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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS Instituto de Seguridad Laboral Elaborado por: Departamento de Administracin Revisado Por: Unidad

Control de Gestin

Cdigo: P-A-14 Aprobado por: Jefe de Divisin Finanzas y Administracin

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1. PROPSITO El propsito de este procedimiento es definir el proceso y la operatividad que realiza el Departamento de Administracin del Instituto de Seguridad Laboral (ISL) respecto a la adquisicin de bienes y contratacin de servicios.

2. ALCANCE Este procedimiento establece instrucciones operativas para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios dentro de la institucin, fijando los pasos a seguir en cada adquisicin para cada modalidad de compra dentro de la institucin. Este procedimiento tiene un alcance a nivel regional y nacional.

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS 3.1. SISTEMA PARA LA GESTION DE COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS Documento legal interno de la institucin que especfica ms en detalle el proceso de adquisiciones y contrataciones de servicios.

4. DEFINICIONES 4.1 BIENES ECONOMICOS Son bienes materiales tangibles e intangibles que poseen valor econmico y por ende susceptible de ser valuados en trminos monetarios. 4.2 SERVICIOS Son todos los servicios que requiere la institucin para su operatividad diaria. Ejemplo: reparaciones, mantenimiento, investigaciones, etc. 4.3 MECANISMOS DE COMPRA Proceso o va legal mediante la cual se puede realizar actualmente la compra o adquisicin de bienes y servicios.

5. RESPONSABILIDADES 5.1 JEFE DE DIVISION DE FINANZAS Y ADMINISTRACION: Asegurar que este procedimiento se realice de acuerdo a la normativa legal vigente

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Coordinar la implementacin de mejoras en la adquisicin de los bienes y servicios contratados. 5.2 JEFE DE ADMINISTRACIN: Asegurar la correcta aplicacin y actualizacin de este procedimiento Gestionar la informacin al Departamento Jurdico necesaria para la correcta aplicacin de este procedimiento. Monitorear los plazos de ejecucin de cada adquisicin segn el reglamento. Asegurar la interoperabilidad entre las diferentes reas involucradas en la ejecucin del procedimiento. Asegurar que este procedimiento se realice de acuerdo a las necesidades adquisitivas reales de la institucin. Organizar, gestionar y administrar el sistema de Compras y Contrataciones a nivel nacional. 5.3 ENCARGADO DE ADQUISICIONES Administrar el Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Pblico (SCCP) resguardando los principios de transparencia, publicidad y probidad en las compras y contrataciones que realice la Institucin. Asesorar y apoyar el ptimo desarrollo de los procesos de compra de todas las unidades de compra utilizando las herramientas disponibles. 5.4 DEPARTAMENTO JURDICO Asegurar que el proceso de adquisicin se realice de acuerdo a la normativa legal vigente Participar y/o prestar asesora jurdica a las Comisiones Evaluadoras que as lo requieran.

6. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO 6.1. RECEPCION DEL REQUERIMIENTO 6.1.1. SOLICITUD DEL REQUERIMIENTO Las unidades solicitantes envan requerimientos al Jefe de Divisin de Finanzas y Administracin mediante un correo electrnico, quien verifica la pertinencia y disponibilidad presupuestaria. Si corresponde deriva el requerimiento al Jefe del Departamento de Administracin, de lo contario notifica mediante correo electrnico a la unidad solicitante de que no es posible satisfacer el requerimiento. 6.1.2. SELECCIN MECANISMO DE COMPRA El Jefe de Administracin revisa la solicitud y si es necesario le realiza ajustes (montos, plazos, etc.). El Jefe de Administracin establece la modalidad de compra y verifica con el Encargado de Presupuesto la imputacin presupuestaria (en que cuentas contable presupuestaria se realiza el cargo del gasto).

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El Jefe de Administracin elabora y/o valida la documentacin adjunta en la solicitud; si corresponde a una licitacin pblica, valida las bases tcnicas, bases administrativas, criterios de evaluacin y comisin evaluadora y si es convenio marco: slo las especificaciones tcnicas. El Jefe de Administracin autoriza su compra, contratacin o publicacin al mercado pblico. El Jefe de Administracin solicita al departamento jurdico la elaboracin de una resolucin que aprueba el llamado, calendario, bases de licitacin y comisiones evaluadoras segn corresponda. 6.2. 6.2.1. ADQUISICION VIA PORTAL CHILECOMPRA

El Jefe de Administracin selecciona uno de los cuatro mecanismos de compra: licitacin pblica, convenio marco, licitacin privada y trato directo con cotizaciones si la adquisin se realiza por el portal de Chile Compra. El encargado de la unidad de adquisiciones ingresa la documentacin que autoriza la contratacin. Siendo esta documentacin la siguiente: - Licitacin Pblica: resolucin aprobatoria, bases administrativas y bases tcnicas. - Licitacin Privada: resolucin fundada, bases administrativas y tcnicas. - Trato Directo (TD) con cotizacin: se adjunta la resolucin fundada y las bases tcnicas - Convenio Marco (CM): formulario de autorizacin. Para ingresar al portal debe ir a la URL: http://www.mercadopublico.cl 6.2.1.1. LICITACION PUBLICA

LLAMADO Y RECEPCION DE OFERTAS

El encargado de adquisiciones realiza el llamado a travs de la publicacin de la adquisicin considerando el calendario de eventos (el cual viene inserto en la resolucin aprobatoria), este llamado se hace a los proveedores que estn inscritos en el rubro seleccionado para la compra y contratacin del bien o servicio. Los proveedores realizan las consultas en el foro de la adquisicin que estimen pertinentes de acuerdo al calendario de eventos, respondiendo el rea solicitante a travs del encargado de adquisiciones. EVALUACION DE LAS OFERTAS

El encargado de adquisiones enva las ofertas recibidas a la comisin evaluadora una vez que el llamado se encuentre en estado cerrado, es decir hayan llegado ofertas vlidas (boletas de garanta, requerimientos cumplidos, etc.). La comisin evaluadora est facultada para hacer aclaraciones o consultas a los proveedores a travs de los mecanismos que correspondan (foro inverso u otro medio electrnico vlido).

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La comisin evala y propone a la persona con las facultades delegadas por el Director Nacional (en adelante denominado Autoridad Competente) para que el proceso de adquisicin se adjudique o se declare desierto. En ambos casos se acompaa el acta propositiva, tabla de evaluacin, ofertas tcnicas y econmicas a quien tenga la facultad delegada. Nota: La delegacin de las funciones se efecta de acuerdo al monto contratado en la licitacin, siguiendo el siguiente orden de delegacin: A Nivel Regional Para montos de hasta 500 UTM, los jefes de Agencia tienen la facultad de adjudicar y firmar durante el proceso en caso de ausencia de la autoridad mxima. Para montos sobre las 500 UTM, slo el Director Nacional puede adjudicar y firmar durante el proceso. A Nivel Central Para montos menores o iguales a 100 UTM, el Jefe de Administracin tiene la facultad de adjudicar y firmar durante el proceso en caso de ausencia de la autoridad mxima. Para montos mayores a 100 y menores o iguales a 1000 UTM, el Jefe de Divisin de Finanzas y Administracin tiene la facultad de adjudicar y firmar durante el proceso en caso de ausencia de la autoridad mxima. Para montos superiores a 1000 UTM, slo el Director Nacional puede adjudicar y firmar durante el proceso. La autoridad competente enva la propuesta de adjudicacin (o declaracin desierta) al departamento jurdico para la elaboracin de la resolucin correspondiente. ADJUDICACION

El encargado de adquisiciones realiza ingresa la resolucin al portal y contina con el proceso de adjudicar o declarar desierta la adquisicin: En el caso de que se haya adjudicado el proceso, el rea de adquisiciones emite y enva la respectiva orden de compra al proveedor adjudicado, adems enva la propuesta de adjudicacin al departamento jurdico. En el caso de que se haya declarado desierto, el rea de adquisiciones emite y enva la declaracin desierta al departamento jurdico, para que emita la resolucin desierta del proceso. GESTION DE FIRMA CONTRATO

El departamento de administracin solicita al Departamento Jurdico la elaboracin del contrato y posterior gestin de firma del mismo. Este ltimo departamento previo a la firma del contrato, solicita y valida las boletas de garanta respectivas, las cuales se gestionan segn procedimiento de ingreso, recepcin y custodia de documentos valorados. Una vez firmado el contrato el departamento jurdico elabora la resolucin que aprueba dicho.

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RECEPCION Y ENTREGA A SOLICITANTE

La unidad solicitante verifica que el bien o servicio recibido corresponda a lo solicitado: En caso de que el bien o servicio tenga una no conformidad, no se emite el certificado de recepcin conforme, informando al Jefe del departamento de administracin. Este ltimo proceder a gestionar el cumplimiento de las condiciones o caractersticas del bien o servicio adquirido En caso de que el bien o servicio no tenga no conformidades, la unidad solicitante emite un certificado de recepcin conforme al jefe del departamento de administracin. Una vez, concluidas las gestiones para velar por el cumplimiento de la adquisicin, se procede de la siguiente forma Si se concluyen favorablemente las gestiones y se recepciona conforme, contina el proceso. Si no se obtiene la conformidad, el Jefe del departamento Administracin en el caso de bienes procede a la anulacin de la orden de compra a travs de la Unidad de Adquisiciones, se devuelve el bien e informa la devolucin de factura. En el caso de Servicios solicita al Departamento Jurdico que proceda con la aplicacin de multas o trmino del contrato, segn corresponda. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA En caso de que se aplique un contrato de ejecucin inmediata, el contrato termina de acuerdo a lo establecido en las bases, y en el caso de que sea de ejecucin en el tiempo el contrato termina segn lo establecido en el mismo. En caso de que no se aplique un contrato de ejecucin inmediata, se contina con el proceso administrativo. El administrador del contrato mantiene, monitorea y gestiona el respectivo contrato (plazos, garantas, documentacin, etc.). Adems de gestionar el/los pago(s) de acuerdo a lo establecido en las bases o contrato (Ver procedimiento de recepcin y gestin de pagos) El administrador realiza la evaluacin del proveedor segn los criterios de evaluacin establecidos y de acuerdo al procedimiento de gestin de contratos. 6.2.1.2. LICITACION PRIVADA Todos los pasos de la licitacin pblica son los mismos a excepcin de los siguientes: LLAMADO Y RECEPCION DE OFERTAS

El rea de adquisiciones realiza el llamado a travs de la publicacin de la adquisicin considerando el calendario de eventos (el cual viene inserto en la resolucin aprobatoria), este llamado lo hace al menos a 6 proveedores que estn inscritos en el rubro seleccionado para la compra y contratacin del bien o servicio.

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Los proveedores realizan las consultas que estimen pertinentes en el foro de la adquisicin de acuerdo al calendario de eventos, respondiendo el rea solicitante a travs de la unidad de adquisiciones. 6.2.1.3. TRATO DIRECTO CON COTIZACIONES Todos los pasos de la licitacin pblica son los mismos, slo que esta modalidad se aplica slo a las compras menores a 100 UTM.

6.2.1.4. CONVENIO MARCO La unidad de adquisiciones realiza la compra segn las especificaciones indicadas en el requerimiento, a uno o ms de los proveedores que forman parte del convenio marco, a travs de la generacin de una orden de compra. En el caso de servicios especializados la emisin de la orden de compra se efecta posteriormente a la evaluacin de los proveedores por parte de la unidad tcnica requirente. GESTION DE FIRMA CONTRATO

El departamento de administracin solicita al Departamento Jurdico la elaboracin del contrato y posterior gestin de firma del mismo, slo en los siguientes casos: Para adquisiciones mayores a 1000 UTM Para servicios especializados menores a 1000 UTM

Una vez firmado el contrato el departamento jurdico realiza y emite la resolucin que aprueba el contrato. 6.2.2. EXENTO PORTAL CHILECOMPRA Las adquisiciones que no se efectan por el portal son Trato Directo sin cotizacin y las compras menores a 3 UTM. No obstante una vez concluido el proceso son informadas a travs del Portal Mercado Pblico. 6.2.2.1. TRATO DIRECTO SIN COTIZACIONES El Departamento de Administracin evala si se ajusta a la normativa de la Ley de contratacin y compras pblicas la solicitud: En caso de ser viable, solicita al departamento Jurdico la elaboracin de una resolucin fundada que apruebe dicho contrato, adjuntando las justificaciones del caso e indicando el administrador del contrato. En caso de no ser viable, se termina el procedimiento.

El departamento Jurdico elabora la resolucin y gestiona la firma del contrato cuando procede, enviando a firma de la Autoridad competente. El departamento de Administracin informa la total tramitacin de la resolucin a la unidad requirente, para que luego sta informe al proveedor para dar inicio al servicio o envo del bien.

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En caso de que se aplique un contrato de ejecucin inmediata, el contrato termina de acuerdo a lo establecido en la resolucin, y en el caso de que sea de ejecucin en el tiempo el contrato termina segn lo establecido en el mismo. En caso contrario, se contina con el procedimiento.

El administrador del contrato mantiene, monitorea y gestionar el respectivo contrato (plazos, garantas, documentacin, etc.). Ver procedimiento Administracin de Contratos. 6.2.2.2. COMPRAS MENORES A 3 UTM. El Jefe del Departamento de Administracin solicita las cotizaciones a proveedores del ramo (mnimo 3), mediante diversos medios (telfono, correo electrnico, pgina Web, visitas directas, etc.). El Jefe del Departamento de Administracin selecciona el proveedor en virtud de la evaluacin calidadcosto, y procede a la adquisicin del bien o servicio. El Jefe del Departamento de administracin gestiona el respectivo pago (Ver procedimiento recepcin y gestin de pago) al Jefe del Departamento de Finanzas.

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7. ANEXOS 7.1 ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO ADQUISICION DE BIENES

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7.2

ANEXO 2 DIAGRAMA DE FLUJO MECANISMOS 1

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7.3

ANEXO 3 DIAGRAMA DE FLUJO CONVENIO MARCO

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7.4

ANEXO 4 DIAGRAMA DE FLUJO TD SIN COTIZACIONES

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7.5

ANEXO 5 DIAGRAMA DE FLUJO COMPRAS MENORES