Interpretacin del Articulo 7 de la Ley de Contrataciones con el Estado: Expediente de Contratacin En el artculo 7 de la Ley de Contrataciones con el Estado se manifiesta

lo siguiente:

La Entidad llevar un Expediente de Contratacin que contendr todas las actuaciones de proceso de contratacin, desde el requerimiento del rea usuaria hasta la culminacin del contrato, debiendo incluir las ofertas no ganadoras. El referido expediente quedar bajo custodia del rgano encargado de las contrataciones, conforme establezca el Reglamento.
Para una interpretacin del presente articulo, primero hay que definir que es Expediente de Contratacin, el cual se entiende como aquella herramienta administrativa compuesta por toda el conjunto de documentacin tcnica y econmica que debe ser sometida a una aprobacin previa por el funcionario competente de la Entidad, con el fin de dar inicio al procedimiento de seleccin de postores para la contratacin definitiva. En cuanto a las actuaciones del proceso de contratacin, el Expediente de Contratacin se inicia con el requerimiento del rea usuaria. El expediente debe incluir toda la informacin referida a las caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de seleccin, la modalidad de seleccin, el sistema de contratacin, la modalidad de contratacin a utilizarse y la frmula de reajuste de ser el caso. En el caso de obras, se adjuntar el expediente tcnico respectivo excepto en el caso de la modalidad de concurso oferta y, cuando corresponda, la declaratoria de viabilidad conforme al Sistema Nacional de Inversin Pblica. El rgano encargado de las contrataciones es el responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para su aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna. Esta documentacin pasa por una evaluacin previa por el funcionario competente de la Entidad. Aprobado el Expediente de Contratacin, se incorporarn todas las actuaciones que se realicen desde la designacin del Comit Especial hasta la culminacin del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras. En el caso en que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin slo si este ha sido modificado en algn extremo.

Finalmente el rgano encargado de las contrataciones tendr a su cargo la custodia y responsabilidad del expediente de contratacin, salvo en el perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial.

A modo de conclusin cabe destacar que el Expediente de Contratacin reviste especial trascendencia, toda vez que constituye un aspecto medular de la actuacin administrativa: la formulacin del mismo determina en gran medida el resultado favorable o no de la contratacin. As, en la fase inicial, si se presenta fallas en su elaboracin, es posible la ocurrencia de diversas eventualidades en las siguientes fases de contratacin. Por tanto, el xito de la contratacin depender de una adecuada formulacin del Expediente de Contratacin; tanto de una debida definicin de las caractersticas tcnicas y dems requerimientos mnimos, como de un apropiado clculo del valor referencial.