Manual de usuario para el Sistema Dolibarr: Modulo Terceros
1. Aspectos generales
- El módulo Terceros permite gestionar toda la información referente a los clientes,
clientes potenciales y/o proveedores de la organización, información que a su vez es requerida y utilizada en otras funcionalidades del sistema administrativo, como por ejemplo, el registro y seguimiento de facturas, presupuestos y contratos.
- Viene incluido dentro de la versión estándar del Dolibarr, por lo cual no será necesario instalarlo de forma separada como modulo complementario
- El símbolo que identifica al grupo de terceros es
- Los clientes se representan con
- Los clientes potenciales se representan con
- Los proveedores se representan con
- Para acceder al módulo, debemos clickear en la pestaña “Terceros” que se
encuentra en el menú superior
- Al entrar en el módulo, nos encontraremos con la siguiente información:
Estadísticas de terceros, como
se encuentran distribuidos
Submenú lateral con Últimas modificaciones realizadas
diversas funcionalidades sobre los datos de terceros 2. Registrar un tercero
- Se puede registrar un tercero de diferentes maneras desde el submenú
lateral, haciendo clic en “nuevo tercero”, “nuevo cliente potencial”, “nuevo cliente” o “nuevo proveedor”. Si escogemos entrar desde “nuevo tercero”, deberemos rellenar todos los campos, por otro lado, si escogemos alguna de las otras opciones, algunos campos serán llenados por defecto en virtud de la opción elegida, tal y como se muestra a continuación:
Como se puede observar, al hacer clic en “nuevo proveedor” se abre un
formulario con dos campos llenados, indicando que el tercero a registrar no es un cliente ni un cliente potencial, sino un proveedor. - Además, a cada proveedor o cliente se le asignara un código para poder identificarlo y distinguirlo de los otros terceros
Se puede generar automáticamente
o agregar de forma manual - Posteriormente, aparecen los demás campos que deben ser llenados con la información del tercero conocida por la empresa, como por ejemplo, su dirección, país y ciudad donde reside, número de teléfono, email, etc. A continuación, destacaremos algunos detalles importantes: Seleccionamos el país en donde se ubica el tercero desde esta lista desplegable
El tercero puede tener ID profesionales de distintos países. Para
Venezuela, por ejemplo, sería el n° de RIF (Registro de Información Fi scal)
Nota: El CIF o IVA intracomunitario es un n° de identificación que necesitan las empresas
y particulares para poder ejercer actividades económicas en la Unión Europea
Empresa o persona Cantidad de empleados
Las operaciones con el tercero podrán
representarse en dólares o euros - Los campos para colocar el nombre del tercero y para clasificarlo en cliente/cliente potencial/proveedor, son obligatorios, los demás son opcionales, aunque se recomienda llenarlos si se cuenta con los datos - El campo “tipo de tercero” contiene una lista desplegable para identificar si el tercero es una gran empresa, una Pyme, un particular, u otro tipo de clasificación - El campo “tipo de entidad comercial”, a diferencia del anterior, se refiere a la forma jurídica de la organización (en caso de ser una). Por ejemplo, en el caso venezolano, si esta es una sociedad mercantil, civil, etc. - El tercero debe ser asignado a una categoría de clientes, clientes potenciales o proveedores. Estas categorías deben ser creadas por los usuarios, lo cual explicaremos en el siguiente punto - Una vez finalizada la introducción de los datos, pulsaremos sobre el botón "crear tercero".
3. Registrar, modificar y eliminar una categoría de cliente y/o proveedor
- Para registrar, modificar, eliminar o revisar las diferentes categorías de
cliente/cliente potencial/proveedor primero debemos pulsar sobre alguna de las siguientes pestañas:
✓ ✓
- Una vez dentro, nos aparecera el menu que se anexa a continuacion. Si
necesitamos crear una nueva categoría, pulsaremos el botón - Dentro de la pestaña “crear etiqueta/categoría”, deberemos asignar un nombre a dicha categoría, una descripción (opcional) y un color que servirá para identificarla con facilidad
Una vez llenado los campos,
daremos clic en este botón
- Una vez creadas las categorías requeridas por la organización, podremos
revisarlas y modificarlas cuando se desee, dando clic sobre alguna de ellas
Utilicemos esta a modo de ejemplo
- Dentro de la categoría seleccionada, podremos ejecutar varias funciones: Modificar o eliminar la categoría, agregarle subcategorías o asignarle uno o varios proveedores (o clientes si nos encontramos en el menú de categorías de clientes) - Para hacer una modificación, daremos clic en el botón “modificar” - Para agregar una subcategoría, pulsaremos el botón - Para asignar un proveedor, seleccionamos uno de la lista desplegable. Un proveedor puede ser asignado a varias categorías/subcategorías, no necesariamente a una
Para agregar una subcategoría
Lista de proveedores registrados
- Al momento de presionar el botón para añadir una subcategoría, nos
aparecerá una pestaña igual a la de la creación de una categoría. En este sentido, solo deberemos llenar los campos correspondientes y darle al botón “crear etiqueta/categoría”. El resultado, observable en la pestaña de categorías, sería algo así: Dentro de cada subcategoría, podremos seguir creando más subcategorías
- Por otro lado, al añadir proveedores a una categoría/subcategoría, nos
aparecerá una lista de los mismos en la parte inferior de la categoría/subcategoría que seleccionamos, de esta manera:
Proveedores asignados 4. Ver, modificar y eliminar información de un tercero
- Para ver la información de un tercero nos bastará con pulsar sobre el
nombre del tercero dentro de cualquiera de los listados que se muestran a continuación:
✓ ✓
- Si pulsamos la opción “Listado” accederemos a una lista que contiene
información resumida de todos los terceros. Sin embargo, también podemos acceder a las listas de cada uno de los grupos de terceros (clientes, clientes potenciales y proveedores). - El usuario puede elegir los campos que se van a mostrar, además de poder utilizar filtros y ordenar los datos en base a esos campos para facilitar las búsquedas.
Elegir campos Elegir filtros Ordenar - En la imagen que se anexara a continuación, se muestra el ejemplo de una lista de terceros con 6 campos elegidos por el usuario, 2 filtros, y un orden asignado a uno de los campos:
- Si colocamos el cursor sobre el nombre de un tercero y le hacemos clic, se
abrirá una pestaña identificada con el nombre de “Tercero” que mostrará información detallada sobre el mismo. En esta pestaña, podremos modificar la información del tercero, hacer una fusión de un tercero con otro, o eliminar al tercero en cuestión, siempre y cuando no existan registros pendientes o abiertos que se vinculen con este último, tales como facturas, pedidos, presupuestos, etc.
Opciones que se pueden ejecutar desde este menú
- Si pulsamos el botón “Enviar e-mail”, se nos abrirá debajo el siguiente formato de presentación que deberá ser llenado
Pulsaremos este botón para enviar el correo respectivo
- Si pulsamos el botón “Modificar” se nos abrirá la pestaña que contiene
todos los datos del tercero, los cuales podremos modificar. Luego de hacer los cambios correspondientes, deberemos presionar el botón - Si pulsamos el botón “Fusión” podremos transferir al tercero actual todos los objetos (facturas, pedidos, etc.) que estén vinculados a otro tercero, eliminando a este último. Nos aparecerá la siguiente ventana de confirmación: - Si pulsamos el botón “Eliminar” nos aparecerá un mensaje de verificación para confirmar la eliminación del tercero actualmente seleccionado:
- Desde la pestaña “Tercero” explicada anteriormente, podremos acceder a
otras funciones relacionadas con el tercero seleccionado, pulsando sobre cualquiera de las siguientes opciones que se muestran en el apartado superior de este submenú:
5. Registrar, modificar y eliminar contactos/direcciones
- Los contactos son las diferentes personas con las cuales nos podremos comunicar, y que a veces representan a un tercero - Existen 2 formas de crear un nuevo contacto, desde el submenú lateral, o desde la barra superior de la pestaña “Tercero” mencionado en el punto 4. - Pulsando sobre la opción “Nuevo Contacto/Dirección” que se encuentra en el submenú lateral, se nos abrirá una pestaña para crear el contacto. Colocaremos un nombre y un apellido, y seleccionaremos el tercero que estará vinculado al contacto que estamos creando. Sin embargo, también podemos crear un contacto sin asociarlo a un tercero - Por otra parte, podemos crear el contacto desde la pestaña “Contactos/Direcciones” de un tercero seleccionado previamente, y posteriormente pulsando el botón que se mostrara a continuación. En este caso, si estaremos vinculando el contacto al tercero.
- En ambos casos, todos los campos a llenar serán los siguientes:
Tercero vinculado al contacto
Información necesaria para poder comunicarnos
con el tercero a través del contacto Al igual que las categorías de terceros, se pueden crear categorías para los contactos
Hacer clic aquí para añadir
el nuevo contacto
• Para crear una categoría de contactos, primero deberemos hacer clic en la
siguiente pestaña del submenú lateral:
• Posteriormente presionaremos el botón y llevaremos a cabo los
mismos pasos que en el punto 3: • Al igual que los terceros, también podremos acceder a las listas de contactos, haciendo clic en alguna de estas pestañas:
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• Las listas nos mostraran información sobre los contactos. Podremos elegir los campos, filtros y ordenación que deseemos, y también desde allí podremos modificar o eliminar dichos contactos, haciendo clic sobre el nombre asignado al mismo: Filtros
Campos
Clic sobre el contacto
para ver información detallada del mismo • Al hacer clic sobre el contacto, se mostrará la siguiente información sobre el mismo:
Tercero vinculado
Opciones que se pueden ejecutar
• Las opciones para enviar un email, modificar y eliminar, son las mismas que se encuentran en el contenido del punto 4. Por otra parte, la función “desactivar” inhabilita al contacto y este deja de estar activo. • Una vez creadas las categorías (en caso de ser necesarias) y asignados los contactos a un tercero, podremos ver la información de estos contactos en la pestaña del tercero “Contactos/Direcciones”, señalada al principio de este apartado:
