GALE REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE SUCRE ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS OFICINA DE CONTROL INTERNO ‘NIT: 8000-49826-0 — COD DANE: 70235 PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS - SUCRE OFICINA DE CONTROL INTERNO REMBERTO JAVIER AMELL HERNANDEZ Alcalde Municipal. VIGENCIA 2019. Jo el Cambio” Primero la paz 0 ~ tel, 289 30 20 Celular 3193244516 sucre,gov.co // Web: www.galeras-sucre.gov.co “Estamo: Calle 11 N° 12-2. e-mail: alcaldia@ga‘Vodane0e bo Poot GALER REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE SUCRE ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS, OFICINA DE CONTROL INTERNO- '8000-49826-0 — COD DANE: 70235 INTRODUCCION. La Oficina de Control Interno de la Alcaldia Municipal de Galeras - Sucre tiene establecido para la vigencia 2019, la realizacion de un plan de accién anual de auditorias, esto con la finalidad de evaluar el modelo estandar de control interno, en cuanto a la implementacién, continuidad y sostenibilidad de los respectivos sistemas. Asi mismo, tiene la responsabilidad de desarrollar auditorias que le permitan verificar y evaluar la conformidad del modelo estandar de control interno de la entidad, basado en los procesos mediante la aplicacién de criterios y principios de eficacia, eficiencia, economia, necesarios en lo relacionado con la aplicacién de la normatividad legal, procedimientos existentes, requisitos, controles, riesgos, etc., identificando las deficiencias o no conformidades del sistema para lograr que se tomen las acciones oportunamente y se propenda por el mejoramiento continuo. La oficina de control interno elaboré el manual de control interno, siendo este un documento guia para implementar, verificar y mejorar parte del Sistema de Control Interno de la Alcaldia de Galeras - Sucre suministrando la orientacion sobre los principios, la planea |, preparacién, ejecucién y elaboracién de informes de las auditorias internas Para la preparacién del plan de accién anual de auditorias se tuvo en cuenta principalmente, los procesos que muestran mayor riesgo, auditorias realizadas por la Contraloria Departamental de Sucre, entre otras. El plan de accién anual de auditorias para la vigencia 2019 considerara de primera parte los procesos con un mayor riesgo y de gran significancia para el logro de las metas y resultados plasmados en el plan de Desarrollo Municipal “Estamos Haciendo el Cambio”. “Estamos Haciendo el Cambio” Primero la paz Calle 11 N° 12-24 2° Piso — tel. 289 30 20 Celular 3193244516 e-mail: alcaldia@galeras-suere.gov.co // Web: www.galeras-sucre.gov.coGALE x. REPUBLICA DE COLOMBI SIO ‘Vatansso fo Past 6 DEPARTAMENTO DE SUCRE ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS, OFICINA DE CONTROL INTERNO. NIT: 8000-49826-0 - COD DANE: 70235 1. PRINCIPIOS En aras de consolidar un proceso auditor confiable y oportuno que apoye las politicas y controles de la gestion, se han tenido en cuenta algunos principios que brinden a las auditorias suficiencia y pertinencia. A continuacién se presentan los principios: a) Conducta Etica: El fundamento de la profesionalidad. La confianza, integridad, confidencialidad y discrecién son esenciales para auditar. b) Presentacién Ecuanime: La obligacién de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoria. Se informa de los obstaculos significativos encontrados durante la auditoria y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. ¢c) Debido cuidado profesional: La aplicacién de diligencia y juicio al auditar. El (los) auditor (es) proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempefian y la confianza depositada en ellos por el auditado y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria. Los principios a continuacién enunciados se refieren a la auditoria, la cual es por definicién independiente y sistematica. a) Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de la auditoria. El (los) auditor (es) es independiente de la actividad que es auditada y estan libres de sesgo y conflicto de intereses. El (los) auditor (es) mantiene una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoria para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoria estaran basados solo en la evidencia de la auditoria. “Estamos Haciendo el Cambio” Primero la paz Calle 11 N° 1224 2° Piso ~ tel. 289 30 20 Celular 3193244516 e-mail: alcaldia@galeras-sucre.gov.co // Web: www.galeras-sucte. gov.coRocidia do REPUBLICA DE COLOMBIA Senor ara Pofaecs fo Bet 6 DEPARTAMENTO DE SUCRE ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS, OFICINA DE CONTROL INTERNO NIT: 8000-49826-0 - COD DANE: 70235 b) Enfoque basado en la Evidencia: £1 método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiable y reproducible en un proceso de auditoria sistemético. La evidencia de la auditoria es verificable. Esta basado en muestras de la informacién disponible, ya que una auditoria se lleva a cabo durante un periodo de tiempo determinado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo esta estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoria. 2, OBJETIVO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA 2.2 GENERALES El propésito de! Plan es formular recomendaciones imparciales que propendan por el mejoramiento a partir de evidencias, soportes y criterios validos, sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, programas, proyectos, como los componentes establecidos en el nuevo modelo de integracion de planeacién y gestién del control interno MIPG. Asi mismo aportar elementos de juicio importantes a la alta direccién, apoyando la toma de decisiones necesarias para mejorar la gestion, corregir errores © iregularidades y mantener su orientacién al cumplimiento de su propésito general y Sus objetivos institucionales. De igual manera evaluar y verificar el cumplimiento de los procedimientos contenidos en los procesos misionales, de apoyo, de gestion y de evaluacién y control identificado en el sistema integrado de gestién para la calidad en la alcaldia del municipio de Galeras - Sucre vigencia 2019. “Estamos Haciendo el Cambio” Primero la paz Calle 11 N° 12-24 2° Piso ~tel. 289 30 20 Celular 3193244516 e-mail: alcaldia@galeras-sucre.gov.co // Web: www.galeras-sucte.gov.co‘Alasidia do ji REPUBLICA DE COLOMBIA. DEPARTAMENTO DE SUCRE ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS, OFICINA DE CONTROL INTERNO NIT: 8000-49826-0 - COD DANE: 70235, 2.3. ESPECIFICOS Y Brindar asesoramiento y realizar acompafiamiento, seguimiento, evaluacion y control a la gestién de los procesos y al cumplimiento de la entidad frente a sus planes, programas y proyectos. ¥ Obtener informacién y evidencias para emitir pronunciamientos acerca del funcionamiento de la Alcaldia Municipal para fundamentar el concepto sobre la gestion y el logro de resultados ¥ Propender para que las auditorias generen resultados eficaces y eficientes que permita a la administracién municipal y sus servidores tomar decisiones de forma oportuna. 3. ALCANCE DE LA AUDITORIA Inicia con la elaboracién del plan de accién anual de auditorias internas para la vigencia y termina con la presentacién de los resultados al responsable de cada proceso o Area auditada y al Alcalde Municipal con el fin de que los hallazgos, observaciones y recomendaciones sean incluidos en el plan de mejoramiento del proceso 0 del area Con base en la elaboracién del Plan Anual de Auditorias se trazan los lineamientos para que en el desarrollo de las auditorlas programadas se evaltien la totalidad de las Areas de la administracién, haciendo uso de las auditorias de Seguimiento, de indicadores, contratacién, y la ejecucién presupuestal Entre las técnicas de auditoria que se emplearan para desarrollar el Plan de Auditorias se encuentran las verbales ya que se entablaran didlogos en los que se “Estamos Haciendo el Cambio” Primero la paz Calle 11 N° 12-24 2° Piso —tel. 289 30 20 Celular 3193244516 e-mail: alcaldia@galeras-sucre.gov.co // Web: www.galeras-sucre.gov.co‘Alenia de REPUBLICA DE COLOMBIA GALES “SIAL aT ‘DouiDs00 fe Post 6 DEPARTAMENTO DE SUCRE ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS OFICINA DE CONTROL INTERNO- NIT: 8000-49826-0 - COD DANE: 70235 indagaré a los diferentes funcionarios sobre el desarrollo de sus funciones, pues se trata de tener una imagen clara de la integralidad del ente auditado. Pero la principal técnica de auditoria que se emplearé sera la inspeccién de los procesos y procedimientos que permitan establecer las falencias del ente y determinar los planes de mejoramiento que permitan minimizar las debilidades encontradas por los entes de control al momento de la realizacion de las Auditorias Integrales. El proceso auditor incluye los siguientes factores: 1, Factor de cumplimiento: Se verificara el acatamiento de la Alcaldia municipal de Galeras - Sucre a las normas constitucionales, legales reglamentarias, jurisprudencia y de autorregulacién que le son aplicables. 2. Factor Estratégico: Serd auditado el logro de los objetivos misionales, en lo telacionado al proceso mediante el cual se evaltia y monitorea el desemperio de los sistemas gerenciales de la Administracion Municipal. 3. Gestién de resultados: Seran verificadas las actividades relativas al proceso de gestién de la Alcaldia municipal, con el fin de determinar el grado de econor eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medicién e informacién sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadania o partes interesadas. Entre las técnicas de auditoria que se emplearan para ejecutar el Plan de accion anual de Auditorias se encuentran, las verbales ya que se entablaran didlogos en los que se indagara a los diferentes funcionarios sobre el desarrollo de sus funciones, pues se trata de tener una imagen clara de la integralidad del proceso auditado. Del mismo modo se aplicaran encuestas y cuestionarios que almacenen en medio fisico la informacion recolectada. Se recurrira también a la observacion de actividades, a la revisién selectiva de documentos y a la comparacién de lo ‘expresado verbalmente con lo existente, para asi determinar la veracidad, exactitud, “Estamos Haciendo el Cambio” Primero la paz Calle 11 N° 12-24 2° Piso ~ tel. 289 30 20 Celular 3193244516 e-mail: alcaldia@galeras-suct gov.co // Web: www.galeras-sucre.gov.coi otanene lo Poot 6 Alecidla 6, -. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE SUCRE ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS. OFICINA DE CONTROL INTERNO- NIT: 8000-49826-0 - COD DANE: 70235, existencia y legitimidad de los documentos. Pero la principal técnica de auditoria que se empleara seré la inspeccin de los procesos y procedimientos que permitan establecer las falencias de la entidad y determinar los planes de mejoramiento que permi itan minimizar las debilidades y amenazas. 4, RESPONSABLES Es responsabilidad de la aplicacién de este Plan, la Oficina de Control Interno en cuanto a las auditorias de Gestién de Control interno administrativo. Pero la responsabilidad de la presentacién y ejecucién de los Planes de Mejoramiento derivados de cada proceso auditor es de los Secretarios de Despacho y/o Jefes de oficins a. 5. GLOSARIO v AUDITORIA: Proceso sistematico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensién en que se cumplen los criterios de auditoria. AUDITADO: Organizacién 0 proceso al que se le realiza una auditoria. AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria, el cual debe ser diferente del personal que realiza el trabajo. CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de politicas, procedimientos 0 requisitos que se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. CONCLUSIONES DE AUDITORIA: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria “Estamos Haciendo el Cambio” Primero la paz Calle 11 N° 12-24 2° Piso ~ tel. 289 30 20 Celular 3193244516 e-mail: alcaldia@galera ov.co // Web: www.galeras-suere.gov.co‘Aleahdla 60 REPUBLICA DE COLOMBIA. Siar Dotansce In Past 6 DEPARTAMENTO DE SUCRE ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS, OFICINA DE CONTROL INTERNO NIT: 8000-49826-0 — COD DANE: 70235 ¥ EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacion que ‘son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. ¥ INSPECCION: Evaluacién de la conformidad por medio de observacién y dictamen, acompafiada cuando sea apropiado por medicién, ensayo, prueba ‘© comparacién con patrones. ¥ PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o més auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propdsito especifico, ¥ PLAN DE AUDITORIA: Descripcién de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria. ¥ HALLAZGOS DE AUDITORIA: Resultados de la evaluacién de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria ¥ CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. v NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. ¥ ACCION PREVENTIVA: Accién tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacién potencialmente indeseable. ¥ ACCION CORRECTIVA: Accién tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacién indeseable. 6. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Los pasos a seguir para desarrollar el presente plan de accién anual de auditoria son los siguientes: “Estamos Haciendo el Cambio” Primero la paz Calle 11 N° 12-24 2° Piso ~ tel. 289 30 20 Celular 3193244516 @galeras-suere.gov.co // Web: www.galeras-sucte.gov.co e-mail: alcaldiaREPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE SUCRE ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS OFICINA DE CONTROL INTERNO INIT; 8000-49826-0 - COD DANE: 70235 ¥ Formular y aprobar el Plan de accién anual de Auditorias Internas para los procesos y areas de la organizacién. v Preparar las actividades propias de la auditoria, elaborar el instrumento de verificacion. ¥ Desarrollar las actividades descritas en el plan aprobado de auditorias internas (en este caso seran responsables los auditores internos preparados por la entidad), acorde la naturaleza del drea o proceso a auditar. Tener en cuenta la reunion de apertura, desarrollo de entrevista y recolecci6n de hallazgos 0 no conformidades. Y Realizar reunién de cierre de auditoria y recoger firma del Auditado en el registro de los hallazgos 0 no conformidades para las auditorias internas. Y Elaborar el informe preliminar que consolida los hallazgos 0 no conformidades identificados en la auditoria del proceso. ¥ Presentar el informe preliminar de auditoria al responsable del proceso 0 el jefe del Area auditada, asi como al Alcalde Municipal, a este ultimo para el caso de las auditorias de control interno. Y La Oficina de Control Interno elaboraré el informe final de auditoria e incluiré las recomendaciones ante el responsable del proceso o del area auditada, y al Alcalde Municipal Y Consolidar el informe general de auditoria con los hallazgos, observaciones y recomendaciones y presentarlo al Alcalde Municipal. ¥ Organizar y archivar los papeles de trabajo que fundamentaron y respaldaron la labor de la auditoria efectuada. “Estamos Haciendo el Cambio” Primero la paz Calle 11 N° 12-24 2° Piso — tel. 289 30 20 Celular 3193244516 e-mail: alcaldia@ galeras-sucre.gov.co // Web: www.galeras-sucre.gov.co‘Detane00 to Post ‘Aleettis de REPUBLICA DE COLOMBIA. GAL tk i i$ & DEPARTAMENTO DE SUCRE ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS, OFICINA DE CONTROL INTERNO. NIT: 8000-49826-0 - COD DANE: 70235 * Solicitar los planes de mejoramiento con base en los hallazgos 0 no conformidades de la auditoria. ‘+ Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento presentados, a la implementacién de recomendaciones y acciones correctivas resultado de la auditoria * Cuando se verifique la correccién de una no conformidad reportar el cierre de la misma a la Oficina de Control Interno. * Archivar la documentacién producto de la auditoria. * Preparar el siguiente plan de auditoria e incluir el seguimiento a la implementacién de las recomendaciones emitidas seguin el resultado de la auditoria anterior y los cierres reportados por los auditores. * Comunicar al responsable del rea/proceso la fecha programada para realizar la auditoria, en concordancia con el programa y plan aprobado. * Revision preliminar en la Oficina de Control Interno de la documentaci6n que servira de referente para conocer el area/proceso: donde se va realizar la auditoria. 7. TIEMPO La ejecucién del Plan anual de Auditorias se iniciara a partir del mes de Abril de 2014 y finalizara el mes de Diciembre del mismo afio, periodo en el cual se realizaran las respectivas auditorias programadas “Estamos Haciendo el Cambio” Primero la paz Calle 11 N°) 4 2° Piso — tel. 289 30 20 Celular 3193244516 e-mail: alcaldia@galeras-suc gov.co // Web: www. galeras-suere.gov.coetl i REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE SUCRE ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS OFICINA DE CONTROL INTERNO N ITT: 8000-49826-0 — COD DANE: 70235, 8. CRONOGRAMA GENERAL DE AUDITORIA. Se anexa 1 folio correspondiente al cronograma de auditoria de los temas a auditar en la presente vigencia 2019. Elaboro: ASIN eles CARLOS ANDRES PAYARES LUNA Jefe de Control Interno “Estamos Haciendo el Cambio” Primero la paz Calle 11 N° 12-24 2° Piso — tel. 289 30 20 Celular 3193244516 e-mail: alcaldia@galeras-suere.gov.co // Web: www.gale Sucre gov.co