AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD

³10 PAUTAS A CONSIDERAR PARA LA REDACCIÓN DE UN INFORME DE AUDITORÍA´
El Informe de Auditoría, e s el documento emitido por el Auditor como resultado final de su detallado examen y/o evaluación, que incluye información suficiente sobre observaciones, conclusiones de hechos significativos, así como recomendaciones constructivas para superar las debilidades en cuanto a políticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otras de la empresa o institución. El Informe de Auditoría, reviste gran Importancia, porque suministra a la administración (de la empresa o institución), información sustancial sobre su proceso administrativo, como una forma de contribuir al cumplimiento de sus metas y objetivos programados. Es a través de sus observa ciones, conclusiones y recomendaciones, que se constituyen en el mejor medio para que las organizaciones puedan apreciar la forma como están operando. En algunas oportunidades puede ocurrir que, debido a un descuido en su preparación, se pierde la oportuni dad de hacer conocer a la empresa lo que realmente desea o necesita conocer para optimizar su administración a pesar de que se haya emitido un voluminoso informe, pero inadvertidamente puede estar falto de sustentación y fundamento adecuado; en consecuencia su contenido puede ser pobre; con esto queremos hacer resaltar el hecho de que, el Informe debe comunicar información útil para promover la toma de decisiones. Lamentablemente esto no se logrará si el informe revela pobreza de expresión y no se aportan comentarios constructivos. Entonces; como vemos, l a elaboración del informe final de auditoría es una de las fases más importante y compleja de la auditoría, por lo que requiere de extremo cuidado en su confección; donde la capacidad y habilidad del audito r en la redacción del informe, son fundamentales para que este logre sus objetivos y cumpla con los propósitos de ofrecer los elementos que permitan al lector conocer, de forma fácil, los resultados del trabajo realizado por los auditores. El informe debe incluir: Los objetivos de la Auditoría, su alcance y metodología; exponer con claridad los hallazgos significativos y sus conclusiones; y declarar que la Auditoría se realizó de acuerdo con estas normas. Éstos informes por escrito son necesarios para: C omunicar los resultados de la Auditoría a los dirigentes y funcionarios que correspondan de los niveles de dirección facultados para ello; reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados; y facilitar el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas. Sobre el estilo de redacción, es muy propio de cada persona, por lo que es difícil establecer parámetros o reglas rígidas sobre esto; no obstante se debe: Evitar la repetición excesiva de vocablos; no utilizar siglas o abreviaturas que no hayan sido declaradas previamente; no utilizar términos ofensivos o vulgares; utilizar palabras comunes y de uso

Dr. EDGAR E. CHEPE RAMOS. Médico Cirujano. Perú 2010 .

evitando en lo posible el uso de terminología muy especializada. convincentes y comprensibles. Por lo tanto. se debe señalar. veraz y objetiva . ilustraciones y demás técnicas de computación. Debemos tener en cuenta que en ocasiones el informe es la única base disponible. Médico Cirujano. del uso de colores. y hacia quienes está dirigida la información. al lado de cada hallazgo. identificando las secciones y partes esenciales del documento. así como expresiones grandilocuentes y confusas. siempre se dice: ³Redactar informes exactos. de diferentes tipos y tamaños de letras. . La necesidad de ocupar el menor tiempo disponible de los ejecutivos y sus deseos de llegar rápidamente a los puntos importantes. evitando párrafos largos y complicados. EDGAR E. y que son : Dr. CHEPE RAMOS. incluir un índice en los casos de informes que por su extensión así lo requieran. no basta con realizar un buen trabajo. por lo que en forma resumida les presentamos DIEZ PAUTAS QUE SE DEBERAN CONSIDERAR PARA LA REDACCIÓN DE UN INFORME DE AUDITORÍA . Cada sección debe estar conformada por determinada información homogénea. redactar en forma impersonal. cuando es así. las Referencias del Papel que lo originó dicho señalamiento. Recordemos que un informe no debe tener muchos puntos importantes. dependiendo de la naturaleza. mes y año. El informe contendrá el mensaje del Auditor sobre lo que ha hecho y como lo ha realizado. lamentablemente conocemos del éxito que han tenido trabajos vanos. con un mismo propósito de identificación y exposición. La Redacción se efectuará en forma corriente a fin de que su contenido sea comprensible al lector. así como los resultados obtenidos. que la calidad del trabajo se juzgue principalmente por el informe presentado. otros necesitan saberlo´. en la copia del informe que se archiva en el expediente de la auditoría. Ent re las tendencias actuales esta la presentación atractiva de informes.AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD generalizado. La Redacción del Informe debe merecer mucha atención y cuidado de parte del auditor para que tenga la acogida y aceptación que los funcionarios. conform ar la fecha de la forma siguiente: día. porque no existe un formato único estandarizado. Perú 2010 . exigen de los informes de audito ría un formato uniforme y estar decididos por secciones. la información que necesita ser comunicada. para la toma de decisiones. p ara que sea efectivo. los resultados del trabajo. ³El informe de auditoría siempre representa un reto único para los auditores. es totalmente cierto y muchas veces injusto. directores o empresarios esperan de él . el informe debe comunicar los hallazgos de forma exacta y concisa´ . Por eso. muy bien acogido por los lectores por su modo de redacción y presentación. En este sentido el Informe debe: Despertar o motivar interés y convencer mediante información sencilla. Cada informe es diferente en estructura y contenido. en ocasiones el lector. es lo primordial. Un buen informe evidencia la calidad del trabajo realizado. no sabe determinar cuando un punto es más importante que otro. y. utilizar adecuadamente los signos de puntuación.

. lo que se quiere es que su contenido sea breve. Es oportuno considerar que.CONCISIÓN. Deberá ser concreto.Su preparación es menos costosa. .Evitará el uso de un lenguaje técnico. puede dar lugar a una doble interpretación. ósea que lleguemos sin mayor dificultad en la mente del lector del informe. En consecuencia. Aquí nos referimos a que el Informe no debe contener conceptos que no ayuden a entender el tema principal del informe.. se torne inútil y/o pierda su utilidad. es decir . escribirá en el idioma que el lector ent iende. El hecho de que un Informe sea Conciso. A veces lo que ocasiona la deficiencia de claridad y simplicidad del informe es precisamente la falta de claridad en los conceptos que el Auditor tiene en mente. además por lo general no tienen una organización Dr. sin embargo no deben incluir hechos impertinentes. es esencial en todo Informe. 3). el contenido del Informe debe estar sustentado e n evidencias susceptibles de ser demostradas en cualquier circunstancia. . asimismo cuando el Informe está falto de claridad. Por lo tanto. EDGAR E. ocasionando de este modo que. Sabemos que la Exactitud. ya que muchos informes pueden ser amplios por que las circunstancias así lo requieren.Evitará incluir mucho detalle.AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD 1. .LA CLARIDAD Y SIMPLICIDAD.EXACTITUD. 4). 3. 2). es por eso que nuestro informe no debe estar carente de este valor. florido o vago. por consiguiente el Informe no debe contener conceptos errados. es presentar información digna de creencia y confiabilidad. para que el informe logre su objetivo de informar o comunicar al cliente. no más extenso de lo necesario para transmitir el mensaje. no debe incluir demasiado detalle que afecte el concepto principal del informe.. Los informes deben ser breves por lo siguiente: 1). 2. el Auditor debe: 1). es decir.Los informes largos pueden ser algo complicados y difíciles de analizar. superfluos o insignificantes. no hay una cabal comprensión de lo que realmente quiere comuni car. sino en cuanto a hechos. Evitará ser muy breve. es decir. el Informe perdería su validez y como consecuencia podría devenir en demérito para el profesional. Aquí queremos aconsejar que los Informes de Auditoría se deberán redactarse en un lenguaje sencillo y desprovisto de tecnicismos para facilitar su comprensión. CHEPE RAMOS. Médico Cirujano. no solamente en lo referente a cifras. 2).. . El informe contendrá toda la información necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría. y. Perú 2010 . por lo general el informe debe ser conciso como los que se presentan al Directorio y más detallado cuanto se presenta a otros niveles inferiores. familiares al lector. Nuestra misión respecto a la Exactitud. no significa que su contenido sea corto. es decir que no gen ere duda. . porque si esto último ocurriera.Utilizará palabras simples. ya que el exceso de detalles distrae la atención y puede ocultar el mensaje o confundir al lector. permitiendo una comprensión adecuada y correcta de los asuntos que se informen y satisfagan los requisitos de contenido.

con esto queremos significar que. exactitud. para así mejorar la confianza y eficiencia de la empresa o institución. Los resultados finales deberán trasmitirse en el menor tiempo posible a través de un informe escrito aprobado por el auditor jefe y el cual también deberá ser discutido con los funcionarios de la entidad auditada. El Informe. EDGAR E.TONO CONSTRUCTIVO. Cumple el siguiente principio: Sabiduría. deben tratarse a su debido tiempo durante el trabajo de campo. si el contrato fue examinar el área de ventas.La verborrea generalmente da énfasis a detalles sin mayor trascendencia. deben ser Oportunos en tiempo y lugar. es preferible sacrificar la forma de su presentación. sobre el particular. sustentación adecuada e integridad. es saber cómo hacerlo. debe tener u n Tono Constructivo apropiado a la circunstancia para la cual fue solicitado. tono constructivo. y. deben tomarse en consideración las Dr. aún cuando la auditoría no haya sido concluida.AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD uniforme. para que la información permita una rápida acción correctiva. un informe será útil sí: Reúne los otros requisitos señalados par a su redacción como: claridad y simplicidad. es bueno recalcar que toda deficiencia comentada. Aportará elementos que propicien la optimización del uso de recursos y el mejoramiento de la administración. 4). pues debemos informar sobre esa área. Y. Perú 2010 . en casos especiales. El Informe que se emita debe cumplir con los objetivos para lo que fue realizado. El informe es útil cuando informa lo que la empresa solicitó. Los Informes. en consecuencia los asuntos pendientes de solución que ocasionan demoras. habilidad. 6. de tal maner a que la empresa conozca la situación. Se aconseja que los informes de Auditoría sean emitidos con la mayor celeridad posible. pero el mérito radica en persuadir a otra persona a que lo haga. 3). las conclusiones.. Médico Cirujano.. debe ir acompañada de su correspondiente recomendación. oportunidad. debe informarse a tiempo para que se vaya apreciando el progreso alcanzado y dar a conocer los hechos sobresalientes. concisión.OPORTUNIDAD. Su propósito es generar una acción constructiva. y. en consecuencia se a precie la utilidad del informe. 5. 4. CHEPE RAMOS. los problemas.. en beneficio de la oportunidad. de modo tal que la administración de la institución o la empresa puedan tomar acción inmediata. esto es justamente lo que el informe debe satisfacer realmente para que la empresa pueda tomar decisiones adecuadas y. Además es bueno considerar que.. los informes atrasados pierden valor a pesar de hubieran sido muy bien preparados. es saber que hacer. .UTILIDAD.Los informes largos provocan comentarios indebidos o dan una mala impresión sobre su falta de operatividad. recomendaciones y otros aspectos de interés.. es decir. porque de otra forma.

y que existe relación entre éstas y los hechos que se pretenden demostrar. El informe de auditoría debe ser equilibrado. No se deberá utilizar lenguaje despectivo ni destructivo. El Informe debe basarse en evidencias. convincentes y pertinentes. EDGAR E. las mismas que deben estar amparadas en documentos. Los informes de auditoría deberán provocar una reacción positiva en las conclusiones y recomendaciones formuladas. Médico Cirujano. Los resultados deberán presentarse de manera imparcial. que las evidencias son válidas y confiables. sin inducir a errores.. tanto en el contenido como en el tono.SUSTENTACIÓN. situando los resultados de la investigación en la perspectiva adecuada. el auditor deberá obtener las evidencias suficientes. generalmente se escribe en tercera persona. 8. El auditor deberá estar libre de impedimentos e influ encias. que le permitan tener la certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. La actividad de auditoría debe ser independiente. Perú 2010 . Las observaciones y conclusiones deben estar sustentadas por evidencia válida y suficiente. Los resultados deberán estar en sintonía con los objetivos Dr. opiniones. La verdadera independencia de una Auditoría se refleja en la objetividad y el uso de los métodos de verificación de la Auditoría. además no deben menospreciarse los métodos de trabajo o cualquier accio nar del cliente. Para emitir el Informe valedero. todo ello con el fin de fundamentar razonablemente los juicios. así mismo esa objetividad debe incluir una clara diferenciación entre lo que son: hechos.OBJETIVIDAD. 7. es preferible omitir el nombre de las personas involucradas e indicar solamente sus cargos. y los títulos o encabezamientos de las observaciones deben llamar la atención hacia una inmediata corrección o acción de parte de la empresa auditada. nos referimos que el auditor debe tener una a ctitud imparcial y neutral.. y los auditores deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo. evitando la tendencia a la exageración o enfatizando excesivamente las debili dades o deficiencias evidenciadas. CHEPE RAMOS. opiniones y. El informe de auditoría será redactado de manera que no se preste a interpretaciones erróneas. mantener una actitud objetiva y absoluta independencia de criterios en la elaboración del informe de su examen. declaraciones. no debe utilizarse jerga y.AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD virtudes de la cortesía y el respeto. Cuando hablamos de objetividad. pruebas u otros elementos de juicio objetivos. Deberá tenerse cuidado en seguir una misma forma de redacción a lo largo de todo el informe. sin dejar de formular el criterio juicioso del auditor. conclusiones y recomendaciones que formule. exponiendo los resultados con imparcialidad y evitando exagerar o enfatizar el desempeño deficiente. que conste en los papeles de trabajo. La ob jetividad requiere que el informe se presente en su conjunto de manera equilibrada. que permitan demostrar la validez de las observaciones. y debe evitar los conflictos de intereses. .

los auditores deben mantenerlos específicos. además. establecidos en la planificación de la misma y lograr que todos los puntos tratados sean objeto de una comprensió n clara y correcta. Al finalizar el examen el auditor debe presentar por escrito un informe que describa el alcance y los objetivos de la auditoría. es totalmente cierto y muchas veces injusto. Se presentarán de una manera persuasiva y las recomendaci ones y conclusiones se fundamentarán en los hechos expuestos. se deberán tener en cuenta todas las pautas que hemos sugerido para su elaboración. además debe contener todos los elementos o partes que lo integran. y orientados a obtener resultados oportunos. realizables. Para asegurar q ue sus informes son convincentes y conllevan resultados positivos y de calidad. Como ya hemos descrito. Perú 2010 . es decir. Esta información ha de ser suficiente para que el auditor. que la calidad del trabajo se juzgue principalmente por el informe presentado.. Médico Cirujano. sea capaz de realizar un diagnóstico y realizar las recomendaciones que estime necesarias. con el fin de tener una información completa. Deberá existir apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión de calidad. CHEPE RAMOS.. Comentarios Conclusiones y Recomendaciones sobre los hallazgos relacionados con los objetivos de l a auditoría. Por lo tanto.CALIDAD. . de manera que permitan al usuario el convencimiento de su importancia. el informe debe ser Integral. EDGAR E. 9. significativos.INTEGRIDAD. no debe emitirse informes por separado. Dr.AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD generales y específicos establecidos en la auditoría y las conclusiones y recomendacio nes deberán guardar una estrecha relación lógica con los hechos presentados en el informe. Los resultados de la auditoría deberán responder a sus objetivos y prioridades establecidas. con su experiencia y conocimiento. la elaboración del Informe de Auditoría es el punto final del proceso de captación y tratamie nto de la información obtenida de la organización auditada. El informe deberá contener toda la información pertinente y necesaria para alcanzar los objetivos de la auditoría. Además de las características o requisit os ya indicados. desde la introducción hasta las recomendaciones. de otros especialistas. Un buen informe evidencia la calidad del trabajo rea lizado. La auditoría deberá ser realizada por una persona o personas que cuenten con la capacitación técnica adecuada y la competencia de un auditor. para que este informe sea lo más productivo. 10. racionalidad y conveniencia.

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