Procedimiento de Control Documentario Proyectos

El presente Procedimiento tiene como finalidad proveer a los Usuarios de ACONEX en

proyectos las indicaciones necesarias en los procesos de creación, actualización y control de la
información administrada por el gestor documental ACONEX.

1. Codificación de Cartas Viales

Para saber el correlativo de cada Carta que ingresemos, debemos ir a Sharepoint y separar
nuestro número de carta.

Link Sharepoint:

Norvial:

https://gymcompe.sharepoint.com/sites/unnaAFlegal/Lists/Lista%20%20Norvial/AllItems.aspx
?siteid=%7BBA328A75%2DE495%2D4115%2DB662%2DB9393DDE273F%7D&webid=%7B71B5
D749%2DB85B%2D43F5%2DB2D7%2D202ACDE18051%7D&uniqueid=%7B5873F015%2D5AA5
%2D4264%2DB6B4%2DF44F8115597C%7D

Canchaque:

https://gymcompe.sharepoint.com/sites/unnaAFlegal/Lists/Lista%20%20Canchaque/AllItems.
aspx?siteid=%7BBA328A75%2DE495%2D4115%2DB662%2DB9393DDE273F%7D&webid=%7B7
1B5D749%2DB85B%2D43F5%2DB2D7%2D202ACDE18051%7D&uniqueid=%7BD7198E0C%2DC
B3F%2D4338%2DB123%2D6B9007A3778F%7D

Survial

https://gymcompe.sharepoint.com/sites/unnaAFlegal/Lists/Lista%20%20Survial/AllItems.aspx
?siteid=%7BBA328A75%2DE495%2D4115%2DB662%2DB9393DDE273F%7D&webid=%7B71B5
D749%2DB85B%2D43F5%2DB2D7%2D202ACDE18051%7D&uniqueid=%7B9C92D0AD%2D7504
%2D4DE6%2D8466%2D616820373BAC%7D

Una vez dentro del Portal de Sharepoint, nos fijamos en el numero de la ultima carta ingresada
y luego escogemos el icono de nuevo elemento
Ingresamos el numero de la Carta que vamos a usar, destinatario y asunto de nuestra carta, el
nombre del Responsable y empresa y luego escogemos el botón guardar.

Una vez que se escoge el Correlativo, el código de nuestra nueva Carta será el siguiente:

INFR-CONCESIÓN - AÑO - CORRELATIVO

Para Norvial, año 2022:

INFR-NORV-2022-0XXX
Para Survial, año 2022:

INFR-SURV-2022-0YYY

Para Canchaque, año 2022:

INFR-CANV-2022-0ZZZ

El siguiente paso será cargar el documento en Aconex:

https://us1.aconex.com/Logon

2. Registro de Documentos en Aconex

1. En la pestaña Documentos, escojo la opción Cargar nuevo documento

2. Luego lleno el Registro de acuerdo a los datos de mi Carta

 3. En referencias, escribo el documento(s) que estoy respondiendo

4. Luego hago click en el botón Cargar ubicado en la esquina superior derecha

, y luego en transmitir el documento.

Escogemos a los destinatarios.

Escogemos el motivo de emisión si es para Información o si requiere respuesta y el Asunto del

Transmittal, luego de llenar el cuerpo del transmittal damos click en el botón enviar.