Tema 9: Sistemas de almacenaje.

Control de existencias
Tema 10: Aplicaciones informáticas de gestión y control
1º TES
Curso 2011/2012

1. Introducción

La creciente demanda de calidad asistencial de la sociedad española ha ocasionado

una especialización de los medios de transporte sanitarios por carretera, siendo
necesaria la definición de la dotación del recurso según el servicio al que se destina.
El almacén sanitario es un recurso de las empresas sanitarias que cuentan con entidad
propia, siendo básico su control de existencias (stock) y calidad utilizando la tecnología
que los nuevos avances proporcionan.
El almacén de una empresa sanitaria, complejo por la diversidad de material
almacenado y el personal que tiene que acceder a él, no puede, por sí mismo, ser un
riesgo para la seguridad y la salud de los trabajadores, debiéndose cumplir la normativa
vigente en cuento a la Prevención de Riesgos Laborales (visto en temas anteriores).
Denominamos almacén a todo espacio o lugar donde guardamos o depositamos
materiales de diversa índole y de cualquier tamaño o condición.
Respecto al almacenaje, se puede referir al acto o tarea de almacenar y custodiar los
productos que se guardan en un almacén.

2. Sistemas de almacenamiento y conservación

Para que las ambulancias dispongan de todo el material necesario para la prestación
de los servicios, es necesario que las empresas sanitarias tengan uno o varios almacenes
de uso propio para abastecer a sus vehículos.
Los almacenes de las empresas sanitarias serán mixtos, es decir, en ellos
encontramos tanto productos farmacéuticos como productos sanitarios, pudiendo al
mismo tiempo poder contar con una parte dedicada a material de repuesto, material de
movilización/inmovilización o electromedicina, por lo que hay que sectorizar las zonas
delimitando el uso de cada una de ellas.

3. Tipos de almacenes

 Almacén central: reúne todos los materiales y productos. Permite un mayor y

mejor control de las mercancías y productos, una mejor economía de espacio y
un mayor aprovechamiento de los medios de manipulación.
 Almacén regulador: se encuentra en zonas de concentración geográfica.
Permiten una gran capacidad de reacción a las necesidades, reducción en el
plazo de entregas, mejora de la calidad de servicio, así como el control diario de
stock.
 Almacén Transit Point: situados en zona estratégicas, con mínimo stock de
seguridad para servir pedidos de urgencia. Presentan el inconveniente de la
rotura de un stock de seguridad.
 Almacén Cross-Docking: situados estratégicamente, reciben, verifican y
distribuyen de manera inmediata los pedidos, sin tener stock, por lo que no
pueden afrontar pedidos urgentes.
 Operadores logísticos: realizan la función de almacenaje, mantenimiento y
manipulación del stock.

José Carlos Muñoz 1

 Tema 9: Sistemas de almacenaje. Control de existencias
Tema 10: Aplicaciones informáticas de gestión y control
1º TES
Curso 2011/2012

Dentro de lo que debe ser el almacén de una empresa de ambulancias, el modelo

que más se adapta a los servicios prestados es el de almacén regulador que recibe los
materiales de los almacenes centrales, los gestiona y los distribuye a sus unidades,
garantizando un stock de seguridad. Para la organización y gestión de los
dispositivos de riesgo previsible, el modelo que más se adapta a nuestras
necesidades es el almacén Transit Point.

4. Ubicación de los almacenes

La localización de los almacenes debe enfocarse desde dos puntos de vista: visión
general para acotar geográficamente un área amplia y visión local que contemple
aspectos particulares de las zonas acotadas en la visión general.
De esta forma nos encontramos que una compañía de transporte sanitario puede
disponer de diversos almacenes: central, cerca de las zonas de abastecimiento
principales (hospitales, proveedores externos) que puede surtir de material a los
vehículos de su zona, así como a otros almacenes periféricos que sirven de referencia a
las ambulancias más alejadas de la zona de influencia del almacén central.

5. Tamaño de los almacenes

El tamaño es otro de los aspectos a tener en cuenta a la hora de la planificación y

gestión de los almacenes. Se debe hacer un estudio para determinar los productos que
vamos a almacenar (tamaño, características propias y cantidad de referencias) y la
demanda (gastos por reposición del material en las ambulancias adjudicadas a este
almacén y, en caso de los centrales, demandas de los almacenes periféricos).
A la hora de planificar el tamaño del almacén sanitario debemos de tener en cuenta
los siguientes factores:

 Productos a almacenar: cantidad y tamaño.

 Gastos derivados de la asistencia sanitaria.
 Gastos de material derivado a otros almacenes.
 Tiempo de reposición de material por los proveedores.
 Necesidades de espacio para material sin recepcionar ni inventariar.
 Necesidades de espacio para material enviado a otros almacenes.
 Espacio de gestión de información y oficinas.
 Posibilidad de existencia de material de repuesto de unidades asistenciales.

La capacidad de los almacenes puede venir expresada en metros cuadrados o en

metros cúbicos, siendo la primera la más interesante a la hora de diseñar el almacén de
una empresa de transporte sanitario, por la facilidad de acceso al material del personal
autorizado, salvo en el caso de grandes almacenes centrales que sirvan de suministro a
otros almacenes periféricos.

José Carlos Muñoz 2

 Tema 9: Sistemas de almacenaje. Control de existencias
Tema 10: Aplicaciones informáticas de gestión y control
1º TES
Curso 2011/2012

6. Diseño de los almacenes

El diseño del almacén debe favorecer el flujo de materiales de forma eficiente y

efectiva. Debe tener unas características:

 Número de plantas (preferiblemente una).

 Materiales: principalmente en suelos que deben ser resistentes, higiénicos y
seguros.
 Se deberá tener en cuenta la estrategia de entradas y salidas y el tipo de
almacenaje más efectivo,
 El método de transporte interno dentro del almacén.
 El nivel de inventario a mantener.
 El embalaje y pautas propias de preparación de pedidos.

7. Modelos de organización física de los almacenes

 Gestión de almacén organizado u ordenado:

o Cada producto tiene una ubicación específica en el almacén y cada ubicación

tiene asignado un producto.
o Facilita la gestión del almacén y necesita una planificación y distribución de
los espacios previos a la recepción de los productos.

 Gestión de almacén caótico o desordenado:

o No hay distribución de los espacios para referencias específicas; los

productos se distribuyen según el espacio libre y los criterios del almacenista.
o Dificulta el control manual del almacén, optimiza la utilización de espacios,
acelera el almacenamiento y requiere de recursos informáticos para la
localización de los productos.
o Por las características de los servicios de ambulancias en los que,
generalmente, la reposición de los materiales y medicamentos usados en las
asistencias se hace por el mismo personal asistencia

8. Flujo de mercancías

El aprovisionamiento de materiales necesarios para poder surtir a los almacenes y a

las unidades asistenciales es un conjunto de operaciones que se define como suministro.
Podemos diferenciar:

 Suministro externo: proviene de almacenes centrales para surtir nuestro

almacén principal de las mercancías previamente solicitadas.
 Suministro interno: de nuestro almacén principal a almacenes periféricos o a
las unidades asistenciales o desde los almacenes periféricos a las unidades
asistenciales.

José Carlos Muñoz 3

 Tema 9: Sistemas de almacenaje. Control de existencias
Tema 10: Aplicaciones informáticas de gestión y control
1º TES
Curso 2011/2012

El procedimiento de almacenes deberá incluir la planificación de la recepción de las

mercancías, su verificación acorde al pedido de las mismas, la anotación de las nuevas
caducidades y la actualización de los registros de stock según se tenga establecido para
cada tipo de almacén.
El objetivo a conseguir es la clasificación, inventariado y control del material de la
forma más rápida posible, colocando el producto en su ubicación correspondiente e
incluyendo las nuevas caducidades en la base de datos diseñada para tal fin.
Existen diferentes modelos de la gestión de flujo de material almacenado:

 Last In-First Out (LIFO): la última mercancía que entra en el almacén es la

primera en salir. Este método es usado habitualmente para productos frescos,
que no es el caso del almacén de una empresa de transporte sanitario.
 First In-First Out (FIFO): la primera mercancía que entra es la primera en salir.
No es el método más apropiado por desconocer si los almacenes centrales de los
que se surte el almacén de la empresa sanitaria siguen este método.
 First expired-First Out (FEFO): el de fecha más próxima a caducar es el
primero que sale. Es el que más se adecua a nuestras necesidades y requiere una
constante supervisión del responsable del almacén.

Existen más modelos de gestión (HIFO, NIFO, Coste Medio Ponderado, Método del
Precio Estándar…) pero sus utilidades se refieren con más detalle al precio de materias
primas, costes de producción, distribución… no ajustándose al objetivo de gestión del
almacén de una empresa de transporte sanitario.

9. Información para la gestión

 Documentos que nos sirven para el control del almacén

o Procedimientos

 Procedimiento de control de stock.

 Procedimiento de control de caducidades.
 Procedimiento para el control de sustancias estupefacientes.

o Formatos

 Hojas de petición a almacenes centrales.

 Recetas para petición de sustancias estupefacientes.
 Formato de stock mínimo de almacén.
 Hojas de peticiones de almacenes periféricos dependientes del almacén
principal de la empresa de ambulancias.
 Albaranes de recepción de materiales de los almacenes centrales.

 Opciones de codificación de las mercancías

José Carlos Muñoz 4

 Tema 9: Sistemas de almacenaje. Control de existencias
Tema 10: Aplicaciones informáticas de gestión y control
1º TES
Curso 2011/2012

o Codificación de barras: permite un control exhaustivo de las mercancías. Es

un sistema de codificación universal que permite grandes posibilidades en la
gestión de datos. Las ventajas de este sistemas son:

 Utilización de codificación común entre diferentes almacenes.

 Rapidez y fiabilidad en la captura de datos.
 Acceso inmediato a la información.
 Control sobre el stock de material almacenado y detección de necesidades
de reposición.
 Minimiza los errores en la identificación de productos.
 Posibilidad de conocer el gasto diario.

o Etiquetas electrónicas: mucho más sofisticadas, requieren un sistema

informático más complejo. Su uso en la gestión de los almacenes es menor
que el sistema de código de barras.

10. Condiciones de un almacén sanitario: almacén farmacéutico

Con anterioridad, se ha determinado que los almacenes de las empresas sanitarias son
muy complejos por la circunstancia de la confluencia en un mismo almacén de
productos sanitarios, medicamentos, material electromédico… Por lo que, a las normas
generales, hay que añadir circunstancias especiales para el almacenamiento y
conservación de los medicamentos.

 Funciones de un almacén sanitario:

o Adquirir los suministros necesarios para la realización del servicio de

transporte sanitario, ya sea de departamentos internos de hospitales como de
suministradores externos.
o Gestionar la recepción de las mercancías. Comprobar que el material llega en
prefectas condiciones.
o Almacenar en condiciones óptimas los materiales almacenados.
o Realización periódica de inventarios para evitar la escasez o almacenamiento
excesivo de productos.
o Controlar las salidas del almacén tanto para unidades asistenciales como para
otros almacenes periféricos.
o Controlar los medicamentos con condiciones de almacenamiento especiales
(termoábiles y fotosensibles).
o Controlar las fechas de caducidad del material almacenado.
o Establecer un circuito para la gestión del material caducado.
o Diseñar las hojas de control y seguimiento del material almacenado.

 Abastecimiento de un almacén sanitario:

o Urgente: se produce por el desabastecimiento de un producto en concreto. Es

una petición de material excepcional y a la que nunca se debería de recurrir.

José Carlos Muñoz 5

 Tema 9: Sistemas de almacenaje. Control de existencias
Tema 10: Aplicaciones informáticas de gestión y control
1º TES
Curso 2011/2012

o Programada: la petición de material se hace de forma periódica (semanal,

bisemanal, mensual…) lo que sirve para que los artículos del almacén no
queden por debajo del stock de seguridad. Es la forma más correcta de
mantener el almacén de unas condiciones óptimas que permitan el
aprovisionamiento de las unidades asistenciales.

 Organización del almacén sanitario: dado que en los almacenes de las empresas
dedicadas al transporte sanitario van a tener productos sanitarios junto a
medicamentos, las condiciones que deben reunir son las mismas que los de un
almacén de fármacos exclusivamente.
El almacén constará de una o varias habitaciones destinadas exclusivamente a
tal fin. Deberá estar al abrigo de la luz y de temperaturas extremas y separado de
cualquier otro tipo de material (uniformes, alimentos, productos de limpieza…).
La organización del almacén definirá diferentes zonas bien delimitadas:

o Zona de almacenamiento de medicamentos: ordenados por orden alfabético,

aconsejándose que se por el nombre del principio activo. Deberán estar
etiquetados indicándose el stock que se haya determinado para la prestación
del servicio.
o Zona de almacenamiento de fármacos termolábiles: que deberán cumplir las
mismas condiciones del anterior.
o Zona de almacenamiento de medicamentos estupefacientes.
o Zona de almacenamiento de productos sanitarios: igualmente etiquetados e
inventariados según el stock. Pueden clasificarse en subzonas dependiendo
del material: vía venosa, vía aérea, material de curas…
o Zona de almacenamiento de de material estéril.
o Zona de material caducado o deteriorado.
o Zona de lencería.
o Zona de recepción/preparación de pedidos.
o Zona de gestión.

11. Almacenamiento de materiales especiales

 Materiales fotosensibles:

o Deberán protegerse de la luz tanto natural como artificial por lo que lo idónea
es dejar los fármacos y el fungible almacenados en sus envases originales. La
luz ocasiona, en determinados materiales, cambios en su estructura química y
fotodegradación.
o Muchos de ellos viene preparados por la industria protegido de la luz con
ampollas o frascos de color topacio, pero debe de tenerse presenta a la hora de
su administración, especialmente si es necesario su administración diluidos en
algún tipo de suero. Existen igualmente en el mercado sistemas de suero
opacos para la administración de estos fármacos.

José Carlos Muñoz 6

 Tema 9: Sistemas de almacenaje. Control de existencias
Tema 10: Aplicaciones informáticas de gestión y control
1º TES
Curso 2011/2012

 Materiales termolábiles:

o Deberán conservarse en el frigorífico que deberá controlarse con un

termómetro interior al empezar cada turno de trabajo dejando anotadas las
temperatura máxima, mínima y actual. La importancia del control de
temperatura de los fármacos aparece en los símbolos de sus embalajes.
o Las distintas temperaturas de conservación son:

 Temperatura ambiente: de 15ºC a 30ºC.

 Lugar fresco: de 8ºC a 15ºC. De no indicarse lo contrario, estos
medicamentos se pueden conservar en frigorífico.
 Refrigerado: lugar frío de 2ºC a 8ºC (nevera) para medicamentos
termolábiles.
 Congelación: de –10ºC a –20ºC

Existen medicamentos en los que la refrigeración está contraindicada

porque pueden provocar en ellos cristalizaciones, cambios de color,
precipitaciones, deteriores de principios activos, alteración de la viscosidad…

 Materiales inflamables: en caso de almacenar materiales inflamables, sustancias

tóxicas… estos productos se guardarán en armarios cerrados con lave que estará
en poder de los responsables, tomándose las medidas adecuadas para la
prevención de incendios.

 Estupefacientes: deberán estar almacenados bajo medidas de seguridad (en

armario cerrado, bajo llave o caja fuerte).
El control de los estupefacientes será responsabilidad exclusiva del personal
médico, si bien el control de stock podrá delegarlo en el personal de enfermería
o técnico. En los libros de control de estupefacientes se deberá anotar:

o Entradas de estupefacientes de los servicios de farmacia.

o Entradas de estupefacientes de recursos inactivados (por baja, taller…).
o Salidas de estupefacientes por administración a pacientes.
o Salidas de estupefacientes para dotación de recursos, ya sean nuevos o por
reactivación después de un periodo relativamente amplio (taller).
o Salidas de estupefacientes por envío a almacenes periféricos.
o Salidas de estupefacientes por rotura.
o Salidas de estupefacientes por caducidad (devolución obligatoria al Servicio
de Farmacia).
o Salidas de estupefacientes por robo. Será obligada la notificación al Servicio
de Farmacia y la denuncia ante la Policía Nacional o Guardia Civil.

Existe un talonario oficial de dispensación de estupefacientes, pudiendo

existir uno por cada almacén que deberá estar custodiado bajo llave al igual que
los estupefacientes. Las recetas deberán ir firmadas por un médico y por la
persona que los retira del Servicio de Farmacia. La matriz del talonario, una vez

José Carlos Muñoz 7

 Tema 9: Sistemas de almacenaje. Control de existencias
Tema 10: Aplicaciones informáticas de gestión y control
1º TES
Curso 2011/2012

agotado, deberá entregarse en el Servicio de Farmacia correspondiente para la

entrega de uno nuevo.

La medicación y los productos sanitarios deberán estar almacenados en un

lugar sin humedades, por lo que no deberán colocarse cerca del suelo o paredes
exteriores. Se puede entarimar el suelo del almacén o que las baldas de las
estanterías estén, al menos a 20cm del suelo.
Las copias de las hojas de petición de medicamentos y material deberán estar
archivadas en la zona de gestión del almacén durante al menos, el mes en curso.

12. Control de caducidades

Es esencial para la seguridad del paciente.

Se debe establecer un sistema de control de caducidades que garantice el perfecto
estado del material para su uso en la asistencia sanitaria.

13. Gases medicinales

El lugar escogido para el almacenamiento de los envases reunirá una serie de

características:

 Sitio cubierto y limpio.

 Prohibido situarlo en sótanos o lugares con comunicación directo con sótanos.
Igualmente prohibido en huecos de escaleras y asecensores, pasillos, túneles
bajos de escaleras exteriores, vías de escape y aparcamientos.
 Que no sufra temperaturas externas.
 No debe existir materiales combustibles.
 Evitarán el vuelco de botellas.
 Facilitará la rotación de existencias.
 Habrá zonas diferenciadas entre vacíos y llenos.
 Los almacenes estarán ventilados y respetarán la legislación vigente.
 Las botellas no se arrastrarán, deslizarán o rodarán en posición horizontal, sobre
su peana o base. La válvula debe estar cerrada. Incluso estando vacías.
 El almacenamiento de las botellas será vertical.
 No se almacenarán las botellas con fugas.
 Queda totalmente prohibido fumar o encender fuego en los almacenes.

14. Elaboración de fichas de almacén e inventario

En la ambulancia existen una serie de fichas o listados de materiales disponibles, la

cantidad o existencia y el lugar en el que se encuentra almacenado. Por lo tanto, siempre
debemos revisar dichas listas. Del mismo modo, nos encontramos adosado el material
que se ha utilizado para que al comienzo del turno el técnico pueda reponer antes de
comenzar a trabajar.

Las existencias disponibles en un almacén se controlan mediante la elaboración de

inventarios en los cuales se controlan las entradas y salidas de mercancías del almacén.

José Carlos Muñoz 8

 Tema 9: Sistemas de almacenaje. Control de existencias
Tema 10: Aplicaciones informáticas de gestión y control
1º TES
Curso 2011/2012

Existen dos tipos de inventarios:

 Permanente: se registran las existencias del almacén o stock, pero no la

caducidad o el deterioro de los productos almacenados.
 Periódico: se realiza de manera directa, observando y revisando los distintos
productos para comprobar su estado y su número.

Para realizar los inventarios se debe seguir los siguientes pasos:

 Informa al personal que trabaja en el almacén de que se va a realizar el

inventario.
 Elegir el momento adecuado para realizar el inventario.
 Limpiar y ordenar el almacén antes de realizar el inentario para agilizar el
proceso.
 Preparar las fichas para su realización.

Para realizar el inventario permanente, elaboraremos unas fichas para cada artículo,
el lugar donde se encuentra almacenado, las entradas y salidas y el número de
existencias.
Dentro del inventario periódico se distingues dos tipos: el primero es el que se realiza
al final del periodo contable, denominado inventario final. El segundo es el inventario
rotativo, que se efectúa de manera continua durante el periodo laboral para comprobar
existencias y prever los pedidos.

NO EXISTE UN INVENTARIO CON UN FORMATO DETERMINAD, SINO QUE

CADA EMPRESA ELABORA EL MÁS ADECUADO CON RESPECTO A SUS
NECESIDADES.

Una vez realizado el recuento físico del material almacenado, anotaremos los
resultados en el libro de inventarios y guardaremos los formularios que hemos realizado
durante el proceso de inventariado para futuras referencias.

Para la elaboración de fichas de almacén no se limita a la elaboración de inventarios

de existencias, sino que incluye además la entrada y salida de materiales y productos allí
almacenados, por lo que todas estas entradas y salidas tienen que estar correctamente
identificadas y controladas para mejorar el control y el funcionamiento del almacén.

Cuando los almacenes necesitan realizar un pedido, estos pueden ser diferentes:

 De reposición: se solicitan cuando bajan las existencias y necesitan ser

repuestas.
 Programados: cuando se conocen las necesidades reales de ese material o
producto y se recibe en un periodo determinado.
 Normales: se piden de manera habitualmente y para un periodo corto, suelen ser
periódicos.

José Carlos Muñoz 9

 Tema 9: Sistemas de almacenaje. Control de existencias
Tema 10: Aplicaciones informáticas de gestión y control
1º TES
Curso 2011/2012

 Urgentes: suelen solicitarse para un momento determinado aunque tengamos en

el almacén reservas y podamos quedarnos sin existencias de seguridad.

Al almacén llegan pedidos de los diferentes servicios hospitalarios, que deben ir

acompañados de su correspondiente hoja de solicitud. En otras ocasiones viene de
proveedores externos.

15. APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN Y CONTROL DEL

ALMACÉN

En los últimos años las empresas han invertido gran parte de su capital en las NTI
(Nuevas Tecnologías de la Información) y concretamente en la EDI (Intercambio
Electrónico de Datos).

En el EDI, la intervención humana se limita al mínimo, mejorando así los costes, la

rapidez y la seguridad de estos procesos.

A raíz de todo este sistema, se ha generado una nueva filosofía de consumo

responsable en la que se pretende una conexión entre los distintos sectores o equipos
que forman parte de la cadena de suministros. De esta forma, se trabajan aspectos como
diversas técnicas de gestión que se encuadran en el ámbito del análisis de costes, la
ingeniería de procesos y diversas técnicas de producción como la de justo a tiempo, que
consiste en recibir y realizar los pedidos justo en el momento en que hacen falta, para no
tener que almacenarlos durante un largo periodo de tiempo y así reducir costes, puesto
que dentro del almacén debemos tenerlos bajo una condiciones adecuadas que suponen
una serie de gastos.

Asimismo, trabajan con las nuevas tecnologías en sistemas electrónicos de datos,

códigos, lectores de barras y bases de datos.

Dentro del sistema sanitario del almacén se utilizan bases de datos compartidas, por
ejemplo, a la hora de realizar pedidos, ya que los fabricantes del producto utilizan estos
sistemas o catálogos de productos y desde los almacenes se formulan os mismo a través
de la numeración del código de barras, sin necesidad de escribir el nombre y
características del mismo. De este modo, se mejora la efectividad y los posibles errores.

Generalmente, en las ambulancias existen unas hojas con un formato estándar en las
que podemos comprobar la dotación material e instrumental que existe en el vehículo de
transporte sanitario así como el lugar en el que se encuentra.

Al terminar la intervención sanitaria, debe registrarse el material que se ha empleado

para poder reponerlo. De todas formas, siempre que se finalice un turno, se revisarán y
anotarán las existencias, puesto que debe dejarse constancia de ello a los técnicos del
siguiente turno.

José Carlos Muñoz 10

 Tema 9: Sistemas de almacenaje. Control de existencias
Tema 10: Aplicaciones informáticas de gestión y control
1º TES
Curso 2011/2012

16. Bibliografía recomendada

 Jiménez Corona, Juan. Dotación sanitaria del vehículo. Editorial ARÁN.

Madrid. 2009.
 Jiménez Domingo, Manuel Domingo, et al. Operaciones de Mantenimiento
Preventivo del Vehículo y Control de su Dotación. Editorial Ideaspropias. Vigo.
2007.

José Carlos Muñoz 11