INDICE

UNIDAD 1
HISTORIA Y CONCEPTO COMERCIO…………………………………………………… 1
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO……………………………………………………… 2
CONFECCION DE DOCUMENTOS………………………………………………………. 3
DISEÑAR Y NORMALIZAR LOS DOCUMENTOS……………………………………. 4

UNIDAD 2
HISTORIA Y CONCEPTO ARCHIVO………………………………………………………. 5
ARCHIVO EN EL SIGLO XX…………………………………………………………………… 6
GESTION DE DOCUMENTOS………………………………………………………………. 7
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA………………………………………………… 8
ARCHIVO DIGITAL………………………………………………………………………………. 9

REDACCION COMERCIAL
OFICIO……………………………………………………………………. 10
CONTRATO……………………………………………………………... 11
MEMORAMDUN……………………………………………………… 12
CIRCULAR………………………………………………………………... 13
EJEMPLO DE CONTRATO:
 REDACCION ADMINISTRATIVA

EJEMPLO OFICIO:
 UNIDAD 2 TEMA 4: ARCHIVO DIGITAL

¿Qué es un archivo digital? O fichero

Es el conjunto de toda la información binaria almacenada en un formato digital, bien sea en PDF, DOC,
JPG, GIF, etc., que puede ser guardada y vista por medio de un ordenador o aparato electrónico.

¿Cuáles son las ventajas del archivo digital?

Normalización de archivos:

En formato digital logran crear una base de datos organizada y homogénea de todos los documentos
que se producen y que entran en nuestra empresa. Ejemplo: Facturas, remisiones, comprobantes de
gastos, de ingresos, contratos, soportes de los mismos, etc. Con el archivo digital se logra un registro
digital único y categorizado.

Es posible establecer un sistema de archivo normalizado, en el que es posible acceder a la información

con diferentes preferencias de búsqueda, de manera sencilla y sin buscar en archivadores.

Ahorro de espacio y recursos:

 Se puede transformar todo el archivo
físico a digital. Con los documentos
legales, la digitalización será certificada y
validada con los instrumentos
archivísticos adecuados.
 El ahorro en costos de impresión, papel y
mobiliario es también notable.
Ahorro en tiempo:
 El trabajo del área de archivística exige
una alta producto de los encargados.
Eliminación de riesgos legales:
 Para protegernos de multas
contratiempos con las autoridades
competentes. Estamos seguros contra
catástrofes o accidentes. Las copias de
seguridad hacen parte del proceso de
transformación del archivo físico a digital
Integración con el área contable:
 Con esta implementación contamos con la
posibilidad de consultar los documentos
en pantalla e incluso contabilizarlos de la
misma manera.
Cuadro de clasificación:
Se elabora donde se tienen en cuenta
todos los tipos de documentos, y donde
se pueda ver la estructura de cada
archivo.
Los dos grandes grupos que
conforman el archivo, son:
Las secciones: La división que se
establece partiendo de las actividades
desarrolladas: Contable, fiscal,
mercantil, de auditoria, etc., y dentro de
cada una de estas, las siguientes:
Las series documentales: Es el
conjunto de documentos producidos
o
del resultado de un mismo proceso
administrativo, es decir, que se
agrupan primero por áreas y después
por tipo de documento .
La ordenación:
Se emplea el criterio adecuado para cada
tipo de documento. Esta labor se
complementa con la clasificación,
ordenando los documentos de manera:
cronológica, alfabética, numérica , etc.
 UNIDAD 2 TEMA 3: DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

Funciones:
1) Es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación
administrativa, también es una herramienta de verificación que permite evidenciar el progreso de una
acción administrativa.

2) Es un instrumento de comunicación y una herramienta de noticia.

EL ACTA:

 Documento de carácter oficial que declara la condición legal de una persona o institución, como
el acta de diputado que reciben los parlamentarios electos en algunos países.
 Documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en una reunión de una
asamblea u órgano colegiado para darles validez, como las reuniones de un Parlamento,
Ayuntamiento, comunidad de vecinos, etc. Las Actas de una reunión científica, conferencia,
congreso o jornadas, recogen un resumen de los trabajos presentados y, a veces, el contenido
de los mismos. Acta Única Europea, uno de los tratados internacionales que definen la
organización y funcionamiento de la Unión Europea.

Puede referirse a un acuerdo comercial anti- falsificación, un acuerdo internacional para la protección
de la propiedad intelectual, etc.

EL CONTRATO:
 Es un acuerdo privado, oral o escrito,
entre partes que se obligan sobre
materia o cosa determinada, y a cuyo
cumplimiento pueden ser exigidas.
 Es un pacto privado, verbal o escrito,
entre partes que se exigen sobre
elemento o ente establecido, y a cuyo
acatamiento pueden ser exigidos.
 Es un acuerdo de voluntades que
genera derechos y obligaciones para las
partes.
 Las partes en un contrato son personas
físicas o jurídicas

La función del contrato es originar efectos

jurídicos. En cada país puede existir un
concepto de contrato diferente, y tiene que
ver con la realidad socio-cultural y jurídica
de cada país.
UNIDAD 2 TEMA 2: GESTION DE DOCUMENTOS

¿En qué consiste la gestión de documentos?

Consiste en externalizar las tareas asociadas a los documentos de la empresa.

¿Qué servicios ofrece una empresa dedicada a la gestión de documentos?

1. Libera espacio de tus estanterías.

2. Custodia en sus almacenes de documentos que se deben guardar.

3. Son clasificados de forma que, en caso de requerirse, se encuentren con facilidad.

La digitalización de los documentos su introducción en la base de datos de la compañía especializada,

(clasificados por diferentes campos) desde cualquier terminal autorizado y trabajar con ellos con mayor
rapidez.

La organización del archivo de forma no informatizada conlleva una serie de tareas concatenadas que
podemos definir en tres apartados:

1) Clasificar los fondos: establecer diversas clases o agregados documentales en función de su

procedencia, es decir, del autor que los ha creado.

2) Ordenar los documentos dentro de

cada agrupación o serie documental, y estas
mismas, uniendo unos con otros conforme a
la unidad de orden establecida para cada
caso.

3) Elaborar un cuadro o esquema de

clasificación que ponga de relieve la
estructuración dada al fondo.

La clasificación consistirá en agrupar

jerárquicamente los documentos de un
fondo mediante agregados o clases, desde
los más amplios a los más específicos, de
acuerdo con los principios de procedencia y
orden original.
UNIDAD 1 TEMA 1: HISTORIA Y CONCEPTO DEL COMERCIO
 UNIDAD 1 TEMA 2: CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Tipos de documentos
En la actualidad, en cualquier actividad comercial se trabaja con documentación muy diversa: e-mails,
facturas, fichas de empleado, nóminas, pedidos o albaranes. No todos estos documentos comparten el
mismo ciclo de vida necesariamente. Algunos, como notas de llamadas telefónicas o correos no
deseados, tienen ciclos de vida cortos, ya que son descartados después de la primera lectura.

E-mails
En primer lugar, se generan los correos electrónicos, a continuación, se clasifican según unos
parámetros determinados que cada empresa estime oportunos (por cliente, por fecha, por tipo de
caso…) y, por supuesto, siguiendo una política de archivado de e-mails.

Correo postal
Aunque cada vez más empresas están avanzando hacia la consecución de una oficina sin papel, a día de
hoy las empresas aún siguen recibiendo documentos físicos, como por ejemplo correos postales.

Facturas
Incluyen datos de vital importancia que engloban a todas las personas involucradas en un proceso de
compra: proveedores, clientes; así como el coste, el IVA, etc. El primer paso debe ser la aprobación de
gastos, seguido del almacenamiento del documento. Una vez está la factura almacenada, se genera un
flujo de aprobación.

Nóminas
El ciclo de vida de la nómina incluye aquellas funciones que se deben llevar a cabo para informar de los
elementos que intervinieron en el trabajo en cuestión y cómo se pagó la mano de obra.

Otros documentos técnicos

Ciertos documentos, como planos de ingeniería o maquinaria se almacenan hasta que el proyecto llega
a su fin. Los documentos relacionados con el ámbito médico como productos farmacéuticos se
almacenan hasta que los productos salen al mercado e incluso en ocasiones durante más tiempo, hasta
que se ha comprobado su eficacia y seguridad.
UNIDAD 1 TEMA 3: CONFECCION DE DOCUMENTOS
 DOCUMENTO DIGITAL

Un documento electrónico, también conocido como documento digital, es un documento cuyo

soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está
codificado mediante algún tipo de código digital, que solamente puede ser leído, visto,
escuchado, interpretado, o reproducido mediante programas o aplicaciones especializadas
adquiridas por las redes informáticas y que ayudan a abrir el documento en mención para que
pueda ser apreciado.
 UNIDAD 1 TEMA 4: DISEÑAR Y NORMALIZAR LOS DOCUMENTOS

 La normalización en la Archivística, aplicada de forma correcta, es un

instrumento muy ventajoso que facilita el trabajo y garantiza calidad. La
utilización de normas en el Archivo ayuda a aunar criterios y
procedimientos y garantiza el acceso a la información. Es decir, la
normalización favorece el tratamiento documental y la interoperabilidad de
registros, unifica las tareas repetitivas, mejora la gestión de los procesos
documentales y facilita el trabajo en grupo.

EJEMPLO:
 UNIDAD 2 TEMA 1: HISTORIA Y CONCEPTO ARCHIVO

EGIPTO Y EL ARCHIVO

• Registrar las propiedades y la producción.

• Escriben sobre papiro.

• Es un material fácil de escribir en tinta.

• Se escribe con pinceles hechos en junco.

• Se puede guardar en forma de rollos y

• Se puede tener gran cantidad de documentos

en poco espacio.

ROMA Y EL ARCHIVO

Se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien

ceratas.

Las albas cuando el documento tuviera una duración indefinida.

Las ceratas documentación que no se quería conservar indefinidamente.

Los primeros archivos son los públicos.

El primero es:

El archivo del tesoro: Templo de Saturno.

• Documentación económica de la República y

• Los comentarios de los cuestores

• Las sentencias del Senado.

Archivos especializados: Templo de Ceres.

• Los Tribunos de la Plebe.

• Los registros electorales y las resoluciones favorables a la Plebe.

Archivo de los Censores: Templo de las Ninfas.

• Los registros de los cabezas de familia.

Archivo de los Pontífices:

• La documentación para la elaboración

SIGLO XX:

Se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor

administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. En su primera mitad se
caracteriza por la consolidación de los avances experimentados y una producción profesional
más abundante. La archivística se debate entre lo decimonónico y la modernidad.
En los países desarrollados aumenta la sensibilidad social por los archivos. Crecen los archivos
privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un carácter importante de los
archivos en el siglo XX, es el carácter que le da la legislación. Identifica que es un documento de
archivo.
Las necesidades de la administración obligan a la profesión a replantearse sus presupuestos, ya
que abarcan desde las oficinas hasta la conservación definitiva. La creación de redes y de
sistemas de archivos. Una red, es un conjunto de instituciones archivísticas que tienen un
convenio entre sí.

 Para que haya una red, tiene que haber un acto jurídico para que el archivo se
comprometa a participar.
 Un sistema de archivo es un conjunto de elementos que componen la política
archivística de un país determinado.
 Tiene que haber una Ley de Archivos y una red de archivos y unas prácticas archivísticas
comunes.
 También componen el sistema de archivos el personal y los archivos.

La Segunda Guerra Mundial

• Marca el despegue de la
archivística por la necesidad de
investigar y difundir el conocimiento.
• La expansión de la democracia
como modelo de organización social.