Manual Excel Básico Unidad II | Jahaziel Colón Hernández

FORMATO DE CELDAS EN EXCEL

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de

cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de
los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel las podemos
encontrar en tres ubicaciones:

1. En la Cinta de opciones.
2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel,

podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones
antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la
ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También
podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer
clic derecho sobre una celda o rango:

Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas

opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de
celdas. Podemos acceder a este usando la combinación de teclas Ctrl + 1.

CAMBIAR LA FUENTE

De manera predeterminada, Excel utiliza el tipo de fuente Calibri de tamaño 11.

Nosotros podemos utilizar una fuente y tamaño diferentes para resaltar un texto
o el encabezado de alguna tabla. Este cambio lo podemos hacer desde En la
ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos
de fuente de los cuales podremos elegir la más adecuada. Además, justo al lado
derecho de la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamaño de
fuente.

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Para cambiar el color de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la

Cinta de opciones como en la mini barra:

ALINEACIÓN DE CELDAS

De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y

el texto a la izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los
comandos de la ficha Inicio > Alineación.

1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido

de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de
la celda.
2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda,
derecha o al centro de esta.
3. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo
específico lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la
orientación del título de una columna muy estrecha.

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4. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y

su contenido.
5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro
de una celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar
todo el contenido.
6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una
sola celda y además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú
desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales como la de volver
a separar las celdas.

RELLENO DE UNA CELDA

Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o

una trama. Para indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el
comando Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Este comando también lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrará la

misma paleta de colores a seleccionar.

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BORDES DE UNA CELDA

La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda
visual ya que dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada en
cambio los bordes si son impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de
celdas y distinguirlas de las demás. Existen diferentes estilos y grosores de
bordes y podrás seleccionar la configuración deseada desde el comando Bordes
que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:

Este comando también está disponible desde la mini barra. Por otro lado el
cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Borde que es
donde podrás hacer todas las configuraciones necesarias a los bordes de una
celda.

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ESTILOS DE CELDA

Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera

que no tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino que
solamente seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde la ficha Inicio >
Estilos > Estilos de celda:

Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda
con solo posicionar el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la
aplicación del estilo debes hacer clic sobre la opción deseada. Si por alguna
razón deseas regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces debes
seleccionar la opción Normal. El formato de celdas en Excel nos da la
oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las celdas de nuestro libro para
mejorar la presentación de los datos y de esta manera tener una mejor
compresión e interpretación de estos.

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FORMATO DE CELDAS PERSONALIZADO EN EXCEL

A través del formato personalizado podemos dar la apariencia que necesitamos
a cualquier valor numérico de una celda en Excel sin la necesidad de editarla.
Con solo indicar un código de formato personalizado podremos manipular la
manera en que Excel despliega dicho valor.

EL FORMATO DE CELDAS EN EXCEL

De manera predeterminada, Excel tiene una serie de formatos de celda que

podemos aplicar a nuestros datos. Una manera de acceder a dichos formatos es
a través de los comandos que se encuentran en el grupo Número dentro de la
pestaña Inicio.

En la lista desplegable encontrarás los formatos de celda comúnmente utilizados

en Excel como el formato General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha corta,
Fecha larga, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica y Texto.

Debajo de la lista desplegable, se encuentran los botones de comando para

elegir el símbolo de moneda, el símbolo de porcentaje, el estilo de millares y los
botones para aumentar o disminuir los decimales. Si ninguno de estos comandos
puede ayudarte a mostrar el valor de la celda como lo deseas, entonces podrás
recurrir al formato de celdas personalizado.

Por ejemplo, si en tu hoja de Excel tienes una columna que contendrá un número
de folio y necesitas que dicho número se muestre siempre de 5 dígitos, entonces
necesitas que Excel muestre el valor “1” como “00001”, y el valor “2” como
“00002” y así sucesivamente.

Si no quieres ingresar todos los ceros a la izquierda para cada uno de los folios,
entonces deberás utilizar un formato de celda personalizado.

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FORMATO DE CELDAS PERSONALIZADO

Para iniciar nuestro ejemplo, ingresaré el valor “1” en la celda A1, y haré clic
derecho sobre la celda para seleccionar la opción Formato de celdas.

El comando anterior abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas y deberás

asegurarte de seleccionar la pestaña Número y dentro de la
lista Categoría deberás seleccionar la opción Personalizada tal como se
muestra en la siguiente imagen.

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En seguida deberás activar la caja de texto Tipo, que es donde actualmente se

muestra la palabra Estándar, y deberás borrar el texto Estándar y en su lugar
deberás introducir el valor 00000 que deberá contener cinco números cero.

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Finalmente deberás hacer clic en el botón Aceptar y la celda A1, que tenía el
valor 1, se mostrará en pantalla como 00001.

A partir de este momento, la celda A1 mostrará automáticamente los ceros a la

izquierda para completar los 5 dígitos. Puedes ingresar un número diferente a 1
y observarás que Excel aplicará el formato personalizado automáticamente. Si
quieres copiar el formato personalizado de la celda A1 a toda la columna, puedes
seguir los siguientes pasos.

1. Activa la celda A1
2. Pulsa el botón Copiar formato que se encuentra en la
pestaña Inicio dentro del grupo Portapapeles.
3. Haz clic en el encabezado de la columna A y se aplicará el formato
personalizado a toda la columna.

Una vez que has copiado el formato personalizado a toda la columna, podrás
ingresar cualquier número y Excel completará los ceros a la izquierda necesarios
para mostrar el número de 5 dígitos.

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De esta manera hemos creado un formato personalizado en Excel y lo hemos

aplicado a toda la columna. Si quieres dejar de utilizar dicho formato, deberás
seleccionar todas las celdas de la columna y elegir el formato General de la lista
de formatos de la pestaña Inicio.

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CÓDIGOS DE FORMATO PERSONALIZADO

Ya hemos visto que el formato personalizado de celdas nos permite dar una
apariencia única a nuestros datos. En la siguiente tabla se muestran otros
ejemplos de formato personalizado que podemos utilizar.

La columna Valor muestra el valor original de la celda, es decir cuando se está

utilizando el formato General. La columna Formato personalizado es el valor que
ha sido ingresado dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas y finalmente
la columna Presentación es el valor que se muestra en la celda después de
aplicar el formato personalizado.

Valor Formato personalizado Presentación

1 000 001

1 “N”000 N001

11.1 000.00 011.10

55385040 00-00-00-00 55-38-50-40

28/01/2019 dddd-dd-mmmm-aaaa viernes-28-enero-2019

Debes considerar que, aunque Excel cambia el formato de los datos en pantalla,
el valor de la celda no es afectado. Por ejemplo, si tenemos el valor 1.2345 en la
celda B1 y aplicamos un formato personalizado para que se muestre como 1.23,
al momento de hacer un cálculo con la celda B1 se considerará el valor 1.2345
aunque no sea el valor desplegado en pantalla

Es muy importante mencionar que el Formato personalizado de celdas en

Excel fue pensado primordialmente para cambiar la apariencia de valores
numéricos y no es posible crear formatos personalizados para manipular la
apariencia de cadenas de texto.

FORMATO DE NÚMEROS EN EXCEL

El formato números en Excel es el proceso a través del cual podemos cambiar

la apariencia de un número contenido en una celda. Es importante remarcar que
dicho formato no modifica el valor numérico de la celda sino solo su apariencia.
Cuando ingresamos valores numéricos en nuestra hoja de Excel, dichos valores
no tienen formato alguno, pero podemos modificar la cantidad de decimales
mostrados, agregar el símbolo de moneda o el separador de miles. Todos estos

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cambios en la apariencia de un número los podemos lograr aplicando un formato

especial a la celda.

FORMATO DE NÚMEROS AUTOMÁTICO

Excel puede identificar ciertos formatos de número al momento de ingresar los

datos y los despliega de manera adecuada mientras asigna el valor numérico
correcto a la celda. Por ejemplo, si ingresamos el valor 12.50% en una celda,
Excel mantendrá la apariencia de porcentaje pero el valor de la celda no
contendrá el símbolo de porcentaje sino solamente el valor numérico 0.125 y lo
podremos saber si hacemos una operación con dicha celda:

Ya que la celda D2 no contiene formato alguno se muestra el valor de la celda

D1 multiplicado por dos. De esta manera podemos saber que al incluir a la celda
D1 en cualquier operación, Excel considerará su valor numérico. Así como Excel
aplica un formato automático a valores de porcentaje, también lo hace si
utilizamos el separador de miles o si utilizamos el símbolo de moneda. En
realidad el valor de la celda no contendrá el separador de miles ni el símbolo de
moneda sino solamente el valor numérico.

FORMATO DE NÚMEROS DESDE LA CINTA DE OPCIONES

Hay ocasiones en las que importamos datos a Excel o simplemente queremos

modificar la manera en que se despliegan los números de una celda después de
haberlos ingresado y para ello podemos utilizar los comandos de la Cinta de
opciones que se encuentran dentro del grupo Número en la ficha Inicio.
Cualquiera de estos comandos aplicará el formato seleccionado a la celda activa
o a una selección de celdas.

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1. Podemos elegir rápidamente un formato de la lista de formatos más

utilizados entre los cuales encontramos los formatos Número, Moneda,
Contabilidad, Fecha corta, Fecha larga, Hora, Porcentaje, Fracción,
Científica y Texto.
2. El menú desplegable del botón Formatos de contabilidad nos permite
elegir entre varias opciones de formatos específicos de contabilidad y
especificar si deseamos agregar el símbolo de dólares americanos o el
símbolo de euros.
3. El botón Estilo porcentual aplicará un estilo de porcentaje al valor de la
celda.
4. El comando Estilo millares agregará el separador de miles al valor
numérico de la celda.
5. Podemos Aumentar decimales mostrados dentro de la celda siempre y
cuando el valor numérico contenga dicha cantidad de decimales.
6. También podemos mostrar menos decimales utilizando el
botón Disminuir decimales.
7. Si queremos tener más opciones de formato podemos pulsar el indicador
de cuadro de diálogo del grupo Número el cual abrirá una nueva ventana
que nos dará más opciones de formato.

EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS

Si ninguno de los comandos de formato de la Cinta de opciones atiende nuestros

requerimientos de formato, entonces podemos pulsar el indicador
correspondiente que se encuentra justo a la derecha de la etiqueta del grupo
Número y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas:

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A través de este cuadro de diálogo tendremos un mayor control sobre el formato

aplicado a una celda de Excel. La sección Número nos muestra 12 categorías
de formato de las cuales podemos elegir y además configurar ciertas
propiedades particulares. A continuación describo brevemente cada una de las
12 categorías:

1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las

celdas de una hoja y despliega los números tal como son ingresados
excepto cuando el valor es muy grande para caber en la celda y lo
convierte a notación científica.

2. Número: Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones

decimales que deseamos mostrar y además indicar si deseamos incluir el
separador de miles. Otra opción de configuración es la de indicar el
formato de los números negativos ya sea solamente con el símbolo
negativo (-), o de color rojo, o ambas opciones.

3. Moneda: El formato de Moneda nos permite elegir el símbolo a utilizar así

como la cantidad de decimales a utilizar. Al igual que el formato anterior,
podemos indicar la apariencia de los números negativos.

4. Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en

que los símbolos de moneda siempre están alineados de manera vertical.

5. Fecha: Esta opción nos permite elegir entre diferentes formatos para una
fecha.

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6. Hora: Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en una
celda.

7. Porcentaje: Nos permite desplegar el símbolo de porcentaje e indicar la

cantidad de decimales.

8. Fracción: Para las fracciones mostradas en la hoja de cálculo podemos

elegir entre nueve diferentes formatos.

9. Científica: Para números expresados en notación científica podemos

especificar la cantidad de decimales a mostrar.

10. Texto: Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratará dicho
valor como un texto, inclusive si es un número.

11. Especial: Esta opción contiene formatos especiales y dependen de la

Configuración regional seleccionada. Algunas opciones de formatos
especiales son los códigos postales, los números de teléfono o los
números de seguridad social.

12. Personalizada: La opción de formato personalizado nos da la posibilidad

de crear nuestros propios formatos de números. Esta es una opción que
requiere una explicación más amplia por lo cual encontrarás un vínculo a
otro artículo en la sección de material adicional.

COMBINAR TEXTO Y NÚMEROS EN UNA CELDA

Si necesitas combinar texto y números en una misma celda, Excel nos permite
hacerlo de tres maneras diferentes: Concatenando los valores, utilizando la
función TEXTO o utilizando un formato personalizado. Supongamos la siguiente
tabla de datos:

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Lo que deseamos hacer es agregar la palabra “días” a cada celda de manera

que podamos leer: 76 días, 66 días, 75 días, etc. Podrías pensar que podemos
agregar la palabra “días” en la columna de la derecha, pero no es eso lo que
buscamos, sino que necesitamos dentro de una misma celda tanto el número
como el texto.
UTILIZAR LA CONCATENACIÓN

El método más simple para combinar texto y números en una celda es utilizar
la concatenación. Para ello podemos utilizar el carácter “&” que nos ayuda a unir
tanto el texto como el número. Observa el ejemplo que utiliza esta técnica en la
columna B:

La desventaja de este método es que las celdas ya no pueden ser utilizadas con
su valor numérico porque ahora son celdas que contienen un texto.

UTILIZAR EL FORMATO PERSONALIZADO

Si queremos combinar texto y números en una misma celda sin perder la

posibilidad de utilizar su valor en un cálculo numérico, entonces la mejor

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alternativa es aplicar un formato personalizado. El formato que utilizaré es el

mismo del ejemplo solo que en esta ocasión colocaré dicho formato
personalizado en las propiedades de la celda de la siguiente manera:

Una vez que se aplica el formato personalizado a todas las celdas obtenemos el
siguiente resultado:

Observa cómo la barra de fórmulas despliega un valor numérico para la celda

indicando que sigue siendo un valor numérico a pesar de que en pantalla se
muestra un texto dentro de la celda. Ahora observa lo que sucede al hacer una
suma con los valores de la columna D:

Esta última opción es la que recomendamos a la hora de tener que resolver esta
situación.

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FUNDAMENTOS DE FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta

aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas
condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar
el color de las celdas que tienen un valor negativo.

RAZÓN PARA UTILIZAR EL FORMATO CONDICIONAL

Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las

celdas que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un
proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande
y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede
hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el formato de la celda que
cumple con ciertos criterios.

EJEMPLOS DE FORMATO CONDICIONAL

Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es
22.2).

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¿CÓMO SE APLICA EL FORMATO CONDICIONAL?

Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y
después hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el
grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones del

menú, el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta
condición o regla. Un formato condicional en Excel está siempre basado en
una regla que posteriormente se podrá editar si así lo deseas. Las reglas que se
crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:

• Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo

valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).

• Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad

porque puedes aplicar un formato especial utilizando una fórmula donde
podrás aplicar una lógica más compleja. Por lo mismo es un poco más
complicado de aprender, pero una vez que lo hagas seré muy intuitivo de
utilizar.

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FORMATO CONDICIONAL A VALORES DUPLICADOS

El primer paso que debemos dar es seleccionar el rango de celdas que contiene
los datos a los que aplicaremos el formato condicional y que en este ejemplo
será el rango A2:A20.

Después de haber hecho la selección, debemos ir a la pestaña Inicio, y dentro

del grupo Estilos, haremos clic sobre el botón Formato Condicional y elegiremos
la opción Reglas para resaltar celdas y posteriormente elegimos la
opción Valores duplicados.

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Al seleccionar esta opción se mostrará el cuadro de diálogo Valores duplicados y

en la primera lista nos aseguramos de elegir la opción Duplicados.

La segunda lista desplegable nos permite elegir el estilo que queremos aplicar a
las celdas que cumplan con esta regla y para este ejemplo dejaré seleccionada
la opción Relleno rojo claro con texto rojo oscuro.
Al hacer clic en el botón Aceptar, veremos que algunas celdas de nuestros datos
se resaltarán en color rojo porque tienen un valor que se repite al menos una
vez. Las celdas que no tienen un color de relleno es porque contienen un valor
que no se repite.

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De esta manera podemos resaltar fácilmente los valores duplicados utilizando el

formato condicional y esto nos ayudará a detectar visualmente aquellas celdas
que contienen datos duplicados.

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VISUALIZACION DE LA HOJAS DE CALCULO

INMOVILIZAR PANELES

El comando Inmovilizar paneles permite mantener visibles ciertas filas y

columnas mientras se desplaza por la hoja de Excel. Sigue estos pasos para
inmovilizar ciertas áreas de una hoja. El primer paso es muy importante ya que
es necesario seleccionar la celda en base al área que deseamos inmovilizar.
Siempre considera que debes seleccionar una celda posterior al área que
permanecerá inmóvil.

INMOVILIZAR COLUMNAS

Por ejemplo, si deseas inmovilizar las columnas A y B, se debe seleccionar la

celda C1. En seguida se debe pulsar el comando Inmovilizar que se encuentra
en la ficha Vista y seleccionar la opción Inmovilizar paneles.

El resultado de este comando hará que se coloque una línea muy delgada
marcando la separación de las secciones.

Si en este momento desplazas la hoja hacia la derecha observarás cómo las

columnas comienzan a moverse excepto las columnas A y B que han sido
inmovilizadas.

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INMOVILIZAR FILAS

Lo mismo podemos hacer para inmovilizar filas. Si deseas inmovilizar las filas 1,
2 y 3 de una hoja de Excel debes comenzar por seleccionar la celda A4 y
posteriormente hacer clic en el comando Inmovilizar paneles.

Hasta ahora has observado que para ambos ejemplos hemos inmovilizado solo
columnas o solamente filas. Pero también podemos hacer una combinación e
inmovilizar tanto columnas y filas al mismo tiempo.

INMOVILIZAR COLUMNAS Y FILAS

Por ejemplo, para inmovilizar la columna A y B junto con la fila 1 debes

seleccionar la celda C2 y hacer clic en el comando Inmovilizar paneles.

Observa cómo en este caso se han colocado dos líneas de separación para
marcar tanto las columnas como la fila inmovilizadas.

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INMOVILIZAR FILA SUPERIOR O PRIMERA COLUMNA

Ya que es muy común en Excel tener tablas de datos con títulos en la primera
fila se ha provisto del comando Inmovilizar fila superior.

Para utilizar este comando no es necesario hacer una selección previa de una
celda. Sin importar la celda que esté seleccionada actualmente, al pulsar dicho
comando siempre se inmovilizará la fila superior. Lo mismo sucede con el
comando Inmovilizar primera columna, el cual fijará siempre la columna A.
MOVILIZAR PANELES

Cuando desees quitar la inmovilización de paneles solamente debes seleccionar

el comando Inmovilizar y seleccionar la opción Movilizar paneles.

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