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I. II. III. IV. V. VI. VII.

Introduccin Objetivo de la gua Definicin del manual de procedimientos Objetivo del manual de procedimientos Lineamientos para su formulacin Base legal Conceptos bsicos

3 4 5 6 7 8 9 10 11 15 18

VIII. Actividades previas a la elaboracin del manual IX. X. XI. Integracin de los manuales de procedimientos Autorizacin e implementacin Anexos

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I.

I NT R O D U C CI N
Con el propsito de apoyar a las diferentes unidades administrativas que conforman al ISSTECH en la actualizacin permanente de sus mtodos de trabajo, se ha elaborado esta gua que contiene los conceptos bsicos para la formulacin de los manuales de procedimientos administrativos, utilizando una terminologa sencilla y clara para su fcil comprensin, requiriendo de la participacin activa de los servidores pblicos que intervienen en los diferentes procesos, para garantizar la calidad y oportunidad de los servicios, seguros y prestaciones.

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I I.

O B J E T I V O DE L A G U A
Proporcionar a los rganos centrales y desconcentrados del Instituto de Seguridad Social de los Trabajadores del Estado de Chiapas, la metodologa que se deber seguir para formular en forma homognea, los manuales de procedimientos que debern regir, para la operacin eficiente de las reas.

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III.

DEFINICIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


Es el instrumento administrativo en que se consigna de manera ordenada y sistemtica, las polticas y actividades que deben seguirse para cumplir eficientemente con las funciones encomendadas a las reas, fundamentadas en las disposiciones emitidas en los

ordenamientos legales vigentes en cada materia, teniendo como marco de referencia los objetivos de la Institucin.

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IV.

OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


Servir de medio para el ejercicio eficiente y ordenado de las operaciones que efectan los rganos administrativos que

intervienen en un proceso, permitiendo la consecucin de los objetivos institucionales planteados.

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V.

LINEAMIENTOS PARA SU FORMULACIN

a).- De su elaboracin. Con base al Manual para la Formulacin y Actualizacin de Manuales Administrativos, se integraran dos grupos de trabajo: 1. Los Responsables del Proyecto.- que sern los Subdirectores de rea y Jefe de Unidad de Apoyo, aplicativas de la normatividad. 2. El Grupo de Apoyo.- integrado por el personal de la Unidad de Planeacin. La Unidad de Planeacin a travs del Departamento de Organizacin y Sistemas, asesorar a las Subdirecciones de rea, Unidades de Apoyo y rganos Desconcentrados en la formulacin y/o actualizacin de los manuales de procedimientos. Los objetivos y actividades de los procedimientos que se integren al manual, debern ser congruentes con los objetivos institucionales. b).Del membrete y tipos de letra a utilizar.

El membrete de la hoja invariablemente deber contener a la izquierda el logotipo Chiapas Gobierno del Estado ISSTECH, a la derecha el logotipo Son Hechos no palabras; el nombre del manual en el encabezado de forma centrada y el nmero de pgina en el extremo derecho del pie de pgina (Ver anexo 1). En el extremo inferior izquierdo, deber anotarse la fecha de elaboracin o actualizacin segn corresponda. El documento deber formularse en computadora, en el programa Microsoft Word, utilizando tanto en el encabezado como en el pi de pgina, la letra Arial 12 negrita y para el texto la letra Arial 14 normal. A fin de no disear individualmente el membrete en cada hoja del documento, esta informacin deber ser plasmada una sola vez, utilizando las herramienta: Insertar Encabezado y Pi de Pgina, con lo cual se repetir automticamente en cada hoja. Todas las reas seguirn el procedimiento y utilizarn las formas indicadas en esta gua.

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VI.

BASE LEGAL
La obligatoriedad y la responsabilidad sobre la formulacin y actualizacin de los manuales de procedimientos, se encuentra establecida en el Reglamento Interior Administrativo y el Manual General de Organizacin del ISSTECH.

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VII.

CONCEPTOS BSICOS:

Para facilitar la comprensin y el uso de esta gua a las personas que formulen o actualicen manuales de procedimientos, a continuacin se precisa una terminologa comn que se usa en este trabajo y que se considera importante. Qu es un Procedimiento? Es una sucesin cronolgica de operaciones interrelacionadas y la aplicacin de su mtodo de ejecucin, que efectuada por una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar un proceso de trabajo o una parte de l, para el logro de un fin determinado. Es una relacin de operaciones que indican una secuencia del orden en que deben ejecutarse y la manera de hacerse. Es una descripcin, en secuencia lgica, de las distintas operaciones o pasos de que se compone una rutina de trabajo.

Cmo se Representa un Procedimiento? Un procedimiento se representa grficamente, por medio de un diagrama de flujo y acompaado de una descripcin narrativa de las actividades.

Cules son las Ventajas del Manual de Procedimientos? Representan de una manera sencilla y objetiva, cmo debe realizarse un procedimiento. Eliminan complejidad, incertidumbre y duplicidad en el desarrollo de las actividades. Estimulan la uniformidad y el control de las operaciones. Disminuyen cargas innecesarias de supervisin. Propician la participacin de los servidores pblicos en el mejoramiento de sus procesos de trabajo. Simplifican los procesos de trabajo. Sirven de base en el adiestramiento y capacitacin del personal.

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Implementan o mejoran el sistema de informacin. Determinan la responsabilidad de cada puesto o cada rea y su relacin con los dems de la institucin.

VIII.

ACTIVIDADES PREVIAS A LA ELABORACIN DEL MANUAL

Como fase previa para elaborar los manuales de procedimientos, se requiere ubicar y analizar los procedimientos de que constar el manual, identificando y precisando los problemas y sus efectos, as como sus posibilidades de modernizacin, para mantenerlos dentro de los lmites de eficiencia y eficacia demandada. Determinar el ordenamiento legal que da origen o razn de ser a las actividades. Obtener la informacin que permita contestar, por qu hacemos las cosas, cmo las hacemos y con qu frecuencia? Compilar la informacin con el personal responsable de su ejecucin. Diagramar el panorama general de un procedimiento. Efectuar el anlisis y diagnstico del comportamiento y resultados operativos. Determinar alternativas para corregir o prevenir fallas y desviaciones, o bien mejorar la ejecucin de las operaciones. Elegir la mejor alternativa de solucin o diseo conceptual, para la regularizacin, optimizacin o rediseo del procedimiento.

Los trabajos debern iniciarse con una cuidadosa preparacin y determinacin del curso a seguir, por lo que es necesario elaborar un plan de trabajo donde se estimen las actividades que se van a realizar, el tiempo que durarn y quines sern los responsables de su ejecucin.

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IX.

INTEGRACIN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Con el objeto de que se mantenga un sentido de continuidad y de unidad en la integracin del manual, es muy importante uniformar los criterios, tanto en la terminologa usada, como el nivel y detalle en que ser presentada la informacin. Las partes que componen el manual de procedimientos son las siguientes: 1.2.3.4.5.6.7.8.Portada. Hoja de Identificacin y Autorizacin. ndice General o Contenido. Introduccin Marco Jurdico. Objetivo. Lineamientos. Procedimientos: Diagramas de Procedimientos o Flujogramas. Descripcin de los Procedimientos.

9.- Formatos e Instructivos de Utilizacin. 10.- Hoja de Visto Bueno. 11.- Anexos: (en su caso) Glosario, etc. 1. PORTADA En este apartado se consignarn los datos generales del manual, correspondiente a la funcin que da origen a un proceso o al rea que lo utilizar. Ejemplos: -Manual de Procedimientos para el Departamento de Administracin de Personal. -Manual de Procedimientos para la Utilizacin del Fondo Revolvente. ACTIVIDADES: Deber presentar la informacin siguiente: (ver anexo 2). En el margen superior izquierdo se imprimir el logotipo del Gobierno de Chiapas-ISSTECH.

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En el centro de la portada se anotar el nombre del manual. En el margen superior derecho se imprimir el logotipo Son Hechos no palabras.

En el margen inferior derecho se anotar el da, mes y ao de su elaboracin.

2.

IDENTIFICACIN Y AUTORIZACIN

Es la presentacin del documento; conteniendo el nombre del manual, una sntesis de ste, as como los nombres y firmas de quienes autorizan su emisin y el da, mes y ao en que entra en vigor (ver anexo 3).

3.

NDICE GENERAL O CONTENIDO

Contiene los temas o captulos que constituyen la estructura del manual de procedimientos. ACTIVIDADES: a).- Elabore el apartado cuando tenga toda la informacin que contendr el manual. b).- Enliste ordenadamente los temas que contiene el manual y asigne un nmero romano a cada uno de ellos en forma consecutiva. c).- Anote el nmero de pgina en que se encuentra contenido el tema.

4.

INTRODUCCIN

Presenta una breve explicacin de lo que es el documento y los propsitos bsicos que se pretenden cumplir a travs de l. Describe a quienes estn dirigidos los procedimientos y quienes estn obligados a observarlos.

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ACTIVIDADES: a).- Mencione los propsitos y motivos que tiene la Institucin para elaborar el manual, as como el contenido del mismo. b).- Seale el objetivo general del documento, especificando su finalidad, as como su utilizacin. c).- Redacte con un lenguaje sencillo y claro que facilite su entendimiento

5.

MARCO JURDICO

Es el listado de leyes y normas que rigen la competencia y accin de un rea o una actividad especfica. ACTIVIDADES: a).- Relacione los nombres de los principales administrativos que constituyen la base legal. b).- Enncielos de acuerdo al orden jerrquico. 6. Constitucin Poltica. Leyes Federales, Estatales. Reglamentos. Decretos. Acuerdos. Convenios. Documentos Normativos- Administrativos. Circulares u Oficios. ordenamientos jurdico-

OBJETIVO

Es la expresin clara y detallada del propsito que se busca, responde a la pregunta Para qu?, el cual deber ser congruente con el objetivo institucional. ACTIVIDADES: a).- Inicie la redaccin con un verbo en infinitivo. b).- Determine el fin que se pretende alcanzar con el manual de procedimientos, as como el para qu y a travs de qu se har.

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7.

LINEAMIENTOS

Establece los criterios y/o polticas generales que regirn el cumplimiento de las responsabilidades de los distintos elementos que participan en el desarrollo de los procedimientos, determinando los lmites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades, sin que tenga que consultar constantemente los niveles jerrquicos superiores. ACTIVIDADES: a).b).Redacte las polticas o normas generales que guiarn las acciones de los participantes para alcanzar los objetivos del procedimiento. Ordnelas de acuerdo a su importancia.

8.

PROCEDIMIENTOS

Presenta por escrito, en forma narrativa, secuencial y grficamente mediante diagramas de flujo, cada una de las operaciones que hay dentro de un procedimiento explcito, en qu consisten, cundo, cmo, con qu, dnde y seala los responsables de su ejecucin. ACTIVIDADES: a).b).c).Elabore el diagrama de flujo del procedimiento. Elabore la descripcin del procedimiento. Integre los formatos que se utilicen en el desarrollo de los procedimientos, con su respectivo instructivo de llenado.

Para la ejecucin de estas actividades, consulte la Gua para Diagramar y Formular la Descripcin de Procedimientos Administrativos.

9.

FORMATOS

Forma impresa que deber contener los apartados necesarios para concentrar la informacin para el trmite que corresponda. ACTIVIDADES: a).Determine el objetivo para lo que se requiere el formato.

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b).-

Estructure el formato de la siguiente manera: 1.- Encabezado: Contendr datos como el nombre y logotipo Chiapas Gobierno del Estado-ISSTECH, nombre de la Unidad Administrativa (Subdireccin de rea o Jefatura de Unidad) que genera el formato, nombre de identificacin del formato, nmero de folio y fecha de elaboracin del formato. 2.- Cuerpo del formato: Contendr la informacin necesaria para cumplir con el objetivo del formato. 3.- Pie del formato: Contendr las firmas y/o sellos de los responsables en su trmite; tambin podr registrarse el lugar y la fecha de elaboracin del formato.

10. HOJA DE VISTO BUENO Contiene los nombres y firmas de los que intervienen en la formulacin, revisin y asignacin de Visto Bueno del manual de procedimientos.

11. ANEXOS Son aditamentos asociados con el contenido de las polticas y procedimientos. Adems se anexa el glosario de trminos. Glosario: Se debern describir de forma clara, sencilla y en orden alfabtico los trminos administrativos y tcnicos que no son ampliamente conocidos y que son referidos en el curso del contenido del manual, a fin de facilitar la comprensin de ste.

X.

AUTORIZACIN E IMPLEMENTACIN
Una vez que se ha integrado el manual, es necesario realizar los trabajos que se describen a continuacin para que lo autoricen los servidores pblicos correspondientes y as poder implementarlo.

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1.- REVISIN Y VALIDACIN Una vez que el centro de trabajo tenga integrados los procedimientos de un rgano administrativo, es conveniente enviarlos para su validacin por el titular del rgano administrativo ejecutor; posteriormente debern enviarse al Departamento de Organizacin y Sistemas de la Unidad de Planeacin para su anlisis correspondiente. ACTIVIDADES: a).- Presente los procedimientos al titular del rgano administrativo en el que se recab la informacin, para su revisin y de ser necesario haga las modificaciones y observaciones convenientes. b).- Enve al Departamento de Organizacin y Sistemas de la Unidad de Planeacin el proyecto de manual de procedimientos para su revisin y validacin correspondiente. c).- En caso de que se acuerden modificaciones, realcelas y obtenga la firma de autorizacin. d).- Elabore el programa de implementacin.

2.- AUTORIZACIN a).- Una vez concluida la validacin se recabarn las firmas de los titulares de las reas que participaron en la formulacin y revisin del manual en la Hoja de Visto Bueno. (Ver anexo 4) b).- Posteriormente la Unidad de Planeacin someter a las autorizaciones del titular de la Subdireccin de rea o Unidad de Apoyo que corresponda; del Subdirector General y por ltimo del Director General en la hoja de identificacin y autorizacin.

3.- DISTRIBUCIN E IMPLEMENTACIN Una vez autorizado el manual de procedimientos, la Unidad de Planeacin enviar una fotocopia del mismo a la Subdireccin de rea o Unidad que corresponda, para que realice su distribucin, difusin e implementacin correspondiente. El documento original y el archivo magntico, quedarn bajo resguardo del Departamento de Organizacin y Sistemas de la Unidad de Planeacin, quien gestionar su publicacin en la pgina Web del ISSTECH.
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ACTIVIDADES: a).- Promueva la aplicacin del manual de procedimientos en todos los rganos administrativos ejecutores. b).- D a conocer el programa de implementacin a todo el personal que va a intervenir. c).- Verifique que cada participante en el proceso de trabajo, cuente con su manual de procedimientos y que reciba la capacitacin necesaria. d).- Comunique a todas las reas involucradas y al Departamento de Organizacin y Sistemas de la Unidad de Planeacin, la fecha de inicio y trmino de las actividades comprendidas en la implementacin. e).- Establezca y mantenga canales adecuados de comunicacin entre el responsable del proceso de trabajo y el personal operativo. f).- Establezca los mecanismos de control y retroalimentacin necesarios para obtener informacin sobre los resultados que vaya generando el proceso.

4.- EVALUACIN Y SEGUIMIENTO Una vez iniciada la implementacin del manual, es necesario que los titulares de los rganos administrativos den seguimiento a la efectividad de los procedimientos, a fin de detectar desviaciones en los mismos, haciendo oportunamente los ajustes necesarios.

5.- ACTUALIZACIN Los manuales de procedimientos se actualizarn con base a los cambios en los procesos de trabajo autorizados por la Direccin General, as como por las reformas al marco jurdico y normativo, y tomando en consideracin las aportaciones de los servidores pblicos que lo ejecutan, con la revisin por parte del Departamento de Organizacin y Sistemas.

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XI.

ANEXOS (Ejemplos)
1. Hoja membretada. 2. Portada. 3. Hoja de identificacin y autorizacin. 4. Hoja de visto bueno.

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1. HOJA MEMBRETADA:

Normatividad para la Utilizacin del Fondo Revolvente

I.- INTRODUCCIN

Con la finalidad de fortalecer la gestin financiera y administrativa del Instituto, en el marco de las medidas, lineamientos y disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria, se determin autorizar fondos revolventes a determinadas reas que por naturaleza de sus actividades, requieren solventar imprevistos que surgen en el quehacer institucional y que demandan su inmediata atencin desde luego, con acciones tendientes a fomentar el ahorro y optimizar el ejercicio del gasto El objetivo principal que da origen a la presente normatividad, es el de ejercer los recursos del fondo revolvente, con eficiencia y eficacia para la ejecucin de los proyectos, cumpliendo con los objetivos, propsitos, lneas de accin, indicadores, actividades fsicas y beneficiarios, acorde a las metas programadas. Para su correcto cumplimiento se requiere de la participacin responsable y decidida de los directivos y/o funcionarios encargados del manejo y control del fondo revolvente, y de la Subdireccin de Finanzas como rgano responsable de vigilar que se cumplan los lineamientos establecidos para tal fin.

FECHA DE ACTUALIZACIN DA MES AO 12 Agosto 2009

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2.- PORTADA:

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3.- HOJA DE IDENTIFICACIN Y AUTORIZACIN:

NOMBRE DEL DOCUMENTO Normatividad para la Utilizacin del Fondo Revolvente

SNTESIS DEL DOCUMENTO Contiene las disposiciones normativas y procedimientos a que debern sujetarse las reas que se les autoriza fondo revolvente para la adquisicin de insumos y servicios bsicos necesarios y que se requieren de manera imprevista y con carcter de urgente.

AUTORIZACIONES la Directora General

El Subdirector General

El Subdirector de Finanzas

Fecha de Autorizacin
Da 03 Mes Enero Ao 2011

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4.- HOJA DE VISTO BUENO:

Normatividad para la Utilizacin del Fondo Revolvente

Vo. Bo.
C.P. Pascual de los Santos Cruz Subdirector de Finanzas

C.P. Carlos Lara Nucamendi Jefe del Departamento de Control Presupuestal

Ing. Javier Valdez Flores Jefe de la Unidad de Planeacin

Elabor
Lic. Ren Sols Gordillo Jefe de la Oficina de Revisin Presupuestal

Lic. Esther Garca Balbuena Jefa del Depto. de Organizacin y Sistemas

Lic. Amando Lpez Alfaro Analista del Depto. de Organizacin y Sistemas

FECHA DE ACTUALIZACIN DA MES AO 03 Enero 2011

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