SEGUIMIENTO

APLICACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CONVALIDADAS

FECHA: CENTRO DE GESTIÓN: REALIZADO POR:

ÍTEM ACTIVIDADES SITUACIÓN ENCONTRADA SI NO RECOMENDACIONES

En soporte físico.
Los archivos de gestión de la vigencia 2019
se han organizado de acuerdo con la Tabla En aplicativo Orfeo.
1. de Retención Documental convalidada.

En Unidad de Red G://.

DOCUMENTOS EN SOPORTE FÍSICO

Los expedientes están matriculados.

Los documentos están foliados en el extremo superior

derecho.
El primer documento en el expediente es el de fecha más
antigua.
El último documento en el expediente es el de fecha más
reciente.

El gancho legajador se coloca de la forma adecuada.

Lo documentos en el expediente están libres de material

metálico o protegidos de este material (ganchos cosedora y
clips).

Los soportes de información diferentes a papel (CD,DVD,

USB, Otro), se encuentran en el aplicativo Orfeo o en la
Unidad de Red G:// para asegurar la permanencia de la
información.

Los archivos en soporte físico están

2. organizados de acuerdo con las Sobre los documentos en soporte papel se registra con lápiz
recomendaciones dadas. en la línea de anexos, la dirección donde se encuentra la
información en el soporte tecnológico.

Los soportes de información diferentes a papel, se

organizan por fuera de los expedientes físicos y se indica en
ellos el expediete al cual pertenecen.

Se utiliza Hoja de Control de Ingreso de documentos al

expediente y está diligenciada.

Se usan carpetas de yute (Se perforan documentos).

Se emplean carpetas de solapas (4 aletas).

Para todas las series documentales.

Para las series documentales Actas, Resoluciones y
Circulares.
 Los archivos en soporte físico están
2. organizados de acuerdo con las
recomendaciones dadas.

Los expedientes se conservan en cajas de archivo.

ÍTEM ACTIVIDADES SITUACIÓN ENCONTRADA SI NO RECOMENDACIONES
Los expedientes en las cajas de archivo se organizan por
series documentales.
Los archivos en soporte físico están Las cajas de archivo se matriculan: Se identifica la
3. organizados de acuerdo con las dependencia, la serie documental y el número de caja,
recomendaciones dadas. entre otros.
Los muebles de archivo y/o la estantería, se encuentran
identificados.

4. Formato Único de Inventario El FUID se diligencia por los expedientes que maneja el
Documental (FUID). archivo de gestión y de acuerdo con la TRD convalidada.

DOCUMENTOS EN SOPORTE ELECTRÓNICO

(Aplicativo ORFEO)
Se les asigna Tabla de Retención Documental.
Se organizan en expedientes aplicando TRD y Sistema de
5. Documentos en el aplicativo Orfeo. Clasificación.
Se diligencia un formato de control de expedientes en el
aplicativo Orfeo.
DOCUMENTOS EN SOPORTE ELECTRÓNICO
(UNIDAD DE RED G://)
Se han organizado por vigencias.
La estructura de las carpetas corresponde a la TRD
convalidada.

Los nombres de los archivos cumplen las recomendaciones

de la Guía MINTIC-AGN

El sistema de clasificación o de ordenamiento se aplica

6. Los documentos en la Unidad de Red después de la serie y la subserie.
G://.
Las versiones finales de los documentos se conservan en el
formato en el que se produjeron y en PDF/A.

Se diligenció el formato único de inventario documental por

las carpetas y subcarpetas que se crearon para la vigencia
2018 y 2019.

CONTROLES PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

El Centro de Gestión ha
7. implementado controles para la
consulta y préstamo de documentos.
Préstamo de documentos. No presta
Consulta de documentos. No presta
Utiliza la guía de afuera o una señal cuando retira un
No presta
expediente de la caja de archivo.
 OTROS PROCEDIMIENTOS
ÍTEM ACTIVIDADES SITUACIÓN ENCONTRADA SI NO RECOMENDACIONES
Se organizan electrónicamente como documentos
facilitativos en la Unidad de Red G://.
8. Los informes de los contratistas.
Se están subiendo mensualmente al expediente del
contrato en el aplicativo Orfeo.
SOLICITUD DE AJUSTES A LA TRD

Se revisó la TRD convalidada y se solicitaron los ajustes y/o

9. Modificaciones a la TRD. modificaciones para la actualización que se realice en 2019.

FSGTOTRD-V02-NPVO