Comunicacin

UNIDAD
Presentaciones eficaces

Clase 7

UNIDAD 5

UNIDAD 5 - Esquema

Exposicin
5.1. Presentacin
El principal objetivo de esta clase es sensibilizar al participante sobre la importancia del respaldo de la comunicacin y su expresin, para lo cual se analizaran: Los aspectos inherentes a la preparacin de una presentacin y como conquistar al pblico.

5.2. La preparacin de un Presentacin Eficaz

Cualquier presentacin sea oral o escrita, incluida las que se hacen como presentacin de diapositivas, requiere una preparacin previa: a no ser que sea un autntico maestro de la improvisacin, debe decidir con antelacin el tema y preparase a fondo. Le proponemos las siguientes consideraciones:

Unos das antes dedica el tiempo suficiente para reflexionar sobre estas cuestiones: Cul es el objetivo de la presentacin? Bsicamente hay tres alternativas: informar, persuadir o formar. Tener en cuenta cul de estas alternativas es la suya es importante para definir el estilo de la presentacin.

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Informacin sobre el pblico. Nmero aproximado de personas, si el grupo es homogneo o no, cules son sus expectativas, cul ser probablemente su actitud ante su presentacin.

Que duracin quiere que tenga su presentacin o cuanto tiempo tiene asignado.

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Con esta informacin ya puedes comenzar a preparar tu presentacin. Tmate el tiempo necesario, vete anotando las ideas que te surgen, los datos que necesitars, etc. No aportes ms informacin de la necesaria, especialmente en lo que se refiere a datos y estadsticas: el pblico perder el inters y tu presentacin, efectividad. A continuacin ensaya y pide a alguien que te escuche y opine. Momentos antes La mayora de nosotros sentimos nerviosismo, tensin, inseguridad, miedo, agarrotamientos y otras muestras de tensin antes de hablar en pblico: es lo que se llama el miedo escnico. La preparacin previa de la presentacin ayuda a reducir este miedo, en la media en que proporciona seguridad en lo que se va a decir, pero conviene tomar algunas precauciones previas: Procura relajarte haciendo algunos ejercicios sencillos para eliminar la tensin de cuello y hombros. Haz unas cuantas respiraciones profundas. Lleva algunas notas bien ordenadas, en tarjetas de papel grueso, escritas a una sola cara. Evita leer la presentacin: necesitars mantener el contacto visual con tu pblico. Anota los datos que no puedas recordar, alguna frase importante que tenga que decir en un momento determinado. Lleva todo el material necesario ordenado y preparado: no haga esperar al pblico buscando. Evita los pensamientos negativos del tipo "me voy a quedar en blanco". Durante la presentacin Pasados los primeros minutos comenzaras a relajarte, pero recuerda: Habla despacio, ms lentamente que en una conversacin normal. Utiliza frases ms bien cortas, y un lenguaje claro y sencillo. Adapta tu lenguaje a la audiencia (una vez que la has analizado): no utilices tecnicismos a no ser que el pblico sea tcnico. No trates de mirar a toda la audiencia al mismo tiempo: busca el contacto visual con diferentes personas alternativamente. De este modo, podrs observar sus reacciones y adaptar tu estilo. Evita los tics: tocarse el pelo, quitarse y ponerse las gafas, empezar o terminar las frases con coletillas.

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Acompaa tu exposicin con los gestos precisos para enfatizar o matizar expresiones, pero no muevas las manos constantemente. Si no ests seguro de cmo moverte, no te muevas. Mantn la concentracin no slo en el discurso sino tambin en el pblico. Los puntos sealados pueden servirte como guin para preparar y llevar a cabo cualquier tipo de presentacin oral. Pero lo importante es aprender de la experiencia. En muchas ocasiones, se dice que un orador "tiene tablas". Esta expresin representa muy bien la siguiente idea: a medida que se va ganando confianza en uno mismo, que se va apreciando y puliendo el propio estilo, las presentaciones dejan de percibirse como una tortura para convertirse en experiencias gratificantes. Esto ocurre cuando uno es capaz de transmitir contenidos y emociones a su pblico, cuando logra conectar con todas y cada una de las personas que escuchan. Para lograrlo hay que dominar el tema del que se va a hablar, pero tambin hay que controlar las propias emociones y adoptar las sencillas reglas que se han presentado en estas pginas. Siempre es recomendable, y ms an en las primeras fases de este aprendizaje, pedir a alguien que aporte feedback, alguien que seale posibles tics, fallos en la entonacin o la velocidad de la exposicin,. Un amigo situado entre el pblico puede percibir muy bien este tipo de cuestiones que, desde el estrado se pasan por alto.

5.3. Lo que hay que evitar en una Presentacin

Hay una serie de errores que un buen orador no puede permitirse. Algunos aspectos ya han sido apuntados, otros son de sentido comn, pero otros pueden llevarnos al fracaso ms absoluto. Nunca leas en una conferencia o presentacin en pblico. Se pueden llevar notas, transparencias, pero nunca se deben leer literalmente. Para eso, muchos asistentes pensarn que mejor se podran haber ledo los contenidos en su casa. No te pongas continuamente como ejemplo, ni utilices de forma constante la primera persona del singular. Utilizar el yo continuamente revela un carcter egocntrico, insoportable de soportar en muchos casos. El resultado es que uno acaba odiando al conferenciante. Si bien puede crear admiracin en

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algunos, probablemente tal asombro no pasar de ser la admiracin de los tontos. No entres nunca en pugna o debate acalorado con ningn participante. No utilices trminos tcnicos sin explicarlos. No hables concentrado en ti mismo, brete al pblico y dirgete a l con la mirada. Interacta con el auditorio, utiliza preguntas retricas (de las que no esperan respuesta), empaliza, dirige tu mirada a todos (no mires al infinito, ni slo a algunos). Nunca dediques alabanzas demasiado efusivas al pblico, ya que si advierten falta de sinceridad se pondrn en tu contra y dudarn de la veracidad de todo lo que les cuentes. Si tienes lagunas no te pongas nervioso, si tienes una pizarra te levantas y anotas algo en ella. Recuperas el nimo y respiras. Nadie notar nada. Evita los prembulos excesivamente largos y transmite al pblico cuanto antes los mensajes clave que quieres dar. Evita los tpicos y frases hechas. Siempre resultan abominables. Utiliza mejor el sentido del humor, siempre con cuidado y adaptndote al pblico y a la situacin.

5.4. Cmo conquistar al pblico?

La naturaleza de la audiencia es el primer aspecto que se debe tener en cuenta antes de hablar en pblico. El mismo Aristteles pensaba que el anlisis de la audiencia es el primer paso antes de pronunciar un discurso. Hay que preguntarse por qu el pblico est all y qu es lo que espera y analizar factores como: Tamao de la audiencia o composicin sociolgica: sexo, edad, nivel educativo y social, procedencia, A partir de ah es importante planificar las estrategias comunicativas, el vocabulario y el contenido, la extensin y los recursos a utilizar, atendiendo a las caractersticas del auditorio.

Estrategias para ganarse a la audiencia

Es importante no suscitar suspicacias respecto a temas tnicos, polticos o sexistas, pues aunque se haga desde el sentido del humor, suelen ser mal acogidas. Es mejor no ofender a ningn grupo humano si queremos tener buena acogida. Esta actitud se suele denominar: ser polticamente correcto.

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Los argumentos deben esgrimirse con mucho tacto respecto a los sentimientos e intereses de los receptores. Las opiniones divergentes deben expresarse forma racional, argumentada y respetando a los dems. La firmeza en las afirmaciones ser tan importante como su naturaleza inofensiva. Se deben explicar por anticipado los conceptos menos conocidos, para hacer que el mensaje de la presentacin sea lo ms inteligible posible. El buen humor es un arma fundamental de toda persona que habla en pblico, pero puede ser un arma de doble filo. Bien utilizado posee un gran potencial comunicativo, pero mal utilizado puede generar rechazo o incluso burla. En cualquier caso, las ancdotas o cualquier tipo de narraciones que clarifiquen argumentos y contenidos siempre son bien acogidos por cualquier auditorio. El caso de utilizar chiste es ms complejo, se recomienda que no sean ofensivos, que permitan dar sabor al discurso, que sean oportunos y, a ser posible, sencillos, didcticos y esclarecedores de argumentos ms densos. Por ltimo decir, que jugar con el factor sorpresa puede provocar la hilaridad del auditorio, pero nunca contar chistes muy conocidos, que se mofen de algn grupo social, que no sea fcil de entender y que no aporte nada. En caso contrario, un chiste ser un camino seguro para el fracaso de la intervencin. Por otro lado, es importante utilizar con moderacin estadsticas y citas. Ambas herramientas legitiman el discurso del orador siempre que sean precisas y actualizadas, pero nunca abusar de ellas. Tambin hay que utilizar bien el tiempo: introducir descansos razonables, dividir los contenidos en distintas sesiones. La forma de hacer que el auditorio participe tambin debe ser analizada en profundidad. Si se prev poca participacin, se pueden utilizar preguntas genricas que puede contestarse a s mismo el ponente o dejar para el final una cuestin controvertida. En el caso de grupos no muy grandes se pueden plantear diferentes opciones en grupo: prcticas, ejercicios, dinmicas de grupo, casos prcticos.

5.5. El trato a la audiencia

El contacto visual con la audiencia es de suma importancia. No se debe mirar hacia abajo, ni mirar al fondo de la sala. Lo adecuado es mirar a todos, repartiendo la mirada constantemente. Las expresiones de desacuerdo o cansancio deben servir para calibrar

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la marcha del discurso, modificando el tono, el lenguaje y los contenidos de forma dinmica, si el auditorio se aburre o se encuentra disgustado. Las preguntas retricas o directas (para seminarios o pequeos auditorios) pueden elevar el inters. Si el pblico permanece atento y entregado durante un buen rato, dle la oportunidad de relajarse haciendo una pequea pausa (bebiendo agua, por ejemplo). Si estn cada vez ms inquietos ve terminado o utiliza alguna ancdota o un chiste que atraiga la atencin y permita concluir en pocos minutos. El miedo al tedio del auditorio puede provocar algunos comportamientos negativos, como tener prisa. Ser breve no significa hablar rpido. Normalmente se agradece que el discurso se aborde con calma. Un detalle cada vez ms importante es desconectar el telfono mvil frente a la audiencia, que les har apagar el suyo sin necesidad de decir nada.

Las objeciones del pblico

Hay que dejar claro desde el principio si se abrir un turno de preguntas o se entablar un debate. Si la intervencin es en un seminario o curso, lo normal es que se interrumpa la exposicin en cualquier momento. Si al ponente no le molesta la mejor opcin es contestarlas en tiempo real, aunque tampoco se suele molestar nadie si se propone contestar dichas preguntas al final. Cuando se inicia el debate o las preguntas, suelen reproducirse ciertos perfiles de participantes. Hay que tener muy presente que lo peor que podemos hacer en estos casos es mantener un enfrentamiento abierto con una persona del pblico. Los perfiles ms habituales son: El sabio. Utilizar su verborrea para sentirse protagonista y aderezar su intervencin con citas, datos y conocimientos no mencionados. En los casos que pueda poner en peligro la credibilidad del orador se recomienda: Si se conocen las respuestas, agradecer su intervencin, reconocer lo mucho que sabe y responder. Si no se conocen, hacer lo mismo y aadir al final algo como: todos los datos de que disponemos hasta el momento son los que ya he comentado en mi intervencin. El Malicioso o capcioso. Busca poner al ponente en un aprieto, probarle. Se le debe responder con frialdad, seguridad y brevedad, sin entrar en su forma de

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actuar, pero dando indicios de que nos hemos dado cuenta del objeto de su intervencin. El Inocente. No acta con malicia, pero puede preguntar cualquier cosa, incluso lo que se he tratado en profundidad en la intervencin. Pude incluso insistir con un no lo entiendo, que desacredita la capacidad didctica del ponente. Hay que responderle con calma por si la duda es ms general de lo que parece. Si la pregunta se sale del tema, hay que ser tajantes e indicrselo con diplomacia. El Insistente. Intenta acaparar la atencin del orador y establecer un dilogo prolongado. Tambin hay que ser tajante con l y contestar frases del tipo: Considero que sus preguntas sern las adecuadas para la ocasin de un prximo debate sobre. El Discutidor. Conseguir, sin darnos cuenta, que entremos en un enfrentamiento abierto. Lo mejor es responder que lo mejor es tener un debate los dos (un caf?) y dar paso a otras preguntas. El Loco. Puede aparecer en forma de cualquiera de los anteriores. Si se encoleriza, el pblico suele reconocer a este tipo de personas y se pondr de parte del conferenciante. Lo mejor es decir algo como: gracias por su opinin. El Reventador. Es el experto en hacer fracasar charlas y conferencias, cambiando el contexto de las afirmaciones para intentar imponer su opinin, en ocasiones de forma agresiva. Suelen ser personas resentidas por diferentes razones. Lo mejor es mantener la serenidad y la autoridad moral, siendo parco en las contestaciones.

5.6. Claves para una Presentacin eficaz

El arte de convencer y entusiasmar a los dems por medio de un discurso bien estructurado (logos), que logre la identificacin de pblico con el orador (ethos) y con la entonacin y acentuacin oportunas (pathos), es algo que se puede aprender. Las claves para lograr un discurso exitoso, es decir, un discurso que logre su objetivo y que cuente con la aprobacin del auditorio son: Controlar las emociones (pathos) Mostrar sentimientos es mostrar humanidad, el que sea capaz de hacerlo pone la riqueza de su experiencia al descubierto. Expresar entusiasmo, enfado o preocupacin en una intervencin

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pblica (siempre en su justa medida) aproxima las posiciones de orador y auditorio. El nosotros (ethos) Inclyase en lo que dice, sobre todo si se trata de comunicar algo desagradable. De no hacerlo as, corre el riesgo de situarse en una posicin de superioridad y su intervencin adquirir el tinte de sermn moralizante y, seguramente, provocar rechazo en lugar de adhesin. Centrarse en lo esencial (logos) Mejor hablar mucho de pocas cosas que poco de muchas cosasEs conveniente hablar slo mientras se tenga algo que decir: ir a lo fundamental demuestra brillantez. No es adecuado, aunque s frecuente, tratar de hacer gala de todo lo que se sabe. Esta actitud supone, cuanto menos, pedir demasiado a un pblico que generalmente no ser capaz de recordar ms de dos o tres ideas.

La preparacin de una intervencin escueta, centrada en lo fundamental, requiere mucha ms preparacin que una intervencin larga. Winston Churchill lo expresa muy acertadamente: Si se me permite hablar slo diez minutos, necesitar una semana para prepararme. Si puedo hablar una hora, necesito dos das. Pero si mi tiempo es ilimitado, entonces puedo empezar a hablar ahora mismo. Estructurar la presentacin (logos) De esta forma, captars mejor la atencin del auditorio y los oyentes recordarn mejor tus ideas. Un simple ejemplo ilustra claramente esta cuestin: Memoriza las siguientes series de nmeros: Serie 1: 9 6 21 12 3 18 15 24 Serie 2: 3 6 9 12 15 18 21 24

La primera serie resulta mucho ms difcil de memorizar que la segunda, a pesar de tratarse de los mismos nmeros. La nica diferencia es que la segunda serie tiene una estructura lgica y la primera no.

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Ejercicios
Ejercicio 1: analiza una presentacin oral
El primer paso a la hora de mejorar tu habilidad para realizar presentaciones orales es observar a otros y valorar los puntos fuertes y las cosas que, a la luz de lo aprendido, mejoraras. En este ejercicio te pedimos que la prxima vez que asistas a una conferencia o que alguien de tu entorno tenga que hacer una breve presentacin, rellenes el siguiente cuestionario:

Aspectos
Duracin adecuada Cantidad adecuada de informacin Lenguaje claro y conciso Estructuracin general Desarrollo lgico de la argumentacin Calidad de la exposicin (tono, velocidad, etc.) Relacin con el auditorio Uso adecuado de medios audiovisuales Lenguaje corporal Valoracin general

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CLASE 7 Ejercicios

Ejercicio 2: Practica la expresin oral

Ahora he llegado tu turno. Practica la expresin oral leyendo en voz alta (si es posible, que alguien te escuche y te de feedback) el discurso de Lincoln en Gettysburg que reproducimos a continuacin. Como vers se trata de una alocucin cargada de sentimientos y emocin: dale el tono adecuado, haz las pausas, utiliza el lenguaje corporal. Seguramente nunca tendrs que enfrentarte a discursos de este tipo, pero es un extraordinario ejercicio para poner en prctica tu control sobre el lenguaje no verbal y la expresin de sentimientos.

Abraham Lincoln Dedicacin del Cementerio de Gettysburg (19.XI.1863) Hace 47 aos, nuestros padres dieron luz en este continente a una nueva nacin, concebida en la libertad, y basada en la conviccin de que todos los hombres han sido creados iguales. Ahora nos encontramos de lleno en una gran guerra civil, poniendo a prueba el modo en que esa nacin o cualquier nacin as concebida puede subsistir. Nos encontramos en un gran campo de batalla de esa guerra. Hemos venido a dedicar una parte del campo para que sirva como lugar de eterno descanso a aquellos que entregaron su vida para que la nacin pudiera vivir. Parece adecuado hacerlo de este modo. Sin embargo, en un sentido ms amplio, no podemos dedicar esta tierra, no podemos consagrarla, no podemos hollarla. Los hombres valientes -vivos y muertos- que lucharon aqu, la han consagrado muy por encima de nuestra pobre capacidad de sumar o restar. El mundo apenas advertir lo que decimos aqu, ni lo recordar durante mucho tiempo. Pero nunca podr olvidar lo que ellos hicieron aqu. Corresponde a nosotros los vivos, la misin de llevar a cabo la tarea inacabada por la que lucharon aqu y que hicieron avanzar de modo tan noble. Nos compete ahora la misin de dedicarnos a la gran tarea que permanece por delante: que de estos muertos que hoy honramos obtengamos una mayor devocin por la causa por la que ellos entregaron hasta la ltima medida de su devocin. Que nosotros aqu decidamos que estos muertos no han muerto en vano. Que esta nacin, bajo el poder de Dios, tendr un nuevo nacimiento de libertad. Y que el gobierno del pueblo por el pueblo y para el pueblo no perecer en la tierra.

CLASE 7 Ejercicios

Recordar
Incluso experimentados profesionales tienen dificultades a la hora de defender sus ideas y propuestas ante un auditorio. En la actualidad, gran parte del xito profesional de un directivo depende de su capacidad para exponer de forma clara y adecuada sus ideas ante un grupo de personas. Cualquier presentacin requiere una preparacin previa: a no ser que sea un autntico maestro de la improvisacin, debe decidir con antelacin el tema y preparase a fondo. Hay una serie de cosas que no se deben hacer cuando hablamos en pblico: leer literalmente, ponerse de ejemplo continuamente (revela un exceso de ego, insano), discutir con un asistente, utilizar trminos tcnicos sin explicarlos previamente, hablar concentrado en ti mismo, dedicar alabanzas al pblico, alargar los prembulos, usar tpicos y frases hechas. Es importante no suscitar suspicacias respecto a temas tnicos, polticos o sexistas, pues aunque se haga desde el sentido del humor, suelen ser mal acogidas. El buen humor es un arma fundamental de toda persona que habla en pblico. Las ancdotas y narraciones siempre son bien acogidas. Utilizar con moderacin estadsticas y citas. Utilizar bien el tiempo (descansos). Cuando se inicia el debate o las preguntas, suelen reproducirse ciertos perfiles de participantes peligrosos que hay que saber manejar: el sabio, el malicioso, el inocente, el insistente, el discutidor, el loco y el reventador. El arte de convencer y entusiasmar a los dems por medio de la palabra, por medio de un discurso bien estructurado (logos), que logre la identificacin de pblico y orador (ethos) y con la entonacin y acentuacin oportunas (pathos), es algo que se puede aprender.

CLASE 7 Recordar