Conocer para Planear Si a un arquitecto se le encargara el diseo de una casa, ste profesional antes de comenzar a hacer planos partira

por conocer los recursos con los que contar, las caractersticas del terreno, los metros cuadrados disponibles, la topografa y los aspectos positivos y negativos del lugar. Asimismo, investigar respecto a los objetivos de su cliente, quien de seguro ya tiene una imagen de lo que quiere. An cuando esa imagen sea un poco vaga, ser un punto de partida para adecuar su propuesta a lo que exige el cliente y las posibilidades que entrega el terreno. En ese sentido, un anlisis de fortalezas y debilidades le permitir al arquitecto aprovechar al mximo todos los elementos positivos del terreno, el entorno e incluso las disposiciones legales. Por otro lado, tambin le permitir conocer de antemano las dificultades a las que podran enfrentarse quienes construyan esa vivienda y de esa forma visualizar la manera de eludir o de disminuir las barreras hacia el objetivo final. Ese mismo esquema de trabajo debe seguir cualquier emprendedor que quiera llevar adelante un proyecto. Debe comenzar por conocer y comprender los aspectos que facilitarn el camino a sus objetivos, como aquellos que se opondrn a l. Si bien ese anlisis debe ser previo a la planificacin, es en definitiva una forma de pensamiento que debe estar presente en cada etapa de su proyecto, tanto en las pequeos cmo en los grandes objetivos. Por ello, ste curso tiene cmo objetivo que el emprendedor conozca y aplique una de las herramientas ms tiles y difundidas en relacin al diseo y evaluacin de un proyecto: El anlisis de FODA o de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Conocer nuestra realidad

Seguramente le ha sucedido. Usted intenta imaginar como conseguir sus objetivos, caminar hacia su visin, aquello que suea para su empresa o para su vida, pero no sabe por donde comenzar: A qu recursos podr echar mano? Qu de lo que hago actualmente debo continuar haciendo? Cmo puedo sistematizar mis ideas acerca de lo que veo que me puedan servir de herramienta? Tal vez le suceda que sostiene reuniones con sus socios, parte de su equipo y realizan continuas crticas o felicitaciones mutuas pero que finalmente, acabada la reunin, el avance es cero o muy

poco. Es cierto que a veces nos frustramos cuando nos escuchamos hablando de las cosas que han sido mal hechas o cuando las reuniones se hacen ms largas producto de eternos anlisis en que nos enfrascamos o recibiendo opiniones y juicios que a veces nos parecen injustos. En esos casos, nuestra naturaleza como seres humanos nos lleva analizar los hechos del pasado, es una tendencia natural que nos permite aprender y a la cual debemos darle su tiempo. Si no analizramos nuestros aspectos positivos y los negativos nos sera muy difcil aprender de la experiencia. Probablemente volveramos a cometer los mismos errores recurrentemente. Lo anterior no quiere decir que debamos quedarnos en nuestros juicios, significa que a partir de ellos podemos ver un poco ms all y disear acciones que nos permitan tener los resultados que queremos, es decir, emprender acciones poderosas. Cul es la preocupacin que nos lleva a analizar nuestra empresa o a nosotros mismos? Tal vez queremos saber de que manera llegar a cumplir nuestros objetivos o con qu recursos contamos. Probablemente tenemos la intencin de comenzar un proceso de planificacin estratgica o tal vez estamos a cargo de un departamento de planificacin. Puede ser que quiera comenzar un emprendimiento y no sabe cuales son sus propios puntos fuertes cmo emprendedor. Es posible tambin que su emprendimiento ya haya comenzado estando en un nivel primario y trabajando instintivamente, lo cual es una poderosa herramienta pero no suficiente. Todo lo anterior se relaciona de una u otra manera con la necesidad de saber como puede llegar al lugar que tiene en su cabeza y probablemente en el corazn. Caso de Olivia

Olivia es una mujer de 42 aos, muy entusiasta, separada, con dos hijos y de profesin contadora auditora. Actualmente trabaja media jornada en el Servicio de Salud del Distrito Federal. Hace cuatro meses trabajaba tiempo completo en dicha Institucin pero debido a que comenz con un emprendimiento propio, solicit a su jefe la modificacin de su contrato para media jornada con la consiguiente disminucin de salario.

Olivia hace un ao compr un vehculo de transporte escolar, pues quera invertir parte de una herencia en algo que le permitiera generar ingresos extras en sus tiempos libres. De ste modo en un principio comenz por llevar a nios a actividades los fines de semana, realiz algunos viajes de transporte de pasajeros al aeropuerto, arrend su vehculo para algunos paseos tursticos y en fin, algunos ingresos llegaron de a poco. Ella percibi que el negocio de transporte de personas tena un gran potencial puesto que el servicio que se ofrece en el mercado es bastante uniforme, contrapuesto a las necesidades cada vez mayores de otros servicios que se agreguen al simple transporte.

Por otra parte, relacionado con las motivaciones de Olivia, ella se siente feliz en contacto con personas y especialmente con nios, le gusta escuchar, tiene una gran capacidad de contra historias y si bien le gusta su profesin quiere experimentar en reas que siempre sinti que le atraan. A su vez, siente que el trabajo que realiza en el Servicio de Salud es muy rutinario, con muchas trabas y vicios que hace que sus acciones no sean poderosas por lo que no ve que se valore adecuadamente el real aporte de su trabajo. Bien, la situacin es la siguiente: Olivia desde hace cuatro meses se dedica al transporte de escolares al colegio y a sus actividades de fin de semana. A veces, a peticin de alguna madre que deber trabajar hasta tarde, pasa a comprar algunos tiles para que el escolar desarrolle sus tareas o simplemente materiales que debe llevar para el da siguiente. Otras veces el escolar debe ir a almorzar a su casa y luego volver a alguna actividad, tambin se da al caso de padres que tiene tres hijos con horarios diferentes. Todas estas situaciones son planteadas a Olivia y naturalmente a fin de mes recibe un pago extra por este tipo de servicio. Qu es lo que le gustara a Olivia? Dedicarse por entero al desarrollo de su empresa que presta el servicio de: transporte y atencin, especializado en las necesidades diarias de los escolares en cuanto a traslado y a requerimientos de materiales de trabajo y estudio. Su nombre: Manos cuidadosas Su sueo es tener su empresa de prestacin de servicios de atencin a las necesidades de los escolares a travs de un equipo profesional integrando diversas reas como traslado especializado, orientacin escolar como revisin de notas, apoyo en tareas, compras de requerimientos escolares entre otras actividades. Su objetivo es estar en un ao desarrollando su actividad con un promedio de ventas mensual de US$3000. La preocupacin de Olivia as cmo la suya es de qu manera lograr ese sueo o en un primer momento, la mejor forma de lograr ese objetivo de ventas... Tenemos una visin y ciertos objetivos medios y cortos...Ahora necesitamos hacer un plan para llegar a ellos. Saber eso es relativamente fcil, el tema es: Con qu recursos cuento? es decir, Cules son mis capacidades? El proceso Para iniciar nuestro proceso necesitamos saber con qu contamos y con qu no contamos, adems de analizar de que manera esto se relaciona con el ambiente externo. Tradicionalmente al hablar de diagnsticos empresariales estos constituyen la primera etapa dentro de un proceso de cambio hacia un horizonte deseado que definimos como mejor; por tanto, el diagnstico empresarial viene como consecuencia de un proceso de planificacin en el que definimos nuestros objetivos (a partir de una visin o misin), analizamos nuestra situacin actual que viene a ser el diagnstico, desarrollamos un plan o estrategia acerca de cmo llegaremos a nuestros objetivos con los

recursos con que contamos para posteriormente implementar el plan y no menos importante evaluar el resultado de nuestro accionar. Ubicaremos por tanto el diagnstico empresarial dentro del proceso de planificacin. Qu es la planificacin? Algo tan sencillo como cuando nios pensamos en la forma de construir ese club de juegos bajo el rbol. Tenamos una idea de nuestro club, nos imaginbamos jugando en l, incluso ya pensbamos en quien iba a ser presidente del club. Bien, Cmo lo hacamos? Pensbamos en los materiales que ya tenamos y la forma en la que los usaramos para construir, nos mirbamos y evalubamos quien tena condiciones para conseguir otros materiales, quien cortara la madera, en el caso de los clubes de nias queramos tener adems la coleccin para la hora del te, los nios queran guardar sus objetos preciosos herramientas, etc. Haba que pedir autorizacin para jugar y as una serie de tareas que constituan nuestro plan para nuestro soado club. Por qu eso nos pareca tan fcil de planificar? Por qu trabajbamos con ahnco en la consecucin de nuestro objetivo? Creo que era porque lo sobamos y eso nos motivaba .

Lo que hacamos de nios cuando decamos: escuchen...tengo un plan es lo que hoy se llama elaboracin de un plan de negocio en el cual especificamos nuestro objetivo, analizamos los recurso que tenemos, lo que puede faltarnos, desarrollamos estrategias, implementamos nuestras estrategias para finalmente evaluar si estas han dado los frutos que establecimos como metas u objetivos. Deseo trabajar para una compaa que contribuya con la comunidad y sea parte de ella. No quiero algo en que invertir, sino algo en que creer Anita Roddick, fundadora de The Body Shop Pese a lo anterior y tema del cual no nos ocuparemos en este curso, no es lo mismo elaborar el plan para hacer nuestro club que efectivamente tener nuestro club construido y que nos permita reunirnos en l tal cmo lo soamos. Este proceso ser un insumo insustituible para el aprendizaje empresarial y personal, la puesta en prctica de nuestra estrategia y la evaluacin consciente acerca de los resultados obtenidos para corregir aquellos aspectos que no permitieron el resultado deseado. En administracin ste proceso de evaluacin y correccin es lo que llamaramos de control. Todo intento de planeacin sin control carece de sentido pues no sabremos si efectivamente nos dirigimos hacia donde queremos ir.

Tal como lo hacamos para planificar la construccin del club es que Olivia debe elaborar un plan de negocio. Es decir, crear el cmo llegar a aquellos objetivos propuestos. Para comenzar con su plan es preciso tener una visin de sus negocios, definir objetivos claros divididos en tiempos cortos y medios que nos permitan controlar el avance en el camino. Como ya debe saber un largo camino se divide en pequeos tramos. Un breve consejo: Al establecer sus objetivos procure que estos cumplan con la frmula MAREA:

A partir de sus objetivos es que Olivia y las profesionales que trabajan con ella analizarn aquellas herramientas que pueden utilizar para llegar a sus metas. Proponemos para Olivia el uso del anlisis FODA para la evaluacin de las caractersticas propias y del medio.

Conociendo a travs del Diagnstico FODA La forma de realizar un plan o una estrategia parte por analizar cual es la situacin en la que nos encontramos. Para ello, existen numerosas tcnicas de anlisis de la situacin actual de la empresa o incluso personal y que adems de ser variadas nos permiten utilizarlas para diferentes procesos. Nosotros nos centraremos en el diagnstico empresarial para un posterior proceso de definicin de estrategias o planificacin para el logro de objetivos. Dentro de las tcnicas de anlisis de situaciones, proyectos o problemas las que podramos llamar Tcnicas de Diagnstico Empresarial, encontramos el anlisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) o SWOT por sus siglas en Ingls (strengths, weaknesses, opportunities, threats).

En qu momento de nuestro Plan de Negocio se ubica el diagnstico FODA? El Plan de Negocio integra diferentes etapas que incluyen en orden interrelacionado la definicin de una visin, misin y objetivos luego el anlisis FODA a partir de lo cual tendremos una visin de nuestras fortalezas y debilidades y de cmo nos relacionamos con el entorno. Con la informacin de nuestro anlisis elaboraremos las estrategias principales para abordar el anlisis realizado. Las estrategias que desarrollemos van dirigidas a diferentes reas funcionales de la empresa, (marketing, gestin, produccin, costos, finanzas) por lo tanto, las ubicaremos en la seccin del plan correspondiente, para desarrollar un plan operativo en esa rea que ser implementado para ser evaluado posteriormente. El anlisis FODA no sustituye a otras herramientas de evaluacin y anlisis cmo: relatos de sistemas de informacin gerencial, informaciones contables o investigaciones de mercado. Por el contrario, la comprensin obtenida a travs del uso de tales herramientas de evaluacin puede ser incluida en una matriz FODA como forma de presentar los anlisis visualmente. El FODA es un modelo de diagnstico y de descubrimiento cuyos cuatro elementos pueden conjuntamente proporcionar significativa comprensin sobre cules acciones empresariales probablemente sern ms viables

El anlisis FODA es un marco conceptual para un anlisis sistmico que facilita la relacin existente entre diversos factores internos y externos de la organizacin. Cmo Aplicar en Nuestra Empresa sta Herramienta? Como primer consejo sugiero realizar un diagnstico FODA en grupo, de forma de captar la gama de percepciones que probablemente escapen a un observador. En ese sentido, es deseable incorporar a profesionales de diferentes departamentos, unidades o funciones e idealmente tambin a clientes o potenciales clientes. Ya mencionamos que al realizar un anlisis FODA lo que hacemos es identificar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de nuestra empresa, emprendimiento o proyecto. Dicha labor evidentemente se puede realizar con unos pocos e incluso individualmente, sin embargo, los resultados generados a partir de un trabajo grupal son significativamente ms efectivos. Para realizar al anlisis FODA grupal es necesario nombrar a un moderador (puede ser usted o alguien de su empresa) que realice las preguntas secuencialmente y que pueda anotar las respuestas en una pizarra o papelgrafo a la vista de todos los participantes. Es muy importante que puedan participar libremente con sus ideas los integrantes de ste equipo diagnosticador". En resumen, nuestro FODA se desarrolla a travs de preguntas, respuestas libres, ordenamiento visual centralizador de respuestas y acotaciones extras. Roles de cada participante:

Moderador (que tambin puede actuar como participante) realiza preguntas. Moderador con ayudante ordenan respuestas, solicitan clarificacin, visualizan respuestas en pizarra. Participantes responden en tarjetas o papeles.

Algunas recomendaciones para diagnsticos grupales: 1.- En un diagnstico el conocimiento ms importante sobre la organizacin, est en sus integrantes y se expresa en el discurso, sea ste formal o informal, objetivo o subjetivo, singular o comn. 2.- El discurso de la organizacin se estructura al igual que una red y es en esa relacin de red que los significados se complementan, entrecruzan reforzando y ampliando significados. 3.-Contradicciones en las opiniones de una misma persona o enfrentamientos de opiniones opuestas de diversas personas no son defectos sino ms bien un componente inevitable del discurso, expresando la complejidad dinmica de la vida organizacional tejida de concordancias y convergencias al mismo tiempo de conflictos, ambigedades, ambivalencias y paradojas.

4.- Incluso los problemas personalizados de forma puntual deben ser tratados como pertinentes a toda la organizacin. 5.- Cuando se establece una situacin favorable para la franqueza, los contenidos que se expresan no necesitan tener representatividad estadstica para ser valorizados. Esto se justifica por dos razones: A) Por un lado los contenidos menos frecuentes pueden tener importancia en la medida en que el enunciante puede tener ms coraje o ser ms osado para hablar sobre lo que est censurado pero es un sentir compartido por muchos. B) Por otro lado un contenido repetido puede ser una actitud defensiva compartida por un grupo y no significar una percepcin predominante. 6.- En la realizacin de un diagnstico organizacional grupal el moderador o consultor slo aporta un mtodo pero quienes ponen el contenido son las personas. 7.-La funcin del moderador o consultor es analizar los contenidos, ordenarlos y abrir la posibilidad de aclaraciones o nuevos significados. 8.- En la vida organizacional hay una dimensin imaginaria bastante intensa que da a los sentimientos, y juicios la fuerza de los hechos, de la realidad. Lo que es percibido o sentido de forma subjetiva tiene valor como realidad objetiva independiente de cual sea sta ltima. 9.- Cuando en un diagnstico se solicita la percepcin individual sobre la vida organizacional, es frecuente que las entrevistas tengan una tendencia para las quejas a modo de un desahogo, privilegiando las dificultades. Cabe al consultor (interno o externo) un mnimo equilibrio de perspectivas estimulando para que se identifiquen tambin los aspectos facilitadores. 10.- En la conclusin de un diagnstico la mayor parte de las veces lo que surge cmo una interpretacin es un conocimiento. Ese conocimiento es algo que de algn modo ya se sabe, pero que adquiere nuevos significados en la medida en que es discutido y compartido. 11.- Una interpretacin no es verdad. Es un conjunto de percepciones singulares y por lo tanto los significados producidos por el consultor necesitan ser avalados por quienes van a usar el diagnstico. 12.- Las personas envueltas en un diagnstico y convocadas para dar su contribucin tienen el derecho de tener retorno de los resultados de forma que puedan reconocer los efectos de su participacin.