El archivo y la archivistica 1. ANTONIO ANGEL RUIZ RODRIGUEZ Concepto de archivo El archivo es el conjunto de documentos que produce una persona o una institucién en el curso de su actividad. ¥sta es una de las definiciones ms breves que podemos dar sobre algo tan complejo como es el archivo, si a analizamos en detalle observaremos que hay varios elementos que explican su contenido: 1. 1.1, Conjunto de documentos. Con lo que nos estamos pronunciando por un tipo de archivo, ya que éste puede ser también el edificio, el lugar donde se albergan los documentos, un archivador o un depésito, o igualmente podria ser un conjunto de documentos primarios y secundarios que tienen una relaciOn temética. El concepto de produccién, de pertenencia, de origen, de relacién, con el gene- rador de documentos es uno de los elementos fundamentales que marcard algo tan importante como la «procedencia» que es un principio bésico para el archi- Vo, incluso para la organizaci6n intema de la documentacién de éste. ‘Al aludir a una persona o institucién estamos globalizando los creadores de do- cumentos, entendiendo que los organismos quedan incluidos en dos vertientes, en la idea de institucién y, por supuesto, en la relacién con personas fisicas. La palabra actividad es igualmente fundamental para el archivo, ya que el docu- mento cobra su dimension al ser una prueba de la actividad realizada; nos resul- ta evidente este planteamiento si tomamos como ejemplo el trémite de un expe- diente. Evolucion del concepto de archivo Llegar a esta definicisn, que es una de las muchas posibles, ha sido un proceso dificil y complicado. Desde que Bachman, en 1801, considera al archivo como el tesoro del prin- cipe destacando sélo la propiedad y !a imposibilidad de acceder a la documentacién de unamanera liberalizada, hasta Shellemberg que, mediante una exhaustiva descripcién de los documentos del archivo, nos plantea en 1958 lo que es el archivo actual, han transcurrido précticamente 150 afios donde podemos centrar la apasionante historia de la institucién. Los autores que plantean la definicién en el siglo x1x, como Zinkernagel, Erdhard, Richou, Langlois y Brenneke, entre otros, van a forjar un archivo que se caracteriza por los siguientes principios: 1. El archivo es un depésito de documentos de valor jurfdico vinculados al estado, a la corona, al imperio que interesan s6lo a la organizacién de éste. 2. Se destaca la condicién de documentos secretos. Frente a este papel restrictivo, y sin acercarse al concepto actual del archivo, se irén introduciendo planteamientos, como el valor histérico de la documentacién o Ia organi- zacién intema de ésta, que nos abren puertas hacia ejes centrales del archivo. En el primer cuarto del siglo xx, gracias a autores como Sebastiani, Taddei, Holzin- ger, Miiller, Pechiai, Bresslau, Jemkinson y Casanova se especificardn las siguientes li- neas: 1. Se plantea la necesidad de que la documentacién esté ordenada. 2. Se destaca el principio de procedencia. 3. Se generaliza el interés no sélo hacia grandes archivos nacionales, sino también hacia los archivos locales, particulares, etc., como importantes generadores de in- formacién. 4, También se amplia el-espectro de los tipos documentales 5. Se propone la conservacién de documentos no originales si la informacién que contiene es de interés. 6. La custodia seré responsabilidad del creador de la documentacién. 7. Papel destacado del valor cultural e histérico de la documentacién. 8. Se destaca la relaci6n entre el trémite o la transaccién y la documentaci6n gene- rada. De todos los tratadistas de este perfodo fundamental para el archivo quizd sea Euge- nio Casanova el que ajusta con més acierto el concepto de archivo (Casanova, 1928): El archivo es una acumulacién ordenada de documentos que se crearon en curso de sus actividades por una institucién 0 por un individuo y que son pre- servados para la realizacién de sus propésitos culturales, legales 0 politicos por Ia institucién o el individuo. Al participar Casanova en el perfodo de entreguerras en las principales actividades de {mbito internacional que luego serdn la semilla del Consejo Intemacional de Archivos, una vez finalizada laprimera guerra mundial, es un interlocutor vélido para encontrar una definicién de archivo que sea respetada por el mayor numero de paises. En este perfodo temporal todos los especialistas de 1a documentacién aportan su visién de lo que es elarchivo, incluso Paul Otlet da una visién del archivo a través de sus documentos como viene siendo tradicién (Otlet, 1934): Los archivos son los titulos juridicos del estado, de la provincia, de las co- munidades, de los establecimientos publicos, privados y de los particulares. El autor de esta definicién planteé una visién de corte clésico del archivo; en cam- bio, fue innovador al destacar el surgimiento de archivos que se salfan de sus propios li- mites: ... $e han formado archivos econémicos, sociales, contemporéneos: coleccio- nes de impresos 0 manuscritos interesantes para la historia de una comunidad o punto de vista artistico, econémico, social 0 politico. El planteamiento no puede ser més sugerente para plantear una relacién entre el archivo y el centro de documentacién a través de lo que consideramos hoy «nuevos archivos». Estos afios activos en los conocimientos te6ricos se vieron ralentizados por la Segun- da Guerra Mundial y, ya en la segunda mitad del siglo xx, podemos decir que se alcanza la visién del archivo que ser definitiva para la mayorfa de las distintas tendencias inter- nacionales en la concepcién teérica de éste. Nos llega de la mano de Shellemberg, espe- cialista norteamericano que deja una notable influencia en la concepcién teérica del ar- chivo para el mundo de habla hispana a través de los cursos y publicaciones desarrollados en paises de América del Sur, como Cuba. Nos presenta una definicién excesivamente amplia que no quiere dejar ningtin punto fundamental sin especificar ni dar nada por supuesto. Todo ha de quedar escrito como colofén a la larga historia del archivo (Shellemberg, 1958): Son todos los libros, papeles, mapas, fotografias u otros materiales docu- mentales, sin consideracién de sus caracteristicas o formas fisicas, hechos 0 re- cibidos por cualquier institucién publica o privada en secuencia de sus obliga- ciones legales o en conexién con la transaccién de sus propios asuntos y preservados 0 apropiados para su conservacién por esa institucién o sus legiti- mos sucesores, como evidencia de sus funciones, politica, decisiones, proce- dimiento, operaciones u otras actividades, 0 por el valor informativo de los do- cumentos que contenga. EI autor destaca los hechos fundamentales que caracterizan un archivo: 1. Se admite cualquier soporte para la informacién, 2. Es determinante el organismo productor por a relacién con ladocumentacién producida. 3. La responsabilidad de conservar la documentacién corresponde a los productores, 4. Destaca el valor legal de la documentacién. 5. Destaca el valor informativo de la documentacién.Con este concepto de archivo podemos considerar que se alcanza el vértice de la pi- rémide en lo que se refiere a la descripcién exhaustiva del archivo. A partir de aquf poco se afiade y, en cambio, sf se eliminan cuestiones que se dan por evidentes. Definiciones més breves que sean admitidas por todos los pafses serd la t6nica general en los dicci narios de terminologia y asf evitar, por la excesiva pormenorizacién, caer en contradi cién con los diversos tipos de archivos que surgen producidos por los avances tecnolégi- cos. En definitiva, a partir de aqui la definicién del archivo esta consolidada y aplicamos Ja tendencia de buscar definiciones que destaquen procesos especificos para archivos es- pecificos. Por ejemplo, para entender los archivos orales se destaca con especial interés el proceso creativo del documento en el que participa el archivero (Vazquez de Parga, 1990). Un archivo es un conjunto de documentos en el que Ia informacién tiene una garantia de credibilidad, de autenticidad y de rigor en el proceso de crea- cién de estos documentos. Como conclusién general al concepto de archivo podemos establecer los siguientes puntos: 1. Todos los autores que tratan el tema a lo largo de la historia se ven influencia- dos por el contexto en que se desarrollan. 2. Para la definici6n general de archivo, la definicién del concepto de estado en ge- neral y del desarrollo del estado moderno en particular es fundamental ya que el mayor generador de documentos es el propio estado. 3. El concepto de archivo tiene una evolucién muy precisa a la que se afiaden lo- gros liberalizadores que rara vez tienen retroceso. 4. El concepto de archivo est abierto como pocos ya que se ve afectado por tal niimero de pardmentros que lo hacen un elemento vivo. 5. Enel momento actual no tenemos un solo archivo, sino una gran diversidad de centros que evolucionan de forma diferente para poder encontrar su identidad y cumplir mejor su objetivo. 2. Archivistica La archivistica es la disciplina que trata de los archivos. Entendiendo esta definicién en un sentido totalizador en el que se encuentran incluidos los documentos y los proce- sos tedricos y pricticos necesarios para poder cumplir las funciones del archivo. Tratar de precisar algo més esta definicién es complejo y nos fuerza a entrar en de- bates poco productivos sobre la capacidad cientifica de la archivistica. Sobre este aspecto la mayorfa de los autores consideramos Ja archivistica como una ciencia a partir de la mitad del siglo x1x cuando se establece el principio de procedencia. Sin desmentir esta afirmacién tenemos que reconocer que la archivistica necesita tiempo para establecer una metodologia adecuada a un concepto real de ciencia. Con este criterio nos estamos acer- cando a la concepcién de Arad (1982) que la califica como ciencia en formacién.2.1. Evolucion de la archivistica Si aceptamos la ruptura producida por la creacién del principio de procedencia, de- berfamos entender que existen dos archivisticas: la anterior y Ia posterior a este hecho hist6rico. Y no es asi en este caso: la archivistica tiene una historia remota que se ha ido enriqueciendo con distintas aportaciones y quiz4 lo importante no s6lo sea el camino sino el lugar que ocupa en la actualidad. Debemos considerar que la archivistica existe desde que existe la documentacién es- crita ya que en este momento se establece el concepto de depésito de esta documentacién. Necesidades primarias, como la organizacién de los documentos, su localizacién y posterior reinsercién en el archivo necesitan de una técnica que desarrollan personas nor- malmente vinculadas a la creacién del documento, lo que nos ha dado enormes sorpresas al apreciar en archivos, como el de Ebla, la exquisita organizacién de los documentos con el objeto de servir al creador de la documentacién y, por tanto, siempre cerca de donde se desarrolla el ejercicio del poder y la justicia, Algo més complejo es el ejercicio del archivero en el mundo romano donde los depé- sitos se diversifican y ia documentacién crece, primero preserv4ndose en tomo a los tem- plos y después, tomando un cardcter més administrativo y especializado en depésitos que s6lo entendian de su monogréfico asunto, Por fuerza, Roma tenia que mantener una bue- na organizacién documental si queria desarrollar adecuadamente sus colonias, de aqui que exporte, a lo que luego serfan reinos independientes, la organizacién de sus archivos. Aunque los archivos se encargan de guardar fundamentalmente la documentacién juridica y administrativa, el tiempo hace que esa documentacién se convierta en histérica sin que decaiga su interés,hasta tal punto que en todo momento se trata de reponer la documentacién cuando ocurre un desastre bélico o natural, como el incendio de Roma, ya sea copiando documentacién o intentando restaurar la menos dafiada. Si entendemos que las técnicas de organizacién de los archivos se extienden por la via de la colonizacin romana, también se difunden por la via religiosa ya que el papado y los archivos pontificios que se habjan visto influidos por la Roma clasica, les sobrevi- ven después del imperio romano y no fue menor en importancia a la del imperio desapa- recido la administracin que la iglesia de Roma tiene que mantener en todo el mundo. Al decaer el documento escrito en el perfodo altomedieval decaen los archivos y las técnicas que los hacen posibles pero serd la Iglesia la que mantenga en gran parte este conocimiento y, por tanto, la que se erija en conservadora de los titulos y documentos de los respectivos reinos. Este es uno de los motivos por los que el monacato cuenta con importantes archivos reales, sin contar otros, como la mejor conservacién al sedentarizar- se, etc. El desarrollo de los archivos est por llegar; es necesario que los reinos crezcan, que las instituciones fijen su residencia y aumenten en relaci6n al espacio, en definitiva que aumente el volumen documental y sea imprescindible, una vez més, concentrar la docu- mentaci6n para mejorar la gestién. De este perfodo tenemos ejemplos muy cercanos en el reinado de los Reyes Cat6li- cos y de los primeros Austrias. En el primer caso por el aumento territorial del reino, la progresiva sedentarizacién de la corte y el consiguiente desarrollo de las institucionescomo, por ejemplo, las Chancillerias de Valladolid y de Granada. En esta ciudad es don- de podemos apreciar con mayor fuerza el enorme peso de las instituciones de un «estado modemo», Arzobispado, Capitania General, Chancillerfa y Cabildo de la ciudad. Todas ellas instituciones con Ia justa importancia como para ser generadores de documentos de vital importancia para la buena gestién del Reino. En el segundo caso, la centralizacién de Ia documentacién de la Corona en el Archi- vo General de Simancas en la mitad del siglo xvi ha de generar una mayor especializa- cién en el archivero. Si bien hemos de entender que esta especializacién es fundamental- mente de cardcter juridico pues la documentacién encuentra su mayor apreciacién en el valor juridico que contiene. Este aspecto nos ha ensefiado algo importante: la archivistica es fundamentalmente una disciplina til y préctica que cambiard en la medida que cambia el archivo, el docu- mento y, por supuesto, los usuarios de la documentaci6n. Otro ejemplo cercano sera la creacién del Archivo de Indias en el siglo xvut con unos fines claramente ilustrados: mejora de la gestién, mejora de la imagen publica de la colo- nizacién espafiola en Indias, lo que supone en el segundo caso poner al servicio de los- historiadores los datos necesarios, por tanto, organizar la recuperacién de la informacion con nuevos fines. Si tenemos que fechar el desarrollo de la archivistica y el archivo, la fecha no hay duda, el final del siglo xvur con las reformas de la Revolucién Francesa en los archivos nacionales y, por extensién, el siglo xix que ird imponiendo en los distintos paises las condiciones para crear el archivo nacional o lo que entendemos por archivo «modemo» de una forma resumida: 1. Creacién de una administracién de archivos. 2. Legislacién archivistica. 3. Libre acceso a los archivos. 4, Creacién de un Depésito Nacional o una Red de Archivos del Estado. La creacién de los Archivos Nacionales de Paris 0 el Archivo Nacional Espafiol en 1866, con el incremento de usuarios en el archivo nos conduce, como en cualquier otro pais con esta infraestructura, a un incremento en las funciones de los archiveros y un desarrollo de la archivistica, en este caso, hacia la historia o més especificamente hacia la paleografia y la diplomatica: el esfuerzo por la lectura y comprensién de los documen- tos y su posterior andlisis desde un punto de vista histérico son el objetivo fundamental de la archivistica. De nuevo la archivistica se acerca a una ciencia constituida con la finalidad de servir adecuadamente al usuario mayoritario: el investigador hist6rico. Lo cierto es que ésta no fue una época destacable para la archivistica ya que pierde su identidad en la formacién profesional. La incipiente Escuela de Diplomética es més un centro de formacién de paleografia y diplomética que un centro de formacién archi- vistica 0 biblioteconémica, prueba de cllo es que el surgimiento de las cétedras de paleo- graffa en la Universidad termina con la Escuela de Diplomatica. Las publicaciones tampoco serdn, en nuestro pais y en este tiempo, ricas en tratadoste6ricos de archivistica que le hubieran dado un sedimento necesario para su desarrollo. Los profesionales del archivo se forman desde los departamentos de historia con una fuer- te formacién paleogréfica y los examinadores son o archiveros con esta formacién 0 historiadores. Por consiguiente, no se plantea la necesaria reforma de contenidos en la profesién. Esta situacién, que se mantiene en la primera mitad del siglo xx, se verd alterada por el surgimiento del término Record Management en el afio 1950 o gestién de la documen- taci6n, lo que nos obliga a realizar un nuevo planteamiento: 1. Participacién del archivero en todo el proceso documental. 2, Revaloracién de los procesos administrativos de la primera fase del documento. 3. Nuevos métodos de formacién alejados de la historia. 4, Ensefianza de la archivistica en los centros dedicados a la formacién en ciencias de la informaci6n. 5. Et historiador, de ser considerado el principal usuario, pasa a ser uno més y qui- 24 no el principal en la mayoria de los archivos. 6. Nuevos profesionales acceden al archivo como consultantes. En definitiva, lo que ha ocurrido es que la verdadera reforma de 1a archivistica se produce en la segunda mitad del siglo xx y atin hoy no ha concluido, y en todo el proce- so la archivistica ha aprendido de otras ciencias como las juridicas, las histéricas, sin perder nunca los conocimientos de gestién administrativa que han estado presentes a lo argo de toda su historia. Hoy Ia disciplina archivistica se enmarca en las ciencias de lat documentacién en igualdad de condiciones con el resto de las materias. Quizé estamos asistiendo en el grupo de Ia ciencias de la documentacién a un nuevo proceso de transformacién que nos conduzca a una especializacién no por centros, sino por funciones dentro de los centros. Lo que sf es cierto es que, dada la enorme vida de estas disciplinas, tendremos que estar muy pendientes para no quedar atrés en los proce- sos de actualizacién. 3. El documento de archivo La definicién mas tradicional del documento de archivo es la aportada por el Conse- jo Internacional de Archivos en el Diccionario de Terminologia Archivistica (Evans, 1984): Conjunto constituido por un soporte y por la informacién que conlleva, uti- lizable con fines de consulta 0 como prueba. ‘La mayoria de los investigadores en las ciencias de la documentacién se pronuncian sobre este particular con soluciones similares: «- Por tanto, podemos sacar la conclusién de que habré un documento cuan- do tengamos un objeto fisico de cardcter probatorio con la finalidad de infor- mar (Currds, 1982).144 | Manual de Informacién y Documentacién Documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un sopor- te perdurable (Gallego, 1989). Otro grupo de investigadores se muestran més partidarios de recoger definiciones muy pormenorizadas en el aspecto legal: Ley del Patrimonio Hist6rico Espafiol (BOE de 29 de junio de 1985): «Do- cumento es toda expresién en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresi6n gréfica, sonora, 0 en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informéticos. Se excluyen los ejemplares de edi- ciones.» Ley de Archivos de Andalucfa (Boja de 10 de enero de 1984): «Documen- to es toda expresién en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, asi como cualquier otra expresi6n gréfica que constituya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusién de las obras de creacién y de investigacién editadas, y de las que por su indole forman parte del patrimonio bibliogréfico, asi como las expresiones aisladas de naturaleza arqueol6gica, artistica 0 emo- grifica.» El documento de archivo para Romero Tallafigo es aquel que contiene informacién © testimonio en cualquier soporte, formato y fecha y por cualquier medio o lenguaje, que ha sido recibido o expedido en el ejercicio de funciones legales o transacciones de nego- cios por una institucién 0 persona que lo conserva para testimonio, prueba y continuidad de gestién (Romero, 1994). Las constantes del documento de archivo se resumen en: 1. Puede considerarse cualquier tipo de soporte. 2. El valor testimonial o probatorio del documento puede resultar una particulari- dad diferencial. 3. La condicién de que el documento ha de estar en relaci6n con actividades socia- les o transacciones, levado a situaciones extremas y pormenorizadas, puede sig- nificar que algunos documentos de cardcter creativo quedan excluidos, lo que al menos puede resultar discutible. 3.1. Evolucién del concepto de documento de archivo En este caso, no nos remontaremos a una historia demasiado remota sino que plan- tearemos la visién del documento por la archivistica cldsica y los profesionales de la pa- leograffa que en su dia estuvieron muy cerca del archivo. Uno de los archiveros més reconocidos en los afios sesenta y siguientes, que defen- dia una archivistica practica, fue Antonio Matilla Tascén. En su cldsica Cartilla de orga- nizacion de archivos define el documento de archivo de la siguiente forma:Es el escrito digno de conservarse por su interés para la cultura, la civiliza- cién, el conocimiento de la historia, o para salvaguardar el buen derecho. Do- cumento es igualmente cualquier objeto u obra de cuya observacién puedan derivarse dichos fines (Matilla Tascén, 1960). El autor destaca el fin de la conservacién, misién fundamental en el archivo, y el valor histérico y juridico del documento. Por otra parte, no excluye ningtin tipo de so- porte ni forma si nos pueden aportar informacién. Los paledgrafos y documentalistas sobre el mismo marco histérico de mitad de siglo xx se centran especificamente en el valor juridico y en la forma en que se realiza el do- cumento, cuestin de gran importancia para el diplomatista y algo menos fundamental para el archivero: Sickel lo define como «el testimonio escrito de un hecho de naturaleza ju- ridica, redactado a formas determinadas que tienen por fin el darle fuerza pro- batorian. Berheim, lo define como «el escrito que sirve de testimonio hist6rico redac- tado observando determinadas formas reglamentarias, propias para hacerlo fide- digno.» Paoli dice que los documentos «son escritos que tienen cardcter hist6rico y juridico al mismo tiempo y estén redactados con las formas que para ambos fines son convenientes.» El espafiol Antonio Floriano Cumbrefio parece resumir a los anteriores di- ciendo: «es la supervivencia escrita que perpetiia hechos de naturaleza estric- tamente juridica y que, formulada o redactada su intencionalidad histérica, sirve no obstante a la historia como fuente primordial o directa» (Floriano, 1946). Mientras estas concepciones te6ricas se realizaban en nuestro pais y, en general, en toda Europa, Shellemberg propugnaba una concepcién més abierta del término documen- to que, al igual que en el archivo, propiciaba una actualizacién de contenidos. Como fluencia de este aspecto, Europa en los afios setenta recoge definiciones en la misma If- nea de las expresadas por el autor de Estados Unidos. Como ejemplo nos puede servir la visién que nos aporta Umberto Pemnia en su Diccionario de archivologia: Documento es cualquier escrito 0 libro, u otro documento individual que sirve para comunicar un informe incluyendo mapas y material fotogréfico. Es a unidad més pequefia del material archivado 0 por archivar que puede ser una hoja, una pagina, una reproduccién, una imagen o cualquier nimero de paginas que se necesiten para continuar o completar un trémite o un expediente (Per- nia, 1970). El avance histérico es definitive. Igual que nos ocurrié con el concepto de archivo en la mitad del siglo xx se produce un importante cambio que madurard en las siguientesdécadas para convertir al documento de archivo en un elemento distinto perfectamente afianzado en su personalidad puramente archivistica. 3.2. El tiempo y el valor del documento de archivo El valor del documento de archivo es uno de Jos puntos que marca la diferencia con otro tipo de documentos que encontramos en el mundo de la informacién. Podemos resu- mirlo en tres puntos: 1. Valor administrativo. 2. Valor juridico. 3. Valor histérico. Nos atenemos a la visién més tradicional de la valoracién del documento archivistico por ser la més refrendada cientificamente, aunque apuntamos otras valoraciones del do- ‘cumento, como es el valor informativo simple del mismo que, a veces, encontramos im- plicito en los anteriores pero sin tomar la idea de informacién en sentido puro que es como tendriamos que asumirla. Los tres valores cldsicos del documento se ven afectados por diversas variables, qui- z4 la més importante sea el tiempo, y por supuesto, el lugar. La primera afecta al valor administrativo haciéndole decaer ya que la vigencia administrativa disminuye como, por el contrario, aumenta la facilidad de acceso al documento al estar terminado el trimite del expediente. Recordemos que la Ley de Procedimiento Administrativo en el titulo IV, articulo 37, di Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresin gréfica, sonora o en imagen 0 tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud (Ley de Procedimiento Administrativo, BOE de 27 de noviembre de 1992). No obstante, este mismo articulo dedica cuatro puntos més para restringir el acceso por diversos motivos como, por ejemplo, el derecho a la intimidad. De cualquier forma, el tiempo, a la vez que vence al valor administrativo, favorece el acceso a la documentacién. No ocurre lo mismo con el valor juridico del documento que es més impermeable a la variable temporal, ya que puede ser permanente este valor si los principios que se presentan en el documento no han sido derogados o sustituidos por otra accién juridica. Un ejemplo puede ser el valor juridico que posee una escritura de propiedad: es permanente hasta que no encontremos una escritura posterior que anule a la primera o bien exista una ley de expropiacién que revise la situacién legal citada al principio. Con este criterio debemos considerar que es un valor estable que apenas esta afectado por el transcurso fisico del tiempo.El valor hist6rico si esté claramente afectado por el tiempo pero en sentido inverso al administrativo: a més tiempo mas valor hist6rico y, por consiguiente, facilidad en el ac- ceso y perspectiva temporal que para la investigacién es muy adecuada. Claro esté, este valor que ha estado latente mientras el documento adquirfa la edad adecuada puede de saparecer con el propio documento si es eliminado de una forma organizada o, lo que es lo mismo, si es expurgado. 3.3. El tiempo y el lugar del documento de archivo El documento de archivo, a diferencia de otros, es un documento que tiene un perfo- do vital perfectamente establecido y que, a medida que avanza en el tiempo, le fuerza a ser transferido de un depésito a otro. El trnsito, como ya apuntaba Vicenta Cortés en su Manual de Archivos Municipa- les, comienza en el archivo de oficina, pasando al archivo administrativo central de la institucién, de ahi al intermedio y, por tiltimo, al archivo hist6rico, un largo camino para apenas treinta afios de vida ya que la legislacién suele recoger como documento histérico aquel que tiene mas de treinta afios de existencia. Se puede dar el caso de que, bien por una ruptura histérica 0 por donacién, el docu- mento pase directamente a la Ultima fase, al archivo histérico, en este caso por pleno acuerdo con los afectados que no se sienten lesionados por hacer publica la informacioh que contienen los documentos. Simplemente por edad el concepto de documento histérico es dificil de establecer. La legislacién archivistica de nuestro pafs de 1911 daba un perfodo de treinta afios para con- siderar un documento hist6rico. Por tanto, podemos pensar que todo documento anterior a 1880 es hist6rico por sf mismo, igual perfodo de afios aplica el Decreto 914/1969 por el que se crea el Archivo General de la Administracién y la legislacién sobre patrimonio de 1985. Las leyes de archivos autonémicas reconocen marcos legales y temporales si- milares en el tiempo, Io que nos puede llevar a considerar que el concepto de documento histérico evoluciona con el tiempo y se especifica a medida que la legislacién se hace mis precisa. 4. Objetivos del archivo Si abstraemos hasta lo estrictamente fundamental, podemos considerar que los obje- tivos del archivo son dos: 1. Conservar. 2. Informar. El espléndido trabajo de Vicenta Cortés Alonso, en 1979, titulado Los archivos de Espaia y América, dio cuerpo teérico a las funciones del archivo; en é1 quedaron esta- blecidas tres funciones: recoger, conservar y servir. Algunos autores anteriores aumenta- ban el mimero de funciones tratando de precisar lo més posible. En cnaloviar casa no_El valor histérico sf est4 claramente afectado por el tiempo pero en sentido inverso al administrativo: a mAs tiempo més valor hist6rico y, por consiguiente, facilidad en el ac- ceso y perspectiva temporal que para la investigacién es muy adecuada, Claro esté, este valor que ha estado latente mientras el documento adquiria la edad adecuada puede de saparecer con el propio documento si es eliminado de una forma organizada 0. lo que es lo mismo, si es expurgado. 3.3. El tiempo y el lugar del documento de archivo El documento de archivo, a diferencia de otros, es un documento que tiene un perfo- do vital perfectamente establecido y que, a medida que avanza en el tiempo, le fuerza a ser transferido de un depésito a otro. EI trénsito, como ya apuntaba Vicenta Cortés en su Manual de Archivos Municipa- les, comienza en el archivo de oficina, pasando al archivo administrativo central de la institucién, de ahi al intermedio y, por tiltimo, al archivo histérico, un largo camino para apenas treinta afios de vida ya que la legislacién suele recoger como documento hist6rico aquel que tiene més de treinta afios de existencia. Se puede dar el caso de que, bien por una ruptura histérica 0 por donacién, el docu- mento pase directamente a la ultima fase, al archivo hist6rico, en este caso por pleno acuerdo con los afectados que no se sienten lesionados por hacer publica la informacioh que contienen los documentos. Simplemente por edad el concepto de documento histérico es dificil de establecer. La legislaci6n archivistica de nuestro pais de 1911 daba un perfodo de treinta afios para con- siderar un documento historico. Por tanto, podemos pensar que todo documento anterior a 1880 es hist6rico por s{ mismo, igual periodo de afios aplica el Decreto 914/1969 por el que se crea el Archivo General de la Administracién y la legislacién sobre patrimonio de 1985. Las leyes de archivos autonémicas reconocen marcos legales y temporales si- milares en el tiempo, lo que nos puede levar a considerar que el concepto de documento histérico evoluciona con el tiempo y se especifica a medida que la legislaci6n se hace mis precisa. 4. Objetivos del archivo Si abstraemos hasta lo estrictamente fundamental, podemos considerar que los obje- tivos del archivo son dos: 1. Conservar. 2. Informar. El espléndido trabajo de Vicenta Cortés Alonso, en 1979, titulado Los archivos de Espana y América, dio cuerpo tebrico a las funciones del archivo; en él quedaron esta- biecidas tres funciones: recoger, conservar y servir. Algunos autores anteriores aumenta- ban el nimero de funciones tratando de precisar lo més posible. En custevier casa no © Ediciones Pirkmidedebemos confundir objetivos del archivo con funciones, ya que en un método cientifico lo primero que plantearemos es lo que deseamos alcanzar, y posteriormente realizaremos las funciones para conseguir estos fines y objetivos. Por esta raz6n resumimos los objetivos lo m4s posible, con el fin de ser breves y con- cretos, ya que si analizamos el archivo con un cierto distanciamiento histérico vemos que siempre se ha debatido en éste dos cuestiones, incluso a lo largo del tiempo se han alter- nado en un aparente combate que determinaba la importancia preponderante de cada uno de ellos. Estas diferencias para establecer el grado de importancia de cada objetivo han sido interesantes para determinar en qué época histérica est4bamos. Tradicionalmente, con- servar es un objetivo basico que se ve reforzado cada vez que nos planteamos problemas de-patrimonio como, por ejemplo, la politica de archivos nacionales que, en Espaiia, entre otras cosas, trata de poner solucién al desastre documental de la desamortizaci6n, que pro- voca la exclaustraci6n de cientos de archivos que se limitan a vagar de depésito en depé- sito destruyendo nuestro pasado histérico. En este caso, como en el caso de los Archivos Hist6ricos Provinciales que surgen por la magnifica politica del afio 1931, el fin, el objeti- vo fundamental es conservar y es I6gico y determinante para poder desarrollar el segundo objetivo ya que dificilmente se puede informar sobre algo que no existe. Después de ajios inciertos las politicas archivisticas se han forjado con la finalidad conservadora y hoy, aunque queda mucho por hacer, debemos pensar que hay que dedi- car un mayor esfuerzo al segundo objetivo: informar. Los tiempos han evolucionado y el desarrollo de las tecnologias facilita la difusién de los instrumentos de descripcién y hace que el archivo pueda llegar més lejos, no sélo para una élite social, como los in- vestigadores tradicionales, sino también para captar nuevos usuarios que, desde Ia for- macién més elemental, se familiaricen con el archivo y sepan lo mucho que les puede aportar. El archivo debe aprender de la experiencia de otros centros dedicados a la do- cumentaci6n y adaptar los procesos a sus caracteristica:s ya no debe sorprendemos ha- blar de archivo-bus 0 de nodos WWW o de servidores de lista con direcciones de co- treo electrénico. 4.1, Funciones del archivo ‘A unos objetivos claros han de corresponder unas funciones precisas que son tanto del archivo como del archivero y que desarrollamos en los siguientes puntos: 1. Planificar tanto el archivo como Ia documentacién de la institucién en el marco del sistema de informacién de la empresaptblica 0 privada, tomando como refe- rencia los dos objetivos del archivo: conservar e informar 2. Gestionar el archivo y la documentacién que contiene en todas y cada una de las fases, tanto de los distintos depésitos como de la génesis documental. 3. Prestar especial atencién a la planificacién de las trasferencias al igual que al control para que se desarrollen de forma adecuada. 4, Coordinar y participar en la eliminacién organizada de la documentacién 0 ex- purgo ya que es la labor més dificil del archivo. “toe5. Clasificar los distintos fondos de cada fase archivistica. 6. Describir los fondos del archivo tomando como referencia a los usuarios del mismo: institucién productora, instituciones de investigacién, usuarios persona- les de tipo académico, profesiones liberales o el ptiblico en general. 6. Planificar el sistema de informacién del archivo con especial atencién a la apli- cacién de normas y formatos que permitan el intercambio de la informacién en un contexto informatizado. 7. Planificar y gestionar la politica cultural del archivo, que permita que éste salga fuera de su contexto de una manera organizada y provechosa. En definitiva, todos sabemos que no existe un tipo de archivo sino tantos como las instituciones son capaces de crear. Asi pues, con una tipologfa muy abierta que la mayo- tia de las ocasiones genera notables diferencias entre centros, el archivero ha de estar atento a cualquier revisién y modificacién en las funciones para hacer de su centro algo vivo y tremendamente activo. 5. La metodologia en el trabajo de archivo Al considerar las funciones del archivo vemos que términos como planificacién y gestién son una constante que hasta hace poco no se utilizaba con la debida frecuencia en el archivo 0, al menos, las instituciones no eran conscientes de la capacidad y forma- cién que debja tener un archivero. Afortunadamente, hoy es sabido que un archivero debe regirse por términos como sistematizar, normalizar, integrar, ya que el archivo no es una institucién aislada, sino que cuando se pueda debe formar parte de los sistemas integrales de documentacién y para ello hay que seguir los principios basicos de la metodologia: — Anilisis — Disefio — Implantacién — Puesta en marcha — Evaluacién — Correccién de errores — Reimplantacién del proyecto mejorado. Carmen Cayetano nos aporta un ejemplo sobre los pasos a seguir en un Programa de Gestién Documental para un archivo de oficina, estableciendo los siguientes niveles de actuacién (Femdndez Gil, 1992): 1. Toma de datos de la situacién de los archivos. 2. Valoraci6n e identificacién de series. 3. Realizacién de un cuadro de clasificacién. 4, Elaboracién de normas de organizacién.5. Gestidn y control de expedientes. 6. Gestién automatizada de los documentos. 7. Gestién de la informacién. Para desarrollar el proyecto entiende que han de oftecerse tres fases: 12 Desarrollo del proyecto 22 Estudio y elaboracién de propuestas. 3." Creacién de un manual de organizacién de los documentos y de la documenta- cién de la institucién. La aplicacién de una metodologia adecuada se hace imprescindible en cualquier pro- yecto cientifico pero muy especialmente, cuando estamos hablando de introducir tecno- logia informatica en el archivo. En este caso debemos procurar ser especialmente exigen- tes, ya que un fracaso supondré el abandono de los sistemas integrados de informacién y el aislamiento del archivo. En este caso es adecuado seguir estas fases: 1. Definir los problemas a los que se enfrenta el archivo. Determinar un orden prioritario en los problemas a solucionar. Resolver los problemas seleccionados. Ejecutar las soluciones. Evaluar los resultados. Modificar a la luz de los resultados la soluci6n original. Hacer extensivo al mayor ntimero de centros nuestra experiencia. MraAvwaywny Lamentablemente, en los archivos se estén implantando soluciones tecnol6gicas sin seguir un método adecuado, por ejemplo, sin evaluar previamente la demanda de los usuarios, sin prever las alteraciones de precios en el periodo de desarrollo del proyecto, a veces sin determinar los objetivos que se quieren cubrir con la informatizacién. Otros proyectos, en cambio, han seguido un método racional, pero no han difundido su expe- riencia por los canales adecuados (Ruiz Rodriguez y Moneda Corrochano, 1994), lo que ha provocado que muchas experiencias importantes se pierdan y no alcancen el nivel in- formativo deseado. 6. El intercambio de informacién cientifica en archivistica @) Publicaciones periddicas Las publicaciones periédicas especificas de archivistica han aumentado considerable- mente en los tltimos afios, a consecuencia de las transferencias autonémicas y la crea- cién de numerosas asociaciones de cardcter también autonémico; pero si ésta es una gran noticia, para los profesionales de la archivistica tiene una parte negativa: aunque las pu- blicaciones en general las podemos considerar de calidad no respetan una de las dos nor-mas basicas para que una revista sea incluida en las bases de datos cientificas: la periodi- cidad. Este importante aspecto deja mucho que desear pricticamente en el ochenta por ciento de las publicaciones. En menor medida encontramos errores en la normalizacién de las revistas y aunque existen son perfectamente subsanables. Las revistas integradas, como el Boletin de Ana- bad, que cuenta con una larga experiencia, fue durante afios la tinica posibilidad de comu- nicar textos cientificos sobre nuestro tema y sigue siendo impecable en los aspectos forma- les citados 1o que ia hace hoy por hoy la mejor interlocutora en esta materia y no s6lo por la forma, sino por la difusién que es superior al resto de revistas autonémicas que encuen- tran una dimensién algo timorata si se centran s6lo en un espacio geogrifico limitado. La juventud de la mayorfa de las publicaciones periddicas en la materia es el motivo de que atin no se solucionen estos problemas, més que nada formales, pero tenemos que reconocer que todas estas revistas son el lugar donde se debe publicar articulos que de- seamos dar a conocer a nuestra comunidad cientifica, evitando la dispersién en otras pu- blicaciones menos cientificas. Es poco notable el impacto de articulos sobre archivistica en actas de congresos que entienden la documentacién de una manera integrada, como es el ejemplo de las Jorna- das de Documentacién Automatizada Espafiolas, Sin duda es cuestién de tiempo que el nivel de las publicaciones de archivos aumente en este tipo de foros. En conclusién, debemos considerar que el nivel cientifico de las aportaciones de es- tas publicaciones es de gran calidad y estd en la misma linea de las mejores publicacio- nes de fa materia en el mundo. ‘A continuacién, ofrecemos una relacién de publicaciones periédicas espafiolas en materia de archivos segtin su 4mbito territorial y los temas publicados: 1. Revistas de ambito nacional e integradoras Anabad. Asociacién Nacional de Archivos, Bibliotecas y Documentacién. 2. Revistas de ambito autonémico e integradoras. Aabadom. Asociacién de Archivos, Bibliotecas y Documentacién de Asturias 3. Revistas de 4mbito autonémico y exclusivamente de archivos. Irargi. Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco Lligall. Asociacién de Archiveros de Catalufia. Tria. Asociacién de Archiveros de Andalucia Tébula. Asociacién de Archiveros de Castilla-Leén. b) Manuales En la difusién de los textos cientificos de archivos y en la formacién de archiveros y profesionales de la documentacién tienen un especial interés los manuales de archivos, ya que introducen en la materia a las personas receptivas, prepardndolas para una infor- macién més especializada que tendrén que obtener a través de las public»-iones veriédi- cas, monografias u otras fuentes de interés.No sélo por su papel de introduccién a la informacién debemos considerar interesan- tes los manuales, sino por el impacto que supone su publicacién en el mundo cientifico dedicado a los archivos. Recordemos que hasta hace menos de diez afios no tenfamos nin- gtin manual de la materia y, en cambio, hoy contamos con un buen ntimero de obras de reciente aparicién, lo que indica como minimo tres cuestiones: 1, La comunidad cientifica dedica importantes esfuerzos para sintetizar los conoci- mientos de archivistica. 2. Este tipo de publicaciones cuentan con un interesante mercado editorial. 3. Ha aumentado el 4mbito de interés por los temas archivisticos, no sélo a través de los profesionales en ejercicio, sino también a través de los centros de forma- cién. Presentamos, para terminar, una relacién comentada de los manuales publicados en castellano en los iltimos afios e incluimos obras que, sin ser formalmente manuales, han jugado, a nuestro juicio, este papel sirviendo de valiosa introduccién. Shellemberg, T. R.: Archivos modernos: Principios y técnicas, La Habana, Instituto Panamericano de Geografia e Historia, 1958. Tanodi, A.: Manual de Archivologia Hispanoamericana, Cérdoba (Argentina), Uni- versidad Nacional, 1961. En Espafia, quiz4 por el aislamiento internacional de la Guerra Civil 0 por no estar presentes en las actividades internacionales, no se publican obras de estas caracteristicas aunque contamos con profesionales capaces, como Antonio Matilla Tascon, que publican textos importantes, si bien no de ambito general. Como resultado de esta situacién las obras més lefdas nos Ilegan de otros paises y se convierten en libros de cabecera para los estudiantes de Archivistica. Malas traducciones nos conducen a extender errores termino- l6gicos, aunque no se les puede negar la influencia positiva que han dejado en la biblio- grafia archivistica espafiola, sobre todo, para temas conceptuales donde han conseguido ser obras de obligada referencia hasta hoy. Cortés Alonso, V.: Archivos de Esparia y América: Materiales para un manual, Madrid, Universidad Complutense, 1979. Cortés Alonso, V.: Manual de Archivos Municipales, Madrid, Asociacién Espafiola de Archiveros, Bibliotecarios, Museélogos y Documentalistas, 1982. Igual que en el caso anterior éstos no son los tnicos textos publicados en estas fe- chas, pero a nuestro juicio son los que més impacto dejaron. En el primero, los capitulos 6 y 7, dedicados respectivamente a los archiveros, los archivos y la investigacién, han sido muy citados, pero atin lo ha sido més el capitulo 1, dedicado a las funciones de los archivos, que dejaba perfectamente claros los parémetros te6ricos y su conjuncién con la técnica archivistica. En el segundo caso, merecen destacarse los aspectos técnicos como la trasferencia, el expurgo 0 los cuadros dedicados a los instrumentos de trabajo en el archivo a través de las edades del documento, aunque quizé lo mds importante era que todos estos aspectos se aplicaban a un determinado tipo de archivo como el Municipal.Heredia Herrera, A.: Archivistica: Estudios bdsicos, Sevilla, Diputacién Provincial, 1982. — Archivistica general: Teoria y préctica, Sevilla, Diputacién Provincial, 1986. La primera obra colectiva tiene capftulos como el dedicado a instrumentos de des- cripcién que debemos calificar como brillante y asf se refleja en la produccién de la autora, ya que realiz6 una monografia sobre el tema en el afio 1982. Aunque, desgracia- damente, como ocurre en toda obra colectiva, hay partes que no resisten el paso del tiem- po, debemos reconocer el enorme mérito de reunir a importantes profesionales en aque- los afios para ofrecer una obra de conjunto. Del manual por excelencia de archivistica en Espafia sélo resaltar que es la obra mas reeditada de 1a archivistica espafiola, la m4s conocida intemacionalmente y, por su cali- dad y oportunidad, la m&s importante de la produccién cientffica en nuestro pafs. Aun- que contindan tas ediciones actualizadas hasta el afio 1993 es importante centrarla en su contexto bibliogrdfico de final de los afios ochenta, ya que marca un punto de partida para otros manuales y obras generales que Hegardn en los afios noventa. Lodolini, E.: Archivistica, principios y problemas, Madrid, Anabad, 1993. Este es un caso excepcional de buen gusto ya que una de las obras més consultadas de la bibliografia italiana se traduce déndole una mayor accesibilidad. Aunque debemos considerarlo un clasico en su conjunto es destacable la parte dedicada a historia de los archivos. La cuestién menos adecuada es, como es légico, que el autor se refiere a su pais cuando trata casos concretos. Por otra parte, el autor siendo un gran maestro de la archi- vistica es algo cldsico en sus concepciones del archivo. De cualquier forma seria deseable que esta linea de traducciones de obras generales no termine, sino que al contrario continée acercéndonos los manuales mds reconocidos por la comunidad cientifica internacional. Romero Tallafigo, M.: Archivistica y archivos: Soportes, edificios y organizacién, Carmona, Asociacién de Archiveros de Andalucia, 1994. Cruz Mundet, J. R.: Manual de Archivistica, Madrid, Fundacién German Sanchez Ruipérez, 1994. Sin duda, el afio 1994 es el mas prolifico para los manuales de archivos, pero tam- bign es Iégico que ocurra, ya que la evolucién en la produccién cientifica sobre archivos ha registrado un aumento vertiginoso. El primero es un manual enfocado al documento y a los soportes de archivos donde se puede apreciar la enorme formacién del autor en Ciencias y Técnicas Auxiliares de la Historia, dedicando importantes apartados a los so- portes, las tintas y la restauracién, que no encontramos en otras obras andlogas. En el dltimo caso citado encontramos un manual de corte cldsico en su estructura, que puede considerase el mds completo en este contexto de obra general que nos intro- duce en el archivo, est4 magnificamente actualizado en los conceptos y la bibliograffa y, a diferencia del caso anterior, nos acerca a un archivo més integrado con otros centros de informacién. Este manual, de ejecucién impecable, cumple la misién de introducirnos en la Archivistica y nos deja un deseo de profundizar algo mAs en los aspectos tratados. Por iltimo, me resta tan sdlo nombrar la obra Manual de Archivistica, dirigida por A. A. Ruiz Rodriguez, que ha realizado un colectivo de profesores de la materia en los centros docentes de Biblioteconomia y Documentacién de diversas universidades espafio-las, publicada por. la Editorial Sintesis, el afio 1995, y que pretende profundizar algo mas en los temas archivisticos toda vez que las introducciones estén perfectamente atendidas con las publicaciones actuales. liografia basica Arad, A.: «Intemational Council on Archives and thearchival methodology», en Archivum, XXIX, 1982, pags 182-186. Casanova, E.: Archivistica, Turin, Boltega Erasmo, 1966, pag. 25. La primera edicién se publicé en Siena en 1928, Currés, E.: Las Ciencias de la Documentacién: Bibliotecologia, Archivologia, Documentacién e Informacién, Barcelona, Mitre, 1982, pag. 43. Evans, F.: Dictionary of Archival Terminology, Londres, ICA, 1984, pg. 63. Feméndez Gil, P.: «Organizacién de archivos de oficina: metodologia», Irargi, 1992-1993, nime- 10 5, pag. 87. Floriano Cumbreno, A.: Curso general de Paleografia y Diplomdtica espafiola, Oviedo, Publica- ciones de la Universidad, 1946, pag. 222. Gallego Dominguez, O., y Lépez Gémez, P.: Introduccién a la Archivistica, Bilbao, Centro del Patrimonio Documental de Euskadi, 1989, pag. 28. Lopez Yepes, J., y Ros Garcia, J.: Qué es Documentacién? Teorfa e historia del concepto en Espaiia, Madrid, Sintesis, 1993. Matilla Tascén, A.: Cartilla de organizacién de archivos, Madrid, Direccién General de Archivos y Bibliotecas, 1960, pag. 5. Oller, P.: Traité de Documentation: le livre sur le livre. Théorie et practique, Lieja, Centre de lec- ture publique de la communauté frangaise de Belgique, 1989, pég. 350. La primera edici6n se publicé en el afio 1934, Pemia, H.: Diccionario de Archivologia, Caracas, 1970, pg. 49. Romero Tallafigo, M.: Archivistica y archivos: soportes, edificios y organizacién, Sevilla, Aso- ciacién de Archiveros de Andalucia, pég. 106. Ruiz Rodriguez, A., y Moneda Corrochano, M.: «Evaluacién de las publicaciones periédicas es- Pafiolas de archivos en el perfodo 1977-1994», en Segundas Jornadas sobre Investigacion en el Archivo, Guadalajara, 1995 (en prensa). Sheliemberg, Th.: Archivos modernos: principios y técnicas, La Habana, Imprenta del Archivo Nacional, pag. 42. ‘Vazquez de Parga, M.: «Proyectos y equipos de historia oral», en Historia fuente y archivo oral, Madrid, Direccién de Archivos Estatales, 1990, pag. 76.