INFORME DE ANLISIS

SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO SITRADOC

PROYECTO:

Sistema Trmite Documentario SITRADOC

Modulo de Seleccin
Informe de Anlisis Versin 0.1

Junio 2011
Aprobado Por: .. .. ..
.

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Revisiones

Nmero
1.0 1.1

Fecha
15/06/20 11 28/06/20 11

Autor

Cambios realizados
Creacin del Documento

Zico Yacila

Primera Revisin del Documento

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CONTENIDO

Introduccin...............................................................................................................................4 Propsito.....................................................................................................................................4 mbito del sistema.....................................................................................................................4 Definiciones, acrnimos y abreviaturas.....................................................................................4 Acrnimos..................................................................................................................................4 Visin General de la ERS...........................................................................................................5 Descripcin General...................................................................................................................6 MODELO GENERAL DE CASO DE USO DE NEGOCIO....................................................6 Modelo de Casos de Uso............................................................................................................6 Catlogo de Actores...................................................................................................................6 Casos de Uso .............................................................................................................................8 Registrar Solicitud Personal.......................................................................................................8 Aprobacin Solicitud................................................................................................................10 Valorizar y Confirmar Puesto..................................................................................................10 Confirmar ANS y Asignar Seleccionador................................................................................11 Registro de Candidatos.............................................................................................................12 Envo de Candidatos................................................................................................................14 Cierre o Cancelacin de Procesos............................................................................................14

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INFORME DE ANALISIS Y REQUISITOS DE SOFTWARE

Introduccin
Este documento es un informe del Anlisis y una Especificacin de Requisitos de Software (ERS) de los modulo de Registro de Expediente, Modulo Secretarial para Sistema de Tramite Documentario contiene el resultado de la especificacin de requerimientos y casos uso del sistema, basado en el estndarIEEE Recommended Practice for Software Requirements Specification IEEE Std 830-1998. Propsito El objetivo de este informe es definir las funcionalidades descritas en las Especificaciones de Requerimientos del sistema y tambin las restricciones que tendr el sistema a construir. mbito del sistema El sistema tomar el nombre de SITRADOC y su objetivo es proporcionar una herramienta informtica que ayude la institucin a mejorar el proceso de gestin documentaria.
Se espera alcanzar con la implementacin del sistema SITRADOC:

Optimizar el proceso de gestin documentario. Mejorar la atencin de la institucin hacia los clientes externos. Sistematizar el proceso de gestin documentaria, agilizando el mecanismo de registro y bsqueda de documentos ( que ingresan a la institucin o se generan en la misma), a travs de interfaces amigables y sencillas . Saber con exactitud los documentos pendientes que han sido emitidos. Conocer el estado y la ubicacin del documento cuando este sea solicitado. Generar reportes estadsticos de atencin de documentos.

Definiciones, acrnimos y abreviaturas

Acrnimos PMI RUP IEEE Project Management Institute Proceso Unificado Rational The Institute of Electrical ad Electronics Engineers

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Visin General de la ERS Este documento consta de tres secciones. Esta seccin es la Introduccin y proporciona una visin general de la ERS. En la Seccin 2 se da una descripcin general del sistema a construir, con el fin de conocer las principales funciones que debe realizar, los datos asociados y los factores, supuestos y dependencias que afectan al desarrollo, sin entrar en excesivos detalles.

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Descripcin General
En esta seccin se presenta una descripcin a alto nivel del sistema. Se presentar el modelo de casos de uso (modelo que muestra la funcionalidad del sistema), las caractersticas de los usuarios, las suposiciones y dependencias del sistema.

MODELO GENERAL DE CASO DE USO DE NEGOCIO

Modelo de Casos de Uso

En esta seccin se presentan los diagramas de casos de uso del sistema obtenidos durante el proceso de especificacin de requerimientos, los cuales permiten mostrar a alto nivel las funcionalidades que el sistema realizar. Inicialmente, se indica el catlogo de actores que interacta con el sistema y posteriormente la descripcin de cada uno de los paquetes con sus respectivos diagramas de casos de uso Catlogo de Actores

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Figura 1: Diagrama de actores del sistema

Usuario Remitente Consulta del Proceso y Encuesta de Satisfaccin

Este usuario tiene la necesidad de cubrir una posicin en su rea. Har el requerimiento a travs del Business Partners quien se encargara de conseguir las aprobaciones previas y de colocar el job description correspondiente. Este usuario podr consultar por los procesos donde el figure como usuario solicitante y recibir un aviso cuando se haya concluido el proceso para que complete la encuesta de satisfaccin.
Usuario - Mesa de Partes Business Partner Registra Solicitud Este usuario podr crear las solicitudes del proceso de seleccin. Podr consultar por el proceso. Recibir avisos cuando se tenga una terna para evaluacin. Tambin recibir avisos cuando se cancele el proceso o se de por concluido el proceso. Usuario - Gerencia Solicitante - Aprobador Este usuario aprobara o rechazara las solicitudes realizadas por el Business Partner. Podr colocar observaciones o adjuntar mas documentacin si as lo desea. Recibir notificacin del cierre del proceso. Usuario Compensaciones RRHH
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El usuario de compensaciones RRHH confirmara el puesto (cuando se trate de una posicin nueva) y sealara la valorizacin respectiva. Usuario Coordinador RRHH Este usuario podr modificar el nmero de das ANS. Tambin deber asignar este proceso a un Seleccionador. Podr consultar los procesos y sus estados. Recibir notificacin de avances del proceso (cierre, terna completada,) Usuario Seleccionador Este usuario ser el responsable de la(s) bsqueda(s) y cierre del proceso de seleccin. Podr iniciar el proceso cuando reciba aviso electrnico del coordinador de RRHH. Casos de Uso
Figura 1

Registrar Solicitud Personal

a. ID : CU001 b. Descripcin El Business Partner puede crear la solicitud a partir de su informacin bsica: Motivo solicitud, Sede, rea Solicitante, etc. c. Actores Business Partners d. Flujo de Eventos 1) Desde una consulta de solicitudes se debe permitir dar clic al botn Nueva Solicitud. Este botn solo estar disponible para los usuarios que tengan el Rol de Creador Solicitudes. Ver Figura 2. 2) En una ventana con informacin en blanco se debe Registra la informacin bsica de la solicitud. Ver Figura 3. Solo estarn disponible las pestaas: Datos Generales, Documentos Adjuntos y Observaciones. 3) Al grabarse la solicitud queda en el estado Registrado - Solicitud Registrada. 4) Si el tipo de motivo es Head Count se debe habilitar el campo Descripcin de Puesto para que el BP lo puede digitar (este campo es obligatorio cuando se trata de Head Count). 5) Los campos Nivel ANS y Nmero de das ANS estarn deshabilitados y se deducirn automticamente a partir del campo puesto. 6) El nmero de solicitud se autogenerara apartir de la base de datos (incremental). 7) Si se usa la opcin de Enviar a Aprobar se cambiara el estado de la solicitud a Pendiente Aprobacin - Pendiente Aprobacin y se deja la pantalla (ya que no se permitir cambios en la informacin disponible).

e. Flujo de alternativos

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1) Si se llega a las pantallas del detalle solo se mostraran en consulta la informacin no se podr realizar cambios. Salvo que se tenga el rol de Administrador del sistema.

f.

Interfaz f1. Pantalla de consulta Reglas:

1) Los botones de rea de Solicitud y Usuario Solicitud sern campos autocomplete. 2) Los usuarios podrn ver solo los procesos de su rea. Solo se har excepcin con los usuarios cuyo rol sea de Administrador o rea de RRHH quienes podrn consultar cualquier solicitud.

Figura 2
F2. Pantalla de Mantenimiento Pestaa: Datos Generales Reglas:

1) En la creacin de la solicitud solo la pestaa Datos Generales estar

visible. Solo cuando se haya grabado y generado el cdigo de solicitud se podr habilitar las pestaas Doc. Adjuntos y Observaciones 2) El campo valor propuesto es opcional. 3) Solo el usuario tiene rol Coordinador RRHH podr modificar el Nivel ANS y Nro. das ANS. 4) La opcin grabar debe verificar que todos los campos estn llenos, salvo el valor 5) Antes de Enviar a aprobar Se debe verificar que haya cargado los documentos adjuntos : a. Job Description. b. Carta de aprobacin. Cuando se trate de posiciones nueva (Head Count) se debe verificar que haya cargado el adjunto :

Figura 3
Pestaa: Documentos Adjuntos Reglas:
1) No hay restricciones para cargar informacin aqu.

Figura 4

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Aprobacin Solicitud
a. ID : CU001 b. Descripcin El Gerente del rea usuaria (Rol Aprobador por rea) deber aprobar o rechazar las solicitudes de su rea c. Actores Gerencia Solicitante d. Flujo de Eventos 1) Desde una consulta de solicitudes pendientes de aprobar (solo de su rea, o que estn bajo su estructura jerrquica) el usuario podr aprobar la solicitud. 2) Cuando se elija la opcin de Aprobar se levantara una ventana para confirmar la aprobacin o rechazo. Se registrar un comentario para continuar con la siguiente pantalla.

e. Flujo de alternativos 1) Si le da clic sobre el botn detalle debe levantar la consulta solicitudes
de seleccin de personal.

f.

Interfaz f1. Pantalla de consulta de aprobaciones pendientes Reglas:

1) Se mostraran solo las solicitudes pendientes de aprobar de su rea. 2) Solo a los usuarios con el rol Aprobador por rea Figura 5
F2. Sub Venta de Aprobacin Pestaa: Datos Generales Reglas:
c. Se permitir colocar un comentario a la solicitud. d. La aprobacin o rechazo cambia el estado de la solicitud. e. Este cambio de estado se registra en la tabla de log de solicitud y se podr ver en el sistema desde la pestaa solicitudes.

Figura 6
Valorizar y Confirmar Puesto
a. ID : CU003 b. Descripcin Las solicitudes que hayan sido aprobadas deben ser valorizadas por el responsable de compensaciones. Si adems, fuera una posicin nueva (Head Count) debe confirmar el puesto, porque el nombre del puesto ingresado por el
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BP es solo referencial. Si el puesto no existe, tendr oportunidad de crear el puesto directamente en el sistema. c. Actores Compensaciones RRHH d. Flujo de Eventos 1) Desde una consulta de solicitudes pendientes de valorizar los usuarios con el Rol Compensaciones RRHH podrn visualizarlas. 2) El botn Valorizar levantara una ventana para con los datos principales para que confirme el valor de la posicin y el puesto (en caso de head Count). 3) Debe dar grabar si ha completado los datos, sino puede regresar para confirmar luego la informacin. 4) Cuando se confirme el puesto, se debe asignar automticamente el ANS y el Nmero de das ANS que deducen automticamente de la tabla puestos. 5) Si se graba la solicitud pasara al Estado Bsqueda - Por Asignar Responsable

e. Flujo de alternativos 1) Si le da clic sobre el botn detalle debe levantar la consulta solicitudes
de seleccin de personal.

f.

Interfaz f1. Pantalla de Consulta de Valorizacin pendientes Reglas:

1) Se mostraran solo las solicitudes con el estado Aprobado - Pendiente

Valorizacin.

2) Solo tendrn acceso los usuarios con el rol Compensaciones RRHH Figura 7
F2. Sub Venta de Valorizacin Pestaa: Datos Generales Reglas:
a. Se permitir colocar un comentario a la solicitud. b. La aprobacin o rechazo cambia el estado de la solicitud. c. Este cambio de estado se registra en la tabla de log de solicitud y se podr ver en el sistema desde la pestaa solicitudes.

Figura 8

Confirmar ANS y Asignar Seleccionador

g. ID : CU004 h. Descripcin Contando con la aprobacin y valorizacin del proceso, la Coordinadora de RRHH deber confirmar el tiempo en el que se atender dicha solicitud (el Acuerdo de Nivel de Servicio ANS)
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i. j.

Actores Coordinador RRHH Flujo de Eventos 1) Desde una consulta se deben mostrar las solicitudes en estado Bsqueda - Por Asignar Responsable 2) El botn Asignar Responsable levantara una ventana para con los datos principales para que asigne el responsable y se confirme el ANS y el nmero de das ANS 3) Debe dar grabar si ha completado los datos, sino puede regresar para confirmar luego la informacin.

k. Flujo de alternativos 1) Si le da clic sobre el botn detalle debe levantar la consulta solicitudes
de seleccin de personal.

l.

Interfaz f1. Pantalla de Consulta de Asignacin de Responsables Reglas:

1) Se mostraran solo las solicitudes con el estado Bsqueda - Por Asignar

Responsable.

2) Solo tendrn acceso los usuarios con el rol Coordinador RRHH

F2. Sub Venta de Asignacin de Responsable Pestaa: Datos Generales Reglas:
a. Se permitir colocar un comentario a la solicitud. b. La opcin Grabar cambia el estado de la solicitud a Bsqueda - En Evaluacin c. Se debe mandar aviso (va email) al responsable asignado con el nmero de proceso de seleccin asignado. d. Esto creara automticamente una entrada en la pestaa de Bsquedas con los datos: Responsable, Fecha Inicio (fecha del sistema), Fecha terna (fecha solicitud + Nro. Das ANS), Estado = Proceso Bsqueda

Registro de Candidatos
a. ID : CU005 b. Descripcin El responsable del proceso de bsqueda deber registrar a los candidatos que cumplan con el perfil del proceso. c. Actores Seleccionador d. Flujo de Eventos
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1) Para llegar a esta ventana se podr consultar las solicitudes en proceso

de bsqueda. Tambin se podr llegar desde un link que se le enviara al responsable cuando se le asigne el proceso 2) Deber completar tambin la informacin de i. Lugares de Publicacin ii. Bsquedas

e. Flujo de alternativos
1) Ninguno

f.

Interfaz f1. Pantalla de Consulta de Solicitudes Reglas:

1) El usuario podr ingresar a las consulta de las guas, tal como se

representa en la figura 2.

2) Cuando ya se elija una solicitud y se levante la consulta de la solicitud,

se deber verificar que los botones de mantenimiento de las pestaas Bsquedas, Candidatos y Lugar de Publicacin estn habilitados o visibles solo cuando el usuario tenga el rol Seleccionador y a su vez el usuario tenga asignado el proceso en particular (se deduce del responsable del ultimo proceso de bsqueda). Existir un rol Seleccionador Admn. que tendr acceso a los botones de bsqueda independiente de si lo tiene o no asignado

F2. Sub Venta de Registro de Candidatos Pestaa: Datos Generales Reglas:

a. Se permitir b.

c.

registro de los candidatos nuevos o el mantenimiento en procesos que bsqueda que estn en el estado Proceso Bsqueda o en Stand bey. Si es necesario aadir un nuevo candidato dar clic en Aadir Candidato, eso levanta una ventana para completar la informacin de: Candidato, Fuente de Reclutamiento y Comentarios. Si est en una opcin de mantenimiento podr completar tambin la posicin en la terna y el indicador de finalista. Solo se podr aadir candidatos si la ltima bsqueda esta en estadoProceso Bsqueda.

d. La ventana para crear los candidatos relacionara los candidatos con el proceso de bsqueda. e. Si el candidato figura en el sistema (por procesos anteriores) se debe usar el botn que levanta una ventana que le permitir crear al candidato. Nota: Los candidatos podrn repetirse en diferentes procesos de seleccin y en diferentes bsquedas.

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f.

g.
Envo de Candidatos
a. ID : CU006

Si se tiene candidatos estos se pueden enviar al usuario solicitante para que ello continen el proceso. Para eso debern dar clic en.

b. Descripcin Una vez que el responsable del proceso de bsqueda complete la terna de candidatos (*) deber dar aviso al usuario solicitante para que contine con el proceso. Este aviso se realizara mediante un email que incluye un link para visualizar informacin del proceso. (*) La primera vez que se mandan los candidatos se deberan mandar con los tres candidatos completos. Puede haber excepciones, el sistema lo permitir pero en los reportes se harn notar que se mando terna parcial. Cuando haya ms de un proceso de bsqueda se permite mandar una parte de la terna. c. Actores Seleccionador d. Flujo de Eventos 1) Desde la misma pantalla de consulta, desde la opcin de candidatos se debe usar las opciones para enviar los candidatos. 2) Es importante registrar el nmero de candidatos. Si es tres o mas se debe grabar la fecha de entrega de terna con la fecha del sistema.

e. Flujo de alternativos
1) Ninguno

f.

Interfaz f1. Pantalla de Consulta de Solicitudes Reglas:

a. Desde la pestaa de candidatos usar el botn : b. El sistema debe contar los candidatos de la ltima bsqueda. Si existe menos de 3, mandar un mensaje Esta seguro de mandar terna incompleta? Cuando la respuesta sea Si continuar, si es no, debe regresar sin hacer nada. c. Debe existir por lo menos un candidato en la ltima bsqueda para poder usar esta opcin (esta oculta o deshabilitada).

Cierre o Cancelacin de Procesos

g. ID : CU007 h. Descripcin Una vez que se tenga respuesta del solicitante con el resultado de sus evaluaciones de los candidatos enviados, se debe guardar dicha informacin. i. Actores Seleccionador
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j.

Flujo de Eventos 1) Desde la misma pantalla de consulta, desde la opcin de Bsquedas se debe colocar el resultados, se podr elegir entre : i. Terna Rechazada por Usuario ii. Cancelado por Examen Medico iii. Cancelado por Contraoferta iv. Cancelado por Reinicio v. Finalizado Cubierto vi. Stand By 2) Cuando se trate de cualquiera de los tres primero se debe cerrar el proceso de bsqueda y se debe crear una nueva bsqueda. En todos los casos se debe requerir un comentario para esta decisin. 3) Para los estados Cancelado por Reinicio y Finalizado-Cubierto se cierra el proceso de seleccin y ya no se permitir volver a tocar el proceso. 4) Cuando el proceso pase Finalizado Cubierto, Cancelado por Reinicio se deber pedir al solicitante que complete una encuesta de satisfaccin que le llegara via email para que se complete rpidamente. Solo deber copiar un comentario y una nota de 1 a 10. 5) El estado Stand By solo es de tipo estadstico, porque se seguir comportando como si fuera un proceso en Bsqueda. Permitir ingresar candidatos y podr permitir enviar candidatos.

k. Flujo de alternativos
1) Ninguno

l.

Interfaz f1. Pantalla de Mantenimiento de Bsquedas Reglas:

a. Desde la pantalla de gestin de procesos se debe elegir la pestaa de Bsquedas. b. All si se elige la opcin de mantenimiento de la ltima bsqueda c. Se abrir una venta que le permite incluir comentarios por el cambio de estado y el nuevo estado.

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