CDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO

TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO......................................................................................................... 3 PRESENTACIN......................................................................................................................... 7 TTULO PRELIMINAR................................................................................................................. 8 DISPOSICIONES GENERALES.................................................................................................. 8 1 OBJETIVO DEL CDIGO........................................................................................................8 2 MBITO DE APLICACIN........................................................................................................8 TTULO I: IDENTIFICACIN DE LA CORPORACIN................................................................9 1 NATURALEZA...........................................................................................................................9 2 OBJETO SOCIAL......................................................................................................................9 TTULO II: MARCO DE ACTUACIN........................................................................................10 CAPTULO I: MARCO DE REFERENCIA CORPORATIVO......................................................10 1 MISIN.....................................................................................................................................10 2 VISIN Y PRINCIPIOS ETICOS .....................................................................................10 3 VALORES................................................................................................................................10 4 POLTICAS..............................................................................................................................10 5 CULTURA DE CALIDAD.........................................................................................................12 CAPTULO II: PORTAFOLIO DE PRODUCTOS, SERVICIOS E INGRESOS..........................12 1 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS....................................................................12 1.1 CANALES DE ENTREGA DE SERVICIO.............................................................................12 2 INGRESOS..............................................................................................................................12 2.1 APORTES DEL 4%, SOBRE LA NMINA REALIZADOS POR LOS EMPLEADORES PARA EL SUBSIDIO FAMILIAR............................................................................................................12 CAPTULO III: DE LOS RIESGOS.............................................................................................14 1 REAS Y RGANOS INVOLUCRADOS EN LA GESTIN INTEGRAL DE RIESGOS 14 TTULO III: DE LA CORPORACIN Y SU GOBIERNO............................................................14 CAPTULO I: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL...................................................................14 CAPTULO II: RGANOS DE DIRECCIN...............................................................................14 1 ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS. ..............................................................................14 1.1 REUNIONES.........................................................................................................................14 1.2 QURUM..............................................................................................................................15 1.3 FUNCIONES Y ATRIBUCIONES..........................................................................................15 1.4 ACTAS..................................................................................................................................15 CAPITULO III : ORGANOS DE ADMINISTRACIN. ...............................................................16 1 CONSEJO DIRECTIVO...........................................................................................................16 1.1 ELECCIN............................................................................................................................16 1.2 REUNIONES.........................................................................................................................16 1.3 QURUM..............................................................................................................................16 1.4 FUNCIONES Y ATRIBUCIONES..........................................................................................17 1.5 REMUNERACIN.................................................................................................................18 1.6 ACTAS..................................................................................................................................18 2 DIRECTOR ADMINISTRATIVO. .............................................................................................18 2.1ELECCIN.............................................................................................................................18 2.2 REMUNERACIN................................................................................................................18 2.3 FUNCIONES.........................................................................................................................18 3 DIVISIONES Y DEPARTAMENTOS.......................................................................................19 3.1 DE LAS DIVISIONES...........................................................................................................19 3.2 DE LOS DEPARTAMENTOS...............................................................................................20 4 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES POR PROCESOS..................................................20 CAPTULO IV: PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIN Y GESTIN DEL DESEMPEO DEL PERSONAL DE LA CAJA..........................................................................20 1 SELECCIN...............................................................................................................................20 1.1 RECLUTAMIENTO...............................................................................................................20 1.2 ENTREVISTAS DE SELECCIN.........................................................................................20 1.3 VINCULACIN DEL CANDIDATO........................................................................................20 1.4 INDUCCIN..........................................................................................................................21

2 GESTIN DEL DESEMPEO.................................................................................................21 2.1 CONCERTACIN DE METAS..............................................................................................21 2.2 SEGUIMIENTO.....................................................................................................................21 2.3 EVALUACIN.......................................................................................................................21 CAPTULO V: CRITERIOS DE REMUNERACIN....................................................................22 1 SALARIOS...............................................................................................................................22 2 BENEFICIOS............................................................................................................................22 TTULO IV: DE LA CONDUCTA DE LA ADMINISTRACIN...................................................22 CAPTULO I: MECANISMOS PARA FIJAR, EVALUAR Y VERIFICAR LOS RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE LOS ADMINISTRADORES.................................22 CAPTULO II: DEL CONTROL..................................................................................................22 1 CONTROLES EXTERNOS.....................................................................................................22 1.1 REVISORA FISCAL............................................................................................................22 1.1.1 Nombramiento...................................................................................................................22 1.1.2 Requisitos..........................................................................................................................22 1.1.3 Remuneracin..................................................................................................................23 1.1.4 Funciones..........................................................................................................................23 1.1.5 Responsabilidades.............................................................................................................23 1.1.6 Inhabilidades e Incompatibilidades...................................................................................23 1.2 SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR. ...........................................................24 2 CONTROLES INTERNOS......................................................................................................24 2.1 CONSEJO DIRECTIVO. ......................................................................................................24 2.2 AUDITORIA INTERNA.........................................................................................................24 2.3 COMIT DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO.........................................................24 TTULO V. DE LAS RELACIONES ENTRE COLSUBSIDIO Y SUS VINCULADAS.................25 CAPTULO I: DE LAS RELACIONES ECONMICAS ENTRE COLSUBSIDIO Y SUS VINCULADAS.............................................................................................................................25 TTULO VI: DE LOS AFILIADOS...............................................................................................25 CAPTULO I: DERECHOS Y OBLIGACIONES........................................................................25 1 TRATO EQUITATIVO.............................................................................................................25 2 CONVOCATORIA DE ASAMBLEA.........................................................................................25 3 IDENTIFICACIN DE LOS AFILIADOS. ...............................................................................26 4 OFICINA DE ATENCIN A LOS AFILIADOS........................................................................26 5 CUMPLIMIENTO DEL CDIGO..............................................................................................26 TTULO VII: DE LOS PROVEEDORES......................................................................................26 CAPTULO I: EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN DE LOS PROVEEDORES...26 CAPTULO II: VNCULOS JURDICOS ENTRE PROVEEDORES, COMPRADORES, AFILIADOS, RGANOS DIRECTIVOS Y DE ADMINISTRACIN............................................27 TTULO VIII: CONFLICTOS DE INTERS.................................................................................27 CAPITULO I: DEFINICION CAPTULO II: MANEJO DE LOS CONFLICTOS DE INTERS................................................27 1 En La Contratacin De Personal..........................................................................................27 2 En La Actuacin De Los Funcionarios.................................................................................27 3 En Las Relaciones Con Los Proveedores............................................................................27 CAPTULO III: RESOLUCIN DE CONFLICTOS......................................................................28 TTULO IX: DE LA INFORMACIN..........................................................................................28 CAPTULO I: ESTNDARES DE INFORMACIN....................................................................28 CAPTULO II: MEDIOS DE INFORMACIN.............................................................................28 TITULO X: ESTNDARES DE SEGUIMIENTO, MEDICIN E INDICADORES DEL CDIGO DE BUEN GOBIERNO

TITULO XI: DIVULGACIN Y CONSULTA..............................................................................28

PRESENTACIN El tema del buen gobierno corporativo es de especial importancia para el sistema del subsidio familiar pues fue precisamente con apoyo en la Ley 789 de 2002, que se estableci como requisito para las Cajas de Compensacin Familiar. COLSUBSIDIO, consciente de la importancia que tienen las prcticas de buen gobierno corporativo, ha adoptado el presente Cdigo, que compila los distintos mecanismos e instrumentos mediante los cuales la Corporacin garantiza una gestin transparente de todas las actividades relacionadas con el desarrollo de su objeto social y asegura el respeto por los empleadores afiliados, trabajadores beneficiarios, proveedores y empleados. El texto del Cdigo de Buen Gobierno Corporativo se encuentra disponible para consulta de sus trabajadores, clientes, empleadores afiliados, trabajadores beneficiarios y del pblico en general en la pgina Web de la Corporacin www.colsubsidio.com As mismo, este se encuentra disponible en la Secretara General de la Caja, ubicada en la Calle 26 No. 25-50, Piso 9 de la ciudad de Bogot.

TTULO PRELIMINAR DISPOSICIONES GENERALES 1 Objetivo Del Cdigo El objetivo del presente Cdigo es compilar las polticas, normas, sistemas y principios ticos que orientan las actuaciones de Colsubsidio y de todas las personas vinculadas con ella, con el fin de preservar la integridad tica institucional, asegurar la adecuada administracin de sus asuntos, el respeto por los empleadores afiliados, por los trabajadores beneficiarios, por la comunidad, asegurando una adecuada prestacin de los servicios de la institucin y el conocimiento pblico de su gestin.

mbito De Aplicacin El presente Cdigo aplica a todas las actuaciones del Consejo Directivo, el Director Administrativo, los Jefes de Divisin, los Jefes de Departamento, Jefes de rea, Empleados, Contratistas, Proveedores, trabajadores beneficiarios y empleadores afiliados de Colsubsidio, con el fin de que la actuacin de la organizacin se ajuste a los principios ticos y prcticas de buen manejo corporativo. TTULO I: IDENTIFICACIN DE LA CORPORACIN 1 Naturaleza La Caja Colombiana de Subsidio Familiar, COLSUBSIDIO, es una persona jurdica de derecho privado, sin nimo de lucro, organizada como Corporacin, cumple funciones de proteccin y seguridad social y se halla sometida al control y vigilancia del Estado, en la forma establecida por la Constitucin Nacional y las leyes de la Repblica. Su personera jurdica le fue reconocida por Resolucin nmero 3.286 del 4 de diciembre de 1957 del Ministerio de Justicia. Objeto Social Lo constituye el recaudo y administracin de la prestacin social subsidio familiar, as como todas las actividades relacionadas con sus servicios, la proteccin y la seguridad social, conforme con las disposiciones que regulen cada materia.

TTULO II: MARCO DE ACTUACIN CAPTULO I: MARCO DE REFERENCIA CORPORATIVO 1 Misin En Colsubsidio trabajamos en conjunto con los empleadores, los trabajadores y el Estado, por el mejoramiento integral de las condiciones de vida de la poblacin y el desarrollo de una sociedad ms solidaria, armnica y equitativa. MS FAMILIAS VIVIENDO MEJOR. 2 Visin y Principios ticos Ser la organizacin preferida por los empleadores, los trabajadores, el Estado y la poblacin en general por nuestro liderazgo en la formulacin y gestin de polticas y programas sociales dentro del marco de la proteccin y la seguridad social. 3 Valores Respeto al ser humano y sus derechos. Estamos comprometidos en la construccin y preservacin de condiciones de vida dignas. Honestidad. Somos coherentes con nuestra razn de ser, actuamos dentro de la verdad, con honradez, responsabilidad y total transparencia. Solidaridad. Buscamos la prctica de la mutua ayuda entre las personas, apoyamos a los grupos menos favorecidos para que puedan mejorar su calidad de vida. Equidad. Buscamos el bienestar sin discriminacin alguna, proporcionando igualdad de oportunidades. 4 Polticas 1. Orientamos nuestros servicios y programas a la poblacin con base en las siguientes prioridades: afiliados de menores ingresos, dems afiliados, afiliados a las asociadas, poblacin de menores recursos y poblacin en general. 2. Trabajamos por el mejoramiento de las condiciones de vida de la poblacin en los campos social, psicolgico, espiritual, biolgico y productivo, en forma integral y perdurable. 3. Trabajamos por el logro de una conciencia solidaria que propenda por el desarrollo de una sociedad ms armnica y equitativa. 4. Somos proactivos y oportunos en la formulacin y desarrollo de polticas sociales. 5. Participamos en todos los campos de la proteccin y la seguridad social. 6. Trabajamos en equipo y generamos sinergias entre nuestros servicios como ventaja competitiva. 7. Realizamos alianzas para el cumplimiento de nuestra misin. 8. Generamos confianza ante el Estado por la efectividad y transparencia de nuestra gestin. 9. Demostramos a los empleadores los beneficios de su inversin para el bienestar social de los trabajadores, sus familias y la poblacin en general. 10. Mantenemos con las empresas afiliadas permanentes relaciones que nos permitan optimizar el cumplimiento de nuestro objetivo social. 11. Competimos de manera abierta y transparente en la oferta de Cajas de compensacin.

12. Establecemos subsidios razonables y fijamos precios y tarifas competitivas y acordes con los segmentos de la poblacin que atendemos. 13. Optimizamos directamente o en asocio con terceros nuestra infraestructura y la utilizacin mxima de la capacidad instalada. 14. Prestamos servicios que cumplen con estndares de calidad, precio, vigencia y competitividad de cada mercado. 15. Buscamos inversiones rentables financieramente y fuentes de recursos adicionales que faciliten nuestra gestin social, en concordancia con los valores de la organizacin. 16. Creamos condiciones para que los trabajadores de Colsubsidio tengamos vocacin de servicio, conciencia social, sentido de pertenencia y orientacin hacia el cliente. 17. Compartimos informacin internamente de manera responsable, oportuna y Veraz. 18. Somos flexibles al cambio y promovemos la innovacin permanente. 19. Diseamos e implementamos productos y servicios con base en estudios previos de necesidades del cliente, conocimiento de la competencia y viabilidad. 20. Evaluamos nuestros productos y servicios con indicadores de satisfaccin del cliente, cobertura, calidad, impacto, gestin y financieros. 21. Mantenemos disciplina financiera basada en la planeacin, control, racionalizacin del gasto y seguimiento a travs de un sistema integral de indicadores. 22. Construimos infraestructura de acuerdo con estndares de eficiencia, agilidad, calidad y economa, teniendo en cuenta las necesidades del cliente. 23. Trabajamos con estructuras administrativas flexibles y procesos giles orientados al cliente. 24. Contribuimos a la preservacin y mejoramiento del medio ambiente. 25. Actuamos de forma coherente con nuestro direccionamiento estratgico.

5 Cultura De Calidad En Colsubsidio estamos comprometidos permanentemente con la satisfaccin de las necesidades de nuestros clientes mediante el diseo y suministro de productos y servicios de calidad y el cumplimiento de nuestra oferta de servicio. Esto lo logramos a travs de un excelente trabajo en equipo, que se refleja en la efectividad, mejoramiento e innovacin de los procesos, contribuyendo as a mantener una organizacin de alto desempeo. CAPTULO II: PORTAFOLIO DE PRODUCTOS, SERVICIOS E INGRESOS 1 Portafolio De Productos Y Servicios El subsidio familiar es una prestacin social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporcin al nmero de personas a cargo y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas econmicas que representa el sostenimiento de la familia como ncleo bsico de la sociedad. La Caja Colombiana de Subsidio Familiar, COLSUBSIDIO, presta los servicios que le permite la ley, tales como, la salud, el mercadeo, la educacin, la vivienda, el crdito, la recreacin y la cultura, as como todas las dems actividades, dentro del marco de la Proteccin y la Seguridad Social. 1.1 Canales De Entrega De Servicio Los canales de entrega de los productos que ofrece COLSUBSIDIO, permiten a los afiliados el acceso al ms amplio portafolio de servicios sociales, as como la facilidad y la consulta de los mismos. El Departamento de Servicio al cliente bajo la responsabilidad de la Divisin Comercial, administra y garantiza el cumplimiento de las polticas de atencin al cliente, establecidas para cada uno de los servicios de la Caja. Adems del correo tradicional, Colsubsidio cuenta con canales, tales como Internet, la Central de Llamadas, el Call Center y los distintos Centros Integrales de Servicios que la Caja posee en Bogot y en el Departamento de Cundinamarca. 2 Ingresos COLSUBSIDIO, en su calidad de Caja de Compensacin, obtiene ingresos en virtud del desarrollo de todas las actividades que lleva a cabo; igualmente, mediante el cobro de tarifas diferenciales y progresivas, as como el recaudo y la administracin de los aportes a la nmina pagados por parte de los empleadores. 2.1 Aportes Del 4%, Sobre La Nmina Realizados Por Los Empleadores Para El Subsidio Familiar. Los aportes hechos por los empleadores a la Caja, se distribuyen segn lo establecido en la ley para los diferentes fondos, a saber: el Fondo de Vivienda de Inters Social, (FOVIS), el Fondo para la Atencin Integral a la Niez y la Jornada Complementaria (FONNIEZ), la apropiacin para el Rgimen Subsidiado de Salud, (FOSYGA) y el Fondo para la Promocin al Empleo y Proteccin al Desempleo (FONEDE). De igual forma, la Caja destina recursos al subsidio en dinero (CUOTA MONETARIA) y apropia el porcentaje de gastos de administracin, las reservas legales del caso, as como los subsidios en servicios permitidos en la ley. Todo lo anterior de acuerdo con los porcentajes establecidos en las disposiciones que regulan la materia.

CAPTULO III: DE LOS RIESGOS 1 reas y rganos Involucrados En La Gestin Integral De Riesgos. El Consejo Directivo de Colsubsidio, es el responsable de adoptar los mecanismos que permitan identificar, medir, monitorear y divulgar los riesgos a los que se enfrenta la Corporacin en relacin con el desarrollo de su actividad. En virtud de dicha responsabilidad, el Consejo podr designar un Comit Externo de Riesgo, el cual tendr como funciones, analizar, evaluar y decidir sobre la gestin y administracin de riesgos y presentar ante el Consejo los informes y las recomendaciones para estudio de este. Igualmente, la administracin y la alta gerencia de la Caja, se encuentran informadas de la gestin integral de riesgos y son partcipes de las recomendaciones que en dicha materia tome este comit.

TTULO III: DE LA CORPORACIN Y SU GOBIERNO CAPTULO I: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La siguiente es la estructura organizacional al interior de la Corporacin.
ORGANIGRAMA GENERAL
ASAMBLEA

CONSEJO DIRECTIVO REVISOR FISCAL DIRECCION ADMINISTRATIVA

SUBDIRECTOR AUDITORIA INTERNA PLANEACION

DEPARTAMENTO INVESTIGACIONES SOCIALES DEPARTAMENTO DESARROLLO ESTRATEGICO

OFICINA JURIDICA Y SECRETARIA GENERAL

DIVISION VIVIENDA

DIVISION RECREACION Y TURISMO

DIVISION EDUCACION Y CULTURA

DIVISION SALUD

DIVISION MERCADEO SOCIAL

DIVISION COMERCIAL

DIVISION FINANCIERA

DIVISION OPERACIONES Y TESORERIA

DIVISION GESTION HUMANA Y CALIDAD

DIVISION TECNOLOGIA INFORMATICA

DIVISION INFRAESTRUCTURA

DEPARTAMENTO JURIDICO

DEPARTAMENTO DE HOTELERIA

DEPARTAMENTO EDUCACION FORMAL

DEPARTAMENTO ASEGURAMIENTO DE CALIDAD GERENCIA GESTION DE SERVICIOS

GERENCIA COMERCIAL SUPERMERCADOS DEPARTAMENTO VENTAS DEPARTAMENTO VENTAS INSTITUCIONALES GERENCIA COMERCIAL MEDICAMENTOS DEPARTAMENTO VENTAS INSTITUCIONALES DEPARTAMENTO CANALES COMERCIALES GERENCIA DEPARTAMENTO EFICIENCIA OPERATIVA DEPARTAMENTO LOGISTICA

GERENCIA DE MERCADEO GERENCIA DEPARTAMENTO INNOVACION Y ESTRATEGIA DEPARTAMENTO SERVICIOS DE MERCADEO GERENCIA DE VENTAS

DEPARTAMENTO PRESUPUESTO Y COSTOS

DEPARTAMENTO CREDITO SOCIAL

DEPARTAMENTO CALIDAD

DEPARTAMENTO SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA TI

DEPARTAMENTO GERENCIA EPSS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

DEPARTAMENTO TECNICO

DEPARTAMENTO RECREACION Y DEPORTES

DEPARTAMENTO EDUCACION CONTINUADA

DEPARTAMENTO RIESGOS E INVERSIONES

DEPARTAMENTO FACTURACION, RECAUDO Y CARTERA

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

DEPARTAMENTO CONSTRUCCIONES Y OBRAS

DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTO RESTAURANTES Y CAFETERIAS

DEPARTAMENTO CULTURA Y BIBLIOTECAS

DIRECCION CLINICAS

DEPARTAMENTO CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO FORMACION Y DESARROLLO

DEPARTAMENTO SEGURIDAD

COORDINADORES DE ZONA

DEPARTAMENTO VENTA ESPECIALIZADA DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO EMPRESAS GERENCIAS CENTROS DE SERVICIO DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE AFILIADOS DEPARTAMENTO SERVICIO AL CLIENTE

DEPARTAMENTO FONDOS E INVERSIONES

DEPARTAMENTO SELECCIN DE PERSONAL

DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO

COORDINADORES CENTROS MEDICOS 2 NIVEL

FIRMA DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Mayo 28 2.008

DEPARTAMENTO MARKETING

DEPARTAMENTO NUEVOS NEGOCIOS

CAPTULO II: RGANOS DE DIRECCIN 1 Asamblea General De Afiliados. La Caja Colombiana de Subsidio Familiar COLSUBSIDIO, ser administrada y dirigida por la Asamblea General, por el Consejo Directivo y por el Director Administrativo, as como por todo otro rgano o cargo especializado creado por la Asamblea General o por el Consejo Directivo, de acuerdo con las conveniencias de la Institucin. La Asamblea General estar integrada por todos los empleadores miembros o afiliados a la institucin que se hallen en pleno goce de los derechos que su calidad les otorga.

1.1 Reuniones Las reuniones ordinarias de la Asamblea General, tendrn lugar en el primer semestre de cada ao, en fecha, hora y lugar fijados por el Consejo Directivo y en su defecto por el Director Administrativo. La convocatoria para las reuniones de la Asamblea General, ordinarias o extraordinarias, se har por lo menos con diez (10) das hbiles de anticipacin, por medio de aviso publicado en un diario de amplia circulacin en la ciudad de Bogot o por notificacin escrita, a todos los afiliados, remitida a la direccin que tengan registrada en la Institucin. La convocatoria debe indicar el proyecto del Orden del Da, el sitio, la fecha y la hora de la reunin, la forma y trminos para presentacin de poderes, inscripcin de candidatos e inspeccin de libros y documentos, as como la fecha lmite para pago de quienes deseen ponerse a paz y salvo con la Corporacin para efectos de la Asamblea.

Las reuniones extraordinarias se realizarn por convocatoria que haga el Consejo Directivo, el Director Administrativo, el Revisor Fiscal o por solicitud escrita de un nmero plural de afiliados que represente por lo menos una cuarta parte del total de los miembros hbiles de la Corporacin. El Superintendente del Subsidio Familiar, podr convocar a una reunin extraordinaria de la Asamblea General de la Caja cuando a su juicio se presenten circunstancias que as lo ameriten. 1.2 Qurum Habr qurum para las reuniones ordinarias o extraordinarias de la Asamblea General de Afiliados con la concurrencia de un numero plural de personas que represente por lo menos el 25% de los votos totales a que tienen derecho los empleadores hbiles afiliados, segn lo especificado en el artculo 23 de los estatutos de la Corporacin. Transcurridos sesenta (60) minutos, contados a partir de la hora exacta fijada para la reunin, si no se logra formar qurum para deliberar la asamblea sesionar vlidamente y podr adoptar decisiones con cualquier nmero plural de afiliados hbiles presentes. 1.3 Funciones y Atribuciones Son funciones de la Asamblea General de Afiliados elegir los cinco representantes principales y los cinco suplentes que integran el Consejo Directivo como representantes de los empleadores y fijarles la asignacin correspondiente; nombrar para perodos de tres aos y remover con justa causa, al Revisor Fiscal y a su suplente y sealarles su asignacin; crear los organismos tcnicos o asesores que se requieran para la buena marcha de la Corporacin; examinar, aprobar u objetar las cuentas, balances y estados financieros que el Consejo Directivo presente despus de cada ejercicio presupuestal; considerar los informes generales y especiales que presente el Director Administrativo; decretar la liquidacin y disolucin de la Corporacin con sujecin a las normas estatutarias legales y reglamentarias que rijan sobre el particular; velar como mximo rgano de la Corporacin por el cumplimiento de los principios del Subsidio Familiar, de la Proteccin y la Seguridad Social, as como del cumplimiento de la ley y de las

orientaciones y directrices que en este sentido seale el Gobierno Nacional por intermedio de sus organismos competentes en esa materia; las que naturalmente correspondan como suprema entidad directiva de la Corporacin, siempre que no estn expresamente atribuidas a otro organismo o funcionario y las dems que le asignen las normas legales o los estatutos. 1.4 Actas Todas las reuniones, resoluciones, deliberaciones, decisiones, elecciones y dems trabajos de la Asamblea General, se harn constar en un libro de Actas que firmarn el Presidente de la Asamblea y el Secretario. Cada acta deber ser aprobada bien sea por la misma Asamblea o por comisin especialmente designada, para tal efecto, por la Presidencia de la Asamblea, designacin que tendr que recaer en personas que hayan asistido a la reunin y que deber ser ratificada por la mayora absoluta de los empleadores all representados. La Comisin deber aprobar el Acta dentro de los diez (10) das siguientes a la Asamblea. Cada Acta se encabezar con el nmero de orden correspondiente y deber indicar el lugar, la fecha y la hora de la reunin; la forma de convocatoria; el nmero de miembros o afiliados hbiles presentes, con indicaciones de los casos de representacin; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas; las proposiciones aprobadas, negadas o aplazadas, con indicacin del nmero de votos emitidos a favor, en contra, en blanco o nulos; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunin; las designaciones efectuadas; la fecha y hora de terminacin, y en general, todas las circunstancias que suministren una informacin clara y completa sobre el desarrollo de la Asamblea.

CAPITULO III: ORGANOS DE ADMINISTRACIN. 1 Consejo Directivo El Consejo Directivo es la mxima autoridad ejecutiva y estar integrado por cinco (5) miembros principales, con sus respectivos suplentes, en representacin de los empleadores afiliados y cinco (5) miembros principales, con sus respectivos suplentes, en representacin de los trabajadores. Todos los miembros tendrn iguales derechos y obligaciones, pero los Consejeros Suplentes solo actuarn en las reuniones del Consejo Directivo, en ausencia del respectivo principal. 1.1 Eleccin Los miembros del Consejo Directivo, representantes de los empleadores afiliados, sern elegidos por la Asamblea General, para perodos de tres aos que se inician el 1 de julio y su eleccin se har mediante el sistema de cuociente electoral, de acuerdo con lo establecido en el Artculo 26 de los Estatutos. Los miembros principales y suplentes del Consejo Directivo, representantes de los trabajadores sern escogidos por el Ministerio de la Proteccin Social de listas que le pasarn las Centrales Obreras con personera jurdica reconocida y de los listados enviados por la Caja de los trabajadores no sindicalizados. Podrn pertenecer al Consejo Directivo de la Caja en representacin de los trabajadores y de los empleadores, todos los afiliados a sta sin lmite de salario. 1.2 Reuniones El Consejo Directivo se reunir por lo menos una vez por mes y cuando sea convocado por su presidente o por tres de sus miembros, o por el Revisor fiscal o por el Director Administrativo. Adems cada vez que sean convocadas las reuniones, se efectuarn en el domicilio social o en el lugar que, para casos especiales acuerde el mismo Consejo. El Consejo designar a uno de sus miembros como Presidente y a otro como Vicepresidente para periodos de un ao.

Al iniciar cada semestre se entregar a los miembros del consejo el calendario de reuniones para el respectivo semestre. La agenda de la reunin se informar conforme lo establecido en los Estatutos. El Director Administrativo tendr voz, pero no voto en todas las sesiones del Consejo Directivo y podr ejercer las funciones de Secretario del mismo, salvo que el Consejo designe otra persona, cuando lo estime necesario. 1.3 Qurum Constituir qurum en las sesiones del Consejo Directivo la presencia de la mitad ms uno del total de sus miembros principales o de los suplentes que hagan sus veces.

1.4 Funciones y Atribuciones El Consejo Directivo tendr, de manera especial, las siguientes funciones: Ejercer la suprema direccin administrativa de la Corporacin, respetando las funciones que se hayan asignado a la Asamblea General o a otro organismo o funcionario; adoptar la poltica administrativa y financiera de la Corporacin, teniendo en cuenta el rgimen orgnico del subsidio familiar y las directivas impartidas por el Gobierno Nacional; aprobar, en consonancia con las normas legales y estatutarias, los planes y programas de las inversiones y servicios sociales de la Corporacin; aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos; determinar el uso que se dar a los rendimientos lquidos o remanentes que arrojen, en el respectivo ejercicio, las operaciones de la Corporacin, de acuerdo con las normas legales que rijan la materia; vigilar y controlar la ejecucin de los programas, la prestacin de los servicios y el manejo administrativo y financiero de la Corporacin; evaluar los informes de gestin y de resultados que le presente el Director Administrativo; aprobar los contratos que suscriba el Director Administrativo cuando la cuanta fuere superior a la suma que anualmente determine la Asamblea General; aprobar o improbar las solicitudes de afiliacin segn lo dispuesto en el Artculo 5 de los estatutos de la Corporacin y, llegado el caso, excluir de la Corporacin a los afiliados de conformidad con lo dispuesto en el Artculo 7 de los estatutos de la Caja; dictar y reformar los reglamentos internos a que se someter el otorgamiento del subsidio familiar a los beneficiarios, el pago de cuotas por parte de los afiliados y la obligacin que unos y otros tendrn para con la Corporacin; decidir los casos de duda que se presenten sobre el otorgamiento de dichos subsidios; crear los organismos o cargos que juzgue necesarios o convenientes para la buena marcha de la Corporacin y sealarles sus funciones y asignaciones; nombrar y remover libremente al Director Administrativo sealndole su asignacin. A su vez, podr designar un primer y segundo suplente, as como los representantes legales que se requieran para efectos judiciales; decidir sobre las cuestiones que someta a su consideracin el Director Administrativo y presentar a la Asamblea General, en asocio de dicho Director, las cuentas y balances de la Corporacin; constituir dentro de las normas legales, las reservas y apropiaciones que garanticen la estabilidad y buen funcionamiento de la Corporacin y de los servicios y obligaciones a su cargo; decidir sobre las renuncias, excusas y licencias del personal nombrado por la Asamblea General; decidir sobre la afiliacin o vinculacin de la Corporacin a Instituciones Nacionales o Internacionales, cuyas actividades y propsitos sean afines a las suyas; nombrar y remover libremente al Secretario de la Corporacin quien, adems, podr hacer las veces de Secretario del Consejo Directivo, de la Asamblea General y del Director Administrativo; aprobar los contratos que sobre prestacin de servicios suscriba la Corporacin con otras Instituciones Nacionales o Internacionales, pblicas, privadas o mixtas, para llevar a cabo programas que redunden en beneficio de los trabajadores de sus empresas afiliadas o de sus familias; crear premios, estmulos o condecoraciones para exaltar las labores que se realicen en beneficio del subsidio familiar en particular o de la paz y la justicia sociales en general. Considerar y aprobar las propuestas relativas a la creacin de cualquier sociedad en que pueda tener inters Colsubsidio; disponer el establecimiento, o la clausura, previos los requisitos legales, de puntos de servicio o dependencias; autorizar liberalidades o beneficios de carcter extralegal a favor del personal de la Corporacin; servir de cuerpo consultivo del

Director Administrativo; ejecutar las decisiones y recomendaciones de la Asamblea General en cuanto corresponde al Consejo; adoptar el Cdigo de Conducta que debe guiar las actuaciones de los administradores y empleados de la Corporacin y regular lo relativo a la prevencin, manejo y divulgacin de los conflictos de inters y el uso de informacin privilegiada; adoptar el Cdigo de Buen Gobierno, en el cual se definan y reglamenten las polticas y principios que promuevan el respeto y trato equitativo de todos los afiliados y que garantice la proteccin de sus derechos; incluir tambin, los programas de informacin a los afiliados para la adecuada atencin de sus intereses y la forma de atencin de sus reclamaciones que formulen con respecto del cumplimiento de las disposiciones legales; adoptar los mecanismos que permitan identificar, medir, monitorear y divulgar los riesgos a los que se enfrenta la Corporacin en relacin con el desarrollo de su objeto social, previendo que se cuente con el recurso humano y tecnolgico para el cabal cumplimiento de esta labor; y las dems que se estipulen en los estatutos o en las leyes o que no estn asignados a otro rgano administrativo de la Corporacin. 1.5 Remuneracin La Asamblea General de Afiliados define anualmente la remuneracin del consejo Directivo, fijando los honorarios por asistencia a cada una de las reuniones. 1.6 Actas Las Actas de las sesiones del Consejo se llevarn en un libro debidamente registrado y rubricado y sern firmadas por quien presida las sesiones y por el Secretario.

2.

Director Administrativo.

La Direccin y la Administracin de la Corporacin estarn a cargo de un Director Administrativo quien ser de libre nombramiento y remocin del Consejo Directivo. Su vinculacin es a trmino indefinido y en lo laboral se rige por las normas del Cdigo Sustantivo del Trabajo, salvo expresa disposicin de ley en contrario. Como representante legal tiene facultades para celebrar o ejecutar, sin otras limitaciones que las establecidas en la ley y los estatutos, todos los actos comprendidos en el objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la Corporacin. 2.1 Eleccin El Director Administrativo es elegido por el Consejo Directivo, quien ser de libre nombramiento y remocin. 2.2 Remuneracin Su remuneracin es la sealada por el Consejo Directivo, atendiendo a la complejidad de la Corporacin, la responsabilidad del cargo, la complejidad de los diferentes mercados en los que se desenvuelven los servicios de COLSUBSIDIO, as como los resultados obtenidos. 2.3 Funciones El Director Administrativo es el representante Legal de la Corporacin tanto en juicio como fuera de juicio. Son funciones suyas las siguientes: Cumplir y hacer cumplir los estatutos, reglamentos internos, rdenes y resoluciones de los diversos rganos de la Corporacin, as como los ordenamientos y directrices del Gobierno Nacional; asumir la representacin legal de la Caja Colombiana de Subsidio Familiar Colsubsidio, con facultades para transigir, desistir y sustituir parcialmente sus facultades, recibir, adquirir bienes, constituir prendas, enajenar toda clase de bienes, celebrar el contrato comercial de cambio en todas sus manifestaciones y dems actos de disposicin y administracin; en todos los casos anteriores con la limitacin de que todo acto o contrato cuya cuanta exceda de la suma que anualmente fije la Asamblea

deber ser aprobado por el Consejo Directivo; cuidar de los recaudos e inversiones de los fondos de la Corporacin, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley, por la Asamblea General y por el Consejo Directivo; nombrar y remover libremente al personal de la Corporacin a excepcin de aquellos Funcionarios cuyo nombramiento corresponde a la Asamblea General o al Consejo Directivo; cumplir las dems funciones que le asignen las normas legales, la Asamblea General y el Consejo Directivo y las que por la naturaleza de su cargo le correspondan; ejecutar la poltica administrativa y financiera de la Corporacin y las determinaciones del Consejo Directivo; dirigir, coordinar y orientar la accin Administrativa de la Corporacin y asumir, en todo caso, la defensa de sus intereses; presentar a consideracin del Consejo Directivo las obras y programas de inversin y organizacin de los distintos servicios de la Corporacin y el presupuesto de ingresos y egresos; presentar a la Asamblea General Ordinaria el informe anual de labores, acompaado de los balances y estados financieros del correspondiente ejercicio; rendir ante el Consejo Directivo los informes trimestrales de gestin y resultados; presentar ante la autoridad oficial legalmente encargada de la vigilancia de la Corporacin, los informes generales o peridicos que se le soliciten sobre las actividades desarrolladas, el estado de ejecucin de los planes y programas, la situacin general de la Entidad y los tpicos que se relacionen con la poltica de seguridad social y de proteccin social del Estado; presentar a la consideracin del Consejo Directivo los proyectos de planta del personal, manual de funciones y reglamento de trabajo; suscribir los contratos, acuerdos, convenios, pactos o adhesiones que requiera el normal funcionamiento de la Corporacin, con sujecin a las normas legales y estatutarias; ordenar los gastos de la Entidad; asistir con voz, pero sin voto, a las reuniones del Consejo Directivo, y asistir con voz y con voto a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General, salvo cuando se traten los temas que se indican a continuacin, respecto de los cuales el Director Administrativo se abstendr de votar: a) Fijacin del monto hasta el cual puede contratar el Director Administrativo sin autorizacin del Consejo Directivo. b) Estudio y aprobacin de Balances y Estados Financieros. c) Eleccin del Revisor Fiscal y fijacin de su remuneracin. d) Fijacin de la asignacin de los Miembros del Consejo Directivo; convocar a la Asamblea General y el Consejo Directivo a sesiones ordinarias y extraordinarias, conforme a las disposiciones vigentes; delegar en otros funcionarios de la Corporacin o en apoderados especiales, cuando fuere el caso, determinadas funciones suyas; ordenar las compras y gastos relacionados con los servicios sociales de la Corporacin, sin ms lmites que los que especficamente establezca el Consejo Directivo para cada programa; adoptar las medidas necesarias para la debida conservacin de los bienes sociales y para el adecuado recaudo y aplicacin de sus fondos; vigilar y dirigir las actividades de los empleados de la Corporacin e impartir las rdenes e instrucciones que exija la buena marcha de la empresa; citar al Consejo Directivo cuando lo considere necesario o conveniente y mantenerlo adecuada y oportunamente informado sobre la marcha de los negocios sociales; cumplir, hacer cumplir y difundir adecuadamente el Cdigo de Buen Gobierno de la Corporacin; y las dems que les corresponden de acuerdo con la ley. 3 Divisiones y Departamentos La estructura organizacional de la Corporacin est integrada por Divisiones y por Departamentos responsables de las unidades estratgicas de negocio y de los procesos de apoyo de COLSUBSIDIO. 3.1 De Las Divisiones COLSUBSIDIO cuenta con la Subdireccin, tres reas de staff y once divisiones de rea. Divisin Vivienda Divisin Recreacin y turismo. Divisin Educacin y cultura. Divisin Salud. Divisin Mercadeo Social. Divisin Comercial. Divisin Financiera Divisin Operaciones y Tesorera Divisin Gestin humana y calidad Divisin Tecnologa informtica

Divisin Infraestructura 3.2 De Los Departamentos Las Divisiones estn integradas por Departamentos, los cuales atienden especficamente los asuntos operativos y administrativos de cada una de ellas. 4 Desarrollo De Las Actividades Por Procesos Sin perjuicio de la estructura jerrquica de la organizacin, el cumplimiento de las actividades ejecutadas en relacin con el desarrollo de su objeto social se realiza a travs de la filosofa de trabajo por procesos. De este modo, todas las personas al interior de la organizacin tienen responsabilidades bien definidas y procesos efectivos y eficientes que permiten satisfacer las expectativas de los clientes, tanto internos como externos. CAPTULO IV: PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIN Y GESTIN DEL DESEMPEO DEL PERSONAL DE LA CAJA. 1 Seleccin Como visin corporativa en la seleccin de personal Colsubsidio procura lograr el desarrollo contnuo de personas competentes, productivas y felices, que trasciendan individual, organizacional y socialmente, a travs del diseo e implementacin de procesos de gestin humana para hacer del trabajador Colsubsidio una persona ntegra y con la ms alta vocacin de servicio. A partir de esta visin emprendemos todas nuestras acciones relacionadas con nuestro equipo humano, buscando con ello, mejorar la calidad de vida de los empleados y sus familias, contribuir con el bienestar de la comunidad y por supuesto de todos nuestros afiliados, clientes y proveedores. Para llevar a cabo el proceso de seleccin, se tienen en cuenta las siguientes Etapas: 1.1 Reclutamiento Para el desarrollo de sta actividad, se tiene en cuenta los requerimientos propios del cargo, el cumplimiento de las competencias organizacionales y de las competencias funcionales y especficas. Para Colsubsidio es muy importante reconocer en sus candidatos, adems de las caractersticas propias del cargo en funcin de su responsabilidad y formacin profesional, personas ntegras y capaces de generar su propio desarrollo y el de las personas y equipos de trabajo con los que interacte. 1.2 Entrevistas De Seleccin En Colsubsidio las entrevistas de seleccin buscan determinar con mayor certeza si la persona cumple o no con el perfil definido por la Organizacin para el cargo al cual est aspirando. De sta manera, las entrevistas, se convierten en la clave para centrarse en la motivacin de los aspirantes frente al trabajo y en la calificacin tcnica del mismo frente a l, no slo frente al requerimiento actual, sino con miras a lo que exigir el medio y la Organizacin a futuro. 1.3 Vinculacin Del Candidato Una vez cumplidos los requisitos de valoracin, se procede a efectuar los trmites de vinculacin, en el caso en que el candidato sea una persona de fuera de la Organizacin; o a elaborar los trmites de ascensos o traslados, en el caso que el candidato sea un postulante interno de la Organizacin. 1.4 Induccin La induccin es un requisito indispensable para todas las personas que ingresan a la Caja y se realiza antes de que el nuevo integrante asuma sus funciones dentro del cargo para el cual fue seleccionado. En la sesin de induccin se presenta a todos los empleados el cdigo de buen gobierno corporativo. 2 Gestin Del Desempeo

Dentro del proceso de Gestin Humana, la gestin del Desempeo pretende potencializar a partir de la definicin clara de metas, las habilidades, competencias y aptitudes de los empleados de la Caja para el cumplimiento de todos los objetivos organizacionales. Para la definicin, asignacin y desarrollo de cada una de las metas del Sistema de Desempeo, se requiere de la participacin activa del Comit de Direccin, quien define el direccionamiento y la Planeacin estratgica; de los jefes de Divisin, quienes tienen a cargo la responsabilidad en cada rea y la de cada uno de los colaboradores, como ejecutores de las diferentes metas. 2.1 Concertacin De Metas El direccionamiento estratgico y su planeacin sern concertadas en el Comit de Direccin el cual se convierte en el medio oficial de la organizacin para la asignacin de las metas especficas a cada uno de los colaboradores, las cuales, a travs de las Jefaturas de Divisin y con la participacin de todos los integrantes de la Organizacin, se deben convertir en asignaciones especificas de planes de trabajo concertados. 2.2 Seguimiento Toda meta estratgica se convierte en una actividad permanente, responsabilidad de quien se defina como lder y de sus inmediatos colaboradores. El seguimiento se realiza a travs de la concertacin de las metas, la valoracin de las mismas, su asignacin y el seguimiento a la actividad de su gestin.

2.3 Evaluacin Para Colsubsidio, la valoracin de los resultados obtenidos al final de cada perodo, se convierte en materia prima e insumo para varias actividades, a saber: Planeacin estratgica: a travs de los resultados, alimenta el alcance de la gestin de la organizacin para el ao siguiente; Planes de desarrollo individual: genera, a travs del seguimiento y la retroalimentacin jefe colaborador, la posibilidad de realizar acciones de mejoramiento en aquellos casos en donde los resultados de las metas no estn acordes con los objetivos trazados; Gestin del conocimiento organizacional: el sistema, en funcin de las metas, su responsable y ejecucin de las mismas, alimenta el diagnstico de necesidades de formacin como insumo con el que cuentan los colaboradores para la realizacin eficiente de sus planes de trabajo. El seguimiento a la gestin y al desempeo de los Directivos est en cabeza del Director Administrativo; esta evaluacin se realizar anualmente teniendo en cuenta los criterios de evaluacin antes sealados. CAPTULO V: CRITERIOS DE REMUNERACIN 1 Salarios Colsubsidio, retribuye a sus empleados por la prestacin personal de sus servicios, con un sueldo bsico mensual. La organizacin, para efectos de determinar los salarios de los diferentes funcionarios, utiliza la metodologa de valoracin de cargos, la cual consiste en asignar puntos a cada cargo de acuerdo con unos criterios previamente definidos. Adicionalmente se tienen en cuenta los estudios salariales del mercado y de la industria. 3 Beneficios Todos los beneficios consagrados a favor de los empleados estn establecidos en el pacto colectivo y en sus respectivos contratos de trabajo. TTULO IV: DE LA CONDUCTA DE LA ADMINISTRACIN

CAPTULO I: MECANISMOS PARA FIJAR, EVALUAR Y VERIFICAR LOS RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE LOS ADMINISTRADORES La Asamblea General de Afiliados es la facultada para evaluar y verificar los resultados de la actividad del Consejo Directivo de la Corporacin. El Director Administrativo y el Secretario General de la Corporacin informarn del desempeo de sus miembros teniendo en cuenta su asistencia a las reuniones, su participacin, el seguimiento de la evolucin de la Compaa, de su planeacin estratgica y de los eventos de impacto e importancia para la Organizacin. CAPTULO II: DEL CONTROL 1 Controles Externos Son los ejercidos por la Revisora Fiscal, por entidades Gubernamentales como la Superintendencia del Subsidio Familiar y por otras entidades oficiales que de una o de otra forma tengan ingerencia en el desarrollo del objeto social de la Caja. 1.1 Revisora Fiscal La Corporacin tiene un Revisor Fiscal con su respectivo Suplente, elegidos por la Asamblea General, para un perodo de tres aos. Podrn ser elegidos como Revisor Fiscal Principal y Suplente, personas naturales, y personas jurdicas constituidas como sociedades de contadores. El Revisor Fiscal puede ser reelegido. 1.1.1 Nombramiento La inscripcin de candidatos a Revisor Fiscal Principal y Suplente se har por escrito, ante la Secretara General de la Corporacin, por cualquier afiliado con derecho a intervenir en la Asamblea General y podr efectuarse desde el momento de convocatoria de la respectiva reunin hasta la ltima hora hbil del tercer da hbil anterior al previsto para la realizacin de dicha Asamblea. Quienes se hayan inscrito oportuna y legalmente, sern presentados por la Administracin a consideracin de la Asamblea General de Afiliados, con los siguientes datos de cada uno de los aspirantes: a. Informacin Personal; b. Informacin Acadmica; c. Experiencia Laboral. Desde el momento de la eleccin la revisora fiscal depender directamente de la Asamblea de Afiliados y deber obrar conforme a sus ordenes e instrucciones. 1.1.2 Requisitos Para ser elegido Revisor Fiscal se requiere ser Contador Pblico; acreditar una experiencia como Auditor o Revisor Fiscal mnima de cinco aos, en entidades con capital social o ventas anuales no inferiores a 5.000 salarios mnimos legales mensuales, no encontrarse en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en los estatutos o en la ley. 1.1.3 Remuneracin El Revisor Fiscal devengar los honorarios autorizados y aprobados por la Asamblea General de Afiliados. Dicha remuneracin es parte de la propuesta y evaluacin definida en el numeral correspondiente a nombramiento, y estar acorde con el alcance del servicio de revisora fiscal, y con el valor agregado que ofrecen sus servicios. 1.1.4 Funciones El Revisor Fiscal presentar a la Asamblea General un informe que deber expresar: Si los actos de los rganos de la Caja Colombiana de Subsidio Familiar COLSUBSIDIO, se ajustan a la Ley, los estatutos y a las rdenes o instrucciones de la Asamblea y de la Superintendencia del Subsidio Familiar. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de Actas en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y si hay y son adecuadas las medidas de control interno y de conservacin y custodia de los bienes de la Caja Colombiana de

Subsidio Familiar COLSUBSIDIO o de terceros, recibidos a ttulo no traslaticio de dominio. El dictamen o informe del Revisor Fiscal sobre los Estados Financieros deber expresar, por lo menos:

1. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones. 2. Si en el curso de la revisin se ha seguido los procedimientos aconsejables por la tcnica de la interventora de cuentas. 3. Si, en su concepto, la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la tcnica contable y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos, a las decisiones de la Asamblea o Consejo Directivo y a las directrices impartidas por el Gobierno Nacional o por la Superintendencia del Subsidio Familiar. 4. Si el Balance y el Estado de Prdidas y Ganancias ha sido tomado fielmente de los libros y si, en su opinin el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situacin financiera al terminar el perodo revisado y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho perodo. 5. La razonabilidad o no de los Estados Financieros y las reservas o salvedades que tenga sobre la fidelidad de los mismos. 6. Las recomendaciones que deban implementarse para la adecuada gestin de la entidad. 1.1.5 Responsabilidades El Revisor Fiscal responder por los perjuicios que ocasione a la Corporacin, a los afiliados o a terceros, por negligencia o dolo en el cumplimiento de sus funciones. De acuerdo a la naturaleza de la falta, estarn sujetos a las responsabilidades de tipo civil, penal, administrativo o disciplinario a que haya lugar. 1.1.6 Inhabilidades e Incompatibilidades El candidato a ser elegido como Revisor Fiscal, debe adems, no encontrarse en incurso en alguna de las siguientes situaciones: En interdiccin judicial o inhabilidad para ejercer el comercio. Haber sido condenado a pena privativa de la libertad por cualquier delito, excepto los culposos. Haber sido sancionado por faltas graves en el ejercicio de su profesin. Tener carcter o ejercer la representacin legal de un afiliado a la Caja. Ser consocio, cnyuge o pariente de los grados 4 de consaguinidad, 2 de afinidad o primero civil, de cualquier funcionario de la Caja. Haber desempeado cualquier cargo, contratado o gestionado negocio, por si o por interpuesta persona, dentro del ao inmediatamente anterior, en o ante la Caja. Llevar la representacin de un afiliado en la Asamblea General, en la cual se esta eligiendo al Revisor Fiscal. Estar prestando sus servicios como Revisor Fiscal a otra Caja sometida a la vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

1.2 Superintendencia Del Subsidio Familiar. La Superintendencia Subsidio Familiar es un organismo de carcter tcnico adscrito al Ministerio de la Proteccin Social que tiene la calidad de autoridad de inspeccin, vigilancia y control de las actividades de las Cajas de Compensacin Familiar y por ende de COLSUBSIDIO. 2 Controles Internos Se entiende por control interno el proceso realizado por el Consejo Directivo, los administradores y dems personal de la Corporacin, diseado para proporcionar seguridad razonable en la bsqueda del cumplimiento de los objetivos en la efectividad y eficiencia de las

operaciones, en la suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera, contable y social, cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables y procedimientos operativos diseados. 2.1 Consejo Directivo. Corresponde al Consejo Directivo en su calidad de administrador, definir las polticas y disear los procedimientos de control interno que deban implementarse, as como ordenar y vigilar para que los mismos se ajusten a las necesidades de la entidad, permitindole realizar adecuadamente su objeto social y alcanzar sus objetivos. 2.2 Auditoria Interna Como parte del sistema de control interno, asesora y apoya a la Organizacin promoviendo la cultura del autocontrol, evaluando el cumplimiento de polticas, normas y procedimientos para proteger los recursos, alcanzar mayor eficacia, eficiencia y efectividad en los procesos y contribuir al logro de las metas de la Caja. 2.3 Comit De Direccionamiento Estratgico Es el organismo encargado de establecer la postura estratgica de la Corporacin, verificar el cumplimiento del plan y tomar las decisiones necesarias para ajustar los resultados generales de las estrategias. Est integrado por el Director Administrativo y los jefes de Divisin que participan e integran el Comit de Direccin.

TTULO V. DE LAS RELACIONES ENTRE COLSUBSIDIO Y SUS VINCULADAS. CAPTULO I: DE LAS RELACIONES ECONMICAS ENTRE COLSUBSIDIO Y SUS VINCULADAS. Es el Consejo Directivo quien delibera y decide sobre la celebracin de operaciones, convenios o contratos presentados por la administracin con sus sociedades vinculadas, o filiales para la adquisicin de bienes y servicios, en el entendido de que cualquiera de dichas adquisiciones u operaciones se realizarn de conformidad con lo establecido en los procesos de evaluacin de proveedores de compras y contratacin. Ningn empleado participar en contratos o negociaciones, cuando se encuentre incurso en conflicto de inters sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil. El empleado tan pronto tenga conocimiento del conflicto de inters, lo comunicar inmediatamente a su superior jerrquico para que este designe al empleado que continuar con el proceso. TTULO VI: DE LOS AFILIADOS CAPTULO I: DERECHOS Y OBLIGACIONES 1 Trato Equitativo Podrn ser afiliados de COLSUBSIDIO, todas las personas naturales o jurdicas que tengan el carcter de empleador, de trabajador independiente o de jubilado. COLSUBSIDIO otorgar un trato equitativo a todos sus afiliados, y por ende, sern atendidas sus solicitudes, peticiones o reclamaciones en igualdad de condiciones. Tienen derecho a participar en las Asambleas Generales de Afiliados, ya sean ordinarias o extraordinarias y podrn votar los temas tratados en ellas, todas las personas naturales o jurdicas que tengan el carcter de empleador y que hayan sido aceptados como tales por el Consejo Directivo.

As mismo tendrn la facultad de hacer recomendaciones sobre Gobierno Corporativo, de tener acceso a la nominacin y designacin de los miembros del Consejo Directivo, de contar con informacin sobre las condiciones personales y profesionales de los miembros del Consejo y representantes legales de la Corporacin. Tendrn derecho tambin a recibir anualmente en el informe de la Direccin a la Asamblea, los objetivos del servicio, informes de gestin de las reas financiera y de control, las oportunidades y problemas de la Caja y su entorno competitivo. La Corporacin no realizar transacciones con informacin privilegiada y negociaciones abusivas, entendiendo como tales aquellas donde una de las partes impone condiciones basadas en su posicin. 2 Convocatoria De Asamblea Un nmero plural de afiliados que represente por lo menos una cuarta parte del total de los miembros hbiles de la Corporacin puede solicitar al Consejo Directivo, Director Administrativo o al Revisor Fiscal la convocatoria a sesiones extraordinarias de la Asamblea General de Afiliados. La Superintendencia del Subsidio Familiar podr convocar a una reunin extraordinaria de la Asamblea General de la Caja cuando a su juicio se presenten circunstancias que as lo ameriten.

3 Identificacin De Los Afiliados. COLSUBSIDIO posee un libro de registro de afiliados en el cual se registran los datos que permiten la identificacin de ellos, tales como nombre, direccin, tipo de negocio que adelanta el empleador, nit as como cualquier otro dato que a juicio de la Caja se deba registrar. 4 Oficina De Atencin A Los Afiliados. Los afiliados de COLSUBSIDIO, sern atendidos personalmente en la jefatura del Departamento de Administracin de Afiliados o en la Secretaria General de la Corporacin, ubicada en su sede principal, en el edificio COLSUBSIDIO, calle 26 No. 25-50, pisos 5 y 9, respectivamente, telfono 3431899 Ext. 1500 y 1370. 5 Cumplimiento Del Cdigo El Consejo Directivo de COLSUBSIDIO y su Director, son los encargados de velar por el cumplimiento de las medidas de Gobierno Corporativo compiladas en el Cdigo de Buen Gobierno de la Corporacin. Los afiliados podrn reclamar ante el Consejo Directivo el cumplimiento efectivo del Cdigo de Buen Gobierno Corporativo, mediante la presentacin de una peticin sustentada por escrito. As mismo, la Revisora Fiscal de la Corporacin podr conocer las quejas que se presenten por violacin de los derechos de los afiliados. Los resultados positivos de dichas investigaciones sern presentados ante el Consejo Directivo y si es del caso, se pondrn en conocimiento de la Asamblea General. TTULO VII: DE LOS PROVEEDORES CAPTULO I: EVALUACIN, SELECCIN Y REEVALUACIN DE LOS PROVEEDORES

COLSUBSIDIO ha diseado e implementado una herramienta de evaluacin y reevaluacin de proveedores, garantizando a la Corporacin calidad y eficiencia en los productos y servicios que adquiere, manteniendo una relacin a largo plazo y en los mejores trminos con sus proveedores. Toda empresa que desee ser proveedora de COLSUBSIDIO, debe cumplir con el proceso de evaluacin de proveedores en los trminos que se especifican en el procedimiento de clasificacin y calificacin. El Jefe de Departamento responsable de la compra o contratacin es el encargado de identificar los nuevos productos y servicios, e informarlos al rea de Servicios Administrativos responsable de la calificacin y clasificacin de los mismos. As mismo debe conseguir como mnimo a tres empresas candidatas para proveer el producto o servicio, aplicar el procedimiento, realizar la evaluacin, escoger al proveedor segn los parmetros definidos y realizar posteriormente los planes de mejoramiento conjuntamente con el proveedor haciendo un seguimiento de los mismos. Los productos y servicios que se adquieran o compren en el rea de Mercadeo Social para venta en los Supermercados y Drogueras, sern calificados y clasificados por la misma rea de Mercadeo Social, quienes harn la calificacin y clasificacin segn la rotacin del producto, precio de venta al pblico, calidad del mismo, cumplimiento de entrega del proveedor y dems condiciones de negociacin propias del mercado al detal. Los planes de mejoramiento se realizan entre el proveedor y COLSUBSIDIO y en l se plasman aquellos puntos a mejorar identificados dentro del procedimiento de evaluacin y de reevaluacin de proveedores. Los planes de mejoramiento deben ser medibles y alcanzables en el corto plazo. La informacin que se reciba por parte de las empresas evaluadas, debe ser manejada con la mayor responsabilidad. El jefe de departamento encargado de solicitar la compra o contratacin debe recopilar la informacin completa y archivarla en un lugar adecuado. CAPTULO II: VNCULOS JURDICOS ENTRE PROVEEDORES, AFILIADOS, RGANOS DIRECTIVOS Y DE ADMINISTRACIN COMPRADORES,

Las relaciones jurdicas entre afiliados, administradores y proveedores de la Corporacin se sujetarn a lo previsto en la ley, los estatutos y en los procesos de compra de bienes, suministros y contratacin de servicios, procurando evitar la generacin de conflictos de inters, los cuales se manejarn tal y como se describe a continuacin: TTULO VIII: CONFLICTOS DE INTERS CAPTULO I: DEFINICIN Existe conflicto de inters, cuando no es posible la satisfaccin simultnea de los intereses de los directivos, administradores y empleados y el de Colsubsidio, bien porque el inters sea de aquellos o de un tercero, cnyuge o pariente. Dichos funcionarios se encuentran en esta situacin cuando deban tomar una decisin, o realizar u omitir una accin, en razn de sus funciones y se encuentren ante la posibilidad de escoger entre el inters de la Caja, el cliente, usuario o proveedor de la situacin presentada, y su inters propio o el de un tercero, de manera que de optar por cualquiera de estos dos ltimos, obtendra un beneficio pecuniario y/o extra-econmico indebido que de otra forma no recibira, desconociendo as un deber legal, contractual, estatutario o tico, conforme a los principios de actuacin sealados en este Cdigo de Buen Gobierno. CAPTULO II: MANEJO DE LOS CONFLICTOS DE INTERS 1 En La Contratacin De Personal

Para conveniencia de Colsubsidio y de sus empleados, no se permite el ingreso de personal que sea pariente de alguna persona vinculada a la Organizacin hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo grado de afinidad y primero civil. Tampoco son admitidos los cnyuges o los compaeros permanentes de los empleados. 2 En La Actuacin De Los Funcionarios Los funcionarios se abstendrn de realizar cualquier operacin que pueda dar lugar a conflictos de inters entre ellos, COLSUBSIDIO, los afiliados, o cualquier proveedor. En este sentido, se deber anteponer la observancia de las normas legales y de los principios ticos que orientan la actividad de la Caja. 3 En Las Relaciones Con Los Proveedores Todas las personas jurdicas y naturales que pretendan ser proveedores de Colsubsidio, sin distincin alguna, deben someterse al procedimiento de seleccin objetiva establecido en el proceso de evaluacin y reevaluacin de proveedores y a la posterior formalizacin de la relacin comercial de conformidad con lo previsto en los procesos de compras de bienes y suministros y de contratacin de servicios. CAPTULO III: RESOLUCIN DE CONFLICTOS Los Directivos, Administradores y Empleados de COLSUBSIDIO debern actuar con la lealtad y diligencia debidas, comunicando las situaciones donde existan conflictos de inters, observando siempre el deber de confidencialidad. Metodologa para la resolucin de conflictos: Cuando cualquiera de las personas mencionadas anteriormente se enfrente a un conflicto de inters, o se tenga duda sobre la existencia del mismo, debe atender el siguiente procedimiento: a.Informar por escrito del conflicto a su superior jerrquico, describiendo detalladamente la situacin. El superior designar al empleado que continuar con el respectivo proceso. b. Abstenerse de actuar cuando tenga conocimiento de la situacin de conflicto de inters y de intervenir, directa o indirectamente, en las actividades y decisiones que tengan relacin con las determinaciones sociales referentes al conflicto. c. El Director Administrativo de la Corporacin dar a conocer al Consejo Directivo en pleno la situacin de conflicto de inters cuando sta se presente en el nivel directivo de la Caja, Jefes de Divisin y jefes de Departamento. La duda de los Directivos, Administradores y Empleados de la Corporacin respecto de la configuracin de actos que impliquen conflicto de inters, no exime a estas personas de la obligacin de abstenerse de participar en las actividades respectivas. Esta metodologa es responsabilidad del superior jerrquico del rea en la cual se presente el conflicto. TTULO IX: DE LA INFORMACIN CAPTULO I: ESTNDARES DE INFORMACIN COLSUBSIDIO, est sujeto a la vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar, por lo que debe suministrar la informacin que en los perodos indicados solicite esta entidad reguladora. Con distinta periodicidad, suministra tambin la informacin sobre sus inversiones, las ejecuciones presupuestales, y el nmero de afiliados, entre otras.

De igual manera, COLSUBSIDIO, publica anualmente un balance financiero, contable y social, el cual es entregado en la Asamblea General de Afiliados. COLSUBSIDIO siempre ha sido fiel a su compromiso de suministrar informacin oportuna y veraz a todos aquellos interesados en conocerla. Sin embargo tiene por poltica, mantener la ms estricta observacin de la confidencialidad.

CAPTULO II: MEDIOS DE INFORMACIN Colsubsidio cuenta con un sitio en Internet, en donde se suministra al pblico la informacin general de la Corporacin, sus productos y servicios; esta informacin est a disposicin tanto de afiliados como de los trabajadores. TITULO X: ESTNDARES DE SEGUIMIENTO, MEDICIN E INDICADORES DEL CDIGO DE BUEN GOBIERNO Estructura para la elaboracin, implementacin, socializacin y medicin del cdigo La elaboracin del Cdigo de Buen Gobierno es responsabilidad del comit de direccin de Colsubsidio. En la implementacin, socializacin y control a la gestin del Cdigo, participa, el rea de planeaci, la divisin de gestin humana y calidad, la Auditora Interna y la Oficina Jurdica y Secretara General de la corporacin.

Seguimiento a la gestin del cdigo de buen gobierno La gestin del cdigo de buen gobierno de Colsubsidio se lleva a cabo a travs de las siguientes actividades: a.- El proceso de induccin realizado a todos los trabajadores que se vinculan a Colsubsidio. b.- La conferencia realizada por el Director Administrativo a todos los trabajadores de la caja, la cual se realiza anualmente. c.- La medicin de clima organizacional en la cual se lleva a cabo la verificacin del ambiente tico de la organizacin, que se realiza cada dos aos. d.- La realizacin de los talleres de liderazgo. Medicin e indicadores de seguimiento a la gestin del Cdigo de buen Gobierno Las actividades antes descritas, que permiten la implantacin y la socializacin del cdigo de buen gobierno cuentan con indicadores que miden el nivel de conocimiento de los contenidos del cdigo, esta medicin se realiza a travs de encuestas, que verifican satisfaccin, aprendizaje y conocimiento de los contenidos impartidos.

TITULO XI: DIVULGACIN Y CONSULTA El presente Cdigo y cualquier modificacin al mismo, sern informados y publicados oportunamente en la pgina Web de la Caja www.colsubsidio.com. Igualmente se divulgan e informan a travs de las actividades descritas en el plan de seguimiento a la gestin del Cdigo.

Todos los aspectos no regulados en el presente Cdigo, se regirn por lo contenido en los Estatutos de la Corporacin y por las normas legales vigentes sobre la materia

El presente cdigo fue aprobado en sesin del da martes 30 de septiembre de 2008, acta No 1260.

PRESIDENTE

SECRETARIO

FRANCISCO MALTS TELLO

LUIS CARLOS ARANGO VLEZ