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Comunicacin II

Unidad XV

NOTAS INTERNAS VA CORREO ELECTRNICO REDACCIN DE MEMORANDO COMO BASE PARA LA REDACCIN DE LAS NOTAS INTERNAS

1.

EL MEMORANDO 1.1 ETIMOLOGA Es un trmino latino que significaba memoria. Deriva de la forma latina memorare (mencionar, referir, recordar`). Antiguamente designaba a una libretita de apuntes o notas. En latn, el plural es memorando. En castellano podemos decir memorando (singular) y memorandos (plural). 1.2 CONCEPTO Es un documento administrativo, pblico y comercial, de formato pequeo y texto breve, utilizado en las comunicaciones internas de una entidad. Familiarmente es llamado memo. 1.3 FUNCIN Sirve para transmitir un mensaje: informacin, pedido, orden, justificacin, permiso, amonestacin, etc. Todos ellos de accin inmediata. A travs del memorando tambin se hace entrega formal de un folleto, catlogo, reglamento, programa, etc.

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USOS Se utiliza entre las distintas oficinas y dependencias de una misma institucin. Por su calidad de interno es un documento de interoficina. Es tan usual en nuestra administracin que algunas entidades disponen de memorandos impresos en talonarios, dependiendo su formato de las exigencias propias de la oficina.

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El memorando permite un enlace: Vertical descendente (de un superior a su subalterno). En este caso se sugiere: DE A : ................................................. : .................................................

Vertical ascendente (de un subalterno a su superior). Se recomienda: A DE : ................................................. : .................................................

Horizontal (entre personas del mismo rango o jerarqua). Puede ser cualquiera de las dos formas anteriores. 1.5 CLASES Memorando simple.- Es cuando va dirigido a un solo destinatario. DE A ASUNTO FECHA : : : : Gerente General Jefe de Seccin Ventas Llamada de atencin 6 de mayo de 1994

Memorando mltiple.- Es el que tiene ms de un destinatario. Se trata del mismo texto con igual numeracin. DE A ASUNTO FECHA : : : : Gerente General Jefes de Seccin Rol de vacaciones 12 de abril de 1994

DE A

: Director del Instituto : Profesores Luis Hernndez Jos Rivera Pedro Tasaico : Entregas de notas : 18 de junio de 1994

ASUNTO FECHA

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ESTRUCTURA a) Numeracin Se especfica tres datos: el nmero de expedicin, las siglas de la oficina de procedencia y el ao calendario. Ejemplo: MEMORANDO No. 026/GG/94 (Gerencia General) MEMORANDO No. 144/DC-SSP/94. (Departamento de Contabilidad del Seguro Social del Per). b) Informacin DE (L) A (L) ASUNTO FECHA c) Cuerpo Expresa la finalidad del documento. Debe ser conciso. Se menciona slo lo necesario. d) Despedida Suele ser atentamente. e) Firma f) Iniciales Se coloca con letras maysculas las del remitente y con letra minsculas las del mecangrafo (a) o digitador (a), separadas por barra oblicua. Ejemplo: MS/gv. Cuando a un memorando se adjunta algo, se detalla debajo de las iniciales con la denominacin de anexo o incluso. Ejemplo: Incl. 1 reglamento interno. : : : : cargo y/o nombre de la persona que remite. cargo y/o nombre del destinatario. sntesis del mensaje. localidad; da, mes y ao.

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Asimismo, si una copia del documento va a ser entregada a otra persona o seccin para que tome conocimiento del mensaje, se mencionar: c.c. Departamento de Personal MODELO Leamos un modelo: AO.. MEMORANDO No. 074/JOP ES AP/94

INFORMACIN

DE A

: :

Mximo Salinas Melndez Jefe de la Oficina de Personal Luis Prez Vela Jefe de Unidad : : Extraccin de documentos Lima, 18 de enero del 2006

ASUNTO FECHA

CUERPO

Por la presente le comunico que, a partir de la fecha, queda terminantemente prohibido extraer de las oficinas cualquier documento que est bajo la administracin y custodia de esta Direccin, por considerarlo de absoluta reserva. Srvase comunicar la presente disposicin a todos los empleados de su Unidad, y por el cumplimiento de la misma deber Ud. responder a la superioridad.
DESPEDIDA

Atentamente, _____________________ Mximo Salidas Melndez Jefe de la Of. de Personal


INICIALES

FIRMA

MSM/gv

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Veamos algunos formatos de memorandos impresos:

KOMFORT S.A. MEMORANDO


DE A ASUNTO REFERENCIA FECHA : : : : SECCIN CAJA GERENCIA DE TIENDA RELACIN DE OFERTAS DIRECTIVA No. 04/GG/05

: 20 12 05

No. ...85....

Cooperativa de Ahorro y Crdito del Mercado de Magdalena del Mar Ltda.. No. 311 MEMORANDO De: ________________ A: ________________ Fecha: ___________________ Asunto: ___________________

MUNICIPALIDAD

DISTRITAL

DEL

CALLAO

MEMORANDO A DE ASUNTO : Sr. Jefe de Abastecimiento : Sr. Secretario de la Municipalidad : Reparacin de escritorio
FECHA 18 01 06

CONSTRUCTORA ZEZECHA S.A. Asisclo Villarn 381 of. 207 Cuadra 11 de Washington LIMA PERU Telfono: 3451849 - 4258796

MEMORANDO Fecha De A Asunto : : : : _________________ _________________ _________________ _________________

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PRCTICA MEMORANDO Redacta un memorando para cada uno de los siguientes casos: 1. 2. 3. 4. 5. 2. EL ENSAYO 2.1 CONCEPTOS a) Es un texto escrito, generalmente breve, que expone, analiza o comenta una interpretacin personal, sobre un determinado tema: histrico, filosfico, cientfico, literario, etc. En el predomina lo personal y subjetivo: el punto de vista del autor. b) E1 Ensayo es un escrito relativamente breve, producto de un ejercicio que implica la recoleccin de la informacin por presentar, su discernimiento, su profundizacin, su sntesis y, sobre todo, la apreciacin que el autor expresa, de manera particular, frente a ella. 2.2 CARACTERSTICAS Este tipo de texto escrito presenta las siguientes caractersticas: Variedad temtica. Brevedad. Estructura libre (a excepcin del ensayo argumentativo, los dems no requieren mucho rigor sistemtico). Relativa profundidad en el tratamiento del tema. Estilo cuidadoso y elegante. Amenidad en la exposicin. 2.3 ETAPAS PARA SU ELABORACIN 1. 2. 3. Seleccin y delimitacin de un tema. Acopio de informacin sobre l; para ello es necesario estudiarlo en todos sus aspectos e inventariar sus partes. Determinacin de su estructura, de acuerdo con el tipo de ensayo que se va a elaborar. Justificar inasistencia ante el superior. Llamar la atencin a un subordinado. Pedir permiso en el trabajo por un da. Hacer conocer necesidades de la oficina. Pedir cambio de turno o de horario en el trabajo.

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4. 5. 2.4

Esquema de las ideas que se van a desarrollar; se logra mediante la realizacin de la estructura semntica del ensayo. Redaccin del texto, utilizando un estilo personal.

CLASIFICACIN Atendiendo al punto de vista del autor, a la estructura, al contenido y a su intencin comunicativa, los ensayos pueden clasificarse en los siguientes grupos: a) Ensayo digresivo o de exposicin de ideas: Su objetivo es el de exponer idas sobre un tema determinado; hacer una divagacin interesante sobre l. Su estructura es enunciativa pero muy libre, puesto que no posee partes fijas. Para su elaboracin se exige un tema bsico, se realiza una asociacin libre de idas relacionadas con l; se hace un plan esquemtico y luego se redacta en un estilo muy personal.

b) Ensayo Crtico: En l se analiza cualquier idea, obra o actividad humana. Tiene mucha variedad temtica (medicina, historia, ciencias exactas, literatura, etc.). c) Ensayo Potico: Es un poema en prosa; en l lo potico predomina sobre lo conceptual. Se caracteriza porque expresa, en grado mximo, la sensibilidad del autor, por la belleza de las idas que expone y por el lenguaje literario que usa para expresarlas.

d) Ensayo Argumentativo: Su objetivo es defender una tesis y lograr que el lector se adhiera a ella. Exige un gran rigor de pensamiento lgico y una gran organizacin de sus partes. Para obtener su objetivo, debe utilizar un lxico preciso, alusiones directas, preguntas que creen expectativas frente a lo que se va a afirmar (preguntas retricas) y citas textuales, de autoridades en el tema, que respalden la opinin del autor del ensayo. 2.5 ESTRUCTURA DEL ENSAYO 1. 2. El ttulo. Es un enunciado que encabeza el texto y que sirve de pretexto para indicar, orientar o soslayar el tema central del ensayo. El planteamiento o tesis. La superestructura del ensayo quedara mutilada sin la presencia de la tesis y aunque no hay impedimento para que ella sea tcita, s es recomendable que se la presente directamente y de manera sencilla y precisa. Ahora bien, si su escrito est basado en la profundizacin de un problema determinado, ste deber exponerse o delimitarse abiertamente; debe indicar si de lo que se trata es: de descubrir, de probar, o de refutar una hiptesis; de proponer una nueva conjetura; o, simplemente, de examinar

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algunas observaciones hechas sobre el tpico en cuestin. No sobra advertir que la tesis siempre tiene que hacer referencia a la temtica tratada. 3. Sustentacin o argumntales. La ausencia de argumentos deshace la naturaleza del ensayo; la sustentacin se soporta entonces en explicaciones, ejemplos, casos, y en todo tipo de justificaciones que permitan al escritor bien comprobar o bien rechazar la proposicin estudiada, los mtodos utilizados y las estrategias empleadas en su estudio; as mismo, los datos y descripciones, y la explicacin y la interpretacin de los datos obtenidos. La justificacin debe considerar tanto los hechos o circunstancias pertinentes al tpico considerado como la audiencia del escrito, para cumplir con el propsito de influir sobre la resolucin del asunto.

Por ser la sustentacin la parte esencial de un ensayo, sera conveniente que recordara: La redaccin debe combinar bien la informacin vieja o conocida con la nueva o desconocida por el lector Los sujetos y los predicados deben estar, en toda ocasin, encadenados Los tiempos verbales deben ser afines y congruentes No debe anotar un pronombre sin su antecedente El exceso de informacin nueva puede saturar al lector Debe impedir, al mximo, los quiebres entre las relaciones oracionales por exceso de informacin implcita La insuficiencia de pistas o claves de interpretacin derivar o en un equvoco o en un infortunio Introducir bruscamente un nuevo referente sin la debida contextualizacin le restar solidez a su argumentacin Las repeticiones innecesarias pueden ofender al lector Un inadecuado orden lgico puede estropear el propsito esencial del ensayo, el cual es influir o persuadir Si la progresin de sus argumentos se hace entonces de manera temtica mayor ser el grado de coherencia que logre. La relacin causa y efecto requiere del uso de partculas de enlace adecuadas Los argumentos pueden apelar no slo a las justificaciones patentes en el texto sino a los pre saberes y presuposiciones de los lectores Las ambigedades lxicas y gramaticales, generalmente, oscurecen la comprensin del texto El desvo del tpico sin regreso a ste le puede causar el extravo del razonamiento. 4. Conclusin. Ella puede ofrecer informacin explcita nueva o puede reiterar o parafrasear la tesis; de cualquier forma, la conclusin debe tener pertinencia semiexplcita, ya que se deriva de la informacin anterior, lo que sugiere que un mayor nmero de argumentos para

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evitar la contradiccin con cualquier parte del texto. De cualquier forma, la conclusin reexamina la hiptesis de trabajo y arroja nuevas conjeturas, las cuales, aunque estn apoyadas por los resultados de la investigacin, se deben aceptar slo provisionalmente. En las conclusiones, se deben plantear, igual mente, las limitaciones, las implicaciones y las recomendaciones a lugar. 5. Bibliografa. Se presenta alfabticamente las fuentes, las especficas y las generales, as: Mutis, Alvaro, Poesa y prosa. Bogot, Editorial del Instituto Colombiano de Cultura, 1981, pg. 12. MUTIS, Alvaro, Poesa y prosa, Bogot: Instituto Colombiano de Cultura, 1981, pg. 12.

En cuanto a la cuestin sobre qu hago el ensayo?, hay muchas posibilidades; no olvidemos que l es un ejercicio hermenutico (arte de explicar, traducir, o interpretar" es el conocimiento y arte de la interpretacin, sobre todo de textos, para determinar el significado exacto de las palabras mediante las cuales se ha expresado un pensamiento), interpretativo. As pues, lo puede hacer sobre las ideas nuevas que descubri en el texto ledo; sobre las ideas que no comprendi o sobre las ideas que le impactaron.

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ANOTACIONES ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. .............................................................................................................................

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