCR, respecto @ cualquier desviacién deteclada en el desarrollo de sus actividades. 4.0 METODOLOGIA 4.1 Emisién y deteccién de no conformidades CCuaiquiar persona de Ia organizacion puede detectar una no eanformidad y generar una NCR, en un producto © proceso, generalmento la deteccién de estos incumplimientos resulta de actividades como inspecciones en terreno, ausiterias de gestién y operativa revsiones, medicienes, ensayos, entre otras, quien detecta e! producto 0 proceso no conforme, recopia los antecedentes y las evidencias necesarias para respaldr e! reporte {de no conformidad NCR y presenta ala Subgerencia QaQe para la validacion y posterior lberacén, 42 Revisién y anélisis de evidencias de reporte No conformidad NCR Cuando se detecta una no conformidad se verfca su veracidad y se comprueba que efectivamente sea un incumplimiento a un requisto, en esta actividad participa el Emisor oe lano conformidad, personal de calidad, Inspector Técnico yio eljete o Ingeriaro Especialsta ‘Que tenga el conosimiento técnico o’especializado en relacion a la actidad donde se detecia el incumplimierto, 4.3 Emite y envia reporte de no conformidad El Emisor registra e incumplimiento en un reporte de no conformidad (NCR), ver documento DPOIfO03_0. (Aneso Nt), para esta actividad, de ser requerde, ser’ apoyado por el Jofe {de Calidad DPRO, o queen designe. En a descripcién dela no conformidad, el Emisor vertica que: ') EI Reporte de no conformidad haya sido escrito en forma exacta y concisa ) Esta fa identficacién de los requisitos incumplidos, identficacion del producto no conforme y la evidencia encontrada, (9) Existe sufcienteinformacién de apoyo para sustentar el reporte (regisiros, pruebas, rmemociae,informes, evaluaciones, et) Sila empresa contralista corrige el producto no conforme antes de la emisién de la NCR, ste no serd emitide, sin embargo, en su defecto para este caso debera quedar regsirado ‘en un informe donde ao pueda ovidenciar dicha deaviecion y coreccion realzaca. El plazo de emision del reporte de NCR no deberd ser superior a las 48 horas, contadas ‘desde la deteccion de la no conformidas. Fi aTCandelaria ed 44 Envio de reporte de NCR a responsable de area o proceso involucrado, El envio del reporte de NOR al area o proceso involucrado en hallazgo se hard de la siguiente forma: ¥ Si el hallazgo es interno 0 propio de la DPRO se usard el canal de control de documentos, quien serd responsable de enviar reporte al area responsable de resolver la NCR y registraré documento para gestion y saguimiento Para el caso de las empresas contratisias una vez generado y visado el reporte, el Jefe de Contratos envia carta contractual con el reporte de NCR a la empresa ‘ontratsta ¥ Elplazo ertre la recepcién y envio dela cata no debe superar los 2 dias siguientes esde la legac a contratos, ol Jefe de Calidad debe verticar esta actividad La carta es copiada, al mencs, alos siquiontes responsables: © ElEnisor. * Jefe de Calidad DPRO. ‘+ Jefe del érea usuaria afectada. ‘+ Inspector Técnico ylo jefe o Ingeniero Especialsta, El Jefe de Contratesobcita, en la carta enviada a la empresa contratista, un plazo maximo {de 5 dias habiles para responder la NCR, ol mismo plazo aplicara para la reepuesta de las NCR internas o propias de la DPRO. 4.5 Respuesta NCR (segiin corresponda) correccién, plazo de ejecucién, ar y accién correctiva. El responsable de la geatién de la NCR tanto como personal prosio como Empresa contratista establecera la propuesta de correccin segun las siguientes tipologias: ‘+ Reproveso Es ! proceso de levar un prodtuctolproceso na canforme a su conclcion| ‘original, mediante una reconstruccién (desde e! inicio) efectuada por la empresa Contratsta 2 un tercero independiente, de manera que cumpla con los requisitos da dlsefo orignal, nvolucrand como consecuencia de esto, Costos de No Caldad ‘= Reparar Es el proceso de restaurar un productolpraceso para que su capacidad de ‘unconar sta confiable y segura, aunque no cumpla con algunas cavacterstices de ‘disefo orignal + Recmplazar: Es el proceso de descartar o destruir un producto para evitar su uso. ‘sccidental y cambiario por un producto que sea aceptable de acuerdo con el disefo yo norma, ‘+ Trabajo queda tal como esta: Es proceso de evaluar el producto y determinar que fo afectaré en forma adversa los requisites funcionales del mismo (incuyendo desempeti, mantencién y seguridad). Para ol tratamiento de las NCR, el responsable de la respuesta propene los plazos de ‘materiaizacién dela correccin. Junto con lo anterior, presenta el analiie causal realizado yla accion y/o acciones correctvas que tomara. La propuesia es envieda a DPRO para su Tae arCandelaria “Geston repartee No cotomida Elinspector Técnica ylo Jee o Ingeniero Especiaisa, revisan, aprueba, comenta orechaza la correccién propuesta. En forma paralela, el Jefe de Caldad DPRO, o quien él designe, revisa el andlisis de causa y la accion correctva ‘Antes de aprobar le respuesta ue la NCR end, se verfca que: ‘+ La propuesta de correccién sea clara y concisa, y que los plazos de ejecucén sean Consecuertes con el alcance de la no conformidad, ‘+ Exista sufciente informacién de apoyo para sustentar la propuesta (registros, prusbas, memorias de célculo, informs, evaluaciones, etc) + No compremete garantias, disefos y/o cldusulas de contractuales (suministo & inaumoe. + Dejar “el trabajo tal como ests” debe ser acompafiada por un informe técnicofecanémico que respalde tal decision ‘+ El analsis causal identiique Ia causa raiz de la no confermidad a través de un ‘metodo conocido y sistemstico, ‘+ Las acciones correcivas propuestas sean acciones eficaces para eliminar la causa riz do la no conformiad Sila correccién recomendada yio el andliss causal dela accién correctiva es comentado 0 Fechazado, el reporte es devuelto al responsable, quien tomara las observaciones y evaluara una nueve solucén. La subgerencia de QA&QC, silo estima necesario, podré establecer la correccién dela no ‘conformidad y su plazo de ejecucién cuando la propuesta no sea satsfaczoria, por lo que el responsable sea este personal propio 0 empresa contratsta cetera implamentar to solictado para el care de la NCR 46 Elecuta correccién y solicit revision. La empresa contraista y/o personal propio resoonsable de Ia NCR, ejecuta la correccién aprobada de acuerdo con los requisitos y plazos comprometides, Posteriomente de ejecutade la correccin, soicita a DPRO la revision de os trabajos realzads. 4.7 Revisa correccién en terreno en los plazos acordados. Elinspactor Técnico, Ingeniero Especalica, el Jefe del érea usuatia afectada yo el Jefe de Calidad DPRO 0 quien 61 designo, revisa la correccién realizada, Especificamente verican que: + La comrecciin esté de acuerdo con la propuesta aprobada por DPRO y que los plszee de cecucion ooan loa indicados, = Exista la informacion de apoyo que respalda la reaizacion de los trabajos 0 actividades deserroladas (registos, prusbas, memorias, informs, svaluaciones, tc |49 Candelaria “costen pone de Ne oes" ao rowort Sila correccién revsada es comentada o rechazada, el Jefe de Calidad DPRO, o quien éste ‘designe, informa al rea responsable segin corresponda, si es personal propio se hace por los medios internos de comunicacién vie control de documentos, y si es empresa contatista se realza através del érea de abastecimiento y conratos. El Jefe de Contratosnatiica a fempresa contrast, via carta contractual, las observaciones ylo rechazo de la correccion, ‘Ademas, indica ef tempo pate resulver y Ios posties Cobras revertgos de los Costos asociados a las actvidades de re-inspeccion, Cierre de correccién. Sila correccién realizada esté de acuerdo a lo aprobado por DPRO, el Inspactor Técnico, Ingeniero Especialsta, el Jefe del area usuaria afectada ylo el Jefe de Calidad DPRO (0 {quien el designe) daran ciere a la covrecsién de la no conformidac, Eljefe de Calidad DPRO reporta mensualmente ! estado de las no conformidades al Jefe {de Contratos, quien formaliza alas empresas contratistae el cere de las no conformidedes, {que han sido emitidas per DPRO, Implementacién ds acciones correctivas Las acciones corretvas se generan a raiz de la identifcacién de una no conformidad a un requisilo tiene como finalidad eliminar la causa que la orgind y con ello evlar 0 prevenit (que vuelva a cour. Para determina la causa que dio origen a una no conformidad, el responsable de la NCR realza un analisis de la(s) causa(s) para identicary defn las acciones correctivas, El Jefe de Calidad DPRO, a través de aucitorias y/o inspecciones, realiza sequimignto de la implementacion y efcacia de las acciones correctvas impiementadas, De ser necesar, TaeCandelaria “Costin pote de No aterm id eae 6.0 REGISTROS. + Flujo groma de gestion de Reporte de No Conformidad ‘+ Registro de Repcrte No Conformidad (NCR) 6.0 ANEXoS. ‘+ Anexo N"1: Ragistio de Reporte No Conformidad (NCR) ‘= Anexo N'2; Fujograma de gestin de Reporte de No Conformidad 7.0 CONTROL DE MODIFICACIONES. [FECHA TPARRAFO. | MODIFICACIONES REALIZADAS sf Mayo 2079 [36 ‘Actualizacin de cocigo de Pian de Calidad DPRO N® DPOpIOOT Mayo 2013 | 4.3 ‘Actualizacion de nuevo formato de reporte NCR, incorporacion de {éigo de Reporte de NCR DPOi003 ‘Mays 2019 | General | Actualizacion de formato de reporte_ de NCR N* DPOWO03_0 a8 rrFES Acion Rcomsndaca 5 Aeciones Propuestas para Elina Recuronci: dads de ein Propues reponse Aignedo as Core Fm Jenin prea a memento read y Coad Por - INFORME DE NO CONFORMIDAD - NCR [sate Oa Soma ean: rest emi na re FF ‘Ongnaser eargeto de Aca [Aan Corecess RS ade as RE RA Jvepoabe di carceion: a Fea Compo han lovin Aor a planeta cl Coren Fen sini Causa 7 sf wl