ALCALDIA MAYOR oesocorkoe. ontene Teer MEMORANDO DE: JOHNNY EDWARD PADILLA ARIZA Director de Construcciones y Conservacién de Establecimientos Educativos PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DIRECCION CONSTRUCCIONES Y CONSERVACION DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS. FECHA : 28 de diciembre de 2017 ASUNTO: —_DIRECTRICES TRAMITE DE LIQUIDACIONES: Respetados funcionarios y contratistas La Direccién de Construccién y Conservacién de Establecimientos Educativos, siguiendo los parametros establecidos en la Ley y en aras de ir en concordancia con las politicas intemas de la entidad, es necesario acatar y tener en cuenta para la liquidacién de los contratos los siguientes parametros: 1 TRAMITE GENERAL: De acuerdo con lo establecido en el articulo 11 de la ley 1150 de 2007, se cuenta con un plazo para la liquidacion del contrato de comin acuerdo de cuatro (4) meses, contados desde el Vencimiento del plazo previsto para la ejecucion del mismo, si vencido este término no se ha logrado liquide, la Entidad tiene la facultad de hacerlo unilateralmente con la expedicion de! acto administrative que la ordene, esto sin exceder los 30 meses sefialados para tal fin, En los casos, en los cuales el termino de 4 meses haya fenecido se requiere que se radique la liquidacién de manera inmediata, no sin dejar de lado los tiempos de los tramites establecicos en cada una de las oficinas intervinientes en el mencionado tramite y las consecuencias de tipo legal y disciplinario que lo mismo conlleva En este orden de ideas es necesario que se continUe adelantando 0 inicie de manera INMEDIATA las gestiones correspondientes para obtener antes del 31 de marzo de 2018, Ia liquidacion de los contratos de obra e interventoria, para tal efecto, se requiere adelantar el proceso de liquidacién bilateral dando cumplimiento al siguiente procedimiento 1. Enviar requerimiento al contratista interventor solicitando proyecto de la liquidacion del contrato de obra, otorgando un plazo perentorio para la remision del mismo (entre 5 2 10 dias habiles contados @ partir del envio de la comunicacién), y especificando que de no remitir el Sicnoeia 5; 2oGOTA ev coeateromoone MEJO Info: Linea 195 PARA TODOSALCALDIA MAYOR ‘DesoesTADe. proyecto de acta debera indicar las"FaZ0HES°que"e han imposibilitado dicha actividad, y la necesidad de iniciar proceso administrative sancionatorio por el presunto incumplimiento de dicha obligacién 2. Enel evento de recibir respuesta por parte del interventor en la que manifieste razones de ‘orden juridico © contractual que no le hayan permitido avanzar con la liquidacion del contrato de obfa, debera poner en conocimiento al Grupo Juridico de la DCCEE con el fin de tome las medidas correspondientes, si por el contrario las razones aducidas por el interventor para no haber obtenido un proyecto de liquidacion, corresponden a situaciones técnicas, en su calidad de apoyo a la supervision debera proceder de conformidad en aras de avanzer con el proceso Ge liquidacion. 3. Una vez reciba proyecto de liquidaci6n del contrato de obra, debera adelantar el proceso de revision del mismo, e inicier la elaboracién de acta de liquidacion del contrato de interventoria verificando el cumplimiento de las obligaciones contractuales, asi como aquellas relacionadas con el sistema de seguridad social integral y parafiscal. 4, Realizar la solicitud del balance financiero del contrato a la Direccin Financiera. 5. Solicitar mediante correo electronico al equipo juridico de la DCCEE (Diana Uribe y Carlos Bonilla) el informe sobre los hallazqos presentados para los contratos don onstar: © Soporte de la solicitud de ci | haliazeo a control interno ‘= Cuando el hallazao se encuentre abierto el abogado realizara mesa de trabajo conjunta ‘con los responsables del contrat (supervisor. contralista ¢ interventoria) y estableceran los compromisos para el cierre del mismo y concluira sies viable 0 no liquidar el contrato. 6. En.caso de existir compensacion de saldos en la liquidacion se debe solictar a la Direccion Financiera la liquidacién de los impuestos sobre el saldo que la SED deba al contratista 7. Veriicar que las garantias, cvantias y amparos estén de acuerdo con lo estipulado en el contrato, De lo contrario debe requerir al contratista que realice los ajustes y/o ampliaciones correspondientes, a fin de que mantengan su vigencia pera efectos de la liquidacion 8. Enel evento de evidenciar la existencia de saldos a favor del contratsta solicitar los recursos ‘con anticipacion, teniendo en cuenta que se trata de pasivos exigibles y su tramite requiere minimo de 4 meses. 8. Realizar la revision y verificacion de demas soportes necesarios para la liquidacién del contrato, HBBRemitr et proyecto de acta al Grupo de Control y Estadistica de la OCCEE para su respectiva aprobacién, 11. Atender en el plazo de 1 a 2 dias habiles las observaciones que presente el Grupo de Control y Estadistica sobre los proyectos de actas. 12, Remiti a la Oficina de Contratos de la SED la solicitud oficial de liquidacion, al dia siguiente de le aprobacién por parte del Grupo de Control y Estadistica Il, DOCUMENTOS PARA LIQUIDACION: Para el tramite de liquidaciones, se requerira la radicacion en el area de Planeacién, Seguimiento y Control de los siguientes documentos: LIQUIDACION OBRAS ACTA FINAL © Oficio remisién del acta = Acta parcial o final + medio magnético * Memoria de cantidades de obra Av. El Dorado No. 66 - 63 A Seog 20GOTA wm adcoegsta do MEJOR Info: Linea 195 PARA TODOSAcApAuaron Cuadro de mayores y mendfas"éaritidéties de obra Cuadro de aportes parafiscales y/o certificacién respectiva seguin naturaleza, Memorando de aprobacién de precios nuevos, si aplica FURC RUT Resolucién DIAN de facturacién Certificacién cuenta bancaria Otros documentos (Copia de factura) PAQUETE 1 Acta de liquidacion Estado financiero firmado por la Oficina Financiera de la SED Si es pasivo exigible, No se Recibird liquidacién si no cuenta con el CDP y la resolucién del Pasivo CD (Editable del acta de terminacién, liquidacién y acta final) Copia de memorando de aprobacién de pélizas FINALES Informe del equipo juridico de la DCCEE (Diana Uribe y Carlos Bonilla) donde conste que el contrato no cuenta con hallazgos abiertos o que a pesar de existir la liquidacién es viable, 7. Cettiicado de Antecedentes Judiciales expedido por la oficina Asesora Juridica 8. Certificado de cierre de PIN ambiental oon PAQUETE 2 Los demas documentos que exige el contrato son 1. Acta de Terminacién 2. Paz y salvo de servicios piblicos 3. Actas de entrega fisica de la obra 4. Terminacién de la fiducia 5. Formato de Recepcién de Panos 6. Plan de manejo de escombros 7. Manuales de mantenimiento 8. Directorio de Obra 9. Inventario de Maquinaria y Equipo 10. Inventario y gabinetes de llaves 11. Ficha técnica del Colegio 12, Bitacora de Obra 13. Demas documentos que exige el contrato si fuera el caso-. (Anexar certificado de areas) y anexar copia del memorando de entrega del informe final a la oficina de contratos. LIQUIDACION CONSULTORIAS CARPETA 1: ACTA FINAL 1. Oficio remisién del acta See 20oGOTA fie ees cia MEJO Info: Linea 195 PARA TODOSALCALDIAMAYOR ‘DesoeoThos. 2. Acta final + medio magnético Serene 5. Cuadro de aportes parafiscales y/o certificacién respectiva seguin naturaleza. 6. FURC, 7. RUT 8. Resolucion DIAN de facturacion 9, Certificacion cuenta bancaria 10. Recibo a satisfaccién del supervisor 11. Copia de la factura CARPETA 2: LIQUIDACION Acta de terminacion Acta de liquidacion Estado financiero firmado por la Oficina Financiera de la SED Si es pasivo exigible, No se Recibiré la liquidacién si no cuenta con el CDP y la resolucion del Pasivo Informe del equipo juridico de la DCCEE (Diana Uribe y Carlos Bonilla) donde conste que el contrato no cuenta con hallazgos abiertos © que a pesar de existir la liquidacién es viable, CD (Editable del acta de terminacién, liquidacién y acta final) Copia de memorando de aprobacién de pélizas FINALES Copia de la designacién de la Supervision Copia del oficio remisorio del informe final con el recibido de la OFICINA DE CONTRATOS. 2 seNe onan Las anteriores directrices son de obligatorio cumplimiento a partir de la fecha Cordiaimente, JOHNNY EDWA‘ DILLA ARIZA Director de Constriccibnes y Conservacién de Establecimientos Educativos Pye ra Yan Saree Tree Aboace OCCEED ; a eloatens ae 2oGOTA PBX: 324 1000 - Fax: 315 34 48 cee os MEJOR Info: Linea 195, PARA TODOS