REPUBLICA DE HONDURAS SECRETARIA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE FINANZAS

PROGRAMA DE APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LA GESTION FISCAL SF/HO-1546-BID Y CONVENIO DE CREDITO AL DESARROLLO 3414-HO-BM

SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA

MANUAL DEL CATALOGO DE BIENES

Tegucigalpa, Mayo de 2008

Secretara de Estado en el Despacho de Finanzas Sistema de Administracin Financiera Integrada SIAFI

INDICE
Pg. I. Presentacin II. Objetivo III. Solicitud de Catalogacin IV. Tablas de Unidad de Medida V. Tablas de Marcas VI. Tablas Cdigos de Error VII. Flujogramas VIII. Formularios e Instructivos IX. Reportes 3 5 8 11 13 15 17 18 19

Manual de Procedimientos del Catlogo de Bienes

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I - PRESENTACION

El Gobierno de la Repblica de Honduras ha iniciado un programa de mejoramiento de los procesos de la Administracin Pblica con el desarrollo e implantacin del Nuevo Sistema de Administracin Financiera Integrada SIAFI, para dar cumplimiento a la Ley Orgnica de Presupuesto No.83 2004, cuyos objetivos se exponen a continuacin: Artculo 3. Objetivos de la Ley. Son objetivos de la presente Ley: Garantizar el cumplimiento del Principio de Legalidad, as como los criterios de eficiencia y eficacia en la obtencin y aplicacin financiera y econmica de los recursos pblicos; Sistematizar las operaciones de programacin, administracin, evaluacin y control de los recursos financieros del Estado, sin perjuicio de las acciones que correspondan a sus Entes Fiscalizadores; Desarrollar sistemas que proporcionen informacin oportuna y confiable sobre el comportamiento financiero del Sector Pblico, que sea til para la conduccin de los rganos u Instituciones correspondientes y para evaluar la gestin de los funcionarios responsables; Establecer como responsabilidad propia del Poder Ejecutivo, por medio de los rganos competentes, segn lo previsto en esta Ley, el mantenimiento y operacin de: 1. Un sistema contable adecuado a las necesidades del registro e informacin de todos los actos con incidencia patrimonial, financiera o econmica, acorde con la naturaleza jurdica y caractersticas operativas; Un eficiente y eficaz control interno, previo, simultneo o posterior, segn el caso, de las operaciones de los distintos subsistemas que conforman la Administracin Financiera del Sector Pblico; Procedimientos adecuados que aseguren la conduccin eficiente y eficaz de las actividades de los distintos rganos u Instituciones que intervienen en la administracin financiera y la evaluacin de los resultados de los correspondientes programas, proyectos o actividades; y, Normas operativas que debern cumplir obligatoriamente los rganos u Instituciones del Sector Pblico en cuanto ejecuten actividades propias de la administracin financiera.

2.

3.

4.

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Artculo 4. Conformacin del Sistema de Administracin Financiera del Sector Pblico. La Administracin Financiera del Sector Pblico comprende los subsistemas de presupuesto, crdito pblico, tesorera y contabilidad as como los mecanismos y elementos del sistema de control interno incorporados en los mismos. El sistema de administracin financiera del Sector Pblico funcionar en forma articulada con los sistemas y/o subsistemas de Inversin Pblica, Contratacin Administrativa y Administracin de Recursos Humanos, as como con todo otro sistema horizontal de administracin que incida en la gestin financiera de las instituciones pblicas, todo ello con el fin de lograr la integracin sistmica de la gestin de las finanzas pblicas.

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II

OBJETIVO

El presente manual tiene por objetivo contar con el Catlogo de Bienes, instrumento bsico del Sistema de Administracin de Bienes que permite identificar todos los bienes de Uso y de Consumo de las Instituciones del Sector Pblico. En el Catlogo de Bienes se registraran las especificaciones del tem, sus propiedades la unidad de medida, marca y observaciones, si corresponde. Relacin con el Clasificador Estndar de Bienes y Servicios ONCAE La Ley de Contrataciones del Estado mediante Decreto N 74-2001, Captulo III Estructura Organizativa, ha creado la Oficina Normativa de Contratacin y Adquisiciones del Estado para que sea responsable de dictar normas e instructivos, desarrollar o mejorar los sistemas de contratacin administrativas en sus aspectos operacionales, tcnicos y econmicos, as como, la prestacin de asesora y la coordinacin de actividades que orienten y sistematicen los procesos de contratacin del Sector Pblico. Para cumplir dicho objetivo, ha adoptado e implementado el Clasificador Estndar de Bienes y Servicios de Naciones Unidas, United Nations Estndar Products and Services Code (UNSPSC), como Clasificador oficial para el Sistema de Adquisicin de Bienes y Servicios, en todo el mbito del Sector Pblico. A objeto de respetar la normativa en actual vigencia, la catalogacin de los diferentes tems especficos en el Catlogo de Bienes que se ha desarrollado, se habilitarn a partir de la codificacin del Clasificador Estndar de Bienes y Servicios de la ONCAE que cuenta con 4 niveles, siendo stos los siguientes: XX Segmento La agregacin lgica de familias para propsitos analticos XX Familia Una categora de un grupo reconocido de productos interrelacionados. XX Clase Un grupo de productos compartiendo un uso o funcin comn. XX Material Productos o Servicios XXXXXXXX Cdigo (8 dgitos) Este se marcar automticamente, una vez que se hizo la bsqueda del tem requerido.

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Objeto del Gasto Este se mostrar automticamente, ya que la ONCAE, ha relacionado el Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC, con el Clasificador Presupuestario por Objeto del Gasto. A continuacin se muestra un ejemplo: 42 Segmento Equipo, Accesorios y Suministros Mdicos 28 Familia Productos para la esterilizacin Mdica 15 Clase Equipo de Accesorios de Esterilizadores y de Autoclave 08 Material Esterilizadores y Autoclaves de Vapor Cdigo 42281508 Objeto del Gasto 424000 Equipo Mdico y de Laboratorio

Catlogo de Bienes - Nuevo SIAFI El Catlogo de Bienes en el Nuevo SIAFI, ha sido desarrollado como un instrumento que permita a todas las Unidades de Bienes del Sector Pblico, as como a la Oficina de Administracin de Bienes Nacionales realizar el registro de todos los Bienes de Uso y de Consumo en el Inventario General de Bienes, para el efecto se ha visto la necesidad de contar con un quinto nivel de desagregacin, permitiendo articular el funcionamiento del Clasificador Estndar de Bienes y Servicios de la ONCAE que slo considera un cuarto nivel, con el Sistema de Administracin de Bienes del SIAFI. El quinto nivel corresponde a la descripcin especfica del tem o tems que se requiera catalogar, los cuales contendrn la siguiente informacin: Tipo de bien, que puede ser de Uso o Consumo, stos a la vez puede tener asociados otros tems, pero que se catalogan de forma independiente del tem principal, habilitndose un campo que se llama Compuesto. Asimismo, si se trata de Bienes de Consumo se debe analizar si estos son perecederos. Unidad de Medida, en base a la descripcin de la misma y de la simbologa, el sistema le asignar un cdigo de forma automtica y correlativa. Marca, que de igual manera que la Unidad Medida, se registrar la descripcin y el sistema le asignar automticamente el cdigo de forma correlativa. Observaciones, en este campo se registrar el resmen de la solicitud de catalogacin de nuevos tems o las observaciones que se considere pertinentes.

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A continuacin se muestra un ejemplo, en base al Clasificador de la ONCAE:

Segmento (primer nivel - ONCAE) Equipo, Accesorios y Suministros Mdicos Familia (segundo nivel - ONCAE) Productos para la esterilizacin Mdica Clase (tercer nivel ONCAE) Equipo de Accesorios de Esterilizadores y de Autoclave Material (cuarto nivel - ONCAE) Esterilizadores y Autoclaves de Vapor Item (quinto nivel SIAFI) Descripcin del tem : :

42

28

15

08

0000003612

Autoclave, frecuencia 50 Hz, intensidad 4 amp., rango de temperatura 5 a 40C, tensin 220 a 240 voltios, dimensin cmara de 28x33x24.7 cms., nmero de serie 200856

Unidad de Medida Simbologa Marca

: 01 - Cada Uno : c/u : 20- Tecnotrip

De esta forma el tem se identificar por el cdigo de la ONCAE que sera 42 28 15 08 y corresponde hasta el cuarto nivel, este cdigo se relaciona en forma automtica con el cdigo de tem del SIAFI que corresponde al quinto nivel, que sera 0000003612. La responsabilidad de la administracin del Catlogo de Bienes del SIAFI es de la Oficina de Administracin de Bienes Nacionales, dependiente de la Contadura General de la Repblica, quienes catalogarn los tems en forma directa y aprobarn o rechazarn cada una de las solicitudes de catalogacin que efecten las Gerencias Administrativas o Unidades Ejecutoras-Almacn. El presente manual incluye, adems de la descripcin de los Procedimientos, los Formularios, Tablas, Instructivos y un detalle de formatos de reportes.

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III

SOLICITUD DE CATALOGACION
GERENCIAS ADMINISTRATIVAS/UNIDADES

PROCEDIMIENTO EN LAS EJECUTORAS ALMACENES

A continuacin se describe el procedimiento correspondiente a labores que llevarn a cabo las Gerencias Administrativas o Unidades Ejecutoras- Almacn, para cuando realizan la Solicitud de Catalogacin de tems en el Catlogo de Bienes. Solicitud de Catalogacin de Bienes El usuario responsable de solicitar la catalogacin de tems en el Catlogo de Bienes, ingresar al sistema, al men Solicitud de Catalogacin la pantalla mostrar el Formato F-CAT-01, automticamente se anotarn los datos del punto B) lugar, fecha, institucin, Gerencia Administrativa, y en caso que se trate de una Unidad Ejecutora - Almacn se anotar el cdigo y denominacin correspondiente. A continuacin el sistema solicitar al usuario: D) Elegir el tipo de Operacin: 1) Creacin 2) Modificacin y 3) Anulacin. Si elige 1) Creacin, efecta lo siguiente: E) Clasificador de Bienes ONCAE Anotar la descripcin genrica del tem en el punto (4) Material y el sistema con este dato obtendr del Clasificador de Bienes de la ONCAE los datos de: (1) Segmento (2) Familia (3) Clase y el (5) Cdigo, adems el (6) Objeto del Gasto. F) tem Especfico En base a los datos del inciso E), el usuario ingresar la descripcin especfica de cada tem que solicita catalogar, el sistema asignar el cdigo en forma automtica y ser correlativo por cada cdigo del Clasificador de Bienes de la ONCAE. G) Propiedades del tem Por cada uno de los tems solicitados para catalogacin el usuario deber ingresar los datos de: G.1) Tipo de bien, elegir bien de uso o de consumo, por cada uno identificar si es especfico o compuesto, en caso de un bien de consumo se marcar si se trata de un bien perecedero. G.2) El usuario buscar en la Tabla T-CAT-01 la unidad de medida que le corresponda a cada tem.

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G.3) El usuario buscar en la Tabla T-CAT-03 la marca que corresponde a cada tem. G.4) En caso que en el tipo de bien G.1) se haya identificado el tem como compuesto, el sistema habilitar una pantalla para que se registre las partes que componen el tem y que representan tems que tienen su propio cdigo en el Clasificador de Bienes de la ONCAE y en este catlogo, cuando se trate de tems con caractersticas idnticas, se anotar el nmero de las mismas en el campo nmero de unidades. G.5) El usuario anotar el resumen de la solicitud o las observaciones que considere pertinentes. Si elige 2) Modificacin, el sistema le presenta el documento consolidado del Catlogo de Bienes y el usuario elige el tem que desea modificar, solamente podr cambiar las propiedades del tem. Si elige 3) Anulacin, el sistema le presenta el documento consolidado del Catlogo de Bienes y el usuario elige el tem que desea anular. Concluido el proceso de carga el usuario deber marcar el botn VERIFICAR y el sistema efectuar lo siguiente: Asignar un nmero correlativo nico a cada solicitud, punto C) Documento, cambiar el Estado del mismo de Elaborado a Verificado y registrar, el nombre y apellido del usuario y la fecha de verificacin en el punto H) respectivamente.

PROCEDIMIENTOS EN LA OFICINA DE CONTADURIA GENERAL DE LA REPUBLICA

ADMINISTRACION

DE

BIENES

A continuacin se describe el procedimiento que debe realizar la Oficina de Administracin de Bienes dependiente de la Contadura General de la Repblica, cuando le lleguen, para su aprobacin o rechazo, las solicitudes de catalogacin de tems de las diferentes Gerencias Administrativas o Unidades Ejecutoras Almacn. Aprobar Solicitud de Catalogacin El responsable del Catlogo de Bienes debe aprobar las solicitudes de catalogacin de tems que envan las Gerencias Administrativas y las Unidades Ejecutoras Almacn, para lo cual, ingresar al sistema, al men Aprobar Solicitud de Catalogacin y la pantalla mostrara la lista de formularios F-CAT- 01 pendientes de aprobacin, deber elegir uno por uno, analizar la informacin contenido en el mismo, especialmente si se trata de modificaciones o anulaciones, y si esta de acuerdo marcar el botn APROBAR . Con la marca de aprobacin el sistema en forma automtica y simultnea, genera lo siguiente: 1) Cambia el Estado del formulario a Aprobado 2) Habilita el o los tems en el Catlogo de Bienes para su utilizacin en los procedimientos que correspondan al Sistema de Administracin de Bienes.

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Si no esta de acuerdo, marcar RECHAZADO corresponda en la Tabla T-CAT-04

indicando el cdigo de error que

Con la marca de rechazado, el sistema en forma automtica y simultnea genera lo siguiente: 1) Cambia el Estado del Formulario a Rechazado, debiendo elaborarse una nueva solicitud, si corresponde. Cuando se trata de una modificacin, el sistema cambia los datos de las propiedades del tem, para su utilizacin en los procesos posteriores. Cuando se trata de una anulacin el tem queda en estado no vigente y no se podr utilizar en ningn proceso posterior. En ambos casos si los tems fueron utilizados en los procesos del Sistema de Administracin de Bienes anteriormente a su modificacin o anulacin, permanecen como fueron utilizados. Concluido el proceso el sistema en forma automtica registrar, el nombre y apellido del Responsable del Catlogo y la fecha de aprobacin.

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IV. TABLA UNIDADES DE MEDIDA

PROCEDIMIENTOS CONTADURIA ADMINISTRADOR DE TABLAS Carga de la Tabla de Unidades de Medida El usuario responsable de realizar la carga de los datos, ingresar al sistema al men Tabla Unidades de Medida la pantalla mostrar la Tabla T-CAT-01, automticamente se anotarn los datos del punto B) lugar, fecha, institucin. A continuacin el sistema solicitar al usuario: D) Elegir el tipo de Operacin: 1) Creacin 2) Modificacin y 3) Anulacin, Si elige 1) Creacin, efecta lo siguiente: E) Anotar la descripcin de la unidad de medida a utilizar y la simbologa que corresponde a cada una de ellas, con estos datos el sistema le asignar el cdigo en forma correlativa y automtica. Si elige 2) Modificacin, el sistema le presenta el documento consolidado de la Tabla T-CAT-01 y el usuario elige el cdigo de unidad de Medida que desea modificar. Si elige 3) Anulacin, el sistema le presenta el documento consolidado de la Tabla T-CAT-01 y el usuario elige el cdigo de unidad de medida que desea anular. Concluido el proceso de carga el usuario deber marcar el botn VERIFICAR y el sistema efectuar lo siguiente: Asignar un nmero correlativo nico a cada documento, punto C), el estado de la Tabla ser de Verificado, registrar, el nombre y apellido del usuario y la fecha de verificacin en el inciso F) respectivamente, GENERAL DE LA REPBLICA

PROCEDIMIENTOS CONTADURIA GENERAL DE LA REPBLICA RESPONSABLE OFICINA DE ADMINISTRACION DE BIENES NACIONALES Aprobacin de la Tabla de Unidades de Medida El usuario responsable de la aprobacin de la Tabla ingresar al sistema al men Aprobacin Tabla Unidades de Medida, la pantalla le mostrar el contenido de la Tabla T-CAT-01, analizar la informacin contenida en la misma, especialmente si se trata de modificaciones o anulaciones y si esta de acuerdo marcar el botn APROBAR. Con la marca de aprobacin el sistema en forma automtica y simultnea, generar lo siguiente:

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1) Cambia el Estado de la Tabla de Verificado a Aprobado 2) Habilita los cdigos de Unidad de Medida para su utilizacin en el Catlogo de Bienes Cuando se trata de una modificacin, el sistema cambia los datos de la Tabla, para su utilizacin posterior. Cuando se trata de una anulacin, la unidad de medida queda en estado no vigente y no podr ser utilizada posteriormente. Concluido el proceso de carga el sistema en forma automtica registrar el nombre y apellido del Responsable de la aprobacin y la fecha correspondiente.

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V. TABLA DE MARCAS
PROCEDIMIENTOS CONTADURIA ADMINISTRADOR DE TABLAS Carga de la Tabla de Marcas El usuario responsable de realizar la carga de los datos, ingresar al sistema al men Tabla de Marcas la pantalla mostrar la Tabla T-CAT-03, automticamente se anotarn los datos del punto B) lugar, fecha, institucin. A continuacin el sistema solicitar al usuario: D) Elegir el tipo de Operacin: 1) Creacin 2) Modificacin y 3) Anulacin, Si elige 1) Creacin, efecta lo siguiente: E) Anotar la descripcin de la marca a utilizar y el sistema le asignar el cdigo en forma correlativa y automtica. Si elige 2) Modificacin, el sistema le presenta el documento consolidado de la Tabla T-CAT-03 y el usuario elige el cdigo de Marca que desea modificar. Si elige 3) Anulacin, el sistema le presenta el documento consolidado de la Tabla T-CAT-03 y el usuario elige el cdigo de la marca que desea anular. Concluido el proceso de carga el usuario deber marcar el botn VERIFICAR y el sistema efectuar lo siguiente: Asignar un nmero correlativo nico a cada documento, punto C), el estado de la Tabla ser de Verificado, registrar, el nombre y apellido del usuario y la fecha de verificacin en el inciso F) respectivamente, GENERAL DE LA REPBLICA

PROCEDIMIENTOS CONTADURIA GENERAL DE LA REPBLICA RESPONSABLE OFICINA ADMINISTRACION DE BIENES NACIONALES Aprobacin de la Tabla de Marcas El usuario responsable de la aprobacin de la Tabla ingresar al sistema al men Aprobacin Tabla de Marcas, la pantalla le mostrar el contenido de la Tabla T-CAT-03, analizar la informacin contenida en la misma, especialmente si se trata de modificaciones o anulaciones y si esta de acuerdo marcar el botn APROBAR.

Con la marca de aprobacin el sistema en forma automtica y simultnea, generar lo siguiente:

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1) Cambia el Estado de la Tabla de Verificado a Aprobado 2) Habilita los cdigos de Marcas para su utilizacin en el Catlogo de Bienes

Cuando se trata de una modificacin, el sistema cambia los datos de la Tabla, para su utilizacin posterior. Cuando se trata de una anulacin, la unidad de medida queda en estado no vigente y no podr ser utilizada posteriormente. Concluido el proceso de carga el sistema en forma automtica registrar el nombre y apellido del Responsable de la aprobacin y la fecha correspondiente.

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VI.

TABLAS DE CDIGOS DE ERROR

GENERAL DE LA REPBLICA

PROCEDIMIENTOS CONTADURIA ADMINISTRADOR DE TABLAS Carga de la Tabla de Cdigos de Error

El usuario responsable de realizar la carga de los datos, ingresar al sistema al men Tabla Cdigos de Error la pantalla mostrar la Tabla T-CAT-04, automticamente se anotarn los datos del punto B) lugar, fecha, institucin. A continuacin el sistema solicitar al usuario: D) Elegir el tipo de Operacin: 1) Creacin 2) Modificacin y 3) Anulacin. Si elige 1) Creacin, efecta lo siguiente: E) Anotar la descripcin del cdigo a utilizar y el sistema le asignar el cdigo en forma correlativa y automtica. Si elige 2) Modificacin, el sistema le presenta el documento consolidado de la Tabla T-CAT-04 y el usuario elige el cdigo de Error que desea modificar. Si elige 3) Anulacin, el sistema le presenta el documento consolidado de la Tabla T-CAT-04 y el usuario elige el cdigo de error que desea anular. Concluido el proceso de carga el usuario deber marcar el botn VERIFICAR y el sistema efectuar lo siguiente: 1) asignar un nmero correlativo nico a cada documento, el estado de la Tabla ser de Verificado, registrar, el nombre y apellido del usuario y la fecha de verificacin en los espacios correspondientes a los puntos C) y F) respectivamente,

PROCEDIMIENTOS CONTADURIA GENERAL DE LA REPBLICA RESPONSABLE OFICINA ADMINISTRACION DE BIENES NACIONALES Aprobacin de la Tabla Cdigos de Error El usuario responsable de la aprobacin ingresar al sistema al men Aprobacin Tabla Cdigos de Error, la pantalla le mostrar el contenido de la Tabla T-CAT-04, analizar la informacin contenida en la misma, especialmente si se trata de modificaciones o anulaciones y si esta de acuerdo marcar el botn APROBAR. Con la marca de aprobacin el sistema en forma automtica y simultnea, generar lo siguiente: 1) Cambia el Estado de la Tabla de Verificado a Aprobado

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2) Habilita los cdigos de Error para su utilizacin en la Solicitud de Catalogacin

Cuando se trata de una modificacin, el sistema cambia los datos de la Tabla, para su utilizacin posterior. Cuando se trata de una anulacin, el cdigo de Error queda en estado no vigente y no podr ser utilizado posteriormente. Concluido el proceso de carga el sistema en forma automtica registrar el nombre y apellido del Responsable de la aprobacin y la fecha correspondiente

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VII. FLUJOGRAMAS

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VIII. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

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IX.

REPORTES

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