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Microsoft Excel Curso Bsico y Avanzado Aplicado a las Finanzas

Preparado por:

Juan Snchez Rugel


Licenciado en Sistemas de Informacin

June de OOOO

Tabla de contenido
JUNE DE OOOO.....................................................................................................................................1 TABLA DE CONTENIDO......................................................................................................................1 TRABAJAR CON MICROSOFT EXCEL............................................................................................1 TRABAJAR CON MICROSOFT EXCEL............................................................................................1 MANEJANDO EL LIBRO DE TRABAJO................................................................................................................2 INTRODUCCIN Y EDICIN DE DATOS...............................................................................................................3 EL LLENADO AUTOMTICO............................................................................................................................4 COPIAR Y MOVER CELDAS.............................................................................................................................7 TRABAJAR CON HOJAS DE CLCULO................................................................................................................8 MEJORANDO EL ASPECTO DEL TRABAJO..................................................................................9 MEJORANDO EL ASPECTO DEL TRABAJO..................................................................................9 ANCHO DE COLUMNAS Y ALTO DE FILAS........................................................................................................10 FUENTES, TAMAO DE FUENTE, ESTILOS Y COLORES........................................................................................11 ALINEACIN Y SANGRA..............................................................................................................................12 RELLENO Y BORDES...................................................................................................................................13 FORMATOS NUMRICOS...............................................................................................................................14 MS FORMATOS........................................................................................................................................15 FRMULAS...........................................................................................................................................18 FRMULAS...........................................................................................................................................18 TIPOS DE DATOS........................................................................................................................................19 SINTAXIS DE LAS FRMULAS........................................................................................................................20 OPERADORES DE CLCULO..........................................................................................................................21 ORDEN EN QUE SE EJECUTAN LAS OPERACIONES..............................................................................................22 REFERENCIAS A CELDAS..............................................................................................................................23 REFERENCIAS A HOJAS................................................................................................................................24 VINCULAR LIBROS.....................................................................................................................................25 FUNCIONES...............................................................................................................................................26 FUNCIONES ANIDADAS................................................................................................................................27 USO DE AUDITORA PARA EL RASTREO DE FRMULAS.......................................................................................28 GRFICOS.............................................................................................................................................29 GRFICOS.............................................................................................................................................29 SERIES DE DATOS.......................................................................................................................................30 USAR EL GRFICO CORRECTO PARA REPRESENTAR LOS DATOS...........................................................................31 CREAR UN GRFICO...................................................................................................................................32 PERSONALIZAR UN GRFICO........................................................................................................................34 TRABAJAR CON LISTAS...................................................................................................................36

TRABAJAR CON LISTAS...................................................................................................................36 LAS LISTAS EN EXCEL................................................................................................................................37 ORDENAR LISTAS.......................................................................................................................................39 AUTOFILTRO.............................................................................................................................................41 FILTROS AVANZADOS..................................................................................................................................42 CLCULO DE SUBTOTALES Y TOTALES EN UNA LISTA.......................................................................................45 TABLAS DINMICAS...................................................................................................................................46 ANLISIS DE DATOS.........................................................................................................................48 ANLISIS DE DATOS.........................................................................................................................48 ESCENARIOS.............................................................................................................................................49 BSQUEDA DE OBJETIVO.............................................................................................................................52 SOLVER...................................................................................................................................................53 AUTOMATIZAR EL USO DE EXCEL..............................................................................................56 AUTOMATIZAR EL USO DE EXCEL..............................................................................................56 FORMATO CONDICIONAL.............................................................................................................................57 MACROS..................................................................................................................................................58 VISTAS PERSONALIZADAS............................................................................................................................60 ADMINISTRADOR DE INFORMES....................................................................................................................62 COMPARTIENDO EL TRABAJO.....................................................................................................64 COMPARTIENDO EL TRABAJO.....................................................................................................64 COMPARTIR LIBROS CON OTROS USUARIOS.....................................................................................................65 INCLUIR HOJAS Y GRFICOS DE EXCEL EN OTRAS APLICACIONES........................................................................67

Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Trabajar con Microsoft Excel

1 Tra a r conM . b ja S-Exce l


s s s s

El libro de trabajo Ingresando datos El llenado automtico Las hojas de clculo

Microsoft Excel es un programa potente de hojas de clculo que puede utilizar de forma eficaz para realizar clculos bsicos y complejos, almacenar y trabajar con listas de datos, y crear informes y grficos. El entorno de trabajo bsico de Microsoft Excel es un archivo que recibe el nombre de libro de trabajo que puede contener una o ms hojas de clculo. Una hoja de clculo es similar a un libro de contabilidad que consta de filas y columnas que se cruzan entre s para formar recuadros llamados celdas, en las cuales se introducen texto, nmeros o frmulas. Cuando desarrolle por primera vez una hoja de clculo, comience por introducir sus datos. Al poco tiempo su hoja comenzar a llenarse con la informacin y tal vez no pueda ver todos los datos en su pantalla. Cuando revise una hoja de clculo de gran tamao, puede hacer que sus tareas de edicin resultan ms fciles si controla lo que puede ver en la pantalla. Notas:

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Manejando el libro de trabajo

M n ja d e lib d tra a a e n o l ro e b jo
Barra de men Cuadro de nombres Barra de frmulas C e l d a s Barras de herramientas Columnas

Botn seleccionar todo Filas Botones de desplazamiento

Barra de desplazamiento vertical Controlador de relleno Barra de desplazamiento horizontal

Celda activa Etiquetas de hojas Barra de estado

Las columnas se disponen verticalmente y se identifican con letras en la parte superior. Estas letras son los encabezados de columna. Una hoja de clculo de Microsoft Excel 97 contiene 256 columnas identificadas desde la A hasta la IV. Las filas se disponen de forma horizontal y se identifican con nmeros dispuestos en la parte izquierda de la hoja y hacia abajo. Estos nmeros son los encabezados de fila. Una hoja de clculo de Microsoft Excel 97 contiene 65536 filas. A la interseccin de una columna y una fila se la denomina celda. Las celdas se identifican por sus posiciones en las filas y columnas. A esta combinacin de una letra de columna y un nmero de fila se le llama referencia de celda. La interseccin de los ttulos de columnas y filas es el botn Seleccionar todo y permite seleccionar toda la hoja de clculo. El cuadro de nombres mostrar la referencia de la celda activa. La barra de frmula muestra el dato almacenado en la celda activa. Las barras de herramientas contienen botones que proporcionan un fcil acceso a las tareas. Las etiquetas de hojas permiten activar la hoja de clculo con la que se desea trabajar. La hoja de clculo activa presenta su etiqueta de color blanco y el nombre de la hoja en negritas. Los botones de desplazamientos de las etiquetas permiten desplazar las etiquetas de las hojas hacia la derecha o izquierda para luego poder activarlas. Desplazar las etiquetas no cambia la hoja activa, para activar una hoja debe dar un clic en la etiqueta respectiva. Las barras de desplazamiento permiten desplazarse por toda la hoja de clculo. Desplazarse por la hoja de clculo no cambia la celda activa. Para activar la celda debe dar un clic en la celda que desee activar.

Notas:

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Introduccin y edicin de datos

In rod cir d t e ra g t u a os n n os d ce a e ld s
s s

Seleccione un rango de celdas e ingrese los datos. Para moverse a otra celda use Enter, Tab, Shif+Enter o Shift+Tab.
A 1 2 3 4

450 485 468 468

605 585 505 529

587 593 532 495

601 547 485 496


4

Cuando trabaje con datos en las celdas de una hoja de clculo, por ejemplo, al escribir, copiar, borrar o dar formato, seleccione en primer lugar el rea de trabajo. Puede seleccionar una celda o un rango de celdas. Una vez hecha la seleccin escriba el texto o nmero que desea y luego pulse INTRO o TAB para introducir lo que escribi. Tambin puede pulsar una tecla de flecha o hacer clic en otra celda para introducir la informacin escrita. Para modificar el contenido de una celda, seleccione la celda y presione la tecla F2, o haga clic en la barra de frmulas o doble clic en la celda. Puede seleccionar un rango de celdas donde ingresar los datos. Al ir ingresando los datos y presionar ENTER, TAB, MAYUS+ENTER o MAYUS+TAB la celda activa se desplazar dentro del rango seleccionado. Tambin puede seleccionar toda una fila o una columna. Para seleccionar un rango arrastre el puntero del Mouse sobre las celdas que desea seleccionar. Para seleccionar una fila o columna de clic sobre el encabezado de la fila o columna, o arrstrelo si desea seleccionar varias filas o columnas. Notas:

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El llenado automtico

El lle a o a tom t n d u ico


s

Arrastre el controlador de relleno de una celda para copiarla o extender una serie a las celdas siguientes.
Escriba el comienzo de la serie y ubique el puntero del Mouse en el controlador de relleno; tomar la forma de una cruz pequea negra. Entonces arrastre el controlador hacia las celdas que desee rellenar.

Arrastrando el controlador de relleno de una celda, podr copiarla en otras de la misma fila o columna. Si la celda contiene un nmero, una fecha o una hora que Microsoft Excel puede extender en serie; los valores se incrementarn en lugar de copiarse. Por ejemplo, si la celda contiene "Enero", podr rellenar rpidamente las celdas adyacentes de una fila o columna con "Febrero", "Marzo" y as sucesivamente. Tipos de serie que puede rellenar con Microsoft Excel Es posible rellenar automticamente varios tipos de series seleccionando celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el men Edicin y, a continuacin, haga clic en Series). Para seleccionar el tipo de serie en un men contextual, seleccione los valores iniciales de la serie. A continuacin, mantenga presionado el botn secundario del Mouse mientras arrastra el controlador de relleno. Tiempo Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los das, semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias repetidas como das de la semana, nombres de meses o trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican. Autorrellenar La funcin Autorrellenar extiende diversos tipos de series, como queda reflejado en la siguiente tabla. El cuarto ejemplo muestra cmo Microsoft Excel puede extender parte de una seleccin (Producto 1) y copiar otra parte (Pedido parcial).
Seleccin inicial 9:00 Lun Lunes Ene Ene, Abr Ene-96, Abr-96 15-ene, 15-abr 1994, 1995 Serie extendida 10:00, 11:00, 12:00 mar, mie, jue martes, mircoles, jueves feb, mar, abr jul, oct, ene jul-96, oct-96, ene-97 15-jul, 15-oct 1996, 1997, 1998

Seleccin inicial Lun 1-ene, 1-mar Trim3 (o T3 o Trimestre3) 1er perodo Producto 1 1, 2 1, 3, 4

Serie extendida mar, mie, jue 1-may, 1-jul, 1-sep,... Trim4, Trim1, Trim2,... 2do perodo, 3er perodo,... Producto 2, Producto 3,... 3, 4, 5, 6,... 5,66, 7,16, 8,66,...

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Series lineales y geomtricas Al crear series lineales arrastrando el controlador de relleno, Microsoft Excel aumenta o disminuye los valores segn un valor constante, basado en la diferencia entre los valores iniciales seleccionados. Al crear una serie geomtrica seleccionando el comando Tendencia geomtrica del men contextual, Microsoft Excel multiplicar los valores por un factor constante. Personalizacin del llenado automtico Pautas para crear listas personalizadas: Empiece la lista con cualquier carcter excepto un nmero. Los valores de error y las frmulas se pasan por alto al crear listas. Las entradas de listas individuales pueden contener hasta 80 caracteres. Cada lista personalizada puede contener hasta 2000 caracteres.

Seleccin inicial 1, 2 1, 3 100, 95 Seleccin inicial 1,2 1,3 2,3

Serie lineal extendida 3, 4, 5 5, 7, 9 90, 85 Serie geomtrica extendida 4, 8, 16 9, 27, 81 4,5, 6,75, 10,125

La celda contiene texto que forma parte de una lista personalizada

Arrastrando el cuadro de llenado, se introducirn el resto de los datos de la lista personalizada.

Crear una lista personalizada 1. Llene las celdas con los datos que formarn la lista personalizada en el orden que desee presentarlos. 2. Seleccione el rango de celdas con los que desee crear la lista personalizada. 3. Elija el comando Opciones del men Herramientas. 4. Del cuadro de dilogo Opciones, elija la ficha Listas. 5. Haga un clic en el botn Importar y luego en Aceptar. Editar una lista personalizada 1. Elija el comando Opciones del men Herramientas. 2. Del cuadro de dilogo, elija la ficha Listas. 3. Del cuadro Listas personalizadas seleccione la lista que desee modificar. 4. Del cuadro Entradas de listas, seleccione el elemento y modifquelo. 5. Haga clic en el botn Aceptar. Eliminar una lista personalizada 1. Elija el comando Opciones del men Herramientas. 2. Del cuadro de dilogo, elija la ficha Listas. 3. Seleccione la lista del cuadro Listas personalizadas. 4. Haga clic en el botn Eliminar. 5. Haga clic en el botn Aceptar. 6. Haga clic en el botn Aceptar. Notas:

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Copiar y mover celdas

Copiar y m r ce ove ldas


s s

Seleccionar celdas Cortar o copiar


x Edicin=>Cortar x Edicin=>Copiar

o Ctrl+X o Ctrl+C

Si se copia una celda arrastrndola o haciendo clic en Cortar o Copiar y Pegar Microsoft Excel copiar la celda completa, incluidas las frmulas y los valores del resultado, los comentarios y el formato de las mismas. Si el rea de copia seleccionada incluye celdas ocultas, Microsoft Excel tambin las copiar. Si el rea de pegado contiene filas o columnas ocultas, puede ser necesario mostrarla para ver todas las celdas que se han copiado.

s s

Ubicarse en el destino Pegar


x Edicin=>Pegar

o Ctrl+V

Puede usar Copiar, Cortar y Pegar para mover o copiar celdas a una hoja de clculo diferente o a larga distancia. Seleccione las celdas y haga clic en Cortar para mover las celdas o en Copiar para copiarlas. Desplcese a la otra hoja de clculo o libro; seleccione la celda superior izquierda del rea de pegado y, a continuacin, haga clic en Pegar Si la ubicacin de la nueva celda es a corta distancia de la original, seleccione las celdas que desea mover o copiar y arrstrela desde el borde para mover las celdas; para copiar las celdas, mantenga presionada la tecla CONTROL mientras arrastra. Para insertar las celdas entre las celdas existentes, mantenga presionada la tecla MAYSCULAS o MAYSCULAS + CONTROL (si se copia) mientras arrastra. Para arrastrar la seleccin a una hoja de clculo diferente, mantenga presionada la tecla ALT y arrastre a la etiqueta de la hoja.

Arrastrar ce s lda
s s

Seleccionar celdas Arrastrar desde el borde


xMover: xCortar

arrastrar e insertar: arrastrar +Shift xCopiar: arrastrar + Ctrl xAlternar hoja: arrastrar +Alt

Notas:

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Trabajar con hojas de clculo

Tra a r conh s d c lo b ja oja e lcu


s s

Mover: Arrastrar Copiar: Arrastrar + Ctrl

s s

Eliminar: Clic derecho=>Eliminar Insertar: Men Insertar=>Hoja de clculo Ver varias hojas del mismo libro
x Men

Ventana=>Nueva ventana x Men Ventana=>Organizar


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Cambiar el nombre de la hoja 1. Haga doble clic en la etiqueta de la hoja que desea cambiar el nombre. 2. Escriba el nuevo nombre y presione ENTER. Mover o copiar una hoja 1. Haga clic en la etiqueta de la hoja que desea mover o copiar. 2. Para mover, arrastre la etiqueta a la nueva posicin. Presione control mientras arrastra para copiarla. 3. Suelte el botn del Mouse. Eliminar una hoja 1. Clic derecho en la etiqueta de la hoja a eliminar 2. Del men contextual seleccione Eliminar. Insertar una hoja de clculo Del men Insertar seleccione Hoja de Clculo. Notas:

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Mejorando el aspecto del trabajo

M jora d e a e d e n o l sp cto e t b jo ra a
Ancho de columnas s Altos de filas s Formatos de fuentes s Rellenos y bordes s Alineacin y sangra s Formatos numricos
s

Aplicar formatos a las celdas permite que su hoja tenga una presentacin adecuada. El formateado le permite que su hoja de clculo sea ms fcil de leer y presente mejor los datos. Puede formatear fuentes, bordes de celdas y tramas de celdas, as como la forma en que los nmeros aparecen visualizados. Notas:

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Ancho de columnas y alto de filas

An d colu n s cho e ma y a d fila lto e s


P r o d u c to In te r n o B r u to
Producto Interno Bruto 9 9 8 S e c to r 1 Sector u ltu r a y p e s c a - 2 .1 A c uac Acuaculturam in a s P e tr le o y y pesca - 1 .5 Petrleo y minas In d u str ia m a n u fa c tu r e 0a - r .1 Industria manufacturera E le c tr ic id a d y a g u a 5 .8 Electricidad y agua C o n str u c c i n 2 .4 Construccin C o m e r c io 2 Comercio Tr a n sp o r te 1 .8 Transporte S e r vic io s F in a n c ie r o Servicios Financieros s - 2 O tr o s s e r vic io - 0 .3 Otros servicioss S e r vic io s g u b e r n a m e-n ta le 0 .5 Servicios gubernamentales s P IB To ta 0 .3 PIB Total l

1999

2000

1998.3 1999 2000 -0 2 .3 -2.1 1 -0.3 2.3 - 1 .9 -1.5 1 -1.9 - 2 .4 5 .3 -0.1 -2.4 5.3 1 .5 5 .2 5.8 1.5 5.2 - 0 .8 9 .1 2.4 -0.8 9.1 -5 4 2 -5 4 1 2 .4 1.8.2 1.2 2.4 2 -2 7 -7 2 1 0 .5 -0.3 1 0.5 -6 -4 -0.5 -6 -4 -1 2 .4 0.3.3 -1.3 2.4
3

Ancho de columna: arrastre el borde situado a la derecha del ttulo de la columna hasta que sta tenga el ancho que desea. Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desee cambiar y luego arrastre el borde. Para cambiar el ancho de columna de todas las columnas de la hoja de clculo, haga clic en el botn Seleccionar todo y arrastre el borde de cualquier ttulo de columna. Para que el ancho de la columna se ajuste al contenido, haga doble clic en la lnea de separacin situada a la derecha del ttulo de la columna. Alto de fila: arrastre el borde inferior del ttulo de la fila hasta que tenga el alto que desee. Para cambiar el alto de varias filas, seleccione las filas que desee cambiar y arrastre el borde. Para cambiar el alto de fila de todas las filas de la hoja de clculo, haga clic en el botn Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier ttulo de fila. Para hacer que el alto de fila se ajuste al contenido de las celdas, haga doble clic en la lnea de separacin situada bajo el ttulo de fila. Notas:

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Fuentes, tamao de fuente, estilos y colores

Form tos d fu nt a e e e
Producto Interno Bruto Producto Interno Bruto Sector 1998 1999 2000 Sector 1998 1999 2000 Acuacultura y pesca -2.1 -0.3 2.3 Ac uac ultura y pes c a -2.1 -0.3 2.3 Petrleo y minas -1.5 1 -1.9 Petrleo y m inas -1.5 1 -1.9 Industria manufacturera -0.1 -2.4 5.3 Indus tria m anufac turera -0.1 -2.4 5.3 Electricidad y agua 5.8 1.5 5.2 Elec tric idad y agua 5.8 1.5 5.2 Construccin 2.4 -0.8 9.1 Cons trucc in 2.4 -0.8 9.1 Comercio 2 -5 4 Com erc io 2 -5 4 Transporte 1.8 1.2 2.4 Trans porte 1.8 1.2 2.4 Servicios Financieros -7 2 Servic ios Financ ieros -2-2 -7 2 Otros servicios -0.3 0.5 O tros s ervic ios -0.3 11 0.5 Servicios gubernamentales -0.5 -6 -4 Servic ios gubernam entales -0.5 -6 -4 PIB Total PIB Total 0.3 -1.3 -1.3 2.4 0.3 2.4
4

Fuente: Para cambiar la fuente del texto y de los nmeros seleccionados despliegue la lista del cuadro Fuente y seleccione un nombre de fuente. Tamao de fuente: Despliegue la lista en el cuadro Tamao de fuente y seleccione un valor, o escriba un tamao y presione ENTER. Los tamaos del cuadro Tamao de fuente dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa. Estilos: Puede aplicar uno o varios estilos a las celdas tales como Negrita, Cursiva y Subrayado. Colores: Al dar clic en el botn Color de fuente aplicar el color seleccionado. Para desplegar la paleta de colores de clic en la flecha junto al botn. Notas:

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Alineacin y sangra

Alin a e ciny sa g n ra
Producto Interno Bruto Producto Interno Bruto
Sector Sector 1998 -2.1 -1.5 -0.1 5.8 2.4 2 1.8 -2 -0.3 -0.5 0.3 1999 -0.3 1 -2.4 1.5 -0.8 -5 1.2 -7 1 -6 -1.3 2000 2.3 -1.9 5.3 5.2 9.1 4 2.4 2 0.5 -4 2.4
5

Ac uac ultura y pes c ac a Ac uac ultura y pes Petrleo y m inas Petrleo y m inas Indus tria m anufac turera Indus tria m anufac turera Elec tric idad y agua Elec tric idad y agua Cons trucc in Cons truc c in Com erc io io Com erc Trans porte Trans porte Servic ios Financ ieros Servic ios Financ ieros O tros s ervic ios O tros s ervic ios Servic ios gubernam entales Servic ios gubernam entales PIB Total PIB Total

Alineacin: Para alinear el contenido de una celda, haga clic en uno de los 3 botones de alineacin: Izquierda, Centrar o Derecha. Combinar y centrar: Combina dos o ms celdas contiguas seleccionadas para crear una nica celda. La celda resultante contiene slo los datos situados en la parte superior izquierda de la seleccin, centrados en la celda. Sangra: Puede aplicar sangra a las celdas seleccionadas con el botn Aumentar sangra. Para eliminar la sangra utilice el botn Disminuir sangra. La sangra que se aplica es aproximadamente del ancho de un carcter de la fuente aplicada a la celda. Notas:

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Relleno y bordes

Re n y b e lle o ord s
Producto Interno Bruto
Sector Ac uac ultura y pes c a Petrleo y m inas Indus tria m anufac turera Elec tric idad y agua Cons truc c in Com erc io Trans porte Servic ios Financ ieros O tros s ervic ios Servic ios gubernam entales PIB Total 1998 -2.1 -1.5 -0.1 5.8 2.4 2 1.8 -2 -0.3 -0.5 0.3 1999 -0.3 1 -2.4 1.5 -0.8 -5 1.2 -7 1 -6 -1.3 2000 2.3 -1.9 5.3 5.2 9.1 4 2.4 2 0.5 -4 2.4
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Bordes: Para dar formato a una celda o a un rango con el ltimo borde seleccionado, haga clic en el botn Borde. Para especificar otro tipo de borde, haga clic en la flecha que est junto al botn y seleccione un estilo de borde en la paleta. Relleno: Al dar clic en el botn Color de relleno aplicar el color seleccionado. Para desplegar la paleta de colores de clic en la flecha junto al botn. Notas:

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Formatos numricos

Form tos n a um ricos


Producto Interno Bruto Producto Interno Bruto
Sector Sector Ac uac ultura y pes c a ultura pes c a Petrleo y m inas m inas Indus tria m anufac turera m anufac turera Elec tric idad y agua Electric idad agua Cons truc cin Construcc in Com erc io erc io Trans porte porte Servic ios Financieros ios Financ ieros Otros ervic ios O tros s ervicios Servic ios gub ernam entales ios gubernam entales PIB Total

1998
-2.10 -2.1 -1.50 -1.5 -0.10 -0.1 5.80 5.8 2.40 2.4 2.00 2 1.80 1.8 -2.00 -2 -0.30 -0.3 -0.50 -0.5 0.30 0.3

1999 1999

2000
2.30 2.3 -1.90 -1.9 5.30 5.3 5.20 5.2 9.10 9.1 4.00 4 2.40 2.4 2.00 2 0.50 0.5 -4.00 -4 2.40 2.4
7

-0.30 -0.3 1.00 1 -2.40 -2.4 1.50 1.5 -0.80 -0.8 -5.00 -5 1.20 1.2 -7.00 -7 1.00 1 -6.00 -6 -1.30 -1.3

A las celdas que almacenan valores nmeros puede aplicarles formatos numricos tales como: Moneda internacional Estilo porcentual Estilo millares Aumentar decimales Disminuir decimales

Notas:

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Ms formatos Haga clic en una opcin del cuadro Categora y, a continuacin, seleccione las opciones que desee para especificar un formato de nmero. El cuadro Muestra presenta los diferentes formatos que tendrn las celdas seleccionadas.

Form atos d nm ro e e

Form tos dea e cin a lin a

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Horizontal: para cambiar la alineacin horizontal del contenido de la celda. Vertical: para cambiar la alineacin vertical del contenido de las celdas. Ajustar texto: Ajusta el texto en la celda en varias lneas. El nmero de lneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda. Reducir hasta ajustar: Reduce el tamao de los caracteres de la fuente de forma que todos los datos de la celda seleccionada se ajusten a la columna. Combinar celdas: Combina dos o ms celdas seleccionadas en una sola.

Sangra: Aplica una sangra al contenido de las celdas en el lado izquierdo. Cada incremento en el cuadro Sangra es equivalente al ancho de un carcter. Orientacin: Cambia la orientacin del contenido de la celda a vertical o establece la proporcin de giro de texto en la celda seleccionada. Notas:

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Form tos d fu nte a e e

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Fuente: Seleccione un nombre de fuente para cambiar la fuente del texto seleccionado. Estilo: Cambia el estilo de fuente del texto seleccionado. Tamao: Cambia el tamao del texto seleccionado. Subrayado: Seleccione subrayado para dar formato de subrayado al texto seleccionado. Efectos: Seleccione las opciones bajo Efectos para aplicar efectos de tachado, superndice y subndice al texto seleccionado. Color: Seleccione un color de la lista para cambiar el color del texto seleccionado o del objeto. Bordes: Haga clic en uno o ms botones para agregar o quitar bordes en las celdas seleccionadas. Estilo: Seleccione una opcin bajo Estilo para especificar el tamao y el estilo de la lnea de un borde. Si desea cambiar un estilo de lnea de un borde existente, seleccione la opcin estilo de lnea que desee y haga clic en el rea del borde, en el estilo de borde donde desea que aparezca el nuevo estilo de lnea. Color: Seleccione un color de la lista para cambiar el color del borde.

Form atos debord s e

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Notas:

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Form atos detra as m

Color: Seleccione un color para cambiar el color del fondo de la seleccin. Trama: Seleccione un color en el cuadro Color y, a continuacin, seleccione una trama en el cuadro Trama para dar formato a la seleccin con colores de la trama.

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Form tos d p ccin a e rote

Bloqueada: Evita que las celdas sean modificadas, desplazadas, cambiadas de tamao o eliminadas. Oculta: Oculta una frmula en una celda de manera que no aparezca en la barra de frmulas al seleccionar la celda. Estas caractersticas no sern efectivas a menos que se proteja la hoja. Para proteger una hoja, seleccione Proteger en el men Herramientas, haga clic en Proteger hoja y, a continuacin, seleccione la casilla de verificacin Contenido.

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Notas:

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Frmulas

Frm s ula
Sintaxis de las frmulas s Elementos de una frmula s Referencias s Funciones
s

En Microsoft Excel puede introducir frmulas para realizar clculos tan sencillos como una operacin aritmtica, hasta tan complejos que realicen un anlisis basado en clculos. Con una frmula puede realizar operaciones tales como suma, multiplicacin y comparacin, con valores de la hoja de clculo. Utilice una frmula cuando desee introducir valores calculados en una hoja de clculo. Notas:

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Tipos de datos En una celda se pueden introducir dos tipos de datos: Un valor constante es un dato que se escribe directamente en una celda. Puede ser numrico (fecha, hora, fraccin, porcentaje, notacin cientfica) o texto. Una frmula. Texto: En Microsoft Excel, texto es cualquier combinacin de nmeros, espacios y caracteres no numricos. Por ejemplo, Microsoft Excel tratar como texto las siguientes entradas: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675. Dentro de una celda, de manera predeterminada, todo texto queda alineado a la izquierda. Nmeros: En Microsoft Excel, un nmero puede contener slo los siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Tipos d d tos e a
Una celda puede almacenar: s Valores constantes (texto o nmeros) s Frmulas

V lore consta e a s nt s
s s

Texto (hasta 32000 caracteres) Nmeros


x porcentaje x millar

Microsoft Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las dems combinaciones de nmeros y caracteres no numricos son consideradas texto. Dentro de una celda, todos los nmeros se alinean a la derecha. El formato de nmero aplicado a una celda determinar el modo en que Microsoft Excel presentar los nmeros en una hoja de clculo. Si escribe un nmero en una celda que tiene formato de nmero General, Microsoft Excel podr aplicarle un formato de nmero diferente. Por ejemplo, si escribe 14,73 $, Microsoft Excel aplicar un formato de moneda.
4

=> 9.35% => 1,234,567 x fecha => 17-Mar-2000 x hora => 17:15 x notacin cientfica => 1.23e+29

Independientemente del nmero de dgitos presentados, Microsoft Excel guarda nmeros con una precisin de hasta 15 dgitos. Si un nmero contiene ms de 15 dgitos significativos, Microsoft Excel convertir los dgitos adicionales en ceros (0). Notas:

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Sintaxis de las frmulas

Frm la u s
s s

Comienzan con el signo igual = Puede contener:


x Operadores:

+ - * / x Valores constantes: =37+12*7 x Referencias: =B5*C7+E3 x Rtulos/nombres: =Sueldo*Iess x Funciones: =PROMEDIO(C3:C20)

La sintaxis de una frmula es la estructura o el orden de los elementos de una frmula. Las frmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis especfica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del clculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de clculo. Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una frmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo cambiando la sintaxis de la frmula con el uso de parntesis. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuacin, suma 5. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21. =(5+2)*3 Notas:

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Operadores de clculo Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.

Ope dore a ra s ritm ticos


Operador aritmtico + (signo ms) - (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) ^ (acento circunflejo) Significado Suma Resta Negacin Divisin Exponente Ejemplo 3+3 31 1 3/3 20%

Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos.

Multiplicacin 3*3

% (signo de porcentaje) Porcentaje

53 = 5^3

Ope d s lg ra ore icos


Operador de comparacin = > < >= <= <> Significado Igual a = Mayor que > Menor que < Mayor o igual que No es igual Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<>B1

Los operadores de comparacin comparan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO.

Menor o igual que A1<=B1

Op ra dete o e dor xt
Operador de texto & (y comercial) Significado Conecta o concatena dos valores para producir un valor de texto continuo. Ejemplo "Viento" & " del norte" genera "Viento del norte"

El operador de texto "&" combina uno o ms valores de texto para generar una nica porcin de texto.

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Orden en que se ejecutan las operaciones

O e e q see cu n rd n n ue je ta la op ra e s e cion s
s s

De izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin, use parntesis. Las prioridades de los operadores son:
Operador % ^ *y/ +y & = < > <= >= <> Descripcin Negacin (como en 1) Porcentaje Exponente Multiplicacin y divisin Suma y resta Concatenacin Comparacin
9

Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Microsoft Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra arriba. Si una frmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin) Microsoft Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Notas:

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Referencias a celdas

Re re cia ace a fe n s ld s
s s

Identifican celdas o grupos de celdas Indican donde obtener los valores para las frmulas Se basan en los encabezados de columnas y filas Pueden ser:
x Relativas

=> B5 x Absolutas => $C$3 x Mixtas => $C3 o C$3


11

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tipos de referencias Referencias relativas. Una referencia tal como A1 indica a Excel cmo encontrar otra celda, comenzando con la celda que contiene la frmula. Referencias absolutas. Una referencia tal como $A$1 le indica a Excel como encontrar una celda en base a la posicin exacta de esa celda en la hoja de clculo. Referencias mixtas. Una referencia tal como $A1 o A$1 le indica a Excel como encontrar otra celda combinando la referencia de una columna o de una fila exacta con una columna o una fila relativa. Notas:

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Referencias a hojas Es posible utilizar referencias para celdas en otras hojas en el mismo libro de trabajo.

Re re cias ah s fe n oja
El nombre a la hoja de clculo es siempre una referencia absoluta. La referencia a la celda puede ser relativa o absoluta. Un signo de admiracin separa la referencia a la hoja de la referencia a la celda.

=Hoja2!A1

Si el nombre de la hoja incluye espacios u otro carcter especial, deber escribir el nombre de la hoja entre comillas simples.

=Ventas enero!A4
14

Re re cia trid e sion le fe n s im n a s


Puede especificar un rango de hojas con dos puntos colocados entre los nombres de la primera y la ltima hoja del rango

=SUMA(Enero:Junio!A3:A9)

Tambin puede referirse tridimensionalmente a un rango de celdas a travs de un rango de hojas en un libro de trabajo. Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear frmulas utilizando las siguientes funciones. SUMA, PROMEDIO, PROMEDIO, CONTAR, CONTARA, MX, MXA, MN, MNA, PRODUCTO, DEVEST, DEVESTA, DEVESTP, DEVESTPA, VAR, VARA, VARP, y VARPA. No pueden utilizarse referencias 3D en frmulas matriciales. No pueden utilizarse referencias 3D con el operador de interseccin (un solo espacio) o en frmulas que utilicen una interseccin implcita.

15

Notas:

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Vincular libros

V cu r lib in la ros
LIBRO1.XLS
Hoja 1 Celda A1>> =[LIBRO2.XLS]Hoja1!$A$5 Hoja 1 Celda A5>> 6589541.54

LIBRO2.XLS

Referencia externa Libro de trabajo dependiente Libro de trabajo fuente

Ruta de acceso del libro de trabajo Nombre del libro de trabajo Nombre de la hoja Referencia de celda

='C:\VENTAS\[VENTAS4.XLS]Hoja1'!$F$7
La ruta de acceso, el nombre del libro de trabajo y el nombre de la hoja van entre comillas simples. El nombre del libro de trabajo va entre corchetes. El signo de admiracin precede a la referencia de celdas
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Terminologa: Referencia externa. La referencia a una celda o rango en una hoja de otro libro de trabajo de Excel. Libro de trabajo dependiente. Un libro de trabajo que contiene un vnculo con otro libro de trabajo y que por lo tanto depende de la informacin que est en el otro libro. Libro de trabajo fuente. Un libro de trabajo que es la fuente de la informacin a la que se hace referencia en una frmula con referencia externa. Para mantener los vnculos correctamente, guarde los libros de trabajo fuente antes de guardar el libro de trabajo dependiente. Si mueve los libros de trabajo de Excel entre directorios, debe mover tambin todos los libros de trabajo vinculados que estn almacenados en el mismo directorio. Notas:

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Funciones

Fu cion s n e
Argumentos de la funcin (constantes, referencias, nombres, expresiones, funciones). Pueden ser opcionales o requeridos.

Nombre de la funcin

PAGO(A5/12;6;0;;1)
Un punto y coma o una coma separa los argumentos Los argumentos estn encerrados entre parntesis
19

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis. Por ejemplo, la funcin SUMA agrega valores o rangos de celdas y la funcin PAGO calcula los pagos de un prstamo basndose en un tipo de inters, la duracin del prstamo y el importe principal del mismo. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La sintaxis de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia una frmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la funcin. A medida que se cree una frmula que contenga una funcin, la paleta de frmulas facilitar ayuda. Notas:

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El cuadro de dilogo Pegar funcin Si no conoce que funcin usar en sus frmulas o cual es la sintaxis y argumentos de una funcin, puede activar el cuadro de dilogo Pegar funcin.

Lista de categoras de funciones.

Lista de funciones cargadas en Excel de acuerdo a la categora seleccionada.

Se presentan la sintaxis y una breve descripcin de la funcin seleccionada.

Funciones anidadas Pueden utilizarse funciones como argumentos de otras funciones. Cuando se utiliza una funcin como un argumento, o anidada, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Si una funcin anidada no devuelve el tipo de valor correcto, Microsoft Excel presentar el valor de error #VALOR! Por ejemplo, en la siguiente frmula se utiliza una funcin PROMEDIO anidada y se compara con el valor 50. La comparacin devolver VERDADERO o FALSO, ya que ste es el tipo de valor necesario para el primer argumento de una funcin SI. Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como un argumento en la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. Si la Funcin B contiene la Funcin C como un argumento, la Funcin C ser una funcin de tercer nivel.
Nombres de argumentos de la funcin. Los nombres en negrita son argumentos requeridos Valor calculado de cada argumento Cuadro de edicin de cada argumento. Puede ingresar valores constantes, referencias, formulas o nombres.

Valor calculado de la frmula

Nombre y descripcin argumento seleccionado

del

Puede utilizar la Paleta de frmulas para anidar funciones como argumentos. Por ejemplo, puede insertar la Funcin B como argumento de la Funcin A haciendo clic en la flecha de lista desplegable en la barra de frmulas. Si desea continuar agregando argumentos a la Funcin A, haga clic en el nombre de la Funcin A en la barra de frmulas.

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Uso de auditora para el rastreo de frmulas


Rastrear precedentes. Desde una celda que contiene frmula, permite identificar las celdas a las que se hace referencia. Quitar un nivel de precedentes. Permite quitar la ltima flecha de rastreo de precedentes. Rastrear dependientes. Permite rastrear celdas que contienen frmulas que hacen referencia a la celda. Quitar un nivel de dependientes. Permite quitar la ltima flecha de rastreo de dependientes. Quitar todas las flechas. Quita todas las flechas de rastreo. Rastrear un error. Permite buscar las celdas que provocan errores en una frmula. Rodear con crculo datos no vlidos. Encierra en crculos rojos celdas que no cumplen con la validacin de celda configurada. Borrar crculos de validacin. Borra todos los crculos de validacin presentados con el botn anterior.

Cuando se crean frmulas en una hoja de clculo, Microsoft Excel puede proporcionar pistas visuales acerca de las relaciones entre las celdas que proporcionan valores para las frmulas o para las celdas que dependen de la frmula. Mediante los comandos de la barra de herramientas Auditora pueden localizarse las celdas que proporcionan datos para la frmula de la celda activa o pueden buscarse las celdas que dependan del valor de la celda activa. Si la frmula presenta un valor de error como #VALOR! o #DIV/0!, puede localizarse la celda que est ocasionando el error. Para mostrar la barra de herramientas Auditora, elija Auditora en el men Herramientas y haga clic en Mostrar barra de auditora. Notas:

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Grficos

Gr ficos
su reprod . Prohibida ez Rugel uccin.

Prepar ado

por Juan

ida Rugel . Prohib Snchez

rado uccin. Prepa su reprod

Snch por Juan

ez

ida su reprod Rugel . Prohib

Tipos y subtipos de grficos s Creacin de grficos s Personalizacin de grficos s Tendencias en un grfico


s

rado uccin. Prepa

por Juan

ida Ruge l. Prohib Snchez

su repr oducci

rado por n. Prepa

Juan Snch

Con Microsoft Excel no tiene que limitarse a las filas y columnas para organizar los datos. Puede mostrarlos en un grfico y presentar los valores como lneas, barras, columnas, sectores circulares y otro tipo de marcadores, e incluso puede combinar marcadores distintos en un mismo grfico. Un grfico crea una presentacin visual de los datos y su relacin con otros datos de forma que el significado global pueda captarse muy rpidamente. Cuando slo necesite el grfico, cree una hoja de grfico independiente. Si prefiere mostrar el grfico con los datos asociados, puede crearlo directamente en la hoja de clculo o agregar una tabla con los datos pertinentes a la hoja de grficos. En cualquier caso, los valores del grfico se actualizarn siempre que cambien los datos de la hoja de clculo de origen. Notas:

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Series de datos

Se d d tos e colu n rie e a n ma


cin. su reproduc Rugel . Prohibida

C o m p a a AB C
o por Juan cin. Preparad su reproduc

C uadro de ventas
P ri m e r T rim e stre

R ugel.

P rohibida

Ve nde d or
C a l l a h a n L a u ra
cin. P reparado por Juan

E n e ro

F e b re ro

Ma rzo

Tota l ge n e ra l

Snchez

9, 00 6. 50 6, 09 3. 40 6, 41 5. 55 21,51 5. 45

7,856 .7 0 8,916 .5 5 8,816 .8 5 2 5, 590 .1 0

8 ,8 05. 96 7 ,0 43. 05 10 ,1 31. 94 25 ,9 80. 95

25, 66 9. 16 22, 05 3. 00 25, 36 4. 34 73, 08 6. 50

D a v o li o N a n c y S u y a m a M ic h a e l T o ta l g e n e ra l
ccin. Preparad Snchez o por Juan Prohibida

Ventas primer trimestre


12 , 00 0
Rugel . Prohibid

a su reprodu

En el grfico, podr resaltar los datos de fila o de columna de la hoja de clculo. Al crear un grfico con el Asistente para grficos, podr ver una vista previa del grfico en cualquier orientacin. El grfico del ejemplo principal utiliza la informacin de las columnas de la hoja de clculo como series de datos. En la leyenda se muestra el nombre y el color utilizados en cada serie de datos. Microsoft Excel puede presentar en el grfico los valores de las celdas de la hoja de clculo como barras, lneas, columnas, sectores de grfico circular u otras formas. Al crear un grfico, los valores de la hoja de clculo aparecern automticamente representados en el grfico. Por ejemplo, en un grfico de columnas, el Asistente para grficos crear columnas que reflejen el alto correcto de cada valor de la hoja de clculo. Los grficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian stos. Para crear un grfico, seleccione las celdas que contengan los datos y el texto que desee que aparezca en el mismo y, a continuacin, haga clic en Asistente para grficos. El Asistente para grficos le guiar a lo largo del proceso necesario para crear un grfico.

Snchez

Rugel .

su reproduc

10 , 00 0

Snchez

d la re s

o por Juan Preparad

8 , 00 0 6 , 00 0 4 , 00 0 2 , 00 0 C alla han La ura D av olio N a nc y S uy am a Mic h ael

E nero F ebrero M arzo

Se deda e fila rie tos n


cin. su reproduc Rugel . Prohibida

C o m p a a AB C
o por Juan cin. Preparad su reproduc

C uadro de ventas
P ri m e r T rim e stre

Snchez

R ugel .

P rohibida

Ve nde dor
C a ll a h a n L a u ra
cin. P reparado por Juan

E n e ro

F e b re ro

M a rzo

T o ta l g e n e r a l

Snchez

9, 00 6. 50 6, 09 3. 40 6, 41 5. 55 21,51 5. 45

7, 856 .7 0 8, 916 .5 5 8, 816 .8 5 2 5, 590 .1 0

8 ,8 05.96 7 ,0 43.05 10 ,1 31. 94 25 ,9 80. 95

25,66 9. 16 22,05 3. 00 25,36 4. 34 73,08 6. 50

D a v o li o N a n c y S u y a m a M ich a e l T o ta l g e n e ra l
ccin. Preparad Snchez o por Juan Prohibida Rugel .

su reproduc

Ventas primer trimestre


. Prohibid

a su reprodu

3 0 ,0 0 0 2 5 ,0 0 0

Rugel

o por Juan Preparad

dlar e s

2 0 ,0 0 0 1 5 ,0 0 0 1 0 ,0 0 0 5 ,0 0 0 E nero F eb rero M arz o

Suy ama Mic hael Dav olio Nanc y Callahan Laur a

Snchez

Notas:

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Usar el grfico correcto para representar los datos Puede elegir entre los tipos de grficos que, a su vez, tienen dos o ms subtipos. Experimente hasta encontrar el que presente mejor los datos. Algunos tipos de grficos son: Un grfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de determinado perodo de tiempo, o ilustra las comparaciones entre elementos. Las categoras se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variacin que se ha producido en el transcurso del tiempo. Los grficos de lneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idnticos.

Los grficos circulares muestran el tamao proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en funcin de la suma de elementos. Siempre mostrar una nica serie de dato, y resulta de utilidad cuando se desea destacar un elemento significativo. Los grficos de rea destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de las partes con un todo.

Notas:

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Crear un grfico 1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el grfico. Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin las celdas que los contienen. Por ejemplo el rango A4:D7.

2. Haga clic en Asistente para grficos. 3. En el primer paso del asistente podr seleccionar el tipo de grfico que desea realizar. Para cada tipo de grfico presenta uno o ms subtipos de grficos.

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4. En el segundo paso puede especificar las celdas de la hoja de clculo que contiene los datos y los rtulos que desea ver en el grfico.

5. En el tercer paso puede activar o desactivar algunas de las opciones estndar para el tipo de grfico seleccionado.

6. En el cuarto paso, el ltimo, especifica la ubicacin del grfico.

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Personalizar un grfico

Juan Snch

. Prohi bida ez Rugel

Pe rsona r u Gr liza n fico


Ttulo del grfico Area de trazado Area del grfico
Prohib ida z Rugel.

su reprod rado por ucc in. Prepa su reprod

uccin.

Ventas primer trimestre


12,000
r uccin. Prepa ida su reprod

ado por

Juan Snche

. Prohib ez Rugel

Eje de valores
Juan Snch

10,000

8,000

C allahan Laura Davo lio Nancy

d lar e s

rado por n. Prepa

ida Rugel . Prohib Snchez

su repr oducci

6,000

Suyama M ichael

4,000

Leyenda

Prepar ado

por Juan

2,000

Ene F eb M ar

Ttulo de eje Eje de categoras Serie de datos


10

Seleccionar un elemento del grfico Para seleccionar un elemento del grfico con el mouse (ratn), realice uno de los siguientes procedimientos: Haga clic en el elemento del grfico que desee. Las series de datos, los rtulos de datos y la leyenda tienen elementos individuales que pueden seleccionarse, una vez seleccionado el grupo. Microsoft Excel presentar el nombre de un elemento del grfico en una sugerencia si se deja reposar el puntero del mouse sobre el elemento Elija el grfico, haga clic en la flecha que aparece junto al cuadro Objetos del grfico en la barra de herramientas Grfico y, a continuacin haga clic en el elemento que desee. Para seleccionar un elemento del grfico mediante el teclado, utilice las teclas de direccin. Guardar un grfico personalizado 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Haga clic en el grfico que desee guardar como tipo de grfico personalizado. En el men Grfico, haga clic en Tipo de grfico. En la ficha Tipos personalizados, haga clic en Definido por el usuario. Haga clic en Agregar. En el cuadro Nombre, escriba un nombre. Para agregar una descripcin, escrbala en el cuadro Descripcin. Haga clic en Aceptar.

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Lneas de Tendencias Las lneas de tendencia se usan para analizar los problemas de prediccin. Este anlisis tambin se denomina anlisis de regresin. Mediante el uso del anlisis de regresin, puede representarse una lnea de tendencia en un grfico hacia adelante o hacia atrs de los datos actuales para que muestre la tendencia. Tambin puede crearse una media mvil que optimice las fluctuaciones en los datos y muestre con mayor claridad la tendencia. Pueden agregarse lneas de tendencia a las series de datos en los grficos de reas 2D no apiladas, de barras, de columnas, de lneas, de cotizaciones, de tipo XY (Dispersin) y de burbujas. No pueden agregarse lneas de tendencia a las series de datos en los grficos 3D, de cotizaciones, radiales, circulares o de anillos. Si se cambia un grfico o una serie de datos de modo que ya no permita la lnea de tendencia asociada; por ejemplo, si se cambia el tipo de grfico por un grfico de reas 3D, se perdern las lneas de tendencia. Notas:

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

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Microsoft Excel

Trabajar con listas

ccin. da su reprodu Rugel. Prohibi

Tra a r conlist s b ja a
s s s s s s

Pre parado

por Juan

Las listas en Excel Ordenar listas Uso de autofiltros Filtros avanzados Clculo de subtotales Tablas dinmicas

Snc hez Rugel.

do por cc in. Prepara su reprodu Prohibida

Rugel. Juan Snchez

do por Juan uccin. Prepara su reprod Prohibida

Snchez

da su repr Ruge l. Prohibi

Snchez por Juan Preparado oduccin.

Es frecuente que una hoja de clculo tenga forma de lista, que es una serie de filas con ttulo que contienen datos similares. Si trabaja con listas podr: Ordenar la lista por un orden alfabtico, numrico o cronolgico, o crear un orden personalizado. Presentar un subconjunto de filas filtrndolas para ver slo ciertos datos. Comparar y analizar datos de una tabla dinmica, que es una hoja interactiva en la que se resume un gran nmero de datos. Notas:

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Las listas en Excel


Registros
Snchez por Juan

Rugel . Prohibida

su reproducci

Campos
B C

Las Lista e Exce s n l


D
Fecha envo 04-Abr-2000 05-Abr-2000 06-Abr-2000 07-Abr-2000 08-Abr-2000 09-Abr-2000 10-Abr-2000 11-Abr-2000 12-Abr-2000 13-Abr-2000 14-Abr-2000 15-Abr-2000 16-Abr-2000 17-Abr-2000 18-Abr-2000 19-Abr-2000 20-Abr-2000 21-Abr-2000 22-Abr-2000 23-Abr-2000 24-Abr-2000 25-Abr-2000 26-Abr-2000 27-Abr-2000

A 1 Pedido 2 10120 10121 3 4 10122 5 10123 6 10124 7 10125 8 10126 9 10127 10 10128 11 10129 12 10130 13 10131 14 10132 15 10133 16 10134 17 10135 18 10136 19 10137 20 10138 21 10139 22 10140 23 10141 24 10142 25 10143
Preparado por Juan Snchez Rugel. Prohibida

n. Preparado su reproducci

E
Pas Francia Francia Blgica Canad Mxico Blgica Francia Noruega Italia Canad Venezuela Mxico Reino Unido Brasil Austria Alemania EE UU EE UU Reino Unido EE UU Italia Francia Mxico Alemania

F
Ciudad Paris Toulouse Charleroi Tsawassen Sevilla Charleroi Toulouse Stavern Torino Montral I. de Margarita Barcelona London Rio de Janeiro Graz Cunewalde Albuquerque Walla Walla London Boise Bergamo Nantes Mxico D.F. Mannheim

Cliente Fecha ped. Lazy K Kountry Store 02-Abr-2000 Sant Gourmet 03-Abr-2000 Vaffeljernet 04-Abr-2000 Hungry Owl All-Night Grocers05-Abr-2000 Reggiani Caseifici 06-Abr-2000 Victuailles en stock 07-Abr-2000 Wolski Zajazd 08-Abr-2000 Reggiani Caseifici 09-Abr-2000 Reggiani Caseifici 10-Abr-2000 Wartian Herkku 11-Abr-2000 Du monde entier 12-Abr-2000 Vaffeljernet 13-Abr-2000 Lehmanns Marktstand 14-Abr-2000 Frankenversand 15-Abr-2000 Around the Horn 16-Abr-2000 Gourmet Lanchonetes 17-Abr-2000 Franchi S.p.A. 18-Abr-2000 Vaffeljernet 19-Abr-2000 Old World Delicatessen 20-Abr-2000 Simons bistro 21-Abr-2000 Familia Arquibaldo 22-Abr-2000 Lehmanns Marktstand 23-Abr-2000 Victuailles en stock 24-Abr-2000 North/South 25-Abr-2000

Vendedor Forma Envo Monto total Fuller Andrew United Package 89.60 Fuller Andrew Speedy Express 360.80 Leverling Janet Federal Shipping 748.00 Peacock MargaretUnited Package 2,393.40 Suyama Michael United Package 904.00 Buchanan Steven Speedy Express 881.50 Peacock MargaretUnited Package 853.00 Callahan Laura United Package 541.00 Callahan Laura United Package 1,984.00 Peacock MargaretSpeedy Express 996.10 Leverling Janet United Package 159.20 Peacock MargaretUnited Package 201.80 Peacock MargaretSpeedy Express 803.00 Callahan Laura United Package 13,355.60 Callahan Laura United Package 456.30 King Robert United Package 3,009.00 Leverling Janet United Package 2,619.80 Leverling Janet Federal Shipping 530.00 Davolio Nancy United Package 4,469.00 Davolio Nancy Federal Shipping 4,178.50 Callahan Laura Federal Shipping 936.00 Callahan Laura Federal Shipping 1,826.00 Callahan Laura United Package 460.50 Leverling Janet United Package 1,500.00

Serie etiquetada de filas de hoja de clculo que contienen datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y nmeros de telfono de clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos, en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los rtulos de columna.

n.

su reproducci

n. Preparado

Snchez por Juan

Rugel. Prohibida

su reproducci

n. P reparado

por Juan

Snchez Rugel.

Prohibida

da Rugel. Prohibi

su reproducci

Tam o y ub a icacin d la lista e


su reproducci n. Preparado

s s
n. P reparado Prohibida

s
n. Preparado

Una lista por hoja de clculo Filas y columnas en blanco son los lmites de la lista No ingresar datos a la izquierda o derecha de la lista

Evite que haya ms de una lista en una hoja de clculo. Algunas de las caractersticas de gestin de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez. Deje en blanco, como mnimo, una columna y una fila entre la lista y los dems datos de la hoja de clculo. Microsoft Excel podr detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una clasificacin, un filtrado o se inserten subtotales automticamente.

n. por Juan Snchez por Juan por Juan Snchez por Juan Preparado Snchez Rugel. P rohibida su reproducci bida Rugel. Prohi su reproducci Snchez Rugel.

Evite la colocacin de filas y columnas en blanco para que Microsoft Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista. Evite la colocacin de datos crticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los datos podran ocultarse cuando se filtre la lista.

Notas:

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

37

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Microsoft Excel

Snchez Rugel

. Prohibida

su reproducci

Rtulos decolum s na
ugel. Prohibida su reproduccin . Preparado

s
Snchez Rugel. Prohibida

Preparado

por Juan

Snchez Rugel.

Prohibida

su reproducci

Crear rtulos de columna en la primera fila Aplicar formato a los rtulos para que resalten No insertar filas en blanco ni guiones debajo de los rtulos Inmovilizar los rtulos

Cree rtulos de columna en la primera fila de la lista. Microsoft Excel utiliza los rtulos para generar informes, as como para buscar y organizar los datos. En los rtulos de columna, utilice una fuente, una alineacin, un formato, una trama, un borde o un estilo de letras maysculas que sea diferente del formato que se asigne a los datos de la lista. Cuando desee separar los rtulos de los datos, utilice bordes de celda, no utilice filas en blanco ni guiones para insertar lneas debajo de los rtulos. Disee la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna. No inserte espacios adicionales al comienzo de una celda ya que afectarn a las clasificaciones y a las bsquedas. No utilice una fila en blanco para separar los rtulos de columna de la primera fila de datos.

n. por Juan por Juan su reproducc n. Preparado por Juan in. P reparado Snchez R

por Juan Snchez

da Rugel. Prohibi

Cont nid defilas y e o colum s na


n. P reparado por Juan Snchez Rugel. Prohibida su reproducci n. Preparado

su reproducci

n.

Preparado

por Juan

Snchez Rugel.

P rohibida

su reproducci

Elementos similares en la misma columna No insertar espacios adicionales en las celdas No separar los rtulos de los datos

n. Preparado

por Juan Snchez

bida Rugel. Prohi

su reproducci

Notas:

38

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Ordenar listas

Prohibida Snchez Rugel.

su reproducci

Ord na e r
por Juan Snchez Rugel. P rohibida su reproducci n. Preparado

Rugel. Prohibida

s u reproducci

n. Preparado

s s
n. Preparado

s
Snchez Rugel. Prohibida

Ordenar los registros de acuerdo a los datos de un campo Orden ascendente o descendente Ordenar por 1 o ms campos Ordenar de acuerdo a una listas personalizadas

Preparado

Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basndose en los valores de la lista, ordenndolos. Al ordenarlos, Microsoft Excel reorganizar las filas, las columnas o las celdas individuales utilizando el orden que especifique. Pueden ordenarse listas en orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z) o en orden descendente (del 9 al 1, de la Z a la A); o bien, pueden ordenarse basndose en el contenido de una o ms columnas.

n. por Juan

por Juan su reproducci por Juan

Snchez

10

da Rugel. Prohibi

su reproducci

Ord n r p u ca p e a or n m o
Snchez Rugel. Prohibida n. Preparado su reproducci

Ordenar segn una columna Si slo necesita ordenar segn una sola columna, podr ordenar una lista rpidamente seleccionando una celda de la columna que desea ordenar y despus haciendo clic en el botn Orden ascendente o en el botn Orden descendente . Excel ordenar todas las filas de la lista, salvo los rtulos de columnas.

n.

Rugel. Prohibida

su reproducci

n. Preparado

s s
n. Preparado

Seleccionar una sola celda del campo Orden ascendente Orden descendente

por Juan Snchez por Juan por Juan Snchez por Juan Preparado Snchez Rugel. Prohibida su reproducci

12

da Rugel. Prohibi

su reproducci

O e a p 2o 3ca p rd n r or m os
por Juan Snchez

Ordenar filas en funcin del contenido de dos o ms columnas Para obtener unos resultados ptimos, la lista que se ordene deber tener rtulos de columna. 1. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar. 2. En el men Datos, haga clic en Ordenar. 3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar. 4. Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

n.

Preparado

por Juan

Snchez Rugel.

Prohibida

su reproducci

n. Preparado

por Juan Snchez

Rugel. Prohibida

Seleccionar una sola celda de la lista Men Datos comando Ordenar

su reproducci

n. Preparado

por Juan

Snchez Rugel.

Prohibida

n. Preparado su reproducci

13

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

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Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Microsoft Excel

por Juan Snchez

Rugel. Prohibida

Orde a p m s d 3 n r or e ca p m os
n. P reparado por Juan Snchez Rugel. Prohibida su reproducci n. Preparado

Ordenacin segn cuatro o ms columnas Slo se pueden ordenar segn tres columnas al mismo tiempo. Si desea ordenar segn cuatro columnas o ms, ordene la lista dos o ms veces. Primero ordene la lista segn las tres columnas menos importantes. A continuacin, elija de nuevo el comando Ordenar para disponer las columnas restantes en orden de importancia.

s u reproducci

n.

s
Rugel . Prohibida

Preparado

por Juan

Snchez Rugel.

Prohibida

su reproducci

Seleccionar una sola celda de la lista Ordenar por los campos menos importantes Seguir ordenando por los campos de mayor importancia

su reproducci n. Preparado por Juan Snchez

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Prohibida Snchez Rugel.

su reproducci

Orde acin pe n rsona da liza


Rugel. P rohibida su reproducci n. Preparado

Ordenacin personalizada Como valor predeterminado, Microsoft Excel ordenar las listas alfabticamente. Si es necesario ordenar meses y semanas segn el calendario en lugar de ordenarlos alfabticamente, utilice un orden personalizado. Tambin pueden reorganizarse las listas en un orden especfico mediante la creacin de listas personalizadas.

n.

s s
s u reproducci

Preparado

por Juan

Snchez Rugel.

Prohibida

su reproducci

n. Preparado

por Juan

Snchez

Crear lista personalizada En Opciones de ordenacin, seleccionar la lista Solo se aplica para el campo indicado en Ordenar por

por Juan por Juan Snchez n. Preparado Rugel. Prohibida

15

1. 2. 3. 4. 5.

Seleccione una celda o un rango en la lista que desee ordenar. En el men Datos, haga clic en Ordenar. Haga clic en Opciones. En Primer criterio de ordenacin, haga clic en el orden personalizado y haga clic en Aceptar. Haga clic en cualquier otra opcin de ordenacin que desee. El orden personalizado solamente se aplicar a la columna que especifique en el cuadro Ordenar por. Para ordenar varias columnas mediante un orden personalizado, ordene cada columna por separado. Si desea organizar una lista en un orden especfico (por ejemplo, datos de organizacin), puede ordenarla utilizando una lista personalizada para el orden personalizado.

Notas:

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Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Autofiltro

ccin. a su reprodu Rugel. Prohibid

Au toFilt ro
s s s

s s s

Buscar un subconjunto de datos Mltiples criterios Mostrar lmites superiores e inferiores Aplicar criterios personalizados Mostrar celdas vacas Mostrar celdas no vacas

Pre parado

por Juan Snchez

ida Ruge l. Prohib

su re producc

in. Pr eparado

a su reprod Rugel. Prohibid por Juan Snchez

do por Juan uccin. Prepara

Snchez Rugel.

Prohibida

su reprodu

Snchez ado por Juan ccin. Prepar

17

Filtrar es una forma rpida y sencilla para buscar un subconjunto de datos dentro de una lista. Para filtrar una lista, haga clic en cualquier celda de la misma, elija Filtro en el men Datos y, a continuacin, haga clic en Autofiltro. .Microsoft Excel mostrar flechas a la derecha de los rtulos de columna de la lista. Para seleccionar el valor que desee mostrar en la lista, haga clic en el botn de flecha y, a continuacin, en el valor. Una lista filtrada slo mostrar las filas que contengan los valores especificados. Microsoft Excel destaca los elementos filtrados con marcas visuales. Los nmeros de filas filtradas se muestran en azul. Las flechas de Filtro automtico en las columnas que contienen valores seleccionados tambin aparecen en azul. Podr filtrar valores de varias columnas al mismo tiempo. Notas:

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

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Microsoft Excel

Filtros avanzados

da Rugel . Prohibi

su reproducci

Filtros a n d va za os
Snchez Rugel. Prohibida su reproducci n. Preparado

Snchez por Juan

Rugel. Prohibida

su reproducci

n. Preparado

Preparado

por Juan

Snchez Rugel.

Prohibida

su reproducc

in. Preparado

Varias condiciones para una sola columna Varios criterios para varias columnas Condiciones creadas como resultado de una frmula

Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una frmula.

n. por Juan Snchez por Juan

20

da Rugel. Prohibi

su reproducci

Filtros a n d va za os
Snchez Rugel. Prohibida n. Preparado su reproducci

por Juan Snchez

Rugel. Prohibida

su reproducci

n. Preparado

Preparado

por Juan

Snchez Rugel.

Prohibida

su reproducci

n. Preparado

Definir rea de criterios en la parte superior de la lista. Copiar las etiquetas de la lista que definirn los criterios. Datos del criterio igual que datos en la lista.

La hoja de clculo debe disponer al menos de tres filas vacas que pueden utilizarse como rango de criterios sobre la lista, que debe incluir rtulos de columna. 1. Copie los rtulos de columna de la lista correspondiente a las columnas que contienen los valores que desea filtrar. 2. Pguelos en la primera fila vaca del rango de criterios. 3. En las filas situadas bajo los rtulos de criterios, introduzca los criterios que desea buscar. Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los valores de criterios y la lista.

n. por Juan Snchez por Juan

22

4. Haga clic en una celda de la lista. 5. En el men Datos, seleccione Filtro y luego Filtro avanzado. 6. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo, haga clic en Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior izquierda del rea de pegado. 7. En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia, incluidos los rtulos de criterios, y luego clic en Aceptar. Notas:

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Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Snchez Rugel

. Prohi bida

su reproducci

Filtros avanza dos


Snchez Rugel. Prohibida n. Preparado su reproducci

Si incluye tres o ms condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra.

n.

Tres o ms condiciones en una sola columna


Escribir criterios en filas independientes
D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 E F G De stin o Ca nad Estad os Unid os Mxico Bra sil

por Juan por Juan da Rugel. Prohibi su reproducci n. Preparado

Preparado

Snchez por Juan

Rugel. Prohibida

su reproducci

R ango de crite rios

n. Preparado

por Juan Snchez

C ateg or a L cteos Gr anos /Cer ea les L cteos Fr uta s/Verduras Fr uta s/Verduras Fr uta s/Verduras

Can tidad 12 10 5 40 9 35

Pr ec

De stin o

$ 1 4.00 Finlandia $ 9.80 Finlandia $ 3 4.80 Finlandia $ 4 2.40 Alem ania $ 1 8.60 Alem ania $ 4 2.40 Bra sil
23

i b da Rugel . Prohi

su reproducci

Filtros a nza os va d
n. Preparado

Para buscar datos que cumplan una condicin en dos o ms columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios.

n.

s
Prohibida

Criterios de dos o ms columnas


Cumplir condicin en todas las columnas

por Juan Snchez por Juan n. P reparado Snchez Rugel. su reproducci

su reproducci

D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 C ateg or a L cteos

E Can tidad > 50

G De stin o Ca nad

su reproducc

in. Preparado

por Juan

Snchez Rugel

da . Prohi bi

Preparado

por Juan

Ra ng o de c rite rios
C ateg or a L cteos Gr anos/Cer ea les L cteos Fruta s/V erduras Fruta s/V erduras Fruta s/V erduras Can tidad 12 10 5 40 9 35 Pr ec $ 1 4.00 $ 9.80 $ 3 4.80 $ 4 2.40 $ 1 8.60 $ 4 2.40 De stin o Finlandia Finlandia Finlandia A lem ania A lem ania B ra sil

Prohibida Snchez Rugel.

24

Snchez Rugel

. Prohi bida

su reproducci

Filtros avanza dos


n. Preparado su reproducci

Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una condicin de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango.

n.

Criterios de dos o ms columnas


Cumplir condicin de una columna o condicin de otra columna
D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 C ateg or a L cteos E Can tidad >50 Estad os Unid os F G De stin o

por Juan por Juan por Juan Snchez Snchez por Juan Rugel. Prohibida su reproducci n. Preparado da Rugel. Prohibi su reproducci n. Preparado Snchez Rugel. Prohibida

C ateg or a L cteos Gr anos /Cer ea les L cteos Fr uta s/Verduras Fr uta s/Verduras Fr uta s/Verduras

Can tidad 12 10 5 40 9 35

Pr ec $ 1 4.00 $ 9.80 $ 3 4.80 $ 4 2.40 $ 1 8.60 $ 4 2.40

R an go De stin o de Finlandia crite rios Finlandia


Finlandia Alem ania Alem ania Bra sil

Preparado

25

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

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Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Microsoft Excel

Snchez Rugel. por Juan

Prohibida

su reproducci

Filt a ros vanza dos


n. Preparado

s
Prohibida

Criterios de dos o ms columnas


Cumplir condiciones de varias columnas o varias filas
D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 C ateg ora L c teos G ranos /Cer ea les L c teos E F G De stin o E stad os Unid os Mxic o Ca nad

Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y una de dos condiciones en otra, introduzca los criterios en filas independientes.

n.

por Juan

Snchez Rugel.

Prohibida

su reproducci

n. Preparado

por Juan Snchez

bida Rugel . Prohi

su reproducci

n. Preparado

por Juan

Snchez Rugel.

su reproducci

C ateg ora L c teos G ranos /Cer ea les L c teos Fr uta s/Verdur as Fr uta s/Verdur as Fr uta s/Verdur as

Can tidad 12 10 5 40 9 35

$ 1 4.00 F inlandia $ 9.80 F inlandia $ 3 4.80 F inlandia

R an go De stin o de Pr ec criterios

Preparado

$ 4 2.40 A lemania $ 1 8.60 A lemania $ 4 2.40 B ra sil


26

da Rugel. Prohibi

n. su reproducci

Filtros a n d va za os
Snchez Rugel. Prohibida su reproducc in. Preparado

Condiciones creadas como resultado de una frmula


D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 C at e go ra L c t eo s G ra n o s / C erea le s L c t eo s F rut as /V e rd u ra s F rut as /V e rd u ra s F rut as /V e rd u ra s C an tid a d 12 10 5 40 9 35 C at e go ra L c t eo s FA LS O E F G

su reproducci

n. Preparado

Puede utilizar como criterio un valor calculado resultado de una frmula. Si emplea una frmula para crear un criterio, no utilice un rtulo de columna como rtulo de criterios; conserve este rtulo vaco o utilice uno distinto a un rtulo de columna de la lista.

por Juan por Juan

Snchez

Prohibida

n. Preparado su reproducci

por Juan Snchez

Frmula =E 9*F9>1500

Rugel. Prohibida

Ran g o Dd eino P rec es t $ 14 .0 0 F in la nd ia criterio s $ 9 .8 0 F in la nd ia


$ 34 .8 0 F in la nd ia $ 42 .4 0 A le m a n ia $ 18 .6 0 A le m a n ia $ 42 .4 0 B ra s il

Preparado

por Juan

Snchez Rugel.

27

Notas:

44

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Clculo de subtotales y totales en una lista

ccin. a su reprodu Rugel. Prohibid

Su tot le b a s
s s s s

Pre parado

por Juan Snchez

ida Ruge l. Prohib

su re producc

in. Pr eparado

a su reprod Rugel. Prohibid por Juan Snchez

Ordenar la lista Calcular subtotales y totales Ocultar o mostrar detalles Varios niveles de subtotales

do por Juan uccin. Prepara

Snchez Rugel.

Prohibida

su reprodu

Snchez ado por Juan ccin. Prepar

29

Microsoft Excel puede calcular automticamente subtotales y totales generales en una lista. Para ello, deber especificar los elementos cuyos subtotales desee calcular, los valores a resumir y la funcin (como, por ejemplo, Suma) que se vaya a utilizar en los valores. Antes de insertar los subtotales, organice la lista por la columna en la que desee los valores de subtotal. Si desea mostrar mltiples niveles de valores de subtotal dentro de la lista, asegrese de ordenarla por todas las columnas en las que desee calcular los valores de subtotal. 1. Ordene la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular. 2. Haga clic en una celda de la lista. 3. En el men Datos, haga clic en Subtotales. 4. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna que contenga los grupos cuyos subtotales desee calcular. Deber ser la misma columna por la que se haya ordenado la lista en el paso 1. 5. En el cuadro Usar funcin, seleccione la funcin que desee emplear para calcular los subtotales. 6. En el cuadro Agregar subtotal a, active las casillas de verificacin correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales desee extraer. Notas:

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

45

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Microsoft Excel

Tablas dinmicas Una tabla dinmica es una tabla interactiva que resume, o ejecuta una comprobacin cruzada, de grandes volmenes de datos. Podr girar sus filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas, o ver en pantalla los detalles de determinadas reas de inters. Podr crear una tabla dinmica a partir de una lista o base de datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de clculo de Microsoft Excel o de otra tabla dinmica.
32

da Rugel. Prohibi

su reproducci

Ta s din ica bla m s


in. Preparado su reproducc

n.

s s
n. P reparado

s
Rugel. Prohibida

s
n. Preparado su reproducci

s s

Preparado

por Juan

Tabla interactiva de resumen Comprobacin cruzada Grandes volmenes de datos Flexibilidad Filtrar datos Clculos en campos o elementos

por Juan por Juan s u reproducci por Juan Snchez Snchez R ugel. P rohibida Snchez Rugel. Prohibida

Snchez

su reproducci

Ta la d ica b s in m s
A 1 2 3
su reproducci

Rugel. Prohibida

B Q ues o Cabrales

C P rod uc to Tallarine s d e S in gap ur Q ues o M oz z arella G iovanni M anz anas s ec as M anjim up Cu ajada de juda s M anz anas s ec as M anjim up Crem a de alm eja s es tilo N ue va Inglaterra S a ls a de pim iento pic ante de Luis iana P a n de c en teno c rujien te es tilo G us ta f's Ra violis A n gelo S a ls a de pim iento pic ante de Luis iana Q ues o de c abra M erm elada de S ir Rodney 's Ca m em bert P ierrot Re galiz

D Ca tegora Lc te os G rano s /C ereales Lc te os F ru tas /V erduras F ru tas /V erduras F ru tas /V erduras P e s c ado /M aris c o Co ndim e nto s G rano s /C ereales G rano s /C ereales Co ndim e nto s Lc te os Re pos tera Lc te os Re pos tera B e bidas Lc te os Ca rnes F ru tas /V erduras B e bidas P e s c ado /M aris c o Lc te os Re pos tera B e bidas Ca rnes Co ndim e nto s Re pos tera

E Ca nt idad 12 10 5 40 9 35 10 20 6 15 15 25 40 40 40 42 20 21 21 15 25 30 35 20 15 12 25

F P rec $ 14.00 $ 9.80

G Total $ 168.00 $ 98.00

por Juan

Snchez

Fecha Cliente 04 -A go -94 W ilm an K a la 04 -A go -94 W ilm an K a la 04 -A go -94 W ilm an K a la 05 -A go -94 To m s S pez ialit ten 05 -A go -94 To m s S pez ialit ten 08 -A go -94 Ha na ri C arnes 08 -A go -94 Ha na ri C arnes 08 -A go -94 V ic tu ailles en s t oc k 08 -A go -94 V ic tu ailles en s t oc k 08 -A go -94 V ic tu ailles en s t oc k 08 -A go -94 Ha na ri C arnes 09 -A go -94 S u prm es d lic es 09 -A go -94 S u prm es d lic es 09 -A go -94 S u prm es d lic es 10 -A go -94 Ha na ri C arnes 10 -A go -94 Ha na ri C arnes 10 -A go -94 Ha na ri C arnes 11 -A go -94 Ch op -s u ey Chine s e 11 -A go -94 Ch op -s u ey Chine s e 11 -A go -94 Ch op -s u ey Chine s e 12 -A go -94 Ric hter S uperm ark t 12 -A go -94 Ric hter S uperm ark t
Prohibida

4 5 6 7 8 9
n. Preparado su reproducci

$ 34.80 $ 174.00 $ 42.40 $ 1,696 .00 $ 18.60 $ 167.40 $ 42.40 $ 1,484 .00 $ 7.70 $ 77.00 $ 16.80 $ 336.00 $ 16.80 $ 15.60 $ 16.80 $ 2.00 $ 100.80 $ 234.00 $ 252.00 $ 50.00

10 11
Rugel. Prohibida

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

por Juan

Snchez Rugel.

La tabla dinmica resume los datos utilizando la funcin de resumen que especifique, como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podr incluir automticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias frmulas agregando campos y elementos calculados.

n. n. Preparado P rohibida

su reproducc

in. Preparado

Resumen anual de productos vendidos


Lic or verde Ch artreus e Q ues o gorgonz ola Telino P a t c h ino Q ues o de s oja Longlife Re fres c o G uaran F an ts tic a E s c abec he de aren que Ra c let d e q ue s o Co urdava ult $ 14.40 $ 10.00 $ 19.20 $ 8.00 $ 3.60 $ 15.20 $ 13.90 $ 15.20 $ 26.20 $ 10.40 $ 35.10

Snchez por Juan

$ 64.80 $ 2,592 .00 $ 27.20 $ 1,088 .00 $ 16.00 $ 640.00 $ 604.80 $ 200.00 $ 403.20 $ 168.00 $ 54.00 $ 380.00 $ 486.50 $ 304.00 $ 393.00 $ 124.80 $ 877.50

Preparado

por Juan

Snchez Rugel.

$ 44.00 $ 1,320 .00

12 -A go -94 Ric hter S uperm ark t P o s tre de m eren gue P avlova 12 -A go -94 Ric hter S uperm ark t Ce rve z a tib eta na B arle y 15 -A go -94 W elling ton Im po rtad ora E m pana da de c a rne 15 -A go -94 W elling ton Im po rtad ora S a ls a verde original F rank furter 16 -A go -94 HILA RI N-A bas tos Ch oc olate S c hoggi

33

Notas:

46

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Para crear una tabla dinmica: Del men Datos, elija el comando Tablas dinmicas. Se presenta el Asistente de tablas dinmicas. Paso 1: Seleccione la fuente de datos para la tabla dinmica. Lista o base de datos de Microsoft Excel: Crea una tabla dinmica a partir de los datos organizados en columnas en la hoja de clculo. Fuente de datos externa: Crea una tabla dinmica a partir de los datos almacenados en un archivo o en una base de datos fuera del libro actual. Rangos de consolidacin mltiples: Crea una tabla dinmica a partir de varios rangos de una hoja de clculo de Microsoft Excel. Otra tabla dinmica: Crea una tabla dinmica a partir de otra del mismo libro. Paso 2: identifique la ubicacin de los datos fuentes, dependiendo de la opcin que seleccion en el paso 1 podr especificar: el rango de datos de la lista de Microsoft Excel los datos externos usando Microsoft Query como desea consolidar mltiples rangos en una nica vista de tabla dinmica una tabla dinmica que servir como fuente de datos para la nueva tabla dinmica. Paso 3: defina la estructura de la tabla dinmica.

Arrastre los nombres de campo hasta la fila, la columna, los datos o el rea de pgina para disear la tabla dinmica. Es posible arrastrar los campos a cualquier rea de la tabla dinmica. Despus de arrastrar el campo, podr hacer doble clic en el botn del campo para personalizar el modo en que se resumirn los datos que contiene.

Paso 4: Especifique donde desea ubicar la tabla dinmica.


Crea una nueva hoja de clculo con la tabla dinmica en el mismo libro. Especifique la celda superior izquierda del rango en la hoja de clculo en que desee colocar la tabla dinmica.

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

47

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Microsoft Excel

Anlisis de datos

da Rugel. Prohibi

ccin. su reprodu

An lisis d d tos e a
Presentacin de casos con el uso de escenarios s Bsqueda de objetivos s Uso del Solver en resolucin de problemas de optimizacin
s
Prepara do por Juan Snche Snche z Rugel. Snchez do por Juan a z Rugel. Prohibid su reprodu ccin. Prepara da Rugel. Prohibi su reprod uccin. Prepar ado por Juan Prohibida su reprodu Snchez do por Juan ccin. Prepara

Notas:

48

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Escenarios

Esce a n rios
ohibida Rugel. Pr ccin. su reprodu Snche z Rugel. Prohibid a Snchez do por Juan n. Prepara su repr oducci

uccin. Prepar

ado por Juan

s s s s
su reprod

Prepara do

por Juan Snche

a z Rugel. Prohibid

Conjunto de valores utilizados en un anlisis de una hoja de clculo Usar nombres de celdas Crear escenario con datos iniciales Crear escenarios adicionales Generar resumen

su reprodu

Prohibida Snchez Rugel. do por Juan ccin. Prepara

En Excel puede crear y guardar conjuntos de variables que producen resultados diferentes en forma de escenarios. Un escenario es un grupo de variables llamadas celdas cambiantes que se guarda con el nombre que usted proporciona. Puede utilizar el Administrador de escenarios para crear distintos escenarios de presupuesto y comparar los resultados en la empresa. El administrador de escenarios crea conjuntos de valores para utilizarlos en diferentes escenarios. Crear escenarios 1. 2. 3. 4. 5. En el men Herramientas, elija Escenarios. Haga clic en Agregar. En el cuadro Nombre de escenario, introduzca un nombre para el escenario. En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar. En Proteger, seleccione las opciones que desee. Estas opciones slo funcionarn cuando proteja la hoja de clculo. 6. Haga clic en Aceptar. 7. En el cuadro de dilogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes. 8. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar. Para crear escenarios adicionales, haga clic en Agregar y, a continuacin, repita los pasos del 3 al 7. Cuando termine de crear los escenarios, elija Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de dilogo Administrador de escenarios. Visualizar escenarios 1. En el men Herramientas, elija Escenarios. 2. Haga clic en el nombre del escenario que desee presentar. 3. Haga clic en Mostrar.
Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel 49

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Microsoft Excel

Combinar escenarios Es ms sencillo combinar escenarios cuando todos los modelos Y si son idnticos. 1. 2. 3. 4. 5. Abra todos los libros que contengan los escenarios que desee combinar. En el men Herramientas, elija Escenarios. Haga clic en Combinar. En el cuadro Libro, haga clic en un nombre de libro. En el cuadro Hoja, haga clic en los nombres de las hojas de clculo que contengan los escenarios que desee combinar. Todas las celdas cambiantes en la hoja de clculo fuente debern hacer referencia a las celdas cambiantes correspondientes en la hoja de clculo activa. Microsoft Excel copiar todos los escenarios en las hojas de clculo fuente en la hoja de clculo activa.

Notas:

50

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Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Crear resumen de escenario

Esce a n rios - Re e sum n


Pro hibida Snch ez Rugel. por Juan su rep roducci n.

R e su me n d e e sce nario
Va lo re s a ctu a le s : Ve n ta s n o rm a le s Ve n ta s a lta s Ve n ta s b a ja s

su repro duccin

. Prepa rado

Ce lda s ca m b ia nte s: V ta s_S e ptie m bre V ta s_O ctub re V ta s_Novie m b re 100 200 150 75 150 160 180 144 280.5 182.25 300 500 400 250 310 420 430 293 498 376.5 700 1100 900 600 630 940 930 591 933 765 100 200 150 75 150 160 180 144 280.5 182.25
P rohibida su r eprodu ccin. P reparad o p or J uan Snche z Rugel.

V ta s_Dicie m bre Ce lda s de re sulta d o:


Prohibi da ez Rug el. po r Juan Snch

I_O ct I_No v I_Dic E_O ct E_No v E_Dic

Notas : La c olum na de valores ac tuales repres enta los valores de las c eldas c am biantes
Prepar ado

en el m om ento en que s e c re el Inform e res um en de es c enario. Las c eldas c am biantes de

por Juan Snche

ib id a z R ugel. Proh

cc su reprodu

in. Prep arado

Es difcil valorar el impacto de los diferentes escenarios de su hoja porque slo puede ver un escenario a la vez. Una forma mejor de comparar los resultados de sus escenarios es crear un resumen que disponga todos los escenarios juntos en una sola hoja de clculo. 1. En el men Herramientas elija Escenarios. 2. En el cuadro de dilogo Administrador de escenarios, haga clic en Resumen. Se abre el cuadro de dilogo Resumen del escenario. 3. Compruebe que el botn de opcin Resumen est seleccionado y que el recuadro Celdas resultantes indique las referencias de las celdas cuyos valores han cambiado por los escenarios. Separe las referencias mltiples por comas. 4. Haga clic en Aceptar. Notas:

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51

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Microsoft Excel

Bsqueda de objetivo

B u d d ob tivo sq e a e je
da Rugel. Prohibi ccin. su reprodu Snche z Rugel. Prohibida su reprodu Snchez do por Juan ccin. Prepara

Snchez do por Juan

da Rugel. Prohibi

su reprod

uccin. Prepar

ado por Juan

s
su reprodu

Prepara do

por Juan Snche

Conoce el resultado de una frmula Establecer el valor objetivo de la frmula Buscando el valor de una de las celdas usadas en la frmula directa o indirectamente

a z Rugel. Prohibid

ccin. Prepara

En el caso de que conozca el resultado deseado de una frmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado, podr utilizar la funcin Buscar objetivo. Al realizar una bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor de determinada celda hasta que la frmula dependiente de dicha celda da el resultado que se desee obtener. Defina los valores constantes y las frmulas, y del men Herramientas seleccione Buscar Objetivo.
Escriba la referencia o el nombre de celda para identificar la celda que contenga la frmula a la que desea encontrar una solucin. Escriba un nmero para especificar el valor nuevo o el valor de destino que desea resolver. Escriba la referencia de celda para indicar la celda que contiene el valor que desea cambiar mientras el proceso de bsqueda de objetivo resuelva el valor del objetivo. Esta celda debe hacer referencia directa o indirectamente a la frmula en el cuadro Definir la celda.

Notas:

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Microsoft Excel

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Solver

Solve r
ohibida Rugel. Pr ccin. su reprodu Snche z Rugel. Prohibid a Snchez do por Juan n. Prepara su repr oducci

uccin. Prepar

ado por Juan

s s
su reprod

Prepara do

por Juan Snche

a z Rugel. Prohibid

su reprodu

Prohibida Snchez Rugel. do por Juan ccin. Prepara

Herramienta de optimizacin y de asignacin de recursos Buscar valores ptimos Resolucin de ecuaciones

12

Solver es una poderosa herramienta de optimizacin y de asignacin de recursos. Con la ayuda de esta aplicacin podr decidir cmo aprovechar recursos escasos para maximizar los objetivos deseados o minimizar los indeseados. Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una celda, denominada celda objetivo, en una hoja de clculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estn relacionadas, directa o indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado especificado en la frmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la frmula de la celda objetivo. A continuacin se explica el uso del solver planteando un ejemplo basado en combinacin de productos a fabricar. Se plantear el problema, se definirn las ecuaciones matemticas necesarias, se crear la hoja de clculo y se resolver el problema con Solver. Notas:

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Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Microsoft Excel

Problema La compaa Realistic Picture Frame fabrica cuatro tipos diferentes de marcos para pinturas: rstico, modernista, francs y romano. Cada marco requiere las cantidades de recursos en madera, mano de obra y tiempo de mquina como se indica abajo en el cuadro. Las contribuciones de utilidad por unidad para cada tipo marco son: rstico $1.50, modernista $1.25, francs $0.95 y romano $0.80. Por el momento, se tienen disponibles 1000 pies de madera, 500 horas de mano de obra y 100 horas de tiempo de mquina. Cul es el nmero ptimo de marcos de cada tipo a producir para obtener el mximo de utilidad? Recursos utilizados por unidad producida Rstic Modernis Franc Roman o ta s o Madera (pie de 1.0 1.5 2.0 2.0 tabla) Mano de obra 1.0 0.9 0.6 0.6 (horas) Mquina (horas) 0.3 0.3 0.1 0.1 Planteamiento matemtico Definiendo: X1 = marco rstico X2 = marco modernista X3 = marco francs X4 = marco romano Utilidad = 1.50X1 + 1.25X2 + 0.95X3 + 0.80X4 Restricciones Madera: 1.0X1 + 1.5X2 + 2.0X3 + 2.0X4 1000 Mano de obra: 1.0X1 + 0.9X2 + 0.6X3 + 0.6X4 500 Uso de mquina: 0.3X1 + 0.3X2 + 0.1X3 + 0.1X4 100 X1, X2, X3, y X4 0 Objetivo: Determinar X1, X2, X3, y X4 de tal forma que se obtenga el mximo de utilidad Diseo de la hoja de clculo
1.0X1 + 1.5X2 + 2.0X3 + 2.0X4 1.0X1 + 0.9X2 + 0.6X3 + 0.6X4 0.3X1 + 0.3X2 + 0.1X3 + 0.1X4

X1, X2, X3, y X4

1.50X1 + 1.25X2 + 0.95X3 + 0.80X4

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Microsoft Excel

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Usando solver Una vez definido el problema en la hoja de clculo, puede usar Solver para obtener una solucin. Del men Herramientas seleccione Solver.
Especifica la celda objetivo que se desea definir con un valor determinado o que se desea maximizar o minimizar. La celda debe contener una frmula. Especifica si se desea maximizar o minimizar la celda objetivo, o bien definirla con un valor especfico. Si desea un valor especfico, introdzcalo en el cuadro.

Agregue, modifique o elimine las restricciones que definen el problema

Especifica las celdas que pueden ajustarse hasta que se satisfagan las restricciones en el problema y la celda en el cuadro Definir celda objetivo alcance su valor. Las celdas ajustables deben estar directa o indirectamente relacionadas con las celdas objetivo.

Haga clic en Resolver para iniciar el proceso. Cuando termina, usted podr: Mantener la solucin encontrada. Restaurar los valores originales. Guardar la solucin como un Escenario. Generar los informes incorporados con Solver. Notas:

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Microsoft Excel

Automatizar el uso de Excel

su reproduc Rugel. Prohibida

Au om t r Exce t a iza l
s s s

cin.

su z Rugel. Prohibida

repr oduccin.

s s

Juan Snche Pre parado por

Formato condicional Macros Personalizacin de barras de herramientas Vistas personalizadas Administrador de informes

Juan Snchez Preparado por

su reproduc Rugel. Prohibida

cin. Preparado

por Juan Snc

su hez Ruge l. Prohibida

re producc in.

Preparado por

Juan Snchez

Notas:

56

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

Microsoft Excel

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Formato condicional

Juan Snchez

su Rugel. Prohibida

Form t con icion l ao d a


cin. Pre parado por Juan Snchez a su Rugel. Prohibid reproducc in.

reproduc cin.

Resalte los resultados de una frmula u otros valores cuando cumplan un criterio.
P a se s A r g e n ti n a B o liv ia B r a si l C h ile C o lo m b ia E cuador P a rag u ay P e r U ru g u a y V e n e z u e la T o ta l d e ta r j e ta s 9 ,7 00 ,0 0 0 207,913 1 8 ,9 00 ,0 0 0 1 ,8 00 ,0 0 0 4 ,5 00 ,0 0 0 557,456 132,080 2 ,5 00 ,0 0 0 401,312 2 ,1 00 ,0 0 0 V o l u m e n to ta l d e v e n ta s (m i l l o n e s) $ 2 2 ,0 00 .0 0 $198.03 $ 4 2 ,0 00 .0 0 $ 2 ,6 00 .0 0 $ 6 ,0 00 .0 0 $335.20 $251.00 $ 4 ,5 00 .0 0 $371.30 $ 2 ,8 00 .0 0
3

Pr eparado por su reproduc Rugel. Prohibida Juan Snchez

Resaltar los valores inferiores a 1000

Para resaltar los resultados de una frmula u otros valores de las celdas, pueden identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. Para aplicar formatos condicionales a celdas: 1. Seleccione las celdas a las que desee dar formato. 2. En el men Formato, haga clic en Formato condicional. 3. Para utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, haga clic en Valor de la celda, seleccione la frase de comparacin e introduzca un valor en el cuadro correspondiente. Puede introducirse un valor constante o una frmula; debe incluirse un signo igual (=) delante de la misma. Para evaluar datos o una condicin que no sean los valores de las celdas seleccionadas, utilice una frmula como criterio de formato. Haga clic en Frmula en el cuadro de la izquierda y, a continuacin, escriba la frmula en el cuadro de la derecha. La frmula debe evaluarse contra un valor lgico VERDADERO o FALSO. 4. Haga clic en Formato. 5. Seleccione el estilo de fuente, el color, el subrayado, los bordes o la trama que desee aplicar. Microsoft Excel solamente aplicar los formatos seleccionados si el valor de la celda cumple la condicin o si la frmula devuelve un valor VERDADERO. 6. Para agregar otra condicin, haga clic en Agregar y repita los pasos del 3 al 5. 7. Para eliminar el formato condicional haga clic en Eliminar. Pueden especificarse tres condiciones como mximo. Notas:

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

Preparado

por Juan Snchez

su Rugel. Prohibida

reproducc in.

Pr eparado por

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Microsoft Excel

Macros

Juan Snchez

su reproduc Rugel. Pr ohibida

M cros a
su Ruge l. Prohibida re produccin.

cin.

s s s

s
Juan Snchez Pre parado por

Permiten automatizar tareas Son una serie de comandos Permite adaptar Excel a las necesidades del usuario Crear una macro cuando se realizan tareas repetitivas

Pr eparado por su reproduc Rugel. Prohibida su Ruge l. Prohibida re produccin. Pr eparado por Juan Snchez cin. Pre parado por Juan Snchez

Microsoft Excel automatiza tareas mediante el uso de macros. Una macro es una serie de comandos que se ejecuta automticamente. Mediante la grabacin de las macros, el usuario puede adaptar Microsoft Excel a sus propias necesidades y trabajar en forma an ms eficiente. Cualquier secuencia de acciones que realice puede ser grabada. Despus, puede repetir, o ejecutar la macro para repetir automticamente las acciones grabadas. Una vez grabada la macro, tambin es posible asignarla a un elemento de men o un botn. El usuario debera considerar la grabacin de una macro cada vez que observe que pulsa las mismas teclas, elige los mismos comandos o realiza la misma sucesin de acciones. Grabar una macro Seleccione Macro en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en Grabar nueva macro. El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los dems caracteres pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carcter de subrayado como separador de palabras. La tecla de mtodo abreviado que se utilice no puede ser ni un nmero ni un carcter especial. La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado predeterminada en Microsoft Excel mientras est abierto el libro que contiene la macro. Si desea que la macro est disponible siempre que se utilice Microsoft Excel, almacene la macro en el libro de macros personales en la carpeta INICIAR.

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Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Mientras se graba la macro Al comenzar a grabar la macro se presentar la barra de herramientas Grabar macro. Ejecute las acciones que desee grabar. Si se seleccionan celdas mientras se est ejecutando una macro, sta seleccionar las mismas celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar, ya que graba referencias absolutas de celda. Si desea tener una macro para seleccionar celdas independientemente de la posicin que tenga la celda activa cuando se ejecute la macro, configure el grabador de macros para que grabe referencias relativas de celda. En la barra de herramientas Grabar macro, haga clic en Referencia relativa. Microsoft Excel continuar grabando macros con referencias relativas hasta que termine la sesin con Microsoft Excel o hasta que haga clic otra vez en Referencias relativas nuevamente. Ejecutar una macro desde un botn de una barra de herramientas Puede ejecutarse una macro desde un botn, desde una barra de herramientas integrada o desde una barra de herramientas personalizada. Crear una barra de herramientas 1. En el men Herramientas, elija Personalizar y, a continuacin, haga clic en la ficha Barra de herramientas. 2. Haga clic en Nuevo. 3. En el cuadro Nombre de la barra de herramientas, escriba el nombre que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Asignar una macro a un botn 1. Si la barra de herramientas que contiene el botn no es visible, haga clic en la ficha Barra de herramientas y, a continuacin, seleccione la casilla de verificacin que aparece junto al nombre de la barra de herramientas. 2. Haga clic en la ficha Comandos y, a continuacin, haga clic en Macros en la lista Categoras. 3. En la lista Comandos, arrastre el botn Personalizar a una barra de herramientas. 4. Haga clic derecho en el botn de la barra de herramientas y, a continuacin, haga clic en Asignar Macro en el men contextual. 5. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. Notas:

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Microsoft Excel

Vistas personalizadas

Juan Snchez

su reproduc Rugel. Pr ohibida

V a p rson liza a ist s e a ds


su Ruge l. Prohibida re produccin.

cin.

s s

re produccin.

Pr eparado por

Juan Snchez

s s
Juan Snchez Pre parado por

su Ruge l. Prohibida

Guarda el aspecto actual del libro Configuracin de filas o columnas ocultas Configuracin de filtros Configuracin de impresin

Pr eparado por su reproduc Rugel. Prohibida cin. Pre parado por Juan Snchez

Podr guardar el aspecto actual de un libro, de manera que no sea necesario cambiar la configuracin cada vez que lo vea o lo imprima. Es posible guardar las distintas configuraciones de vista (incluyendo filas o columnas ocultas y la configuracin de filtros) as como la configuracin de impresin. Si oculta una hoja antes de agregar una vista, Microsoft Excel ocultar dicha hoja cada vez que muestre dicha vista en pantalla. Antes de crear una vista, configure el libro para que aparezca de la manera en que desee verlo y con el aspecto que desee que tenga al imprimirlo. Si en una vista incluye la configuracin de impresin, la vista incluir el rea de impresin actualmente definida para cada hoja, o bien la hoja de clculo entera si no se ha definido un rea de impresin. Crear una vista 1. 2. 3. 4. En el men Ver, haga clic en Vistas personalizadas. Haga clic en Agregar. En el cuadro Nombre, escriba el nombre que desee asignar a la vista. Bajo Incluir en la vista, seleccione las opciones que desee.

Sugerencia: Como Microsoft Excel presenta una lista de todas las vistas del libro en el cuadro de dilogo Vistas personalizadas, incluya el nombre de la hoja activa en el nombre de la vista para facilitar su identificacin. Eliminar una vista 1. En el men Ver, haga clic en Vistas personalizadas. 2. En el cuadro Vistas, haga clic en el nombre de la vista.
60 Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

3. Haga clic en Eliminar. Mostrar una vista 1. En el men Ver, haga clic en Vistas personalizadas. 2. En el cuadro Vistas, haga clic en el nombre de la vista que desee. 3. Haga clic en Mostrar. Imprimir una vista 1. 2. 3. 4. En el men Ver, haga clic en Vistas personalizadas. En el cuadro Vistas, haga clic en el nombre de la vista que desee imprimir. Haga clic en Mostrar. Haga clic en Imprimir.

Microsoft Excel guardar junto con la vista las reas de impresin previamente definidas para cada hoja del libro. Si una hoja no tuviera reas de impresin definidas, Microsoft Excel imprimir la hoja de clculo entera. Notas:

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

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Microsoft Excel

Administrador de informes

Juan Snchez

su reproduc Rugel. Pr ohibida

Ad in ra or d m ist d e in form s e
su Ruge l. Prohibida re produccin.

cin.

s s s s

Juan Snchez Pre parado por

su Ruge l. Prohibida

Agrupar hojas Agrupar vistas Agrupar escenarios Imprimir todo bajo un solo comando

Pr eparado por su reproduc Rugel. Prohibida re produccin. Pr eparado por Juan Snchez cin. Pre parado por Juan Snchez

El administrador de informes permite agrupar una secuencia de hojas, vistas y escenarios para luego imprimirlos bajo un solo comando. Al crear un informe puede especificar los elementos que lo compondrn, entonces luego puede imprimirlo, en lugar de imprimir cada elemento por separado. Combinar vistas y escenarios en un informe impreso 1. En el men Ver haga clic en Administrador de informes. Si el comando Administrador de informes no aparece en el men Ver, cargue el complemento o macro automtica Administrador de informes en Microsoft Excel. 2. Haga clic en Agregar.

3. En el cuadro Nombre del informe, escriba un nombre para el informe.


62 Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

4. En el cuadro Hoja, haga clic en la hoja que desea para la primera seccin del informe. 5. Seleccione la casilla de verificacin Vista. En el cuadro Vista, haga clic en vista si desea que aparezca en la primera seccin del informe. 6. Seleccione la casilla de verificacin Escenario. En el cuadro Escenario, haga clic en escenario si desea que aparezca en la primera seccin del informe. 7. Para agregar una seccin a la lista que se muestra en el cuadro Secciones de este informe, haga clic en Agregar. 8. Repita los pasos del 4 al 7 hasta que se hayan creado todas las secciones que se desean en el informe. Nota Microsoft Excel imprimir las secciones de un informe en el orden en que aparezcan en la lista. Modificar un informe creado con el Administrador de informes 1. En el men Ver haga clic en Administrador de informes. 2. En el cuadro Informes, haga clic en el informe que desea modificar y, a continuacin, haga clic en Modificar. 3. Para agregar una nueva seccin, haga clic en la hoja, vista y escenario que desea en Agregar seccin y seguidamente, haga clic en Agregar. Para borrar una seccin, haga clic en la seccin en Secciones de este informe y, a continuacin, haga clic en Eliminar. Para cambiar el orden de las secciones, haga clic en la seccin que desea mover y, a continuacin, haga clic en Mover hacia arriba o Mover hacia abajo. Para numerar forma consecutiva las pginas del informe, seleccione la casilla de verificacin Usar nmeros de pgina consecutivos. Imprimir un informe creado con el Administrador de informes 1. 2. 3. 4. Notas: En el men Ver haga clic en Administrador de informes. En el cuadro Informes, haga clic en el informe que desea imprimir. Haga clic en Imprimir. En el cuadro Copias, introduzca el nmero de copias que desea imprimir.

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

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Microsoft Excel

Compartiendo el trabajo

n. su reproducci Rugel. Prohibida por Juan Snchez

Com a ie d e t b jo p rt n o l ra a
Compartir libros con otros usuarios sAgregar tablas y grficos de Excel en otras aplicaciones
s
Prohibida su repr Preparado por Juan Snchez Ruge l. oducc in. Preparado Juan Snche z Rugel. por Juan Snchez Prohibida su reproducci n. Preparado por

su reproducc Rugel. Prohibida

in. Preparado

En Microsoft Excel y otros programas de Microsoft Office, pueden compartirse archivos con otros usuarios y trabajar en los datos cooperativamente. Los programas de Office facilitan la revisin de los archivos entre usuarios. Tambin pueden copiarse las celdas y los grficos de la hoja de clculo de Microsoft Excel en los documentos de Word y en las presentaciones de PowerPoint. Para incluir el resultado de un clculo en el texto de un documento o de una diapositiva, puede copiarse una sola celda que contenga una frmula. Puede elegirse entre pegar nicamente los datos actuales en Word o en PowerPoint, o vincular la copia a los datos originales en Microsoft Excel. Si se vinculan los datos, la informacin copiada en Word o PowerPoint se actualizar siempre que cambien los datos originales en Microsoft Excel. Notas:

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Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Compartir libros con otros usuarios

da su r Ru gel. Pr ohibi Juan Snch ez

Com rtir e libro detraba con pa l jo otros usua rios

ep rod uc cin.

La presentacin y los cambios en un libro compartido difieren del trabajo en un libro no compartido en lo siguiente: Para realizar cambios en un libro compartido creado mediante Microsoft Excel 97, deber utilizarse esta versin. No podrn utilizarse versiones anteriores. Si se hacen cambios en un libro compartido, Microsoft Excel utilizar el nombre de usuario para identificar el trabajo. Algunos comandos y operaciones de Microsoft Excel no estn disponibles en un libro compartido. Si ms de un usuario agrega un comentario a la misma celda de un libro compartido, el texto de todos los comentarios guardados para esa celda, aparecer cuando cada usuario guarde el libro compartido. Como valor predeterminado, siempre que se guarde el libro compartido, se vern los cambios realizados por otros usuarios. Como valor predeterminado, si los cambios que se guardan entran en conflicto con los cambios guardados por otro usuario, Microsoft Excel presentar el cuadro de dilogo Resolver conflictos para que pueda decidir si se guardan sus cambios o se mantienen los cambios realizados por otros usuarios. Tambin puede elegir guardar los cambios de forma automtica en vez de los cambios conflictivos, para que no aparezca nunca el cuadro de dilogo. Como valor predeterminado, cada usuario puede guardar un filtro personal e imprimir los valores de un libro compartido. Puede verse una lista completa de los cambios realizados en el libro, incluidos los nombres de los usuarios que los han realizado, los datos que se han eliminado o reemplazado y la informacin acerca de los cambios conflictivos.

uc da su r ep rod Ru gel. Pr ohibi Juan Sn ch ez

cin. Pr epar ado

pr odu cc in Proh ib ida su re he z Ruge l. p or Juan Snc

. Pr eparad o por

Pre par ado p or

cc in ida su re pr odu Ruge l. Proh ib Juan Snc he z

. Pr eparad o por

Juan Snchez

su reproduccin. Rugel. Prohibida

Com a ir e lib d t b jo con p rt l ro e ra a ot u a ros su rios


su reproduccin. Rugel. Prohibida

s s

Preparado por

Juan Snchez

s s

Juan Snchez Preparado por

Usar la misma versin de Excel Restriccin de comandos y operaciones Mltiples comentarios para celdas Conflictos por cambios en las mismas celdas

Preparado por

da su Rugel . Prohibi

reproduccin.

Preparado por

Juan Snchez su Rugel. Prohibida reproduccin.

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

65

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Microsoft Excel

Para compartir un libro 1. En el men Herramientas, haga clic en Compartir libro. Se abre el cuadro de dilogo Libro Compartido. 2. En la ficha Modificacin, seleccione la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros. 3. Haga clic en Aceptar. Cuando se le pida que confirme que desea guardar el libro, haga clic en Aceptar. Notas:

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Microsoft Excel

Curso Avanzado Aplicado a las Finanzas

Incluir hojas y grficos de Excel en otras aplicaciones

Exce y otra a lica e l s p cion s


n. su reproducci Rugel. Prohibida por Juan Snchez

por Juan Snchez

su r eproducci Rugel. Prohibida

s s

Hojas y grficos en documentos de Word o presentaciones de PowerPoint Incrustar Vincular

n. Preparado por Snchez Ruge l. Pre parado por Juan Prohibida su re produccin. Pr eparado

Juan Snc hez

su reproducc Rugel. Prohibida

in. Preparado

Para incluir el resultado de un clculo en el texto de un documento o de una diapositiva, puede copiarse una sola celda que contenga una frmula. Puede elegirse entre pegar nicamente los datos actuales en Word o en PowerPoint, o vincular la copia a los datos originales en Microsoft Excel. Si se vinculan los datos, la informacin copiada en Word o PowerPoint se actualizar siempre que cambien los datos originales en Microsoft Excel. Notas:

Preparado por: Lic.Sist. Juan Snchez Rugel

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Microsoft Excel

In crusta r
reproduc cin. su Rugel. Pr ohibida Juan Snchez Preparad o por in. su reprodu cc Rugel. P rohib ida

V la incu r
re pr oduccin . Preparado por Juan Snchez su Rugel. Prohibida r ep roduccin. a su Ruge l. Proh ibid

C u adr o de v e n tas adro d e P rime r T r ime str e stre


Ene E ne Fe b Fe M ar Ma

Informe de ventas

C uadro de v e ntas P rime r T rime stre r ime


E ne Ene Feb Fe b M ar r

Informe de ventas
8,8 05 .9 6 8,80 5. 96 6,6 27 .5 0 6,62 7. 50

Juan Snc he z

Ju an Snc he z

Ve n de d o r nde do
ado por ep roduccin. Prepar

Kii n g Ro b e rt K ng Ro b e
Prohibida su r Juan Snchez Rugel.

9,,751.45 7 75 1. 45 6,,415.55 8 41 5. 55

10,424.10 10,424.1 0 8,81 6. 85 8,816.8 5

6,62 7.50 6,627 .50 10,131.94 1 0,131 .94

S u y a m a M ich a e ll uyam ich a

S u y a m a M ich a e l ya

su reproduccin. gel. Pr ohibida Juan Sn ch ez Ru

K in g R o b e rt

Prepar ado por

Ca lla h a n L a u ra C a lla n L a ra

9,,006.50 8 00 6. 50

7,85 6. 70 7,856.7 0

8,80 5.96 8,805 .96

Ventas primer trimestre


12,000 12,000 10,000 10,000

d lare s

reproduccin. l. Proh ibid a su

d lar e s

dlare s

d lare dlare s

6,000 6,000 4,000 4,000

6,000 4,000 2,000 -

ccin. P rohib ida su reprodu

8,000 8,000

Las ventas durante el primer trimestre estuvieron afectadas porla crisis econmica que sufri el pas.
Ventas primer trimestre
12,000 10,000 8,000

Ve nde dor d or
C a ll a h a n L a u ra lla n ra

9,00 6.50 8,00 6.50 9,75 1.45 7,75 1.45 6,41 5.55 8,41 5.55

7,8 56 .70 7,85 6.70 10,4 24 .10 10,424.10 8,8 16 .85 8,81 6.85

10,1 31 .9 4 1 0, 13 1.94

Ventas primer trimestre primer trimestre


12,000 12,000 10,000 10,000

8,000 6,000 4,000 2,000 2,000 Ene Feb Mar

Juan Snchez Ruge

2,000 2,000 Ene Feb Mar

Juan Snc he z Rugel.

Las ventas durante el primer trimestre estuvieron afectadas porla crisis econmica que sufri el pas.
Ventas primer trimestre primer trimestre
12,000 12,000 10,000 10,000

Pr ep arado por

Pr eparado por

8,000 6,000 4,000 2,000 Ene Feb Mar

Pre parado por

Ene

Feb

Mar

Pre parado p or

C allahan Lau ra Callahan Lau ra

K ing Robert King R obert

S uya m a M ic hael uy am a M ic h ael

Callah an La ura

K ing R ob ert

S uy a m a M ic hae l

C al la ha n La u ra

K ing Ro be rt

S u y am a M ic ha el

Ca llah an Laura Callahan L aura

K in g Robert King R obert

S uy am a Michael Suyama M ich ael

Copiar celdas de hoja de clculo en un documento de Word o en una presentacin de PowerPoint 1. En la hoja de clculo, seleccione el rango que desee copiar y haga clic en Copiar. 2. Pase al documento de Word o a la presentacin de PowerPoint y haga clic en la posicin en que desee insertar las celdas. 3. En el men Edicin en Word o PowerPoint, haga clic en Pegado especial. Para pegar las celdas para que puedan cambiarse de tamao y colocarse como si fueran una imagen, haga clic en Objeto libro de Microsoft Excel 8.0. Para pegar las celdas en Word como una tabla que pueda cambiarse de tamao y a la que pueda darse formato, haga clic en Texto con formato (RTF). Para pegar las celdas como texto separado por tabulaciones, haga clic en Texto sin formato. Para mantener nicamente el resultado actual de la frmula, haga clic en Pegar. Para mantener la informacin copiada actualizada si cambian los datos originales en Microsoft Excel, haga clic en Pegar vnculo. Copiar un grfico de Microsoft Excel en un documento de Word o en una presentacin de PowerPoint 1. 2. 3. 4. 5. 6. En Microsoft Excel, haga clic en el grfico que desee copiar. Haga clic en Copiar . Pase al documento de Word o a la presentacin de PowerPoint. Haga clic en la posicin en que desee pegar el grfico. En el men Edicin en Word o PowerPoint, haga clic en Pegado especial. En el cuadro Como, haga clic en Objeto grfico de Microsoft Excel 8.0.

Si el grfico est basado en datos que es probable que cambien y desea que en el grfico se refleje la informacin actualizada, haga clic en Pegar vnculo. El grfico se pegar como un objeto vinculado. Si nicamente desea pegar la informacin reflejada en el grfico actual, haga clic en Pegar. El grfico se pegar como un objeto incrustado.

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