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ADERNOS eletrnicos
Gerenciamento e organizao de arquivos

CADERNOS ELETRNICOS 6

GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

Programa Acessa So Paulo


O Programa Acessa SP uma iniciativa do Governo do Estado de So Paulo e tem como objetivo combater a excluso digital, levando os recursos da Internet populao de baixa renda, estimulando o desenvolvimento das comunidades. Para isso o Governo do Estado criou os Infocentros, espaos com acesso gratuito Internet. Existem trs tipos de Infocentros: os Infocentros Comunitrios, criados em parceria com entidades comunitrias (associaes de moradores, amigos de bairro etc.); os Infocentros Municipais, criados em parceria com prefeituras paulistas; e os Postos Pblicos de Acesso Internet, criados em parceria com rgos do prprio Governo do Estado em que h grande fluxo de populao. Para facilitar o uso dos equipamentos, os usurios contam com monitores treinados e comprometidos com o projeto para auxililos. Esses monitores so capacitados para atender s necessidades especficas de cada usurio. Tambm so responsveis pela gesto dos Infocentros. Outra preocupao do Acessa a oferta de contedo relevante para o pblico-alvo assim como o estmulo criao de contedo por parte da comunidade. Assim, os Infocentros tambm funcionam como centros de informao e servios voltados para o desenvolvimento comunitrio, possibilitando acesso s informaes nas reas de sade, educao, negcios e servios governamentais disponveis na Internet etc. Para isso desenvolvemos produtos como os MiniCursos Acessa So Paulo, a parceria Acessa/WebAula, Dicionrios de LIBRAS e a Rede de Projetos. As comunidades providas de um Infocentro so estimuladas a desenvolverem projetos e atividades que utilizem os recursos da tecnologia de forma criativa e educativa. Para isso foi criado o portal na Internet, para que os usurios dos Infocentros possam disponibilizar contedos elaborados pela comunidade e assim produzir conhecimentos prprios.

Programa Acessa So Paulo Governador: Geraldo Alckmin Secretaria de Estado da Casa Civil: Arnaldo Madeira Diretor-Presidente da Imprensa Oficial: Hubert Alqures Coordenador do Ncleo de Projetos Institucionais: merson Bento Pereira Coordenador do Programa Acessa So Paulo: Fernando Guarnieri Equipe do Programa Acessa So Paulo: Alan Nicoliche da Silva, Alexandre Geraldi, Felipe Borgognoni, Flvia Brando, Glson Bevilacqua, Gisele Fabris dos Reis, Key Farias, Leandro Benetti, Michele Karine Damasco Silva, Neide Novaes, Ricardo Mallet, Silvana Maiski Portal do Acessa So Paulo: www.acessasaopaulo.sp.gov.br
Programa Acessa So Paulo Tel.: (11) 6099-9579/6099-9641 e-mail: acessa@sp.gov.br Rua da Mooca, 1921, Mooca CEP 03103-902 So Paulo/SP

ADERNOS eletrnicos
Expediente
Cadernos Eletrnicos Reitor: Adolpho Jos Melfi Vice-Reitor: Hlio Nogueira da Cruz Pr-Reitor de Pesquisa: Luiz Nunes de Oliveira Superviso Cientfica: Fredric M. Litto Coordenao Editorial e Pedaggica: Carlos Seabra Coordenao de Produo: Drica Guzzi e Akira Shigemori Roteiro, Pesquisa e Redao: Maria da Conceio C. Oliveira Projeto Grfico/DTP: Ronald Chira e Ludimyla Russo Web Designer: Daniela Matielo Ilustrao da Capa: Francisco S Godinho (Kiko) Reviso: Bete Abreu Colaboradores: Simone Freitas e Joeldo Veloso Holanda Cadernos Eletrnicos: www.cidec.futuro.usp.br/cadernos
Escola do Futuro - USP Tel.: (11) 3091-6366/3091-9107 e-mail: acessasp@futuro.usp.br Av. Prof. Lucio Martins Rodrigues, Trav. 4 - Bloco 18 CEP 05508-900 So Paulo/SP

Os Cadernos Eletrnicos foram desenvolvidos pelo Centro de Incluso Digital e Educao Comunitria da Escola do Futuro da USP (CIDEC) para o Programa Acessa So Paulo do Governo do Estado de So Paulo, por meio de sua Secretaria da Casa Civil. A reproduo parcial ou integral deste caderno permitida e estimulada somente para fins no comerciais e mediante citao da fonte. Maio/2003

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Introduo
A capacidade de armazenamento dos computadores pessoais aumentou muito, desde os tempos ureos da dcada de 80, em que 16Kb de memria eram um verdadeiro luxo para mquinas deste porte, at os dias atuais, em que temos de lidar com mega, giga e at terabytes de informao. Administrar tanta coisa requer prtica, bom senso, e muita, mas muita pacincia! Neste caderno, voc conhecer o que so arquivos de dados, para que servem e como podem ser armazenados em um computador. Aprender a copi-los, apag-los, compact-los, mov-los, fazer backup e recuper-los em caso de necessidade ou perda de dados. Ver, ainda, como reorganizar o espao em disco, para aumentar a rapidez no acesso aos dados, e formatar um disco, para instalar um novo sistema operacional ou simplesmente gravar novos dados, por exemplo. Aprender que dados podem ser armazenados em um arquivo e como o computador distingue que tipo de dados reside em cada arquivo. Ao final voc encontrar sugestes de remisso entre os cadernos eletrnicos relacionados, uma seo onde encontrar links para downloads de programas freeware ou para cursos oferecidos online. H tambm um glossrio com os principais termos da informtica e da Internet utilizados neste caderno. Vamos comear?

ndice
1. Organizando diretrios, pastas e arquivos..................................................................................... 4 2. Utilizando o cone Meu computador............................................................................................... 5 3. Conhecendo os comandos do Windows Explorer.......................................................................... 6 4. Gerenciando seus arquivos com o Total Commander.................................................................... 7 5. Associando programas a seus respectivos formatos.................................................................... 8 6. Ganhe tempo e espao: aprenda a compactar e descompactar arquivos................................. 9 7. Amplie sua segurana: faa cpias de seus arquivos.................................................................. 10 8. Detectando e corrigindo problemas: Scandisk.............................................................................. 11 9. Faa uma faxina em seu computador..............................................................................................12 10. Aprenda a desfragmentar o computador.........................................................................................11 Remisso entre cadernos e links na Internet........................................................................................... 13 Glossrio................................................................................................................................................... 14 3

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1 Organizando diretrios,
pastas e arquivos
O que , afinal, um arquivo de dados? Imagine o seu computador como um grande gaveteiro. As gavetas principais contm pastas que, por sua vez, contm as folhas de papel com as informaes. Estes so os arquivos moda antiga. Mas a lgica de organizao de arquivos no computador guarda uma diferena essencial: as pastas dos micros podem conter outras pastas! Os arquivos podem ser classificados mediante a sua colocao em diferentes pastas e as prprias pastas podem ser classificadas do mesmo modo. Dessa forma, pastas podem conter arquivos, junto com outras pastas, que podem conter mais arquivos e mais pastas, e assim por diante. Mas onde termina (ou comea) isso tudo?? H pastas que no esto contidas em outras pastas e sim no que chamamos de diretrio-raiz. Esse diretrio representa um disco do computador que pode estar visvel, como um disquete de pequena capacidade, ou um CD-ROM (disco compacto de mdia capacidade) nele embutido, como um HD (hard-disk disco rgido, fixo no computador) de alta capacidade, no qual normalmente ficam armazenados o sistema operacional e os programas (softwares) instalados.

Observe na imagem seguinte uma estrutura tpica de organizao de pastas no Windows:

Exemplo de estrutura de pastas do Windows.

No lado esquerdo da tela acima, vemos o diretrio-raiz, designado como C: e as pastas que esto abaixo dele, como Documentos e Arquivos de Programas. Note como a estrutura de pastas permite, por exemplo, que a pasta Incluso Digital contenha inmeras outras pastas e, dentro destas, outras tantas, como o caso da pasta Apostilas. A pasta Apostilas selecionada, que est abaixo de Aplicativos, distinta desta. Entretanto, ambas esto vinculadas pasta Incluso Digital. Estando a pasta (ou diretrio) Apostilas selecionada, como na figura anterior, voc pode ver o seu contedo do lado direito: ela contm mais pastas. A mquina de onde foi capturada esta tela tem dois diretrios-raiz, o C: e o D:. Eles representam dois discos lgicos, visveis para o sistema operacional.

Como fazer Os diferentes discos (rgido, compacto ou flexvel) so representados no sistema Windows com letras seguidas do sinal : (dois pontos). Normalmente, A: e B: designam os drives para as unidades de disquete de pequena capacidade. As unidades C: e D: costumam denominar os discos fixos (dois HDs instalados na mesma mquina ou um HD com repartio, por exemplo) e as letras E: e F: costumam nomear os drives de CD-ROMs (leitores e/ou gravadores).

Como fazer Pastas e diretrios representam a mesma coisa no Windows. A palavra diretrio mais antiga e vem dos tempos do DOS: significa a listagem dos arquivos contidos em um disquete, por exemplo. O conceito de diretrio, nos dias atuais, coincide com o conceito de pasta do Windows.
Para criar uma nova pasta basta selecionar a pasta que ir cont-la, ou C: ou D: caso voc queira criar a pasta logo abaixo do diretrio-raiz. Ento, selecione Arquivo/Nova Pasta. O nome Nova Pasta aparecer no lado esquerdo da tela. Para mudar esse nome, basta clicar sobre ele e aguardar um instante, at que ele se tornar editvel. Depois, basta digitar o

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nome desejado e pressionar Enter. Isso pode ser feito tambm para pastas j criadas, caso voc deseje renome-las.

2 Utilizando o cone
Meu Computador
Em todas as reas de trabalho (desktop) dos computadores que operam com o Windows h um cone chamado Meu Computador. Esse cone um atalho para um gerenciador de arquivos armazenados no micro. Vamos verificar alguns dos comandos bsicos nele existentes. Ao clicar duas vezes no cone Meu computador, surgir uma nova janela com outros cones para se acessar os arquivos do drive A: (para disquetes de 3), do drive C: (disco rgido), do drive D (CD-ROM ou DVD) e finalmente do Painel de Controle. Esses so os caminhos bsicos. Eventualmente haver outros cones, dependendo da configurao do computador, como um drive de Zip (D:), por exemplo. Ao clicar apenas uma vez nos cones de qualquer drive, vamos poder visualizar quanto de espao est ocupado por arquivos e quanto ainda est livre para gravarmos mais contedo. Essas informaes ficam visveis por um grfico em forma de pizza que o Meu Computador exibe automaticamente. Veja o exemplo:

disco rgido e em nossos disquetes e CDs. Com o boto esquerdo do mouse podemos executar vrios comandos para o determinado arquivo. Entre eles: abrir, imprimir, examinar com o anti-virus, abrir com um determinado aplicativo, enviar para outro diretrio ou outra pasta. Tambm possvel escolher a opo enviar para destinatrio de correio e anexar o documento em uma mensagem do nosso gerenciador de e-mails. Alm desses comandos, pode-se tambm copiar, recortar, criar um atalho, renomear, excluir e verificar as propriedades como o tamanho do arquivo, a data de criao e a data da ltima alterao. O cone mais diferente do Meu Computador o Painel de Controle. Como o prprio nome j diz, por ele que se gerencia vrias modificaes nas configuraes do computador. por esse painel, por exemplo, que acessamos os aplicativos gerenciadores de instalao e remoo de hardwares (placas de vdeo, som etc.) e softwares.

bom saber Nos micros compartilhados por muitas pessoas, os comandos do Painel de Controle nem sempre esto habilitados para evitar que as configuraes dos computador sejam modificadas por engano. Isso ocorre porque quando o Windows iniciado, o sistema pede um login e uma senha. Dependendo dessa identificao, a pessoa que o fizer ter permisses para mudar ou no as configuraes do micro.

Clicando duas vezes sobre um cone do drive, vamos visualizar todas as pastas, subpastas e arquivos gravados nessa unidade. Para abrir as pastas ou os arquivos, basta clicar duas vezes sobre eles. O cone Meu Computador o principal meio para verificar o espao disponvel no nosso

Tela do Painel de Controle. As caractersticas do micro so modificadas por aqui. Podemos adicionar e remover softwares, entre outras coisas.

Pelo Painel de Controle ainda possvel mudar as configuraes do vdeo, determinar como o mouse deve funcionar (para pessoas destras ou canhotas), configurar o teclado, adicionar ou remover tipos de fontes e muitas outras aplicaes.

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3 Conhecendo os
comandos do Windows Explorer
O Windows Explorer um aplicativo de gerenciamento de arquivos j instalado nos computadores com sistema Windows. Sua utilizao bastante simples. Por ele pode-se organizar os arquivos de dados e de programas do seu computador, mov-los de uma pasta para outra, copi-los, excluir, compactar etc. O principal atalho para abrir o Windows Explorer apertar ao mesmo tempo as teclas do Windows e da letra E.

da tela. A parte da tela esquerda mudar e voc ter duas opes de pesquisa: escrevendo o nome ou parte do nome do arquivo ou ento um trecho do texto contido no documento. Caso voc no se lembre do nome do arquivo ou de uma palavra especfica do texto, mas sabe que arquivo do Word, pode escrever *.doc no campo Procurar por Arquivos Chamados:. O sinal de asteriscos (*) indica que o aplicativo deve procurar todos os arquivos com essa extenso, no importando o que estiver escrito antes. Para concluir a pesquisa, escolha o diretrio onde o arquivo poderia estar.

Dica O menu do Windows Explorer praticamente igual ao do Internet Explorer. Na verdade, os dois programas so bastante integrados. possvel at mesmo navegar pelo Internet a partir do Windows Explorer. As opes do menu do Windows Explorer funcionam exatamente como no Internet Explorer. Os botes de voltar e avanar, por exemplo, fazem visualizar novamente os arquivos que j estvamos observando.
pelo Explorer tambm que se organiza arquivos gravados em outros computadores ligados a uma rede local. Por exemplo, nos Infocentros (salas de acesso pblico Internet para pessoas que no possuem micros prprios) os computadores esto ligados uns aos outros pela rede interna. Um usurio do Infocentro pode escrever, de qualquer computador, o seu currculo e salv-lo no Micro 01. Desse computador, o usurio pode salvar seu documento em um disquete sempre pelo Windows Explorer, j que o Micro 01 o nico da sala com drive de disquete. Portanto, esse aplicativo do Windows serve tanto para manipular arquivos do computador que estamos operando quanto de algum outro da rede local. Fazer uma busca pelo Windows para procurar um arquivo que voc no sabe ao certo em que pasta est gravado um recurso interessante. Clique no cone Pesquisar, no alto

Como fazer O compartilhamento de pastas e arquivos em micros ligados em uma rede interna bem simples. Basta habilitar que determinada pasta seja compartilhada. Para isso, clique na pasta desejada com o boto esquerdo do mouse. Escolha Compartilhamento. Na tela que se abrir, marque a opo Compartilhar esta Pasta. Voc ainda pode determinar quantas pessoas podero abrir a pasta e se podero modificar ou no os arquivos abertos.

Para permitir que a pasta seja aberta por outros micros da rede interna, selecione Compartilhar esta pasta Defina tambm qual ser o tipo de compartilhamento.

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Caso no se lembre do diretrio, escolha o drive C: para pesquisar por todo o disco rgido do micro. Clicando no boto Pesquisar, o sistema comear a procurar por todos os arquivos de Word gravados no computador. Nos prximos tpicos deste caderno veremos outros comandos acionados a partir do Windows Explorer, como compactar arquivos, desfragmentar o disco rgido etc. Veremos que possvel fazer muito mais com os arquivos alm de apenas abri-los e fech-los.

como: visualizar, abrir, renomear, copiar, e apagar arquivos e diretrios. No Total Commander possvel visualizar os arquivos por meio de duas janelas diferentes, o que nos possibilita ver, ao mesmo tempo, o contedo do diretrio-raiz C:, do drive A: ou D: (letras normalmente atribudas aos drives de disquete e CD-ROM, respectivamente) e de outros diretriosraiz ou drives que o micro possa ter. Para essa operao, basta selecionar a letra do drive ou diretrio no menu principal.

4 Gerenciando seus
arquivos com o Total Commander
O Total Comander um aplicativo shareware que pode ser baixado pela rede. Alm de gerenciar arquivos, o Total Commander um programa de FTP e compactador de arquivos. Seus comandos para gerenciamento de arquivos so bastante intuitivos, permitindo que organizemos nossas pastas muito facilmente. Alm dos recursos bsicos de um gerenciador padro, ele possui outros bastante sofisticados. Vamos conhecer alguns comandos bsicos
Visualizando simultaneamente arquivos de drives e diretrios por meio do Total Commander.

Com este aplicativo voc pode copiar arquivos de dois modos: selecionando o arquivo com o mouse e arrastando-o para o local em que se deseja copi-lo ou selecionando o arquivo e clicando na opo F5 Copy (ou clicando na tecla F5 do seu teclado).

bom saber As aes de abrir e renomear um arquivo so iguais no Windows Explorer e no Total Commander. Em ambos utilize os seguintes comandos: 1. Para abrir um arquivo, selecione-o, posicionando o cursor sobre ele e d um duplo clique, automaticamente ele se abrir. 2. Para renome-lo, selecione-o e clique uma vez sobre ele. Espere alguns instantes para que se torne editvel e escreva o novo nome. Ateno! Ao renomer um arquivo, mantenha a sua extenso, caso contrrio poder no conseguir abri-lo novamente! O arquivo deve estar fechado, pois no possvel renomear documentos abertos.

Copiando arquivos pelo Total Commander.

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Nos dois casos, aparecer uma janela para confirmar a ao. Basta clicar em OK. Para apagar um arquivo necessrio selecionlo com o mouse e clicar na tecla Delete/Del. Voc tambm pode apag-lo, aps a seleo, clicando na opo F8 Delete (ou apertando a tecla F8 do teclado). Nesse momento tambm aparecer uma janela para confirmar a ao. Basta ento clicar em Sim.

Apagando arquivos com o Total Commander.

Finalmente, para criar pastas ou diretrios, selecione o local em que a pasta ou o diretrio ser criado. Clique no boto F7 New Folder (ou aperte a tecla F7). Logo em seguida aparecer uma caixa de dilogo para digitar o nome do novo diretrio ou pasta. Depois s clicar em OK.

utilizando um editor de texto como o Word, por exemplo, enquanto um videoclipe pode ser visualizado pelo Windows Media Player. (Consulte os Cadernos Eletrnicos 2 e 10, respectivamente). Se tivermos os devidos programas aqui citados instalados em nosso computador, um duplo clique em cada um dos arquivos do exemplo anterior faz com que o Word ou o Media Player iniciem-se automaticamente, carregando e mostrando o arquivo no formato desejado. Como o sistema operacional, no caso o Windows, consegue distinguir entre os dois arquivos, o de texto e o de filme, sabendo qual aplicativo chamar, para cada um deles? Isso possvel graas extenso dos arquivos. A extenso simplesmente a parte final do nome do arquivo. Quando clicamos duas vezes sobre um arquivo, o sistema operacional olha primeiramente para a extenso do arquivo. Se for uma extenso que j est registrada, o sistema chama o aplicativo que capaz de carregar aquele tipo de arquivo, a fim de exibi-lo corretamente.

Importante A extenso tudo o que vai depois do ponto, no nome do arquivo. Portanto, todos os arquivos que terminam em .doc so reconhecidos pelo sistema para serem visualizados por meio do Word ou do Open Writer. J a extenso .avi indica que o arquivo visualizvel atravs do Media Player e assim por diante. Veja no final deste caderno uma lista de extenses.
Mas o que significa registrar uma extenso? Registrar avisar para o Windows que aplicativo ele deve chamar quando precisar abrir arquivos daquela extenso. Assim, o sistema operacional guarda a informao de quais aplicativos abrem os arquivos, livrando voc de ter de se preocupar com isso. O registro das extenses normalmente feito durante a instalao de cada aplicativo. Cada programa de instalao cuida de registrar, automaticamente, a extenso dos arquivos com os quais o aplicativo que est sendo instalado trabalha. Por exemplo, o instalador do Office que registra as extenses .doc, .dot (associando-as ao Word),

Neste exemplo selecionamos o disco-raiz C: para alocar um novo diretrio.

5 Associando programas a
seus respectivos formatos
Voc j sabe que um arquivo armazena dados. Dados, na linguagem da informtica, pode significar desde uma receita de bolo a um videoclipe do Olodum. Uma receita de bolo pode ser feita

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assim como associa as extenses .xls e .xlt ao Excel; .ppt ao PowerPoint e assim por diante. Muitas vezes, porm, precisamos fazer isso manualmente. Isso acontece quando um programa de instalao no completou sua execuo, registrando erradamente extenses de um aplicativo que no instalou. Para efetuar esse registro manual, voc pode usar o Windows Explorer. Selecione a opo de menu Ferramentas, Opes de Pasta. Dentro dessa opo, selecione a ltima aba, Tipos de Arquivo. Para registrar uma extenso, basta clicar em Novo, preencher o campo com a extenso desejada, clicar em Avanado e escolher que aplicativo abrir os arquivos com a extenso registrada: no nosso exemplo, a extenso fictcia XYZ, como na figura 1. Escolhido o aplicativo, basta clicar em OK e pronto. De acordo com nosso exemplo, o sistema operacional passar a reconhecer arquivos do tipo XYZ como um arquivo de udio do Windows Media Player. Veja o exemplo abaixo:

bom saber aconselhvel compactar grandes arquivos para armazen-los, otimizando espao de armazenagem em seu HD. Esse procedimento tambm recomendado para envilos por e-mail, pois assim o tempo de download e upload desses arquivos bem menor.
H diversos softwares para compactar e descompactar arquivos disponveis no mercado. Eles reduzem diferentes arquivos em formato .zip, .arj e outros.

bom saber Se voc necessita ler apenas algumas informaes de um documento compactado, no necessrio descompact-lo para isso. O aplicativo Zip Peeker permite que o usurio leia o contedo dos arquivos compactados, mas sem a inconvenincia de ter de descompact-los. possvel tambm remover, copiar ou mover os arquivos escolhidos. Veja como baixar o aplicativo consultando a seo Links na Internet.
Um dos softwares mais utilizados pelos usurios o Winzip. Se esse aplicativo estiver devidamente instalado, para se compactar um arquivo pelo Windows Explorer, basta clicar nele com o boto direito e escolher a opo Add to Zip. Isso pode ser feito com conjuntos de arquivos e at mesmo com pastas. Ao se escolher essa opo, uma janela se abrir perguntando o nome do novo arquivo a ser criado com o(s) arquivo(s) devidamente compactado(s) e outras informaes. Aps o preenchimento dessas informaes, o arquivo compactado estar pronto. Em verses mais recentes do Winzip, ao se clicar com o boto direito sobre um arquivo, automaticamente se habilita a opo de se criar o arquivo compactado (ou zipado, como se costuma dizer) j com o mesmo nome do arquivo original, trocando-se somente a extenso original do arquivo para .zip.

6 Ganhe tempo e espao:


aprenda a compactar e descompactar arquivos
No passado, para guardar arquivos em nosso computador precisvamos que ele tivesse muita memria e isso exigia investimento. Alguns arquivos no podiam ser copiados para disquetes, pois eles no tinham memria suficiente para armazen-los. Esses e outros problemas motivaram programadores a desenvolver formas de se trabalhar os arquivos alterando seu formato, tornando-os menores. Hoje, com as tcnicas adotadas, consegue-se reduzir um arquivo de texto em 82% ou mais de seu tamanho original, dependendo do contedo. Isso feito com programas chamados compactadores.

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Para se descompactar um arquivo, basta que se d duplo clique nele. Uma janela se abrir com todos os arquivos armazenados dentro de um arquivo compactado e pode-se optar por descompactar todos, clicando-se no boto Extrair, ou apenas alguns deles, selecionando-os com um clique e usando novamente o boto Extrair. Vale lembrar que como possvel compactar diretrios inteiros, quando estes so descompactados, o Winzip e outros programas compactadores reconstroem a estrutura original das pastas. O Freezip um descompactador freeware. Veja na seo Links na Internet o endereo para efetuar o download desse aplicativo. Sua instalao bastante simples, basta clicar duas vezes sobre o cone do arquivo executvel, aceitar o contrato de licena e pronto: a instalao seguir sem transtornos. Para usar esse aplicativo, inicie o Windows Explorer, escolha a pasta a ser compactada (preferencialmente no lado esquerdo da tela, onde apenas as pastas so mostradas) e clique com o boto direito do mouse sobre ela. Ao aparecer o menu suspenso, voc dever escolher a opo Add to Zip. Um arquivo com todo o contedo da pasta selecionada compactado ser gerado. Como na imagem ao lado, o contedo de uma pasta ser compactado e colocado no arquivo Free.zip. Para fazer a operao inversa, basta clicar duas vezes no arquivo compactado e os arquivos sero retirados do arquivo zip e colocados em suas respectivas pastas.

Como dissemos, o Total Commander tambm tem funo de compactao de arquivos. Basta selecionar o arquivo que desejamos compactar e clicar no menu Arquivos, Compactar. Para descompactar um arquivo, basta selecionlo, clica no menu Arquivo e escolher a opo Descompactar. Em seguida voc ver uma caixa de dilogo, semelhante da imagem anterior, para escolher a pasta em que o arquivo ser descompactado.

7 Amplie sua segurana:


faa cpias de seus arquivos
muito importante que voc faa a cpia de segurana (backup) dos seus arquivos, principalmente daqueles com os quais voc trabalha todos os dias. Para isso, tenha sempre mo um disquete. Insira-o no drive de mdia flexvel, geralmente representado pela letra A:. Abra o Windows Explorer e, do lado direito da tela, selecione os arquivos (ou pastas) que voc quer copiar. Para selecionar mais de um arquivo, basta manter a tecla CTRL pressionada enquanto voc clica sobre os arquivos. Depois clique no menu Editar, Copiar. Essa ao cria uma cpia temporria dos arquivos em um lugar especial chamado rea de Transferncia. Depois, clique sobre o cone A:, que indica a unidade de disquete, e selecione Editar, Colar. Os arquivos armazenados na rea de Transferncia sero copiados no disquete. A utilizao de um disquete limita o processo de cpia de arquivos ou conjuntos de arquivos at o tamanho total de 1.44Mb. Para a cpia de grandes quantidades de informao, o ideal utilizar discos virtuais, oferecidos por alguns servidores, ou uma mdia compacta como o CD-ROM.

Caixa de dilogo do Total Commander possibilitando a escolha do local para salvar o arquivo compactado e tambm para o formato da compactao (.zip, .arj etc.).

Importante essencial utilizar antivrus no seu computador. Deixe sempre ativada a funo Proteo de Arquivos. Essa funo possibilita a verificao automtica medida que eles so copiados. Consulte tambm o Caderno Eletrnico 9: Segurana no computador e na Internet.

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bom saber H outros modos de copiar arquivos. Um deles selecionar aqueles que se deseja copiar, clicar sobre eles e, sem soltar o boto do mouse, arrast-los at o drive A:.

8 Detectando e
corrigindo problemas: Scandisk
Sabemos que os arquivos so guardados em setores de disco (rgido ou flexvel). Muitas vezes, porm, esses setores podem apresentar defeitos, provocando perda de dados. Outras vezes, processos de gravao no concludos podem levar o sistema de arquivos a um estado inconsistente. Quando voc comear a se deparar com erros do tipo: Impossvel ler/gravar a partir do dispositivo, fique certo de que as coisas no esto como deveriam. O primeiro passo para tentar uma soluo executar o Scandisk para detectar e corrigir problemas no sistema de arquivos. Para executar o Scandisk, entre no Windows

Explorer e clique com o boto direito do mouse sobre a unidade de disco a ser diagnosticada (A:, B:, C: ou D:). Selecione a opo Propriedades e, dentro da janela Propriedades, selecione a opo Ferramentas. Clique sobre o boto Verificar Agora e o Scandisk ser iniciado. Selecione a opo teste Completo e marque a opo de correo automtica. Clique em Iniciar para realizar a verificao e correo. A primeira opo procura ler os dados, buscando setores defeituosos. A segunda procura fazer sua transferncia para setores bons, corrigindo automaticamente os setores ambguos e rfos. Em qualquer caso, os setores defeituosos eventualmente encontrados so marcados para no serem mais utilizados pelo sistema operacional. Dependendo do tamanho em megabytes da unidade de disco a ser diagnosticada, esse processo pode ser demorado.

Importante A ferramenta do Scandisk s pode ser usada em discos que aceitam nova gravao de dados, como os disquetes e os HDs. Assim, CD -ROMs que s podem ser gravados uma nica vez no podem ser corrigidos, caso haja algum problema no processo de gravao.

9 Faa uma faxina


em seu computador
O sistema operacional Windows, medida de trabalha, faz uso de uma rea de rascunho que usa para guardar dados temporariamente. Quando voc navega pela web, por exemplo, as pginas que voc visitou so armazenadas em uma rea temporria, para que possam ser visualizadas rapidamente, caso voc retorne a elas. Tudo isso consome espao em seu disco rgido, o que, como veremos no tpico seguinte, torna seu computador mais lento. Para ficar livre desses arquivos temporrios, de tempos em tempos, utilize a opo Limpeza de Disco. Para isso, faa o seguinte caminho: na rea de trabalho do Windows, clique na barra Iniciar, Programas, Acessrios, Ferramenta do Sistema,

bom saber O Scandisk elimina setores marcados erroneamente como se pertencessem a mais de um arquivo, e setores rfos, que esto marcados como usados, mas no pertencem a nenhum arquivo. Ele tambm tenta ler os dados de setores defeituosos, transferindo-os para setores bons, e marcando os defeituosos de modo que o sistema operacional no os use mais.

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Limpeza de disco. Ao acionar essa opo, uma janela aparecer para que voc escolha a unidade de disco a ser limpa. Faa a escolha e clique em OK. O Windows calcular quanto de espao pode ser liberado no disco e aps esse processo abrir uma janela como a ilustrada ao lado. Ao optar, por exemplo, em apagar os arquivos ActiveX e Java baixados da Internet, voc impedir a execuo offline dos mesmos. Mas ainda ficaro rastros de navegao como os cookies, por exemplo. H outros modos de apagar arquivos desnecessrios, cookies e outras pistas deixadas em nosso micro todas as vezes que abrimos um arquivo, acionamos um programa ou navegamos na Internet. Existem, inclusive, programas especializados nessa tarefa. Essa limpeza torna a navegao mais rpida. Para apagar seus rastros de navegao, por exemplo, abra o Windows Explorer e selecione no disco C: as pastas Arquivos de Programas, Windows, Temp, Temporary Internet Files. Ao lado direito da tela voc poder ver todos os arquivos e cookies recentemente baixados da Internet para o seu computador. Basta selecion-los e teclar os comandos shift/del. Consulte tambm o Caderno Eletrnico 4: Navegao e pesquisa na Internet.

10 Aprenda a
desfragmentar o computador
Voc deve notar que, medida que voc instala mais aplicativos, seu computador fica mais lento. Isso acontece porque uma maior quantidade de aplicativos ocupar um maior espao, deixando menos espao para o Windows trabalhar. O trabalho cotidiano com o seu micro, mesmo sem instalar novos aplicativos ou copiar grandes massas de dados para o disco rgido tambm o torna lento, pois o prprio uso dos aplicativos degrada o desempenho do computador. O que ocorre na verdade, nos processos descritos anteriormente, uma fragmentao cada vez maior dos compartimentos do disco rgido. Os arquivos so guardados nos discos em pedaos. Cada pedao tem um tamanho fixo e guardado

em locais chamados setores. Um complexo sistema de organizao associa cada conjunto de pedaos a cada arquivo, mantendo o sistema organizado. Quando um arquivo criado, os pedaos esto em setores contguos, isto , cada pedao do arquivo est prximo ao pedao seguinte e eles formam um bloco macio de dados dentro do disco. medida que arquivos so apagados e outros arquivos so adicionados, a falta de espao faz com que pedaos de arquivo sejam colocados em setores no-contguos. Ou seja, embora ainda vejamos o arquivo como um bloco nico (pois o sistema operacional garante que ele aparea dessa forma) ele se encontra espalhado por vrios pontos do disco. A isso damos o nome de fragmentao. Se o computador no apresenta nenhum problema de conflito entre aplicativos, a fragmentao do disco rgido a responsvel pela lentido do acesso aos arquivos e desempenho aceitvel dos programas em geral. Todas as vezes que o micro estiver muito fragmentado, o sistema operacional obrigado a buscar os vrios pedaos que formam o arquivo, em setores do disco distantes entre si. bastante fcil resolver esse problema. Basta abrir o Windows Explorer e clicar com o boto direito do mouse sobre a unidade de disco a ser desfragmentada: no caso aqui exposto, a unidade C:. Voc repetir o mesmo procedimento utilizado para rodar o Scandisk. S que dessa vez, na aba Ferramentas, mudar o status para desfragmentao. Selecione a opo Desfragmentar Agora e o programa se iniciar.

A imagem mostra a ferramenta de desfragmentao em ao. Se voc clicar em Mostrar Detalhes, poder ver o processo de desfragmentao medida que ele acontece.

Agora que voc j sabe organizar suas pastas e arquivos, sabe compactar arquivos, fazer limpeza de disco, verificar e corrigir problemas, desfragmentar seu computador e outros recursos, que tal dar aquela paradinha pra balano? Ponha seus arquivos em ordem, grave cpias de segurana daqueles arquivos que voc no pode perder em hiptese alguma, faa uma boa faxina e, finalmente, desfragmente seu disco rgido. Voc ver que o desempenho do seu computador melhorar sensivelmente. Mos obra!

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CADERNOS ELETRNICOS 6

Guia de Extenses
Programa Acrobat Reader Corel Presentations Corel Draw Excel Arquivos Executveis Arquivos Executveis Arquivos Executveis Imagens Imagens Imagens Imagens Imagens Imagens Imagens Imagens Imagens Imagens Arquivos de Ajuda Arquivos de Internet Lotus 1-2-3 Arquivos de Vdeo Arquivos de Vdeo Arquivos de Vdeo MS works Page Maker 6.0 Page Maker 6.5 Photoshop PowerPoint Quattro Pro Arquivos de Som Arquivos de Som Arquivos de Som Arquivos de Som Arquivos de Som Arquivos de Som Arquivos de Sistema Arquivos de Sistema Arquivos de Sistema Arquivos de Sistema Arquivos de Sistema Arquivos Temporrios Bloco de Notas/Texto Windows Write Word Word Word Word Perfect WINZIP Extenso .pdf .shw .cdr .xls .exe .com .bat .gif .jpg ou .jpeg .bmp .pcx .tif ou .tiff .eps .ico .wmf .wpg .ico .hlp .htm ou .html .wk? .qt .avi .fli .wks .pm6.0 .pm6.5 .pho .ppt .qb? .wav .au .mid .rmi .mp3 .ram .sys .ini .dat .dll .inf .tmp .txt .wri .doc .dot .rtf .wpd .zip

Remisso entre os Cadernos Eletrnicos


Caderno Eletrnico 4: Navegao e pesquisa na Internet para saber um pouco mais sobre procedimentos de limpeza de arquivos temporrios, histricos de sites visitados e cookies depois de navegar na rede. Caderno Eletrnico 5: Criao e publicao de pginas na Internet voc saber um pouco mais sobre programas FTP e formas de transmisso de arquivos por esses aplicativos. Caderno Eletrnico 9: Segurana no computador e na Internet para saber mais procedimentos de segurana para proteger seus arquivos no computador. Caderno Eletrnico 10: Multimdia- vdeo e udio no computador voc obter mais informaes sobre diferentes formatos de arquivos e sobre o uso de mdias como o CD-ROM.

Links na Internet
Softwares para download:
www.simtel.net/
(Total Commander)

www.adobe.com.br
(Acrobat Reader)

www.freedownloadscenter.com www.freezip.cjb.net www.bibvirt.futuro.usp.br

Discos virtuais, dicas e outros:


www.vilabol.com.br
(hospedagem de sites e disco virtual)

www.terra.com.br
(disco virtual)

www.yahoo.com.br
(webmail com disco virtual gratuito)

www.junglemate.com
(agenda e disco virtual - em ingls)

www.acessa.sp.gov.br/webaula www.discovirtual.hpg.ig.com.br www.abcdicas.com.br www.ajudacerta.com.br www.portaldeinformatica.com.br http://noticias.uol.com.br/mundodigital/ www.ilhasolteira.com.br/elias/

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Glossrio
ActiveX: padro de comunicao entre pequenos aplicativos feitos geralmente em uma linguagem como C++ ou Visual Basic, e o navegador ou outro aplicativo onde executam, na forma de objetos. No caso do navegador, eles se comportam como applets, executando em uma janelinha. Voc tambm pode visualizar objetos ActiveX quando, por exemplo, insere uma planilha Excel dentro de um documento do Word. Nesses casos, o nome mais comum que eles recebem o de objetos OLE, e existem desde a verso 3.1 do Windows. Aplicativos: programas de computador; softwares. Arquivo: conjunto de dados que so armazenados em disco e recebem um nome, pelo qual podem ser acessados. AVI: Audio Video Interleave. Avi um padro utilizado pelo Windows para intercmbio de vdeo. Backup: cpia de segurana das informaes, utilizada em caso de perda de dados. Cookie: em ingls quer dizer biscoito. O nome se origina daqueles biscoitos da sorte que vm com um papelzinho com uma pequena mensagem. Cookies so pequenos arquivos texto (txt) que os servidores web armazenam temporariamente junto aos browsers que visitam esses servidores. Diretrio ou pasta: elemento do sistema de arquivos que contm arquivos ou outras pastas abaixo de si. Diretrio-raiz: diretrio ou pasta que no tem nome, nem est abaixo de nenhuma outra pasta. Os diretrios-raiz so a base do sistema de arquivos de um disco lgico. Disco de inicializao: disquete com uma pequena parte do sistema operacional, suficiente para que um computador possa se inicializar sem a necessidade das informaes que esto no disco rgido. O disco de inicializao geralmente usado em caso de contaminao ou perda de dados do disco rgido. Disco lgico: elemento que contm um diretrio-raiz. Um disco lgico apresentado pelo sistema operacional como uma letra, A:, B:, C:, D: etc. Disco Virtual: a denominao do espao oferecido por alguns servidores, geralmente os que prestam servio gratuito de webmail e locao sites na rede, para que o usurio possa armazenar seus arquivos. A vantagem que suas cpias estaro em outro computador na rede, liberando, assim, espao de armazenagem no DH de seu computador. DOC: abreviatura de documento, formato de arquivo do editor de texto Word (Office da Microsoft). DOS: disk operating system (sistema operacional de disco). Download: em ingls load significa carga e down para baixo. Fazer um download significa baixar um arquivo de um servidor, descarregando-o para o nosso computador. Drive: local em que o usurio insere mdias compactas (CD-ROM) ou flexveis (disquete). EXE: programa executvel. Freeware: qualquer software (programa) oferecido gratuitamente na rede ou nas publicaes especializadas em suportes como CD-ROM. A palavra inglesa free, significa livre. FTP: File Transfer Protocol ou Protocolo de Transferncia de Arquivos. uma maneira de copiar arquivos via Internet. Os arquivos so disponibilizados e localizados em servidores ou em computadores pessoais por um programa servidor de FTP. Gigabyte: um gigabyte corresponde a 1024 MB. Infocentro: ponto de acesso pblico Internet construdo pelo Governo do Estado de So Paulo em parceria com entidades comunitrias, na capital, e com prefeituras do interior e litoral. Internet: rede mundial de computadores. Trata-se de uma rede planetria de computadores que cooperam entre si. Essa cooperao baseia-se em protocolos de comunicao, ou seja, convenes de cdigos de conversao entre computadores interligados em rede. Java: uma linguagem de programao semelhante a C++ que permite criar aplicativos para vrios sistemas operacionais, como Windows e Linux, e tambm permite criar applets que so as janelinhas carregveis via web. A linguagem C foi utilizada, entre outras coisas, para escrever o sistema operacional Linux. C uma evoluo da linguagem B que por sua vez evoluiu a partir de uma pseudolinguagem chamada BCPL. Kbyte: unidade de medida de informao que corresponde a cerca de 1000 bytes. Um byte representa um caractere de texto, como uma letra A, B etc. Link: ligao, elo, vnculo. Nas pginas da web um endereo que aparece sublinhado, ou em uma cor diferente da cor do restante do texto. Um link nada mais que uma referncia cruzada, um apontador de um lugar para outro na web. Megabyte: um megabyte corresponde a 1024 KB. (Consulte o verbete Kbyte.) Offline: desconectado da rede. Online: ligado, conectado rede. PPS: Slides do Power Point. PPT: powerpoint presentation (apresentao do PowerPoint). Servidores: empresas que possibilitam o acesso para a comunicao e transmisso de dados na rede. Shareware: um mtodo comercial que possibilita a distribuio gratuita, por um tempo determinado, de um software, para que o usurio possa test-lo. Ao final deste perodo de testes, o usurio solicitado a registrar (comprar) o produto ou desinstal-lo. Sistema de arquivos: todo o conjunto de dados de um disco lgico e o mecanismo pelo qual os arquivos so armazenados e acessados pelo sistema operacional. Software: aplicativos, programas de computador. Terabyte: um terabyte corresponde a 1024 GB. (Consulte o vertebe Kbyte). Upload: o inverso de download, ou seja, significa carregar um arquivo de nosso computador para enviar para algum descarregar em outro computador. XLS: documentos do MS Excel. XL corresponde a (Excel) e S para (Spreadsheet), ou seja, planilha. XLT: modelos do MS Excel. XL (Excel) e template (modelo). Zip: contrao da palavra zipper que em ingls significa fechado, compactado.

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Como usar e gerenciar seus e-mails

Gerenciamento e organizao de arquivos

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Editorao e processamento de textos

Uso da impressora e tratamento de imagens

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Planilha eletrnica e e banco de dados

Comunidades virtuais listas, chats e outros

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Navegao e pesquisa na Internet

Segurana no computador e na Internet

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Criao e publicao de pginas na Internet

Multimdia: vdeo e udio no computador

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Organize seu computador!


Voc j usou arquivos de computador? J usou um disquete para guardar trabalhos escolares, fotos, vdeos, receitas, msicas ou desenhos? J precisou compactar ou zipar um arquivo para reduzir o seu tamanho? J teve de parti-lo, em vrios pedaos, para guardar em vrios disquetes diferentes? J gravou um CD com msicas ou alfarrbios digitais como textos, emails antigos e coisas que voc no deseja que o tempo estrague? J teve de preparar um disquete para receber dados, formatandoo? J teve de formatar um disco rgido aps uma pane no computador? E quanto ao processo de reorganizar os dados dentro do disco, juntando os arquivos que esto fragmentados em blocos maiores, para diminuir o tempo de acesso a eles? Ou talvez voc j tenha recuperado um disco, reavendo informaes antes perdidas, que estavam nos chamados setores defeituosos. Talvez voc j tenha precisado limpar um disco, removendo os arquivos desnecessrios, para solucionar um problema de falta de espao para, por exemplo, instalar um novo aplicativo. Se voc j realizou(ou precisou realizar) uma dessas atividades, com certeza despertou para o uso de arquivos de computador e das capacidades de gerenciamento que os programas de computador oferecem para organizarmos melhor nossos arquivos. Neste caderno, so apresentados alguns desses recursos que permitem ao usurio comum fazer esse gerenciamento de arquivos, possibilitando que voc use bem os arquivos e o espao que eles ocupam, com racionalidade e bom senso.

www.acessa.sp.gov.br
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