FacileThings iu El flujo de trabajo = de GTD® Maria Saez & Francisco Saez1! Tabla de contenido Introduccion: {Qué es GTD y de qué manera puede ayudarte a mejorar tu productividad? 5 O1 Primera etapa: Capturar 7 02 Segunda etapa: Aclarar 10 03 Tercera etapa: Organizar 4 04 Cuarta etapa: Reflexionar 20 05 Quinta etapa: Ejecutar 2 06 Tus siguientes pasos 2FacileThings | Introduccién Introduccién éQué es GTD y de qué manera puede ayudarte a mejorar tu productividad? Como seguramente sabes, GTD son las siglas de ‘Getting Things Done’, una metodologia de gestion personal introducida y popularizada hace ya algunos afios por David Allen en un libro con el mismo titulo (en espafiol se titula ‘Organizate con eficacia’). El sistema esta basado en una serie de descubrimientos realizados a lo largo de tres décadas de trabajo en el ambito de la organizacién y productividad personal Se trata una metodologia de eficacia probada que te proporcionara un conjunto de bue- nas practicas para una gestién efectiva de tu flujo de trabajo, tanto a nivel personal como profesional; una guia para sacar el maximo partido a tus recursos en un mundo en que et trabajo es cada vez mas volatil, incierto, cambiante y ambiguo. El objetivo es ayudarte a gestionarte de manera efectiva y obtener el mayor rendimiento posible de una manera relajada, Seguramente te gustaria saber que, sea lo que sea que estés haciendo en cada momento, es exactamente lo que tiene mas sentido. Eso es la efectividad. Utilizadas de la manera adecuada, todas las herramientas que aqui te presentamos pueden ayudarte en tu actividad diaria, ofreciéndote unos criterios que afianzaran tus decisiones y tu confianza en ellas. Puede que hayas aprendido habitos “productivos” que te hayan funcionado durante algiin tiempo pero que se hayan visto comprometidos al producirse cambios importantes en tu vida. Aqui te mostraremos técnicas muy concretas que mejoraran tu efectividad en todas las situaciones. Son comportamientos sencillos que todos podemos aprender a aplicar y que mejoraran tus capacidades para gestionar tu realidad, manteniéndola alineada con tus prioridades.EL FLUJO DE TRABAJO DE GTD vewwfacilethings. com Tendras la oportunidad de comprobar que el material que te presentamos aqui es total- mente asequible. El método y las técnicas que describimos son sumamente practicos y estan basados en el sentido comin, aunque la mayoria de la gente necesitara modificar algunos habitos importantes antes de poder disfrutar plenamente de los beneficios que este sistema ofrece. El flujo de trabajo que te mostramos a continuacién se basa en tres conductas clave: > > > Capturar todas las cosas que necesites hacer o te resulten itiles 0 interesantes, en un sistema externo, légico y fable. Tomar decisiones sobre todos los asuntos que permitas entrar en tu vida, de modo que siempre tengas un inventario viable de proximas acciones. Organizar todo ese contenido de una manera eficaz, En definitiva, el flujo de trabajo de la metodologia GTD consta de cinco etapas en las que Pow N Capturas las cosas que \laman tu atencién. Aclaras qué significan para ti esas capturas. Organizas los resultados de manera inteligente. Reflexionas con la frecuencia necesaria para tener un sistema completo y fiable Actilas, eligiendo hacer en cada momento lo que tenga mas sentido. En los siguientes capitulos vamos a explicarte con detalle cada una de estas etapas. Veras en qué consisten y como se relacionan entre si, creando un sistema coherente y robusto para el tratamiento de todos tus asuntos.FacileThings | 01 | Primera etapa: Capturar 01 Primera etapa: Capturar La primera fase del flujo de trabajo de GTD consiste en registrar todo aquello que llame tw atencién; cualquier estimulo que pueda resultar significativo para ti o que ya lo sea, aunque todavia no estés haciendo nada al respecto. Capturar no significa interrumpir lo que estas haciendo para hacer otra cosa, Sélo supone reaccionar ante algo que llega a tu mente y anotarlo, sin dedicarle mas tiempo en ese momento, para poder continuar con lo que te ocupa sin que nada te distraiga. Se trata de ir recopilando todos aquellos asuntos que consideres incompletos, es decir, que necesitan cerrarse 0 debe hacerse algo al respecte. Para poder gestionar este inventario de asuntos incompletos necesitas tenerlos recogidos en un sistema externo fiable hasta que llegue el momento de deci- dir qué son y qué hacer con ellos. La finalidad de capturar es asegurarte de que todo lo que necesitas esta fuera de tu cabeza y es accesible. La buena practica es capturar el 100% de tus asuntos incompletos, incluso los que parecen poco importantes, para que tu sistema organizativo represente una imagen precisa de tus compromisos ¢ intereses reales. Si tu sistema no se corresponde con tu realidad, tu motivacién no tardara en decaer. Caerse de la tabla La expresién “caerse de la tabla” se utiliza a menudo en GTD para identificar una situacién en la que, pese a nuestras inmejorables intenciones de establecer los habitos necesarios para una buena gestion personal, el dia a dia nos ha ido venciendo y hemos abandonado poco a poco las buenas practicas que hablamos empezado a implementar. Esto te va a ocurrir, igual que nos ocurre a todos. Y no una, sino varias veces. No pasa nada, lo importante es que seas consciente de que esta ocurriendo, volver subirte a la tabla y continuar surfeando. Con el tiempo, te ira ocurriendo cada vez menos.EL FLUJO DE TRABAJO DE GTD. vow facilethings com Puedes servirte de diferentes herramientas parar capturar, desde una libreta a cualquiera de las opciones de captura de tu teléfono mévil (bloc de notas, grabadora de voz, etc.) Necesitas elegir la mejor herramienta para cada situacion. Es importante tener alguna de estas herramientas siempre a mano, para que puedas recoger ideas potencialmente valio- sas donde quiera que estés y tener la confianza de que no se perderan. Esto te liberara del estrés que supone tener que recordarlo todo constantemente y te proporcionara espacio para pensar y tener mas ideas Otra buena practica es tener el menor nimero posible de recipientes de captura. Se trata de tener acceso a ellos en cualquier momento y lugar para volcar as ideas, siempre sin que esto suponga una dispersién de la informacion. Si las bandejas de entrada estan muy desperdigadas te costara mas procesarlas, y dificultara el trabajo de la siguiente etapa El mero hecho de tener bandejas de entrada con todos tus asuntos recopilados no las vuelve funcionales. Si no aclaras estos asuntos y vacias los recipientes regularmente, slo estards almacenando cosas. La captura es s6lo el primer paso, que necesita ir seguido de todo un proceso para adquirir valor efectivo, El segundo paso consistira en aclarar lo que has capturado. Pasemos a ver la forma de gestionar estos asuntos con eficacia El barrido de la mente Siestés empezando a utilizar GTD, ote has caido de la tabla, 0 todavia no tienes es el habito de capturar completamente adquirido, el “barrido de la mente’ es una técnica de captura muy titil que puedes utilizar cada vez que tengas la sensacién de que sigue habiendo cosas fuera de tu sistema organizativo. Consiste simplemente en revisar fisica y mentalmente una lista de categorias personales y profesionales, y capturar todo lo que se te ocurra sobre cada uno de esos asuntos. Aqui tienes una lista detallada de esas categorias.FacileThings | 01 | Primera etapa: Capturar Capturar, en pocas palabras. > (Qué es? Reunir todo aquello que llame tu atencién en contenedores externos fiables que vacias con regularidad. » ¢Cémo lo haces? Registrando fuera de tu cabeza el asunto que lama tu atencién mediante alguna herramienta de captura (notas, grabaciones, apps, etc.), sin pensar y volviendo inmediatamente a lo que estabas haciendo. > ¢Cudndo lo haces? En el mismo momento en que un asunto surge o llega a tu cabeza > ¢Para qué? Para educar tu atencién y evitar distracciones. También para evitar pasar por alto cualquier cosa potencialmente importante y liberarte del estrés que produce tener cabos sueltos que has de recordar constantemente.EL FLUJO DE TRABAJO DE GTD vow facilethings.com 02 Segunda etapa: Aclarar En esta segunda fase volveras mas nitidos y concisos los asuntos capturados en la fase anterior. En esto consiste precisamente “aclarar”, Se trata de un proceso mental nuevo para quien no usa GTD y necesitaras hacerlo paso a paso hasta que te habits. Necesitards hacerte una serie de preguntas en relacién con cada una de as captures Sus respuestas te ayudaran a determinar la forma y la magnitud de lo que tienes entre manos; es decir, te aportara la informacién necesaria para poder trabajar adecuadamente con ello, En esta fase se definen los asuntos capturados y se decide qué hacer con ellos En primer lugar, definir consiste en reformular de una manera mas clara y precisa lo que ha sido capturado pre- viamente, Esta especificacion de lo que posiblemente antes era solo un enun- ciado amorfo es lo que propiamente se denomina «aclarar». Por lo tanto, la primera pregunta que debes hacerte es {Qué es? (,qué significa para ti?). En este punto utilizaras unos criterios sencillos a los que someteras los asuntos capturados para decidir qué hacer con ellos. Estos criterios se derivan de la pregunta gEs accionable? y las distintas opciones que revelan la posible respuesta (una cosa es accio- nable cuando se puede hacer algo al respecto y quieres o debes hacerlo) La secuencia de preguntas neces: para Aclarar Aclarar es un proceso iterativo en el que piensas sobre cada una de tus capturas, te haces una serie de preguntas sobre ellas, y organizas los resultados, dejando las bandejas de entradas vacias al final del proceso. Para cada captura, la secuencia de preguntas es la siguiente: > > {Qué es? is accionable? Sino es accionable, gqué vas a hacer con la captura? Sisies accionable, gcudl es la siguiente accién fisica y visible para que este tema avance? {qué vas a hacer con ella? Si requiere mas de un paso, «cual es el resultado deseado o proyecto?FacileThings | 02 | Segunda etapa: Aclarar Sila respuesta es “no”, se tratara de uno de estos tres casos: Es algo que no vas a hacer ni tiene ningin interés, asi que lo eliminas. No es algo que quieras hacer lo antes posible o con lo que te quieras comprometer en este momento, pero tal vez mas adelante si. Lo incubas. Es informacion que puede ser Util. Lo archivas como material de referencia. Veremos qué hacer con las capturas de asuntos no accionables mas a fondo en el capitulo siguiente, dedicado a la fase “Organizar’ Si decides que un asunto es accionable, tendras que concretar cual es a accién siguiente La “accidn siguiente” es la siguiente actividad fisica y visible que hace que algo avance o se complete. Los recordatorios sobre estas acciones seran un componente sustancial de tu sistema de gestion Ahora necesitas preguntarte geual es la siguiente acci6n fisica y visible que podrias dar para avanzar en este tema? (;cual es la accién siguiente?). En cuanto hayas decidido cual es la accion siguiente tienes tres opciones: > Hacerla: Si lleva menos de 2 minutos, la buena practica es hacerla en cuanto la definas, siempre y cuando te encuentres en el contexto adecuado y con el dnimo de llevarla a cabo (ver cuadro explicativo sobre la ‘Regla de los dos minutos). Delegarla: Si no eres la persona adecuada para realizar la accidn, delégala. Aplazarla: Si lleva mas de 2 minutos y te corresponde hacerla a ti, la buena practica es diferir su ejecucién a un momento posterior y tenerla controlada en tu lista de siguientes acciones para hacerla lo antes posible o lo antes que tenga sentido. GES esto un proyecto? ‘Que una actividad se considere como una sola accién o se divida en varias, acciones dependers, entre otras cosas, det dominio personal que se tiene sobre la tarea en cuestion y la forma que cada uno tenga de gestionarla. Por ejemplo, hacer la declaracién de la renta puede ser una accién tinica si tu declaracién es tan sencilla que s6lo necesitas aceptar el borrador que te envia Hacienda 0, aun no siendo tan sencilla, todos los afios es igual y ya estas familiarizado con el proceso, Si no ests familiarizado con el proceso 0 tu declaracién incluye muchos tipos de rendimientos y consideraciones, necesitards definir un proyecto.EL FLUJO DE TRABAJO DE GTD vewwefacilethings.com Por Gltimo, necesitas preguntarte si con esta accién puedes dar por terminada la captura. Si es asi, ya has finalizado; si no, necesitas definir el resultado deseado y afadirlo ala lista de proyectos. Esto te servird de recordatorio de que este trabajo todavia no estara finalizado cuando hayas completado la accién. En GTD se llama «proyecto» a cualquier resultado deseado que requiere mas de una accidn para su ejecucién y se puede conseguir en el plazo maximo de un aio. Esto significa que esta categoria incluira cosas bastante pequefas que normalmente no llamarias «proyectos»; como reparar un automévil, que requiere varios pasos, comenzando por ejemplo con llamar al garaje para concertar una cita y podria terminar con recoger el coche una vez que esté reparado. a, Consideraciones sobre la regla de los dos minutos David Allen propone ejecutar inmediatamente cualquier accién que te vaya a llevar menos de dos minutos durante la fase de Aclarar, Esta “regla de los dos minutos” puede ser muy potente, pero su aparente simplicidad implica algunos riesgos. La Logica tras esta regla radica en que, en ciertos casos, la ejecucion de una determinada accién conlleva menos tiempo que su clarif cacién, organizacién y seguimiento, haciendo del procesamiento inherente a la metodologia GTD algo innecesario. Si se toma esta sugerencia demasiado a la ligera, se puede corromper el niicleo constitutivo del flujo de trabajo GTD, en el que cada etapa esta vinculada a un modo de trabajo mental especifico. Si aplicas esta regla “para todo" romperas el flujo de trabajo natural, ya que irds alternando constantemente entre el “modo analitico” que requiere la etapa Aclarar y un “modo ejecutivo” propio de la etapa Ejecutar, que veremos mas adelante. ‘Ademis, David Allen nos advierte de que los “dos minutos” son una cifra orientativa que es posible expandir, lo que a veces se malinter- preta como “hazlo en el momento sitienes tiempo’. Sin embargo, hay casos concretos en los que esta férmula puede resultar beneficiosa. Como sefiala el propio David Allen en su libro, la gestién de los correos electrénicos requiere muchas veces de accio- nes rapidas que se pueden hacer inmediatamente, desbloqueando asi una cantidad de trabajo considerable (respuestas inmediatas del tipo “gracias” o “ok, quedamos el viernes’ no deberian aplazarse) Nuestra recomendacién es aplicar la “regla de los dos minutos” Unicamente en los casos en los que no vaya a interrumpir el flujo de Aclarar y que no ponga en peligro el vaciado de la bandeja, siendo preferible Aplazar en caso contrario, aunque se trate de acciones que requieran “poco tiempo",FacileThings | 02 | Segunda etapa: Aclarar Aclarar, en pocas palabras. > (Qué es? Transformar en evidentes los asuntos previamente capturados, » ¢Cémo lo haces? Definiendo claramente dichos asuntos y decidiendo qué vas a hacer con ellos, si es que hay que hacer algo. > ¢Cudndo lo haces? De manera regular, dependiendo de tu nivel de actividad, y al menos una vez al dia > ¢Para qué? Para identificar tus compromisos y decidir qué hacer con ellos, de modo que puedas tenerlos bajo control y fuera de tu cabeza.EL FLUJO DE TRABAJO DE GTD vevw facilethings. com 03 Tercera etapa: Organizar La tercera etapa del flujo de trabajo GTD es Organizar, Organizar consiste en poner cada cosa en su lugar, En realidad, esta fase y la anterior se realizan de manera consecutiva, una a continuacién de la otra Necesitas crear un recordatorio para cada cosa que consideras incompleta en tu mundo, y segtin la naturaleza y caracteristicas del recordatorio, guardarlo en la categoria adecua~ da, cuya implementacién muchas veces sera una simple lista, Para guardar tus recordatorios necesitaras estas categorias organizativas: 1. El Calendario se utiliza para las acciones siguientes que necesitas hacer en un momento 0 dia concreto. A tu calendario iran a parar tres tipos de cosas: + Acciones que necesitas hacer a una hora determinada (citas). + Acciones que necesitas hacer en un dia concreto, en cualquier momento del dia, + Informacién relacionada con un dia concreto. En este caso no se trata de acciones que tengas que realizar, sino de informacion que te pueda ser util en cierta fecha (Ej: Cuando vence algo o cuando deberia iniciarse, habida cuenta de un plazo de entrega) 2. Listas de Siguientes Acciones. Ahora bien, gqué pasa con todas aquellas que debes hacer tii, pero no tienen una fecha fija? Estas acciones suelen cons- tituir un grupo mucho mas amplio (aproximadamente un 90% del total de tus acciones) y por tanto también necesitaran una serie de criterios para su organizacién. El criterio principal del que nos valdremos en este caso seran los contextos. En GTD llamamos contextos a las posibilidades y limitaciones que tienes segiin el entorno en que te encuentras fisicamente. Algunas acciones se pueden hacer en cualquier parte, pero la mayoria requieren de un lugar y/o herramientas concretas disponibles, es decir, de un contexte determinado.FacileThings | 03 | Tercera etapa: Organizar 4, 5. Debes agrupar las Acciones Siguientes en diferentes listas, una por cada contexto que necesites delimitar. Por ejemplo, la lista “casa” tendria todas las acciones que puedes hacer cuando estas en casa, y la lista “ordenador” tendria todas las acciones que puedes hacer cuando estés en el contexto que delimita tu trabajo con el ordenador. Agendas. Las agendas contienen recordatorios de acciones que requieren de otras personas. Las Agendas no son mas que otras listas de Acciones Siguien- tes en las que el contexto limitante es una persona o un grupo de personas Son una magnifica herramienta para ir guardando de manera confiable todas las cosas que necesitas discutir con personas o equipos con los que te redines habitualmente, de modo que la proxima vez que tengas la oportunidad de hablar con ellos puedas hacer un seguimiento de todos los asuntos pendien- tes, sin olvidarte de nada Ala lista A la espera iran a parar todas tus acciones delegadas, que estan a la espera de que la persona o institucién competente las realice La Lista de Proyectos contiene todos los resultados con los que te has compro- metido, pero adn no has completado. Tu calendario no es una lista de tareas Las tres cosas mencionadas en el apartado 1 (Calendario, pégina 15) son LO UNICO que debe figurar en el calendatio. Debes evitar en todo momento utilizar el calendario como si fuese una lista de tareas pendientes que te gustaria realizar en un dia concreto, ya que éstas debilitardn el énfasis que hay que poner en las que realmente tienes de hacer. Ademas, tos imprevistos del dia a dia modifican el trabajo sobre la marcha, de forma que no resulta efectivo fijar las tareas no obligatorias con antelacién. Si no consigues cumplir con las obligaciones que te has autoimpuesto anticipando unas circunstancias que desconoces, resultara desmoralizante y te generard un estrés que en realidad es facil de evitar. Las listas de Acciones Siguientes son el lugar adecuado para gestionar esas acciones no obligatorias en funcién de las posi- bilidades reales del dia, propiciando el tratamiento dinamico de tos quehaceres cotidianos, En definitiva, el calendario debe ser territorio sagrado: si escribes algo ahi debe ser hecho ese dia o nunca (con excepcién de las citas que se cancelen 0 cambien de fecha).EL FLUJO DE TRABAJO DE GTD ve facilethings. com Los elementos de la lista Algtin dia/Tal vez La lista Algtin Dia/Tal Vez puede contener elementos de diferente naturaleza cuyo denominador comuin es el potencial interés para su tratamiento en un futuro. Es el lugar en el que incluir tanto los eventos fijados en fechas concretas a los que te podria interesar asistir (Ej. ira un concierto, exposicién, etc.), como aquellas cosas que te gustaria hacer si tus circunstancias te lo permitieran (Ej: apuntarte a un curso de alfareria), como cualquier material asociado a alguna actividad de tu interés que reali- ces habitual mente (E}.: libros que leer, peliculas que ver, nuevas recetas que cocinar...). Para este ultimo caso puede resultar interesante generar unas sublistas que slo tendras que consultar cuando quieras realizar esas actividades concretas, y no de manera regular, 6. En la lista Algdn dia/Tal vez incubaras todas aquellas cosas sobre las que no puedes o no contemplas intervenir por el momento, ya sea porque no estas seguro de que esto sea realmente relevante en este momento o porque son eventos proyectados a un futuro incierto por el que no puedes comprometerte todavia También necesitaras otras herramientas para guardar objetos reales, no recordatorios, como: > La Papelera, donde desechars capturas que no tienen ningiin valor potencial para ti > EL Archivo, donde deposi taras elementos que tienen un valor intrinseco como informacion que puede ser de utilidad o interés. El archivo suele dividirse en dos secciones: + Material de referencia, para informacidn de uso poco frecuente que no necesitas tener muy a mano. + Material de apoyo, para informacién de uso més frecuente, relacionada con tus proyectos en curso, que necesitas tener mas a mano.FacileThings | 03 | Tercera etapa: Organizar Organizar, en pocas palabras. > (Qué es? Ubicar cada cosa en el lugar correcto de tu sistema organizativo. » ¢Cémo lo haces? Moviendo cada elemento ya aclarado a la categoria organizativa correspondiente segiin su naturaleza, e incluyendo la informacion necesaria para maximizar su utilidad > ¢Cudndo lo haces? En un primer momento, lo haces cuando Aclaras. Después, en cualquier momento en que el estado de un elemento ya organizado haya cambiado > ¢Para qué? Para lograr un sistema cohesionado que permita un seguimiento efectivo de sus elementos visibles. Cuando sabes donde esta cada cosa, tu carga cognitiva se reduce y eso te permite rendir mejor.EL FLUJO DE TRABAJO DE GTD. ‘wvafacilethings com Asuntos | a= i Material de referencia Papelera Algun dia/Tal vez Informacion interesante Desechar Lo aclararé mis adelante Proyectos Necesita vatias acciones ® © Tt 1 Hecho Ala espera Calendario —_Acciones Siguientes. Lo hago ya lanara Debe hacerse en Lohare cotrapersona un momento concreto cuanto antes Figura 1, Diagrama de flujo de trabajo,FacileThings | 03 | Tercera etapa: Organizar Diagrama de flujo de trabajo En el diagrama de la Figura 1 (pagina anterior) puedes observar la estructura basica del flujo de trabajo en GTD. > En verde tienes las distintas preguntas y criterios a los que someteras los asuntos, y en blanco las categorias organizativas y herramientas que utilizaras para almacenar los recordatorios © las propias capturas. > Partes de una Bandeja de Entrada que contiene los asuntos capturados reunidos. A partir de ahi tienes que aclarar (‘Qué es"?) cada uno de ellos y determinar si son accionables 0 no, > En-caso de no serlo, puede tratarse bien de algo completa- mente inservible que debes desechar (“Papelera’), bien de informacién potencialmente uitil (“Material de Referencia") 0 bien de un asunto sobre el que ahora mismo no puedes o no te interesa hacer nada, pero que te gustaria tener en considera- cién en el futuro (‘Algtin dia/Tal vez"). > En-caso de ser accionable debes definir cual es la accién siguiente, La naturaleza de esta accién determinara su trata- miento seguin varias consideraciones: tendras que preguntarte si eres la persona indicada para realizarla, y de no ser asi delegarla a la instancia adecuada ("A la espera’). En caso de ser de tu competencia, tienes dos opciones: o bien se trata de algo que has de hacer en un momento concreto ("Calendario") © bien se trata de una accién que no esté fijada de esa manera y de la que te ocupards cuanto antes en funcién de tus priori- dades y posibilidades ("Accién Siguiente’). Respecto al ultimo caso puedes considerar si realizar dicha accién te llevar menos de dos minutos. Si es asi y dispones de las herramientas necesarias y el 4nimo para llevarla a cabo, podrias hacerla en el momento ("Hecho’). > Sicon esta accién logras el resultado deseado, se trata de una accién aistada y ya has terminado. Si necesitas mas acciones para su consecucién tendras que anotar ese resultado deseado ( Proyectos’)EL FLUJO DE TRABAJO DE GTD vewefacilethings. com 04 Cuarta etapa: Reflexionar Tu vida no es estatica y, por lo tanto, tu sistema de gestién personal tampoco deberia serlo. Al tiempo que tu realidad cambia, necesitaras realizar actualizaciones en tu sistema y percibir las posibilidades que esas modificaciones abren o cierran; qué nuevos movi- mientos posibilitan y cuales descartan Es totalmente recomendable que revises todo el sistema de manera regular, para asegu- rar que es un espejo fiel de tu realidad. La formula “magica” para la sostenibilidad de tu sistema es la Revision Semanal. Es fundamental para garantizar la fiabilidad de todo el sistema organizativo. Podemos agrupar los pasos necesarios para hacer la Revision Semanal en tres categorias: 1. Ganar claridad La Revisién Semanal empieza por recopilar y aclarar todos los asuntos incompletos. 4. Captura todas las entradas que todavia no estan en el sistema: Retine los papeles y materiales sueltos, las “entradas” electrénicas pendientes de procesar, y vacia tu cabeza del resto de cosas pendientes. 2. Aclara todas estas entradas y ponlas en sus correspondientes listas.FacileThings | 04 | Cuarta etapa: Reflexionar 2. Poner al dia Ahora es el momento de eliminar los recordatorios desfasados de tu sistema y poner al dia y completar tus listas activas: 3. Revisa los datos de fechas pasadas en el calendario: Revisa las entradas del calendario desde la dltima Revision Semanal en busca de elementos pen- dientes y traslada esa informacién al sistema activo, Captura todo aquello que pueda requerir alguna accién o te provoque alguna idea 4, Revisa los datos de fechas futuras en el calendario: Revisa las entradas del calendario de las préximas semanas para evitar sorpresas con poco tiempo de reaccién. Si es necesario, captura cualquier cosa pertinente para preparar las proximas actividades. 5. Revisa las listas de “Acciones siguientes”: Elimina las acciones terminadas y revisa las listas de contextos y Agendas. Captura cosas nuevas si es necesario. 6. Revisa la lista “A la espera”: Registra todas las acciones delegadas y elimina de la lista todo lo que ya hayas recibido. También realiza el seguimiento per- tinente sobre las acciones todavia en curso (consulta el estado de un asunto delegado, afiade algiin elemento que querrias tratar en una cita ya fijada con alguien, etc.) 7. Revisa la lista de “Proyectos”: Evaliia (a situacién de los proyectos uno a uno y asegirrate de que tienes al menos una siguiente accidn en marcha para cada uno de ellos, Echa un vistazo a todos los materiales de apoyo relacionados con los proyectos en curso que tengan interés y potencial para desencadenar nuevas acciones. 3. Aplicar la creatividad Una vez has puesto al dia tu sistema y tienes una visidn clara de toda tu actividad, es un buen momento para impulsar el pensamiento creativo. Para ello: 8. Revisa la lista “Algin dia/Tal vez”: Algiin proyecto podria haberse vuelto mas interesante y valioso; de ser asi, activalo y trasladalo a la lista de proyectos, Elimina todos aquellos elementos que hayan perdido relevancia 9. Sé creativo y valiente: ;Hay alguna nueva idea que puedas capturar e incluir en tu sistema? Ahora que tienes una perspectiva mas clara de tu vida, es un buen momento para pensar en cosas nuevas, tener ideas, creat.EL FLUJO DE TRABAJO DE GTD eww facilethings. com a Revision Semanal es muy importante y es a ti a quien le corresponde crear buenos habitos, establecer entornos adecuados y obtener las herramientas que te ayuden a respaldarla Una vez a la semana necesitaras alejarte de tu rutina diaria durante un rato; no para desconectar, sino para situarte en un horizonte mas elevado desde el que contemplar tus proyectos en conjunto y ponerte al dia. Intenta adaptar esta practica ritual a tus circuns- tancias particulares (sean cuales sean) para volver efectivo el uso del sistema. s posible que al principio no le saques todo el partido a la Revision Semanal. Cuando no se dispone de un sistema realmente completo, no se produce una gran recompensa al revisar las cosas. Cuanto mas completo sea tu sistema, mas confiaras en él, y cuanto mas confies en él, mayor sera tu motivacién para mantenerlo. La Revision Semanal es la llave maestra para mantener ese patrén funcionando, la clave del éxito de la gestion del flujo de trabajo.FacileThings | 04 | Cuarta etapa: Reflexionar Reflexionar, en pocas palabras. > (Qué es? La revision periédica y completa de tu sistema organizativo considerando detenidamente ‘su contenido. » ¢Cémo lo haces? Repasando todas tus listas e inventarios de asuntos pendientes y en marcha, y ariadiendo y descartando todo aquello que sea pertinente; es decir, actualizandolo segiin los cambios que se vayan produciendo en tu dia a dia > gCudndo lo haces? Una vez a la semana. > ¢Para qué? Para mantener tu sistema organizativo actualiza- do ya pleno rendimiento, lo que te proporcionara claridad, calma y creatividad para progresar en tus proyectos personales y profesionalesEL FLUJO DE TRABAJO DE GTD vewwfacilethings. com 05 Quinta etapa: Ejecutar El propésito esencial de este proceso de la gestién del flujo de trabajo es facilitar las buenas decisiones acerca de lo que vayas a hacer en cualquier momento, de modo que la eleccién de las acciones que vayas a ejecutar resulte o mas sencilla y satisfactoria posi- ble, Esta es la fase final a la que sirven y conducen las anteriores, ya que has construido un marco de criterios robustos que le proporcionaran fiabilidad. En definitiva, el objetivo de todo lo anterior es que te sientas bien con lo que haces en cada momento En cualquier momento del dia estardas llevando a cabo una actividad que sera de uno de estos tipos: > Realizar el trabajo predeterminado. Es decir, estés haciendo cosas que estan en tus listas de acciones. La mayor parte del tiempo estaras es este estado, siempre que tu sistema esté completo y actualizado, brindandote el maximo apoyo para afrontar tu realidad > Realizar el trabajo a medida que surja, Cuando estas haciendo las cosas segtin van apareciendo. En ocasiones puede surgir algo urgente o algo que requiera tu atencin inmediata, pero ésta deberia ser una decisién consciente por tu parte, para lograr una mayor efectividad > Determinar tu trabajo. Estas aclarando las cosas que has capturado reciente- mente para decidir si vas a hacer algo al respecto 0 no; y en caso de hacerlo, definir cual es la siguiente accién a realizar. Hacer tu Revision Semanal tam- bién es determinar tu trabajo. En caso de que estés realizando el trabajo predeterminado, lo mas probable es que sdlo te lleve unos instantes elegir cual es la accién que debes realizar a continuacion 1. Primero mira en tu Calendario: El calendario contiene las acciones fijas e ineludibles que necesitas tener en cuenta prioritariamente. 2. Luego mira tus listas de Ac ientes: Sera fundamental que tengas tus acciones siguientes organizadas agrupadas segtin contextos, de modoFacileThings | 05 | Quinta etapa: Ejecutar que puedas centrarte en cada momento en las cosas que realmente puedes hacer (por ejemplo, cuando tengas un teléfono a mano, buena predisposicion para hablar por teléfono y tiempo de sobra, revisaras las acciones del contexto @teléfono), Como elegiras qué accién siguiente realizar a continuacién, sintiéndote a gusto con tu eleccién? El Modelo de los Cuatro Criterios sera el que te ayude a la hora de tomar estas decisiones, No te dara respuestas definitivas (ya que no hay una solucién Gnica), pero si te ayudara a abordar tus opciones de una manera efectiva Esos cuatro criterios son el contexto en que te encuentras, el tiempo disponible, tu energia disponible y la prioridad relativa de cada tarea. Los tres primeros describen las limitaciones dentro de las que te mueves normalmente, y el cuarto establece las preferencias que se desprenden de lo pertinente que resulte una accién determinada frente a las demas en un determinado momento 1. Contexto: El entorno en que te encuentras en cada momento establece limita- ciones y posibilidades. Algunas acciones se pueden realizar en cualquier parte, pero la mayoria requieren de un lugar determinado, de la presencia de alguien, 0 del acceso a unas herramientas concretas. Estos son los primeros factores que delimitan tu decision sobre lo que puedes hacer en un momento dado. 2. Tiempo disponible: «;Cuando tienes que hacer otra cosa?», Otras actividades cercanas en el tiempo pueden limitar tus opciones. Por ejemplo, si tienes una reunion dentro de 30 minutos, es preferible dedicarte a alguna accion que requiera menos tiempo y pueda ser completada 3. Energia disponible: «;Cuanta energia tienes?». Algunas acciones demandan mucha energia mental, otras precisan potencia fisica, y algunas otras requieren muy poco de ambas. Suele resultar poco efectivo dedicarse a tareas complejas cuando no tienes la energia suficiente. Tu estado de animo y tu humor también afectan a tu atencin y a tu capacidad cognitiva, no es recomendable que te embarques en una tarea si tu disposicién no acompaia a sus exigencias. 4, Prioridad relativa: Una ver filtradas tus acciones siguientes en funcién de los criterios anteriores, cual de ellas te reportara un mayor beneficio? ,Cual tiene mas sentido hacer ahora mismo? Cada vez que aplicas uno de estos criterios, tu lista de acciones posibles disminuye. El Ultimo criterio simplemente consiste en elegir la mejor opcidn dentro de las acciones que son realizables. Esta eleccién es intuitiva, pero tu intuicién ha sido perfectamente infor mada mediante todo el flujo de trabajo que te ha conducido hasta ella.EL FLUJO DE TRABAJO DE GTD vow facilethings com Ejecutar, en pocas palabras. > (Qué es? Elegir la mejor accién siguiente a realizar de entre todas tus opciones, » ¢Cémo lo haces? Identificando qué accion encaja mejor en los criterios contextuales de los que dispones y realizandola. > gCuando lo haces? Cada vez que decides hacer cosas basandote en el trabajo predeterminado, tanto en tu trabajo como en tu vida personal > ¢Para qué? Para avanzar en todos los compromisos vitales en que te has involucrado, acercandote hacia los resultados deseados y sintiéndote bien con lo que haces y también con lo que no haces.FacileThings | 06 | Tus siguientes pasos 06 Tus siguientes pasos Si has llegado hasta aqui, ya conoces con detalle como implementar las cinco etapas del flujo de trabajo de GTD. No necesitas nada mas para empezar a tener una vida personal y profesional mucho mas efectiva y relajada, Como ves, todos estos pasos son sencillos de realizar. Debes capturar todo lo que tengas pendiente, aclarar qué significa cada cosa y decidir qué vas a hacer con ellas, poner los recordatorios adecuados en las listas apropiadas, y revisar esas listas con la frecuencia que necesites, Es puro sentido comin Sin embargo, aunque la teoria es sencilla, la ejecucién de estas etapas es algo mas complicada de lo que parece a simple vista. El problema es que necesitaras establecer habits nuevos que, probablemente, entraran en conflicto con otros habitos que ya tie- nes. Necesitaras desaprender esos habitos antiguos e ineficaces si decides que quieres mplementar con éxito la metodologia GTD. Eso lleva tiempo. También implica equivocarse y fracasar unas cuantas veces antes de lograrlo, A todos nos ha pasado. Por eso, nuestra recomendacidn es que trates de implementar estos pasos de manera muy consciente durante al menos seis meses, antes de seguir profundizando en la me- todologia. No necesitas saber nada mas en este momento, s6lo practicar. Si lo haces asi, seré mucho mas facil que tengas éxito y disfrutes de los beneficios de la productividad sin estrés. Entonces sera el momento de subir otro nivel y ver las cosas con una perspec- tiva mas amplia Céntrate en los habitos, no en las herramientas. Empieza a practicar con papel y boligrafo para que el software y la tecnologia no distorsionen la metodologia. Cuando el volumen de informacion haga complicado seguir utilizando el papel, busca un sistema basado especificamente en la metodologia Getting Things Done, como FacileThings, que te ayude a mantener los buenos habitos organizativos.Escrito por Maria Saez Editado por Francisco Saez Disefiado por Hoy Es el Dia www.hoyeseldia.es ©2022 FacileThings SL <> w Este documento ha sido disefiado y maquetado conforme a las WCAG 21 la Norma EN 307 549 para la elaboracién de PDF accesibles, Si encuentras algiin problema de accesibi- lidad puedes comunicarlo a través del correo electronico email @facilethings.com GTD® y Getting Things Done® son marcas registradas de David Allen Company. FacileThings no esta afiliada ni patrocinada por David Allen Company.Pra cvelec cee)