7 de octubre de 2009

El Valor de las TIC

para Profesionales de las TIC de Antonio Valle Salas

The Critical Need of Value

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Entre Abril y Mayo de 2008, la compaa Industry Insights Inc realiz a peticin de ISACA un estudio sobre las problemticas ms importantes para los gestores y directivos en las Organizaciones TI (1). En este estudio apareca la gestin del valor que proporciona IT como el quinto punto ms importante para colectivo encuestado pero, al segmentar las entrevistas segn la funcin desempeada por los participantes, ocurre que para aquellos que armaban tener funciones relacionadas con la gestin de reas TIC (un 32.7% de los encuestados), esta preocupacin ocupaba el tercer puesto en el ranking.

Figura 1Asuntos de mxima importancia para la direccin TIC. Fuente: ISACA

Por otra parte, en el informe IT Governance Global Status Report 2008 (2) encargado por el ITGI1 y realizado por PricewaterhouseCoopers (PwC) se ve claramente cmo el retorno de las inversiones realizadas en TI se sitan en cuarta posicin entre los problemas ms comunes.

Figura 2 Problemas ms comunes

Cuanto ms madura es la organizacin, ms necesidad aparece de analizar y justicar las diferentes inversiones que se realizan desde el rea TIC desde un punto objetivo que vaya ms

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all de la simple exposicin de las necesidades. Normalmente, se realiza un estudio de coste/ benecio, ROI o PayBack de la inversin para los proyectos que son especialmente signicativos y se emplea el caso de negocio como herramienta de justicacin ante el comit de direccin. Ahora bien, sin una aproximacin metodolgica y estructurada, esta actividad se convierte en algo espordico que se realiza cada vez de una forma distinta y a la que no se le aplican los criterios de seguimiento posterior necesarios para consolidar la certeza de que las inversiones TIC realmente aportan un valor claro y demostrable al negocio. No basta con hacer un caso de negocio para el proyecto de portal corporativo 2.0 con mashup , sino que una vez que se ha puesto en marcha, tambin es necesario contrastar los resultados, medir y demostrar que el caso de negocio era correcto. Estndares y marcos de trabajo como ITIL (V2 y V3), CMMI o CobiT se han enfocado siempre en la provisin y en la operacin de servicios TIC, dejando de lado (o rozando tangencialmente en algunos casos) el aspecto econmico y de valor de las TIC. Por esta razn, el CIO dispona de argumentos funcionales para explicar y defender la posicin de las TIC ante el resto del denominado C-Level, poda hablar de Servicios TIC, Niveles de Servicio y de alineacin con el negocio; pero estos estndares no le haban proporcionado las herramientas formales que necesitaba para tratar los aspectos econmicos ligados al valor retornado por las TIC.

Al mismo tiempo, se producen en la organizacin toda una serie de eventos que provocan que se cuestione si la provisin de servicios TIC es realmente rentable con respecto al valor que se aporta (3). Estos eventos que actan como disparadores de este tipo de situaciones pueden ser internos (clsicamente, importantes alteraciones en la ejecucin de proyectos crticos para la compaa como puedan ser desviaciones presupuestarias importantes, desviaciones los plazos de ejecucin o la no realizacin de los benecios esperados por la ejecucin del proyecto); o bien pueden ser eventos externos (como puedan ser fusiones o adquisiciones de empresas o cambios importantes en la situacin econmica en el mercado en el que se mueva la organizacin o incluso cambios importantes en las regulaciones).
Externos: Internos:

Quprovocaquesecues/oneelvalordeTI?

Variacionesimportantesenproyectoscr/cos Desconocimientoporpartedeladireccindeloscostes/ gastosenTIC Quejasoinsa/sfaccindelosdirec/vosdereasdenegocio rela/vasalvalorretornadoporlasinversionesTIC(que probablementeleshansidoimputadas) Cambiosimportantesenelposicionamientodelaempresa enelmercadoenelqueopera(variacionesenlademanda, enloscompe/doresoenlasituacineconmica) Cambiosregulatorios(introduccindenuevasleyes, pol/casomandatos) Variacionespresupuestariasimportantes

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El Marco de Trabajo ValIT

Ante la necesidad de materializar y objetivizar el valor proporcionado por las inversiones realizadas en Tecnologas de la Informacin y de realizar una aproximacin formal y estructurada al problema, en el ao 2005 se organiz una reunin entre expertos de ING (Holanda) y Fujitsu Consulting (Australia) donde se jaron los objetivos que deba cumplir el nuevo marco de trabajo (4). A raz de estos objetivos se comenz un desarrollo que desembocara en Marzo del 2006, cuando el ITGI2 en colaboracin con ISACA public los primeros documentos de ValIT. De esta manera, utilizando el modelo sobre el que se bas el diseo de COBIT y con un formato editorial prcticamente igual, se realiz la construccin de un marco de trabajo orientado especcamente a la Gestin del Valor, intentando permitir que las organizaciones gestiones sus inversiones TIC proporcionando un valor ptimo a un coste abordable y con un nivel de riesgo aceptable mediante la realizacin de tres actividades fundamentales (5): Utilizando el principio de las cuatro preguntas2, mientras que ValIT se posiciona en las preguntas Estamos haciendo lo correcto? (la pregunta de la estrategia) y Estamos obteniendo los benecios por ello? (la pregunta del valor), mientras que CobiT se posiciona en la visin desde las TIC, atendiendo a las preguntas Lo estamos haciendo correctamente? (la pregunta de la arquitectura) y Lo estamos logrando bien? (la pregunta de la entrega o provisin). Visto que uno de los objetivos que se marcaron desde los inicios del desarrollo de ValIT es la integracin entre este framework y COBIT (el otro framework del ITGI), es importante ver cul es la relacin entre ambos marcos de trabajo.

Identicacin y denicin de oportunidades de inversin alineadas con la estrategia corporativa y con unos benecios para el negocio claramente denidos.

Evaluacin, priorizacin y seleccin de las inversiones, basndonos en el valor aportado en el contexto de los objetivos estratgicos de la organizacin.

Gestin de la ejecucin de las inversiones a lo largo de todo su ciclo de vida.

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Estructura
El modelo est estructurado en base a una serie de principios y de procesos que los soportan e impulsan (6). De una manera muy similar a la de CobiT, la estructura interna de ValIT est basada en una serie de principios aplicados en los procesos de Gestin del Valor; estos procesos son soportados por una serie de prcticas recomendadas de gestin y stas a su vez son medidas y evaluadas frente a objetivos y mtricas. Los 22 procesos de ValIT, de nuevo de una forma simtrica a la de CobiT, estn estructurados en tres dominios, que establecen las reas clave en las que se aplicarn los principios de gestin: el Gobierno del Valor, la Gestin de la Cartera (de inversiones) y la Gestin de las Inversiones, tal y como podemos ver en la Figura 3.

Figura3DominiosyProcesosdeValIT.Fuente:ISACA

Para cada proceso, el modelo nos proporciona una gua de las prcticas recomendadas de gestin, una descripcin de las principales entradas y salidas, la relacin con otros procesos del modelo, una matriz RACI con la asignacin de actividades a los roles ms destacados del modelo (tanto internos a IT como externos) y el conjunto mnimo de mtricas y su relacin con el cumplimiento de objetivos del proceso. Adicionalmente, y de una forma ms global, el modelo proporciona los modelos de madurez correspondientes a cada uno de los dominios.
Componentes del Marco de Trabajo
Principios Dominios M o delos de Madurez por Dominio Procesos P r cticas Recomendadas E ntradas y Salidas R e l a cin con otros Procesos M atriz RACI M t ricas y Objetivos

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Conclusiones
De la misma manera que CobiT se puede considerar la navaja suiza en la denicin de los procesos y estructuras necesarias para proporcionar el gobierno de las TIC desde la construccin y provisin, ValIT es el complemento perfecto en forma de navaja suiza para el gobierno de las inversiones TIC. Nos referimos a ellos como navajas suizas ya que son un compendio de pequeos mdulos y herramientas que no se suelen utilizar todos de forma simultnea, sino que sirven como gua para la realizacin de trabajos puntuales que puedan ayudar a la organizacin a cumplir sus objetivos de gobierno. De esta manera, podremos utilizar el conjunto de procesos y su estructuracin en dominios para organizar nuestro propio modelo de procesos y reas de inters. En otro momento podremos necesitar dar un mayor rigor al reparto de tareas y responsabilidades, y ser entonces cuando utilizaremos el gadget Matriz RACI; o bien utilizaremos las deniciones de mtricas y objetivos cuando queramos denir y estructurar nuestro Cuadro de Mandos para las inversiones TIC. An as, la mayor aportacin que realiza este marco de trabajo es la aproximacin estructurada, formal y metodolgica al gobierno de las inversiones relacionadas con las TIC en las organizaciones, convirtindose en pieza fundamental para el Gobierno de las TIC cuando se utiliza en conjunto con CobiT, otros modelos de gestin y gobierno y, sobre todo, grandes dosis de sentido comn. Por ltimo, cabe destacar que el grado de penetracin de este tipo de modelos (tanto ValIT como CobiT) en el mercado espaol es an muy reducido. Hemos de tener en cuenta que los marcos de trabajo representan un conocimiento terico que debe ser llevado a la prctica y que los pasos de adopcin suelen seguir un patrn ms o menos estndar:

1. Presentacin del modelo: las organizaciones locales comienzan a

presentando las virtudes del modelo.

hacer ruido

2. Primeros grupos de inters: normalmente es personal de las empresas dedicadas a

ofrecer servicios de consultora quienes comienzan a estudiar, analizar e interiorizar las prcticas recomendadas (con el nimo de presentar una oferta diferenciada en sus servicios)

3. Primeras adopciones en cliente nal: se comienzan a presentar los primeros resultados

en empresas de cliente nal.

4. Masa Crtica: gracias a la existencia de un mayor nmero de casos de estudio, se

comienza la adopcin ms o menos generalizada del modelo. Dada la juventud de ValIT, podemos asegurar que en el territorio Espaol est situado en el punto 1 de difusin, con pequeas incursiones en el nivel 2, pero sin disponer actualmente de casos de xito conocidos. An as, tanto ISACA como el ITGI han puesto gran inters en difundir informacin sobre implantaciones conocidas de ValIT, por lo que hasta el momento se han publicado algunos (a nivel internacional) en sus respectivos websites.

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Bibliografa
1. ISACA. Top Business / Technology Issues Survey Results. 2008. 2. ITGI. IT Governance Global Status Report. 2008. 3. Harrison, Sara Harries & Peter. Recognising the need for Val IT. Information Systems Control Journal. s.l. : ISACA, 2008. Vol. 3. 4. The Birth of ValIT. Information Systems Contro Journal. s.l. : ISACA, 2006. Vol. 6. 5. Thorp, John. The ValIT Story. Information Systems Control Journal. s.l. : ISACA, 2006. Vol. 3. 6. ITGI. The ValIT Framework 2.0. Julio 2008.

Sitios Web de Referencia

ISACA hRp://www.isaca.org ITGI ValIT hRp://www.itgi.org hRp://www.isaca.org/valit

Publicaciones de Referencia
Las siguientes publicaciones se pueden encontrar en los sitios web de referencia mencionados anteriormente y forman parte del conjunto de publicaciones de ISACA e ITGI para la difusin de los modelos de Gobierno de las TIC CobiT y ValIT:

Getting Started with Value Management The ValIT Framework 2.0 The Business Case IT Governance Implementation Guide: Using CobiT and
ValIT 2nd Edition

ValIT Frequently Asked Question

Acerca del Autor

Antonio Valle [avalle@gedos.es] es Socio Director de G2, Gobierno y Gestin de TI. Ha dedicado los ltimos 13 aos de su vida profesional al desarrollo de actividades relacionadas con el Gobierno y Gestin de las TIC, participando en proyectos de implantacin, auditora o mejora de procesos, estructuras y herramientas. Combina la actividad de campo con actividades divulgativas tanto en universidades de referencia como en asociaciones como ISACA, itSMF y ATI. Ha participado en los equipos editoriales de multitud de publicaciones del sector y mantiene el blog http://www.gobiernotic.es.

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