Planeacion

Capitulo 2.
- PLANEACIÓN
2.1 CONCEPTO DE PLANEACION
“El que no sabe a donde va... por cualquier camino llega.” Así reza un viejo
proverbio. De la misma forma, antes de iniciar cualquier acción administrativa, es
imprescindible determinar los resultados (objetivos) que pretende alcanzar el
grupo social, así como prever las condiciones futuras y los elementos necesarios
para que éste funciones eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la
planeación. Un concepto es el siguiente: Antes de internarte en el bosque…
Planeación: es el proceso en el que se establecen las metas y las

directrices apropiadas para el logro de las metas (Stoner y Freeman 1994:196)
Propósito de la Planeación.
Todo administrador tiene dos conjuntos de responsabilidad. Uno
comprende los negocios de hoy y se cumple mediante las decisiones operativas
cotidianas que el administrador adopta. El otro conjunto abarca los negocios de
mañana y se cumple mediante la planeación.
El propósito fundamental de la planeación se refiere a las condiciones que

rodean un curso de acción propuesto, de suerte que el elemento riesgo sea
conocido y fijado como una probabilidad. La planeación no elimina el riesgo, pero
provee las bases para determinar el grado de riesgo en términos más precisos. En
la medida que el conocimiento de los hechos que influyen en el éxito o fracaso de
un plan propuesto se acerque al nivel de certeza, el grado de riesgo disminuye; es
decir, hay más probabilidad de lograr el objetivo. Variables Endógenas y
Exógenas
Un buen plan establece metas a alcanzar, con base en un análisis realista

de las posibilidades de la empresa y en un conocimiento completo de todos los
factores en juego. El plan indica los detalles de los pasos a seguir por cada uno de
los departamentos, secciones o personas implicados. Todos estos pasos se
integran entre sí en un esquema básico para la acción, definido en términos de un
programa preciso. Dentro del plan se incluye su revisión periódica y los medios
para modificarlo si nuevas circunstancias lo exigieran.
Importancia de la planeación.
La planeación es la herramienta que ayuda a los administradores a
desarrollar nuevas aptitudes y procedimientos para encarar los negocios de
mañana. Aunque también proporcione a la empresa muchas otras cosas valiosas,
su mayor aportación radica en hacer frente al cambio: el cambio de los negocios
de hoy a los de mañana. Empresa Proactiva-Reactiva
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35
2.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACIÓN
Ventajas:
Las ventajas de la planeación pueden sintetizarse en los siguientes puntos:
 Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de uso racional

de los recursos.
 Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro,
aunque no los elimina.
 Prepara a la empresa para ser frente a las contingencias que se presenten,
con las mayores garantías de éxito. Empresa Proactiva-
Reactiva
 Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
 Establece un esquema o modelo de trabajo (plan) y suministra las bases a
través de las cuales operará la empresa. Plan DN-3
 Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
 Disminuye el mínimo los problemas potenciales y proporciona al
administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
 Reduce el trabajo improductivo. Coordinación
Desventajas:
 No se puede contar con datos precisos sobre el futuro. Planeación
prospectiva
 El algunos casos su costo puede exceder a su utilidad. Costo-Beneficio
 En ocasiones paraliza la iniciativa individual. Excesivos procedimientos
 Puede retardar la acción.
2.3 PROCESO DE PLANEACIÓN
Los pasos prácticos que se enlistan a continuación, son de aplicación

general. (Koontz y Weihrich 1998:133):
36
Figura 4-2
Pasos de la planeación.
37
1. Atención a las oportunidades. Todos los administradores deben hacer un
análisis preliminar de posibles oportunidades futuras y advertirlas clara y
totalmente, identificar su posición a la luz de sus fortalezas y debilidades,
determinar qué problemas desean resolver y por qué y especificar que
esperan ganar. El establecimiento de objetivos realistas dependen de esta
atención. La planeación requiere de un diagnóstico realista de las
situaciones de oportunidad.
2. Establecimiento de objetivos. Esto debe hacerse tanto para el largo como

para el corto plazo. En los objetivos se especifican los resultados
esperados y se indican los puntos terminales de lo que debe hacerse, en
qué se hará mayor énfasis y qué se cumplirá por medio del entrelazamiento
de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y
programas.
3. Desarrollo de premisas. Premisa: Supuestos acerca de las condiciones las

que el plan se llevará a cabo. Los pronósticos son importantes en el
desarrollo de premisas: ¿Qué tipos de mercados habrá? ¿Cuál será el
volumen de ventas? ¿Cuál será los precios? ¿Cuáles los productos?
¿Cuáles los adelantos técnicos? ¿Los costos? ¿Los índices saláriales?
¿Las tasas y las políticas fiscales? ¿Las nuevas plantas? ¿Las políticas
sobre dividendos? ¿Las condiciones políticas y sociales? ¿Cómo se
diferencia la expansión? ¿Cuáles serán las tendencias a largo plazo?
Planeación prospectiva
4. Determinación de cursos de acción alternativos. El cuarto paso de la

planeación es buscar y examinar cursos de acción alternativos,
especialmente los que no son perceptibles a primera vista. Casi no hay plan
para el que no existan alternativas razonables, y es frecuente que la
alternativa menos obvia sea la mejor. Habilidad de conceptualización
5. Evaluación de cursos de acción alternativos. Puede ocurrir que cierto curso

de acción parezca el más rentable, pero requiera al mismo tiempo un gran
desembolso de capital y ofrezca un prolongado periodo de recuperación;
otro puede parecer menos redituable pero implicar menos riesgo, y otro
más puede convenir mejor a los objetivos a largo plazo de la compañía.
Uso de los activos fijos – Relación costo-beneficio
6. Selección de un curso de acción. Éste es le punto en el que se adopta el

plan, el verdadero punto de toma de la decisión. Ocasionalmente, el
análisis y evaluación de cursos alternativos revelará que dos o más son
aconsejables, de modo que el administrador puede optar por seguir varios
cursos de acción en lugar de uno solo, el mejor.
Certidumbre…..Incertidumbre
7. Formulación de planes derivados. Es raro que, una vez tomada la decisión,

la planeación pueda darse por concluida, pues lo indicado es dar un
séptimo paso. Casi invariablemente se requiere de planes derivados para
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apoyar el plan básico como los mencionados en el punto 2. Cursos de
capacitación por nueva tecnología
8. Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestación. Después de

las decisiones y establecidos los planes, el último paso para dotarlos de
significado, tal como se señaló en la explicación sobre los diversos tipos de
planes, son trasladarlos a cifras convirtiéndolos en presupuestos.
Casamiento
2.4 CLASIFICACION DE PLANES
A continuación se presenta una clasificación de planes esenciales:

PROPÓSITO,
MISIÓN,
VISIÓN,
VALORES,
OBJETIVOS Y METAS,
ESTRATEGIAS
POLÍTICAS,
PROCEDIMIENTOS,
PROGRAMAS Y
PRESUPUESTOS
2.4.1 Propósito
El propósito de una organización es su papel primario, tal como lo define la
sociedad en que opera. En otras palabras, los propósitos son los fines esenciales
o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo
social. Empresa (iglesia)
Misión
La misión de una organización es su finalidad específica, que la distingue
de otras de su tipo. Se trata de un concepto más limitado que el de propósito. La
misión es la finalidad más amplia que una organización escoge para sí misma.
Jesuitas-Carmelitas-Franciscanos
Dentro de los amplios límites del propósito de una organización, cada

empresa escoge su misión específica, que se puede describir en términos del
producto y mercado, o del servicio y de la clientela a quien sirve. Si bien el
propósito general de las organizaciones es producir bienes y servicios, la misión
de una compañía electrónica puede ser producir semiconductores para
computadoras. Un hospital cuyo propósito es el cuidado de la salud, puede definir
su misión especializándose en el tratamiento de enfermedades respiratorias.
Visión
Una visión expresa las aspiraciones fundamentales de una organización,
apelando por lo general a las emociones e inteligencia de sus miembros. Una
declaración de visión dota de “espíritu” a las declaraciones de misión y es una
visualización hacia el futuro. Divulgar la religión en todo el mundo
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Valores
Son un marco de referencia para la actuación individual y colectiva al
normar criterios socialmente aceptados para la interacción, que suponen en su
seguimiento una alta calidad de vida. Los valores constituyen un credo con el que
comulgan las personas, y que las identifica y las nutre de una cultura
organizacional. Surge la Filosofía de la empresa. Código de ética .- archivo
2.4.2 Meta
Las metas se definen como estados o condiciones futuras que contribuyen
al cumplimiento de la finalidad última de la organización. Las metas incluyen los
propósitos, la misión, la visión, los valores y los objetivos de la empresa. Un
conjunto de metas = a objetivo
Objetivos
Un objetivo es un blanco que se debe alcanzar para que la organización
cumpla sus metas. Por su misma naturaleza, los objetivos son más específicos
que el planteamiento de la misión y vienen a ser, en realidad, la traslación de éste
a términos concretos que sirven para medir los resultaos. Se fijan varios objetivos
como hitos en la ejecución de misiones y la persecución de metas.
Una meta requiere insumos. Una meta es un producto elaborado, el

resultado de un proceso. El error que a veces cometemos es confundir un insumo
con una meta y utilizarlo como tal. En consecuencia, el nivel de logro no es
suficientemente alto y con frecuencia se tiene que hacer un esfuerzo mayor.
Ejemplos:
 “No necesito mejorar mi Ingles”. (Insumo).
 “Tomare el curso intensivo de inglés de tres meses en la escuela X.”
(Meta.)
Las diferencias entre los resultados presentes y los resultados deseados
proporcionan la información necesaria para cambiar el plan o establecer objetivos
nuevos, más adecuados.
Criterios para fijar objetivos efectivos
Los programas de mayor efectividad, deberán satisfacer ciertos criterios

aceptados comúnmente.
Específicos y realistas. Los objetivos deben ser específicos deben estar

asentados en términos de lo que debe hacerse y cuando deben complementarse.
En el mayor grado posible, deben estar cuantificados, es decir, deben establecer
explícitamente el volumen de dinero y de ventas, recuperación sobre la inversión,
unidades de producción y todos aquellos aspectos relativos. Por ejemplo:
Inadecuado Conveniente
Aumentar las ventas durante 20X0 Aumentar las ventas en 10% en cada
región, durante 20X0
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Cuando no es posible la cuantificación, deben utilizarse índices cualitativos,
teniendo cuidado de enviar declaraciones generales y vagas de los resultados que
se desean. Por ejemplo:
Mejorar la calidad de los empleados de Contratar solo aquel personal que
la oficina que se contraten en 20X0 demuestre capacidad pasando las
pruebas de eficiencia y aptitudes,
durante 20X0
Los objetivos nunca deben asentarse como actividades, sino siempre como
resultados finales. Por ejemplo:
Actividad Resultado
Efectuar cinco sesiones de Para el 1 de septiembre, tener tres
adiestramiento para cirujanos, uno por cirujanos competentes que practiquen el
día. procedimiento quirúrgico XY.
Por otro lado los objetivos también deben ser realistas, es decir, deben ser
posibles de lograr.
Compatibles con la autoridad. Los objetivos de un gerente deben ser

compatibles con la autoridad que se ha conferido. El aprobar para él, un objetivo
que carezca de autoridad, para llevar a cabo, es autofrustrante y puede dar lugar a
disputas entre gerentes.
Reducir el número de rechazos, en 5% Reducir el número de rechazos en 5%
por parte del departamento de control por parte de la gerencia de producción,
de calidad. con auxilio del jefe de control de calidad.
Inicialmente este objetivo se encontraba más allá del ámbito del

departamento de control, y estará mejor, dentro de la jurisdicción del gerente de
producción.
Otro ejemplo para indicar lo compatible de los objetivos, en relación con la

autoridad es el siguiente:
Aumentar las ventas de las sucursales Aumentar las ventas de la gerencia
en 10%, durante 20X0. regional en 10%, el cual debe reflejarse
proporcionalmente a cada sucursal,
durante 20X0.
Condición de flexibilidad: para mantener las prioridades y coherencia

adecuadas entre planes y objetivos fluctuantes de la empresa, los objetivos para
la mayoría de los gerentes, probablemente deban modificarse de un periodo fijado
como meta a otro. Como guía general, rara vez conviene repetir, el mismo que y
cuando. La razón de ello es que cuando un gerente, se ocupa la jefatura del
departamento administrativo, y propone el mismo objetivo para periodos
subsecuentes, conviene asegurar que este bien pensado y que no representa una
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perpetuación de las practicas existentes. De acuerdo al medio ambiente
cambiante
En el mayor grado posible, los objetivos deben dar cavida a una

confirmación y evaluación intermedia, durante el periodo de la meta. Son
preferibles aquellos que dan lugar a una revisión trimestral o semanal, a aquellos
que pueden evaluarse con toda exactitud solo después de un lapso de un año o
más. Por ejemplo: revisión periódica (seguimiento) programa de obra
Constituir y equipar una nueva planta Complementar las especificaciones para
para el 1 de enero de 20X1 aprobación el 1 de marzo, completar la
construcción para el 1 de septiembre,
instalar todo el equipo y que empiece a
funcionar el 1 de enero de 20X1.
En otras palabras, el objetivo debe desglosarse dentro de sus partes

componentes, a fin de que sea posible verificar el progreso.
Significado inequívoco. Los objetivos deben expresarse en términos que

tanto el subordinado como el superior entiendan con claridad y que para ambos
tengan el mismo significado. Si el subordinado interpreta los objetivos de una
manera y su jefe los ve de otra, se pierde gran parte de la efectividad de la
administración por objetivos. Por ejemplo: No ambiguedades
Lograr el máximo de utilización posible Lograr una utilización del equipo de
del equipo de la empresa. cómputo del 85% para el 1 de
septiembre de 20X0, y mantener el
mismo ritmo el resto del año.
Los objetivos deben establecerse por escrito ya que si únicamente se dan a

conocer oralmente quedan sujetos a malas interpretaciones, olvidos, confusiones
y se ven intencional o involuntariamente cambiados o modificados.
Alcance. La administración por objetivos, espera lograr una mejoría

continua por parte de los gerentes. Por tanto los objetivos deben fijarse con cierto
grado de dificultad y logro que exista de los gerentes un mayor esfuerzo que el
normal.
No existe una formula para determinar, que tanto alcance debe requerir un
objetivo. En esencia, la determinación de este alcance, debe basarse en la
evaluación que haga el superior de los objetivos del subordinado, a la luz de las
probables circunstancias, que vayan a existir durante el periodo del objetivo.
A continuación se presentan guías, para evaluar el alcance:
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 Requisitos externos, por ejemplo: los requisitos legales pueden establecer el
nivel máximo del funcionamiento del gerente.
 Demandas de la situación, por ejemplo: las demandas de cliente de otros
departamentos, pueden establecer los niveles mínimos de funcionamiento. Por
obras
 Redacción de objetivos: no existe una redacción o formato preciso, pero sea
cual fuere la redacción usada, debe facilitar su presentación y claridad, para
quien lo va a alcanzar.
El objetivo es solución, la función es solamente acción, por lo cual no deben

confundirse ambos conceptos.
Para facilitar la comprensión de objetivos, hay que incorporar a la acción

básica, el para que, y explicarlo. El para que, o simplemente la palabra para, se
coloca como liga entre la acción y su finalidad, cuando se requiere narrativamente
explicar o bien, se presenta el para que, implícito. Por ejemplo:
Objetivos de una empresa

Función: lograr la subsistencia de la empresa La Azteca, S.A. de C.V., con base
en una adecuada cobertura del mercado.
Objetivo con el “para” implícito
Lograr la competencia en producción y ventas, para un adecuado desarrollo
de La Azteca, S.A. de C.V.
Objetivo de un centro de salud

Función. Mejorar la salud publica en la Sierra Norte del Estado de Puebla.
Objetivo con el “para que” implícito

Proporcionar los servicios de salud publica oportuna y eficiente, en la Sierra
Norte del Estado de Puebla, para que permita un mejor nivel de salud en la
zona.
Políticas
Son declaraciones amplias y generales de acciones esperadas que sirve

como guía para la toma de decisiones administrativas o para supervisar las
acciones de los subordinados. Contratación de secretaria – en compras 3
cotizaciones
En su acepción más sencilla, una política es un enunciado que señala

criterios guías para tomar decisiones.
Una política es:

 Una decisión que se aplica a todas las situaciones similares.
 Una orientación clara hacia dónde deben dirigirse todas las actividades de un
mismo tipo.
 La manera consiste de tratar a la gente.
 Un lineamiento que facilita las decisiones en actividades rutinarias.
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 Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.
Las políticas ayudan a evitar la lentitud, defectos, y sobre todo, pérdida de

tiempo en las principales actividades y procesos de la organización.
Las políticas son como linternas en la oscuridad porque permiten visualizar

un camino claro, preciso y seguro para las actividades cotidianas, sobre todo, en
los puntos críticos donde se requiere una decisión.
Como surgen las políticas:

a. En procesos de planeación, de atención a visitantes, de recepción de
materiales, de pago a proveedores, de elaboración y entrega de pedidos,
de contratación y evaluación de personal, etc. La misma vida de la
organización
Formulación de políticas
Una política bien formulada ayuda a llevar a cabo la acción administrativa,

el gerente de una empresa, para poder planear eficientemente, debe tener
procedimientos para hacerlo, políticas adecuadas. Las políticas son las
limitaciones o posibilidades que se pueden seguir en la acción administrativa, y
sobre todo, ayuda a mantener estas acciones dentro de los límites que marcan los
planes.
Hay que indicar que las buenas políticas tienden a ser amplias, dejan lugar
para el criterio, pero no implican una interpretación compleja en todo organismo
social (las políticas deben de ser consistentes), ningún organismo deberá contar
con dos clases de políticas que indiquen cosas contrarias. Otra consideración a la
que hay que prestar atención en la formulación de políticas, es la de establecer un
suficiente numero de ellas para que cubran las áreas que se consideran
importantes.
En algunas empresas, los miembros del consejo administrativo y los

miembros de alto nivel, son los que establecen las políticas generales. En
ocasiones estas son elaboradas y propuestas por especialistas de los diseños de
la empresa, quienes deberán estudiar y, en su caso, adoptar las que consideran
procedentes. Sin embargo, muchas políticas que tratan con los niveles de
organización intermedia e inferior, son formuladas por los gerentes en sus
respectivas áreas.
Quien formula la política, sigue tanto el propósito general que se intenta y

las necesidades, como las exigencias de la situación de la cual es responsable.
De acuerdo con el autor G. R. Terry, seis son las consideraciones en la

formulación de políticas:
1. El uso de una política debe ayudar a lograr un objetivo y debe formularse

partiendo de hechos, no de decisiones personales ni de decisiones
oportunistas.
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2. Una política debe permitir su interpretación, no debe prescribir un
procedimiento detallado.
3. El pensamiento del que formula, como las ideas del contenido de la política,
deben estar condicionados por las sugerencias y relaciones de quienes
serán afectados por la política.
4. Siempre que sea necesario cubrir condiciones anticipadas, deberán
establecerse políticas, pero hay que tener cuidado de evitar políticas que se
empleen rara vez, si es que se practican.
5. cada política debe ser expresado, con una redacción definida y precisa que
sea completamente entendida, por todos los miembros de la empresa.
6. todas las políticas deben conformarse con base en factores externos tales
como leyes o reglamentos. Internos y externos
Clases y ejemplos de políticas
Es posible una clasificación de las políticas, tomando en cuenta sus

características, incluyendo factores, tales como: propósitos, usos, temas, fuentes,
zona de influencia, función, frecuencia de aplicación y si es escrita o no.
Las políticas, según los motivos, se pueden dividir en:

a) Políticas externas: incluyen aquellas que se originan, para hacer frente a
diversos controles y solicitudes de fuerzas ajenas a la empresa, tales como,
gobierno, cámaras, asociaciones y sindicatos. Capacitación – licitación
pública
b) Políticas internas: incluyen las indicadas por los gerentes en cualquier nivel
administrativo, con el fin de contar con las orientaciones necesarias, para
su propósito y el de sus subordinados en la administración de la empresa.
Edad de contratación
c) Políticas originadas: cobran existencia por la exigencia de un caso
excepcional, que hace que el gerente pida a su superior instrucciones
respecto al manejo de dicho caso. Aliento alcohólico
Otra clasificación útil esta basada en las jerarquías, esto es, que hay
políticas empleadas por los altos funcionarios medios y aun para los jefes.
Tipo de política Empleada por Área de influencia Alcance Importancia
General Funcionarios Afecta a toda la Muy amplio La mayor
altos empresa
Particular Funcionarios Algunas veces toda Especifica y Mediana
medios la empresa pero en limitada
general una parte
(función
administrativa)
Departamental Jefes y Aplicable a Definida y La menos
supervisores actividades limitada
departamentales
Otra clasificación de la política es, por las funciones administrativas de la

empresa: política de ventas, producción, finanzas, etc.
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A continuación se presentan uno ejemplos de políticas:
Cuenta de gastos Viáticos (boletos de avión)
1. Propósitos: fijar una orientación relacionada con el adecuado control de

gastos.
2. Definición: cuenta de gastos. Concepto breve y conciso por medio del cual,
se controlan erogaciones aceptadas por la administración de la empresa, y
por operaciones que se identifican con la expresión.
3. Contenido:
a) se llamara a cuenta de gastos, a toda erogación que sea necesaria
para el buen funcionamiento y desarrollo de la empresa.
b) Cumplir con los requisitos de deducibilidad, para efectos fiscales.
Realización de auditorias
1. Propósito: llevar a cabo la revisión y evaluación del grado de

responsabilidad y aplicación de los controles contable, financiero y de
operación, con el propósito de promover la eficiencia de las operaciones.
2. Definición: auditoria interna. Es una actividad de evaluación dentro de una
empresa, destinada a la revisión y vigilancia sistemática de las operaciones
contables, financieras y administrativas.
3. Contenido:
a) Las revisiones se harán de acuerdo con el plan anual de auditoria.
c) Con la anterioridad necesaria se comunicara al director de la empresa el
programa de revisión, especificando las funciones que deben
efectuarse.
d) El auditor es responsable de la elaboración de un informe, que muestre
los resultados de la revisión.
Evaluación de las políticas
Las políticas se hacen obsoletas y, para mantener su efectividad, deben evaluarse

periódicamente, reacomodarlas y volverlas a enunciar, con base en las
oportunidades y condiciones que existan. La prueba final de lo adecuado de una
política, son los buenos resultados que ayudan al gerente a lograr su verdadera
función. La evaluación de políticas como parte de una auditoria administrativa, se
lleva a cabo mediante entrevistas con los gerentes y sus subordinados, para saber
de la relación de las políticas y sus practicas, la cual es un enfoque practico; otro
es determinar lo útil que realmente sea la política, hallando la frecuencia con que
se aplica y la confianza que los gerentes tienen de ella.
En el plan general es conveniente recabar opiniones, tanto a favor como en

contra de una política existente, procurando obtener hechos, analizarlos y aplicar
el criterio en forma mas imparcial posible.
Procedimientos Archivos
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En estas actividades participan generalmente personas de diferentes
departamentos, áreas o secciones, por lo que se hace necesario estandarizar su
realización para efectuarlas con mayor efectividad. A este propósito están
encaminados los planes denominados procedimientos.
Un procedimiento está plasmado por escrito bajo dos formas:
1. A través de una descripción detallada. Descripción del Procedimiento

2. A través de un diagrama. Diagrama de flujo .- archivo
Procedimiento: Trámite de una solicitud de Puesto: Solicitante
permiso para faltar
Número Operación Formatos Descripción
1. Prepara la solicitud Solicitud de Cuando alguna persona desea pedir permiso para
permiso faltar al trabajo, llena en original y dos copias una
solicitud de permiso, la cual representa con por lo
menos 24 horas de anticipación al auxiliar de
personal.
2. Conocer el resultado de solicitud Primera copia de la El resultado de su petición lo conoce mediante la

solicitud primera copia de la solicitud
Características e importancia de los procedimientos
Como todos los planes, los procedimientos deben basarse en hechos

concretos, sobre una situación en particular y no en suposiciones o deseos.
Reclutamiento y selección de personal
En cada caso hay que tomar en cuenta, los elementos humanos, tipo de
trabajo, materiales y el objetivo.
Los pasos de un procedimiento debe ser sucesivos, complementarios y en

conjunto, tender a alcanzar las metas deseadas, cada paso debe estar justificado,
debe llenar una necesidad precisa y guardar la debida relación, con los demás
pasos del procedimiento.
Un procedimiento debe ser estable y, sin embargo, flexible. Por estable

debe entenderse la firmeza del curso establecido, el cual solo sufrirá cambios
cuando se presenten modificaciones fundamentales en los factores, que afectan la
operación del procedimiento. Por flexible debe entenderse, la necesidad de un
procedimiento, para poder enfrentarse a una crisis o emergencia, a demandas
especiales o a los ajustes para condiciones temporales.
El problema estriba esencialmente en mantener el equilibrio adecuado,

entre la estabilidad y la flexibilidad del procedimiento.
Podemos deducir de lo anteriormente expuesto, la importancia que tienen

los procedimientos en la operación de todo organismo social. De aquí que la
importancia que el estudio y el mejoramiento de los procedimientos sea
importante. Procedimiento para la enajenación de bienes
47
Objetivos de su estudio
Existe la tendencia de que los procedimientos permanezcan una vez que se

han iniciado en una empresa. Por lo común, se agregan nuevos procedimientos a
los ya existentes, en vez de volver a trabajar o modificar los ya existentes o de
eliminar los que ya no se necesitan, como resultado de cambios y en vista de los
requisitos corrientes. Los resultados son los que continúan algunos
procedimientos inútiles y se permite que existan muchas duplicaciones de
esfuerzos, que resulta costosa.
La solución es revisar periódicamente, todos los procedimientos dentro de

la empresa y cerciorarse si son necesarios los acuerdos, con las presentes
condiciones de operación Reingeniería de procesos
Existen los objetivos para el estudio de los procedimientos, tales como:
a) Eliminar operaciones, combinándolas entre si o bien suprimirlas.

b) Cambiar la colocación de las operaciones, para lograr mayor eficiencia.
c) Eliminar envíos innecesarios o reducir al mínimo para ahorro de tiempo.
d) Eliminar las demoras con el fin de ahorrar tiempo.
e) Centralizar las inspecciones para considerar el control interno.
f) Eliminar (amontonamiento, difícil fluidez de tramites, etc.).
g) Eliminar el zigzagueo (es el retorno de un paso a su punto de partida antes
de seguir adelante).
h) Eliminar o modificar procedimientos engorrozos
Pasos a seguir para el estudio de procedimientos
Un importante desarrollo en los diversos esfuerzos, para lograr la mejoría

en la ejecución de un trabajo, es el estudio de procedimientos, y se lleva a cabo
bajo los siguientes lineamientos:
a) Seleccionar el trabajo o procedimiento que se va a analizar.

b) Registrar todos los datos relativos al procedimiento, mediante la
preparación de diagramas.
c) Examinar críticamente los datos del procedimiento, teniendo en cuenta:
que, como, quien, donde, cundo y por que.
d) Desarrollar el procedimiento mas adecuado, según los objetivos y políticas
de la empresa.
e) Implantar el procedimiento propuesto, y mantenerlo actualizado,
estableciendo los controles adecuados
48
Procedimiento en forma de grafica de alta de personal
Representación Jefatura de apoyo Unidad de Área interesada Dirección Selección Secretaria de
administración de general de personal programación
recursos humanos personal y presupuesto
Selecciona personal
técnicamente adecuado
para el puesto vacante.
Y promueve, mediante
un comunicado al área
Recibe petición de alta de personal, la creación
y procede a realizarla, de incidencia o
de acuerdo con el tipo notificación de alta
de personal que correspondiente.
Recibe incidencia corresponda, integrando
de alta, firma de la documentación
Autorizar alta de enterado, turna a necesaria (documentos
personal con base representación para de apoyo).
en las necesidades su autorización.
de recursos
humanos y
conforme a las
políticas Recibe incidencia
establecidas. de alta autorizada,
la turna a personal.
Recibe autorización y
procede a su registro Secretaria de
correspondiente. programación
y presupuesto
Notifica a la secretaria recibe
de programación y notificación de
presupuesto para el alta y elabora
efecto del pago. Recibe cheque de
notificación de quincena
Envía notificación de alta de personal, correspondient
alta a la dirección la registra e Sección e.
general de personal. integra al kárdex sindical
de personal. recibe,
Comunica a la sección notificación
sindical cuando al de alta y
personal de nuevo registro en
ingreso le corresponde su control.
ser sindicalizado.
49
2.4.3 Programas
Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones

de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios
para llevar a cabo un curso de acción dado. Casamiento
Clases de programas
Los programas difieren ampliamente de su contenido, propósito y periodo

que cubren. Esta ultima característica ha ganado importancia, por lo que puede
darse la siguiente clasificación:
a) Programas a largo plazo: por lo general estos programas son amplios, la

mayoría, aunque no todos ellos, no son matemáticos se da importancia a
periodos específicos. Puesto que toda planeación se refiere al futuro y este
se mide en tiempo, es natural usar porciones de tiempo como diferenciales
de un programa.
La practica generalmente aceptada, es considerar cualquier plan que cubra
periodos de dos años o menos, como de corto plazo y de cinco años o mas
como de largo plazo. Aguascalientes 2030
b) Programas a corto plazo: por lo general estos programas, son de poca
amplitud, abarca periodos de dos años o menos. En este tipo de
programas, debe disponerse fácilmente de la información necesaria que
indique los progresos corrientes y la dirección correcta. Metas
mensuales=objetivo anual
Formulación de programas
Los programas varían mucho en cuanto a tipo y formato, normalmente
proporcionan un diagrama de las acciones que se emprenderán, las instalaciones
que se incluirán, los compromisos y las suposiciones implicadas y las áreas hacia
las cuales deberán dirigirse los esfuerzos.
Programa de manualización
Etapas Tiempo Control Tiempo en semanas
Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1 Investigaciones de funciones E
R
* Elaboración manual organización E
R
2 investigación de actividades E
R
* Elaboración manual procedimi- E
entos R
3 Implantación E
R
E= Tiempo estimado. R= Tiempo real.
50
La formulación de un programa puede incluir objetivos, normas de
actuación, políticas, procedimientos y métodos, pero no necesariamente tiene que
incluir todas estas categorías de planes. Los programas trazan las acciones que
deben emprenderse, por quién, cuando y dónde. Las suposiciones, las
obligaciones y el área que van a ser afectadas, son fijadas por un programa.
Limitaciones
La práctica es incremento que considera grandes sectores de una

empresa para el análisis administrativo, en vez de componentes aislados, ha
subrayado el uso de programas. Sin embargo, la programación debe ajustarse a:
a) Objetivos establecidos: hay que recordar que el motivo principal, son los
objetivos y fijados y que los programas deben coadyuvar a su consecución.
b) Recursos del organismo social: es decir, hay que tomar en cuenta para
programar los recursos humanos, financieros y técnicos.
c) Naturaleza de las operaciones: el responsable de programar debe estar
enterado perfectamente de que es lo que la empresa esta haciendo, como
lo hace, cuanto cuesta y cuanto tiempo lleva hacerlo.
d) Las condiciones técnicas: los programadores, dada su condición de
especialistas, deben rodearse de un equipo de diversos expertos que
colaboren comunicándole los avances técnicos que se encuentran
estrechamente relacionados con las actividades de las empresas.
Ventajas de los programas
Cuando están bien preparados, los programas pueden convertirse en

elementos de gran valor para todo administrador. Si se usan, obligan a este a
ponderar todas las alternativas posibles y a dedicar sus esfuerzos a los problemas
mas importantes.
Las ventajas de trabajar con un programa son:

1. Proporcionar un plan a seguir.
2. Sirve para coordinar las operaciones de diversos departamentos, dentro de
un organismo.
3. Son la base para un buen control, pues una vez que el administrador haya
determinado las etapas que deben realizarse y el tiempo, pueden utilizarse
estos datos para medir el proceso alcanzado.
4. Facilita la delegación de funciones. Cuando un director aprueba un
programa, establece los limites para delegar tareas en los ejecutivos.
5. Sirve para evitar cualquier repetición en el trabajo y dan a cada uno de los
ejecutivos, una guía precisa y segura para cumplir con sus actividades.
Presupuestos
Es la formulación de resultados esperados expresada en términos

numéricos.
51
Tipos de presupuestos:
 Presupuesto por programas Presupuesto base cero

 Presupuesto de ingresos, el cual proyecta las ventas futuras.
 Presupuesto de egreso, éste presenta una lista de las principales
actividades que realiza una unidad para alcanzar sus metas y se asigna
una cantidad monetaria a cada una de esas actividades.
 Presupuesto de ganancias, después de determinar los ingresos y egresos,
es factible determinar la contribución de cada unidad a las ganancias de la
empresa. Utilidades (o satisfacción)
 Presupuesto de efectivo es un pronóstico de cuánto dinero se dispondrá y
cuánto se necesitará para cubrir sus gastos. Puede revelar déficit o
superávit en el flujo de efectivo. Anteproyecto del presupuesto
 Presupuesto de gastos de capital, por ellos se pronostica las inversiones en
propiedades y otros activos fijos. Fondos de capital – Bienes de capital
 Presupuesto fijo, en este tipo de presupuesto se supone un nivel fijo de
ventas o de producción. Estándar de ingresos
 Presupuesto variable, elaborado tomando en cuenta los costos que varían
en función del volumen. Cap. 1000-2000-3000 y 6000
2.4.4 CLASIFICACION DE OTROS TIPOS DE PLANES
La siguiente subdivisión es según su uso, son los planes de uso único y de

uso repetitivo o continuo. Loa planes de uso único son los que una vez realizados
ya no se toman en cuenta, pues no tienen aplicación ulterior. Por ejemplo:
Programas y Procedimientos. Proyectos específicos (obra pública)
Cuando los planes se estratifican por su periodo o tiempo, simplemente se

diferencian por el lapso en que se realizarán. Comúnmente el corto plazo se trata
de meses a un año, mientras que el mediano plazo es de uno a tres años y el
largo plazo se refiere a periodos de tres a cinco años. o mas .- (vacunación o
votaciones)
La división de los planes según su nivel jerárquico es un aspecto relevante

para cualquier organización, pues tiene que ver con todos los departamentos y
puestos designados.
Los planes estratégicos tienen mayor importancia en la asignación de

recursos, que es el proceso en el que se fijan los propósitos, se definen las
políticas, objetivos y estrategias en planes detallados para establecer una
estructura organizacional que permita una continua toma de decisiones. Es una de
las actividades intelectuales más arduas de una organización y en el desarrollo de
planes a largo plazo. Planeación táctica – planeación operativa
52
Clasificación de planes
Clasificación de planes
Objetivos.
Estrategias
Por su clase o Políticas

básicos
Procedimientos
Programas
Presupuestos
De uso único
Por su uso
Fijos o permanentes
Largo plazo
Por su periodo o
por tiempo
Mediano plazo
Corto plazo
Estratégicos
Por su nivel
jerárquico Tácticos
Operativos
2.5 TÉCNICAS DE PLANEACION
En seguida abordaremos diversas técnicas de la planeación operacional, entre

ellas encontramos aquellas que se denominan técnicas de investigación operativa
y cuya aplicación es principalmente en la administración de la producción.
2.5.1 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN OPERACIONAL
 Programación Lineal. Utiliza métodos algebraicos para analizar las relaciones

que pueden ser expresadas como funciones lineales, son mayormente usadas
para resolver problemas de asignación. Cuando una decisión sobre localización
incluye diferentes variables cuantificables como costos de fabricación,
localización de los mercados y costo del transporte, la programación lineal
puede simplificar las decisiones del gerente de producción. Otros usos pueden
ser la selección de rutas de transporte que minimicen los costos de embarque, la
asignación óptima de personal a diversos proyectos o la asignación de un
53
presupuesto de publicidad entre diferentes marcas de productos. Programa
WINQSB – (toma de decisiones)
 Teoría de la fila. Llamada también teoría de la cola, es valiosa para determinar el

balance correcto de los factores necesarios para lograr el manejo más eficiente
de los servicios intermitentes. Existen costos implícitos en mantener un fila de
espera, ya sean clientes esperando ser atendidos en un restaurante o máquinas
en espera de ser reparadas y enviadas de nuevo a la producción. Para eliminar
la espera o reducir su longitud y así disminuir los costos de la fila de espera, es
necesario aumentar la capacidad de servicio. Filas en Bancomer
 Teoría del juego o simulación de la operación de un sistema. Al proceso de

obtener las cualidades esenciales de la realidad sin la realidad misma se le
llama simulación. Los juegos gerenciales han sido desarrollados para impartir
entrenamiento en cuanto a la toma de decisiones mediante proveer situaciones
de laboratorio que simulan lo más posible las operaciones de la vida real.
Programa de computo SAE (sistema de administración empresarial).-
archivo Análisis de sensibilidad
 Teoría de la probabilidad. Determinación del grado de riesgo. Las predicciones

concernientes al resultado probable de eventos futuros (teoría de la
probabilidad) son inferencias basadas en un cuidadoso análisis estadístico de
los datos existentes. Por ejemplo, las tablas sobre expectativas que usan las
compañías de seguro para establecer sus tasas expresan la probable proporción
de muertes que se espera en cada grupo de edad de la población total durante
un año. Se representa mediante árboles de decisión.
2.5.2 PRONOSTICOS
Con la construcción de diversos escenarios se establecen las premisas

sobre las cuales se elaboran los pronósticos, los cuales son predicciones de
posibles resultados. Existen pronósticos de ingreso, por los cuales se predice el
monto de los ingresos futuros de una empresa, pronósticos técnicos que intentan
predecir los cambios en materia de tecnología y el marco temporal en el cual es
probable que estas tecnologías sean factibles. Fallas geológicas SIDIFAG
Con forme a su elaboración pueden ser:

 Cuantitativos. En los que se aplican un conjunto de reglas matemáticas a
una serie de resultados del pasado a fin de predecir posibles resultados.
 Cualitativos. En los que sólo se aplica el juicio y opiniones de individuos
conocedores como base para la predicción de posibles resultados. Es
utilizado en lo que se denomina lluvia de ideas y la técnica del grupo
nominal. Expertos en la materia (fallas geológicas)
Los pronósticos pueden ser utilizados para:

 Pronosticar sus ventas.
 Para decidir que, cuándo, dónde producir.
54
 En mercadotecnia los pronósticos desempeñan un papel clave; la fijación
de precios, vías de distribución y gastos de publicidad.
 Administración del riesgo financiero.
 Planeación de la capacidad.
 Cuestiones demográficas. Construcción de casas habitación
2.5.3 TÉCNICAS DE PROGRAMACION
Un programa es un esquema donde se establecen la secuencia de

actividades que han de realizarse para alcanzar determinado objetivo, y el tiempo
requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecución.
Para elaborar un programa es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Identificar y determinar las actividades que comprende el proyecto.

2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qué actividad debe
realizarse antes de otra, qué otras se dan simultáneamente y, por último,
qué actividades deben efectuarse después.
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los
recursos necesarios.
La gráfica de Gantt es la que más se utiliza para un programa. Su uso e

interpretación estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de
profundidad y con el tipo de actividad a que se refiera.
En esencia y en su más simple formulación, es una gráfica de barras en la

cual el tiempo está representado en el eje horizontal y las actividades a programar
se enlistan en el eje vertical. El tiempo que debe durar cada una de las actividades
se representa por una barra dibujada horizontalmente en el renglón
correspondiente a la actividad y a través de ella se ilustra el tiempo que
comprende el inicio y culminación de la misma.
Programa de fabricación de un motor Archivo Gráfica de Gantt
ACTIVIDADES HORAS
1 2 3 4 5 6 7 8
Fabricación de carcaza
Fabricación y embobinado de estator
Pintado de carcaza y montado de estator
Fabricación y embobinado de rotor
Fabricación de tapas
Montaje de motor y piezas auxiliares
Pruebas del motor
55
La formulación de un programa es una técnica de planeación fundamental
ya que:
 Suministra información e indica el avance de las actividades.

 Mantiene en orden las actividades, sirviendo por esta causa y la anterior
como herramienta de control.
 Es posible identificar en ellos a los responsables de llevar a cabo cada
actividad.
 Asimismo, pueden señalarse los recursos necesarios para cada actividad y
el momento oportuno de su utilización.
 Orientan a todo el personal sobre las actividades.
 Se conoce con mayor precisión el inicio y culminación de las actividades.
 Evitan la duplicidad de esfuerzos al eliminarse actividades innecesarias.
Asimismo, otra técnica de programación con gran aceptación es la Técnica

de Evaluación y Revisión de Programas (PERT), que permite programar proyectos
con mayor cantidad de actividades, algunas de las cuales son interdependientes.
Una red PERT es un diagrama semejante a un diagrama de flujo que

describe la secuencia de actividades necesarias para completar un proyecto y el
tiempo o los costos relacionados con cada actividad. Para comprender cómo se
formula es necesario identificar los elementos que la integran y que son:
Eventos. Son un momento en el tiempo, representan el inicio o terminación

de una actividad; normalmente se representan por un círculo al cual se le
denomina nodo.
Actividad. Constituye cada una de las actividades que componen el

proyecto. Se representan por flechas dibujadas de izquierda a derecha, en forma
perpendicular, horizontal o vertical, y marcan la dirección de la red; una regla de
formulación es que en ninguna circunstancia se dibujan flechas de derecha a
izquierda.
2.5.4 TÉCNICAS DE DIAGRAMA
Diagramas. En cuanto a diagramas, hay varios, entre los que podemos señalar:
 Diagramas de proceso.
 Diagramas de distribución de formatos.
 Diagramas de lógica, entre los cuales podemos señalar:
a) Diagrama de árbol.
b) Diagrama de bloques.
 Diagrama de recorrido.
 Diagramas de hilos.
 Diagrama causa-efecto (Ishikawa) archivo
56
Simbología de los diagramas.
A continuación se presentan en forma gráfica y descriptiva los símbolos

generales aplicables a diagramas.
Símbolos generales:
Operación: una operación ocurre cuando intencionalmente se cambian

cualquiera de las características físicas o químicas de un objeto; cuando
éste se monta o desmonta de otro objeto o se dispone o prepara otra
operación, transporte, inspección o almacenaje. También ocurre una operación
cuando se da o recibe información o cuando se hace un planteamiento o un
cálculo.
Transporte: un transporte ocurre cuando se mueve un objeto de un lugar a

otro, excepto cuando dichos movimientos son ejecutados por el empleado
en su lugar de trabajo durante una operación o una inspección.
Inspección: una inspección ocurre cuando a un objeto es examinado para

identificación, verificando su calidad o cantidad, en cualquiera de sus
características.
Demora o retraso: un retraso ocurre a un objeto cuando condiciones ajenas a

las inherentes al proceso no permiten o no requieren la ejecución inmediata de la
siguiente acción planeada.
Archivo o almacenaje: un almacenaje ocurre cuando un objeto es guardado y

protegido contra un traslado no autorizado.
57
Diagrama de bloques.
Inicio
Procedimiento:
Preguntar Venta de un boleto de avión
clase Diagrama: actual
Hecho por: JLKJ
Revisado por: ELV
Fecha: diciembre 2003
Turista
Clase
1
1 Primera
Verificar cupo
del vuelo
Hay lugar NO Lista de espera NO

Planear alternativa Cancelar
Lista de espera
SÍ SÍ
Preguntar compra 4 2
Anotar lista
o reservación
espera
NO
Compra Reservar Hay NO
inmediata 4
lugar Lugar
3 SÍ
SÍ
Vender boleto NO
Cliente dese el boleto 3
4
4
SÍ
Fin
58
59
2.5.5 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS Registro de tenencia vehicular –
programa anual de enajenación de bienes
El sistema de Administración Por Objetivos es una herramienta sumamente

útil para todo directivo, ya que se basa en dos principios filosóficos:
1. El individuo que participa en un sistema de administración por

objetivos es responsable de obtener metas específicas.
2. Se involucra directamente con los subordinados en la planeación,
dirección y control de las metas que tienen bajo su responsabilidad.
El proceso de la administración por objetivos en su concepción más simple

es:
1. Fijación de objetivos - ¿Qué?

a) el jefe define la autoridad y la responsabilidad del subordinado necesarias
para el objetivo de la organización.
b) El jefe y el subordinado acuerdan los medios y la forma de evaluar la
actividad.
c) El subordinado presenta sus objetivos, y con el jefe los realimenta en
función con los objetivos de la empresa.
2. Planeación de estrategias -¿Cómo?
a) Se formula el plan para logra el objetivo considerando las áreas que
participan, la experiencia del jefe y los subordinados, así como la visión
conceptual de la empresa con base en una lista de objetivos.
3. Evaluación del resultado.
a) Comparación de resultados.
b) Determinación de desviaciones.
c) Evaluación de desviaciones.
d) Corrección o adaptación de desviaciones.
e) Realimentación de objetivos.
Debe tenerse en cuenta que los objetivos que se tracen deben cumplir con
los requisitos y se deben realizar especificando:
1. ¿Qué? Cuáles son los resultados que deben lograr.

2. ¿Por qué? Justificar los resultados deseados en razón de los beneficios que
aportan.
3. ¿Cómo? Determinar las acciones específicas a realizar para lograrlos.
4. ¿Cuándo? Se deben señalar fechas de cumplimiento.
5. ¿Dónde? Especificar el contexto en que se han de realizar las actividades.
6. ¿Quién? Determinar quién es responsable de cada resultado.
7. ¿Cuánto? Por último, determinar los recursos que se han de utilizar.
Asimismo, considerar que los objetivos deben redactarse correctamente:

Para considerar que un objetivo está bien redactado, el mismo debe tener las
siguientes características:
1. Ser realista, esto quiere decir que el resultado señalado debe ser factible.
60
2. Debe formularse por escrito.
3. Ser inteligible, debe redactarse en lenguaje sencillo y de fácil comprensión
para toda persona.
4. Que pueda medir, es decir, que pueda determinarse si se está alcanzado.
5. Ser divisible, normalmente se incurre en el error de señalar dos o más
objetivos en un solo enunciado, lo más correcto es dividirlos y cada objetivo
deberá ser redactado en forma independiente.
6. Especificar resultados, no actividades.
7. Constituir un reto, todo objetivo debe impulsar a la persona a realizar su
máximo esfuerzo; si el objetivo es muy bajo, en muchas ocasiones la persona
tiende a tomar una actitud de desgano.
2.7 PRINCIPIOS DE PLANEACION (Munch y García 1999:66)
Los principios de la administración son verdades fundamentales de

aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción
administrativa.
Por lo tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los
siguientes principios:
1. Factibilidad. Lo que se planea debe ser realizable; es inoperante elaborar

planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse.
La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que
actúan en el medio ambiente.
2. Objetividad y cuantificación. Cuando se planea es necesario basarse en datos
reales, razonables, precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas,
especulaciones, o cálculos arbitrarios. Este principio , conocido también como
principio de Precisión, establece la necesidad de utilizar datos tales como
estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos
probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes
para reducir al mínimo los riesgos. La planeación será más confiable en tanto
que pueda ser cuantificada, o sea, expresada en tiempo, dinero, cantidades, y
especificaciones.
3. Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de
holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen
nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no
establecer “colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos.
4. Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un
plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal
manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto
al equilibrio e interrelación que deben existir entre éstos. Cursos de
capacitación en relación a ventas
5. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relación al tiempo
(largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir
que abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los
cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas,
procedimientos y presupuestos, para lograrlos. Reingeniería de procesos
61
2.6 TOMA DE DECISIONES
2.6.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA Y LIMITACIONES
Concepto: La toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre

varias alternativas.
Importancia:
 El ambiente externo de las organizaciones es cada día menos estable y
más impredecible, razón por la que los administradores necesitan calcular
probables resultados en varios escenarios.
 El número de variables (Cualquier medida que pueda experimentar
modificaciones), como son los consumidores, competidores, proveedores,
etc., se deben de tomar en cuenta para toma de decisiones correctas.
Variables endógenas y exógenas
Limitaciones: Alcanzar la racionalidad absoluta no es frecuente, sobre

todo en la administración. En primer lugar, dado que es imposible tomar
decisiones con efectos sobre el pasado, las decisiones deben operar sobre el
futuro, el cual casi invariablemente contiene un alto grado de incertidumbre. En
segundo, determinar todas las alternativas para el cumplimiento de una meta es
difícil, en particular cuando la toma de decisiones implica oportunidades de llevar a
cabo algo que nunca se ha hecho. Además de los casos es imposible analizar
todas las alternativas, aun si se tienen las técnicas analíticas y las computadoras
más recientes.
2.6.2 PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONES
2.6.2.1 DESARROLLO DE ALTERNATIVAS Y EL FACTOR LÍMITE (factor

limitante)
Suponiendo que ya sabemos cuáles son nuestras metas y que ya se ha

alcanzado un acuerdo sobre premisas de planeación claras, el primer paso de la
toma de decisiones es el desarrollo de alternativas. Todo curso de acción presenta
casi siempre varias alternativas; tan es así que cuando parece que sólo existe una
manera de hacer algo, es probable que ésta sea incorrecta. Cuando únicamente
se nos ocurre un solo curso de acción, es obvio que no hemos pensado lo
suficiente.
Un factor limitante es algo que se interpone en el cambio del cumplimiento

de un objetivo deseado.
2.6.2.2 EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS
Una vez determinadas las alternativas que correspondan, el siguiente paso

de la planeación es evaluarlas y seleccionar aquellas cuyas contribuciones
resultan ideales para el cumplimiento de la meta. En este último punto se
62
condensa todo el sentido de la toma de decisiones, aunque también en otros
pasos de la planeación (como en la selección de metas y la determinación de las
premisas básicas, e incluso en la selección de alternativas) es preciso tomar
decisiones.
Análisis marginal.- La evaluación de alternativas puede implicar el empleo

de técnicas de análisis marginal para la comprensión de los ingresos adicionales
producidos con costos adicionales. Cuando el objetivo es optimizar las utilidades,
esta meta se logra igualando los ingresos adicionales con los costos adicionales.
Explicar análisis marginal – costos marginales
Análisis de costo – beneficio.- Persigue la mejor proporción de beneficios y

costos; esto significa, por ejemplo, determinar el medio menos costoso para el
cumplimiento de un objetivo o para la obtención del mayor valor dado ciertos
gastos. Explicar relación costo-beneficio
2.6.2.3 ENFOQUES EN LA SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS
En la selección entre alternativas, los administradores pueden emplear tres

enfoques básicos: 1) experiencia, 2) experimentación y 3) investigación y análisis.
Experiencia.
El apoyo en la experiencia acumulada cumple en la toma de decisiones un
papel probablemente más importante del que se merece. Tanto los éxitos que se
alcanzan como los errores que se cometen constituyen guías casi infalibles para el
futuro. Quizá esta actitud sea tanto más pronunciada cuanto mayor sea la
experiencia de un administrador y más elevado el nivel que ha alcanzado en una
organización.
Las decisiones correctas deben evaluarse sobre la base de acontecimientos
futuros, mientras que la experiencia se restringe al pasado.
Si, en cambio, una persona analiza con cuidado su experiencia, en lugar de
dejarse guiar ciegamente por ella, y derivar de ella las razones fundamentales de
sus éxitos o fracasos, la experiencia puede ser útil como base del análisis de
decisión. (curva del desempeño)
Experimentación.
Una modalidad obvia para decidir entre alternativas consiste en probar una
de ellas para ver qué sucede. La experimentación es muy común en la
investigación científica. Es probar las diversas alternativas para identificar cuál es
la mejor. No obstante ello, muchas decisiones son imposibles de tomar sin antes
confirmar mediante la experimentación el mejor curso de acción. Puede ser que ni
siquiera la reflexión sobre la experiencia ni la investigación más atenta garanticen
a los administradores decisiones correctas. (industria farmacéutica)
Investigación y análisis. Archivo.- análisis de sensibilidad

Una de las técnicas más efectivas para la selección de alternativas en el
caso de decisiones importantes es la de la investigación y análisis. Este método
supone la resolución de un problema mediante su previo conocimiento profundo.
63
Implica por lo tanto la búsqueda de relaciones entre las variables, restricciones y
premisas cruciales de la meta que se pretende alcanzar.
Uno de los pasos más importantes del método de investigación y análisis es la
elaboración de un modelo para la simulación del problema.
2.6.2.4 DECISIONES PROGRAMADAS Y NO PROGRAMADAS; Y

CONDICIONES EN LA TOMA DE DECISIONES
Una decisión programada es la que se aplica a problemas estructurados o

rutinarios. Este tipo de decisiones se aplica a labores de rutina o repetitivas;
depende fundamentalmente de criterios preestablecidos o reglas de decisión. Se
trata, en efecto, de una decisión tomada con base en antecedentes.
Las decisiones no programadas se aplican a situaciones no

estructuradas, novedosas y vagamente definidas de naturaleza no recurrente. Las
decisiones estratégicas en general son de hecho decisiones no programadas,
puesto que requieren de juicios subjetivos.
Casi todas las decisiones no programadas son responsabilidad de los

administradores de nivel superior, ya que éstos se ocupan por lo general de
problemas no estructurados. Los problemas en los niveles inferiores de las
organizaciones son habitualmente rutinarios y bien estructurados, por lo que los
administradores y empleados requieren de un menor margen de discrecionalidad
en las decisiones.
64
Toma de decisiones en condiciones de certidumbre.
Prácticamente todas las decisiones se toman en condiciones de al menos

cierto grado de incertidumbre. Este grado varía, sin embargo, de la certidumbre
relativa a la gran incertidumbre. La toma de decisiones implica siempre ciertos
riesgos.
En una situación en la que está presente la certidumbre, se tiene razonable

seguridad de lo que ocurrirá una vez tomada una decisión. Se dispone de
información considerada confiable y se está en conocimiento de las relaciones de
causa y efectos.
En una situación de incertidumbre, por el contrario, se cuenta con penas

una frágil base de información, se ignora si ésta es o no confiable y priva un alto
grado de inseguridad respecto de la probabilidad de que la situación cambie o no.
Además, resulta imposible evaluar las interacciones entre las diversas variables.
Una situación de riesgo es probable que exista información basada en

hechos, la cual sin embargo pueden ser incompleta.
Para una mejor toma de decisiones pueden estimarse las probabilidades

objetivas de cierto resultado con base en, por ejemplo, modelos matemáticos. Por
otra parte, también puede usarse la probabilidad subjetiva, basada en el juicio y la
experiencia.
Frente a decisiones que implican incertidumbre, lo inteligente es conocer el

grado y naturaleza del riesgo que se corre al optar por cierto curso de acción. Una
de las deficiencias de los métodos tradicionales de investigación de operaciones
para la resolución de problemas, es que muchos de los datos usados en un
modelo son sólo estimaciones, mientras que otros se basan en probabilidades. Lo
común es instruir al personal especializado para que produzca las “mejores
estimaciones”. Sin embargo, se han desarrollado ya nuevas técnicas para una
visión más precisa
2.8 Casos de aplicación
2.8.1 Planeación en Júpiter, S.A. de C.V.
Waldo Weber, gerente general de Júpiter, S.A., comento: “La planeación

constituye aquí la clave, todo lo que hacemos en esta empresa lo planeamos
cuidadosamente.” Al escuchar, la licenciada Lucia Lemus, consultora en
administración, tomaba nota. A Lucia se le había pedido que realizara una
auditoria administrativa de la empresa. Su primera tarea se aboco en llevar a cabo
una sesión de preguntas y respuestas con Waldo Weber, gerente general.
¿Podría describirme cual es el tipo de planeación que se realiza en la
empresa? Pregunto Lucia.
65
Waldo Weber respondió: “Nosotros consideramos conveniente que se
fijen objetivos medibles para cada uno de los administradores para el siguiente
año. Esto se respalda con presupuestos detallados para cada departamento.
Nuestras políticas y procedimientos son comunicados a cada uno de los jefes de
departamento y a todos los empleados.” Mientras tomaba una carpeta, Weber dijo,
“todo se encuentra aquí. Nuestros manuales de procedimientos y de políticas
pueden consultarse en toda la empresa. Puedo llegar a afirmar que ya se haya
pensado en todas las contingencias que un administrador o empleado pudiera
afrontar, teniendo una respuesta para ello. La empresa Júpiter se enorgullece de
poseer una operatividad eficiente. En realidad nuestra forma de plantación
detallada ha sido sin duda de gran ayuda”.
Lucia Lemus tomo diversas notas adicionales, reviso algunos documentos
que el personal de la empresa le había brindado con anterioridad. Observo que
Júpiter, S.A. había estado perdiendo participación en el mercado durante los
últimos tres años.
Lucia le dijo a Weber: “Tal vez sea una pregunta obvia, pero deseo saber
en su opinión: ¿por qué razón ha ocurrido, que la competencia los esta
superando?”
Weber: “Esto podría parecer como una excusa, pero nuestros dos
competidores mas fuertes han tenido dos grandes oportunidades durante los
últimos tres años. Tales empresas experimentaron respecto a las ideas sobre
nuevos productos y tuvieron acierto. Su buena suerte fue para nosotros una
desgracia. Pero yo considero que nos recuperaremos. Nuestra empresa es sólida
y nuestros productos están probados y son confiables. No debemos arriesgar a la
empresa con ideas que la pudieran llevar al fracaso. Cuando usted planea
cuidadosamente, sabe que el futuro es demasiado incierto para asumir riesgos
innecesarios.”
Preguntas
1. ¿Tiene la empresa Júpiter, S.A. un problema de planeación? Razone su

respuesta.
2. ¿Qué curso de acción usted recomendaría, que deba tomar la gerencia
general? Y ¿por qué?
3. De acuerdo a sus respuestas, cual seria la razón por la que la empresa
esta siendo superada por la competencia.
Caso 2.8.2 Industria Sesil S.A.
El ingeniero Sergio Silva, se ha desempeñado como empresario durante

9 años en una pequeña empresa industrial de rodamientos, fabricando: baleros,
catarinas, cadenas, chumaceras, bandas y poleas. Frecuentemente se traslada al
interior de la Republica; cuando participo en la Expo- Monterrey 2000, se
entrevisto con varios empresarios y después de extensas conversaciones tomo la
decisión de participar en el negocio de empresa de fabricación de herramientas de
mano, tales como: remachadoras, expansores de tubo, corta pernos, taladros y
matracas, pues considera que podría ser una adecuada combinación para su línea
de artículos de piezas de rodamiento y de herramientas. Su idea la ha comentado
66
con cinco potenciales inversionistas y tres amigos con la intención de que cuatro
interesados se integren en sociedad.
Los potenciales inversionistas son personas muy conservadoras, con

respecto a invertir, por lo que se muestran muy específicos ante la propuesta de
inversión, argumentando que, pese a la experiencia del ingeniero Silva en su
empresa de rodamientos, este es un ramo diferente por lo cual deben ser
cautelosos en tomar una decisión final.
De acuerdo con lo anterior, estas personas han solicitado que se les

presente un “proyecto de viabilidad” indicando ventajas y desventajas, con el
propósito de que pueda evaluarse el riesgo.
Preguntas
1. El ingeniero Silva, le solicita sus servicios profesionales, para formular el

“proyecto de viabilidad”.
2. Especifique que técnicas de planeación se utilizarían en este plan,
indicando “como” y “para que” se utilizarían.
UNIDAD 2 PLANEACION.
CONTENIDOS
2.1. Concepto de planeación L1 Cap 2
2.2. Ventajas y desventajas de la planeación. L1 Cap 2
2.3. Proceso de la planeación. L3 Pág. 129
Clasificación de planes.
Propósito, Misión Visión Valores
2.4.2 Objetivo y metas, Políticas, Procedimiento
2.4.3 Programas y Presupuestos (L3 pag. 128
2.4.4 Clasificación de otros tipos de planes
2.5 Técnicas de planeación

2.5.1 Técnicas de planeación operacional
2.5.2 Pronósticos (L1 pag. 94
2.5.3 Técnicas de programación
2.5.4 Técnicas de diagramas
2.5.5 Administración por objetivos
2.6 Toma de decisiones (L3 Cap 6

2.6.1Concepto, importancia y limitaciones
2.6.2Proceso de la toma de decisiones
2.6.2.1Desarrollo de alternativas
2.6.2.2Evaluación de alternativas
67
2.6.2.3 Enfoques en la selección de alternativas
2.6.2.4 Decisiones programadas y no programadas y condiciones en la toma de
decisiones.
2.7. Principios de planeación
2.8 Lecturas y caso práctico
37

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Capitulo 2.

2.1 CONCEPTO DE PLANEACION

Planeación: es el proceso en el que se establecen las metas y las

El propósito fundamental de la planeación se refiere a las condiciones que

Un buen plan establece metas a alcanzar, con base en un análisis realista

 Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de uso racional

2.3 PROCESO DE PLANEACIÓN

Los pasos prácticos que se enlistan a continuación, son de aplicación

2. Establecimiento de objetivos. Esto debe hacerse tanto para el largo como

3. Desarrollo de premisas. Premisa: Supuestos acerca de las condiciones las

4. Determinación de cursos de acción alternativos. El cuarto paso de la

5. Evaluación de cursos de acción alternativos. Puede ocurrir que cierto curso

6. Selección de un curso de acción. Éste es le punto en el que se adopta el

7. Formulación de planes derivados. Es raro que, una vez tomada la decisión,

8. Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestación. Después de

2.4 CLASIFICACION DE PLANES

A continuación se presenta una clasificación de planes esenciales:

Dentro de los amplios límites del propósito de una organización, cada

Una meta requiere insumos. Una meta es un producto elaborado, el

Criterios para fijar objetivos efectivos

Los programas de mayor efectividad, deberán satisfacer ciertos criterios

Específicos y realistas. Los objetivos deben ser específicos deben estar

Compatibles con la autoridad. Los objetivos de un gerente deben ser

Inicialmente este objetivo se encontraba más allá del ámbito del

Otro ejemplo para indicar lo compatible de los objetivos, en relación con la

Condición de flexibilidad: para mantener las prioridades y coherencia

En el mayor grado posible, los objetivos deben dar cavida a una

En otras palabras, el objetivo debe desglosarse dentro de sus partes

Significado inequívoco. Los objetivos deben expresarse en términos que

Los objetivos deben establecerse por escrito ya que si únicamente se dan a

Alcance. La administración por objetivos, espera lograr una mejoría

A continuación se presentan guías, para evaluar el alcance:

El objetivo es solución, la función es solamente acción, por lo cual no deben

Para facilitar la comprensión de objetivos, hay que incorporar a la acción

Objetivos de una empresa

Objetivo de un centro de salud

Objetivo con el “para que” implícito

Son declaraciones amplias y generales de acciones esperadas que sirve

En su acepción más sencilla, una política es un enunciado que señala

Una política es:

Las políticas ayudan a evitar la lentitud, defectos, y sobre todo, pérdida de

Las políticas son como linternas en la oscuridad porque permiten visualizar

Como surgen las políticas:

Una política bien formulada ayuda a llevar a cabo la acción administrativa,

En algunas empresas, los miembros del consejo administrativo y los

Quien formula la política, sigue tanto el propósito general que se intenta y

De acuerdo con el autor G. R. Terry, seis son las consideraciones en la

1. El uso de una política debe ayudar a lograr un objetivo y debe formularse

Clases y ejemplos de políticas

Es posible una clasificación de las políticas, tomando en cuenta sus

Las políticas, según los motivos, se pueden dividir en:

Otra clasificación de la política es, por las funciones administrativas de la

Cuenta de gastos Viáticos (boletos de avión)

1. Propósitos: fijar una orientación relacionada con el adecuado control de

1. Propósito: llevar a cabo la revisión y evaluación del grado de

Evaluación de las políticas

Las políticas se hacen obsoletas y, para mantener su efectividad, deben evaluarse

En el plan general es conveniente recabar opiniones, tanto a favor como en

Un procedimiento está plasmado por escrito bajo dos formas:

1. A través de una descripción detallada. Descripción del Procedimiento

2. Conocer el resultado de solicitud Primera copia de la El resultado de su petición lo conoce mediante la

Características e importancia de los procedimientos

Como todos los planes, los procedimientos deben basarse en hechos