ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS

Cuando la inversión en tecnología se hace necesaria para una organización, la optimización de los costos
involucrados y el control que se debe ejercer sobre los recursos informáticos debe convertirse en una prioridad
para la organización. A la suma de todos los costos involucrados en la adquisición, uso y mantenimiento de la
tecnología informática se le conoce como el Costo Total de Propiedad (TCO por sus siglas en inglés). La
administración de recursos informáticos conlleva una seria responsabilidad, pues la inversión no termina con la
adquisición del recurso, pues la infraestructura tecnológica, la preparación del recurso humano que utiliza la
tecnología y el mantenimiento de la misma son un ciclo constante que se repite hasta terminar con la vida útil
del recurso. En Estados Unidos el ciclo de vida útil de un recurso informático, por ejemplo un equipo de
cómputo, es de aproximadamente tres años. Sin embargo en nuestro país la vida útil del equipo puede ser un
poco mas larga, aunque con el avance tan rápido de la tecnología este tiempo sé esta reduciendo. Ustedes se
preguntarán: ¿Por qué es importante administrar los recursos informáticos? Bueno, cuando el ciclo de vida útil
del recurso informático termina, una organización debe ser capaz de definir estrategias para el cambio y uso de
nueva tecnología. Estas estrategias deben permitir de alguna manera, optimizar el costo total de inversión y
además deben incidir de manera importante en las tomas de decisiones para la inversión en tecnología y el
subsecuente retorno de la inversión. Las actividades que conlleva la administración de recursos informáticos se
relacionan con: El control del inventario de hardware y software (control de las aplicaciones, licencias y sus
versiones), la medición de los programas de cómputo con el fin de monitorear su uso efectivo, la administración
del uso del espacio en disco en la red, los estándares de uso y la definición de políticas para buen uso del
recurso informático, la implementación de procesos de auditorias de software en forma periódica, procesos de
respaldos y recuperación de información, la obtención de información para determinar los requerimientos de
adquisición de hardware y software así como los presupuestos respectivos, la organización de la mesa de
ayuda para la atención de usuarios, el control de los niveles de servicio en la atención de problemas y cambios,
la organización del mantenimiento preventivo que mantenga en buen funcionamiento del recurso de cómputo,
la implantación de software antivirus para prevenir daño a la información, los controles en las garantías y
seguros de los bienes informáticos y la optimización en la generación de los presupuestos para la adquisición
y/o cambio de tecnología. Como se puede observar la administración de estos recursos es una labor que, sin el
soporte adecuado a través de procedimientos, métodos y tecnología, puede convertirse en una labor ardua y
complicada. Parte importante en la administración de recursos informáticos lo compone la mejora tecnológica la
cual esta integrada por aspectos relacionados con administración de activos, sistemas, PC’s, escalabilidad,
protección del centro de computo y mesa de ayuda. El control del inventario de hardware y software es la base
donde se sustenta la administración de los activos. De un buen control en el inventario derivamos las
estrategias adecuadas para optimizar los costos en la escalabilidad de nuestro equipo informático. El ¿Qué?,
¿Cómo? , ¿Cuándo? y ¿Cuánto? invertir en nueva tecnología se responde a través de una buena
administración del inventario. ¿Qué pasos debemos seguir para llevar un control adecuado del inventario?
Existen desde formas básicas de control que pueden ser llevadas a cabo de forma muy simple y de manera
manual hasta formas más avanzadas que requieren el apoyo de herramientas de software que faciliten el
trabajo, todo depende del tamaño de la organización. No es lo mismo controlar el inventario de una empresa
que tiene 20 computadoras en una misma ubicación que en una que tiene 50 o 100, y más aún en aquellas
organizaciones que tienen un gran número de equipo disperso por toda la empresa. En empresas con menos
de 20 equipos, un control manual puede resultar eficiente si se lleva a cabo a través de revisiones periódicas y
la información es actualizada de manera constante. La información a controlar se centra específicamente en las
características del equipo que ha sido asignado a cada usuario. Las características del equipo pueden ser
externas - Marca, Modelo, Numero de serie del equipo, Proveedor del equipo, Fecha de adquisición, garantía,
etc.- e internas - Tipo de procesador, velocidad del procesador, capacidad de memoria RAM, capacidad del
disco duro y otras que puedan ser importantes considerar dependiendo del hardware que se esta inventariando
(PC’s, impresoras, scanners, etc.). Además de las características de hardware se debe llevar un registro del
software que está instalado en cada PC. Para ello es importante contar con información a detalle del software
instalado en cada PC - Nombre del Software, versión, idioma, fabricante - así como también el registro del
proveedor con el que adquirieron el producto y bajo que esquema de licenciamiento se adquirió. Estas
características son convenientes asociarlas al usuario que utiliza el equipo, de tal forma que podamos llevar un
registro completo de los datos del usuario (Nombre, área y/o departamento al que pertenece y otros que
consideremos importantes) para después poder analizar toda esta información para tomar decisiones. Ustedes
se preguntarán de que les sirve llevar un registro de toda la información anterior. He aquí algunos casos en los
que esta información resulta de utilidad:

Robo Hormiga: Un día, en un equipo deja de funcionar el procesador de palabras que tenía instalado. Usted
acude a revisar el equipo y se encuentra que el equipo originalmente debería tener 256Mb de Memoria y ahora
tiene 64Mb. ¿Dónde quedaron los otros 192Mb?.

Escalabilidad: Se necesita instalar un nuevo software que requiere 128Mb en RAM y contar con procesador
Pentium III a 500Mhz. ¿Qué equipos tienen esa capacidad para poder instalar el software?.

Migración: Se desea saber si es conveniente cambiar a la nueva versión del sistema operativo, para ello se
requiere saber cual sería la mejor forma de adquisición de las licencias correspondientes. Ud. realiza un
análisis de las capacidades de sus equipos para soportar el cambio de versión y de los esquemas de
licenciamiento que sean más competitivos pues tiene la información necesaria para hacerlo.

Mantenimiento: Incluir en una póliza de mantenimiento a los equipos de su empresa, para ello revisa cuales
están en garantía todavía, de tal suerte que no es necesario incluirlos.
Auditoria: Regularizar el software para no tener copias piratas. Ud. al revisar frecuentemente sus equipos
conoce el software que tiene instalado y lleva el control de las licencias correspondientes por lo que la carta
anterior no les debería preocupar en lo mas mínimo.

Capacitación: Conocer por departamento que software de oficina se tiene instalado, de tal forma que pueda
programar la capacitación de los usuarios optimizando los costos

Salida de un empleado: Cuando un empleado deja de colaborar en su empresa desea verificar que el mismo
entregue el equipo asignado tal cual se lo dieron a su ingreso a la empresa.

Estos son algunos de los casos donde se justifica el llevar un control del inventario.

El control del inventario de hardware y software puede realizarse en forma básica, media o avanzada y puede
requerir del uso de herramientas automatizadas dependiendo del nivel de control que se desea obtener. Esto
permitirá un monitoreo adecuado de los centros determinados para una actividad específica.

1 HARDWARE

Un inventario de hardware consiste de un listado de todo el hardware en la organización. El inventario de

hardware debe incluir un listado completo de todos los componentes de la red incluyendo PC’s, Servidores,
periféricos y dispositivos de red y de comunicaciones. La información del inventario incluye identificación
relevante (números de serie, números de inventario, códigos de barra, etc.) de cada componente - PC’s,
Servidores, periféricos y hardware de la red. Además de lo anterior es conveniente mantener un historial de los
aspectos financieros (registros de adquisición, arrendamiento, seguros, depreciación) físicos (movimientos,
adiciones, cambios) y técnicos. Decimos que un inventario de hardware es básico cuando este es mantenido
en un archivo no integrado. Este archivo es manualmente actualizado y contiene mínima información acerca
del software. Esta es una estrategia de control con mínimos costos y mínimo retorno. Cuando hablamos de un
inventario de nivel medio estamos ya involucrando herramientas automatizadas que permiten obtener
información de los activos a inventariar de forma automática. La información obtenida es utilizada para la
resolución de problemas y en la planeación de presupuestos y actualizaciones. El objetivo es bajar costos y
mejorar la eficiencia de los equipos de soporte a usuarios. En controles avanzados de inventario de hardware
las herramientas automatizadas se integran con otros productos para dar un mayor soporte a los usuarios de la
organización. Las herramientas son utilizadas también para soportar las políticas para la administración del
software y se integran a un sistema de planeación de activos informáticos.

Inventario de hardware básico.

Es recomendable estructurar en base al equipo cabeza de configuración, normalmente el CPU o gabinete

principal y sus partes, accesorios o periféricos que lo integran o conforman, en un esquema del estilo PADRE---
> HIJOS registrando por cada uno datos tales como:
 Número de Control.
Identificación o Clave.
Descripción.
Marca.
Número de Serie.
Número de Parte.
Tipo genérico de equipo.
Capacidad.
Tipo de Tecnología.
Fecha de Recepción.
Fecha de Instalación.
Tipo de mantenimiento.
Status (En reparación, asignado, prestado, obsoleto, baja, refacciones,...).
Dirección Ethernet o IP.
Consumo eléctrico.
Disipación térmica.
Costo.
Datos de su ubicación.
Responsable.
Tipo de uso.
Localización.
Extensión/teléfono de referencia.
Departamento o Área.

2 SOFTWARE

Un inventario de software debe contener información acerca del software instalado en cada una de los equipos
de cómputo del centro de cómputo. Lo anterior debe incluir tanto Servidores como PC’s. Es recomendable que
la información se concentre en un archivo central, también es muy recomendable que esta información se
mantenga y actualice en forma periódica y que incluya los términos de las licencias de uso, fecha de
adquisición, nombre del usuario que usa el software, detalles de instalación, acuerdos de mantenimiento,
monitoreo de uso y otros datos que sean de importancia para su administración. Como habrán de observar el
inventario de software es de suma importancia pues permite administrar de mejor forma las licencias, negociar
contratos de soporte, planear actualizaciones de software, resolver problemas relacionados con su uso y por
supuesto permite una administración financiera adecuada.
Inventario de software básico

Clave o Identificación.
Descripción.
Fecha de recepción.
Fecha de instalación.
Tipo de documentación.
Medio de distribución.
Tipo de aplicación.
Disponible en computadoras.
Computadora/servidor.
Versión.
Número de licencias.
Tipo de contrato.

2.1 Prácticas de buen uso para la Administración de Software

Cuando el control del inventario de hardware y software ya se ha implementado en la organización y se

mantiene actualizado en forma periódica, debe implantarse otra práctica de buen uso, me referiré en este
artículo a la “Administración de Software.” La administración de software es la función que permite asegurar a
la organización el cumplimiento de las licencias del software que se tiene instalado así como el buen uso que
se haga del mismo.

Los elementos que intervienen en una buena administración de software son:

El control de las aplicaciones y versiones de software: Generalmente utilizado para procesos de migración y
actualización. Consiste en llevar un control de las aplicaciones que están instaladas en la organización de tal
modo que cuando exista la necesidad de cambiar a una nueva versión o aplicar algunos “parches” al software
que presenta problemas se pueda realizar de manera uniforme. Por ejemplo, el pasado problema del año 2000.
Existían aplicaciones que se habían desarrollado con MS-Access 2.0, el cual presentaba problemas en el
cálculo de fechas. La recomendación era que todas las aplicaciones creadas con esa versión fueran
actualizadas con la nueva versión de MS-Access. El llevar un control de las aplicaciones que fueron
desarrolladas con esa versión permitió a muchas empresas evitar un problema mayor. El beneficio que se
obtiene con un buen control de versiones lo observamos en los procesos de actualización de licencias pues se
puede planear de mejor forma las inversiones en adquisición de licencias de software y con ello optimizar los
costos.

Auditoria de software: La auditoria de software permite evaluar el grado de exposición en el que se encuentra
una organización con respecto al software que tiene instalado en sus equipos y las correspondientes licencias
de uso. Los beneficios que se obtienen son la eliminación del riesgo de enfrentar demandas civiles y penales
por tener software sin la correspondiente licencia. Así también permite conocer cómo se llevan a cabo los
controles definidos para la administración del software.

La importancia de conocer el uso que se le esta dando al software permite saber si hay retorno de la inversión
realizada. El comprar licencias de software sin analizar el uso que se le va a dar puede ser causa de que los
costos de adquisición se eleven. Por ejemplo, si tenemos instalado en un servidor un producto de oficina
(Procesador de palabras, hoja de cálculo, presentaciones etc.) como MS-Office, Lotus Smartsuite que es
utilizado en promedio por 30 usuarios de los 50 que lo utilizan de forma esporádica, es posible instalar en el
servidor un software encargado de monitorear el uso del producto, para poder ajustar la compra de las licencias
o actualizaciones al uso real que se le está dando. En vez de adquirir 50 licencias podría adquirir solamente 30.
El beneficio obtenido es la reducción en la inversión.

La administración del espacio en disco en la red: Consiste en monitorear constantemente la información

residente en los discos duros del servidor o de las PC’s de la organización. Existe mucha información que no
es parte del proceso de negocio en una empresa que ocupa espacio en disco y que todo usuario debe depurar
como parte de su responsabilidad. Me refiero a notas de e-mail, archivos de características singulares - fotos,
imágenes, tarjetas electrónicas de felicitación, los famosos tapices y protectores de pantalla - además de toda
aquella información que NO es información de negocio. El beneficio de administrar efectivamente el espacio en
disco evita que estemos actualizando continuamente las PC’s con discos duros de mayor capacidad y la
realización de inversiones innecesarias. El conocido comentario por parte del usuario “Necesito mayor
capacidad en disco” de ahora en adelante debe ser justificado antes de instalarle un nuevo disco.

La definición de estándares, políticas y procedimientos: Si todo lo descrito anteriormente no se encuentra

sustentado a través estándares, políticas y procedimientos de control, de nada servirán los esfuerzos
realizados. Dentro de los estándares se pueden definir aquellos relativos al uso de software de base (sistemas
operativos), software de oficina (paquetes administrativos, hojas de cálculo, procesadores de texto, etc.) ,
software de red. De las políticas se pueden definir políticas de uso de software entre otras y de los
procedimientos se pueden incluir aquellos relativos al proceso de adquisición de licencias, instalación de
software y actualización. Todo lo anterior debe ser soportado por un buen plan de concienciación que
comunique de manera efectiva y responsabilice a todos los usuarios de la organización del buen uso del
software.

3 DEFINIENDO LA ADMINISTRACIÓN DE POLÍTICAS CORPORATIVAS

La administración de políticas corporativas es una forma de administrar el entorno de trabajo de un usuario. El

esquema sugerido permite, a un administrador de la red o de la PC, controlar a través de reglas lógicas cuales
aplicaciones, configuraciones, recursos - de red o bases de datos - y otros activos informáticos pueden ser
utilizados por los usuarios. Cada usuario o grupo de usuarios tendrá un perfil donde son definidos sus
privilegios, de tal suerte que al asignarle un activo informático estos privilegios sean asignados al equipo donde
trabajarán. Estas políticas pueden implementarse de forma manual - definiendo los estándares, políticas,
concienciando al personal usuario del equipo y publicando estas políticas en toda la organización - y con el
apoyo de herramientas automatizadas que eviten que los usuarios realicen cambios en sus equipos. Estos
cambios pueden ser: El introducir software no autorizado y/o cambiar la configuración del equipo por ejemplo.
La definición e implantación de estos controles permiten al usuario solo utilizar las herramientas necesarias
para ejecutar su trabajo. Este proceso integrado con un sistema de administración de cambios y haciendo uso
de políticas bien definidas al respecto, pueden reducir en forma significativa los tiempos de caída de los
equipos. Por otro lado le permite al administrador crear plataformas estándar que pueden apoyar los procesos
de migración y actualización de equipos y software. Otra forma de definir las políticas corporativas se centra en
el equipo y no en el usuario, es decir, el equipo es preparado con las configuraciones y aplicaciones de
software necesario para que un usuario realice su trabajo. En este caso particular el perfil es definido para el
equipo y no para el usuario por lo cual si el usuario se mueve a otro equipo quizá este no cuente con la
configuración y software que el usuario utiliza para su trabajo. Esta forma de control es sugerida cuando las
aplicaciones que utiliza el usuario son instaladas en forma local y no existe un servidor que pueda monitorear
su uso. Los beneficios obtenidos son de igual forma la reducción y la minimización de los tiempos de caída de
los equipos. Una recomendación adicional al implantar este tipo de esquema es la definición de procedimientos
que permitan el cambio y reasignación de equipos de forma eficiente y que exista una supervisión efectiva en la
administración de cambios. Adicionalmente una buena herramienta que permita la auditoria periódica de estos
activos permitirá un mejor control de los mismos. El uso de Hardware y de Software autorizado deberá estar
regulado por las siguientes normas:

1. Toda dependencia podrá utilizar UNICAMENTE el hardware y el software que el área de soporte técnico le
haya instalado y oficializado mediante el “Acta de entrega de equipos y/o software”.

2. Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustracción o daño
intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la compañía, será sancionada de acuerdo
con las normas y reglamento interno de la empresa.

3. El área de soporte técnico llevara el control del hardware y el software instalado, basándose en el número
de serie que contiene cada uno.

4. Periódicamente, el área de soporte técnico efectuara visitas para verificar el software utilizado en cada
dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, será considerado como una
violación a las normas internas de la empresa.

5. Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al área de soporte
técnico, quien justificara o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.
6. El área de soporte técnico instalara el software en cada computador y entregara al área usuaria los
manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.

7. Los paquetes que contienen el software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el
área de soporte técnico.

8. El área de soporte técnico proveerá el personal y una copia del software original en caso de requerirse la
reinstalación de un paquete determinado.

9. Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el área de soporte técnico, así como la
adecuación física de las instalaciones serán realizadas por la dependencia respectiva.

10. La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por el área de
soporte técnico, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva
mediante el “Acta de Entrega de Equipos y/o Software”.

11. Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el área de soporte técnico, estos serán
cargados a la cuenta de activos fijos del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.

12. Así mismo, el área de soporte técnico mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de
la compañía, en cuanto a número de serie y ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo
menos una vez al año su correcta destinación.

13. El área de soporte técnico actualizara el software comprado cada vez que una nueva versión salga al
mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta
actualización.