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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO GENERAL DE BIENES CODIGO: SA-CRHMINISTERIO DE DI-01-I-10 FINANZAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO GENERAL DE BIENES

ELABORADO COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO INSTITUCIONAL Cargo: Servidores Pblicos 6, 5, 4 Nombre: Carmen Fernndez P., Consuelo Castro G. y Paulo Surez N. COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DE SEGURIDAD Cargo: Servidor Pblico 6 Nombre: Guillermo Ynez Fecha Enero 2010 Firma:

REVISADO COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS Cargo: Coordinador Nombre: Jeannett Muoz A. COORDINADOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DE SEGURIDAD Cargo: Coordinador Nombre: Irma Mosquera

APROBADO SUBSECRETARIA ADMINISTRATIVA: Nombre: Mara Eugenia Vlez Velsquez

Fecha: Enero 2010 Firma:

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CONTENIDO:

1. Objeto
El objeto del presente documento es normar la administracin de Bienes del Ministerio de Finanzas y mantener actualizado los inventarios.

Determinar, armonizar y conjugar las actividades y tareas que le son inherentes a Administracin de Bienes del Ministerio de Finanzas.

2. Alcance El alcance de este manual esta orientado a los servidores responsables de la Administracin de Bienes de la Unidad de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad del Ministerio de Finanzas. 3. Definiciones Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institucin, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. Activos Fijos: Conjunto de bienes de una entidad o dependencia. Su importe queda consignado en el captulo presupuestario del mismo nombre. Comodato: Contrato de prstamo por el cual una de las partes entrega gratuitamente a otra una cosa no fungible para que use de ella por cierto tiempo, y se la devuelva. Custodio: El que custodia Donacin: Es un acto de liberalidad, por el cual una persona dispone gratuitamente de una cosa en favor de otra que la acepta. Es necesaria la aceptacin del donatario para la produccin de efectos jurdicos o servicios prestados al donante, siempre que no constituyan deudas exigibles.

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Egreso: Los egresos son las salidas o las partidas de descargo. Ingreso: Registro del bien adquirido o recibido mediante transferencia gratuita de su propiedad, en el inventario correspondiente. Inventario: Orden y organizacin del manejo interno de los bienes y su correspondiente documentacin de respaldo. Reposicin: Es la devolucin de un bien desaparecido que previamente ha sido asignado a un custodio determinado, sea, con otro de iguales o similares caractersticas, o, con el valor del mismo que es igual al precio especificado en los documentos de respaldo de la tenencia de dicho bien. Registro: Refiere al asiento de una informacin cualquiera y concreta. Valoracin: Proceso de asignar un valor econmico a un bien o servicio. Verificacin: Demostrar que es verdadero o autntico algo de lo que se duda o que es necesario probar. 4. Marco Legal Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico; Reglamento LOSCA; Decreto Ejecutivo 3410 del Libro III de la Organizacin y Administracin del Ministerio, Publicado en el Registro Oficial No.5 de 22 de enero de 2003; y Art. 17 del Levantamiento de procedimientos de la Norma Tcnica de Diseo de Reglamento o Estatutos Orgnicos de Gestin Organizacional por Procesos, publicada en el Registro Oficial 251 de 17 de abril de 2006: Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico, publicado en el Registro Oficial No. 378 de 17 de Octubre de 2006

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5. Responsabilidad y Autoridad La responsabilidad de elaborar el procedimiento la tiene la Subsecretara Administrativa a travs de la Unidad de Recursos Humanos-Desarrollo Institucional con la Unidad de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.

6. Procedimiento

ACTIVIDAD DESCRIPCIN MANEJO DEL INVENTARIO GENERAL DE BIENES DEL MF Inventario General de Bienes de propiedad del MF Estar conformado por los Activos Fijos y los Bienes de Control Administrativo, clasificados de conformidad con lo que se establece en las Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental y en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico. El inventario de los activos fijos y el de control administrativo del MF, ser automatizado, mediante un Sistema de Inventarios reconocido y aprobado por la autoridad competente. Cada ao, durante la ltima quincena del mes de diciembre, el funcionario Responsable de la Administracin de Bienes, remitir a la Unidad Financiera Institucional, el Inventario General de los Activos Fijos de propiedad del MF, debidamente valorado, para que se proceda a su actualizacin, depreciacin y lo que corresponda a la Contabilidad General del MF.

Manejo del Inventario de bienes

Valoracin del Inventario

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INGRESO DE BIENES, ACTIVOS FIJOS Y DE CONTROL ADMINISTRATIVO, AL SISTEMA DE INVENTARIOS El funcionario responsable de Recepcin de documentos Administracin de Bienes recibe los documentos de respaldo de la adquisicin del bien. El funciorio responsable de la Bodega y/o Verificacin caractersticas del bien el responsable del manejo del sistema de inventarios, verificar las caractersticas del bien adquirido de conformidad con la factura, contrato, carta de adjudicacin, acta de entrega - recepcin y otros documentos de respaldo Ingreso del bien al Sistema de El responsable de Bodega y/o el responsable del manejo del sistema de Inventarios inventarios, comunicar por escrito, la conformidad de la documentacin con la verificacin fsica del bien adquirido, con lo cual, el Lder de Administracin de Bienes, dispondr el ingreso del bien al Sistema de Inventarios, el que asignar un nmero de inventario y se designar el custodio respectivo. funcionario responsable de Elaboracin de Acta y designacin de El Administracin de Bienes, dispondr al Custodios encargado del manejo del sistema de inventarios, la elaboracin del acta de responsabilidad y custodia del bien y su suscripcin conjuntamente con el funcionario custodio designado. funcionario responsable de Ingreso al Sistema de Inventarios de El los bienes recibidos mediante Administracin de Bienes, recibe de la Coordinacin de Recursos Materiales, la donacin documentacin de respaldo de los bienes transferidos gratuitamente y dispondr al funcionario responsable del manejo del

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Sistema de Inventarios, su registro y asignacin de nmero de inventario y se designar como custodio al responsable de la Bodega. Designacin de Custodios de bienes Con la autorizacin del responsable de la activos fijos y de control Unidad de Recursos Materiales, el administrativo, recibidos mediante responsable de Administracin de Bienes dispondr la elaboracin del acta de transferencia gratuita custodia y responsabilidad del bien o de los bienes recibidos en donacin y se suscribir con el funcionario (s) designado (s) como custodio (s). Elaboracin de Ficha individual del El responsable de Administracin de una vez recibida el acta de bien, activo fijo, adquirido o recibido Bienes, entrega recepcin, dispondr la mediante transferencia gratuita elaboracin de la ficha individual del bien, en la que se registrar sus caractersticas ms relevantes INGRESO AL REGISTRO ESPECIAL DE LOS BIENES QUE SE HAYA RECIBIDO EN COMODATO El responsable de Administracin de Bienes, recibe la documentacin de respaldo de los bienes a recibirse en calidad de Comodato. El responsable de Administracin de Verificacin caractersticas del bien Bienes, dispondr al funcionario responsable de la Bodega y/o al responsable del manejo del sistema de inventarios, la verificacin de las caractersticas fsicas del bien y su conformidad con los documentos recibidos. Suscripcin del acta de entrega- Los funcionarios delegados de las instituciones participantes en el Contrato recepcin de Comodato suscribirn el acta de entrega- recepcin de los bienes y la Recepcin de documentos

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remitirn a la Subsecretara Administrativa y de sta a Administracin de Bienes. Ingreso de datos de los bienes en el El responsable de Administracin de Bienes dispondr al funcionario Registro Especial de Comodatos responsable se incluya en el Registro Especial de Comodatos los bienes recibidos. Estos bienes no formarn parte del Inventario del MF Designacin de custodios de bienes El responsable de la Unidad de Recursos recibidos mediante Contrato de Materiales dispondr al responsable de Administracin de Bienes la elaboracin Comodato del acta de custodia y responsabilidad del bien o de los bienes recibidos mediante comodato y su suscripcin con el funcionario designado como custodio. El responsable de Administracin de Archivo Bienes, dispondr al funcionario encargado, el archivo y custodia de la documentacin de respaldo. REPOSICIN DE BIENES POR PRDIDA O ROBO Reposicin bien Si as lo decide, el custodio cuando se le ha perdido o le han robado un bien, podr responder por la reposicin del mismo con otro de iguales o similares caractersticas, mediante solicitud escrita dirigida a la Subsecretara Administrativa. Est autoridad, dispondr a Administracin de Bienes, la verificacin de las caractersticas del bien que se propone restituir y su correspondiente informe. Con ese informe, la Subsecretara Administrativa, negar o aprobar la solicitud del custodio. De aprobarla, dispondr la elaboracin y suscripcin de la correspondiente Acta de Entrega Recepcin.

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Elaboracin acta entrega-recepcin Si el bien que se propone restituir cumple con las caractersticas del desaparecido, el bienes restituidos Lder de Administracin de Bienes, dispondr al responsable de la Bodega elabore y suscriba conjuntamente con el funcionario custodio el acta de entregarecepcin. El responsable de Administracin de Registro del bien entregado Bienes, dispondr al funcionario responsable, se registre el ingreso del bien en el Inventario General, asignando el nmero que corresponda y emitir el Acta Individual de Responsabilidades debidamente actualizada y solicitar a la Subsecretara Administrativa la autorizacin correspondiente para eliminar del Inventario General la denominacin y el nmero de inventario del bien perdido o robado. INGRESO DE BIENES A BODEGA Verificacin bienes de caractersticas de Una vez recibida la solicitud, suscrita por el custodio, de retiro de bienes, el responsable de Administracin de Bienes, dispondr la verificacin de sus caractersticas de conformidad con el Acta Individual de Responsabilidad, y con el informe respectivo, elaborar la ORDEN DE RETIRO DE BIENES. de El responsable de Administracin de Bienes dispondr, al funcionario responsable del manejo del sistema, se registre el traspaso de custodio, suscribiendo las correspondientes actas con el funcionario que entrega y el responsable de la bodega.

Elaboracin y suscripcin Traspaso de Custodio

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Registro del bien en el Inventario de la El responsable de Administracin de Bienes, dispondr al funcionario Bodega responsable, registre en el Inventario el ingreso del bien a la Bodega. TRASPASO DE BIENES DE LA BODEGA A LOS CUSTODIOS El responsable de la Unidad de Recursos Materiales aprueba la solicitud de requerimiento y dispone al responsable de Administracin de Bienes, la verificacin de la necesidad y la existencia en Bodega de lo solicitado. Elaboracin y suscripcin Acta de De existir en bodega el bien solicitado, el responsable de Administracin de Bienes, Traspaso emitir la ORDEN DE ENTREGA DE BIENES y dispondr la elaboracin del Acta de Traspaso de Custodia de Bienes que ser suscrita por el Bodeguero y el funcionario solicitante, y, el funcionario responsable, registrar dicho traspaso, en el Sistema de Inventarios. Actualizacin del Inventario de los El funcionario responsable de la Bodega de bienes, mantendr actualizado el inventario bienes que se encuentran en Bodega de los mismos, en el que constar el Cdigo del Inventario, denominacin, marca, modelo serie, razn por la que se encuentra en Bodega y fecha de ingreso. El responsable de Administracin de Archivo Bienes, dispondr al responsable de la Bodega mantener un archivo documental de los informes tcnicos que respalden que los equipos, especialmente los elctricos y electrnicos, se encuentren en Bodega. CUMPLIMIENTO LEY EN BENEFICIO INSTITUCIONES EDUCATIVAS FISCALES DEL PAS (106) Recepcin de solicitud

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El responsable de la Bodega verificar el estado de los bienes que no estn en uso y elaborar un listado para conocimiento y aprobacin del responsable de Administracin de Bienes. El responsable de Administracin de Aprobacin de listado Bienes aprobar el contenido del listado y lo enviar a la Unidad de Recursos Materiales, quien a su vez lo remitir a la Subsecretara Administrativa para que disponga que la Unidad Financiera Institucional realice la inspeccin previa y emita el respectivo informe. Con el informe de la Unidad Financiera Elaboracin de oficio Institucional, la Subsecretara Administrativa, remitir al Ministerio de Educacin, el oficio con el cual se informar sobre los bienes que estn disponibles para cumplir con lo que dispone la Ley No.106. Elaboracin y suscripcin acta de Una vez que el Ministerio de Educacin haya manifestado por escrito, su entrega-recepcin aceptacin para recibir los bienes que le convenga, la Subsecretara Administrativa dispondr a la Unidad Financiera Institucional la elaboracin del Acta de entrega recepcin, que la suscribirn los delegados de los Ministerios de Educacin y Finanzas. Registro en el Sistema de Inventarios El Acta de entrega recepcin, debidamente suscrita, ser remitida por la Subsecretara Administrativa, a Administracin de Bienes, disponiendo, al funcionario responsable se registre en el Sistema de Inventarios el traspaso de propiedad efectuado, y se notificar a la Verificacin de bienes

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Unidad Financiera Institucional la baja de los bienes del Inventario General. El responsable de Administracin de Archivo Bienes, dispondr se archiven los documentos de respaldo de los bienes entregados al Ministerio de Educacin en cumplimiento de la Ley 106. TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES El responsable de la Bodega verificar el estado de los bienes que se encuentran en buen estado de funcionamiento y que no sern utilizados por los funcionarios del Ministerio y elabora un listado de dichos bienes. El responsable de Administracin de Aprobacin de listado Bienes aprobar el contenido del listado y lo enviar a la Unidad de Recursos Materiales, quien a su vez lo remitir a la Subsecretara Administrativa para que disponga a la Unidad Financiera Institucional se realice la inspeccin previa y se emita el respectivo informe. Elaboracin y suscripcin acta de Con el informe favorable de la inspeccin previa y la autorizacin de la Subsecretara entrega-recepcin Administrativa, la Unidad de Recursos Materiales solicitar, a la Unidad Financiera Institucional, la elaboracin del acta de entrega-recepcin, que ser suscrita por los delegados de las Unidades Financiera Institucional y Recursos Materiales, por parte del Ministerio; y, por el representante legal de la institucin beneficiaria. Eliminacin de los bienes en el Con el Acta de entrega recepcin, debidamente suscrita, y con la autorizacin Inventario Verificacin de bienes

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de la Subsecretara Administrativa, el responsable de la Administracin de Bienes, dispondr al funcionario responsable, la eliminacin de los bienes entregados, del inventario correspondiente. Al tratarse de activos fijos, la eliminacin de los bienes del Inventario deber ser notificada a la Unidad Financiera Institucional para que efecten la eliminacin del bien de los registros contables del Ministerio, con los valores constantes en los registros. El responsable de Administracin de Bienes, dispondr se archiven los documentos de respaldo de los bienes

Archivo

BIENES PARA LA BAJA El responsable de la Bodega elaborar la lista de los bienes que estn considerados en malas condiciones por sus caractersticas fsicas o de funcionamiento. El responsable de Administracin de Aprobacin de listado Bienes aprobar el contenido del listado y lo enviar a la Unidad de Recursos Materiales, quien a su vez lo remite a la Subsecretara Administrativa para que disponga a la Unidad Financiera Institucional se realice la inspeccin previa y se emita el respectivo informe. Solicitud de elaboracin de Acuerdo La Subsecretara Administrativa, con sustento en el informe previo, solicitar a la Ministerial Subsecretara General Jurdica la elaboracin del proyecto de Acuerdo Ministerial que legalice la baja del bien del inventario. La Unidad de Recursos Materiales y Destruccin de bienes Elaboracin de lista de bienes

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Servicios de Seguridad coordinar y dispondr se conforme la Comisin para proceder con la destruccin, de conformidad con la normativa vigente, de los bienes dispuestos para la baja. Los integrantes de la Comisin elaborarn y suscribirn el Acta de Destruccin. Egreso de Bienes destruidos del El responsable de Administracin de Bienes dispondr, al funcionario Inventario responsable, el egreso de los bienes destruidos, del Inventario General y notificar de tal hecho a la Coordinacin Financiera Institucional EGRESO DEL INVENTARIO DE BIENES POR PRDIDA O ROBO Recepcin de denuncia por prdida o El responsable de Administracin de Bienes, recibe la denuncia de la prdida o robo robo del bien, efectuada por el custodio ante la Polica Judicial, y remite la solicitud a la Subsecretara Administrativa para que ponga en conocimiento de la Subsecretara General Jurdica y se contine con el trmite judicial correspondiente. La Subsecretara Administrativa, adems, dispondr al responsable del manejo de los seguros generales, se realice, ante la Compaa de Seguros, los trmites pertinentes para su reposicin, al tratarse de bienes asegurados por la Institucin. Registro de la baja del bien por El responsable de Administracin de Bienes recibir la sentencia o resolucin prdida o robo judicial por parte del Juez competente y proceder a registrar la baja del bien en el Inventario General de Bienes y de este acto notificar a la Unidad Financiera Institucional y remitir el expediente que

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respalde el egreso del bien perdido o robado del Inventario. TOMA FSICA ANUAL DE INVENTARIOS para El responsable de Administracin de Bienes elaborar el cronograma en el que constarn los nombres de los grupos de trabajo que efectuarn dicha inspeccin. En el transcurso del ltimo trimestre de Autorizacin para toma fsica cada ao, el responsable de Administracin de Bienes, remitir el cronograma y solicitar a la Coordinacin de Recursos Materiales se requiera de la Subsecretaria Administrativa la autorizacin para iniciar la toma fsica de inventarios. Los miembros de los grupos de trabajo Elaboracin de informes elaborarn y presentarn el informe que contendr, entre otros aspectos, las novedades detectadas respecto del estado, custodia y utilizacin de los bienes asignados y en bodega. El personal de Administracin de Bienes, Actualizacin de Inventario de Bienes realizar las correcciones y actualizaciones del Inventario de Bienes en base a los informes presentados. El responsable de Administracin de Elaboracin Informe Bienes elaborar y remitir el Informe de Actualizacin de Inventario de Bienes, sus conclusiones y recomendaciones, a la Unidad de Recursos Materiales para que sea remitido a la Unidad Financiera Institucional y expuesto ante la Subsecretara Administrativa. Elaboracin cronograma inspeccin de bienes 7. Anexos

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Se adjunta Matriz de Levantamiento de Procedimientos, en la que se levant el Mapeo de las actividades que realizan en el rea.

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