Manual de Operaciones Del Sistema de Gestión Integral... Jossie

MANUALDEOPERACIONESDELSGI.
POLICA NACIONAL
MANUAL DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
Versin 1 Junio de 2009
PRESENTACIN DEL MANUAL El presente manual es un documento tcnico que contiene los lineamientos del Modelo Gerencial de la Polica Nacional y la determinacin de la forma de operacin de la Institucin. Consolida las polticas, normas y disposiciones internas al respecto que se constituyen en una normativa de autorregulacin interna, aplicable por todos los servidores pblicos para llevar a cabo los procesos, las actividades, las tareas y las operaciones en general para desarrollar su misionalidad; por tanto ha de ser una gua de uso individual y colectivo; permite el conocimiento de la forma como se da cumplimiento a la misionalidad institucional y a la normatividad que nos aplica. El Manual de Operaciones del Sistema de Gestin Integral (SGI) es la carta de navegacin que va a permitir a la entidad dar a conocer los objetivos y a los clientes y las partes interesadas su funcionamiento interno. Contiene la explicacin de cada uno de los componentes, estructura funcional y la descripcin de cmo el SGI se armoniza con otros sistemas y modelos de gestin o control. Como documento de consolidacin incluye el Manual de Calidad, el Manual de Funciones y Competencias Laborales, as como otros elementos sealados en el Manual de Implementacin de MECI del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (Resolucin No- 0142 del 8 de Marzo de 2006). El Manual de Operaciones es un documento electrnico y se constituye en una herramienta para la formacin, capacitacin, induccin, reinduccin, el establecimiento de los lineamientos para la formulacin de los estndares de gestin, la evaluacin del desempeo, el mejoramiento tanto de los procesos como del SGI y es el criterio ms importante para las actividades de autoevaluacin, evaluacin independiente y revisin por la alta direccin.
INTRODUCCIN En tiempos de cambio y transformaciones crecientes, donde las instituciones juegan un papel preponderante para el desarrollo de la sociedad, la economa y el desarrollo sostenible del pas, cobra importancia todos los esfuerzos referentes a la modernizacin de la administracin pblica, tendientes a hacer las entidades ms transparentes y efectivas en la prestacin del servicio y en el cumplimiento de sus fines sociales. Pensar en el desarrollo organizacional es tanto un reto intelectual como un compromiso institucional, toda vez que las estructuras de las entidades pblicas no solo responden a estrategias tcnicas para el logro de los resultados con mayor eficiencia, eficacia o efectividad, sino que expresan en s mismas polticas y doctrinas sobre los modos ms deseables y legtimos de hacer las cosas, sin desconocer su cultura organizacional. La creciente complejidad de los problemas sociales agravados por las consecuencias de la globalizacin y la competitividad, ha forzado a las organizaciones pblicas a buscar nuevos mecanismos de diseo de su accin y nuevas formas de organizacin que les permitan ampliar su espectro de actuacin. El Estado colombiano no es ajeno a los retos arriba mencionados, por ello plantea marcos de actuacin, bajo los cuales la Polica Nacional teniendo en cuenta las necesidades y expectativas del cliente y de las partes interesadas, lleva a cabo los rediseos organizacionales, la bsqueda de mejores formas de operar y obtener resultados ms efectivos, generando el impacto positivo requerido desde su posicin como uno de los actores ms importantes en el mantenimiento y mejoramiento de las condiciones de convivencia y seguridad ciudadana, pero a la vez ser un motor del desarrollo sostenible para el pas. La estructura del presente Manual de Operaciones del SGI adoptado por la Polica Nacional, contiene la explicacin del Modelo de Gestin planteado y utilizado por la Alta Direccin de la Institucin denominado Sistema de Gestin Integral (SGI), los componentes, alcance, metodologas y procedimientos que describen la forma de llevar a cabo las actividades y tareas crticas en cada uno de los componentes; los principales productos documentales y de impacto, generados de la implementacin de las metodologas, desarrollo de las actividades o tareas y por ltimo la forma como se logra el funcionamiento sistmico del modelo. El Manual de Operaciones del SGI, consolida adems en sus anexos la informacin que por su contenido y trascendencia, constituyen el fundamento del

quehacer policial, de manera que cada uno de los servidores pblicos tenga bien claro no solo sus responsabilidades, sino la forma estandarizada como la Alta Direccin le seala la ruta ms eficaz y eficiente de cumplir con esta responsabilidad, a la luz de los principios de autogestin, autocontrol y autorregulacin sealados en el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 y los principios del Sistema de Gestin de la Calidad determinados en el Estndar NTCGP 1000:2004. La gestin horizontal de los procesos, la interaccin de los procesos para el funcionamiento sistmico de la organizacin, la implementacin de polticas institucionales, el desarrollo de los objetivos estratgicos formulados y gestionados con la metodologa de Cuadro de Mando Integral, son metodologas que impactaran en las actividades y modificaran formas de trabajo existentes, muy importantes para la modernizacin del direccionamiento y la gestin de la Institucin. Con la expedicin del Manual se busca que en todos los niveles se fomente el aprendizaje individual y colectivo, convirtindose en una gua que permite el conocimiento estandarizado de la forma como se ejecutan o desarrollan las actividades o tareas, propiciando la realizacin del trabajo bajo un lenguaje comn a todos los servidores pblicos, facilitando el aprendizaje organizacional, encaminando a que la Institucin perciba y de respuesta con mayor rapidez a los grandes cambios del entorno, con foco al cumplimiento de su misin y mejorando los niveles de calidad del servicio policial. El Manual de Operaciones del SGl le permite a la Institucin consolidar todos los lineamientos, polticas, normas o disposiciones internas generadas en el diseo de los componentes Ambiente de Control, Direccionamiento Estratgico, Administracin de Riesgos y Actividades de Control, asegurando todos los aspectos necesarios para dirigir las operaciones de la entidad hacia el logro de sus objetivos1. Como parte del diseo y adopcin del presente Manual y dando cumplimiento a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, los documentos relacionados a continuacin se encuentran consolidados dentro de la entidad, y forman parte de los documentos anexos, pero tambin estn
1 Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Manual de Implementacin MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO,ao2005
referenciados en varios apartes del cuerpo del manual para explicar el SGI; no obstante, debe garantizarse para su consulta fsica o magntica que esta se haga en un mismo lugar, bajo la responsabilidad del dueo del Proceso de Direccionamiento del SGI. Los documentos son los siguientes: Manual de Planeacin. Manual de Calidad (Poltica y Objetivos de Calidad). Normas que establecen objetivos, estructura y funciones de la entidad. Acto Administrativo de adopcin o modificacin del Sistema de Control Interno. Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos. Modelo de Operacin por Procesos. Caracterizacin de Procesos incluyendo los indicadores y controles. Normograma de la entidad. Descripcin de procesos. Mapa de riesgos. Calificacin y Evaluacin de los riesgos en las Actividades. Polticas de Operacin. Polticas de Administracin de Riesgos. Planta de Personal. Funciones, roles y responsabilidades. Niveles de Autoridad y Responsabilidad de Cargos. Manual de Funciones y Competencias Laborales. Actos Administrativos de adopcin o modificacin de los procesos del Modelo de Gestin Humana: Competencias Genricas y Especificas, Seleccin e Incorporacin por Competencias, Modelo de Formacin por Competencias, Sistema de Ubicacin Laboral, Sistema de Estmulos e Incentivos, Sistema de Intervencin de Clima Laboral, Protocolo de Induccin y Reinduccin. Para la elaboracin y disposicin del Manual de Operaciones del SGI se cuenta con la Suite Visin Empresarial SVE, el cual es el software institucional para apalancar la gestin, como una forma de archivo y consulta, permite sustituir permanentemente los documentos constitutivos del manual, dado que todos estos elementos deben estar en constante revisin en razn a la dinmica de operacin de la entidad y la necesidad de mejoramiento continuo.
CONTENIDO
Pgina
0.
INTRODUCCIN CAPITULO I
2 7 7 7 7

1. 1.1. 1.2. 1.3. 2.
GENERALIDADES DEL MANUAL. Control de revisiones. Control de copias. Responsabilidad del manual.
TRMINOS Y DEFINICIONES DEL MANUAL. CAPITULO II
8 10 10 10 10 11 14 16 17 19 20 21
3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 4. 4.1. 4.2.
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL. Marco Constitucional. Normas de objetivos, estructura y funciones de la Institucin. Gestin de la Polica Nacional. Situacin actual de la gestin de la Polica Nacional . Descripcin del SGI. Estructura Funcional del Sistema de Gestin Integral. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO. Formulacin Estratgica Institucional. Plan Estratgico Institucional.
4.2.1. 4.2.2. 4.3. 4.4. 5. 5.1. 5.2. 6. 6.1.
Mapa Estratgico Institucional. Cuadro de Mando Integral. Plan de Accin. Alineacin de la estructura orgnica con la estrategia. GERENCIA DE PROCESOS. Modelo de Operacin por procesos. Definicin de la Gestin por Procesos. GESTIN DEL TALENTO HUMANO. Modelo de Gestin Humana Fundamentado en Competencias.
22 22 23 24 25 26 28 29 30 37 35 38 41 45
CAPITULO III 7. 8. 9. 10. INTERRELACIN DE LOS COMPONENTES DEL SGI. CULTURA DE LA CALIDAD. ARTICULACIN DEL SGI CON OTROS SISTEMAS. BIBLIOGRAFA.
ANEXOS ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3 ANEXO 4 ANEXO 5 ANEXO 6 ANEXO 7 ANEXO 8 ANEXO 9
Manual de Planeacin. Manual de Control Interno. Manual de Calidad del SGI de la Polica Nacional. Catlogo de Procesos y Procedimientos del SGI de la Polica Nacional. Manual de Funciones y Competencias. Normograma Institucional por Procesos. Manual de Indicadores asociados a procesos. Mapa de Riesgos Institucional por Procesos. Matriz con la armonizacin de los trminos utilizados en el SGI.
CAPITULO I 1. GENERALIDADES DEL MANUAL DE OPERACIONES DEL SGI 1.1. Control de Revisiones Las revisiones al presente Manual de Operaciones corresponden al Dueo del Proceso de Direccionamiento del SGI y pueden dar lugar a actualizaciones. Teniendo en cuenta que la implementacin del SGI, se automatizar en la Suite Visin Empresarial, la actividad de control de revisiones se gestionar de manera automtica a travs de los flujos de documentos, en los cuales se identifican los pasos para la elaboracin, revisin y aprobacin con las fechas y responsables de la ejecucin de cada paso. Es el dueo del proceso de Direccionamiento del SGI quien debe evidenciar lo actuado en esta herramienta informtica agregando los registros de las revisiones y teniendo en cuenta los lineamientos definidos por el Sistema de Gestin Documental respecto a la produccin documental y al control de documentos. La evidencia de la ejecucin de cada paso, queda registrada en la Suite Visin Empresarial, donde cada responsable debe agregar un comentario en cada uno de los pasos del control de revisiones y si es necesario adjuntar archivos que evidencien dicha actividad. A cada responsable que participe en el control de revisiones le llega una alerta a su cuenta de correo, la cual es emitida por la Suite Visin Empresarial, con motivo de notificar la participacin en el control de revisiones segn lo parametrice el dueo del documento. 1.2. Control de Copias La Suite Visin Empresarial controla el acceso a los documentos, de esta manera el control de copias se hace de forma automtica, en el documento se deben relacionar los roles con control de copias, es decir, se determinan las personas que tienen derecho a consultar e imprimir el documento. De igual forma cuando se generan nuevas versiones, les llega una alerta a la cuenta de correo de los usuarios que fueron identificados con control de copias, notificando la generacin de la nueva versin del documento y el permiso otorgado sobre el mismo. 1.3. Responsabilidad del Manual de Operaciones del SGI El diseo, divulgacin, implantacin, implementacin, evaluacin y actualizacin del Manual de Operaciones del SGI de la Polica Nacional, es responsabilidad de
la Alta Direccin de la Institucin, asesorada por el proceso Direccionamiento del SGI, cuyo dueo es el Jefe de la Oficina de Planeacin. 2. TRMINOS Y DEFINICIONES DEL MANUAL Alta Direccin: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel a una entidad. reas claves de desempeo: corresponde a un asunto, aspecto o temtica en donde la Institucin debe presentar muy buenos resultados para garantizar su supervivencia exitosa al largo plazo, en consecuencia concentran los esfuerzos organizacionales y garantizan el xito durante el perodo del Plan. Clima Organizacional: concepto que se refiere a las percepciones del personal de una organizacin con respecto al ambiente global en que desempea su trabajo. Cultura Organizacional: conjunto de suposiciones, creencias, valores, normas y ritos que comparten y aceptan los miembros de una organizacin. Cuadro de Mando Integral: Es una herramienta de gestin que permite describir los objetivos e identificar los indicadores de gestin, involucrando a todos los niveles de la organizacin, logrando focalizar y alinear las actividades e iniciativas de todos en el logro de los objetivos. Direccionamiento Estratgico: proceso de primer nivel mediante el cual la Institucin define su Misin, Visin, MEGA, Principios y Valores, Polticas Institucionales, y grandes propsitos, en sintona con las caractersticas propias de la Institucin y con el contexto donde se desenvuelve. Estndar: compromiso documentado, de uso comn y repetido por todas las personas involucradas. Estructura Organizacional: expresin del conjunto de relaciones de autoridad y responsabilidad entre los integrantes de la Institucin, que se han definido con el animo de facilitar el cumplimiento de la Misin institucional. Disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal. Iniciativas Estratgicas: programas de accin claves requeridos para lograr los objetivos, convirtindose en el punto de partida para la estructuracin de los planes de accin.
Mapa Estratgico: Describe grficamente cmo el logro de objetivos relacionados con el Cliente interno, los Procesos y los Recursos aportan para el logro de los objetivos de impacto que son los relacionados con la satisfaccin de los Clientes, permitiendo garantizar que la Institucin y todas las unidades tengan objetivos en las cuatro reas, para que de esta manera se balancee el trabajo en las mismas, teniendo en cuenta no slo el impacto a lograr, sino tambin el trabajo que hay que realizar con el cliente interno, los procesos y los recursos. MEGA: Meta Grande y Audaz. Plan Estratgico: Esta determinado para dar cumplimiento a la Misin, Visin y Polticas institucionales, fijando las prioridades para el alcance de los objetivos estratgicos y determina la base financiera para lograr dichas metas.
CAPITULO II 3. SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL 3.1. Marco Constitucional. A partir de la expedicin de la Constitucin Poltica de 1991, Colombia adopt el modelo de Estado Social de Derecho, y para su mantenimiento requiere de un cuerpo de Polica con las ms altas calidades humanas y una gran profesionalizacin de sus integrantes, que le permita cumplir su misin constitucional de preservar el orden pblico interno en sus condiciones de seguridad, salubridad, moralidad y tranquilidad para brindar a los ciudadanos el goce de sus derechos y el cumplimiento de sus deberes. El Articulo 218 de la Constitucin Poltica en el Inciso II, contiene la que institucionalmente ha sido tomada como la misin de la Polica Nacional: La Polica Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil a cargo de la Nacin, cuyo fin primordial es el mantenimiento de la condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz. El Articulo 219 de la Constitucin contiene los principios reguladores de la Polica Nacional. La Constitucin Poltica de Colombia tambin establece en el artculo 343, que el Departamento Nacional de Planeacin DNP tiene la responsabilidad de: el diseo y la organizacin de los sistemas de evaluacin, gestin y resultados de la administracin pblica, en este sentido se aprobaron un conjunto importante de leyes por parte del Congreso de la Repblica, en ellas se establecen las funciones de la Contralora General de la Repblica, las reglamentaciones sobre el control interno de los organismos y la presentacin de informes a la Comisin Nacional para la Moralizacin y Comisin Ciudadana de Lucha Contra la Corrupcin. 3.2. Normas de objetivos, estructura y funciones de la Institucin. La Ley 62 de 1993 en su artculo 5 define La Polica Nacional es un cuerpo armado, instituido para prestar un servicio pblico de carcter permanente, de naturaleza civil a cargo de la Nacin. Su fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas para asegurar la paz ciudadana.
Con la expedicin de la Ley 62 de 1993, se pretendi proyectar a la Institucin a la bsqueda del mejoramiento de la calidad en la prestacin del servicio; esta norma, define como principios la igualdad, imparcialidad, control ciudadano y publicidad, a travs de los cuales se da a la actividad policial un carcter eminentemente comunitario, preventivo, educativo, ecolgico, solidario y de apoyo judicial, mediante la descentralizacin, delegacin y desconcentracin de funciones. De igual forma, la actividad policial se define como una profesin y en consecuencia, todo miembro de la Polica Nacional debe recibir formacin integral en academias y centros especializados en la cultura de los derechos humanos, la instruccin tica, ecologa, el liderazgo y el servicio comunitario. Respecto a la estructura u organizacin interna de la Polica Nacional, est definida por el Decreto 4222 del 23 de Noviembre de 2006, el cual modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional. 3.3. Gestin de la Polica Nacional Antecedentes Durante las ltimas dos dcadas los procesos de reestructuracin del sector pblico llevaron los estados a implementar una serie de polticas de modernizacin de la gestin pblica, bsicamente orientndola hacia la consecucin de resultados y la generacin de capacidad de adaptacin a los cambios en un contexto cada vez ms globalizado. Dentro de estas polticas se encuentran los desarrollos de nuevas y mejores formas de hacer el trabajo de las entidades pblicas (simplificacin de estructuras, procedimientos y controles; desregularizacin; eliminacin o aplanamiento de estructuras; descentralizacin; orientacin a la gestin por resultados; tercerizacin de algunos servicios, etc.). En sntesis, la Gerencia Pblica es el ncleo estratgico que permite el diseo, implementacin y operacin de sistemas de gestin o de control de la gestin para lograr mejores resultados, promover el desarrollo institucional y mejorar el funcionamiento y cumplimiento de los objetivos de las entidades. La modernizacin de la gestin pblica del Estado Colombiano, es un proceso de transformacin dinmico encargado de responder a las cambiantes variables y escenarios del ejercicio de la funcin estatal en la va de prestar una variedad de servicios a los ciudadanos de manera adecuada, pronta y efectiva, con criterios de
calidad y equidad, como estrategia fundamental que potencia la legitimidad del Estado en todos los mbitos y lugares del territorio nacional. A partir de lo sealado en la Constitucin Poltica con la expedicin de la Ley 87 de 1993, el Estado Colombiano avanz en la modernizacin de la gestin administrativa con el fortalecimiento del Control Interno en todas las entidades pblicas, mecanismo que estableci a las instituciones su cuota de responsabilidad en la evaluacin de la gestin a su cargo, respecto al desempeo de las obligaciones y funciones asignadas. El Sistema de Control Interno recibi un impulso sin antecedentes con la adopcin por parte del Gobierno Nacional del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005" mediante el Decreto 1599 de 2005; cuyo objetivo general es fortalecer los procesos institucionales y el desarrollo de una funcin administrativa pblica, integra, eficiente, visible ante la sociedad y de gran responsabilidad frente al cumplimiento de su finalidad social, adicionando nuevos elementos de control. En esta disposicin se estableci la obligatoriedad de su implementacin por parte de todas las entidades del Estado. De otra parte, el Plan Nacional de Desarrollo 2002-2006 Hacia un Estado Comunitario, estableci que para el mejoramiento de la competitividad en las entidades pblicas, stas adoptarn un Sistema de Calidad y Eficiencia Administrativa. En este sentido, aparece la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, la cual seala en el artculo 1 la creacin del Sistema de Gestin de Calidad en las entidades del Estado, como herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional en trminos de calidad y satisfaccin social. Mediante el Decreto 4110 de 2004 se adopta la Norma Tcnica de Calidad para el Sector Pblico NTCGP1000:2004, la cual seala los requisitos mnimos que deben observar las entidades obligadas para el diseo del Sistema de Gestin de la Calidad. Frente a la institucionalidad de la Rama Ejecutiva, se encuentra el Programa de Renovacin de la Administracin Pblica PRAP, incorporado en el proceso de modernizacin del Estado Colombiano mediante la Directiva Presidencial No. 10 del ao 2002, la cual reitera su empeo en la ejecucin de reformas de carcter vertical y transversal que buscan consolidarlo como un ente gerencial. Las reformas llamadas verticales afectaron de manera directa la composicin del conjunto organizacional pblico nacional, en la medida en que las mismas son sujetas de supresin y liquidacin, fusin y escisin, segn lo contemplado en las
reglas generales de las Leyes 489 de 1998 de modernizacin de Estado y 790 de 2002 del Programa de Renovacin de la Administracin Pblica PRAP. As mismo, las trece reformas Transversales adelantadas incorporan modificaciones que afectan el escenario organizacional, pero tambin transforman de manera profunda el quehacer de las entidades pblicas en la administracin de sus recursos, estas reformas son: Empleo Pblico. Control Interno. Sistema Presupuestal. Gestin por Resultados. Gestin de Activos. Estrategia Jurdica de la Nacin. Racionalizacin Normativa. Sistema de Contratacin Pblica. Gobierno Electrnico. Sistemas de Informacin. Estrategia Antitrmites. Programa Nacional de Servicio al Ciudadano. El Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), contempla las polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter administrativo y organizacional cuyo propsito es lograr que las entidades y sectores administrativos planifiquen su gestin administrativa para facilitar as, el cumplimiento de su misin y objetivos institucionales y sectoriales. En reglamentacin de la Ley 489 de 1998 se expidi entre otros el Decreto 3622 de 2005 el cual actualiz las polticas SISTEDA, as: El Desarrollo del Talento Humano Estatal: orientado a desarrollar las habilidades, destrezas y competencias de los servidores pblicos y a definir parmetros para que su ingreso y permanencia se fundamenten en el mrito y en cumplimiento de los principios de la funcin administrativa. Gestin de la Calidad: instrumento gerencial que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional en trminos de calidad, tomando como base los planes estratgicos y de desarrollo de las entidades, con el fin de ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades y requisitos de la ciudadana.
La Democratizacin de la Administracin Pblica: dirigida a consolidar la cultura de la participacin social en la gestin pblica, con el fin de facilitar la integracin de los ciudadanos y servidores pblicos en el logro de las metas econmicas y sociales del pas y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendicin social de cuentas y propicien la atencin oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad. La Moralizacin y Transparencia en la Administracin Pblica: se orienta a la formacin de valores de responsabilidad y vocacin de servicio que garanticen el inters general en la administracin de lo pblico y se promueva la publicidad de las actuaciones de los servidores pblicos; as mismo, se orienta a la prevencin de conductas corruptas y a la identificacin de reas susceptibles de corrupcin. Los Rediseos Organizacionales: dirigidos a disear organizaciones modernas, flexibles y abiertas al entorno, orientadas hacia la funcionalidad y modernizacin de las estructuras administrativas y racionalizacin de las plantas de personal con miras a desarrollar sus objetivos y funciones dentro de un marco de austeridad y eficiencia, que promueva la cultura del trabajo en equipo, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma gil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado Comunitario. 3.4 Situacin actual de la gestin en la Polica Nacional2: La Polica Nacional logr un importante aprendizaje organizacional en la aplicacin de diversas tcnicas, herramientas, prcticas y metodologas, para hacer ms efectiva su gestin; definida sta como todas aquellas actividades que en forma integral asume la entidad, con el propsito de alcanzar los objetivos y metas previamente establecidas mediante un proceso de planeacin. La gestin entonces, permite desarrollar la misin y lograr la Visin Institucional y el cumplimiento del cometido estatal asignado, hasta llegar hoy a la adopcin del SGI (SGI), modelo orientador de la actividad gerencial, a lograr la satisfaccin de la comunidad con el servicio policial y al mismo tiempo, promover el desarrollo integral y armnico del hombre y la mujer polica y por ende de la Institucin y del pas. El SGI de la Polica Nacional, tiene su origen en el proceso de transformacin cultural que adelant la Institucin desde el ao 1994, orientado a lograr mayor
2 PolicaNacional,ManualdePlaneacin,ao2008
efectividad, incrementar la confianza de la comunidad en el servicio prestado y fortalecer su liderazgo en el desarrollo del pas. El SGI es el modelo gerencial actual de la Polica Nacional, tuvo su origen en el PROGRAMA 2: NUEVA CULTURA DEL TRABAJO, y el PROGRAMA 4: DESARROLLO GERENCIAL inmersos en el PROCESO DE TRANSFORMACIN CULTURAL3; se inici como una respuesta a la ms grave crisis Institucional, que condujo al Gobierno Nacional a convocar las fuerzas vivas de la Nacin para efectuar un diagnostico y recomendaciones de la situacin Institucional. Estas fuerzas se integraron en comisiones, una interna constituida por representantes de los diferentes niveles de la Institucin y una Comisin Consultiva con representacin de la Rama Legislativa, los gremios, el Procurador General de la Nacin, el Defensor del Pueblo, el Fiscal General de la Nacin y el Contralor General de la Repblica. El proceso de transformacin cultural centr sus objetivos en cuatro pilares fundamentales4: Construir una cultura de seguridad, a partir de una mayor interaccin con la comunidad. Cambiar la forma de trabajar centrada en funciones, reglamentos y manuales rgidos, por una gestin por procesos, que garantice una mayor calidad del servicio policial. Profesionalismo del hombre polica, expresado en el aprendizaje permanente y el desarrollo de habilidades gerenciales. Incrementar los niveles de calidad de vida y satisfaccin de los integrantes de la Institucin. Ante los requerimientos de Estado en materia de modernizacin de la gestin pblica, las exigencias del entorno y la necesidad de integrar nuevas actividades y productos al SGI, la Oficina de Planeacin con el aval del Alto Mando Institucional inici a finales del ao 2007 el proyecto de Fortalecimiento del SGI, bajo el liderazgo del Subdirector General de la Polica y con la participacin de las
3 Polica Nacional, Asges Ogesi, La Fuerza del Cambio 2, ao 1999
4
Polica Nacional, Asges Ogesi, La Fuerza del Cambio 3, ao 1999
direcciones y oficinas asesoras organizados en los grupos Directivo, Operativo y Evaluador del SGI. 3.5. Descripcin del SGI. El SGI es el enfoque gerencial de la Polica Nacional que orienta la gestin del servicio policial hacia la satisfaccin de la comunidad con el desarrollo integral y armnico de la Institucin. En otras palabras, la Institucin determina su organizacin administrativa por medio del SGI, cumpliendo con su actividad, a travs de la definicin de objetivos y metas institucionales, de la estandarizacin de los procesos y de garantizar un talento humano competente que cumpla con efectividad los requerimientos y expectativas de los clientes de la Institucin. La gestin integral es la organizacin lgica de las grandes actividades que la Institucin identifica y desarrolla para alcanzar sus fines misionales; teniendo definidos y organizados los objetivos con los cuales pretende darle cumplimiento a sus competencias constitucionales y legales; aborda el quehacer organizacional y le permite trabajar sistmicamente.
Direccionamiento Estratgico
Gestin Integral
Gerencia de Procesos
Cultura de Direccin de Talento HumanoCalidad la Grupo Gestin Humana
Gestin del Talento Humano
FIGURA1:ESTRUCTURADELSGIDELAPOLICANACIONAL.
Dentro del Manual de Planeacin, anexo uno, se encuentra descrito en profundidad, la Estructura funcional, principios, elementos y componentes del SGI.
3.6. Estructura Funcional del SGI.
FIGURA2:ESTRUCTURAFUNCIONALDELSGIDELAPOLICANACIONAL.
De acuerdo a las disposiciones internas se ha definido como un Sistema de Gestin Pblica, el quehacer organizacional que le permita trabajar coordinadamente y tener definidos y organizados los objetivos con los cuales pretende darle cumplimiento a sus competencias legales y constitucionales bajo una ptica de la calidad y la tica institucional5. Bajo este marco se establece como una necesidad de las instituciones con el fin de conquistar las metas propuestas. La promesa es: si se implementa un sistema de gestin se lograr mejorar la eficacia, la eficiencia y la efectividad de la
Polica Nacional, Resolucin No. 3515. Por la cual se adopta el SGI basado en la complementariedad de los Sistemas de la Gestin Publica, del 14 de junio de 2006.
Institucin. En verdad, estos tres resultados, se ven impactados positivamente, cuando el sistema es diseado de acuerdo a las necesidades de la entidad, se implementa, se usa, se controla y se mejora. Es por esta razn, que la Institucin se dio a la tarea de disear la Estructura Funcional del SGI con base en su naturaleza, teniendo como referencia todas las teoras y normas disponibles, buscando plasmar esta estructura en un mapa conceptual para de alguna manera hacer ms tangible u operacional el SGI. La intencin de la Estructura Funcional (Ver figura 2) es mostrar los componentes del SGI y la forma en que ellos se articulan para lograr los propsitos institucionales. Este sistema, tiene como punto de partida el anlisis de la realidad institucional, donde se determinan las brechas o vacios institucionales, que da origen a la formulacin estratgica, entendida como lo que la Institucin es (misin) y lo que quiere ser (visin), seguidas como es lgico de la planeacin estratgica trazada por la Institucin, para alcanzar esta formulacin se determinan los productos del Direccionamiento Estratgico. La razn de ser del SGI es su orientacin a la satisfaccin de las necesidades de los diferentes clientes o partes interesadas de la Institucin; es en esta orientacin donde surge la necesidad de identificar a los clientes y sus requisitos. Teniendo en cuenta todos los objetivos institucionales y los requisitos de nuestros clientes, se ha desarrollado una matriz de priorizacin de objetivos frente al cumplimiento de los requisitos de calidad, logrando a travs de esta generar la Poltica de la Calidad, perfectamente articulada con los propsitos institucionales. Formular las polticas institucionales forma parte del proceso de primer nivel de Direccionamiento Estratgico y por su importancia se constituye en una actividad crtica, la cual requiere de un procedimiento para su definicin. Para dar cumplimiento a los objetivos, las polticas y cumplir con los requisitos del cliente, es necesario delegar responsabilidad y autoridad, con un enfoque por procesos, teniendo como marco de actuacin la mejora continua, soportada en el ciclo de la mejora continua: Planear, Hacer, Verificar, y Actuar (PHVA). La estructura funcional del SGI est compuesta por el Direccionamiento Estratgico con su Plan Estratgico Institucional, seguido del Mapa de Procesos Institucional con su matriz de priorizacin de polticas y la matriz de delegacin en
donde se detalla como se delega la responsabilidad en el cumplimiento de las estrategias, elementos que sern monitoreados y evaluados con el Cuadro de Mando Integral, necesario para hacer seguimiento al logro de los objetivos definidos en la planificacin estratgica, tctica y operacional. El diseo se complementa con los aspectos documentales a travs del Manual de Planeacin, Manual de Calidad del SGI, el Modelo de Operacin por Procesos definido para la Polica Nacional, las caracterizaciones de los procesos (polticas de operacin y los registros) y los procedimientos. Para lograr identificar las interrelaciones entre los resultados obtenidos en cada uno de los procesos, se incluyen unas lneas punteadas; estas lneas indican que los resultados de los procesos estn dirigidos hacia el cliente, la poltica y el Direccionamiento Estratgico. 4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO.
Misin, Visin,
Principios y Valores, Polticas Institucionales, Poltica y Objetivos de calidad
Gestin Integral
Cultura de Talento Direccin de Talento HumanoCalidad la Humano Grupo Gestin Humana
Gestin del
FIGURA3:SGIPRIMERCOMPONENTE:DIRECCIONAMIENTOESTRATEGICO.
El Direccionamiento Estratgico, orienta la organizacin policial hacia el futuro y a la comunidad (entorno), para garantizar su supervivencia en el largo plazo, de igual forma, define la ruta que deber seguir para el logro de los objetivos y la conduccin de la operatividad bajo los parmetros de calidad, eficiencia y eficacia.
En el cumplimiento de lo anterior, identifica los criterios de evaluacin y control de la gestin, efectuando una revisin peridica y si es necesario realizar los ajustes de acuerdo con los cambios del entorno y al desarrollo de las competencias al interior de la Institucin. Dentro de este componente se concreta: 4.1 Formulacin Estratgica Institucional: compuesta por los siguientes productos6: Misin: definida como la razn de ser de la institucin, crea compromisos e induce comportamientos en los hombres y mujeres de la Polica Nacional. Visin: determina el sueo de la Institucin, es decir dnde quiere estar dentro de un determinado periodo de tiempo. Principios: son verdades universales que fundamentan y direccionan la doctrina policial, evidenciadas en la prctica de los valores institucionales entendidos como verdades colectivas que rigen el comportamiento tico policial, construidas en el marco de una cultura del servicio de excelencia para satisfacer las necesidades de la comunidad, establecidas en la misin constitucional. Valores institucionales: se constituyen en pautas que direccionan el comportamiento humano. Estn presentes en las conductas, percepciones y metas de un individuo, de ah la importancia de una educacin orientada hacia el fortalecimiento de valores, que permita la formacin de personas con alto sentido de la tica y sustento del buen desarrollo de una sociedad. Polticas Institucionales: son los mandatos de obligatorio cumplimiento, los cuales a su vez se desarrollan mediante los objetivos estratgicos identificados en el mapa estratgico institucional y sus despliegues a segundo nivel (anteriormente denominadas Imperativos Estratgicos).
Es importante hacer mencin que la Institucin cuenta con un conjunto de polticas que sern la gua para orientar la accin, dentro de esta se tienen: a. polticas institucionales, descritas anteriormente y b. las polticas de operacin. Las polticas institucionales tienen como alcance, brindar directrices de actuacin para toda la Polica Nacional, estas polticas son generadas por la Alta Direccin de la Polica Nacional con base en el mtodo establecido, las polticas de
operacin tienen como alcance brindar directrices de actuacin para un proceso determinado. La actividad de formulacin de las polticas institucionales requiere de un mtodo definido en el Proceso de Direccionamiento Estratgico y para las Polticas de Operacin, determinado en el Proceso de Direccionamiento del SGI, encontrndose identificadas en la caracterizacin de los procesos de la entidad. As mismo, dentro de estas polticas se especifican unos lineamientos generales de poltica concebidos como los criterios generales que orientan el cumplimiento de las Polticas institucionales y de operacin. Poltica de Calidad: son las intenciones y direccin global de la Institucin relativas a la calidad, expresada formalmente por la alta direccin. Objetivos de calidad: son los logros inherentes a la calidad que la Institucin se ha propuesto alcanzar para mejorar la calidad del servicio, deben estar alineados con la Poltica de Calidad. Los anteriores productos se identifican con base a la armona y articulacin que debe existir entre las caractersticas propias de la Institucin y el contexto en donde se desenvuelve. De acuerdo con el mtodo establecido, la Polica realiza un anlisis de la realidad Institucional, que permite la identificacin de los aspectos claves que sern el insumo fundamental para definir cul ser la planeacin estratgica que se desarrollar en el largo plazo (cuatrienalmente), y que establece la orientacin hacia el cumplimiento de la misin, el alcance de la visin y cumplimiento de las polticas institucionales, este cumplimiento se visualizar con el Plan Estratgico Institucional (PEI), el cual se estructura con dos elementos; - mapa estratgico (MEGA y objetivos estratgicos) y cuadro de mando integral (indicadores y metas), cuya operacionalizacin se realiza a travs de los planes de accin. 4.2 Plan Estratgico Institucional: Es el resultado de la planeacin estratgica definida a un largo plazo, generalmente cubre un perodo mnimo de cuatro aos, plantea el cumplimiento de la misin, de la visin y de las polticas institucionales, fijando las prioridades para el alcance de los objetivos estratgicos y determina la base financiera para lograr dichas metas.
Est determinado para dar cumplimiento a las polticas institucionales a travs de la construccin de dos elementos como se describi en el prrafo anterior. Este plan es el resultado de un ejercicio de planeacin participativo, liderado por el Director General, quien precisa los compromisos y retos asumidos por la Polica Nacional en cumplimiento a la Constitucin Poltica, la ley y a la poltica de gobierno, como tambin, en atencin a los requerimientos y expectativas de la comunidad y a las necesidades institucionales detectados a travs de un diagnstico. En el Plan Estratgico Institucional, se identifica: 4.2.1. Mapa Estratgico Institucional: Describe de manera grfica y clara la estrategia de la Institucin, a travs de la MEGA y los objetivos estratgicos vinculados entre s y distribuidos horizontalmente en perspectivas, y organizados verticalmente en ejes estratgicos. La MEGA conocida como la meta grande y audaz determinada para un mediano plazo, permite el cumplimiento de la visin institucional. Los Objetivos Estratgicos son los Qu identificados por la Institucin, para asegurar la supervivencia y desarrollo del servicio policial en el tiempo, donde cada objetivo tendr como mnimo un indicador asociado con metas, iniciativas estratgicas y planes de accin, elementos que crean la alineacin y el foco para alcanzar con xito la estrategia. La MEGA y los objetivos estratgicos deben ser determinados de forma clara, que den orientacin y direccin a los procesos o tareas de la Institucin. Para que la MEGA y los objetivos sean efectivos es indispensable que no solo respondan a las necesidades de sus clientes, sino que tambin deben estar internamente alineados y tener coherencia con todo el Sistema. 4.2.2. Cuadro de Mando Integral CMI: Es una herramienta de gestin que permite describir los objetivos e identificar los indicadores de gestin, involucrando a todos los niveles de la organizacin, logrando focalizar y alinear las actividades e iniciativas de todos en el logro de los objetivos. El Cuadro de Mando Integral (CMI) est compuesto por indicadores y metas especificas; por esta razn, se requiere seguir una metodologa a travs de

la cual se construyan los indicadores que permitirn medir los objetivos planeados y la definicin de las grandes metas. A partir del mapa estratgico (objetivos estratgicos) y del CMI (indicadores) se definen las iniciativas estratgicas que originan los planes de accin. Una vez este proceso participativo de construccin culmina, el CMI exige un seguimiento disciplinado y contino de los resultados obtenidos con los planes de accin, con el fin de establecer la medida en que nos acercamos o no a las metas definidas. Es aqu donde se ve el impacto final del uso de la herramienta, pues facilita la toma de decisiones y es lo que permite descubrir las razones por las cuales se logr o no una meta, aprender y lograr un slido mejoramiento organizacional. 4.3. Plan de Accin Es un documento elaborado de acuerdo a un procedimiento estandarizado que detalla las metas y objetivos, as como las actividades que se desarrollarn para lograrlos. El plan de accin cubre un perodo de un ao, fija cul es la persona o personas responsable(s) de la ejecucin de cada actividad, muestra cundo debe concluir cada una de stas (tiempo) e indica cules son los recursos financieros necesarios, as como las unidades responsables de cumplir con unas tareas determinadas, denominados recursos. Atendiendo el principio de participacin y concertacin que rige la planeacin, cada ao se debe convocar a una reunin de los seores generales, directores y jefes de oficinas asesoras de la Institucin, con el fin de tratar los temas de mayor trascendencia organizacional, orientadas a consolidar la proyeccin institucional de la vigencia siguiente, acorde con la Visin y las Polticas institucionales. Se organiza a travs de jornadas de reflexin, sobre temas altamente relevantes en el horizonte Institucional, los cuales darn lugar a planes, programas y proyectos a ejecutarse en el plan de accin del ao siguiente. As mismo, incluye el anlisis y evaluacin de la efectividad de aquellos proyectos que se estn ejecutando con el fin de ajustar, redireccionar o mantener su evolucin, de acuerdo a los objetivos planteados por la Poltica de Seguridad Ciudadana del Gobierno Central. La reunin debe convocarse al finalizar el tercer trimestre de cada ao, con el fin de utilizar los meses de
octubre y noviembre para comunicar los acuerdos y solicitar a las unidades las recomendaciones y los compromisos del ao siguiente. Es de anotar que de acuerdo con la Constitucin Poltica de 1991, la gestin pblica debe estar orientada a resultados concretos en materia de mejoramiento del bienestar y de la calidad de vida de la poblacin, como deber del Estado y derecho de los ciudadanos. La planeacin, como primer momento de la gestin, es entonces un proceso democrtico de sealamiento de las prioridades de accin del mandatario en el momento mismo de ser elegido y posteriormente, durante el proceso de concrecin de estas prioridades, en trminos de polticas, estrategias, programas y proyectos. Los objetivos de Gobierno no cambian durante el cuatrienio por cuanto son aprobados por Ley, pero las estrategias y programas pueden sufrir ajustes a partir de los cuales las entidades de la Rama Ejecutiva, deben alinear y ajustar anualmente sus planes de accin. En el caso de la Polica Nacional este paso se realiza por disposicin del Ministerio de Defensa Nacional y bajo sus lineamientos. Para asegurar el alcance de la ejecucin de lo establecido en el Plan Estratgico Institucional se hace necesario que est este habilitado por una Estructura que facilite la distribucin de la autoridad y la responsabilidad, que permita la realizacin y cumplimiento de los objetivos, metas y el trabajo por procesos.
4.4. Alineacin de la estructura orgnica con la estrategia. Dentro de los requerimientos del Gobierno Nacional se encuentra el cumplimiento de Ley 489 de 1998 y Decreto 3622 de 2005: Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA. En el cual se define como el conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter administrativo y organizacional para la gestin y manejo de los recursos humanos, tcnicos, materiales, fsicos y financieros de las entidades de la Administracin Pblica, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo institucional. Una de estas polticas del SISTEDA son los rediseos organizacionales como ya se mencion, de conformidad con esta poltica, la Estructura Orgnica de la Polica Nacional se alinea con lo que requiere el Gobierno Central, la comunidad y la misma Institucin. Las estructuras deben ser flexibles, planas y a la vez permitir
la gestin por procesos, si las estructuras no cumplen algunos requisitos para desempear acertadamente su misin, sern objeto de reestructuracin de acuerdo a los parmetros fijados por las autoridades competentes. La metodologa estandarizada para determinar la formulacin, estructuracin y desarrollo de: a. formulacin estratgica (misin, visin, principios, valores institucionales, polticas institucionales, poltica y objetivos de calidad), b. Plan Estratgico (mapa estratgico; MEGA y objetivos estratgicos), c. Plan de Accin, d. Medicin (cuadro de mando integral; indicadores y metas), e. Despliegue, f. Estructura Orgnica, se ilustra y describe en detalle en el Manual de Planeacin, anexo uno. 5. GERENCIA DE PROCESOS.
Mapa de procesos Caracterizacin de proceso Manual de calidad Manual de operaciones Mapa de riesgos
Gestin Integral
Gestin del
FIGURA4:SGISEGUNDOCOMPONENTE:GERENCIADEPROCESOS
La Gerencia de Procesos es uno de los componentes del SGI de la Polica Nacional, define los procesos o tareas en el da a da, estos deben estar implementados, estandarizados y operados en forma tal que garantice la ejecucin de la estrategia diariamente.
La gestin de la rutina debe estar ubicada principalmente en la administracin y el mejoramiento continuo de los procesos a partir de estndares de control y verificacin. La Direccin General de la Polica Nacional desarrolla su liderazgo en diversas actividades de primer nivel de la Institucin como la formulacin del Direccionamiento Estratgico, la administracin y el cuidado de los recursos, el manejo de las relaciones pblicas nacionales e internacionales, y la gerencia del da a da. En este sentido, las normas para la modernizacin de la gestin pblica determinan que al definir el da a da se utilice un enfoque basado en procesos, es decir, para el desarrollo de la operacin, la ejecucin de las actividades y tareas dentro de la organizacin, la visin para definir la operacin sea una gestin por procesos. La gerencia de procesos tambin denominada Gerencia del da a da, es una concepcin gerencial bsica, en la cual la Alta Direccin de la Institucin con un enfoque basado en procesos, determina abordar y dinamizar la cotidianidad de la organizacin; esto implica el control de la rutina diaria, la adecuada relacin de las personas y los procesos en el trabajo diario y para estos ltimos ejecutarse de forma sistmica y disciplinada. El enfoque por procesos est incorporado en la mayora de los sistemas de gestin empresarial, en gran parte de los estndares internacionales y se ha probado como un elemento que facilita la gerencia del da a da, dinamizando la relacin entre el talento humano y las actividades de produccin o prestacin del servicio. En desarrollo de la norma tcnica NTCGP 1000:2005 la Polica Nacional ha definido el Manual de Calidad del SGI, entendido como el documento que describe los lineamientos generales del SGC, en donde se determina su alcance, las autoridades y responsabilidades, as como los lineamientos generales para formular la poltica y objetivos de calidad, y evidenciar el cumplimiento de los requisitos que permita atender y satisfacer las necesidades de los clientes. Bajo este entendido, del Manual de Calidad, se desprenden los siguientes documentos:
5.1 Modelo de Operacin por Procesos
Es el estndar institucional para la gestin y control de las actividades de la Polica Nacional; permite liderarla como un todo, definir las actividades que agregan valor, trabajar en forma sistmica y disponer de los recursos necesarios para su realizacin. Centra los esfuerzos institucionales en las necesidades de la sociedad y los grupos de inters, la apertura al entorno, la flexibilizacin, la centralizacin, la desconcentracin, la participacin comunitaria y la transparencia en la gestin pblica. Se establece a partir de la identificacin de los procesos y sus interacciones, esto es, la ejecucin y mejoramiento continuo del conjunto de acciones coordinadas que la entidad debe realizar, a fin de cumplir con cada competencia particular asignada por mandato constitucional o legal, con la misin fijada y lograr la visin. Los objetivos de la gerencia de procesos que deben ser tenidos en cuenta para el diseo y desarrollo del Modelo de Operacin por Procesos, son los siguientes: Busca llevar a cabo las actividades necesarias para entregar los productos o servicios con la calidad requerida por el cliente o partes interesadas. Pretende garantizar la implementacin, el aseguramiento y el mejoramiento de los procesos de la Institucin. Todas las actividades y tareas de la Institucin deben desarrollarse en el marco de los procesos definidos, con su estandarizacin se cumple la ejecucin y el logro de la estrategia, bajo este marco de accin se espera cerrar la brecha entre como somos o estamos y como debemos ser o estar. El fin ltimo de la Gerencia de Procesos es mejorar el nivel de desempeo en torno al cumplimiento de la misin, a travs de la unificacin de mtodos, herramientas y maneras de pensar para alcanzar un mejor desempeo institucional y de calidad en el servicio.
El Modelo de Operacin por Procesos tiene una gran importancia porque se puede identificar en normas como el Decreto 1537 del 2001, en donde se establece la obligatoriedad para las entidades de elaborar, adoptar y aplicar manuales a travs de los cuales se documenten y formalicen los procesos y procedimientos. Estos instrumentos, a su vez, facilitan el cumplimiento del Control Interno en las organizaciones pblicas.
As mismo, la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000: 2004 en uno de los principios de la gestin de la calidad seala: un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Gestionar un proceso tiene como punto de partida, la caracterizacin del mismo, la cual consiste en la determinacin de sus rasgos distintivos; esto es, cuando se identifican sus interrelaciones frente a los dems procesos de la entidad determinando sus proveedores (procesos internos o instancias externas) los cuales entregan insumos y los clientes beneficiarios o receptores del producto o servicio. La caracterizacin de los procesos es entonces, el esquema que permite ver en contexto de manera integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA, la esencia del proceso frente al aporte al logro de los objetivos institucionales.
5.2. Definicin de Gestin por Procesos. La gestin por procesos es una forma de operar tendiente a garantizar una mejor relacin entre las personas que ejecutan los procesos y los procedimientos, evitando las ineficiencias producto de una mala comunicacin, las demoras que se pueden constituir en cuellos de botella para la prestacin del servicio, la baja productividad por la falta de un objetivo general que sea de conocimiento de los dueos, responsables y ejecutores del proceso, que incide en que el servicio resultante sea diferente a lo planeado y se genere la insatisfaccin del cliente externo o interno. Como documento de apoyo para entender la Gestin por Procesos, la Polica Nacional cuenta con un Manual de Gestin por Procesos, anexo al presente Manual y dentro de l se encuentra el Modelo de Operacin por Procesos para la Polica Nacional. La determinacin de las actividades, tareas, metodologas y productos documentales y de impacto a ser implementados por la Polica Nacional para alcanzar una Gestin por Procesos deben ser definidos por el Dueo del Proceso de Direccionamiento del SGI, conjuntamente con el Representante de la Alta Direccin; estos lineamientos deben ser aplicados por los dueos, responsables y ejecutores de procesos en el desarrollo de sus funciones, para lo cual deben contar con el apoyo de los analistas de procedimientos.
La identificacin, documentacin, implantacin, implementacin, evaluacin y ajuste de la gerencia de procesos se puede ver en el detalle en el Manual de Calidad anexo dos denominado Manual de Gestin por Procesos 6. GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Modelo de gestin humana fundamentado en competencias
Gestin Integral
Gestin del
FIGURA5:SGITERCERCOMPONENTE:GESTINDELTALENTOHUMANO
El talento humano es el complemento fundamental para que los otros dos componentes se puedan desarrollar, en razn a que este incluye un conjunto de caractersticas fundamentales que deben tener los hombres y mujeres para asegurar la viabilidad de lo planeado tanto en el direccionamiento como en los procesos, es decir, deben poseer: perfiles, competencias, conocimientos, habilidades, experiencia y formacin, por consiguiente la Institucin debe contar con unos funcionarios competentes que permitan lograr los objetivos planeados tanto de la estrategia como en el proceso, cuyo nivel de desempeo y resultados exceda los estndares establecidos. En los nuevos escenarios, por los cuales esta transitando la comunidad mundial, se pueden identificar cuatro aspectos que se destacan por su importancia: La globalizacin, la competitividad, el permanente cambio del contexto y la valoracin del conocimiento. Bajo este contexto, en el pas se viene gestando una transformacin radical en el seno de las organizaciones, encaminada a generar ventajas competitivas a travs de la incorporacin de la Gestin de Talento Humano basada en competencias laborales; es as que el enfoque de competencias, se puede considerar
como la respuesta de la Direccin General de la Polica Nacional, a la exigencia de la competitividad de las entidades del Estado; al facilitar la orientacin de las conductas y comportamientos tanto a la eficiencia como a la eficacia, siendo esta una herramienta para mejorar la productividad y mantener un clima positivo en las relaciones interpersonales, de tal manera que el cambio se fundamente en un nuevo enfoque de la gestin del capital humano. Por lo anterior, las diferentes actividades y tareas relacionadas con el talento humano tienen por objeto definir, proyectar y optimizar a corto, mediano y a largo plazo los procesos de la administracin del talento humano, orientados al logro de los objetivos institucionales, familiares y personales; igualmente, realizar acciones conducentes al logro de un propsito u objetivo institucional, implicando el desarrollo, seguimiento, medicin del desempeo y mantenimiento de las condiciones laborales del capital humano, orientado al mejoramiento de la calidad de vida y a la obtencin de resultados institucionales al determinar el conjunto de estrategias y experiencias de aprendizaje las cuales al ser aplicadas, potencian el talento humano para responder al entorno cambiante, favoreciendo las competencias, los niveles de efectividad, el desempeo laboral y el crecimiento personal. La articulacin existente entre la gestin del talento humano con el SGI, est enmarcada en la armonizacin de los tres componentes: Direccionamiento Estratgico, Gerencia de Procesos y Gestin del Talento Humano, que hace coherente el planeamiento con el trabajo por procesos, el cual es ejecutado por un talento humano competente, fundamentado en una tica policial, con el fin de alcanzar una cultura institucional, esta cultura incluye la historia, la doctrina, los hroes, los ritos y ceremonias, los smbolos y la comunicacin reflejada en la gestin diaria. Todos los procesos, actividades, tareas, modelos, sistemas, procedimientos, metodologas y productos documentales y de impacto relacionadas con el Talento Humano en la Polica Nacional se gestionan a travs del proceso de Direccionamiento del Talento Humano del Mapa de Procesos Institucional, sus procesos de despliegue en todos los niveles, el desdoblamiento de estos procesos en actividades y tareas sean estas ultimas documentadas con procedimientos o descritos con cualquier otro tipo documental de los establecidos en la Institucin. 6.1. Modelo de Gestin Humana Fundamentado en Competencias7.
Es una Herramienta gerencial que articula los procesos de la administracin del talento humano a travs de los componentes de Planeacin, Gestin y Desarrollo, orientados a alcanzar desempeos exitosos y el mejoramiento de la calidad de vida del personal. El Modelo de Gestin Humana se soporta en los procesos de talento humano, donde se espera que cada uno de los factores sea productivo, por lo cual se debe trabajar de manera eficaz en el logro de los objetivos de estos procedimientos; asimismo la articulacin del proceso debe asegurar que el capital humano al aumentar sus capacidades y elevar sus aptitudes, puede entregar lo mejor de s a su trabajo y por ende aportar a la cultura de la calidad, sintindose realizado con su trabajo y la forma como es reconocido. El Modelo de Gestin Humana Fundamentado en Competencias permea todos los procesos relacionados con la administracin del talento humano en la Polica Nacional, es decir desde su ingreso hasta el retiro, all radica su importancia y magnitud. En este sentido, la implementacin del modelo para la Institucin permitir alcanzar el cambio de paradigmas en la Gestin del Talento Humano, el cual se refleja a nivel conceptual y prctico en el SGI. El proceso de Direccionamiento del Talento Humano y el Modelo contemplan una seria de sistemas crticos para el desempeo de la organizacin y son requisito de las normas de modernizacin de la gestin pblica para evidenciar la buena gestin del talento humano; entre los ms importantes estn: El Sistema de Ubicacin Laboral. El Sistema de Evaluacin del Desempeo. El Sistema de Estmulos e Incentivos. Los programas de Induccin y Reinduccin. Los procesos de Seleccin, Incorporacin. El Sistema Educativo Policial. El Sistema tico Policial. Un Sistema de Evaluacin del Desempeo efectivo debe presentar una alta correlacin entre los resultados del desempeo individual y los resultados de la evaluacin integral, concerniente a la unidad de polica a la que pertenece el servidor pblico.
El Sistema de Estmulos e Incentivos para la Polica Nacional consiste en el conjunto interrelacionado de polticas, planes, disposiciones y eventos interactantes e interrelacionados, con el propsito de optimizar la satisfaccin y productividad en el servicio del personal de la Institucin. Los incentivos para mejorar la calidad de vida laboral estn constituidos por programas y productos tangibles del Sistema de Estmulos, orientados a crear condiciones de trabajo favorables al buen desempeo, a travs de la satisfaccin de las necesidades de proteccin, manejo del tiempo libre, recreacin, promocin y prevencin de la salud, vivienda, cultura y educacin, estos elementos en conjunto promueven el desarrollo personal, familiar e institucional. Los programas de Induccin y de Reinduccin, se definen como actividades de formacin y capacitacin, dirigidos a facilitar y fortalecer la integracin del empleado a la cultura organizacional, desarrollar en ste habilidades gerenciales y de servicio pblico y suministrarle informacin necesaria para el mejor conocimiento de la funcin pblica y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodolgico flexible, integral, prctico y participativo. La induccin es un programa de socializacin mediante el cual los nuevos servidores pblicos son integrados a la Institucin, a una unidad o a un puesto de trabajo. Este programa puede tener una intensidad de horas, das o semanas segn se requiera. Esta actividad toma especial trascendencia cuando los servidores pblicos provienen de distintas regiones y/o subculturas por cuanto favorece la adaptacin al nuevo entorno y actividad. Para lograr la planeacin estratgica del talento humano como el centro de la estrategia en la Polica Nacional que genere valor agregado a la institucin, a su familia, y as mismo, aportando su conocimiento, actitud y aptitud que alcance el posicionamiento, respeto y apoyo de la comunidad a travs de resultados efectivos, eficaces y eficientes que garanticen la convivencia y seguridad ciudadana, se requiere hacer la alineacin y articulacin entre la estrategia, los procesos, la gestin humana, la tecnologa y los sistemas de informacin. Este alcance se logra cuando la Polica Nacional define en forma clara y objetiva el Plan Estratgico Institucional que en su contexto requiere la estructuracin de los mapas estratgicos de primer y segundo nivel, dentro de los cuales se tienen definidos los respectivos objetivos que dan origen a los cuadros de mando integral e iniciativas, operacionalizados con los planes de accin, es en este marco de

actuacin en donde se deriva la estrategia de Talento Humano y el nivel de despliegue, la dinmica de cumplimiento se formula de arriba hacia abajo y se mide de abajo hacia arriba, por cuanto el talento humano es el responsable de los resultados que se esperan alcanzar en la estrategia y en los procesos, como se describe en el siguiente grfico:
FORMULACINESTRATEGICA:MISIN,VISIN,MEGA MAPAESTRATEGICOINSTITUCIONAL
GarantizarlaConvivenciay Seguridadciudadana Lograrposicionamiento,respetoy apoyodelaComunidad Lograrlaparticipacin ciudadana Contribuiragarantizar gobernabilidad
RESULTADOSEFECTIVOSINSTITUCIONALES
PROCESOS GERENCIALES PROCESOS MISIONALES PROCESOSDE SOPORTE PROCESOSDE EVALUACINYMEJORA
RESULTADODELOSPROCESOS CULTURAINSTITUCIONAL COMUNICACIN DESARROLLODELIDERAZGO ADMINISTRACINDELTALENTOHUMANOYLIDERAZGO

SeleccineIncorporacin Formacin DiseoOrganizacional UbicacinLaboral SistemadeCompetencias PLANEACINDELTH IndicadoresdeDesempeo PlandeCarrera EvaluacindelDesempeo Nomina ProcedimientosdePersonal GESTIONDELTH Capacitacin SistemadeEstmuloseIncentivos Climalaboral SeguridadSocial(DISAN) BienestarSocial DESARROLLODELTH Sistemadeatencinalpersonal Sistemadeatencinaclientes
CoberturadelaEducacin Investigacin(informacin) Retencindepersonal(Sistema GestindelConocimiento deCompetencias)
TECNOLOGIAEINFORMACIN
FIGURA6:INTERACCINDELAGESTINDELTALENTOHUMANOCONLAESTRATEGIA.
El desarrollo de esta formulacin estratgica del talento humano, se determina en: el Manual de Planeacin, Manual de Calidad, proceso de Direccionamiento del Talento Humano con sus despliegues y sus desdoblamientos, y los actos administrativos adoptados para la implementacin del Modelo de Gestin Humana fundamentado en competencias, en donde se describe la estandarizacin para determinar la formulacin, estructuracin y desarrollo de: la formulacin estratgica, el Plan Estratgico, los planes de accin, la caracterizacin de los procesos y su documentacin.
CAPITULO III 7. INTERRELACIN DE LOS COMPONENTES DEL SGI
Gestin Integral
Cultura de Direccin de Talento HumanoCalidad la Grupo Gestin Humana
FIGURA7INTERRELACINDELOSCOMPONENTESDELSGI
La Institucin tiene que desarrollar una capacidad de prestacin del servicio de manera eficaz, eficiente y efectiva, para lograrlo debe planear, ordenar y controlar su actividad a travs del SGI, con sus tres componentes; que a su vez se integran por una serie de elementos que deben interactuar de manera sinrgica, interdependiente e interrelacionada para alcanzar los objetivos planeados tanto en la estrategia como en los procesos; esto se aprecia en las reas de interseccin que son vitales para forjar los elementos estratgicos. Por ser el SGI el enfoque gerencial que permite a la Polica Nacional dar respuesta con calidad y eficacia a los requerimientos de los clientes, se hace imperioso hacer realidad la gestin integral, para ello la interaccin, e interrelacin existente entre cada uno de estos componentes es fundamental, que garantice una gestin ms efectiva de la estrategia, de los procesos, de la optimizacin de los recursos, del mantenimiento y fortalecimiento de un personal competente, y del
desarrollo de la sinergia organizacional, buscando que la institucin alcance la competitividad y productividad generada por este sistema.
La gestin integral efectiva de la estrategia busca un desempeo superior de la Institucin, el proceso debe generar una forma nueva de compromiso con la misin y las prioridades para la accin del servicio policial, entonces es aqu donde se encontrar la verdadera creacin de valor, generada a travs de una mayor sensibilidad, conocimiento, entendimiento y compromiso con el entorno, con los clientes y partes interesadas con sus necesidades y expectativas.
Por consiguiente, el planeamiento estratgico se justifica solamente si se logran cambios trascendentales en las reas claves de desempeo, esto solo se podr realizar si se efecta la medicin y avance en los logros (indicadores de control) y la implementacin de las estrategias (indicadores de gestin), que desarrollada en forma amplia mantiene vivo el SGI al incitar la comunicacin e interaccin, el anlisis y toma de decisiones, caractersticas de una gestin integral. El monitoreo estratgico debe ser complementario con el monitoreo operacional, debe reflejar claramente el cumplimiento de la estrategia al medir el avance de las acciones correspondientes, por lo que no se debe limitar solo a indicadores la estrategia; los resultados alcanzados sern objeto de reconocimiento, estmulos, promocin y desarrollo, si la Institucin busca premiar logros debe hacerlo al trabajo en equipo para tener mayor coherencia con el trabajo por procesos, por cuanto el monitoreo y el reconocimiento deben focalizar los esfuerzos, promover la disciplina y la persistencia en el alcance de la estrategia, permitir el monitoreo de los resultados, la validacin de las iniciativas y su permanente ajuste. Cuando se define el planeamiento estratgico de la Polica Nacional, es imperativo garantizar el alineamiento de los elementos del SGI para asegurar su exitosa implementacin y consolidacin, es precisamente ac donde la estrategia materializa su capacidad de crear valor para los clientes.
Las experiencias adquiridas en la implantacin de sistemas en la organizacin, demuestran que el xito de un sistema no slo radica en su implementacin, sino en la necesidad de mejorarlo continuamente, estas dimensiones al interactuar garantizan la gestin integral y como efecto producen la Cultura de la Calidad, proyectando a la Institucin en forma coherente, consistente; promoviendo el

incremento de la efectividad de las actividades que ejecuta; para lograr as una actitud de cambio que se refleja en el ejemplo y el control de sus integrantes. Tal concatenacin se logra promoviendo la construccin de significados compartidos y la circulacin de informacin, en un entorno interno integrado por el conjunto de creencias, principios y valores, implcitos y explcitos, elementos que hacen parte para la consolidacin de la cultura de la calidad en la institucin y que influyen en el comportamiento de los individuos y que se orientan a la calidad. Bajo este marco de actuacin determinado por la sinergia del SGI se determinan una serie de elementos generados en cada uno de ellos, los cuales tendrn su interaccin y dentro de estos sus respectivos resultados o productos como se aprecia en la grafica siguiente:
- Sistema Educativo Policial -Plan Estratgico: Mapa Estratgico: MEGA y Objetivos, -CMI: Indicadores y Metas, Plan de Accin - Mapa de procesos -Caracterizacin de proceso, - Manual de calidad, -Manual de operaciones, -Plan de mejora continua, - Mapa de riesgos. Portafolio de productos y servicios._ -matriz de estndares asociadas a calidad
- Formulacin estratgica: Misin, visin, principios, valores, Cdigo de buen gobierno polticas institucionales, poltica y objetivos de calidad. -Planeacin estratgica
- Interiorizacin de valores, -Plan de Comunicacin, - Patrones culturales
Gestin Integral
Gestin del
- Estandarizacin de procesos - Informes de auditorias - Plan de mejora - Revisin de la alta direccin
-Modelo de gestin humana f undamentado en competencias, cargos con perf iles y competencias, -personal ubicado por perfiles y competencias, -f ormacin y capacitacin para el fortalecimiento de las competencias -Evaluacin del desempeo por competencias, sistema de estmulos e incentivos, plan de carrera, sistema de clima institucional, seguridad social, bienestar social
-Liderazgo -trabajo en equipo -Competencias humanas
FIGURA8PRODUCTOSGENERADOSPORELSGIYSUSINTERSECCIONES
Una excelente estrategia, es la que permite generar un mayor valor, que va ms all de lo que permitira hacer ms de lo mismo.
8. CULTURA DE LA CALIDAD En desarrollo del SGI encontramos que un factor fundamental es la Cultura Organizacional, definida como el conjunto de normas, hbitos y valores, que practican los individuos de una organizacin, y que hacen de esta su forma de comportamiento. Este trmino es aplicado en muchas organizaciones empresariales actualmente8. Por consiguiente una norma, aplicada a los temas de gestin, es todo lo que est escrito y aprobado, que rige a la organizacin, y que debe ser respetado por todos los integrantes de ella. Una norma debe estar escrita detalladamente en los documentos de gestin de la empresa: reglamentos, manuales, planes, programas y proyectos, entre otros. Un hbito, para efectos de gestin es lo que no est escrito, pero se acepta como norma en una organizacin. Ejemplo: cuando una persona le gusta la lectura y adquiere la costumbre de leer al menos un libro por mes, se adquiere el hbito de hacerlo por el resto de la vida, esto se convierte en caracterstica de la cultura organizacional cuando se demuestra los beneficios del hbito, para la persona, grupo y la Institucin. Un valor, es una cualidad que tiene una persona que integra la institucin. Ejemplo: responsabilidad, honradez, lealtad, honor, etc. Los valores tambin pueden ser negativos (algunos lo llaman antivalores). De igual forma dentro de la cultura juega papel prioritario el Clima Organizacional, entendido como la percepcin individual que tienen los integrantes acerca de las caractersticas o cualidades de la organizacin. Al evaluar el clima organizacional se est evaluando parte de la cultura organizacional por cuanto esta ltima es compleja de evaluar por si sola, por tal razn es muy importante conocer la cultura organizacional para: Establecer los problemas que puedan existir dentro de la institucin, con el fin de determinar estrategias o acciones que den solucin a estos problemas. Generar un trabajo en equipo, con el propsito de alcanzar los objetivos que persigue la organizacin. Detectar cuales son las necesidades del personal y satisfacerlas, a fin de motivarlos y comprometerlos con la labor que les ha sido asignada. La cultura, desde la perspectiva antropolgica, es el conjunto de creencias, principios y valores, implcitos y explcitos, condiciones influyentes en el
Amilcar Rios Reyes, Cultura Organizacional, diciembre de 1999
comportamiento del individuo y de la sociedad, comportamientos expresados en costumbres que se reflejan en el entorno, en el que habita el individuo; la cultura debe propiciar que los integrantes de la Institucin vivan los principios y valores, rodeados de un clima organizacional apropiado para la accin en la direccin marcada por la estrategia. Esta cultura se adquiere, mantiene y fortalece a medida que la Institucin resuelve exitosamente sus problemas y debilidades para mantener su supervivencia, esta puede ser moldeada a travs del trabajo de desarrollo que se realice con el talento humano, con el otorgamiento justo y equitativo de los reconocimientos y de una continua medicin objetiva de los resultados. Bajo este entendido, la Polica Nacional debe gerenciar su cultura, encargndose de crear, implementar, modificar y por supuesto gestionar los procesos institucionales. Para conseguirlo es necesario darse cuenta que la Institucin est conformada por seres humanos, quienes interactuarn creando equipos de trabajo y redes de comunicacin como primera fuente de interrelacin para luego crear una cultura. En la creacin de la cultura organizacional influyen, el liderazgo: un buen lder propiciar motivacin a su personal y generar un clima en el que los subalternos alcancen los resultados que se esperan de ellos, el estilo de direccin: mediante el estilo se moldea y define el comportamiento de las personas de la institucin, la motivacin y la estructura orgnica. Por consiguiente se observa que la cultura organizacional est marcada fuertemente por el estilo de direccin, porque constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar y orientar las acciones de la entidad, generando autoridad, confianza y demostrando capacidad gerencial. El modo o la manera que asume el nivel directivo para la conduccin de la entidad define un estilo de gestin propio que, a pesar de tener como base los principios y valores individuales de la mxima autoridad y de su nivel directivo, obliga a asumir los requisitos de tipo moral, tico, de responsabilidad, de transparencia, compromiso con el servicio pblico, conocimiento, suficiencia y capacidad gerencial necesarios para conducir la entidad en el actuar que exige la ciudadana9. En conclusin la cultura organizacional se convierte en una herramienta fundamental de la gerencia para lograr los objetivos de la organizacin y alcanzar la cultura de la calidad.
9 DepartamentoAdministrativodelaFuncinPublica,ModeloEstndardeControlInterno,,ao2005
En el tema de la calidad es importante destacar que en la Institucin los servidores pblicos son la base del SGC y sin el compromiso de ellos con la calidad, los esfuerzos del Estado en materia de modernizacin de la gestin pblica sern infructuosos, debido a que la calidad est en los seres humanos; en el hombre y la mujer polica. Igualmente es importante resaltar que la sola implementacin del Estndar NTCGP 1000:2004, no constituye la garanta de una Polica Nacional efectiva; porque la norma seala unos requisitos relativos al control de los procesos con un enfoque al usuario del Estado; esto hace necesario armonizar esta disposicin con el estndar MECI 1000:2005, estableciendo un sistema de gestin y control a travs del SGI, permitiendo al Mando Institucional mantener el seguimiento y monitoreo permanente de la Institucin, tal como se hace en el sector privado hace mucho tiempo. La Polica Nacional define la cultura de la calidad, a partir de dos dimensiones: una relacionada con las tcnicas empleadas para medir la calidad en los procesos, de acuerdo con los lineamientos trazados en la Gerencia de Procesos y la otra, referida al talento humano, a su gestin y la relacin con la Institucin, orientada al cumplimiento de los propsitos institucionales. La forma de sentir, pensar y actuar en la Institucin determina su cultura, la cual descansa en los principios y valores institucionales; que permiten orientar los esfuerzos hacia la construccin sistmica y continua de actividades, enfocadas a fortalecer el liderazgo, las competencias, las virtudes, el trabajo en equipo y el respeto mutuo; a su vez sustentan la mejora continua e incrementan la calidad en la prestacin del servicio y la satisfaccin de la comunidad. La estructura orgnica de la Institucin debe permitir cumplir la misin, alinear la conducta profesional en armona con los valores expresados, adems de disponer de las herramientas necesarias para la medicin, a fin de poder evaluar de forma objetiva la satisfaccin del cliente de acuerdo a los resultados y mejorar el servicio. La cultura de la calidad privilegia las actitudes para el aprendizaje colectivo y el compromiso, tanto en trminos individuales como organizacionales, teniendo mayor relevancia la vocacin de servicio al determinar la Convivencia y Seguridad Ciudadana como el valor ms preciado de la comunidad y el fin fundamental de la labor del servicio policial.
9. ARTICULACIN DEL SGI CON OTROS SISTEMAS. La Teora General de los Sistemas aplicada a las organizaciones y a la prctica administrativa a nivel mundial, ha experimentado cambios sustanciales en los ltimos cien aos; alimentada por las ciencias de la administracin y de la conducta. Se ha enriquecido la teora tradicional, pero no en todos los casos esa generacin del conocimiento alcanza una convergencia en los paradigmas de los conocedores de estos temas, sino ms bien una separacin sustancial generalmente determinada por el sustrato de los profesionales y equipos que generan esos nuevos conocimientos. Es as como surgi el enfoque de sistemas como base para lograr la convergencia y la unificacin de diferentes campos del conocimiento. El SGI de la Polica Nacional adems de los beneficios de cada uno de sus componentes a la gestin de la entidad, en su funcionamiento sistmico, permite comprender y armonizar mejor el funcionamiento de la Institucin. Cada sistema puede ser fraccionado en algunas de sus partes como por ejemplo si es un conjunto de procesos, actividades o tareas con un elemento en comn en: su objetivo, su alcance, su propsito o en funcin de una metodologa lgica. El SGI de la Polica Nacional est compuesto por diferentes conjuntos o partes que han sido denominados sistema (en este caso serian subsistemas del SGI), ya que conforman un todo en s mismos y son de un rango inferior todos los subsistemas del SGI; se encuentran establecidos mediante actos administrativos, dentro de los cuales se identifican: Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA. Busca fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo institucional, para lo cual debe desarrollar las siguientes polticas: desarrollo del talento humano, gestin de la calidad, democratizacin de la administracin pblica, moralizacin y transparencia en la administracin pblica y los rediseos organizacionales. Sistema de Gestin de Calidad SGC. Permite dirigir y evaluar el desempeo institucional en trminos de calidad, tomando como base los planes estratgicos y de desarrollo de las entidades, con el fin de ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades y requisitos de la ciudadana.
Sistema de Control Interno SCI. Permite articular y controlar los esfuerzos internos de la Institucin para el logro de sus objetivos y el cumplimento de la misin constitucional. Sistema de Medicin y Evaluacin de la Polica Nacional. Se fundamenta en el contexto Institucional (percepcin de la comunidad), por lo cual se encuentra enmarcado en la satisfaccin de la comunidad con el quehacer policial, porque observa efectividad en sus acciones, calidad en el servicio y mejoramiento contino de la gestin individual y colectiva. As mismo, se sustenta tanto en la evaluacin realizada por el rea de Control Interno de la Direccin General, como en la consolidacin de la cultura del autocontrol, para garantizar la transparencia y equidad requerida y los resultados de las actividades de autoevaluacin del control y de la Autoevaluacin de la gestin realizada por los dueos, responsables y ejecutores de proceso. Sistema de Gestin Documental. Tiene como objetivo principal asegurar la disponibilidad de informacin consolidada en los documentos de la Institucin. Comprende una serie de actividades relacionadas con la radicacin, el control de documentos, el control de los registros y la archivstica, pero tambin comprende una serie de productos como el Programa de Gestin Documental, el Proceso de Gestin Documental, los procedimientos de Control de Documentos y Control de Registros, la Gua de Gestin Documental, el o los manuales de Archivo y Correspondencia, Manual de Comunicaciones Oficiales y los dems requeridos para alcanzar el objetivo del sistema. Sistema de Investigacin y Desarrollo Tecnolgico. Busca fomentar y coordinar la investigacin para potenciar y aplicar el conocimiento que posee el talento humano al servicio de la Institucin y as cumplir con su misin constitucional. Sistema Educativo Policial. Es el documento donde se sintetiza los principios y objetivos expresados en la misin, las polticas para orientar las funciones de la docencia, investigacin y proyeccin social, generando calidad e identidad institucional, por lo que debe reflejarse en el pensamiento colectivo de la comunidad acadmica. Sistema de Estmulos e Incentivos. Brinda condiciones de motivacin desde un enfoque de desarrollo humano integral, que permitan el fortalecimiento de las competencias requeridas en el servicio para alcanzar desempeos policiales exitosos, y reconocer e incentivar las acciones meritorias de trascendencia institucional y social. Sistema de Intervencin para el Mejoramiento del Clima Organizacional. Permite articular los programas diseados para mejorar la calidad de vida
laboral del servidor pblico; parte de conocer y establecer el grado de satisfaccin de los funcionarios con su ambiente laboral, correlacionado con el grado de desarrollo del Modelo de Gestin Humana Fundamentado en Competencias. Sistema de Ubicacin Laboral. Es el conjunto de procedimientos, actividades y tareas que permiten al Mando Institucional a travs de actos administrativos, armonizar el dispositivo policial para atender las necesidades del servicio en trminos de seguridad y convivencia ciudadana en todo el territorio nacional, propendiendo por el equilibrio del pie de fuerza y el bienestar del Talento Humano, bajo los principios de economa, publicidad, justicia, transparencia, equidad, igualdad y oportunidad. Decisiones que llevan implcita una importante responsabilidad social ante las comunidades internas y externas que pueden alterar la percepcin de seguridad, satisfaccin y productividad de los uniformados o no uniformados. Sistema tico Policial. Orienta con sabidura y acompaamiento el quehacer del servidor pblico policial en la toma de decisiones coherentes, justas y validas, alineadas con la filosofa y las polticas institucionales. Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional. Actividades para dirigir y controlar a la Institucin en lo relativo a los riesgos que pueden generar accidentes de trabajo o enfermedades profesionales. Sistema de Gestin Ambiental. Actividades tendientes a dirigir y controlar a la Institucin en lo relativo al control operacional de los factores ambientales negativos que se generan en la operacin. La forma como interactan e interrelaciona estos subsistemas entre si y entre ellos y el SGI lo podemos observar en la siguiente grfica:
FIGURA9:SGIyLOSSISTEMASQUESEINTEGRAN
El SGI es un sistema abierto por ser altamente permeable, esto se refiere a la interaccin que el sistema recibe del medio, se dice: a mayor o menor permeabilidad del sistema, el mismo ser ms o menos abierto. La integracin de los sistemas existentes en la institucin dentro del gran sistema de gestin requiere de una gran visin, conocimiento de la organizacin y sobre todo una estructura slida del sistema implementado que permita soportar e incorporar los sistemas nuevos sin desgastar a la Polica Nacional, ni mucho menos pretender crear otro nuevo sistema de gestin. Bajo este marco, se requiere definir con precisin que los sistemas de gestin integrados son herramientas que facilitan a la organizacin la gestin, la administracin y el control de todos los procesos, es decir, es una herramienta necesaria que garantiza competitividad, genera mayor productividad y mejora la imagen corporativa, todo ello a travs de la maximizacin del control de su planeacin y organizacin y el uso de tcnicas que hagan efectiva la toma de decisiones. Por consiguiente el SGI como modelo facilita la incorporacin y desarrollo de diferentes estndares, por ello dentro de las actividades del Proceso de Direccionamiento del SGI, est incluida una actividad de diagnostico de este sistema frente a los nuevos requerimientos del Estado en materia de modernizacin de la gestin pblica, o frente a requisitos legales a fin de adoptar nuevos sistemas de gestin o control, con lo que se busca fortalecer nuestro modelo con mayor transparencia, economa, eficiencia, eficacia y efectividad contando con el apoyo de los grupos Directivo, Operativo y Evaluador del SGI.
9. BIBLIOGRAFA
AGUDELO TOBON Luis Fernando, ESCOBAR BOLVAR Jorge, Gestin por Procesos, ICONTEC. 2007. FONTALVO HERRERA Toms Jos, La Gestin Avanzada de la Calidad, Asesores del 2000. 2006. ROS GIRALDO Ricardo Mauricio, Seguimiento, Medicin, Anlisis y Mejora en los Sistemas de Gestin. ICONTEC INTERNACIONAL. 2008. PEDIC Fadil, Medicin de la Satisfaccin del Cliente Un Manual para Usuarios de la ISO 9001:2000. ICONTEC. 2004.
Elabor: Mayor LUS HUMBERTO BARRERA TOLOSA Jefe Equipo Lder Calidad MECI
Elabor: ASE02 JUDITH PEA FAJARDO Asesora Grupo Desarrollo Organizacional
Revis: Mayor JULIO CESAR SANCHEZ MOLINA Jefe de Grupo Desarrollo Organizacional
Aprob: Coronel EDGAR SANCHEZ MORALES Jefe Oficina de Planeacin

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MANUALDEOPERACIONESDELSGI.

MANUAL DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Versin 1 Junio de 2009

1. 1.1. 1.2. 1.3. 2.

TRMINOS Y DEFINICIONES DEL MANUAL. CAPITULO II

3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 4. 4.1. 4.2.

4.2.1. 4.2.2. 4.3. 4.4. 5. 5.1. 5.2. 6. 6.1.

Polica Nacional, Asges Ogesi, La Fuerza del Cambio 3, ao 1999

Cultura de Direccin de Talento HumanoCalidad la Grupo Gestin Humana

Gestin del Talento Humano

3.6. Estructura Funcional del SGI.

Cultura de Talento Direccin de Talento HumanoCalidad la Humano Grupo Gestin Humana

Cultura de Talento Direccin de Talento HumanoCalidad la Humano Grupo Gestin Humana

5.1 Modelo de Operacin por Procesos

Gestin del Talento Humano

Cultura de Talento Direccin de Talento HumanoCalidad la Humano Grupo Gestin Humana

RESULTADODELOSPROCESOS CULTURAINSTITUCIONAL COMUNICACIN DESARROLLODELIDERAZGO ADMINISTRACINDELTALENTOHUMANOYLIDERAZGO

CoberturadelaEducacin Investigacin(informacin) Retencindepersonal(Sistema GestindelConocimiento deCompetencias)

CAPITULO III 7. INTERRELACIN DE LOS COMPONENTES DEL SGI

Cultura de Direccin de Talento HumanoCalidad la Grupo Gestin Humana

Gestin del Talento Humano

- Interiorizacin de valores, -Plan de Comunicacin, - Patrones culturales

Cultura de Talento Direccin de Talento HumanoCalidad la Humano Grupo Gestin Humana

- Estandarizacin de procesos - Informes de auditorias - Plan de mejora - Revisin de la alta direccin

-Liderazgo -trabajo en equipo -Competencias humanas

Amilcar Rios Reyes, Cultura Organizacional, diciembre de 1999

Elabor: ASE02 JUDITH PEA FAJARDO Asesora Grupo Desarrollo Organizacional

Aprob: Coronel EDGAR SANCHEZ MORALES Jefe Oficina de Planeacin

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