Tallerde | ™ayo contagores| 2. LQ sncias Econémicas de Catamarca Elaboracién de Estados ssualdio ContablesTaller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca Introduccion El presente taller tiene como finalidad transmitir a nuestros colegas ciertas herramientas y modos de trabajo a fines de minimizar los errores cometidos en la elaboracién de los Estados Contables presentados ante la Secretaria Técnica. A tales fines, y tomando en cuenta las recomendaciones efectuadas en el Taller “Observaciones frecuentes de Secretaria Técnica”, es que vamos a trabajar sobre un caso préctico de una entidad sin fines de lucro, en la cual a partir de un libro diario 0 en su defecto desde un balance de sumas y saldos, elaboraremos los Estados Contables Bésicos, Notas Complementarias # los EECC y Anexos, Una aclaracién muy importante a tener en cuenta es que la modalidad de trabajo que vamos 2 desarrollar no es la Unica existente, ya que existen infinitas maneras de llegar a los mismos resultados por diferentes medios. Es nuestra intencién compartir con ustedes una de ellas. Por otro lado también veremos de manera general como importar datos en el SIAp provenientes del Excel. Puntualmente, llevaremos al aplicativo de Ganancias para Personas Juridicas los datos correspondientes a las retenciones de ganancias efectuadas a un contribuyente y que previamente fueron cargadas en una hoja de céleulo. A través de este ejemplo podremos ver cudles son los principios generales para llevar datos de Excel a SIAp, en aquellos casos donde este habilitada la importacién de datos. Sin mas que decir, esperamos les sea de utilidad, Cr. Walter E. Zafe Cr. Marcos S. Herrera BasualdoTaller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca Desarrollo del Caso Club Social y Deportivo Rivadavia 1. Ubro diario. La primera instancia es la confeccién del libro diario en el Excel, el cual puede haber sido exportado desde algin sistema de registraciones © haber sido cargado manualmente, Ellibro desde el cual iniciamos es el siguiente:Taller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca i] Sumatoria de débitos y créditos. Es lo primero que realizamos a fines de corroborer el cumplimiento del principio de la partida doble. Si la suma en ambas columnas no es. coincidente, deberiamos verificar los asientos y ver porque no balancean. QO EES St |S amine nee ee IS 1a 8 | ml alo os — a = fama] sasTaller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca ii) Redondeo. Luego, vamos @ proceder @ desestimar todas las cifras decimales que excedan los dos digitos, esto es a fines de evitar posibles errores de redondeo generados por la acumulacién de dichas cifras. Para ello en dos columnas nuevas tomaremos los valores de las columnas D y E (Debe y Haber), pero le aplicamos la férmula REDONDEAR' para que nos devuelva los mismos valores pero desestimando todo niimero que exceda las dos cifras decimales. Smarwooa oe) RR eee iii) Finalmente, volvemos a confirmar que coincidan la suma de las nuevas columnas de! debe y del haber. Si esto es correcto, procedemos a armar el Balance de Sumas y Saldos. * La funcign REDONDEAR redondca un niimero aun niimero de decimales especificedo, La sintavs dela funcin REDONDEAR as Is eiguiente REDONDEAR(ndmero; ndm_decimoles)y tiene os siguientes argumentos: ‘+ imero (Obligatorio). Nimero que desea redondea. 1¢_nim_decimales (Oblgatori). Nimero de decimales al que desea redandear el argumento de nimero.Taller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca 2) Balance de Sumas y Saldos. En esta hoje lo que vamos a hacer es exponer todas las cuentas utilizadas en el libro diario y determinar por un lado la sumatoria de los movimientos en el debe y por otro la sumatoria de los movimientos en el haber. Cumplido esto, podemos determinar los saldos mayorizados de cada una de las cuentas. Los pasos son los siguientes: D Listado de Cuentas. De le Hoja “Libro Diario” vamos a copiar de manera integra les dos columnas en donde se expresan los cédigos y los nombres de la cuentas; para luego pegarlas en las dos primeras columnas de nuestra nueva hoja denominada “Balance de Sumas y Saldos”,Taller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca ii) Eliminacién de cuentas duplicadas. Ahora nos queda eliminar todas aquellas files que n cédigos y nombres de cuentas ya incluidos en al lstado. Para eso utilizamos tuna herramienta de datos, denominada Quitar duplicados y que se encuentra en la Ficha Datos. a0 o3°-Taller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca ill) Reordenamiento de la cuentas. A fines de trabajer de una manera més prolija, procedemos a ordenar las cuentas de acuerdo al cédigo de las mismas. As) met sPemine bal ewsTaller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca iv) Saldos Mayorizados. Una vez deouradas las cuentas, obtenemos la suma de movimientos en el debe y en el haber. Para ello utilizaremos una funcién condicional denominada SUMAR.SI, con la cual traeremos los valores del libro diario, Y posteriormente, en una nueva columna y por diferencia entre Debe y Haber, cbtenemos los saldos Mayorizados. Para validar dichos saldos, debemos comprobar que la sumatoria de le columna sea igual a cero. Ferret rem arr 2 Lafuncicn SUMAR SI srve para sumar los valores an un ranga que cumple Ine critarioe que se especitican, La sintaxis de ls funcién SUMARSI es Is siguiente SUMAR.S! [rango, erteri, [rango.cuma]) y cuenta con los argumentos siguientes: ‘© range. (Oblgstoro). Fl rango de celdas que se desea evaluar segin los criteros especificados. Las celdas de ‘cada range deben zer niimeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan niimeros. Los valoree ‘en blanco y los de texto no se tienen en cuenta ‘rterio (Obligatoric) Eleriterio en forma de nimero, expresiéno texto, que determina las celdas que se van a ‘© rango_suma (Opcional). Les celdas reales para agregar, si desea agregar celdas« las ya especticadas en el _argumento rango. 9Taller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca vy) Cla “Balance de Sumas y Saldos” es indicar a que Rubro y Subrubro pertenecen cada una de las cuentas, a fines de ir determinando la composicién de las notas y anexos a los acién de las cuentas. La citima tarea que nos queda realizar en la Hoja EECC. Para ello insertamos dos columnas antes del Debe y Haber, y las vamos completando en forma manual A fines de poder agrupar répidamente las cuentas pertenecientes a cada rubro, vamos a insertar Autofiltros en la hoja, tal como se ve en la siguiente imagen: 2 reTaller de Excel para Contadores | mo ¢¢ Consejo Profesional de Ciencias Econémicas de Catamarca | 7°10 3) Notas a los Estados Contables. Primero que todo empezamos preparando las notas del Estado de Situacién Patrimonial (ESP). Los saldos que surgen de este célculo son los que se exponen a continuacién en dicho estado contable. Antes de continuar, queremos aclarar que las columnas comparativas con el ejercicio anterior son datos que se ingresaran en forma manual para cada uno de las notas y anexos. Hecha esta aclaracién, iremos armando tantas notas como rubros tengamos en el ESP; poniendo en Ia primera columna el nombre de la cuenta tal y como figura en el Balance de Sumas y Saldos y obteniendo el saldo con Ia funcién SUMAR.SI. Esto también se puede obtener haciendo una referencia simple para cada cuenta, En caso de que tengamos una cuenta que tenga saldo Corriente y No Corriente, optaremos por ingresar en forme manual el saldo No Corriente; y en la celda que calcula el saldo Corriente, tomeremos el recaudo de hacer una referencia a fines de deducir el saldo No Corriente. fe ee Ta a] RRR slew: [ER NO fe 1Taller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca 4) Anexo de Bienes de Uso. A este cuadro lo vamos a armar con referencias simples y trebajando por diferencias de saldos. Esto significa que obtendremos los saldos finales de los valores de origen y de las amortizaciones acumuladas con una referencia simple desde el Balance de sumas y Saldos; los saldos iniciales los ingresamios manualmente como dato desde el Anexo de Bienes de Uso del afio anterior; las Bajas de bienes de uso corresponden a la sumatoria de movimientos en el Haber de los valores de origen, mientras que las bajas de amortizaciones acumuladas coinciden con la sumatoria de movimientos en el Debe de dichas cuentas; finalmente la amortizacién del ejercicio la tomamos con una referencia desde el Balance de Sumas y Saldos; y las Altas de bienes de uso surgen por diferencia entre Valor al Cierre, Valor de Inicio y Bajas del ejercci. El Valor Residual es aquel que llevamos al ESP a través de una referencia simple. Para terminar dicho estado contable sole nos estaria faltando el valor del Patrimonio Neto al cierre tomado del Estado de Evolucin del Patrimonio Neto (EEPN).. > = ene ee sero frase): Fee sont 4h mmalt_asaaslt ana] Boies Pace dae! nee mS pamacs [fae mutes TE EE cate onan 12Taller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca 5) Detalle de Gastos (Célculos Auxiliares). Esta hoja sirve como célculo auxiliar para prorratear los gastos en diferentes categorias tales como Gastos de Administracién, Gastos de Comercializacién, Otros gastos, ete, En el caso Club Social y Deportivo Rivadavia, los clasificaremos en Gastos Generales de Administracién, Especificos de Sectores, y Otros; los cuales son necesarios dada la naturaleza del ente La forma de trabajo es similar a la utilizada en las Notas a los EEC, en donde ponemos los nombres de las cuentas tal y como figuran en el Balance de Sumas y Saldos, y a través de la funcién SUMAR.SI traemos los saldos al cierre de cada una de ellas. En las columnas siguientes, tenemos el grado de apropiat én de cada gasto en cada categori con su respectivo valor absolute que surge de multiplicar la columna de Total con la de Porcentaje. Asimismo, dichas celdas utilizan la funcién REDONDEAR, de manera de utilizar solamente dos cifras decimales, Las columnas finales se utilizan a fines de encontrar si es que han quededo restos como consecuencia de los redondeos y en caso de no haberse realizado las apropiaciones en un 100%, nos indica el porcentaje pendiente de apropiacién. ET. a easier SSE SESE pe TOOT 13Taller de Excel para Contadores | mo ¢¢ Consejo Profesional de Ciencias Econémicas de Catamarca | 7°10 6) Detalle de Gastos: Simplemente toma los valores de la Hoja “Detalle de Gastos CA.” y alimenta posteriormente al Estado de Recursos y Gastos. La nica particularidad que tiene aparte de esto, es que en la columna otros, incluimos las diferencias que se hubieran podido generar como consecuencia del redondeo en la apropiacién de gastos. Pricer ers oe eco ae ee Sm 1 Detale se Gasor ee “a a ae a = ml =a 7) Detalle de Ingresos (Calculos Auxiliares). La metodologia utilizada es similar a la utilizada en e| Detalle de Gastos (Célculos Auxiliares). 8) Detalle de Ingresos. La metodologia utilizada es similar a Ia utilizada en el Detalle de Ingresos. 14Taller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca 9) Estado de Recursos y Gastos. Toma los valores de los Detalles de Ingresos y Gastos y en el mismo se determina el Superdvit o Déficit del Ejercicio. Utilizamos la funcidn légica SI? para alternar entre Superavit 0 Déficit del Ejercicio segun el resultado sea mayor o menor a cero, respectivamente. [Sastre * Lafuncidn Si devuelve un valor sila condicin especificada es VERDADERO y otro valor sidicho argumento es FALSO. La sintavis dela funcidn Sl esa siguiente Sifprueba,légicawvalr argumentos siguientes: Prueba _légica es cuslquier valor o expresién que pueds evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor.si_verdsdero 0s el valor que se devuelve si el argumento pruebo _logice es VERDADERO. Valor_si flea eeel valor que se dewielvesiel argumento prueba lagiea ee FALSO. Valor_si flea puede cer otra fem 15 verdaderojvalor_si false) y cuenta con losTaller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca 10) Estado de Evolucién del Patrimonio Neto. Esta hoja se alimenta casi en su totalidad de manera manual. Contiene datos tomados del EEPN del affo anterior, que son los saldos iniciales, y ademas toma datos de otras hojas tales como los Ajustes de Resultados de Ejercicios Anteriores y el Resultado del Ejercicio, 16Taller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca 11) Estado de Situacién Patrimonial. Una vez completadas las Notas 2 los EECC, el Estado de Recursos y Gastos y el Estado de Evolucién del Patrimonio Neto, estamos en condiciones de armar el ESP, ya que solamente nos faltaba vinculer la linea del Patrimonio Neto con el estado respective. Suances [pT BoE vehement 17Taller de Excel para Contadores iene de Consejo Profesional de Ciencias Economicas de Catamarca 12) Estado de Flujo de Efectivo. En la primera parte de este ultimo estado contable basico exponemos los saldos al inicio y al cierre del efectivo y sus equivalentes segtin lo dispuesto en las resoluciones técnicas; con lo cual obtenemos la variacién neta del efectivo en el ejercicio. A los mismos los obtenemos del ESP mediante referencias simples. En la segunda parte, explicamos las causas de variacién del efectivo y para ello vamos a ir relacionando a través de referencias simples las partidas de ingresos y egresos derivadas de los anexos respectivos con los saldos iniciales y finales de partidas vinculadas pertenecientes al Activo y Pasivo, los cuales vamos a tomar da las Notas a los ECC y el Anexo de Bienes de Uso. Con esto damos por concluida la confeccién de los Estados Contables, solamente nos restaria armar el asiento de refundicién de cuentas, el cual surge de fltrar en el balance de sumas y saldos las cuentas de resultados y dejarlas con saldo cero, en donde la diferencia nos dard el resultado ol rcicio, que posteriormente lo cargamos al Patrimonio Neto. De la misma manera, podemos armar el Asiento de Apertura del ejercicio siguiente, pero tomando los saldos de las cuentas patrimoniales. 18