Excel Avanzado

Para aleanzar algo Que nunca has tenido tendras que hacer algo Que nunca hiciste INSTITUCIONIDE[ESTUDIOSISURERIORES) UNIMASTER e| Office 365 y 2019 AVANZADO= Ordenar datos. => Autofiltros. => Filtros avanzados. = Tablas => Crear graficos dinamicos CAPITULO 4g £ A FE = Fd 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © ORDENAR DATOS EN UNA HOJA DE CALCULO Ordenar los datos de una tabla de acuerdo con un Unico criterio de contenido Excel 2019 permite ordenar rapidamente una tabla de acuerdo con los valores contenidos en alguna de sus columnas. => Seleccione, si es preciso, las celdas que desea ordenar. Si se debe ordenar toda la tabla y esta contiene filas 0 columnas vacias o celdas combinadas, no es preciso hacer una seleccién, = Haga clic en la celda de la columna en funcién de la cual desea establecer el orden. Siha hecho una seleccién, use las teclas [Tab] 0 [MayGs][Tab] para ir a la celda. = Haga clic en el botén Ordenar y filtrar dela pestafia Inicio, grupo Edicién, y luego sobre la opcién Ordenar de A’a Z para ordenar en orden creciente (de A a Z 0 de 0 a9) 0 sobre la opcién Ordenar de Z a A para orderiar en orden decreciente (de Z a Aode9 a0) 3) | PROBUETOE ——EATEGGRIA dered a) ene 71800 mee 21 |) Biome choi OALEAS 150040300 5006 10 | Chace ners QFOCOUTE 1500130300 s00« 1 | Chachi vale HOCOUE imo wa ‘70006 fgg erie T =a Estas opciones llevan nombres diferentes en funcidn del contenido de las celdas seleccionadas: Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A para los textos, Ordenar de menor a mayor u Ordenar de mayor a menor para los nimeros u Ordenar de mas antiguos a mas recientes u Ordenar de més recientes a més antiguos para las fechas LAL en el grupo Ordenar y filtrar de la pestafia Datos, asi como en las listas desplegables de una tabla de datos (véase Tablas de datos - Crear una tabla de datos y Filtrar datos - Activar/desactivar el filtro automatico). 3 Encontrara también las herramientas * Ordenar los datos de acuerdo con un color de celda, de fuente o un conjunto de iconos WWW.UNI-MASTER.NET 23 5 iE a Fs s te] 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © Si ha aplicado un color de celda o de fuente a un rango de celdas o a una columna, la tabla puede ordenarse en funcién de esos colores. También se puede ordenar en funcién de un conjunto de iconos creado por un formato condicional (véase el capitulo correspondiente) => Seleccione, si es preciso, las celdas que desea ordenar. > Haga clic en el botén Ordenar y filtrar de la pestafia Inicio, grupo Edicién, y luego en la opcién Orden personalizado. Se abre el cuadro de didlogo Ordenar. = Active la opcién Mis datos tienen encabezados si |a primera fila de la seleccién contiene titulos de columna y no debe ordenarse. > Abra la lista Ordenar por y seleccione la columna que contiene el color o los iconos que serviran como criterio de ordenacién. => Enla lista Ordenar segiin, active una de las opciones siguientes Color de celda: para ordenar por color de celda. Color de fuente: para ordenar por color de fuente. Icono de formato condicional: para ordenar por conjunto de iconos. > Abra la primera lista desplegable del cuadro Criterio de ordenacién y seleccione, segtin el tipo de orden, el color de celda, el color de fuente o el icono de celda a partir de los cuales deben ofdenarse los datos. => Abra la segunda lista desplegable del cuadro Criterio de ordenacién y seleccione la opcién, Ordenar los datos de una tabla de acuerdo con varios criterios. En Excel 2019 es posible combinar hasta 64 criterios de orden, => Seleccione, si es preciso, las celdas que desea ordenar. = Haga clic en el botén Ordenar y filtrar-de la pestafia Inicio, grupo Edicién, y luego en la opcién Orden personalizado. => Attive la opcién Mis datos tienen encabezados si la primera fila de la/seleccién contiene titulos de columna y estos no deben ordenarse. Ordenar seguin varios criterios relativos a los valores Las tablas pueden ordenarse de acuerdo con los valores de varias columnas (por ejemplo, una tabla con notas puede ordenarse por nombre del alumno, su apellido, su fecha deinacimiento, sus notas, etc). => Entre en el cuadro de didlogo Ordenar: haga clic en el botén Ordenar y filtrar de la pestafa Inicio - grupo Edicién, y haga clic en la opcién Orden personalizado. => Especifique el primer criterio de orden: © Abra la lista Ordenar por y seleccione la primera columna que debe servir de criterio de orden © Abra, si es preciso, la lista Ordenar segiin y active la opcién Valores de celda. © Abra la lista Criterio de ordenacién y seleccione el tipo de orden: WWW.UNI-MASTER.NET 33 5 iE a Fs s te] 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © © creciente, con la opcién A a Zsi la columna contiene texto, la opcién De menor a mayor si la columna contiene valores numéricos y la opcién De mas antiguos a més recientes si la columna contiene fechas. © decreciente, con la opcién FILTROS EN EXCEL Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero si permite aplicar formato, representar en graficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que nose desean mostrar. => Autofiltro, que incluye filtrar por seleccién, para criterios simples => Filtro avanzado, para criterios mas complejos = Tablas Dindmicas, busqueda y clasificacion mediante criterios y funciones Autofiltro La herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de manera totalmente automatica, o sea, sin mas que indicar/a Excellos criterios oportunos de filtro. Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros (filas) de esa lista que no cumplan la condicién que deseemos. De esa manera, quedaré visible solamente el conjunto de registros que hayamos elegido. La operacién de filtrar datos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy grandes que no nos permiten visualizar de una pasada rapida cuales son’los elementos de la lista que satisfacen una condicién concreta Ejempl =>, Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. :Cémo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso serfa una tarea muy dificil de lograr si no tuvigramos la facilidad de crear filtros en Excel WWW.UNI-MASTER.NET 4FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © 1 Region Vendedor Orden —_—Fecha Total 2 Oeste Brenda 100 01/01/2014 sioa 3 Oeste Juan 101 02/01/2014 $789 4 sur Juan 102 03/01/2014 $955 ‘Sleste fuze 1 103 04/01/2014 $956 6 Este ‘Alejandra 0a 05/01/2014 $206 7 Este Juan 105 06/01/2014 ‘$i74 8 Este Carolina 106 07/01/2014 $149, 9 sur Juan 107, 08/01/2014 $539 10 Norte Luis 10g 09/01/2014 sus 11 Este Brende 109 10/01/2014 $134 12 Norte Juan 110 11/01/2014 $399 13 Oeste Hugo aii 12/01/2014 $924 1a Oeste Hugo 412, 13/01/2014 136 15 Norte Juan 113 14/01/2014 $344 => Cémo crear filtros en Excel Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar. FE a a 5 Jconenere ga borer aaa B® “Gd | rmulse | Dato | Revizar —Vieta_—_Frogromador es Wat ae eats Sinemet | “ane ca nora (ws il z 5 a Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro. => Como usar los filtros en Excel Para filtrar la informacién debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrardn una lista de valores dinicos con una caja de seleccién a la izquierda de cada uno, WWW.UNI-MASTER.NET 5FI Fs 5 Fs = Fs % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © A 8 c D = F 2 _Regién|y| Vendedor|+) Orden'y Fecha > Total = BY OrdenardeAaz loo o1/o1/2ota soa KL. orsenardeZax lor oaforjzore $789 raenar por ctor » [oz os/oxfanre $955, 103 oa/o1/zo1e $556 los os/oxyzor $805, los os/oi/rore $174 (05 o7/ow2oe $149 Buccs P)lo7 os/on/zo1e $635 los os/ox/zom sas (03 to/o1/2ota $134 10 n/o1/24 $899, njoj $928 12 13/o1/204 $438, 13 wyouz04 saa 14 15/ou/201e $511 15 16/o1/zo1e $142 16 1/ou204 Sage 17 is/ou/z014 $835, Sonat) ig wyoyneue 5088 mysur us ‘is 2o/ar/2oie $598 2 exe tuts 120 2/01/2048 $686 Una opcién que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en_pantalla. También podemos utilizar la opcién (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrar solamente las filas con dicho nombre. A c D E F Region Orden> Fecha) Total » este 03 0/01/2014 $556 ‘este 11 Wfoyz014 $528 este uz ws/oi/zae $436 sur 416 17/01/2004 $88 este 3 2a/or/20i4 5496 este 129 3o/oi/aoia $743 ‘este Mo 1/02/24 $915 este 456 26/02/2014 $602 Este 1163 0s/o3/20:4 $102 ‘sur 165 07/03/2018 5458 None 160 08/03/24 $325 este 178 20/03/2014 $528 este 180 01/04/2014 $985 ‘sur 1st 05/09/2004 S68 Al pulsar el botén Aceptar se ocultaran las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Ademas, los nimeros de fila de Excel se muestran en un color diferente indicandonos que existen filas ocultas, => Filtrar por varias columnas Si queremos segmentar atin mas los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias, columnas. En el ejemplo anterior fltré las filas pertenecientes a Hugo, pero si ademas necesito WWW.UNI-MASTER.NET 6FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © saber las que pertenecen a la regidn Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Regién: A c D e F [Region =[-Vendedor 7] Orden|~| Fechal~| Total 44 Oraenarge sz os oa/or/z014 $556 EY omdenaraeze Lar w/or/r1a— $528 (Ordenar por colar » U2 13/01/24 $436, Las 7/0/2014 a8 [2a aajou/2o14 $496 ls 20/01/20. $703 Fillros de texto a6 16/02/2014 $915, Fine B56 2s/ozrore $502 a 63 05/03/2014 soz es 07/03/2014 459 66 08/03/2014 $325, 78 20/03/2014 $529 90 01/04/2014 $985 94 os/oa/zoi4 sea ‘Gone Al aceptar estos cambios se mostraran solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que ambas columnas habran cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas. a © D E F Vendedor-T Orden Fecha> — Totall a8 Sur Hugo 116 19/01/2014 $898 7 sur Hugo 165 07/03/2014 $458 eg Norte Hugo eo 05/03/2014 $325 96 Sur Hugo 154 o5/ow/20ia Sasa io Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y entre més ctiterios de filtrado apliquemos mucha mayor sera la segmentacién de datos que obtendremos. = Cémo quitar un filtro en Excel Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opcién Borrar filtro de "Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido. Esta accién eliminaré el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros, aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola accién, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y fltrar. recone |* OH a rae seas todos S°Fatervincuos YY swanaacas WWW.UNI-MASTER.NET 7FI Fs 5 Fs = Fs % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © = Filtrar en Excel buscando valores Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores tinicos de la cual podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una biisqueda, Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra “este” en el cuadro de biisqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra: a © ry E F Regiénl=] vendedor™= orden Fechal~| Total ~ 21 orderarde Aa? oo or/o1jzora soe AL, o1derar sez lon o2orjzora $789, Ordena por clo loz o2/orj2oa $855, Esmee ee Eee TW Gcccarar oistereavoacems 108 05/04/2014 $238 Dagegrinsecoinatids zo 109 10/01/2014 $134 fae lio u/o1jzoa $589, Ln woo $528 Lz woz S36 bis afor/zoa sae ie wfoena $511 Is 1forjzona saz lie 17/o1j2o1a $98 Sem] 7 iowa 509 bie wjoyana 3568 20" —as ip moat ss98 wee ws 19 2Uoi/zu 5685 Cuando tenemos una lista muy grande de valores Unicos y no podemos identificar facilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de biisqueda para encontrar los valores que necesitamos. También es posible utilizar caracteres comodines como el asterisco (*) 0 el simbolo de interrogacién (?) tal como si hiciéramos una busqueda aproximada en Excel de manera que podamos ampliar los resultados de busqueda, Filtros de texto en Excel Ademés de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en-una columna se detecta el tipo de dato texto, se mostraré una opcién de ments llamada Filtros de texto como la siguiente: WWW.UNI-MASTER.NET 8UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © ova beim Se Al elegir cualquiera de estas opciones se mostraré un cuadro de dialogo que nos permitira configurar cada uno de los criterios disponibles. Por éjemplo, al elegir la opcién Comienza por se mostrard el siguiente cuadro de didlogo: [act a EN) owner [5] a Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la op. nza por’, entonces Excel mostraré solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra na Filtros de numero en Excel De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitira utilizar filtros especificos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente imagen Boe PR i ses A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitira utilizar los Filtros de numero para mostrar valores que sean mayores 0 iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al prome: Filtros de fecha en Excel FE] Ee 2 5 2 a] % WWW.UNI-MASTER.NET °FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © Las fechas son el tipo de dato que mas opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo muestra la siguiente imagen: Es Excel nos permitira filtrar las fecHas por dias especificos como hoy, mafiana o ayer e inclusive por periodos de tiempo mas largos como semanas, meses, trimestres 0 afios con tan solo seleccionar la opcién.adecuada. Filtrar por color en Excel No podiamos pasar por alto y dejar de hablar de la opcién de Filtrar por color que nos ofrece Excel. Para que esta opcién se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total. fee Monnaie so se Toman Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se mostrar habilitada la opcién Filtrar por colory dentro de ella podré elegir alguno de los colores presentes en la columna. WWW.UNI-MASTER.NET 10UNIMASTER — EXCEL AVANZADO SS aa ene — _ zen arung ee —| ac. Say Oe ae ee] oem Filtros Avanzados Los filtros avanzados, realizan la misma funcién que los filtros;normales (autofiltros), es decir, muestran solo la informacién que cumple con el criterio determinado, pero con la diferencia que en el filtro avanzado los datos.a filtrar pueden ser copiados hacia otro lugar dentro de la hoja activa, es decir, la hoja que contiene la tabla de datos. Ejempl Supongamos la siguiente tabla de datos. 1 2 100207 Recursos Humanas Andrea Mendoza a 0028 Fi Juan Carlee Hernsndee 4 200208 Informatica —=~CArturo—eceril 5 400310 Mercadoteenia_Claudia__camacho 6 {400211 Direccién General Jaco Sarmiento 7 400212 Finanzas Ieidro_siménez 5 ‘00313 Finanzas Consuelo Palacios 9 {400214 MercacctacniaFermands Fensece » 400315 Recursos Humans Jorge Villareal Los criterios por los cuales se realizara el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros de! departamento de Finanzas. A c D E wl Departamento fxs] > + ETT 5 400307 Recursos Humanos Andrea Mendoza 6 ‘00506 Finanzas tua carlos “Hernéndez 7 400309 Informitca Arturo Beceril 4 5 400310 Mercadotecria Claudia Camacho s 3 {00311 Direcion General Jacob Sarmiento f 10 00812 Finanzas Isidro —_limenez A n 40313 Finanzas ees ca Fy 400014 MercadotecnieFemanda Fonsecs a Fe 400515 Recursos Humanos Jorga —___villareal__, 3 1 % WWW.UNI-MASTER.NET 1FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su ubicacién no es de importancia, Aplicar un filtro avanzado a los datos Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (Ad4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botén Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrara el cuadro de didlogo Filtro avanzado. mrare (nro Bi romomen wena Observa cémo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botn Aceptar para aplicar el filtro. 1 Departamento El resultado es precisamente lo que necesito, asi que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tengo un) desafio mayor {Cémo podria hacer para especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo fitrar la informacién de las personas'que tienen apellido Hernandez y que ademas pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda WWW.UNI-MASTER.NET 2FE] Ee 2 5 2 a] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) 1 Departamento ‘Apelido rere Departament | | | Observa cémo el Rango de la lista es el mismo que en el caso’anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicara el filtro avanzado adecuadamente. 1 Departamento Apellido 2 Finanzas Hemandez Pee ee eed Dela misma manera puedes especificar un criterio para cada columna, Hasta ahora solamente he especificado una sola condiciéh por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la informacién del departamento de Informatica. Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera. Alaceptar los cambios Excel fltraré la informacion de los empleados de Finanzas con apellido Hernandez y ademas mostrara la informacién de los empleados del departamento de Informatica sin importar el apellido que tengan. WWW.UNI-MASTER.NET 1BFI Fs 5 Fs = Fs % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © a Departamento 2 Financas 3 Informe Departame Como podras observar, es factible especificar una condicién por cada fila del rango de criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel. Ejemplos de criterios: Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una formula. Vendedor Davolio Buchanan Suyama Varias condiciones en una sola columna Si incluye dos 0 mas condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, "Buchanai el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davoli "Suyama' en la columna Vendedor. Tipo Vendedor Ventas Producto Davolio 1000, Una condicién en dos o mas columnas. Para buscar datos que cumplan una condicién en dos 0 més columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila dél rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio " en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $ Tipo Vendedor __| Ventas Producto Davolio. >1000 Una condicién en una columna u otra Para buscar datos que cumplan una condicién de una columna o una condicién de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, “Davolio “en la columna Vendedor 0 valores de ventas superiores a 1.000 §. Vendedor _|Ventas Davolio >3000 Buchanan >1500 Caracteres comodin Para establecer un criterio nos podemos apoyar en los caracteres comodin, que nos van a ayudara a ampliar el rango de resultados que nos interesa obtener. WWW.UNI-MASTER.NET 43 5 iE a Fs s te] 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © B [Sustituy2 a 1 carécter] F Cadena de ceracteres [= Seguida de ?*=|Sustituye a," 0~ => Seleccionar las personas de la agenda nacidas después de! 12-12-90. fecha-nacimiento =D2>12 Seleccionar a las personas nacidas entre los afios 90 y 95. D2 es la primera celda de la columna Fecha-Nacimiento y dicha columna tiene formato de fecha, por ello se utiliza la funcién fecha: FECHA-NACIMIENTO- = ¥ (D2>fecha(90;01;01);D2 Selecciona a las personas con mas de cinco afios que la primera EDADES = D2 > SDS245 Tablas Dindmicas 0 informes dinémicos Utilidad Utilice un informe de tabla dinamica para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen .Utilice un informe de grafico dindmico para ver esos datos de resumen contenidos en.un informe de tabla dinamica y ver comparaciones, patrones y tendenciasAmbos informes le permiten tomar decisiones informadas sobre datos citicos de su empresa .Las secciones siguientes ofrecen informacién general sobre los informes de tabla dinamica y de grafico dinamico. Descripcién Un informe de tabla dindmica es una forma interactiva de resumir rapidamente grandes volimenes de datos \Utilice un informe de tabla dindmica para analizar datos numéricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos Un informe de tabla dindmica esta especialmente disefiado para : => Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cémodas para el usuario. => Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorias y subcategorias, y crear célculos y formulas personalizados. WWW.UNI-MASTER.NET 15FI Fs 5 Fs = Fs % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © => Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las areas de interés. = Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver restimenes diferentes de los datos de origen. => Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos mas utiles e interesantes para centrarse en la informacin que le interesa. Presentar informes electrénicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios. 7) Deportetrimestee Ventas ims 100 ‘tins | 2.600 | ‘ina | arn | ima sae 4 Datos do orjenceneste cate, deuna tojadercdievia 2 valores esorigan at tesumen de Mid de Gotten elinfrme de tabla indica Borne de tabla nda 4 -Resumdn aa Ins vlorae desaigen an C2 yC8 decdelor daxos de ge En los informes de tabla dinamica, cada columna 0 campo delos datos de origen se convierte en un campo de tabla dinamica que resume varias filas de informacién .En el ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un solo elemento Golf. Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de Origen, para la cual la columna Deporte contiene golf y la columa Trimestre contiene Tr Componentes de una tabla dindmica Datos de origen Registros de filas o bases de datos subyacentes que proporcionan los datos para un informe de tabla dindmica Puede crear un informe de tabla dindmica a partir de una lista de Microsoft Excel una base de datos externa varias hojas de.célculo de Excel u otro informe de tabla dinamica. ‘Campo de filtro del informe Campo que se utiliza para filtra datos por elementos especificos .En el ejemplo el campo Regién muestra los datos de todas la regiones Para mostrar los datos de una sola regién, puede hacer clic en la flecha de lista desplegable junto a (Todas) .y seleccionar la regién. WWW.UNI-MASTER.NET 16UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © Geen Toa +_ Campo de filtro del FI informe 3. Sumade Ventas Etiquetas de columna |~ 4. Etiquetas de fila|~ Trima 5 Golf 18500 6 Safari 9000 Campo de valores Los campos de datos proporcionan los valores de los datos que van a resumirse Habitualmente los campos de los datos contienen nimeros que se combinan mediante la funcién de resumen Suma , péro también pueden contener texto ,.en cuyo caso el informe de tabla dinamica utiliza la funcién de resumen Contar.. En el ejemplo de la figura Ventas es tin campo de valores. A eB (Todas) 1 Region 2 } de vat Ga de ventas étiquetas de columna |~ ampo de valores we eS vrima 5 Golf ‘9500 6 Safari 3000 Campo fila Es un campo que distribuye sus elementos por filas en una tabla dindmica. En el ejemplo de la figura Deporte es un campo fila; mientras que Golf es un elemento del campo fila. 2 egién (Tedasy_[> 2 3 |sieavowes mene ‘s @eperte 5") Trim Trim Total general 3 oat 350019093000 [lsat oc 1000 7 tenis pm 200 3 Total general m0 -39200 Un informe de tabla dindmica puede contener mas de un campo de filaEn este caso tendra un campo de fila interior (Deporte, en el ejemplo a continuacién) que es el mas préximo al area de datos, E| resto de los campos de fila Son exteriores (Regién, en el ejemplo).Los elementos situados en la parte mas exterior del campo de fila se muestran solo una vez , pero los elementos del resto de los campos de fila se repiten tantas veces como sea necesario, FI Fs 5 Fs = Fs % WWW.UNI-MASTER.NET 7UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © 2 campos como fila 2 6 Saran 3000 6000 7 Tenis 1500 300 = Total este 10000 8500 9 |S0este Golf 2500 Campo columna Es un campo que distribuye sus elementos por columnas en una tabla dindmica. En el ejemplo de la figura Trim es un campo columna; mientras que Trim1 y Trim2 son elementos del campo columna Campo de columna Elemento Subcategoria o integrante de un campo .Los elementos representan las entradas Gnicas del campo den los datos de origen Por ejemplo ,el elemento Golf representa a todas las filas de datos en la lista de origen en las que el campo Deporte contiene la entrada Golf. x 8 c L_Regién (Todas) 2 3 |saralae Veni aimee @ Deporte [| Tims Elemento | 5 Goi -——>Cg500 > 4500 @_satart 9000 6000 Ejercicio 1: Crear una tabla dindmica a partir de una tabla de Excel Accontinuacién se mostrara el procedimiento para crear un informe de tipo tabla dinamica en una hoja nueva que resuma los totales de ventas para el primer trimestre y considerando solo los vendedores que corresponden a la regién Norte, tal como se aprecia en la siguiente figura: a B c [om oc Regic Norte | ‘Suma de Ventas Mes a Vendedor | eneo8 feb.08, mar08 Total general Dario Si) 24,264.38 S/ 36,312.86 S/ 3252995 Si 91,907.19 Jorge S), 28,297.51 S/. 16,404.98 S/. 16,178.62 S/ 59,801.01 Miguel Si. 9,880.34 S/ 20,390.37 S/ 20,029.45 S/. 5021016 Total general SI. 62,372.23 S/. 74,108.21 Si. 68,557.92 SI. 202,038.26 FI Fs 5 Fs = Fs % WWW.UNI-MASTER.NET 18g £ A FE = Fd 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) Para ello tendré que realizar los siguientes pasos: Crear una tabla con los datos 1. Seleccione cualquier dato de la hoja Ventas | 2, Vayaa la ficha Insertar y seleccione Tabla. 3. En la siguiente ventana seleccione Aceptar Tabla Tablas dinamica dindmnicas Tablas Donde estén los datos dela tabla? Ssasssrsia3, Fe (¥] tatabla tiene encabezade:. Acepiar | | Cancelar Crear la tabla dinamica 1. Seleccione cualquier dato de la hoja Ventas 3) Tablas 2. En [a ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic\en\Tabla dinsmice dinimices finamica y, a continuacién, en Tabla dindmi 3. Aparecerd el cuadro de didlogo Crear tabla dindmica © seercone uration 9 290 O ute una uente ge cata ene Essie ets clos hiner det nse uer oje at Oia eso sae Verificar que el cuadro Tabla 0 rango, se encuentre el nombre de la tabla, también puede ingresar un nombre de rango: Para poner el informe de tabla dindmica en una hoja de célculo nueva que empiece por la celda A1 nueva haga clic en Nueva hoja de calculo 1. “Haga clic en Aceptar. Un informe de tabla dinamica vacio se agregaré a la ubicacién que especifico en la lista de campos de tabla dinémica que se muestra, de modo que puede comenzar a agregar campos, crear un disefto y personalizar el informe de tabla dinamica WWW.UNI-MASTER.NET 9FI Fs 5 Fs = Fs % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) : | Campos de tabla di. ~ * Se <] pepreteaere spi, { owisgeae Ejercicio 2: Cambiar el disefio de los campos de una tabla dindmica Después de crear un informe de tabla dindmica 0 grafico , utilice la lista de campos de tabla dinamica para agregar campos-Si desea cambiar un informe de tabla dindmica o grafico dinamico ,tlice la lista de campos para ordenar y quitar campos .De manera predeterminada , la lista de campos de tabla dindmica contiene dos secciones : una seccién de campos en la parte superior para agregar o quitar campos, y una seccién de disefio en la parte inferior para volver a organizar campos y ajustar su posicién . Campos de tala dysimrer 1 Chcyeshzer paramovera Stein timp pot Some: (BE! ard mot Go seein de vee campos SetciOn de isefi spi i Puede acoplar la lista de campos de tabla dinamica en algun lado de la ventana y cambiarle e| tamajio horizontalmente .También puede desacoplarla, en cuyo caso podra cambiarle el tamaiio tanto vertical como horizontalmente. Para desactivar la Lista de campos haga en Lista de campo del grupo Mostrar de la ficha contextual Ani WWW.UNI-MASTER.NET 20FI Fs 5 Fs = Fs % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) ‘Agregar campos Para agregar campos al informe, siga uno o varios de estos procedimientos: = Active la casilla de verificacién situado junto a cada nombre de campo en la seccién de campos. El campo se coloca en el area predeterminada de la seccién de disefio, pero puede organizar los campos si lo desea => Haga clic con el botén secundario del mouse y seleccione el comando correspondiente, Agregar a filtro de informe, Agregar a etiqueta de columna, Agregar a etiqueta de fila y Agregar a valores, para colocar el campo en un area especifica de la seccién de disefio. Agregar los campos en el siguiente orden Campos de tabla dinamica ~ Saco campaspua sep atiterme [BS ise ‘eit | ‘Arractrar los campos wis rs necesarios para la tabla dindmica Organizar los campos Puede cambiar el orden o la posicién de los campos existentes utilizando alguna de las cuatro reas situadas en la parte inferior de la seccién de disefo: Informe de tabla Cer es © VALORES; Se utilizan para mostrar datos numéricos de resumen. Se utilizan para mostrar campos como filas en el lado del informe = FLAS Una fila es una posicién inferior se anida con otra fila que esta justo encima de ella. Se utilizan para mostrar campos como columnas en la parte superior tii cotumNas | del informe Una columna en una posi columna que est justo encima de ella Se utiliza para filtrar todo el informe en funcién del elemento seleccionado en el filtro de informe. iferior se anida con otra Y FLTROS WWW.UNI-MASTER.NET 2UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) Para organizar los campos, puede hacer clic en el nombre de campo en una de las Areas y, a continuacién, seleccione uno de los comandos siguientes: Campos de taba dinamica 7 * te A Subir Sube el campo una posicién en el Area, Bajar Baja el campo una posicién en el area Mover al filtro de informe | Mueve el campo al 4rea de filtro de informe. Mover rétulos de fila | Mueve el campo al area de etiquetas de fila Mover a rétulos, de | Mueve el campo al rea de etiquetas de columna. columna Mover a valores Mueve el campo al area de valores Configuracién de campo | Muestra los cuadros de-didlogo Configuracién de campo o de valor Configuracién de | Configuracién de campo de valor. campo Para este ejemplo, debe arrastrar el campo Regién al area de Filtro de informe, el campo Vendedor al area Filas, el'campo Mes al area de Columnas y el campo Ventas al area de Valores. La operaciéh produciré el resultado siguiente: eas i “Campos de tabla dinamica > * yradeVonas_Etgucas de cols =) seecenecimecspeenvegesinore [& ne0S — bOS mar ot. may. june Ta gen aires sour be ale Ie | tee 5 ame oleeey ain ree | YJ tessa sti. vost deen sae oat seems) ea =i tevin Me 9 Pe % us = vows Ea * "I 5 5 get te ps ee ee oe = OTE i be ® WWW.UNI-MASTER.NET 223 5 iE a Fs s te] 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © Quitar campos => Para quitar un campo, haga clic en el nombre del campo en una de las Areas de disefio y luego haga clic en Quitar campo, o desactive la casilla de verificacién situada junto a cada nombre de campo en la seccién de campos. => También puede hacer clic y mantener presionado el botén de! mouse en un nombre de campo en la seccién de disefio y después arrastrar el campo fuera de la lista de campos de tabla dindmica, Disefiar Ia presentacién y el formato de una tabla dinémica Tras haber agregado los campos, presentado el nivel correcto de detalles, creado calculos y ordenade, filtrado y agrupado los datos como desea en un informe de tabla dindmica, es posible que desee mejorar el disefio y el formato del informe para mejorar la legibilidad del texto y hacerlo més atractivo Hay varias maneras de cambiar el disefio y el formato de un informe de tabla dindmica tal y como se describe en las siguientes secciones. Cambiar el estilo de formato de tabla dinémica Puede cambiar con facilidad el estilo de una tabla dinamica con una galeria de estilos. Microsoft Office Excel proporciona un gran ntimero de estilos de tabla ( 0 estilos rapidos)predefinidos que puede utilizar para dar formato rapidamente a una tabla dinamica También puede agregar o quitar bandas de filas y columnas Aplicar bandas puede facilitar la lectura y la busqueda de los datos Aplicar estilos 1. Haga clic ene informe de tabla dinamica 2. En la ficha Disefio , en el grupo Estilos de tabla dindmica haga lo siguiente : > Haga clic en un estilo visible, desplacese por la galeria o, para ver todos los estilos disponibles, haga clic en el botén Mas -de la parte inferior de la barra de desplazamiento. VISTA DESARROLLADOR © ANALAR | —_OIsEIO Esl de taba dindmica Aplicar bandas 1. Haga clic en el informe de tabla dinémica 2. En la ficha Disefio, en el grupo Opciones de estilo de tabla dinai Procedimientds siguientes: «Para alternar cada fila con un formato de color mas claro o mas oscuro, haga clic en Filas con bandas. ‘* Para alternar cada columna con un formato de color més claro o mas oscuro, haga clic en Columnas con bandas. ‘* Para incluir encabezados de fila en el estilo de aplicar bandas, haga clic en Encabezados de fila © Para incluir encabezados de columna en el estilo de aplicar bandas, haga clic en Encabezados de columna. 3. Activarlas cuatro casillas ica, siga unos de los WWW.UNI-MASTER.NET 23FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) ~) Encabezados de fila ¥] Filas con bandas | Encabezados de columna |v) Columnas con bandas Opciones de estilo de tabla dinamica Ejercicio 3: Cambiar el formato de nimero de un campo 1. Enel informe de tabla dindmica, seleccione cualquier valor del campo que desea cambiar el formato 2. Enla ficha Analizar, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuracién de campo. Campo active: ‘Suma de Ventas Explorar en Rastrear agrupando GG Configuracién de-campo profundidad datos Campo activo Se muestra el cuadro de dialogo Configuracién de campo para los rétulos y los filtros de informe, y el cuadro de didlogo Configuracién de campo de valor para los valores Nome el ogen: Ventas Nombre personatzaco: |Sunaide Ventas Resumrvaiores por | Mosiralore ome Resumis campo de valor pos fs ertae de ieuo que gases usar para resume Promo 3. Haga clic en Formato de ntimero en la parte inferior del cuiadro de didlogo. A” Aparecera el cuadro de didlogo Formato de celdas. WWW.UNI-MASTER.NET 2eI § iB 5 = ra 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO 5. Enla lista Categoria, haga clic en la categoria Contabilidad 6. Seleccione el simbolo espafiol (Pert), luego clit’en Aceptar todos los cuadros de didlogo Observe los cambios a 8 c D e E 6 XW 1 Regen ees) El 2 5 errr 5 7 iS as04 71/8125 00690 18.43.30 1681 33.061 38 5 Dare Fa ‘Si 9631206 812239 95 ‘Si 942289 81 25.26670| 8. 10550155 7 sonee & Savas |e 2% 37 S228 Ss asu03 tone. 37 7azs7 et sii 06 90 5116.78.82 So 3161053 SCTE] Sate 0 & Miguel 3 ‘60 0 Si_20:380 7 |S 20.0846 Sr Ss us 10 Sail 3. Pas MS 820135| SL 25.5981 ‘Si_aiieat | 83.6085 | 8/8027 s7 1 Totalgeneral 8. 426,81.77 S19 961] Sa g3560 110,793.91 SI 19627069 9 751,105.48 Ejercicio 4: Cambiar el formulario del informe de tabla dindmica Puede cambiar el formulario de un informe de tabla dinmica y de campos individuales del informe a compacto, esquematico o tabular Para ello, debe realizar los pasos siguientes: 1. Haga clic en el informe de tabla dinamica 2. Enla ficha Diseffo, en el grupo Disefio, haga clic en Disefio de informe y, a continuacién, realice uno de los procedimientos siguientes: Mostrar en forma compacta Mostrar en forma de esquema Sutrtotales, Totwes | Diseho de generale * informe wen Mestraren formate tabular Repti tas tas etiqu mdeclementos | No repetir as etiquetas de elementos Cambie la estructura de la tabla dinamica asi: WWW.UNI-MASTER.NET 25FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO Campos de tabla dinamica > * soar calc el ta => Mostrar de forma compacta: Se usa para evitar que los datos relacionados se salgan horizontalmente de la pantalla y minimizar la necesidad de desplazarse por ella. Los cambios del lado estan er una columna y tienen aplicada sangria para mostrar la relacién dela columna anidada. => Mostrar en forma de esquema: Se usa para esquematizar los datos al estilo clasico de tabla dinamica, > Mostrar en forma tabular: Se usa para ver todos los datos en un formato de tabla tradicional y para copiar celdas en otra hoja de célculo con facilidad 1. Seleccione Mostrar en formato tabular y observe los cambios: Limgsas 7S. 7880S. te os0NE S.2aNEAE 8. SAT SWEAT SB NTS Trnstrmadires So 74799 SONS SOI S LesTsO |S aT Se Teo STEM 12 SL_M01a1 |S 55M SL 750050 SL 29MA0 SL a33.A6 SL s306n38 SL mE ZTE Laneans ——(S.722188 S. Twassae S202 |S. IT TSIS6 SL 10102 S._3e8)28 S. GLa Trnefrmadoe Si_646150 Si f67160 Si i2aNsT Si G06 Si i3omT33 Si iB su9e Si arse ‘SL 2425438) SL 3531246 SL SeIMIS| SL TSN SL BAND SL WS2H6 70) SL TES s7195 Cables SMe Ste Sats sista srs imeons Sista fs teass] Seno sso S208 Ejercicio 5: Mostrar u ocultar las lineas en blanco Puede mostrar u ocultar las Iineas en blanco después de una fila 0 elemento 1. Seleccione un campo de fila y, a continuacién, en la ficha Disefio, en el grupo Disefio, haga clic en Filas en blanco. 2. Para agregar o quitar las filas en blanco, haga clic en una de las opciones WWW.UNI-MASTER.NET 26FE] Ee 2 5 2 a] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) >» [E] nsertartnes en blanco después de coda elemento [52] Guitartines en blanco después de cad elemento 3. Seleccione Insertar Linea en blanco después de cada elemento y observe los cambios: |e MATLAN) Sk ARSON RomoD Se AUSHLN SLaRaROAE| Sk SINR 702M <—| seen Sag a8 Sumas Sms Sc tetas NS gana scam St RANI |Sk SATROS k 236428) ad Ejercicio 6: \ Agrupar elementos en una tabla dindmica Puede agrupar los elementos de un campo de forma personalizada para aislar el subconjunto de los datos que necesita para trabajar y que no puede agrupar de otro modo , por ejemplo, con las opciones de ordenacién y fltrado. Agrupar fechas u horas 1. Seleccione'el campo de fecha u hora en el informe de’tabla dinamica que desea agrupar, asi por ejemplo seleccione el campo Mes. 2. Enla ficha Analizar, en el grupo Agrupar, haga clic en Agrupar campos > fanparseccn Heaps [Bi Agrupar campos 3. En la ventana Agrupar, seleccione Trimestre, luego clic en Aceptar. Rconemren [aici rsemesren |szceaos Observe los cambios WWW.UNI-MASTER.NET a7FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © A 8 c D E Regién (Todas) ~ Soon Ronen i ev aoleen = Arturo Cables 26 31,90 Coats ‘Lamparas ‘S/._ 22,658.23 S/._39,499.34 | S/._ 62,157.57 | Transformadores S/. 46,527.12 S/__ 29,962.00 | S/_ 76,489.12 TotalArturo SI, 104,911.82 S/, 101,366.34 SI. 206,278.16 Expandir o contraer los detalles de una tabla dinamica En un informe de tabla dinémica o de grafico dindmico puede expandir 0 contraer hasta cualquier nivel de detalle de los datos , e incluso todos los niveles en una sola operacién También puede expandir o contraer hasta un nivel de detalle posterior al siguiente nivel Por ejemplo , empezando eh el nivel de pais o regién , puede expandir hasta el nivel de ciudad , que expande el nivel de estado/o provincia y el nivel de ciudad\.Esto puede supones un gran ahorro de tiempo cuando se trabaja con muchos niveles de detalles 1. Seleccione el nombre de algtin Vendedor 2. Enla ficha Analizar, en el grupo Campo activo, haga clic en Contraer todo el campo. Campo active: _ VVendedor Explorar en Rastrear agr EQ configuraciéndecampo profundidad datos Campo activo Observe los cambios i ‘ 5 Stover 3ST me aI Sea SHR Sew SNE tint Tae Sun Sa 1 per ‘pHa a ST 3. Ahora haga clic en Expandir todo el campo "= Mostrar u ocultar los botones para expandir o contraer en una tabla dindmica Aunque los botones para expandir y contraer estan activados de forma predeterminada, puede haberlos desactivado al imprimir un informe .Para expandir y contraer los niveles de detalle de un informe, debe activar estos botones Para mostrar u ocultar estos botones, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Analizar, haga clic en Botones +/-. WWW.UNI-MASTER.NET 28g £ A FE = Fd 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) Ejercicio 7: Modificar los cdlculos y totales en una tabla dindmica. ‘Cambiar Ia funcién de resumen de un campo en una tabla dinémica Los datos del area Valores resumen los daos de origen subyacentes en el informe dinamico de la siguiente forma: los valores numéricos utilizan la funcién SUMA , y los valores de texto la funcién CONTAR .No obstante , puede cambiar la funcién de resumen (por ejemplo promedio , maximo ,minimo ,etcétera ). De manera opcional , también puede crear un célculo personalizado . 1, Seleccione un campo en el érea de Valores cuya funcién de resumen del informe de tabla dinamica desea cambiar (C6). 2. Enla ficha Analizar, en el grupo Campo activo; haga clic en Configuracién de campo. Campo activa ‘Suma de Ventas Explorar en Rastear agr EQ configuracién de campo profuncidad dat. Campo activo Se muestra el cuadro de dialogo Configuracién de campo de valor. => El Nombre del origen es el nombre del campo en el origen de datos. => El Nombre personalizado muestra el nombre del campo actual en el informe de tabla dinamica, 0 el nombre del origen, si no hay ningun nombre personalizado. Para cambiar el Nombre personalizado, haga clic en el cuadro de texto y modifique el nombre. 3. Enelcuadro Resumir campo de valor por, haga clic en la funcién de resumen que desea utilizar. Por ejemplo seleccione: PROMEDIO luego clic en Aceptar y observe los cambios, luego vuelva a seleccionar la funcién SUMA ta de funciones: disponibles Tomei degen Se ee 4, También puede utilizar un célculo personalizado haciendo lo siguiente: => Haga clic en la ficha Mostrar valores como. => Haga clic en el célculo que desea en el cuadro Mostrar valores como. Calculos personalizados que puede utilizar ir fers WWW.UNI-MASTER.NET 29UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) Sin célculo Desactiva el célculo personalizado Muestra un valor como la diferencia del valor de Elemento base en Campo base. Diferencia de Muestra un valor como un porcentaje del valor de Elemento base en Campo base. Muestra un valor como la diferencia de porcentaje del valor de Elemento base en Campo base. % de % dela diferencia de Muestra los valores de elementos sucesivos en Campo base Total en como un total. Muestra el valor de cada fila o categoria como un porcentaje del % del total de fila . total _de la fila o categoria Muestra’todos los valores de cada columna o serie como un % del total de columnas . porcéntaje del total de la columina o serie. Muestra un valor como un porcentaje del total general de todos los valores 0 puntos de datos en el informe. Calcula un valor como se indica a continuacién : indice (Walor en celda ) x (Suma total de sumas totales )) / (suma total de fila ) x(Suma total de columna)) = Seleccione un Campo base y un Elemento base, si estas opciones estan disponibles para calculo que ha elegido. Seleccione % del total general, luego clic en Aceptar: % del total principal Mostar vores come Y observe el resultado 1 2 2 Fy 3 = 4 iE 5 |= Amuro Cables 476%] 4.25%) "3.00% & 3 Lampaas | 302% 26%, ——_~826% = 7 Fansfomacores| 6 195) 3.69%) 10 18% & 2 rota arTo Tare 13508 77.46% = ® WWW.UNI-MASTER.NET 30Saeed Ey UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © \Vuelva ala ventana Configuracién de campo de valor, seleccione Sin céleulo luego Aceptar para volver a la funcién SUMA. 1 2 3 4 D fonrerd 5 Arturo Cables ‘S/__35,128.47 |S). 31,905.00 |S! 67,531.47 6 Lamoaias Si_ 22,658.23 | Si_33,499.34 | S!_62.157.57. T Transfermadares S/._ 45,627.12 | S/._23,962.00 | S/__76,489.12 8 Total Arturo ‘Sl. 104,911.82 SI. 101,365.34 SY. 206,278.16 Mostrar u ocultar subtotales para todo el informe Para los rétulos exteriores en formulario compacto 0 esquematico , puede mostrar los subtotales encima o debajo de sus elementos o bien ocultar los subtotales haciendo lo siguiente 1. Ena ficha Disefio, en el Grupo Disefio, haga clic en Subtotales. No mostrar subtotales Toinier Dsshode Flos en fgenemles* informe blanco Mostrar todos los subtotales en parte inferior del grupo Oishi superior del grupo 2. Seleccione No mostrar subtotales S/3672647 | S1._31.905.00 S161; , Si 7688.23 si 39490 a1 Si 5p] Nohaymitotalee | Tranetormadores| §/_ 46.527 12 S/. 20.962.00_S¢T6, ° re Dario Cables Swarts sr se Lamparas | §/28.019.86 | 8) 32.32508 8/_61,444 64 Transformadores| §/. 27,257.85 | S/_ 4022484 S/_67/482 69 Cet I Seleccione ahora Mostrar subtotales en la parte inferior y observe los cambios Mostrar u ocultar totales generales para todo el informe Para mostrar u ocultar los totales del informe de tabla dinamica actual , realice los pasos siguientes : 1. Haga dic en el informe de tabla. dinamica 2. Enla ficha Disefio, en el grupo Disefio, haga clic Totales generales 1] manasrammyeanan | Activado para filas y colemnas Dice de Fias en informe blanco™ : Activado solo para filas Activado solo para columnas WWW.UNI-MASTER.NET 3”FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © 3. Seleccione Desactivado para filas y columnas. Observe en la segunda imagen que ya no se muestra el Total General. ssloire) Seleccione ahora Activado para filas y columnas. Ejercicio 8: Crear formulas en una tabla dinémica Silas funciones de resumen y los calculos personalizados no proporcionan los resultados que desea , puede crear sus propias formulas en campos calculados y elementos calculados Por ejemplo , podria agregar un elemento calculado con la formula de la comisién de ventas , que podria ser diferente para cada regién .Asi, el informe de tabla dinémica incluiria la comisin automaticamente en los subtotales y en los totales generales > Utilice un Campo calculado si piensa utilizar los datos de otro camipo en la formula, = Utilice un elemento calculado si desea que la formula utilice datos de uno o mas elementos especificos en un campo. Para agregar un campo calculado, realice los pasos siguientes 1. Haga clic en el informe de tabla dinamica. 2. Enla ficha Analizar, en el grupo Caleules, haga clic en Campos, elementos y conjuntos y, @ continuacién, haga clic en Campo calculado.. > 30 calculade. EX Campos, elementos y conjuntos= | Orden de resolu ER Crear lista de férmules Caleulos 3. Enel cuadro Nombre, escriba un nombre para el campo. 4. Enel cuadro Férmula, escriba la formula para el campo, luego haga clic en Aceptar WWW.UNI-MASTER.NET 32eI § iB 5 = ra 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) Hombre: [Comision 15% Meamncar omula: | =Vantae “15% mina Insertar campo Observe el resultado Ms ae 12 Teter Cambiar el formato de dicho campo, madificar la estructura de la tabla dinamica, no mostrar subtotales ni totales generales; para que se muestre asi: SL 3190718" ‘S. st S0aPi01 a 207315 | 03071 Ea 5021076. 7652/9. 213513 10 in Ea ioesita2 St 1ST St 15.20495 % s 9075503, 136139 [8 i572 a . 1.988 00S 28 20S) asa Para eliminar un campo calculado, realice los pasos siguientes (No eliminar el campo calculado) 1, Haga clic en el informe de tabla dinamica, 2. Enla ficha Analizar, en el grupo Calculos, haga clic en Campos, elementos y conjuntos y, a continuacién, haga clic en Campo calculado.... 3. Enla lista de Nombre: seleccione el campo, luego clic en Eliminar luego Aceptar WWW.UNI-MASTER.NET 33FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) Comision 1591 Modtier Ejercicio 9: Insertando una Segmentacidn de datos Las segmentaciones de datos son componentes de filtrado conjunto de botones que le permiten filtrar los datos de un informe de tabla dindmica s de usar que contienen un rapidamente sin la necesidad de abrir listas desplegables para buscar los elementos que se desean filtrar. Cuando se usa un filtro comtin de informe de tabla dindmica para filtrar varios elementos, el filtro solamente indica que se filtran varios elementos y es necesario abrir una lista desplegable para ver los detalles de filtrado. Sin embargo, las segméntaciones de datos etiquetan claramente el filtro que se aplica y proporcionan detalles para que los datos que se muestran en el informe de tabla dindmica filtrado puedan entenderse facilmente. Una segmentacién de datos géneralmente incluye los siguientes elementos: 4 Un encabezado de segmentacién de dates indica fa categoria de los [verdedor (7) © A) elementos que contene fae a | Znbotindefrad queno et acvadoindca quedtelamento net catanan (2) 3Un boton de ftrado que ests actvado Indien que el elemento est i incluido en al fr, 4 Un bot6n Borrar filtro quits llro mediante Ia selecién de todos los Dominguee BLY) elementos de Ia segmentacién de datos FREES Yaad | ||) Suravaradedersarmsentopermte desplaarse curdohay mssdstos Ss Geos qe pueden vse acusimerte ela segmentacin de axes = | 6 Les cotols pan ter aia tara des bodes paren aa l) Cambie tomato ta ublecon Gel segmentcn de datos eet ©) 1. Vayaa la hoja Segmentacién en dicha hoja ya se tiene un informe ; ahora haga clic dentro de dicho informe. 2. Haga clic en la ficha contextual Analizar y seleccione : Insertar Segmentacién de datos...del grupo Filtrar . WWW.UNI-MASTER.NET 34FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © Insertar Segmentacién de datos Insertar escala de tiempo Conexianes de filtro Filtrar 3. En el cuadro Insertar segmentacién de datos seleccione la casilla: Vendedor y luego Aceptar. Hegisn Favenaeacr reduce Des [ventas Ficomsiea 4, Observé la segmentacién de datos -> 5. Ahora por ejemplo haga clic en Dario y observe el resultado en el informe. Atturo Vendedor J Total de ventas Vendedor - Producto Datio | Vendedor _[-*|Producto =| Suma de Ventas SS Dario Cabies Si. 66,694.62 Jorge J Lamparas S) 61,344.64 (wer) Tiansiormadores 8) 67.482 69 oe Total Dario ‘Si. 185,521.95 Sail Total general Si. 185.521.95 6. Para quitar el filtro y mostrar todos los datos haga clicen 7. Para filtrar por varios valores mantenga presionado la tecla CTRL . y seleccione por ejemplo : Arturo , Javier y Miguel ender % Borrar filtro ge Miguel seit 8. Para eliminar la segmentacién de datos quitar el filtro y luego haga clic derecho en la segmentacién y seleccione: Quitar vendedor. WWW.UNI-MASTER.NET 35FE] Ee 2 5 2 a] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © Ejercicio 10: Actualizar el informe dinamico Como bien sabemos, las tablas dinamicas de Excel no se actualizan automaticamente al cambiar los datos que las aliméntan. Dada esta caracteristita existe el riesgo de publicar informes erréneos si nos olvidamos de pulsar el boton Actualizaren el ment: de Herramientas. de tabla dinamica. Vaya a la hoja Ventas y agregar al final los siguientes « a c o E F 4 REPORTE DE VENTAS PRIMER SEMESTRE 2008 “a3\Norte, Dare “Transformadorss)_jun-08) 9,979 ‘wa Centre) alo “iamparse “jan-o8) 7,000, 20,0) us Centre. Gustave. LamparasJun-08, 5,000. 100.9. “us Centre” Johan,” Transfermadores "jun-08! 8,000) 160.0, 147 Centro. Amanda. Transformadores, Jun-08!. 100.0.) ‘Alfredo Transformadores' jun: 08! 190.0 1, Luego vaya al informe dinamico y haga clicen el botén Aetualizar |. de la ficha Analizar y observe los cambios eee ate seat ee ===, : ee 2. Luego vaya al informe dinamico y haga clicen el botén Actualizar | de la ficha Analizar y observe los cambios WWW.UNI-MASTER.NET 36FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © ee ee ———_ — po ge pe ite I seo ee z FEE twee i 4 :—_3f— Graficos dindmicos Un grafico dindmico, es una tepresentacién-grafica de los datos que contiene una tabla dinamica, imagina qué son como ua proyeccién de tna tabla dindmica. A continuacién puedes ver un ejemplo de un grafico dindmico. grant Pero para entender mejor el concepto de grafico dinamico debemos explicar las diferencias éntre los graficos dé Excel y los graficos dindmicos, La gran diferencia entre estos tipos de graficos es su fuente de alimentacién. Por un lado, los graficos normales se alimentan ya-sea de tablas 0 rangos de datos, y por ende toman cada celda como un elemento individual o punto en el grafico, Por otro lado, los graficos dindmicos NO toman los datos como elementos separados sino que se alimentan de toda la tabla dinamica como fuente de datos. Por eso, al modificar la estructura de la tabla dindmica, los cambios se veran eflejados automaticamentte en el grafico, Debido a que los gréficos dinamicos son alimentados de esta particular forma, permiten afiadir, eliminar, filtrar y actualizar los campos del grafico al igual que una tabla dinamica, lo que resulta una caracteristica muy importante para hacer anélisis de datos y reportes mas dinamicos e interactivos. Cémo insertar un grafico dinamico Antes de empezar, analicemos la siguiente tabla dindmica en la que vemos un ejemplo con los ingresos de una tienda de vehiculos. En la tabla podras ver los diferentes tipos de vehiculos WWW.UNI-MASTER.NET 37FI Fs 5 Fs = Fs % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © y sus ingresos, Esta tabla podremos filtrarla por el elemento Marca como puedes ver en la parte superior: © Ejemplo - Tienda de Vehiculas Marea (Todas) = Automévil § 5.954.000 Camién de Carga § 7.475.000 Camioneta $ 5.929.000 Total general $20.813.000 En el reporte de tabla’ dindmica se-encuentran los ingresos obtenidos por una tienda que distribuye diferentes tipos de vebfculos de varias marcas, en el mercado, para hacer el reporte mas robusto crearemos un grafico dindmico. Creaci6n Crear un grafico dinamico resulta bastante sencillo, solo debemos situar la celda activa sobre la tabla dinamica y en la pestafia Analizar nos dirigimos al grupo Herramientas donde debemos dar clic sobre el comando Grafico Dinamico. ° ANALIZAR DISENIO. Fabian Torres Her i. Cimposiclemeniiosy cofjuntosn 1 tensa idfeo. oboe cinsricas ra elena dinémico recomendadas iets ee Posterior a ello, aparecerd el cuadro de dialogo Insertar Grafico, donde debemos elegir el tipo de grafico mas apropiado para representar los datos, en este ejemplo vamos a hacer comparaciones entre categorias, y en consecuencia elegimos el grupo Columna y el tipo de grafico Columna Agrupada, para finalizar presionamos el botén Aceptar. En la siguiente imagen puedes ver el cuadro de didlogo que te comentaba y las diferentes opciones que hemos seleccionado: WWW.UNI-MASTER.NET 38g £ A FE = Fd 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © 5 pecs ‘Columna agrupada Nota: Lamentablemente todos los’ tipos de graficos noestin disponibles para graficos dindmicos Una vez que insertemos nuestro grafico dinamico al lado de la tabla dinamica que es el origen de los datos tendremos una apariencia similar a la que se muestra en la siguiente imagen. + Bjmplo Tendo ee Veer 2 + sree | ee fi | j Como se observa en el grafico, podemos concluir répidamente que las motocicletas son el tipo de vehiculo menos vendido en la tienda, por lo cual, se deberian pensar ciertas estrategias para mejorar los ingresos en este tipo de vehiculo. Por defecto, se crea el grafico en la hoja actual pero podemos moverlo a otra hoja dentro de nuestro libro de Excel o incluso a otro libro de Excel. Si quieres mover el gréfico dindmico sigue los siguientes pasos 1, Seleccionamos el grafico pestafia Disefio grupo Ubicacién Clic sobre el Comando Mover Grafico en el Cuadro de Dialogo Mover Grafico elegimos el destino, ya sea una Hoja completa 0 una hoja ya creada en el libro 6. presionamos Aceptar yawn WWW.UNI-MASTER.NET 39g £ A FE = Fd 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © Mer gee (f=) Seleccone dénde desea coloeare get: [Ud] Otome: [ind (Hs) © anetoem [hae S asl ee Descripcién de un Gréfico Dindmico Podemos identificar répidamente que se trata de un gréfico dinamico por los Botones de Campo, que aparecen dentro del area del grafico. Dichos botones representan los campos utilizados en la tabla dindmica, y permiten filtrar los items de cada campo directamente en el grafico dinamico. Nota: Los filtros en el gréfico funcionan igual que los de una tabla dinamica, por lo tanto, si utilizamos estos botones para configurar el grafico también estaremos configurando a la vez la tabla dindmica, (Cae) [emir arts Como puedes ver en ta imagen anterior, hemos selecciohado uno de los botones, el de tipo de vehiculo y realizaremos un filtro. En la siguiente imagen puedes ver que tanto la tabla dindmica como el grafico dinamico reflejan la misma informacién. 1 Hjamplo Dando de Vehieuae | | + Total geneial” $5 954000 WWW.UNI-MASTER.NET 40g £ A FE = Fd 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © Cualquier tipo de modificacién realizada en el grafico (en cuanto a alteracién de los campos), también, sera visualizada en la tabla dinamica, por eso, en la imagen anterior al aplicar el filtro directamente en el grafico se refleja el cambio en la tabla dindmica. Esta conexién entre tabla y grafico dinamico si es bien utilizada puede ser de gran ayuda para obtener andlisis mas profundos. Por ejemplo, agreguemos al drea de columnas de la tabla dindmica, el campo Representante, el cual registra el nombre del vendedor que realizé cada venta de un vehiculo. En la siguiente imagen vemos como ha variado nuestra tabla dinamica para mostrar mucha mas informacion que en el caso anterior en el que. solamente teniamos el tipo de vehiculo y los ingresos reportados. Y luego filtremos el campo vehiculo, por el item’ motocicleta por lo que tendremos las ventas = dha wal de motocicleta por cada uno de los vendedores como se puede ver en la siguiente imagen. Claramente, podemos concluir que el vendedor Daniel Torres (en el ejemplo) es el que menos ingresos obtuvo, por el contrario, Angelica Cardenas fue la que mas ventas realizé en la tienda para este item en particular. Este tipo, de informacién resulta muy valiosa puesto que nos permite tener una muy buena idea de los datos que estamos analizando. Caracteristicas de los graficos dinamicos Para crear graficos dindmicos efectivos debemos tener en mente algunas caracteristicas propias de esta funcionalidad de Excel: > La regla de oro en graficos dinamicos es que cualquier cambio en la tabla dindmica se refleja en el grafico dinamico y viceversa. > Los graficos dindmicos ignoran los Subtotales y Totales Generales de una tabla dinamica, es decir, no los muestran en el grafico. WWW.UNI-MASTER.NET aFI Fs 5 Fs = Fs % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © => Los beneficios entre Segmentacién de datos y tablas dinamicas, también aplican para graficos dinamicos. => El eje Y del grafico, corresponde al 4rea de Columnas de una Tabla Dindmica = Eleje X del grafico corresponde al area de Filas de una Tabla Dinamica Es muy importante que tengas en cuenta que NO toda tabla dinémica esta configurada apropiadamente para crear un grafico dindmico util. Por ejemplo, llevemos los campos Color y Vehiculo al érea de columnas y veamos que sucede: Obtendremos, un grafico realmente dificil de entender y que no dice mucho Sobre los datos Pero ahora, movamos los campos Color y Vehiculo al area de filas, Alconfigurdr los campos adecuadamente, para crear un grafico de barras efectivo, obtenemos un reporte mucho mas apropiado, ya que podemos comparar los resultados obtenidos entre las diferentes categorias y podemos hacer filtros si queremos tener-tin nivel de detalle superior. Limitaciones en Graficos Dinémicos Asi como nuestras queridas tablas dindmicas tienen limitaciones, lo mismo sucede con los graficos dinémicos: = No se pueden crear graficos tipo: XY (Dispersién), Burbujas 0 Cotizaciones a partir de los datos de una tabla dindmica. => Sise reestructuran los campos de la tabla dindmica, el formato personalizado que ha sido aplicado, se pierde => El tamafio del espacio que ocupa el titulo del grafico no se puede modificar directamente. WWW.UNI-MASTER.NET 423 5 iE a Fs s te] 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © Sin embargo, con un correcto uso de las caracteristicas de graficos dindmicos podemos crear reportes bastante robustos y las limitaciones pierden importancia, antes de finalizar, veamos algunos trucos en gréficos dinamicos. Trucos rapidos para graficos dinamicos Una pequefia coleccién de trucos que nos serviran cuando queramos utilizar los graficos dindmicos Excel Crear Gréfico Dinémico sin necesidad de crear primero una tabla dinémica Haz "Me gusta” en nuestra pagina de Facebook y podras ver este stiper truco para utilizar con los graficos dindmicos. Quitar todos los Botones del Grdfico Dinémico Simplemente debemos dar clic derecho sobre-alguin botén del grafico dinamico y en la lista desplegable que aparece, elegimos la opcién Ocultar todos.los botones de campos en grafico. Insertar Segmentacién de Datos Para hacer el reporte atin imas interactive vamos a agregar ut slicer, situamos la celda activa sobre la tabla dindmica y nos dirigimos a la pestafia Analizar, grupo Filtrar y presionamos la opcién Insertar Escala de Tiempo, luego, seleccionamos el campo Mes en el cuadro de dialogo Introducir Escalas de Tiempo y presionamos el botn Aceptar. Y combinando la segmentacién de datos recién creada, la tabla dinémica y un grafico ‘Amico podremos crear reportes del siguiente estilo. Este tipo de reportes nos permiten crear facilmente un cuadro de mando para tomar decisiones o para hacer reportes muy graficos ¢ intuitivos. WWW.UNI-MASTER.NET ryUNIMASTER — EXCEL AVANZADO ©) Con mucha interactividad y herramienttas para facilitar el andlisis de datos por parte del usuario final. 3 Rj iB 5 = ra 6 WWW.UNI-MASTER.NET 44= Funciones de base de datos. => Bdcontar => Bdcontara => Bdextraer = Bdmax => Bdmin => Bdproducto. => Bdpromedio => Bdsuma CAPITULO 2FI Fs 5 Fs = Fs % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © FUNCIONES DE BASE DE DATOS Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya informacion esta almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar informacién sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa Una base de datos organiza la informacién relacionada en tablas las cuales estan compuestas por columnas y filas. Una tabla tendra un nimero.especifico de columnas, pero tendré cualquier ntimero de filas. Funcién BDCONTAR Cuenta las celdas de tipo ntimero de una columna de Una base de datos que ademas cumplen con una serie de criterios. =BDCONTAR (base de datos, nombre de campo, criterios) => Base de datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los titulos de cada columna => Nombre de campo (obligatorio): La columna que se contara en la funcién, = eriterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir. Ejemplo de la funcién BDCONTAR En la siguiente imagen podras observar una base de datos en el rango A4:D9 que contiene informacién de productos. Deseo saber Ia cantidad de registros de la tabla que tienen un |DProducto mayor a 25032. a PERT : BB orotate Cait costo untarin cos | _—a sa seo! om | 5 Soro snot i —_— ae ‘oo ga tes | $00 sao 7] wo |e oo sate La condicién a cumplir esta indicada en el rango A1:A2 el cual'tiene un titulo de columna idéntico al titulo de la tabla donde estan los datos. La funcién que he colocado en la celda G2 es la siguiente: =BDCONTAR(A4:D9, "IDProducto", A1:A2) EI primer argumento es precisamente el rango de celdas que contiene los datos. El segundo argumento es el nombre de la columna que tiene los datos numéricos que seran contados. El tercer argumento especifica las celdas donde se encuentra la condicién que se debe cumplir. La funcion DBCONTAR de la celda G1 devuelve el resultado correcto porque solamente existen dos registros que tienen un IDProducto mayor a 25032 que son las filas 8 y 9. WWW.UNI-MASTER.NET 46g £ A FE = Fd 6 UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © Criterios para varias columnas En el ejemplo anterior solamente usé un criterio para la columna IDProducto, sin embargo es posible indicar a la funcién BDCONTAR un criterio para mas de una columna. En el siguiente ejemplo obtendré la cuenta de los registros que tienen un IDPRODUCTO diferente a 25032 y que ademas tengan una cantidad de 5: a | -a0conTanua s) sm 2 00 $1500 5) mS 0053000 7) 02 5 Stoo 52000 sms 8 $00 52500 3) mo sk00 $4800 La diferencia mas importante con el primer ejemplo es que he ampliado el rango de criterios para incluir la celda B2. PCONTAR(A4:D9, “IDProducto", Al:B2) Solamente la fila 6 cumple con la condicién de tener un IDProducto diferente a 25032 y ademés tener una cantidad igual a 5. Como te puedes dar cuenta, es posible indicar un criterio para cada columna y la funcién BDCONTAR contara los registros que cumplan con todas la ional condiciones. En el siguiente ejemplo puedes observar que he indicado un criterio a para la columna Costo Total: a Be) =BDcONTAR(A«:, "DPIodscte a EB oeroducto cantidad costo unit so 2 ss00 S160 6 wos 500 ss0.00 7 m2 5 $400 $20.00, Sms 3500 $5.00 5 om $400 sat.0 10 EI Unico cambio es de nuevo e! tercer argumento de la funcién BDCONTAR para indicar el rango correcto donde se encuentran todos los criterios a cumplir. Bajo estas condiciones, son las filas 8 y 9 que cumplen con todos los criterios. Multiples criterios para una misma columna También es posible indicar a la funcién BOCONTAR varios criterios para una misma columna y lo tinico que debemos hacer es colocar el nuevo criterio en una nueva fila dentro del rango de criterios, Observa el siguiente ejemplo: WWW.UNI-MASTER.NET a7FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © 7 as sse0 S000 fom s seo Sano 3 2m 8 S00 S500 oom on sto Samo La funcién BDCONTAR contara los registros que tengan una cantidad igual a 2 e igual a 5 que incluye a los registros en las filas 6, 7, y 8. Ahora observa el siguiente ejemplo: @ [acon ‘me ‘0 7 mS sm Som tomas Bm mm sia Soe bot sm Sm En este caso la funcidn BDCONTAR contard los registros que tienen una cantidad igual a 2 y ademés los registros que tienen una cantidad igual a 5 que ademés tienen un costo unitario mayor a 5. En este ejemplo solo las filas 6 y 7 cumplen con los criterios especificados. Asi que ahora ya sabes que al trabajar con bases de datos, la funcién BDCONTAR nos ayudard a contar aquellos registros que cumplan con los criterios que especifiquemos. Fur n BDCONTARA Cuenta las celdas que no estan en blanco en una columna de una base de datos y que ademas cumplen con una serie de criterios =BDCONTARA(base_de datos, nombre_de_campo, criterios) = base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La “ primera fila del rango contiene [os titulos de cada columna => nombre_de_campo (obligatorio): La columna que se contaré en a funcién. = base_de_datos (obligatorio): Rango, de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los titulos de cada columna => nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene el valor que se extraerd. = criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir, ‘Tenemos la siguiente informaci A 8 De - sé 1 2 ASE bE DATOS 2 | _cedulo | nombre Unldades Valor | Zona Cum 4) Stoke sae tone 5) ma emote tome St | Bo Amon eee Ee Skat Stow kaso SH wt] Be tame 2 fae tom ND oes Come taste Ore HO i]t Some Bem or |S | fon an fee ome no te] su ffm Ene No 5 1 Range de Crteros 8) eaduts< [tombe [ Uiladoe [—vator—[—7ema [amp t Ba ca * — Se trata de los registros de 9 vendedores con informacién de la cédula asi como de datos de ventas en unidades y valor de las ventas, la zona y si cumple o no cumple las ventas. El objetivo, WWW.UNI-MASTER.NETUNIMASTER — EXCEL AVANZADO es aplicar en la celda C18 la funcién BDEXTRAER para obtener el nombre del vendedor que segiin la base de datos cumplen con la condicién indicada en el rango de celdas B15:G16; en este ejemplo se trata de obtener el nombre del vendedor que logro vender mas de 45 unidades: Ale c ° E F s 2 ASE DE DATOS 3 Hombre Unidades Valor Zona Cump 4 ati Rai 226552 None st 5 22 Camilo a Sra None Ss é 4333 Agere 304982 Ete = 7 ‘444 Joana ws sue No 8 885 Mane 2 $7203 Nota—NO 5 5866 Cama 419575 Oeste NO a TT Soa 2 ster Sur Ss 1 38a Juan 42 $15,763 Oeste NO 2 2993s a7 Bibs ete NO a 4) Ranga do Cytrios ss, [edule 1 Nombre Valor [Zona Cumy | ETAT soc Para el primer argumento base_de_datos indicamos toda la base de datos que se encuentra entre el rango B3:G12, Para el segundo argumento nombre_de_campo indicamos el campo del rango del Criterio que necesitamos que en este caso se trata del Nombre; para el tercer Argumento simplemente debemos seleccionar todo el rango de Criterios. NOTA: Para una correcta aplicacién, es importante que los encabezados del rango de Criterios sean idénticos a los encabezados de las columnas de la base de datos. Y el resultado segtin los valores de la base de datos es: 2 [BASE DE DATOS 2 ced NombrUnidades | Valor Zona Cumpla : 222 Carla ar Nee 8. & 333 Amprts 3) gms 7 {au Soka a 298% Sn oT saa 2 us Ser st StS a 2 Se jiteemmemtiem Si05 ES ho 3 Rago de Crtoios 0 PERS ome ee ee To Ejemplos : ffe | -soecteaen(anc7comercaetr2 c Rango Gren | A 8 c D 1 [comercial Productos Zona Productos — Zona Ea 2 |osé oto ur patos ese = 3 [ana ipdtoo2 [Norte £ Sa —— Iota — SOSA PA Sieve ipdtoo1 [Oeste ey ee ca 6 luis jpdtoo2 [sur =BDEXTRAER(AL:C7, "comercial £1°F2) = 7 [Isabel [pdto03__[Norte a] 8] 6 WWW.UNI-MASTER.NET 52FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © as on ino H Y 1 K ™ 2 psn | axes] 35705] oss Produc) Sober Bifesios -ovovaess| ayesrans| sacoe (eashatis ssfurans patos 4 patoss | ovovans| sutras] anne 3 pont | ovoe33| bra 6 prom | oxoe/as| avs] mane ETAEHALDID 2 pons | ovowsis| ayo7/0i| 3200 Tefrtans patos 4 pion | ovowas| mazhoss| and SUN. CONUNTO| DE DI0Ac- Ae gE ETCCO"="E) 9 pitom| oxen suznoss|_ssm0€ ‘wn excetor.bogspotcom 10 patos ovts/ans] ashes Fectuverts Produce SUMS. i018 pao Ssunaisyacaionn sienanct CRCI-CR-D2-TID)) Fun n BDMAX Obtiene el valor maximo de una columna de la base de datos considerando solo los registros que cumplen con los criterios establecidos. DMAX(base_de_datos, nombre _de campo, criterios) > base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los titulos de cada columna => nombre_de_campo (obligatorio): La'columna de la cual se obtendra el valor maximo. => criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir. Tenemos la siguiente informacién: Ala c D F 6 1 2 BASE DEDATOS 3 Codula_| NombroUnidadot __Valor__Zona_Cumplo 4 anit Ramo 232502 —‘Nore 3. 5 2202 Cainlo 4827349 Nore si 6 3333 Algjandre so s49982 Este si T 4444 Johana 40 9298% Sw No. 8 5 Mana 2 20% Hons no. 9 665 Carla 41929578 esto NO 0 TTT Sofa 2 Sasi Sur si 1 (8888 Juan 42 $18.768 —Ovsto NO 2 9999 Luis 7 Este NO. a 1) Rango de Criterios 15 [-Ceaula | Nombre] Unidades | Valor | Tons | cumple 6 ‘Note si. 13] Co Se trata de los registros de 9 vendedores con informacién de la cédula asi como de datos de ventas en unidades y valor de las ventas, la zona y si cumple o no cumple las ventas, El objetivo es aplicar en la celda E18 la funcién BDMAX para obtener el valor maximo de las ventas realizadas y que en la basé de datos cumplen con las condiciones indicadas en el rango.de celdas B15:G16; en este ejemplo se trata de obtener el maximo de ventas registrados en la Zona Norte y que SI cumplieron el presupuesto: WWW.UNI-MASTER.NET 53UNIMASTER — EXCEL AVANZADO ALB c F 6 1 214 BASE DE DATOS 3 Cedula| Hombre Unidades Valor_| Zona Cumple 4 Tit Ramiro 23 §25892 None st 5 2222 Carlo 4 rus Note sl 6 3333 Abjandia 3049982 Esto si 7 4644 donona 40 §995 Sur NO a 555 Mana 2 $2035 Note No 8 6666 Carla 41 $29578 Oosto NO 0 TIT Sofa 2 MS.198 Sur si 1 3386 Juan 42 15763 Oeste NO 2 9399 Luis 47 $4060 Este NO 4) Rango do Citerioe Hombre | Unidades Valor | Zona | wl Note [Sth ca SOMATIC Para el primer argumento base_de_datos indicamos t6dia la base de datos que se encuentra entre el rango B3:G12. Para el segundo argumento nombre.de_campo indicamos el campo del rango del Criterio que necesitamos obtener el valor Maximo y que én este caso se trata del Valor; para el tercer Argumento simplemente debemos seleccionar todo el rango de Criterios. NOTA: Para una correcta aplicacién, e: portante que los encabezados del rango de Criterios sean idénticos a los encabezados de las columnas de la base de datos. Y el resultado segtin los valores de la base de datos es: A 8B © D E F 6 1 2 BASE DE DATOS 3 Codula | Hombre Unidados Valor | Zona Cumplo 4 tit Ramo 22 $26.892 5 2222 Camilo 5 3333 Alejandra 30 $4992 Este st 1 4484 ohana 40 29896 Su No. a 5555 Mana 22 sm20%8 Nore NO 9 5555 Camila at Oeste NO +0 1111 Sofa 25 Sur si " 389 Juan 2 Oeste NO 2 9699 Luis 47__$34.060 Este No. 2 4) Rango de Crtrios s|_ [_Ceduia [Hombre | Unidades [Vator [Zona [Compe 6 Nave ‘al =a Funcién BDMIN Obtiene el valor minimo de una columna de la base de datos considerando solo los registros que cumplen con los criterios establecidos. =BDMIN(base_de_datos, nombre de campo, criterios} > base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los titulos de cada columna => nombre_de_campo (obligatorio): La columna de la cual se obtendré el valor minimo. = criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir. Aplicaremos estas formulas sobre nuestro listado: g £ A FE = Fd 6 WWW.UNI-MASTER.NET 54FE] Ee 2 5 2 a] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © ‘9:54)bb00b Tsdleccoe 10.54eadad 11:54leaaaa 13 64aaaaa 2.54][pbo0b Ba balcccee “saleddde. Aprovecharemos de nuestro ejemplo anterior que teniamos una celda validada en £3, para definirlos como ‘Rango de criterios' en nuestras funciones de Base de datos. “Fo > G_ =SDUINGAST 85811 Hore’ SERESESS) M2 Ce a) | 1 Hora Agente — 2 (1weifanaae 3 4 3 7 12iaonee 8 __12saloone A 5 ¢ 2 : 2 Mot Ventas Mote 2 Janvier Montréal ‘on Janvier 4 Janvier bee 269 : tanvier Laval 20 5 Fever Métal 697 Zone des cities ; Fewer cutee 1s 2 reer vat 06 ° ors Monreal a9 0 Mas cudbee ase a Marsal 20 Funcién BDPRODUCTO Multiplica los valores de una columna de la base de datos que cumplen con los criterios establecidos. =BDPRODUCTO (base_de_datos, nombre de campo, criterios) =>, base_de_datos (obligatorio): Rango de. celdas que compone la base de datos, La primera fila del rango contiene los titulos de cada\columna => nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene los valores a rhultiplicar. => criterios (obligatorio): Rango de celdas que'contiene los criterios a cumplir. => Tenemos la siguiente informacion: WWW.UNI-MASTER.NET 55FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO 1 2 BASE DE DATOS 3 _Cedula__ombre —Unidades | Valor Zona___Cumple 4 init Rano 29650 Nore St 5 ze2 Caria 4 S27.Mo None st 6 3 Aeanse 3019582 Ee NO T “at Jokana 2 $295 Sur No 8 555 Mara 220% None NO @ 5085. Caria 31 $28575 Onste NO. ‘0 THT seta 2% Msi Sur st 1“ 2828 an 2 $16758 —Onste NO. 2 9089 Lue aT sao Ene NO. 1h Rango de Crteros se [_Codula | Nombre Unidades | Valor | ona | Campa 6 ors —|~~st ca Su Ho sl C4 Se trata de los registros de 9 vendedores con informacién de la cédula asi como de datos de ventas en unidades y valor de las veritas, la zona y si cumple 0.no cumple las ventas. El objetivo es aplicar en la celda D19 la funcién BDPRODUCTO para determinar el producto de las unidades registradas y que ciimplen con las condiciones indicadas en el rango de celdas B1 multiplicado por las ventas en unidades de la Zona Sur que NO cumplen 17; en este ejemplo se trata de las ventas en unidades de la Zona Norte que S| cumplen al 8 c D f f 6 1 2} ASE DE DATOS T 3'| [Teale [Nombre | Unidedes | Water [Zona [Compl a iit Ramo 2-358 Norte 5 222 Camilo 44 278 Note 6 503 Aland = 3049582 Eate NO. 7 ‘ss ohana 0 ‘SN 8 5555 Mara $205 Were NO 3 666 Camila 41 S2957 Oeste NO 10 rit Soha 2 Sas198 Sur 3i n 5888 Juan 42 15768 Onste ND 2} | 989 Ls a7 suo ote NO | 8 14) Rango de Criterios 45| _[Cedula | Nombre {Unidad 1 Valor | ona [Camp “6 1 Nose [st ” | L Su—[ no 18 13] ~sopropuCTODIS TD 19.015:000 Para el primer argumento base_de_datos indicamos toda la base de datos que se encuentra entre el rango B3:G12. Para el segundo argumento nombre_de_campo indicamos el campo del-rango del Criterio que hecesitamos calcular el Producto que en este caso-se trata de las Unidades; para el tercer Argumento simplemente debemos seleccionar todo el rango de Criterios. NOTA: Para una correcta aplicacién, es importante que los encabezados del rango de Criterios sean idénticos a los encabezados de las columnas de la base de datos. Y el resultado segiin los valores de la base de datos es: WWW.UNI-MASTER.NET 56FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO Ao c 0 e F 6 1 z BASE DE DATOS 5 _Cedula | Nombre Unidades Valor | 2 comple 4 Tit Rao 325 03 3s 5 2222 Camilo S749 Nore Sh 5 S00 Alenia Este NO r 4444 Johora Su NO. ® 5555 Mara 2 922095 None NO 8 805 Camia 41 529.576 Oeste NO rn Trt Sota (BSN 54,194 Su s " ‘120. Juan 42 base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los titulos de cada columna => nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene los valores que seran promediados => criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir. 1_BDPROMEDIO = = Fiera aagi cs bre oe Starve $e sto [Pree $20 [ara Soo ‘aI | “arate So Ree [Rae SU arse Sz 7S [Rese fess sis SUT wc scee ne deunnraes pte de vb, eeosers tea ops [Sint 26. | Caco rormbrayS eerie: PETE] -B0PROUEDINESIIG 7, 23224) Tenemos la siguiente informacion: WWW.UNI-MASTER.NET 57FI § 5 Fs 2 te] % UNIMASTER — EXCEL AVANZADO © 2 BASE DE DATOS 3|_Eedula Wome | Unidedes Valor Zona ——Cumpte 4 +t Ramo ‘@ Wee2 Note . 22 camie 4 Gru Note Sh & Sas Aganés = 300922 Ese NO 7 ut Sahara Py er) e ‘es6 Mana 2 S208 Note WO 5 ‘566 Cara a1 S578 Osta cn Tit Soe 2% set Sie s 1S Rango de Crteroe 15 {“cedula | "Nombre | Unidades [Vator | Zona | Cumple «| Este | NO. “1 | Se trata de los registros de 9 vendedores con informacién de la cédula asi como de datos de ventas en unidades y valor de las ventas, la zonay si. cumple o no cumple las ventas. El objetivo es aplicar en la celda £18 la funcién BDPROMEDIO para determinar el valor promedio de las ventas de los registros que cumplen con las condiciones indicadas en el rango de celdas B15:G16; en este ejemplo se trata de las ventas en la Zona Este y que NO cumplen el Presupuesto. Al 8 c D E F 1 2 BASE DE DATOS 3 | “Cadula—-Wombro "Unidados | Valor Zona Cumpio + tii Ramo 2 26882 None SI 5 22 Camis gars Note St 6 3533 Aljerdha 30849902 Este NO T ‘a4 ohana $2988 Su NO 8 885 Mata 2 $20038 Noto NO a 6855. Comia 41 829575 Oeste NO 10 17 Seta 2 sist Sur st 1 23 en “2 | $15768 Oeste NO 2 | sss tus 7 $3400 ese no | nu “ 1 [eed neni [Unidas [Val —{ ona Come « eae [NO | 7 73 ~BPROMEDIOEIIT15,015:640] Funcién BDSUMA Suma los valores de una columna de la base de datos que cumplen con las condiciones especificadas. DSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) = base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos, La primera fila del rango contiene los titulos de cada columna => nombre_de_campo (obligatorio): La columna con los valores a sumar. = criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir. Tenemos la siguiente informacién: WWW.UNI-MASTER.NET 58

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