SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TERMINOS Y CONDICIONES DE USO

SERVICIO OFFICE 365 PARA APRENDICES

(junio 7 de 2022)

por la cual se establecen términos y condiciones para el uso y aprovechamiento en los usuarios del SENA
en Formación Profesional de cuentas de correo y servicios conexos. Adscritos bajo dominio
@soy.sena.edu.co.

CONSIDERANDO

Descripción del Servicio Office 365 para Aprendices del SENA

Apreciado usuario, el ecosistema de colaboración de Microsoft 365 que ofrece el Servicio Nacional de
Aprendizaje – SENA - tiene como función principal prestar a los aprendices herramientas para
comunicación, intercambio de información y generación de valor agregado en los procesos de Formación.

Por medio de este servicio el SENA Brindara a los aprendices en formación laboral y tecnológica (auxiliar,
operario, técnico, profundización técnica, tecnólogo y especialización tecnológica) en las modalidades
presencial, virtual y a distancia, acceso a servicios de colaboración y comunicación en la nube para apoyar
y facilitar la formación del talento humano frente a la demanda el sector empresarial del país, potenciando
el uso de las TIC en los procesos formativos y desarrollando capacidades en el capital humano y el tejido
empresarial del país de acuerdo con la estrategia institucional.

El servicio por medio de las herramientas que pone a disposición de sus usuarios su misión, visión,
objetivos y las funciones que corresponden a su objeto social. Al igual que los productos, servicios,
programas y en general información relacionada con la gestión que adelanta.

El Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA - no persigue ningún lucro, ganancia o interés comercial con la
información que se gestiona en la plataforma y de los diferentes productos y servicios que son parte de
este ecosistema de colaboración, a los cuales se accede a través de http://senasofiaplus.edu.co t
https://login.microsoftonline.com .

Todos los productos y servicios que ofrece el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA -, son gratuitos y
no utiliza ningún tipo de intermediarios para acceder a ellos, por favor denuncie este tipo de
irregularidades de acuerdo con lo indicado en la sección Contacto para asuntos relacionados con términos
y condiciones.
 RESUELVE:

Términos y Condiciones

El Servicio de Microsoft Office 365 para aprendices del SENA. Tiene por objeto facilitar el flujo curricular
en general el acceso a la información del SENA como entidad pública del nivel nacional. El uso de este
servicio y su contenido está sujeto a las condiciones de uso que más adelante se expondrán. Las personas,
en adelante “Ciudadanos-Usuarios” al acceder, navegar o usar el ecosistema de Microsoft Office 365,
reconocen que han leído, entendido y se obligan a cumplir con estos términos y cumplir con todas las
leyes y reglamentos aplicables. Si el Ciudadano - Usuario no está de acuerdo con estos términos y
condiciones de uso o con cualquier disposición de la Política de Privacidad, le sugerimos que se abstenga
de acceder o navegar por este Servicio.

1. Aceptación de términos:

La prestación del servicio Office 365 para Aprendices del SENA, es de carácter libre y gratuito para los
usuarios y se rige por los términos y condiciones que se incluyen a continuación, los cuales se entienden
como conocidos y aceptados por los Ciudadanos-Usuarios del servicio, el uso de los datos personales del
usuario se encuentra sujetos a la Política de Protección de Datos personales del Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA.

El SENA se reserva el derecho de revisar y modificar de manera unilateral estos términos y condiciones de
uso o la información contenida en el servicio de Office 365 para Aprendices del SENA, en cualquier
momento sin aviso previo, mediante la actualización de este anuncio. También puede realizar mejoras o
cambios en los servicios descritos en este servicio en cualquier momento y sin previo aviso.

La información contenida en el servicio Office 365 para Aprendices del SENA es pública en los términos
señalados en la Ley 1712 de 2014. Por tanto, toda la información que se publique puede ser accedida por
cualquier persona que la requiera.

2. Derechos de Propiedad Intelectual y lineamientos de autorización

de uso sobre los contenidos

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, es titular de todos los derechos de uso sobre el software del
servicio Office 365 para Aprendices del SENA, así como de los derechos de propiedad industrial e
intelectual referidos a los contenidos que en ella se incluyan, además se reserva todos los derechos de
autor, incluidos los no mencionados en este documento.
La propiedad intelectual sobre los contenidos del servicio Office 365 para aprendices del SENA (textos,
gráficos, logos, animaciones, sonidos y bases de datos, entre otros) o bien pueden hacer parte del
patrimonio del SENA o, en su caso, su titularidad es de terceros que autorizaron el uso de estos en el
Servicio Office 365 para Aprendices del SENA o es información pública que se rige por las leyes de acceso
a la información pública colombianas. Los textos y elementos gráficos que constituyen en los servicios de
Office 365, así como su presentación y montaje, o son titularidad exclusiva del SENA o ésta ostenta los
derechos de explotación necesarios.

Algunos de los materiales del Servicio Office 365 para Aprendices del SENA portal Web pueden estar
protegidos por derechos de autor cuando así sea mencionado en el contenido. Por tanto, cualquier uso
no autorizado, así como el incumplimiento de los términos, condiciones o avisos contenidos en ella, puede
violar la normatividad nacional vigente al respecto. En todo caso El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
al hacer uso de estas imágenes hará referencia a las fuentes oficiales de las mismas.

El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Establecimiento Público del Orden Nacional, con domicilio
principal en la ciudad de Bogotá, se permite informar que en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 del
2012, por la cual se estable el ‘Régimen General de Protección de Datos’ y el Decreto Reglamentario 1377
del 2013”, demanda respetuosamente su autorización para que de manera libre, previa, clara, expresa,
voluntaria y debidamente informada permita a la Entidad recolectar, recaudar, almacenar, usar, procesar,
compilar, intercambiar con otras Entidades Públicas, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos
que serán suministrados y que se incorporen en nuestras bases de datos. Esta información es y será
utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Entidad. A título enunciativo se mencionan algunos
de los usos que se podría dar a la información:

• El aprendiz debe respetar los derechos de autor en los materiales, trabajos, proyectos y demás
documentos entregados y/o generados en el proceso formativo.

• No se permite la copia no autorizada de material protegido por derechos de autor que incluye,
sin limitarse a, digitalización y distribución de imágenes o fotografías de cualquier origen
(revistas, libros, páginas Web, etcétera), digitalización y distribución de música, audio o video,
distribución e instalación de software de los cuales ni el SENA ni el usuario tengan la licencia final
de uso.

• Se prohíbe el envío de contenido que alteren o atenten contra los derechos de cualquier persona,
empresa o institución protegidos por derechos de autor, patentes o cualquier otra forma de
propiedad intelectual.

• Intercambio de información con el Departamento de Prosperidad Social DPS de todos aquellos

jóvenes pertenecientes al programa de Jóvenes en Acción.

• Consulta de datos de identificación con la Registraduría Nacional del Estado Civil.

• Consulta de datos de identificación con la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia.

 • Reportes estadísticos de ejecución de los procesos de formación al Ministerio de Educación
Nacional.

• Intercambio de información con entidades de seguridad, control y veeduría del Estado.

• Intercambio de información con programas de empleabilidad de las Agencias Públicas de Empleo

del Estado.

• Promoción de Programas Especiales ofrecidos por el SENA para incentivar el acceso a estrategias
de formación como articulación con la educación media, ampliación de cobertura, cadenas de
formación, formación virtual y a distancia, estrategias para la disminución de la deserción
académica y programas de emprendimiento y empresarismo a través de las unidades de
emprendimiento, tecnoparques y centros de formación.

• Acceso y promoción de Programas de Formación Virtual y de Bilingüismo.

• Acceso a las convocatorias para Contratos de aprendizaje.

• Solicitud de información requerida por una autoridad competente.

Por favor recuerde que usted, como titular de datos personales, tiene derecho a:

1. Solicitar prueba de su autorización.

2. Ser informado sobre el uso que se le está dando a sus datos personales.
3. Presentar reclamaciones ante cualquier autoridad competente, en especial ante la
Superintendencia de Industria y Comercio, por la violación de las leyes y regulaciones de
protección de datos personales.
4. Revocar su autorización al procesamiento de datos personales, o a solicitar la eliminación de sus
datos personales, cuandoquiera que la autoridad competente haya determinado que las partes
autorizadas al procesamiento han violado las normas relevantes.
5. Acceder, sin ningún costo, a sus datos personales que ha sido procesados.

• El usuario acepta que el SENA inserte en todos los mensajes que se generen la siguiente cláusula
de declinación de responsabilidades:

Los servicios de @soy.sena.edu.co son soportados tecnológicamente por © Microsoft y ofrecidos por el
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA de manera gratuita a los aprendices de programas de laboral y
tecnológicos (auxiliar, operario, técnico, profundización técnica, tecnólogo y especialización tecnológica)
en las modalidades presencial, virtual y a distancia., las opiniones que contenga este mensaje son
exclusivas de su autor y no representan la opinión del Servicio Nacional de Aprendizaje o de sus
autoridades. El receptor deberá verificar posibles virus informáticos que tenga el correo o cualquier
anexo, razón por la cual el SENA no es responsable de los daños causados por cualquier virus o información
que sea transmitida en correos electrónicos de cuentas de correo @soy.sena.edu.co.
Los contenidos, textos, imágenes, archivos enviados en este mensaje son responsabilidad exclusiva del
remitente y no reflejan ni comprometen de ninguna manera a la Entidad. No se autoriza el uso de esta
herramienta para el intercambio de correos masivos, cadenas o spam, ni de mensajes ofensivos, de
carácter político, sexual o religioso, con fines de lucro, con propósitos delictivos o cualquier otro mensaje
que se considere indebido o que vaya en contra de la Ley.

3. Información y sitios Web de terceros

El servicio Office 365 para Aprendices del SENA puede contener enlaces o acceso a sitios Web y
contenidos de otras personas o entidades pero no se hace responsable de su contenido, no controla,
refrenda ni garantiza el contenido incluido en dichos sitios, tampoco se responsabiliza del
funcionamiento o accesibilidad de las páginas Web vinculadas; ni sugiere, invita o recomienda la visita
a las mismas, por lo que tampoco será responsable del resultado obtenido, incluidos los cambios o
actualizaciones realizados en el servicio enlazado o la exactitud o integridad de la información que se
proporciona allí.

En consecuencia, los “Ciudadanos-Usuarios” aceptan que El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA no

es responsable de ningún contenido, enlace asociado, recurso o servicio asociado a las aplicaciones
del servicio Office 365 para Aprendices del SENA de sitio de un tercero, ni será responsable de ninguna
pérdida o daño de cualquier tipo que se derive del uso que se realice de los contenidos de terceros.

El Office 365 para Aprendices del SENA proporciona los enlaces para su conveniencia y la existencia
de estos en nuestros sitios web no implica que el Servicio nacional de Aprendizaje apruebe o
mantenga relaciones contractuales vigentes con las organizaciones o compañías a la que se enlaza, o
a sus productos o servicios y viceversa para las organizaciones o compañías que se enlacen a los
servicios del Office 365 para Aprendices del SENA.

Aviso Legal
1. El Servicio nacional de Aprendizaje SENA, se reserva el derecho de modificar, complementar o
suspender total o parcialmente la aplicación y el contenido que se genere por el uso del servicio Office
365 para Aprendices del SENA.

2. El SENA, se reserva el derecho de cambiar los términos y condiciones de Uso en cualquier momento,
con vigencia inmediata a partir del momento que sean actualizas las aplicaciones adscritas al servicio
Office 365 para Aprendices del SENA.

3. Se considerará que los Ciudadanos-Usuario han leído y aceptado los términos y condiciones de uso para
usar, acceder, descargar, instalar, obtener o brindar información hacia las aplicaciones adscritas al servicio
Office 365 para Aprendices del SENA.

4. El Ciudadano – Usuario declara que es consciente de que el contenido insertado en las aplicaciones
adscritas al servicio Office 365 para Aprendices del SENA es de exclusiva responsabilidad de cada una de
las entidades que lo publican.
5. El uso que el Ciudadano–Usuario haga del servicio Office 365 para Aprendices del SENA queda bajo su
única responsabilidad se rechaza toda responsabilidad por la disponibilidad, oportunidad, seguridad y
calidad de las aplicaciones relacionadas u otros productos, servicios e información obtenidos a través de
estas, no somos responsables de la precisión o la fiabilidad de cualquier información o consejo transmitido
a través de ellas.

6. Los sitios vinculados por enlace a las aplicaciones del servicio Office 365 para Aprendices del SENA no
están sometidos al control del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, por lo que ésta no se responsabiliza
del contenido de sitios vinculados ni de enlaces incluidos en estas.

Derechos, deberes y prohibiciones de los ciudadanos - usuarios

• El Ciudadano–Usuario se obliga a no introducir en las aplicaciones del servicio Office 365 para
Aprendices del SENA, información de carácter ofensivo o agraviante o que contenga amenazas, u
otros programas perjudiciales o mecanismos para captar o distorsionar información contenida en
las aplicaciones del servicio.

• El Ciudadano–Usuario no podrá cargar, publicar, enviar mensaje de correo electrónico, transmitir

o de otro modo proporcionar contenido ilícito, nocivo, abusivo, hostil, difamatorio,
discriminatorio, vulgar e injurioso, o cargar contenidos que puedan generar dificultades en la
operación del servicio Office 365 para Aprendices del SENA.

• Usuario - ciudadano se abstendrá de realizar declaraciones falsas o de otro modo erróneas de su

vinculación con una persona física o jurídica o almacenar datos personales o de otros usuarios
con los fines descritos como prohibición en el enunciado anterior.

• Es responsabilidad de cada usuario tener copias de respaldo (backups) de la información de los

mensajes de sus carpetas de correo, agenda de direcciones electrónicas, e información contenida
en la plataforma.

• Es obligatorio el uso frecuente de la cuenta @soy.sena.edu.co., dado que su falta de uso puede
conllevar su suspensión o eliminación por parte de la Entidad.

• El usuario debe asegurarse de cambiar de manera periódica su contraseña a través de los servicios
de Sofia, por lo menos una vez al mes, de manera que garantice la seguridad y privacidad de su
información.

• No es permitido que el usuario oculte su identidad, asuma la identidad de otra persona, y utilice
el correo electrónico o servicios de otro usuario sin estar debidamente autorizado.

• Un aprendiz en estado “en formación” en programas laboral y tecnológico en las modalidades

presencial, virtual y a distancia recibe la licencia Microsoft 365 A5 for students use Benefit una
vez finalice el ciclo de formación y se certifique el aprendiz, la licencia cambia a A1 plus for student
 y se mantendrá durante un año. El aprendiz acepta que este es un servicio que se presta
temporalmente mientras se encuentra vigente en un programa de formación con las condiciones
ya establecidas.

• Aprendices con ciclo de formación finalizado (egresados) o aprendices aplazados reciben la

licencia Office 365 A1 Plus for students durante un año. Finalizado este período, la cuenta será
desactivada, previa información al usuario para que realice las acciones de backup que considere.

• El licenciamiento A1 for Student será asignado a definición y necesidad del Sena para programas
especiales.

• Antes de enviar el mensaje, el usuario debe revisar el texto que lo compone y así como los
destinatarios, con el fin de corregir posibles errores de ortografía, forma y contenido.

• No se deben enviar a través de los servicios ofrecidos bajo el dominio @soy.sena.edu.co virus
informáticos o programas de uso mal intencionado, o que violen términos de licenciamiento de
terceros. El SENA no se hará responsable de los daños causados por cualquier virus o información
que sea transmitida por las cuentas @soy.sena.edu.co.

• Toda información personal que se registre al momento de la creación y configuración de la cuenta

@soy.sena.edu.co debe ser verídica, evitando incluir datos falsos o simulados. La inclusión de
este tipo de información puede conllevar la suspensión y/o eliminación definitiva de la cuenta.

Aviso de privacidad
De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y los deberes
contenidos en la Ley 1581 de 2012 o las normas que las modifiquen, deroguen o subroguen, el servicio
Office 365 para Aprendices del SENA (@soy.sena.edu.co), adopta la política de tratamiento de datos
personales del Servicio Nacional de Aprendizaje, con el objeto de proteger la privacidad de la información
personal que obtenga o llegare a obtener a través de este, al igual que preservar la confidencialidad,
seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de esta información que reposa en
sus bases de datos. Al utilizar el servicio Office 365 para Aprendices del SENA (@soy.sena.edu.co), usted
reconoce y acepta que el servicio y sus aplicaciones adscritas pueden acceder a la información de su
cuenta, y preservarla, así como divulgar cualquier contenido asociado a dicha cuenta, si fuese necesario
por razones legales, o bien si se considera de buena fe que el acceso, la conservación o la divulgación de
dichos datos es razonablemente necesario para: (a) cumplir con leyes, regulaciones, procesos legales o
solicitudes gubernamentales exigibles, (b) aplicar las Condiciones, incluida la investigación de posibles
infracciones de las mismas, (c) detectar, prevenir o de cualquier modo abordar casos o situaciones de
fraude, seguridad o cuestiones técnicas (incluyendo, sin limitarse a ello, el filtro de spam) o (d) proteger
contra todo daño inminente los derechos, propiedad o seguridad del Servicio Nacional de Aprendizaje,
sus usuarios y el público en la manera prevista o permitida por la ley. El SENA informa al Ciudadano–
Usuario que la información solicitada y otorgada de manera libre y voluntaria por el Ciudadano–Usuario
tiene como finalidad llevar el registro de participación ciudadana, el futuro envió de información
relacionada con la prestación de los servicios académicos que ofrece el SENA, enviar notificaciones de
actualización de este de acuerdo con los intereses indicados por el usuario al momento de registrarse.

El Servicio nacional de Aprendizaje SENA se reserva el derecho a distribuir el Contenido que usted envíe,
publique o muestre a través del servicio Office 365 para Aprendices del SENA (@soy.sena.edu.co), así
como a utilizarlo en relación con cualquier otro servicio ofrecido por el SENA. Para conocer más sobre la
política de tratamiento de datos personales, lo invitamos a ingresar al sitio web

1640727966_DO-POL-006Politicadeprotecciondedatospersonales.pdf.pdf (sena.edu.co)

donde se encuentra presentada, publicada y aprobada ante el Comité Institucional de Gestión y

Desempeño de la Entidad. Teniendo en cuenta el ACUERDO 13 DE 2019, por medio del cual se aprueba la
Política General de Protección de Datos Personales en el SENA, y se dictan otras disposiciones. En su
ARTÍCULO 14. REVISIÓN. La Política General de Seguridad de la Información y Protección de Datos
Personales será revisada anualmente o antes, en el caso que amerite su modificación.

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se reserva el derecho de modificar las políticas de

Confidencialidad y Protección de Datos que a continuación se detallan a fin de adaptarlas a nuevos
requerimientos legislativos, jurisprudenciales, técnicos o todos aquellos que le permitan brindar mejores
y más oportunos servicios y contenidos informativos, por lo cual se aconseja revisar estas normas
periódicamente. Igualmente, se reserva el derecho a rechazar la admisión, publicación o transmisión de
cualquier contenido a su discreción.

Así mismo se dispone que:

• La utilización de la cuenta @soy.sena.edu.co debe tener fines estrictamente relacionados con los
procesos de formación de la Entidad y de comunicación entre aprendices, instructores y la
Entidad, o entre la Entidad y sus egresados. Por tratarse de un servicio administrado por el SENA,
no podrá ser utilizado por terceros.

• El uso inapropiado de los recursos tecnológicos puede exponer al SENA a riesgos como ataque de
virus, compromiso de las redes, sistemas y bases de datos, problemas de índole jurídico
regionales, nacionales e internacionales. Por esta razón, el usuario responsable del mal uso
deberá responder ante la Entidad y las autoridades competentes por los daños y perjuicios que
se generen.

• El SENA en ningún caso será responsable por los perjuicios o consecuencias, directas o indirectas,
derivados de la interpretación o mal uso de los Servicios de @soy.sena.edu.co., razón por la cual,
el uso de los servicios de MISENA es de exclusiva responsabilidad de los aprendices e instructores,
y de funcionarios y/o contratistas y en general de usuarios que cuenten con una cuenta de correo
@soy.sena.edu.co. para procesos administrativos. Así mismo, el SENA no será responsable por
el uso inapropiado de la información contenida en las cuentas de correo @soy.sena.edu.co.
Política de seguridad y privacidad de la Información
La información que se publica servicio Office 365 para Aprendices del SENA (@soy.sena.edu.co)
es suministrada por Microsoft Colombia que conforman los diferentes servicios y aplicaciones del
ecosistema de colaboración y productividad, las cuales se deben abstener de publicar información
clasificada como pública clasificada o publica reservada que generen, obtengan, adquieran,
transformen o controlen con ocasión de la información que solicite o llegare a solicitar. En
aquellos casos en los cuales el Ciudadano–Usuario publique libre y voluntariamente en el servicio
Office 365 para Aprendices del SENA (@soy.sena.edu.co) cualquier información adicional a la
solicitada que tenga el carácter de clasificada, se entenderá que ha consentido la revelación de
esta en los términos señalados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014. En el mismo sentido, si la
información que sea publicada por las entidades es sujeta a reserva o clasificada, los usuarios
deberán hacer las reclamaciones respectivas ante las entidades que indicaron dicha información
en los términos señalados en la Ley 1712 de 2014.

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA a través del servicio Office 365 para Aprendices
(@soy.sena.edu.co) recopilara la información conforme a lo señalado por la Ley 1712 de 2014 en
lo relacionado con información reservada y clasificada. Es posible que la información que
recopilamos en nuestro servicio web (por ejemplo: el nombre del dominio, las búsquedas
realizadas, las páginas visitadas y la duración de la sesión del usuario) se combinen para analizar
estadísticamente el tráfico y nivel de utilización del servicio Office 365 para Aprendices
(@soy.sena.edu.co). Esta información se recopila para mejorar el rendimiento de nuestras
plataformas.

Algunas aplicaciones adscritas al servicio Office 365 para Aprendices (@soy.sena.edu.co) pueden
utilizar cookies para preservar la información de sesión y guardar las características del
navegador. Las cookies no se utilizan para acceder a información personal ni para controlar sus
acciones. Las cookies utilizadas por el servicio Office 365 para Aprendices (@soy.sena.edu.co) son
ficheros enviados a un navegador por medio de un servidor web para registrar las actividades del
usuario en la página y permitirle una navegación más fluida y personalizada. El usuario tiene la
posibilidad de configurar su navegador para impedir la entrada de éstas, bloquearlas o, en su caso,
eliminarlas. Para utilizar estos servicios a nivel Web, no resulta necesario que el usuario permita
la descarga o instalación de cookies.

Para conocer más sobre la política de Seguridad del SENA, lo invitamos a ingresar al sitio web

1640303125_DO-POL-
001_POLITICADESEGURIDADYPRIVACIDADDELAINFORMACIONv03.docx.pdf (sena.edu.co)

Donde se encuentra presentada, publicada y aprobada ante el Comité Institucional de Gestión y

Desempeño de la Entidad. Teniendo en cuenta el ACUERDO 13 DE 2019, por medio del cual se
aprueba la Política General de Seguridad y privacidad de la Información en el SENA, y se dictan
otras disposiciones. En su ARTÍCULO 14. REVISIÓN. La Política General de Seguridad de la
Información será revisada anualmente o antes, en el caso que amerite su modificación.
 El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se reserva el derecho de modificar las políticas de
Confidencialidad y Protección de Datos que a continuación se detallan a fin de adaptarlas a nuevos
requerimientos legislativos, jurisprudenciales, técnicos o todos aquellos que le permitan brindar
mejores y más oportunos servicios y contenidos informativos, por lo cual se aconseja revisar estas
normas periódicamente. Igualmente, se reserva el derecho a rechazar la admisión, publicación o
transmisión de cualquier contenido a su discreción.

Condiciones, Alcances y limites en el uso

Los Servicios y aplicaciones brindados bajo las cuentas con dominio @soy.sena.edu.co. son un beneficio
ofrecido de manera gratuita a los aprendices de programas de formación laboral y tecnológica (auxiliar,
operario, técnico, profundización técnica, tecnólogo y especialización tecnológica) en las modalidades
presencial, virtual y a distancia. El uso que se haga de este servicio y sus herramientas debe ser orientado
hacia la comunicación, intercambio de información y generación de valor agregado en los procesos de
Formación. En ningún momento se autoriza el uso de las aplicaciones @soy.sena.edu.co. para propósitos
diferentes al educativo, por lo cual, el propietario de la cuenta será responsable de la información
contenida y en el uso que haga de la cuenta que le haya sido asignada. El Servicio de Microsoft 365 incluye
aplicaciones de correo, mensajería instantánea, almacenamiento en nube y demás aplicaciones de la
plataforma que el Sena disponga para los aprendices.

Correo Electrónico
• El correo electrónico es una herramienta de comunicación que se dispone como complemento al
proceso de formación y aprendizaje del aprendiz, se brinda a través de la aplicación Outlook y
tiene las siguientes condiciones, alcance y límites de uso:

o La cuenta de correo electrónico @soy.sena.edu.co es institucional y de uso

exclusivamente para fines educativos, académicos y/o de investigación.

o Respetar las cuentas de correo de otros usuarios durante la comunicación o interacción

que se tenga.

o El usuario debe asegurarse de establecer una contraseña segura, la cual debe tener como
mínimo una longitud de 7 caracteres, 5 números, incluir mayúsculas y minúsculas. El
usuario no debe compartir ni su usuario y contraseña con otras personas. El buen uso del
correo y sus herramientas está bajo total responsabilidad del propietario de la cuenta.

o No enviar, reenviar ni responder mensajes de tipo “spam”, cadenas de correo o cualquier

otro esquema de "pirámide" de mensajes, intercambio de correos masivos, mensajes
ofensivos o discriminatorios hacia usuarios internos o externos de la Entidad, contenido
de tipo político, sexual, religioso, con propósitos delictivos o cualquier otro mensaje que
se considere indebido o que vaya en contra de la Ley.
o No enviar ni responder cadenas de mensajes sospechosos que pretendan recolectar
información sensible del usuario, para evitar ser una víctima de phishing.

o Se prohíbe el envío de mensajes masivos que comprometan la reputación u honra de la

Entidad o de alguno de sus miembros.

o Queda prohibido el envío de mensajes para cualquier tipo de actividad ilegal de

cualquiera índole, lo anterior, acarreara las sanciones penales correspondientes.

o No es correcto enviar correo electrónico y/o mensajes a personas que no deseen

recibirlo. Si le solicitan detener esta práctica, se deberá actuar de inmediato. Si el SENA
recibe quejas, denuncias o reclamaciones por estas prácticas, se tomarán las medidas
adecuadas, las cuales son discreción de la Entidad.

o El servicio de correo ofrecido bajo las cuentas @soy.sena.edu.co. no pueden ser

utilizadas para generar contenidos o herramientas con fines de lucro personal,
comerciales o financieros. Tampoco para promocionar productos, sitios web o servicios
ajenos a la actividad académica.

o Las cuentas de correo @soy.sena.edu.co. no deben ser utilizadas para efectos de plagio
de actividades académicas

o Los usuarios de las cuentas @soy.sena.edu.co. no deben leer correo ajeno ni generar o
enviar correos electrónicos a nombre de otra persona sin autorización o suplantándola.

o Se prohíbe el uso de los servicios de correos a través de las cuentas @soy.sena.edu.co.

con el fin de realizar cualquier tipo de acoso, difamación, calumnia, con intención de
intimidar, insultar o cualquier otra forma de actividad hostil.

o El usuario no debe subscribirse a listas de pornografía o listas comerciales que generan

correo electrónico no deseado.

o Los usuarios con cuentas de @soy.sena.edu.co. no deben utilizar el presente dominio con
la finalidad de efectuar procedimientos de registro de datos vía web, cuya finalidad sea
la descarga directa o acceso a software y/o servicios de tipo propietario, gratis, trial,
warez, temporal, etc. Sin la debida autorización de dicho servicio por parte de la Entidad.

o Utilizar siempre el campo "asunto" a fin de resumir el tema del mensaje.

o Se recomienda enviar mensajes para máximo 50 destinatarios por correo.

o Se recomienda enviar mensajes para máximo 20 MB en archivos adjuntos por mensaje.

Enviar mensajes a más destinatarios o con peso más grande, puede ocasionar que el
 mensaje no llegue a su destinatario o implicarlo en la inclusión en listas de correo no
deseado.

o La capacidad para el servicio del Buzón en cada cuenta de correo electrónico habilitada
será de 50 GB.

o Los usuarios que cuenten con licenciamiento A5 y A1 PLus pueden descargar la aplicación
de Outlook para escritorio.

o Usuarios con licencia A1 pueden utilizar la versión de Outlook en Web.

o El uso del calendario debe ser únicamente para fines académicos.

Herramientas de Mensajería
La plataforma utiliza Microsoft Teams como la herramienta de mensajería instantánea que permitirá tener
una comunicación fluida entre instructores y aprendices y tiene las siguientes condiciones, alcance y
límites de uso:

• La cuenta de Teams con domino @soy.sena.edu.co es de uso institucional y exclusivamente para

fines educativos, académicos y/o de investigación.

• La comunicación con otros usuarios debe ser respetuosa en todo momento que se tenga
interacción directa o indirecta.

• No enviar, reenviar ni responder mensajes de tipo “spam”, cadenas o cualquier otro esquema de
"pirámide" de mensajes.

• Se deben evitar mensajes ofensivos o discriminatorios hacia usuarios internos o externos de la

entidad, contenido de tipo político, sexual, religioso, con propósitos delictivos o cualquier otro
mensaje que se considere indebido o que vaya en contra de la Ley.

• No enviar ni responder cadenas de mensajes sospechosos que pretendan recolectar información

sensible del usuario, para evitar ser una víctima de phishing.

• Se prohíbe el envío de mensajes masivos que comprometan la reputación u honra de la Entidad

o de alguno de sus miembros.

• Se prohíbe el uso de los servicios de Teams a través de las cuentas @soy.sena.edu.co. con el fin
de realizar cualquier tipo de acoso, difamación, calumnia, con intención de intimidar, insultar o
cualquier otra forma de actividad hostil.
• El usuario se debe abstener en lo posible de escribir o responder mensajes de correo o Teams
con letras mayúsculas, ya que su uso generalizado puede ser mal visto por otros usuarios.

• Un equipo de Teams debe ser para uno netamente académico, las aplicaciones incluidas en los
grupos tipo académicos sirven como complemento al aprendizaje, sin embargo, la fuente
principal para la interacción de trabajos y notas debe ser el LMS habilitado por el SENA.

• Las conversaciones en grupo deben ser para fines académicos y se recomienda no sobrepasar
150 miembros en la conversación.

• Un mensaje de Chat debe tener un tamaño máximo de 28 KB; es un límite aproximado, ya que
incluye el mensaje en sí (texto, vínculos a imágenes, etc.), las @menciones y las reacciones.

• Una llamada directa (no programada por calendario) puede agregar hasta 20 usuarios.

• Únicamente se pueden enviar hasta 10 archivos adjuntos por mensaje.

• Un usuario puede ser miembro de hasta 1000 equipos.

• Un equipo puede tener hasta 100 propietarios.

• Se recomienda un límite máximo de 23.000 miembros por equipo.

• Un Canal privado dentro de un equipo puede tener hasta 250 miembros.

• Los equipos y canales deben tener nombres relacionados al fin para el cual fueron creados, no
están permitidos caracteres especiales en el nombre

• Las grabaciones de las reuniones realizadas en Teams quedaran almacenadas en el OneDrive del
usuario que inicié la grabación, el almacenamiento de está dependerá del espacio disponible para
ese usuario.

• Se pueden realizar reuniones de hasta 1000 personas con interacción.

• El vinculo de una reunión programada expira 60 días después de la ocurrencia de la reunión.

• El evento en directo puede realizarse para 10.000 asistentes y solo será habilitado por decisión
del Sena ya que esté tipo de reuniones tiene limitantes a nivel de institución

• Se debe evitar crear grupos de conversaciones en Teams con personas que no deseen pertenecer
al grupo, el uso de este debe ser netamente para fines académicos.

• Todo equipo creado en Teams tendrá un espacio en Sharepoint, la capacidad de almacenamiento

dependerá de las limitaciones en el mismo.
 • Un Bloc de notas de clase puede ser utilizado hasta por 300 usuarios.

• El modulo de tareas para cada equipo de clase es de hasta 300 usuarios, razón por la cual se
recomienda el uso de esté como actividad complementaria, siendo el LMS la principal
herramienta para esté fin.

• Se puede ejecutar Team a través del navegador o descargando aplicación de escritorio o móvil.

• Funcionalidades como dar o solicitar control están limitadas únicamente al uso a través de
aplicación de escritorio.

• Toda grabación de una reunión se debe realizar siendo anunciada a los demás participantes y dar
inicio a ella si nadie está en desacuerdo.

Herramientas de Almacenamiento:
Los servicios dispuestos por la plataforma para almacenar y compartir archivos en línea son OneDrive y
SharePoint, estás herramientas se ponen a disposición del aprendiz con fines netamente educativos con
el fin de apoyar y complementar su proceso de aprendizaje y las cuales tiene las siguientes condiciones,
alcance y límites de uso:

• El uso de OneDrive está destinado para fines educativos, académicos y/o de investigación., se
prohíbe utilizar este medio de almacenamiento para uso personal, comerciales o financieros

• OneDrive es considerado como un espacio del aprendiz y para el aprendiz, toda información que
se comparta desde aquí debe realizarse con personas específicas.

• La información guardada en OneDrive y SharePoint es únicamente para fines educativos

asociados al proceso de aprendizaje.

• Los aprendices cuentan con un limite de almacenamiento de 1TB, del cual el aprendiz es
responsable de su uso y depuración.

• SharePoint en una herramienta de almacenamiento compartido, orientado a la comunidad, su

limite es variable dependiendo de la cantidad de usuarios activos y es administrado por el SENA.
• Los equipos de Teams consumen espacio de SharePoint.

• Al utilizar el cliente de escritorio la sincronización de OneDrive y SharePoint es responsabilidad

del estudiante, se debe validar que el agente no genere errores, así como tener presente que al
eliminar un archivo sincronizado esté se elimina de la nube y demás equipos sincronizados.

• Se debe limitar el uso de archivos compartidos al interior de la organización

• Cargar archivos en nube tiene un limite de 250 GB en el tamaño del archivo.

• No se generan vistas previas PDF para archivos de más de 100 MB.

• Hay un límite de 50.000 elementos que se pueden compartir en una carpeta y en cualquier
subcarpeta.

• Los archivos TMP temporales no se sincronizarán con OneDrive.

• Estos nombres no están permitidos para archivos o carpetas: .lock, CON, PRN, AUX, NUL, COM0 -
COM9, LPT0 - LPT9, _vti_, desktop.ini, cualquier nombre de archivo a partir de ~$.

• Los archivos que usa el equipo local, como desktop.ini en Windows o .ds_store en macOS,
normalmente no se sincronizan. Si estos archivos se cargan en OneDrive durante una migración,
elaplicación de sincronización eliminará la copia en la nube y dejará la copia local.

• No puede sincronizar la vista Compartido conmigo agrupando archivos desde un OneDrive para
el trabajo o la escuela web.

• Los servidores proxy autenticados no son compatibles con OneDrive.

• Si ve el mensaje de error "La configuración de proxy requiere autenticación" o el código de error

0x8004de42 al intentar iniciar sesión en OneDrive, compruebe que no está usando un proxy
autenticado para conectarse a OneDrive.

• Hay límites en el número de cuentas que se pueden firmar y sincronizar simultáneamente. Cada
dispositivo tiene permitido un máximo de un OneDrive para la cuenta de hogar y nueve OneDrive
para cuentas de trabajo o escuela. En el caso de los dispositivos MacOS, solo una sola cuenta
empresarial de la misma organización puede estar sincronizada en un momento determinado.

• La ruta de acceso de archivo descodificada completa, incluido el nombre de archivo, no puede

contener más de 400 caracteres para OneDrive, OneDrive para el trabajo o la escuela y SharePoint
en Microsoft 365. El límite se aplica a la combinación de la ruta de acceso de carpeta y el nombre
de archivo después de la decodificación.

• OneDrive requiere una cuenta de Microsoft activa o una cuenta profesional o educativa. El PC
también debe contar con determinados sistemas operativos y los requisitos del sistema de
archivos. Obtén más información sobre los requisitos del sistema de OneDrive

• No está permitido el almacenamiento o compartir de material dañino ofensivo, discriminatorios

hacia usuarios internos o externos de la entidad, contenido de tipo político, sexual, religioso, que
induzca a la prostitución o vulneración de los derechos de los menores de edad con propósitos
delictivos o cualquier otro mensaje que se considere indebido o que vaya en contra de la Ley.
 • OneDrive cuenta con una papelera en la cual permanecen los archivos hasta 30 días después de
su eliminación con posibilidad de restaurar, en caso de eliminar el archivo de la papelera esté no
estará disponible para recuperar.
• Restricciones y limitaciones de OneDrive se relacionan en el siguiente archivo Restricciones y
limitaciones en OneDrive y SharePoint (microsoft.com)

Otras Herramientas y condiciones generales:

Las licencias de Microsoft que el SENA dispone para sus aprendices son para ser usadas específicamente
en apoyo a su proceso de aprendizaje, las herramientas que el SENA habilite o deshabilite para sus
usuarios se realizaran de acuerdo con las capacidades de la plataforma y de acuerdo con el criterio que
determine la entidad. El buen uso de todas las herramientas de colaboración se debe dar bajo los términos
de respetos y sin sobrepasar los limites establecidos por la ley y el reglamento del aprendiz.

• Usar las herramientas y los contenidos se debe realizar de forma diligente, correcta y lícita.

• No suprimir, eludir, o manipular el copyright (derechos de autor) y demás datos que identifican
los derechos del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA.

• No emplear los contenidos y, en particular, la información de cualquier otra clase obtenida a

través del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA - o de los servicios, productos y programas
para emitir publicidad. El Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA - no será responsable por el
uso indebido que hagan los usuarios de las herramientas y los contenidos entregados por el SENA
para su proceso de aprendizaje.

• Estas condiciones serán gobernadas por las leyes de la República de Colombia, en los aspectos
que no estén expresamente regulados en ellas.

• La prestación del servicio de Microsoft 365 tiene una duración indefinida. Sin embargo, la entidad
podrá dar por terminada o suspender la prestación de este servicio en cualquier momento. En
caso de que se llegue a presentar esta situación, el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA -
informará previamente sobre el hecho, para evitar mayores traumatismos.

Alcance y límites de la responsabilidad del Servicio Nacional de

Aprendizaje SENA

• En todo caso y sin excepción, cada usuario estará registrado con una única cuenta
@soy.sena.edu.co., por lo cual no es procedente la creación de cuentas de carácter genérico, con
excepción de las cuentas de soporte técnico que la Oficina de Sistemas del SENA defina.
 • La entrega de la cuenta de O365 a los aprendices se realizará bajo las condiciones descritas en la
siguiente tabla y aplicará para los aprendices que hayan iniciado su formación en el Ciclo I 2021
y ciclos subsiguientes. El SENA como institución tiene la potestad de modificar la distribución y
uso de licenciamiento acorde a la necesidad del momento en cuanto a tipo de licencia asignada
a los aprendices y la duración con la que el aprendiz va a tener el licenciamiento:
Tipo de Licencia Usuario Final
Microsoft 365 A5 for students Aprendices en estado “en formación” en programas laboral y tecnológico en las modalidades
use benefit presencial, virtual y a distancia.
Una vez finalice el ciclo de formación y se certifique el aprendiz, la licencia cambia a A1 plus
for student y se mantendrá durante un año.

Otros casos en los que se puede dar por finalizado el servicio de colaboración con las
licencias Microsoft 365 A5 son:

o Retiro voluntario (se retira la licencia).

Office 365 A1 Plus for
students
Office 365 A1 for students
o Aplazado (se asignará licencia A1).
o Cancelado académico (se retira la licencia).
Aprendices con ciclo de formación finalizado (egresados) o aprendices aplazados con
acceso a esté beneficio durante un año.
Asignación a definición y necesidad del Sena para programas especiales.

• Todos los datos relacionados a la información del usuario están almacenados en un servidor del
SENA en Colombia, lugar donde están custodiados con mecanismos avanzados de seguridad
informática, con el objetivo de evitar el acceso no autorizado por parte de terceros a su
información.

• Los servicios de correo, Teams y OneDrive bajos el dominio @soy.sena.edu.co. puede ser
configuradas en dispositivos móviles, sin embargo, es responsabilidad de cada usuario hacerlo en
un dispositivo de uso exclusivamente personal.

• El beneficio de la Descarga de office se dará únicamente para los usuarios que tengan las licencias
tipo A5 y A1 Plus que permiten y el uso de este software será netamente para uso personal y de
fines académicos, se prohíbe la comercialización de este.

• Toda información o contenido que sea transmitido por las cuentas @soy.sena.edu.co., son
responsabilidad exclusiva del propietario de la cuenta, por lo que dichos contenidos no reflejan
la opinión del SENA ni comprometen de ninguna manera a la Entidad.

• El SENA no será responsable por ningún daño directo e indirecto, que incluya sin limitaciones,
daños por pérdida de datos u otras pérdidas tangibles o intangibles.

• El SENA, en caso de uso no permitido del correo electrónico, suministrará la información del
usuario al ente de control y vigilancia que lo requiera para algún tipo de investigación por uso no
apropiado del servicio.
Contacto para asuntos relacionados con términos y condiciones

De acuerdo con el Estatuto de la formación profesional del SENA (Acuerdo 008 de 1997), la Formación
profesional integral gratuita que imparte el SENA, se orienta al desarrollo de conocimientos técnicos,
tecnológicos y de actitudes y de valores para la convivencia social, que le permiten a la persona
desempeñarse en una actividad productiva. Esta formación implica el dominio operacional e instrumental
de una ocupación determinada, la apropiación de un saber técnico y tecnológico integrado a ella, y la
capacidad de adaptación dinámica a los cambios constantes de la productividad; la persona así formada
es capaz de integrar tecnologías, moverse en la estructura ocupacional, plantear y solucionar
creativamente los problemas y saber hacer en forma eficaz. La persona que recibe la Formación
profesional integral del SENA se certifica en competencias.

Por lo anterior lo anterior se indica que se podrá radicar, hacer seguimiento y consultar según la gravedad
del evento o novedad sobre el servicio Office 365 para Aprendices (@soy.sena.edu.co), mediante opinión
del usuario, resolver sus dudas y atender sus quejas y sugerencias. A través del Sistema (Peticiones,
Quejas, Reclamos y sugerencias) del SENA. Para conocer más sobre como efectuar dicho contacto, lo
invitamos a ingresar al sitio web para Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias en:

https://www.sena.edu.co/es-co/ciudadano/Paginas/pqrs.aspx, así mismo puede conocer nuestros

canales de atención en:

https://www.sena.edu.co/es-co/transparencia/Paginas/mecanismosContacto.aspx

Recuerde que NO se permite prestar u ofrecer la cuenta @soy.sena.edu.co. a personas no autorizadas.

La cuenta es exclusiva del aprendiz o instructor y es intransferible. De llegar a presentarse este tipo de
situaciones el SENA tomará las medidas necesarias.

Reglamento del Aprendiz

La Comunidad Educativa en la Formación Profesional Integral participan diferentes actores, cada uno de
los cuales conoce y ejerce su rol dentro del proceso de formación profesional integral en el diseño,
desarrollo y ejecución de la misma, entre los cuales están: los aprendices, instructores, personal
administrativo y de apoyo, directivos y por extensión dentro del proceso formativo, la familia o
acudientes, egresados, gremios de la producción, empresarios, instituciones educativas y representantes
de los trabajadores, de los sectores económicos, la sociedad y del sistema nacional de ciencia, tecnología
e innovación así como cooperantes internacionales. El correcto uso de todas las herramientas que dispone
el SENA para apoyar el proceso de aprendizaje de la Comunidad Educativa se describe el REGLAMENTO
DEL APRENDIZ DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA. Para conocer más sobre este
reglamento, lo invitamos a consultarlo en:
Reglamento_del_Aprendiz_del_Servicio_Nacional_de_Aprendizaje–SENA.pdf y las leyes Colombianas.
Ley y jurisdicción aplicable
Las condiciones generales que regulan el uso del servicio Office 365 para Aprendices (@soy.sena.edu.co)
se rigen por las leyes de la República de Colombia.

Cualquier disputa o conflicto que se genere entre el Usuario y el Servicio nacional de Aprendizaje SENA,
por el ingreso y/o uso de los servicios que allí se prestan, se llevará ante los jueces de la República de
Colombia y será resuelto de acuerdo con las leyes de la República de Colombia sin tener efecto el conflicto
con otras leyes de otros países o su estado de residencia actual.

Si, por alguna razón, la corte de la Jurisdicción competente considera inaplicable alguna cláusula o parte
de las Condiciones señaladas en los términos y condiciones señalados en alguna parte del presente
documento el resto de las condiciones generales conservan su fuerza obligatoria, carácter vinculante y
continuarán aplicándose en su total efecto.

Para cualquier efecto legal o judicial, el lugar de las presentes condiciones es la ciudad de Bogotá,
República de Colombia, y cualquier controversia que surja de su interpretación o aplicación se someterá
a los jueces de la República de Colombia.

Crédito editorial: LMspencer / Shuttertock.com

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., al 7 de junio de 2022. El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA a través de la
Dirección de Formación Profesional Integral, Dra, Nidia Jeannette Gomez Perez y la Gestión de Tecnologías
de la información y las Comunicaciones, Ing. Hernan Guiovanni Rios Linares.