III RELACIONES PUBLICAS CON PROVEEDORES, GOBIERNO, COMUNIDAD Y MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACION 3.

1 RELACIONES PUBLICAS CON PROVEEDORES, GOBIERNO, COMUNIDAD Y MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN PROVEEDORES Ninguna organización puede subsistir ni desarrollarse si no mantiene relaciones armónicas con las empresas que les suministran materiales, productos o servicios para el desarrollo normal de sus actividades. De ahí la importancia de tomar a los proveedores como uno de los públicos clave. Además este grupo no únicamente suministra material o servicios, también pueden ser una valiosa fuente de información sobre asesoría técnica, estudios de mercado, promoción, estadísticas, críticas sobre productos y servicios. La relación entre proveedores y empresa es simbiótica, es decir, se necesitan para obtener un provecho mutuo. La competitividad depende de contar con proveedores que abastezcan a la compañía con productos de calidad y en el tiempo requerido. Por ejemplo en los programas just in time (justo a tiempo) se cuenta con la formalidad de entrega y los altos estándares de calidad en los insumos para que las empresas cumplan con sus programas de producción. GOBIERNO El gobierno regula algunas actividades empresariales por medio de leyes. Los permisos para operar, licencias sanitarias, autorizaciones de contenidos en mensajes publicitarios, entre otras muchos son ejemplo de esto. De ahí la importancia de crear un lazo armónico con este público. Por otro lado, a través de las relaciones con el gobierno la organización está al tanto de las modificaciones a las leyes actuales o de la creación de nuevas leyes (el Diario Oficial de la Federación es un buen instrumento para enterarse). También el gobierno tiene la capacidad y autoridad para crear y hacer cumplir un sistema tributario o bien puede convertirse en una fuente de crédito. Por si fuera poco en cierto momento impulsará unas actividades económicas más que otras e incluso algunas veces surgirá como competidor en algunos sectores. Finalmente, el gobierno por medio de diversas dependencias servirá como fuente de información, ya que proporciona censos, investigaciones, encuestas, índices de precios, índices de salarios, indicadores de producción, indicadores financieros, etc. Dependerá de las características de cada organización el determinar con cuáles dependencias o sectores de gobierno deberá establecer relaciones públicas. COMUNIDAD Una empresa consigue credibilidad y aceptación de la comunidad cuando realiza sus actividades sin dañar los intereses legítimos de ésta. Para no lesionarlos, la empresa o institución

El medio mas especifico para estar al pendiente de las leyes es el Diario Oficial de la Federación donde aparece todo. En general son interdependientes. MEDIOS MASIVOS Los miedos masivos tienen un gran poder de penetración en todas las capas sociales. provee a la empresa de mano de obra. A veces la relación con este público se percibe como difícil de manejar por eso algunas empresas optan por ignorar a los medios en la creencia de que esto les evitará problemas con ellos.2 EL GOBIERNO COMO ORGANO IMPOSITIVO Y REGULADOR El gobierno como órgano regulador. Un pequeño poblado. con ello propiciará y mantendrá su apoyo solidario. . Por otra parte como una amenaza para la imagen de la empresa si en algún momento difunde información parcial o tergiversada sobre sus asuntos. lo cual no necesariamente va de acuerdo con una estrategia de comunicación corporativa. Otras veces se asume que la empresa entabla una relación con los medios buscando aparecer constantemente en ellos. son las diferentes variantes de comunidad que puede tener cada empresa. También la comunidad se ve beneficiada porque las empresas contribuyen a su desarrollo económico siendo fuente de empleo. primero como auxiliar en los programas de relaciones públicas porque hacen llegar los mensajes institucionales a las masas. Dependerá de su tamaño el tipo de comunidad que pertenezca a cada una. Lo que sí debe tomarse en cuenta es que la prensa desempeña un doble papel. un barrio.debe tener una conducta acorde a las necesidades y expectativas de su entorno. generadora de impuestos. una colonia. servicios públicos necesarios para alcanzar sus objetivos generales. la organización este al tanto de nuevas leyes o modificaciones que puedan afectarle. Generalmente las personas comentan lo vi en la televisión. lo dijeron en la radio. un estado o un país. Las buenas relaciones que se establecen con al prensa deben iniciarse considerando a la misma como un público y no como un instrumento. La comunidad. financiadotes. 3. Regula ciertas actividades de las organizaciones por medio de leyes que emite. Además de estar atenta a actividades legislativas a veces recurrir a los servicios de asesores de un abogado. La importancia de que a través de las relaciones con el gobierno. en general se define como el grupo de personas que viven en la misma zona o localidad en la que está establecida la organización y que tienen intereses similares . La comunidad difiere para cada empresa. y promotora del comercio. proveedores. lo dice el periódico con lo cual ponen de manifiesto una alta credibilidad y unida a una gran influencia.

Orientacion vocacional de los empleados. . etc. no sólo entre los clientes sino con otros sectores también. pruebas practicas. Técnicas del departamento de personal Las tecnicas comprenden el reclutamiento. retardos. Organizaciones que desarrollaron inteligente programa de relaciones publicas lograran con mayor facilidad ser escuchadas y tendrán en cuenta. La organización deberá siempre ser sincera. etc: politicas al respecto. investigacion de referencias y examenes medicos. los legisladores pueden cometer errores. Y brindar ayuda como medio de comunicación con el gobierno. Capacidad y autoridad para crear y cumplir un sistema tributario. Calificacion de meritos. Ajustes de sueldos. el cliente es uno de los públicos clave de las organizaciones porque son quienes compran el producto o servicio. Tanto lo relativo al producto y servicio que se le entrega como lo que piensa de la organización. Nuevo ingreso: buscar las fuentes de abastecimiento apropiadas y mantener contacto con ellas. MEDIOS DE COMUNICACIÓN CON EL PÚBLICO EXTERNO 1. Programas de introduccion al trabajo. Registros y estadisticas del personal.El gobierno como órgano impositivo. para la planeación y aplicación de las leyes fiscales. hacer el reclutamiento. Pruebas de intereses. aptitudes. Cambios de status: transferencias. promociones. despidos. la seleccion la contratacion y la introduccion del personal. Control de ausencias. Sea veraz en la comunicación sus clientes. Entrevistas de salida. Esto deberá cumplirse primero por razones de ética y además porque hacer creer algo falso a los clientes tarde o temprano acarreará el desprestigio. estatal o municipal. Al planear el sistema impositivo nacional. las entrevistas. CLIENTES Como ya quedó asentado previamente. Para mejorar las relaciones públicas con los clientes es necesario poner atención en tres preceptos básicos: a) b) Tome en cuenta los puntos de vista de sus clientes.

Los clientes tienen acceso a algunas áreas de la empresa. de la visión. Cuando decida hacerla. en este caso de productos o servicios que se ofrecen. feria a muestra va implícito el manejo de la imagen. C. sirven para hacer del conocimiento del cliente lo relativo a productos. PUBLICIDAD INSTITUCIONAL.  Haga uso de la publicidad antes de la exposición. Son mensajes acerca de la organización en general. también de sus contribuciones a la sociedad. B. no de sus productos o servicios. sobre sus contribuciones al desarrollo y bienestar de la sociedad e información de mejoras en la empresa. Hay pequeños detalles en la atención a los clientes que no significan un gran costo para la empresa. por ello tenga en cuenta lo siguiente: Primero haga un análisis costo-beneficio. es el servicio y la atención que se le presta. Al igual que con los empleados. En ellos se habla de la misión. Que la gente sepa que se realizará.     . servicios y estructura de la organización. A. Al final de estas visitas es recomendable (siempre y cuando se tengan los recursos suficientes) regalar algún souvenir. A los clientes les interesa saber cuestiones como información referente a lo que es la organización. Asegure un espacio adecuado y una buena ubicación. VISITAS A LA ORGANIZACIÓN. Llevar a cabo una exposición no es fácil ni barato. no tanto de acrecentar la imagen de la compañía. El stand ideal atrae clientes. esto con el fin de que conozcan. EXPOSICIONES. a cuáles les dará prioridad. Este tipo de eventos se realizan con el fin de vender productos o servicios. elabore un cronograma con fechas y tareas por hacer. etc. de los objetivos de la empresa. por ejemplo algún proceso de producción. Lo que más influye en la imagen que el cliente se forma de la empresa. MEDIOS DE COMUNICACIÓN CON LA COMUNIDAD CON CLIENTES. D. pero sí hacen la diferencia frente a la competencia. por ejemplo donativos u obras de interés colectivo. en la organización de la exposición. Estos mensajes por lo general son transmitidos en los medios masivos. la revista interna o los folletos.  Nombre a una persona que esté a cargo del diseño del stand y asegúrese de que éste transmita el mensaje correcto. Sin embargo. Decida cuáles productos o servicios promocionará en la exposición. de los valores. PUBLICACIONES PRIVADAS Y FOLLETOS. dar un tríptico o folleto informativo o algún otro tipo de obsequio lo cual hace más perdurable el recuerdo de la empresa.c) Siempre atienda con esmero a sus clientes.

 Tenga material informativo VIP a la mano.  Evite el soborno a los compradores bajo cualquiera de sus formas. así que actúe rápidamente en cuanto a contestar preguntas o dar información de productos.  Al final de su evento. Establezca políticas muy claras al respecto. haga una evaluación de éste. qué intereses. c) Mantenga correctamente informados a los líderes de opinión de la comunidad.  Mientras no haya una verdadera intención de compra. no muestre información de un proveedor a otro para que le mejore el precio . 2. necesidades y forma de pensar tiene.  Mantenga una práctica legal. 3.  No cancele pedidos o devuelva mercancías sin razones justificadas. a) Conozca la comunidad. COMUNIDAD Antes de comenzar un plan de relaciones públicas con la comunidad ponga atención en los siguientes preceptos.  Los términos de los pedidos deben ser claros y concisos y las condiciones de compra-venta deben ser entendidas y aceptadas por ambas partes.  Trate a su proveedor como desearía que sus clientes lo trataran a usted.  Cada cliente potencial nota quien actúa más rápidamente. los medios de comunicación que pueden utilizarse con ellos son los mismos que se manejan para los clientes. Usted debe quedar informado de cómo fue percibida la exposición y qué frutos rindió. Aquí sólo se destacarán algunos preceptos clave del trato a proveedores. .  Compre al precio justo en el mercado. d) Contribuya al desarrollo socioeconómico de la comunidad donde está laborando. b) Evite la contaminación del ambiente u otras molestias que puedan traerle mala imagen.  Si un proveedor está en dificultades y está dentro de sus posibilidades. Anticípese a las necesidades que se presentarán. Si no se le ocurre ninguna vaya a una feria antes que la que usted hará y vea los errores que otros cometen. por si se presentan periodistas o visitantes importantes. préstele ayuda. e) Ayude a las instituciones benéficas de la comunidad. evite pedir cotizaciones a sus proveedores.  Los compradores también deben visitar a los proveedores para mejorar las relaciones con este público y conocer más acerca de quienes dan la materia prima. PROVEEDORES En la definición de los públicos externos ya se destacó el importante papel de los proveedores.  Evite comprarle a una organización sólo porque también es su cliente. Valore su esfuerzo y su tiempo.  Elija a personal con entusiasmo y conocimiento del producto para que estén en su stand o atendiendo a los clientes si la feria es sólo de su empresa. recuerde que a veces lo barato sale caro.

Con la comunidad se utilizan los medios de comunicación que ya fueron descritos (PUBLICIDAD INSTITUCIONAL. PUBLICACIONES PRIVADAS Y FOLLETOS. Colabore con los programas que las dependencias lleven a cabo. ya sean federales. VISITAS A LA ORGANIZACIÓN. actividades culturales u otras actividades que involucren al público general. a) b) c) d) Elabore una lista completa de las dependencias oficiales relacionadas con la actividad de su empresa. BOLETÍN DE PRENSA Los comunicados o boletines de prensa son escritos sobre algún hecho interesante que se envían a los reporteros. MEDIOS MASIVOS Los medios de comunicación con la prensa son esencialmente dos: A. así como al personal de la dependencia que esté relacionado (dictaminadores. Establezca comunicación por niveles entre su empresa y la dependencia en cuestión. EXPOSICIONES) y se añade uno: A. Invite a los funcionarios públicos a su empresa. GOBIERNO Los medios de comunicación con el gobierno son iguales a los descritos para los clientes. ¿cuándo?.) Hágase presente en las fechas clave con los funcionarios públicos. por ejemplo programas de ayuda social o desarrollo comunitario. . etc. ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES SOCIALES EN GENERAL. Al redactar boletines de prensa tome en cuenta los siguientes puntos: a) Que sea un hecho de importancia para la comunidad en general. ¿dónde?. pero el trato con ellos es obligadamente distinto. En esta categoría caben los eventos deportivos. d) Economice palabras y no utilice tecnicismos sin que los defina en el texto. Considere los siguientes principios en el trato con el gobierno. Averigüe la trayectoria de dichos funcionarios para que sepa que tan informados están con respecto al sector que están regulando. En estas visitas se da a conocer la empresa. Identifique las áreas de especialización y aficiones de los funcionarios para que encuentre puntos de coincidencia y establezca una relación más estrecha con ellos. b) Apóyese en lo hechos. responda a las preguntas ¿qué?. ¿por qué?. Éstos lo pueden publicar exactamente como lo reciben o elegir la información relevante y hacer ellos su propia nota. estatales o municipales. 4. Haga un plan permanente de visitas de directivos de la empresa a los funcionarios públicos. ¿quién?. una noticia. e) f) g) h) i) 5. c) Utilice voz activa y no voz pasiva. Haga un directorio completo de los funcionarios con los funcionarios clave dentro de las dependencias y manténgalo actualizado. ¿cómo?. evaluadores.

1 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN DE LA FUNCION DE RELACIONES PÚBLICAS. la historia económica nos muestra que las . sobre todo si son malas noticias. Se recomienda convocar una conferencia de prensa temprano por la mañana. Sin embargo. Antes de profundizar en el tema que vamos a analizar debemos entender que la planeacion es una etapa del proceso administrativo que es la base que todo buen administrador debe de llevar a cabo. por ejemplo. 3. que debe ser trascendente para la empresa y sobre todo para la comunidad. tal vez sea conveniente convocar conferencias de prensa o dar informaciones a la prensa todos los días o incluso. Ejemplos de prueba de esto los hemos alcanzado a lo largo de la historia y los seguimos conservando hoy en día. en una tienda de campaña o al aire libre. otros informes. El material que se va a entregar deberá estar preparado y deberá haber copias suficientes para los reporteros. Existen ya varios temas para explicar el proceso administrativo. Recuerde la máxima: las malas noticias no mejoran con el tiempo. si la situación lo justifica. Además en la conferencia se presentan opiniones de especialistas que respaldan el hecho que se presenta como noticia. ya que es el inicio de todo un proceso. PLANEACION DE LA FUNCION DE RELACIONES PÚBLICAS EN LA ADMINISTRACIÓN. Como podemos alcanzar a percibir por lo que nos dice la historia que en cualquier actividad humana. Indique claramente los nombres y los cargos de las personas que hablan durante la conferencia. El material puede incluir informes de situación. Pueden tener lugar en una oficina. Evite la promoción y si usa signos de admiración. Así. Si la situación va cambiando constantemente. según las costumbres locales. Use correctamente la gramática. analizando tales teorías podemos poner como conclusión que todos los autores están de acuerdo en presentar como la principal etapa del proceso a la planeación. llegar con gran logro a las metas requeridas depende en gran medida de que se organicen exactamente las actividades encaminadas a lo previsto. únicamente ponga uno al inicio y otro al final de la frase. incluya toda la información suficiente. que parta este proceso en las mismos pasos. Utilice un procesador de textos. aun cuando varios de ellos la coloquen en dos partes como planeación y previsión. grabaciones en video de la situación (este material deberá mostrarse y deberán distribuirse copias) y las declaraciones orales o escritas. cada hora. Escriba más de un párrafo. Se convoca a los reporteros para anunciar algo. CONFERENCIA DE PRENSA Es un evento con un propósito claro. B. o si fuera sobre el terreno. Deberá convocarse inmediatamente después de que usted se entere de las noticias importantes. es quien debe conducir la conferencia. Un alto funcionario de la empresa o el vocero oficial de la misma. en virtud de que los diversos estudiosos de las teorías o temas no se han puesto de acuerdo para dar a conocer una teoría.e) f) g) h) i) Utilice mayúsculas y minúsculas. una sala especial.

gracias a que los esfuerzos tenidos a ello se han hecho conforme a pasos bien organizados. Cada uno de los cuales contaba con objetivos bien definidos. Todo lo anterior pone en evidencia el hecho de que el éxito de las funciones de las organizaciones depende en un alto grado de su correcta planeación. .llamadas economías planificadas como la de China y de la Unión Soviética. subordinados o encaminados al objetivo final. Hemos de recordar que dicha planeación se basaba en diversos proyectos como el Proyecto Apolo. han alcanzado metas escalonadas de desarrollo económico. Desde luego la planeación también es factor importante en el éxito de las organizaciones o empresas y creemos que es precisamente la existencia o ausencia de ella lo que marca la diferencia más señalada entre las organizaciones con éxito en México y los cientos de ellas que fracasan y cierran sus puertas cada año. en periodos sorprendentemente cortos. con planes a corto y a largo plazos bien definidos. al poco tiempo de iniciarse. dignas de admiración. Proyecto Mercurio. Es claro suponer que la llegada del hombre a la Luna no se hubiera consumado en 1969 si Estados Unidos no hubiera empezado a planear sus actividades para el alcance de tal objetivo es de varios años antes. etc.

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