Identificación del aprendiz.

Buenos días compañeros e instructor, mi nombre es Andrea Sarasti Potosi.

Producto o servicio para el que se realiza el evento.

La realización de la Gran Feria de Emprendimiento, Servicios y Cultura es una estrategia de parte

de la alcaldía municipal de la mano con la caja de compensación Compensar donde se crean
espacios en la plaza principal del parque de Soacha para apoyar la reactivación económica en el
municipio siendo los protagonistas los emprendedores, comerciantes y para el disfrute de la
ciudadanía; para dicho evento fuimos cordialmente invitados para tener la oportunidad de
presentarnos con nuestra marca “La Caleñita” representando el sector comercial de papelerías y
misceláneas.

Esta actividad se llevará a cabo durante un mes donde aprovecharemos dicho evento como un
recurso para hacer fuerte presencia con nuestras estrategias de mercado de penetración para
darnos a conocer a nuestro target en dicho evento empresarial.

En el lapso de ese mes se realizarán actividades de promoción y publicidad para penetrar nuestra
marca “La Caleñita” como un centro mayorista de distribución de papelería y complementos con el
fin de darnos a conocer como una marca que se dedicará a la comercialización de productos y
servicios al por mayor y detal, las actividades estarán direccionadas hacia nuestros dos canales de
distribución. El dar a conocer de cara al público las categorías de papelería útiles para estudiantes
escolares y universitarios, insumos y artículos para oficina, accesorios tecnológicos para tablets,
computadores, celulares y complementará sus servicios con juguetería, cuidado y belleza,
modistería, piñatería y detalles de toda ocasión. También ofrecerá servicios adicionales que
agregaran valor a los negocios de nuestros clientes con soluciones creativas y experiencias
individualizadas de publicidad y de formato comercial para contribuir a impulsar con éxito sus
proyectos y entregas a domicilio sin ningún costo.

Pasos para generar un evento comercial.

Hay que recordar que la elaboración de un evento comercial requiere, ante todo, del Ciclo
Administrativo, que consiste en planear, hacer, ejecutar y actuar, a partir de lo cual se entran a
desarrollar los pasos para generar el evento comercial. Puntualmente, los pasos para realizar un
evento comercial son:

1. En primer lugar, se debe tener claro el objetivo.

Tener claro el objetivo de nuestra participación en dicho evento para poder ajustar todos
nuestros esfuerzos en pro de lograr el éxito deseado.

Objetivo General

“Penetrar con éxito el mercado de Soacha a través del plan de marketing que nos augure
asertividad tanto en la promoción y publicidad con nuestra participación en el evento para
causar gran impacto y popularidad en la audiencia”.
 Objetivos Específicos

 Ofrecer nuestros productos y servicios de manera estratégica logrando atraer a nuestro

público.
 Impulsar las ventas a grande escala para retornar el presupuesto invertido y alcanzar la
rentabilidad deseada en este evento.
 Captar la mayor audiencia posible para fomentar el aumento de clientes y fortalecer el vínculo
comercial.
2. determinar el tipo de evento que se va a realizar.

Este evento comercial es de tipo “lanzamiento de marca” donde vamos a presentar de cara al
público nuestra marca.

3. Establecer los requerimientos del evento, es decir, que se necesita para que este se lleve
a cabo.

Dentro del plan del evento comercial el organizador del mismo debe planificar y programar con
tiempo todas las actividades y recursos que necesite, con el fin de escatimar derroches
innecesarios de recursos económicos y de esfuerzo físico y mental.

Los requerimientos que necesitaremos para este evento comercial son:

 “Objetivos y nombre del evento

 Determinar lugar y fechas tentativas

 Personal de apoyo y equipo de asesores

 Costo aproximado del evento

 Requerimiento de recursos para iniciar operaciones

 Planteamiento oficial

 Diseño de la imagen y el concepto

 Promoción del evento con posibles patrocinadores

 Llevar a cabo la planeación de la publicidad”

4. Se continua con la construcción y financiación del presupuesto para el evento.

Se trabajará con un presupuesto “estático”, principalmente porque recién se está lanzando el

producto al mercado y la idea es no escatimar mucho en gasto, sino planificar algo concreto y con
el presupuesto casi que justo para cada rubro establecido.

Al ser una empresa, como ya reiteré, que recién está iniciando, se planifico este presupuesto a
“corto plazo”, contando también con la economía tan inflacionaria con la que cuenta Colombia.
 5. Adquirir los insumos, materiales y equipos que se utilizaran.

Aquí designaremos un presupuesto conjunto con el presupuesto general del evento.

6. Se necesita elaborar el protocolo del evento.

Ya que esto crea una imagen de pulcritud, orden, elegancia y sincronización ante las demás
empresas, personas e instituciones

Formular el plan de relaciones públicas del evento.

Diseñar la campaña de difusión.

Definir el evento comercial.

7. Plan de relaciones públicas

8. Difusión del evento

Esta la haremos mediante los siguientes canales de comunicación, que son los más exequibles
para la empresa de momento y uno de los más concurridos por la población.

Publicidad exterior localizada (vallas, pancartas, etc.)

Posicionamiento en la web (páginas web, correos, blogs, buscadores, etc.)

9. Hacer la evaluación del evento.

Esta evaluación, en la parte social, la vamos a realizar mediante encuestas hechas al final de la
jornada, para ver la percepción de las personas ante el evento. En la parte presupuestal, se espera
que este no haya excedido el presupuesto inicial y que los logros económicos alcanzados sean
iguales o superiores a los proyectados.

Ventajas y desventajas.

 Las ventajas obtenidas al realizar el evento comercial son:

Se genera un reconocimiento de la marca y confianza en esta

Se generan relaciones personales con otras empresas

Fortalece las relaciones entre la comunidad

Genera beneficios para la empresa

Recauda fondos económicos

El goce de los participantes del evento, lo cual generara fidelización de los mismos

 Las desventajas se presentan si omitimos algunos de los tópicos requeridos para la

elaboración del evento comercial.

Otros aspectos relacionados.

Los eventos comerciales deben ser planificados y programados para que todos los recursos que se
vayan a destinar a esa actividad puedan ser distribuidos y asignados eficientemente y en los
momentos apropiados.

Es fundamental poder contar con un buen equipo de trabajo a la hora de realizar un evento
comercial, donde se va a definir el rol de cada uno en la planeación y ejecución del mismo, entre
los cuales tenemos:

(relacionista público), quien va a realizar contactos con asociaciones para promover y concertar
servicios de convenciones, conferencias y muestras comerciales

(organizador de eventos comerciales), quien organiza los eventos que promuevan las relaciones
empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa

(responsable de patrocinadores), quien Contacta patrocinadores y comités organizadores para

planear eventos, establecer presupuestos, revisar procedimientos administrativos y progreso de
los eventos

(técnicos de sonido e iluminación y personal de seguridad), quienes coordinan los servicios para
el evento, como acomodación, transporte, señalización, exhibiciones, traducciones, equipo
audiovisual, impresos y seguridad