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PROYECTO:
Modulo de Seleccin
Informe de Anlisis Versin 0.1
Junio 2011
Aprobado Por: .. .. ..
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INFORME DE ANLISIS
SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO SITRADOC
Revisiones
Nmero
1.0 1.1
Fecha
15/06/20 11 28/06/20 11
Autor
Cambios realizados
Creacin del Documento
Zico Yacila
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SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO SITRADOC
CONTENIDO
Introduccin...............................................................................................................................4 Propsito.....................................................................................................................................4 mbito del sistema.....................................................................................................................4 Definiciones, acrnimos y abreviaturas.....................................................................................4 Acrnimos..................................................................................................................................4 Visin General de la ERS...........................................................................................................5 Descripcin General...................................................................................................................6 MODELO GENERAL DE CASO DE USO DE NEGOCIO....................................................6 Modelo de Casos de Uso............................................................................................................6 Catlogo de Actores...................................................................................................................6 Casos de Uso .............................................................................................................................8 Registrar Solicitud Personal.......................................................................................................8 Aprobacin Solicitud................................................................................................................10 Valorizar y Confirmar Puesto..................................................................................................10 Confirmar ANS y Asignar Seleccionador................................................................................11 Registro de Candidatos.............................................................................................................12 Envo de Candidatos................................................................................................................14 Cierre o Cancelacin de Procesos............................................................................................14
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SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO SITRADOC
Introduccin
Este documento es un informe del Anlisis y una Especificacin de Requisitos de Software (ERS) de los modulo de Registro de Expediente, Modulo Secretarial para Sistema de Tramite Documentario contiene el resultado de la especificacin de requerimientos y casos uso del sistema, basado en el estndarIEEE Recommended Practice for Software Requirements Specification IEEE Std 830-1998. Propsito El objetivo de este informe es definir las funcionalidades descritas en las Especificaciones de Requerimientos del sistema y tambin las restricciones que tendr el sistema a construir. mbito del sistema El sistema tomar el nombre de SITRADOC y su objetivo es proporcionar una herramienta informtica que ayude la institucin a mejorar el proceso de gestin documentaria.
Se espera alcanzar con la implementacin del sistema SITRADOC:
Optimizar el proceso de gestin documentario. Mejorar la atencin de la institucin hacia los clientes externos. Sistematizar el proceso de gestin documentaria, agilizando el mecanismo de registro y bsqueda de documentos ( que ingresan a la institucin o se generan en la misma), a travs de interfaces amigables y sencillas . Saber con exactitud los documentos pendientes que han sido emitidos. Conocer el estado y la ubicacin del documento cuando este sea solicitado. Generar reportes estadsticos de atencin de documentos.
Acrnimos PMI RUP IEEE Project Management Institute Proceso Unificado Rational The Institute of Electrical ad Electronics Engineers
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Visin General de la ERS Este documento consta de tres secciones. Esta seccin es la Introduccin y proporciona una visin general de la ERS. En la Seccin 2 se da una descripcin general del sistema a construir, con el fin de conocer las principales funciones que debe realizar, los datos asociados y los factores, supuestos y dependencias que afectan al desarrollo, sin entrar en excesivos detalles.
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Descripcin General
En esta seccin se presenta una descripcin a alto nivel del sistema. Se presentar el modelo de casos de uso (modelo que muestra la funcionalidad del sistema), las caractersticas de los usuarios, las suposiciones y dependencias del sistema.
En esta seccin se presentan los diagramas de casos de uso del sistema obtenidos durante el proceso de especificacin de requerimientos, los cuales permiten mostrar a alto nivel las funcionalidades que el sistema realizar. Inicialmente, se indica el catlogo de actores que interacta con el sistema y posteriormente la descripcin de cada uno de los paquetes con sus respectivos diagramas de casos de uso Catlogo de Actores
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Este usuario tiene la necesidad de cubrir una posicin en su rea. Har el requerimiento a travs del Business Partners quien se encargara de conseguir las aprobaciones previas y de colocar el job description correspondiente. Este usuario podr consultar por los procesos donde el figure como usuario solicitante y recibir un aviso cuando se haya concluido el proceso para que complete la encuesta de satisfaccin.
Usuario - Mesa de Partes Business Partner Registra Solicitud Este usuario podr crear las solicitudes del proceso de seleccin. Podr consultar por el proceso. Recibir avisos cuando se tenga una terna para evaluacin. Tambin recibir avisos cuando se cancele el proceso o se de por concluido el proceso. Usuario - Gerencia Solicitante - Aprobador Este usuario aprobara o rechazara las solicitudes realizadas por el Business Partner. Podr colocar observaciones o adjuntar mas documentacin si as lo desea. Recibir notificacin del cierre del proceso. Usuario Compensaciones RRHH
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El usuario de compensaciones RRHH confirmara el puesto (cuando se trate de una posicin nueva) y sealara la valorizacin respectiva. Usuario Coordinador RRHH Este usuario podr modificar el nmero de das ANS. Tambin deber asignar este proceso a un Seleccionador. Podr consultar los procesos y sus estados. Recibir notificacin de avances del proceso (cierre, terna completada,) Usuario Seleccionador Este usuario ser el responsable de la(s) bsqueda(s) y cierre del proceso de seleccin. Podr iniciar el proceso cuando reciba aviso electrnico del coordinador de RRHH. Casos de Uso
Figura 1
e. Flujo de alternativos
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1) Si se llega a las pantallas del detalle solo se mostraran en consulta la informacin no se podr realizar cambios. Salvo que se tenga el rol de Administrador del sistema.
f.
Figura 2
F2. Pantalla de Mantenimiento Pestaa: Datos Generales Reglas:
Figura 3
Pestaa: Documentos Adjuntos Reglas:
1) No hay restricciones para cargar informacin aqu.
Figura 4
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Aprobacin Solicitud
a. ID : CU001 b. Descripcin El Gerente del rea usuaria (Rol Aprobador por rea) deber aprobar o rechazar las solicitudes de su rea c. Actores Gerencia Solicitante d. Flujo de Eventos 1) Desde una consulta de solicitudes pendientes de aprobar (solo de su rea, o que estn bajo su estructura jerrquica) el usuario podr aprobar la solicitud. 2) Cuando se elija la opcin de Aprobar se levantara una ventana para confirmar la aprobacin o rechazo. Se registrar un comentario para continuar con la siguiente pantalla.
e. Flujo de alternativos 1) Si le da clic sobre el botn detalle debe levantar la consulta solicitudes
de seleccin de personal.
f.
1) Se mostraran solo las solicitudes pendientes de aprobar de su rea. 2) Solo a los usuarios con el rol Aprobador por rea Figura 5
F2. Sub Venta de Aprobacin Pestaa: Datos Generales Reglas:
c. Se permitir colocar un comentario a la solicitud. d. La aprobacin o rechazo cambia el estado de la solicitud. e. Este cambio de estado se registra en la tabla de log de solicitud y se podr ver en el sistema desde la pestaa solicitudes.
Figura 6
Valorizar y Confirmar Puesto
a. ID : CU003 b. Descripcin Las solicitudes que hayan sido aprobadas deben ser valorizadas por el responsable de compensaciones. Si adems, fuera una posicin nueva (Head Count) debe confirmar el puesto, porque el nombre del puesto ingresado por el
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BP es solo referencial. Si el puesto no existe, tendr oportunidad de crear el puesto directamente en el sistema. c. Actores Compensaciones RRHH d. Flujo de Eventos 1) Desde una consulta de solicitudes pendientes de valorizar los usuarios con el Rol Compensaciones RRHH podrn visualizarlas. 2) El botn Valorizar levantara una ventana para con los datos principales para que confirme el valor de la posicin y el puesto (en caso de head Count). 3) Debe dar grabar si ha completado los datos, sino puede regresar para confirmar luego la informacin. 4) Cuando se confirme el puesto, se debe asignar automticamente el ANS y el Nmero de das ANS que deducen automticamente de la tabla puestos. 5) Si se graba la solicitud pasara al Estado Bsqueda - Por Asignar Responsable
e. Flujo de alternativos 1) Si le da clic sobre el botn detalle debe levantar la consulta solicitudes
de seleccin de personal.
f.
2) Solo tendrn acceso los usuarios con el rol Compensaciones RRHH Figura 7
F2. Sub Venta de Valorizacin Pestaa: Datos Generales Reglas:
a. Se permitir colocar un comentario a la solicitud. b. La aprobacin o rechazo cambia el estado de la solicitud. c. Este cambio de estado se registra en la tabla de log de solicitud y se podr ver en el sistema desde la pestaa solicitudes.
Figura 8
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i. j.
Actores Coordinador RRHH Flujo de Eventos 1) Desde una consulta se deben mostrar las solicitudes en estado Bsqueda - Por Asignar Responsable 2) El botn Asignar Responsable levantara una ventana para con los datos principales para que asigne el responsable y se confirme el ANS y el nmero de das ANS 3) Debe dar grabar si ha completado los datos, sino puede regresar para confirmar luego la informacin.
k. Flujo de alternativos 1) Si le da clic sobre el botn detalle debe levantar la consulta solicitudes
de seleccin de personal.
l.
Registro de Candidatos
a. ID : CU005 b. Descripcin El responsable del proceso de bsqueda deber registrar a los candidatos que cumplan con el perfil del proceso. c. Actores Seleccionador d. Flujo de Eventos
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e. Flujo de alternativos
1) Ninguno
f.
a. Se permitir b.
c.
registro de los candidatos nuevos o el mantenimiento en procesos que bsqueda que estn en el estado Proceso Bsqueda o en Stand bey. Si es necesario aadir un nuevo candidato dar clic en Aadir Candidato, eso levanta una ventana para completar la informacin de: Candidato, Fuente de Reclutamiento y Comentarios. Si est en una opcin de mantenimiento podr completar tambin la posicin en la terna y el indicador de finalista. Solo se podr aadir candidatos si la ltima bsqueda esta en estadoProceso Bsqueda.
d. La ventana para crear los candidatos relacionara los candidatos con el proceso de bsqueda. e. Si el candidato figura en el sistema (por procesos anteriores) se debe usar el botn que levanta una ventana que le permitir crear al candidato. Nota: Los candidatos podrn repetirse en diferentes procesos de seleccin y en diferentes bsquedas.
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f.
g.
Envo de Candidatos
a. ID : CU006
Si se tiene candidatos estos se pueden enviar al usuario solicitante para que ello continen el proceso. Para eso debern dar clic en.
b. Descripcin Una vez que el responsable del proceso de bsqueda complete la terna de candidatos (*) deber dar aviso al usuario solicitante para que contine con el proceso. Este aviso se realizara mediante un email que incluye un link para visualizar informacin del proceso. (*) La primera vez que se mandan los candidatos se deberan mandar con los tres candidatos completos. Puede haber excepciones, el sistema lo permitir pero en los reportes se harn notar que se mando terna parcial. Cuando haya ms de un proceso de bsqueda se permite mandar una parte de la terna. c. Actores Seleccionador d. Flujo de Eventos 1) Desde la misma pantalla de consulta, desde la opcin de candidatos se debe usar las opciones para enviar los candidatos. 2) Es importante registrar el nmero de candidatos. Si es tres o mas se debe grabar la fecha de entrega de terna con la fecha del sistema.
e. Flujo de alternativos
1) Ninguno
f.
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j.
Flujo de Eventos 1) Desde la misma pantalla de consulta, desde la opcin de Bsquedas se debe colocar el resultados, se podr elegir entre : i. Terna Rechazada por Usuario ii. Cancelado por Examen Medico iii. Cancelado por Contraoferta iv. Cancelado por Reinicio v. Finalizado Cubierto vi. Stand By 2) Cuando se trate de cualquiera de los tres primero se debe cerrar el proceso de bsqueda y se debe crear una nueva bsqueda. En todos los casos se debe requerir un comentario para esta decisin. 3) Para los estados Cancelado por Reinicio y Finalizado-Cubierto se cierra el proceso de seleccin y ya no se permitir volver a tocar el proceso. 4) Cuando el proceso pase Finalizado Cubierto, Cancelado por Reinicio se deber pedir al solicitante que complete una encuesta de satisfaccin que le llegara via email para que se complete rpidamente. Solo deber copiar un comentario y una nota de 1 a 10. 5) El estado Stand By solo es de tipo estadstico, porque se seguir comportando como si fuera un proceso en Bsqueda. Permitir ingresar candidatos y podr permitir enviar candidatos.
k. Flujo de alternativos
1) Ninguno
l.
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