igo: A-GD-1008 INSTRUCTIVO PARA EL MONITOREO, REGISTRO Y Cédigo: A-GD-1008 CONTROL DE CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES EN -Y&"SIOn:O1 DEPOSITOS DE ARCHIVOS [ Fecha: 30/07/2018 Pagina: 1de7 Contenido 1. OBJETIVO. 2. ALCANCE... 3, NORMATIVIDAD. 4, DEFINICIONES, 5. POLITICAS DE OPERACION, 6. MONITOREO REGISTRO Y CONTROL DE CONDICONES MEDIOAMBIENTALES. 6.1. Temperatura 6.2. Humedad... 6.3. lluminzacién en Depésitos de Archivos 6.4, Polucién Ambient 7. FORMATOS.... HISTORIAL DE CAMBIOSINSTRUCTIVO PARA EL MONITOREO, REGISTRO Y edge AS01008 CONTROL DE CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES EN -V°"S DEPOSITOS DE ARCHIVOS [ Fecha: 30/07/2018 | _ : Pagina: 2 de 7 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos a tener en cuenta para las actividades de monitoreo, registro y control de los factores medioambientales presentes en los depdsitos de archivo del IDEAM. 2. ALCANCE El instructivo esté orientado a definir acciones, formatos y decisiones que se deben seguir para el monitoreo, registro y control de las condiciones medioambientales en depdsitos de archivo tanto en sede nacional Bogoté como en las distintas sedes de las Areas Operativas del IDEAM que prestan servicios en el resto del pats. 3, NORMATIVIDAD * Ley 9 de 1979: “Por la cual se dictan medidas sanitarias” (Titulo Ill Salud Ocupacional. Articulos 122 a 124, relacionados con el uso de elementos de proteccién personal), del Congreso de la Republica. ‘+ Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. (Titulo XI. Conservacién de Documentos). '* Decreto 1080 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Unico del Sector Cultura”. Capitulo V. Gestién de Documentos. Capitulo VI Medidas comunes a los procedimientos de inspeccién, vigilancia y control en cuestién archivistica Articulo 2.8.8.6.1. Instalaciones fisicas de los archivos. + Acuerdo 11 de 1996: “Por el cual se establecen criterios de conservaci6n y organizacién de documentos”, ‘+ Acuerdo 049 de 2000, por el cual se desarrolla el capitulo 7 “Conservacién de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de Edificios y Locales destinados a Archivos ‘+ Acuerdo 050 de 2000, por el cual se desarrolla el articulo 64 del titulo Vil" Conservacién de documento”, del Reglamento General de Archivos sobre" Prevencién de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo * Acuerdo 006 de 2014, por medio del cual se desarrollan los articulos 46, 47 y 48 del Titulo XI "Conservacién de Documentos" de la Ley 594 de 2000, ‘+ Acuerdo 008 de 2014, por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestacién de los servicios de depésito, custodia, organizacién, reprografia y conservacién de documentos de archivo y demas procesos de la funcién archivistica en desarrollo de los articulos 13 14 y sus pardgrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000. ‘+ Resolucién 2400 de 1979, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social: “Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo” (Titulo IV, Capitulo Il de los Equipos y Elementos de Proteccién, Articulos 176 a 201), + Resolucién No 1409 de 2012: Ministerio de Trabajo y Seguridad Social “Por la cual se establece el reglamento de seguridad para proteccién contra caidas en trabajo en alturas’. + Resolucién No 2674 de 2013 del Ministerio de Salud y Proteccién Social. Por la cual se reglamenta el articulo 126 del Decreto-ley 019 de 2012 y se dictan otras disposiciones. Regula aquellasINSTRUCTIVO PARA EL MONITOREO, REGISTRO Y [ Cédigo: A-60-1008 Version: 01 CONTROL DE CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES EN -V° DEPOSITOS DE ARCHIVOS [Eecha: 30/07/2018 _| nS Pagina: 3de7 | actividades que puedan generar riesgos por contaminacién en la industria de alimentos, pero que también pueden ser aplicables en archivos, en aras de proteger el patrimonio documental y la salud de los funcionarios a cargo. 4, DEFINICIONES: ‘+ Alteraciones de tipo biolégico. Dafio ocasionado sobre el soporte papel por accién de bacterias, hongos, insectos, roedores y aves, entre otros. El deterioro consiste en la degradacién del soporte fisico (papel) que tiene como consecuencia el debilitamiento o la pérdida total o parcial del contenido impreso. ‘* Archivo, Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada, en el transcurso de su gestién, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacién a la persona 0 institucién que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia, + Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestion de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Literal b) del articulo 23 de la Ley 594 de 2000. * Archivo de gestién. Archivo de la oficina productora que retine su documentacién en trémite, sometida a continua utilizacién y consulta administrativa. * Archivo Histérico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacién permanente. Literal c) del Articulo 23 de la Ley 594 de 2000. + Areas de depésito. Edificios y locales técnicamente construidos o remodelados de modo que cumplen condiciones locativas, estructurales, medioambientales, de seguridad y mantenimiento especiales que garanticen la conservacién de los documentos de archivo de la entidad. * Condiciones ambientales. Entornos en los que se debe controlar los niveles de temperatura, humedad, luminosidad, polucién, adecuados para la conservacién de documentos de archivo y evitar el deterioro de los mismos. + Conservacién Documental. Conjunto de medidas de conservacién preventiva y conservacion restauracién adoptadas para asegurar la integridad fisica y funcional de los documentos andlogos de archivo. + Conservacién Preventiva. Se refiere al conjunto de pollticas, estrategias y medidas de orden técnico y administrative con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservacién - restauracién. Comprende actividades de gestion para fomentar una proteccién planificada del patrimonio documental. + Conservacién ~ Restauracién. Acciones que se realizan de manera directa sobre los bienes documentales, orientadas a asegurar su conservacién a través de la estabilizacién de la materia. Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad material fisica y/o quimica se encuentra en riesgo inminente de deterioro y/o pérdida, como resultado de los dafios producidos por agentes internos y externos, sean estas acciones provisionales de proteccién para detener o prevenir dafios mayores, asi como acciones periédicas y planificadas dirigidas a mantener los bienes en condiciones éptimas.CONTROL DE CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES EN -¥e"SON- OL DEPOSITOS DE ARCHIVOS ‘echa: 30/07/2011 wv Paa:8 Ge? Conservacién preventiva de documentos. Conjunto de estrategias y medidas de orden téenico, politico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad Sistema Integrado de Conservacién. Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservacién documental y preservacién digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la politica de gestién documental y demés sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de informacién, independiente del medio 6 tecnologia con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilldad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su produccién y/o recepcién, durante su gestién, hasta su disposicién final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vita. 5. POLITICAS DE OPERACION El monitoreo, registro y control de las condiciones medioambientales en los depésitos de archivo estd orientada a identificar factores de riesgo de deterioro en los documentos en soporte papel que se conservan en dichos espacios, los cuales contribuyen con informacién técnica para la toma de decisiones que favorezcan la adecuada conservacién de los documentos de archivo del Instituto. No aplica para otro tipo de soportes documentales. 6. MONITOREO, REGISTRO Y CONTROL DE CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES Los locales destinados por el IDEAM para la conservacién de documentos de archivos, estén ubicados en sitios que ofrecen condiciones medioambientales de acuerdo con las recomendaciones asi 6.1. Temperatura a) b) Q d) e) La temperatura ideal ambiental en depésitos de archivo del IDEAM, para la conservacién de documentos en papel debe fluctuar entre 15 °C y 20°C, sin embargo para el caso de Bogoté, puede haber picos bajos menores a 15 °C o picos altos superiores a 20°C, dependiendo de la temporada. Con la ayuda de un aparato mecénico o electrénico, se deben hacer ediciones 7x24 de la temperatura presente en los depésitos, cada semana realizar la operacién matematica para hallar la media aritmética y hacer la anotacién en la planilla de registro semanal de condiciones medioambientales. Preparar un informe anual de las actividades adelantadas en materia de registro, seguimiento y control de la temperatura en los depésitos de archivo de la entidad, consigne recomendaciones 0 sugerencias para el nuevo periodo y envielo al Grupo de Gestion Documental En caso de registrar temperaturas superiores a 20 °C (caso de algunas éreas operativas con sede en climas célidos) se debe habilitar algiin sistema de ventilacién puede ser natural o artificial (ventilador o aire acondicionado) que coadyuve a bajar la temperatura a los niveles citados. Las bajas temperaturas como es el caso de ciudades como Duitama, Bogots o Pasto, no afectan la conservacién de los documentos en soporte papel siempre y cuando no esté acompafiada de indices de humedad superiores a 60% y prolongada exposicién a la polucién ambiental.INSTRUCTIVO PARA EL MONITOREO, REGISTRO Y -COAiBO.A-GD-1008 _! CONTROL DE CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES EN | Yersién: 02 = 30/07/2018 Mv SSE DePosiT ME | -POSITOS DE ARCHIVOS Pagina: de7 fy 8) h) Realizar constante observacién en los documentos ¢ identificar presencia de microorganismos como hongos 0 algiin tipo de insectos, identifique si el papel presenta algun tipo de manifestacién por desecamiento (papel quebradizo), consignar las consideraciones en el formato de registro de condiciones medioambientales en caso de hallar alguno de estos factores. De presentarse situaciones de temperaturas altas 0 bajas por largos periodos de tiempo, se debe hacer inspecciones en los depésitos para identificar los factores que propician las altas o bajas ‘temperaturas como son los materiales y tipo de construccién, ubicacién de depésitos en s6tanos, buhardilla o altllo, etc. fuentes externas como fabricas con equipos, motores y otras fuentes de calor excesiva, etc. De presentarse situaciones de temperaturas altas 0 bajas por largos periodos de tiempo, consultar con la Coordinacién de Gestién Documental para tomar las medidas técnicas 0 administrativas a que haya lugar. El aparato medidor de temperatura se debe rotar cada semana por ciertos puntos del depésito distribuyendo el espacio de manera estratégica. Siempre colocar el aparato a media altura (si el depésito tiene 2 metros, entonces el aparato medidor se debe colocar a un (1) metro de altura sobre el piso) 6.2, Humedad a) b) Q d) e) La humedad relativa corresponde a la cantidad de agua presente en el ambiente (aire) en determinado espacio, La humedad relativa apropiada para la conservacién documental en soporte papel debe oscilar entre 45% y 60%, con una fluctuacién diaria de maximo 5% sin embargo pueden haber picos menores a 45% 0 picos superiores a 60% pero por periodos cortos, dependiendo de la temporada seca o lluviosa. Con la ayuda de un aparato mecédnico o electrénico, se deben hacer mediciones 7x24 de la humedad relativa presente en los depésitos, cada semana realizar la operacién matemética para hallar la media aritmética y hacer la anotacién en la planilla de registro semanal de condiciones medioambientales. Preparar un informe anual de las actividades adelantadas en materia de mediciones, registro, seguimiento y control de la humedad relativa en los depésitos de archivo de la entidad, consignar las recomendaciones 0 sugerencias para el nuevo periodo y envia al Grupo de Gestion Documental. En caso de registrar humedad relativa con indices superiores a 60% (caso de algunas éreas operativas con sede en climas himedos como Barranquilla o Neiva, entre otros) se debe habilitar algin sistema de deshumidificacién (equipo electrénico deshumidificador), o también puede ser con ventilacién natural o artificial especialmente en temporadas secas o a ciertas horas del dia, entre otras medidas que coadyuve a bajar los indices de humedad relativa a los nivelesINSTRUCTIVO PARA EL MONITOREO, REGISTRO Y | COWES AGD-1008, CONTROL DE CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES EN -¥etl00-O8 = DEPOSITOS DE ARCHIVOS Lee eet ae — a Pagina: 6 de 7 f) 8) h) recomendados. Para los casos como Barranquilla o Santa Marta, se deben hacer transferencias periddicas de documentos al Archivo Central en la ciudad de Bogotd y asi evitar la acumulacién de documentos de archivo por largos periodos de tiempo en dichas sedes. Los bajos indices de humedad relativa no son frecuentes en nuestro pais, (inferior al 45%) sin embargo, la baja humedad relativa asociada con altas temperaturas son factores que contribuyen de manera importante al deterioro documental, a26n por la cuales necesario mantener el control yen caso de registrar periodos prolongados de bajos niveles de humedad relativa, se debe tomar medidas que contribuyan a subir la humedad del ambiente en estos espacios cerrados, Una medida puede ser colocando al interior del depésito un recipiente con agua de modo que favorezca la evaporacién constante y asi subir los indices de humedad al 45%. Realizar constante observacién en los depésitos y documentos e identificar presencia de microorganismos como hongos 0 algtin tipo de manifestacién que evidencie la presencia de humedad (debilitamiento del papel tintas htimedas y que se esparcen por la superficie), consignar las consideraciones en el formato de registro de condiciones medioambientales en caso de hallar alguno de estos factores. Realizar inspecciones frecuentes en los depdsitos para identificar y controlar las fuentes que propician altos factores de humedad como pueden ser, ventanas abiertas, techos rotos, fuentes de humedad en pisos 0 paredes (instalaciones hidréulicas o sanitarias), temporadas largas de lluvia, inundaciones, espacios muy cerrados que no permiten la ventilacién natural, ubicacién de depésitos en sdtanos, fuentes externas como piscinas, lagos, rios, humedales, malas practicas de limpieza y aseo de depésitos, etc. De presentarse situaciones de altos niveles de humedad relativa en depdsitos de archivo del IDEAM, por largos periodos de tiempo, consultar con a Coordinacién de Gestién Documental para tomar las medidas técnicas o administrativas a que haya lugar. 0 00 (00 6.3. lluminacién en Depésitos de Archivo La luz natural y la luz artificial protongada sobre unidades de conservacién y documentos de archivo son factores de deterioros importantes e irreversibles, por tanto se deben tomar acciones de manera preventiva. Revisar periédicamente las instalaciones eléctricas verificando la adecuada disposicién e instalacidn de cableado, tomacorrientes, interruptores, pantallas, etc La luz artificial apropiada para depésitos de archivo debe ser fluorecente de baja intensidad instalando filtros ultravioletas. En lo posible no dejar los balastros en el interior del depésito o por lo menos deben estar 2 prudente distancia de los documentos.a digo: A-GO1008 INSTRUCTIVO PARA EL MONITOREO, REGISTRO Y | COU60:A-GD-1008 CONTROL DE CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES En | Herson: OF DEPOSITOS DE ARCHIVOS ee Pagina: 7 de7 Hacer revisiones periddicas en los depésitos de archivo y controlar la entrada de luz natural y evitar totalmente la radiacién solar directa. (instalar cortinas, persianas u otros elementos que eviten la entrada de luz natural) Solicitar de manera oportuna el mantenimiento de instalaciones eléctricas. 6.4, Polucién Ambiental La ubicacién de depésitos de archivos en cercanias a fabricas, avenidas 0 espacios abiertos, se ven afectados de manera directa por la accién de las particulas de polvo, hollin, arena, agentes quimicos como grass, pinturas, etc. Que se encuentran suspendidas en el aire y que luego se depositan sobre las unidades de conservacién y peor atin sobre los mismos documentos. 7 Evitar la instalaci6n de depésitos de archivos cerca a fuentes contaminantes como construccién, chircales, rellenos sanitarios, vias de alto flujo vehicular, estacionamientos, areneras, fabricas de concreto, industrias. Mantener los documentos en contenedores y unidades de conservacién bien cerradas y en materiales estables y de comprobada durabilidad Evitar el almacenamiento de unidades documentales directamente sobre el piso. Revisar periédicamente los locales destinados como depésitos de archivos con el fin de detectar fuentes de contaminacién y polucién atmosférica para tomar las medidas administrativas y ‘técnicas a que haya lugar, instalando ventanas, vidrios faltantes, tapando grietas o agujeros por los cuales ingresa la polucién a los depésitos. Instalar filtros de aire en los ductos destinados para ventilacién artificial, rejillas u otras. Instalar un Mantener buenas y frecuentes practicas de limpieza de pisos, paredes, muebles y unidades documentales. FORMATOS A-GD-F024 PLANILLA DE REGISTRO DE CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES EN DEPOSITOS DE ARCHIVO HISTORIAL DE CAMBIOS VERSION oe DESCRIPCON) oO 7 Greacién del instructive