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Estructura para la Calidad

Ricardo Hirata Okamoto. La estructura de un sistema de calidad est integrada por los siguientes componentes: 1.- Consejo de Calidad. 2.-Comit de Calidad. 3.-Unidad de Calidad y Planeacin. 4.-Unidad de asesora interna y capacitacin. 5.-Enlaces. 6.-Grupos interfuncionales. 7.-Grupos interdepartamentales. 8.-Grupos en las reas de trabajo. a) El Consejo de Calidad. Es el encargado de la generacin de directrices y responsable de alto nivel para la implantacin y seguimiento del sistema de calidad y del plan de calidad para toda la organizacin. Debe aprobar a las personas sugeridas por el comit de calidad para distintos puestos en la estructura de soporte. Se debe nombrar a un presidente y un secretario tcnico.

b) El Comit de Calidad. Tiene como funcin la de coordinarse con el consejo de calidad para la generacin de directrices corporativas, por divisiones, unidades de negocio o reas generales. Debe desplegar las directrices del Consejo de Calidad para definir y aprobar los planes de calidad y los proyectos particulares a implantar. Es el responsable directo de la implantacin y seguimiento del sistema y plan de calidad a nivel corporativo, en las divisiones, unidades de negocio o reas generales y sus procesos clave. Es el responsable de identificar a las personas idneas para conformar un equipo de trabajo altamente comprometido con el proceso de calidad, as como sugerir a los miembros del resto de la estructura. Se debe nombrar a un presidente o coordinador y a un secretario tcnico. Se recomienda que el presidente del comit sea el secretario tcnico del Consejo de Calidad (en caso de existir).

c) La unidad de calidad y planeacin (UCP). Es la encargada de apoyar el Comit de Calidad en la estructuracin del sistema y del plan de calidad. Es la responsable del seguimiento, evaluacin, control y registro de todo el proceso de calidad. Es el responsable de identificar a las personas idneas y entusiastas para formar una red de enlaces a lo largo y ancho de la organizacin que est altamente comprometido con el proceso de calidad. Se debe nombrar a un Coordinador de la unidad.

Se recomienda que el Coordinador de la unidad sea el secretario tcnico del comit de calidad. d) Unidad de asesora interna y capacitacin (UAIC). Es el grupo encargado de la capacitacin entrenamiento y asesora directa a los grupos interfuncionales, grupos interdepartamentales y grupos por reas que se generan para el cumplimiento del plan, as como de cualquier entusiasta que por motivacin propia desee cooperar con el proceso de cambio. Son el soporte tcnico del proceso y actan como facilitadores de estos grupos durante el perodo de entrenamiento, pruebas, implantacin y operacin. Es comn que al inicio, estas funciones sean responsabilidad de la Unidad de Calidad y Planeacin en coordinacin con recursos humanos en materia de capacitacin. e) Enlaces. En cada unidad funcional o proceso clave podrn existir enlaces de la UCP. Son personas cuya funcin es apoyar en el diseo, implantacin y seguimiento del plan de calidad en cada divisin, unidad de negocio o rea especfica, as como de la mejora de un proceso en particular o implantacin de un proyecto en particular. Representan mini unidades de calidad y planeacin a lo largo de la estructura funcional de la organizacin. Los enlaces deben tener un perfil similar a los integrantes de la unidad de calidad y planeacin. Adicionalmente, deben ser personas de confianza en la divisin, rea especifica, as como de la mejora de un proceso en particular o implantacin de un proyecto en particular. Representan mini unidades de calidad y planeacin a lo largo de la estructura funcional de la organizacin. Los enlaces deben tener un perfil similar a los integrantes de la unidad de calidad y planeacin. Adicionalmente, deben ser personas de confianza en la divisin, rea especfica o proceso al que apoyarn.
DIRECCIN GENERAL

UCP Corporativa Direccin. 2

DIRECCIN 1 DIRECCIN 2

UCP 1

UCP 2

UCP 3

PROCESO A

PROCESO B

e) Los equipos interfuncionales o interdepartamentales de mejora de procesos clave.

Tienen como responsabilidad bsica al inicio, el examen de las cadenas clave. Estos grupos surgen a iniciativa de los particicipantes y su actividad primaria es el conocimiento del enfoque de calidad y aplicacin a la unidad donde se ubican. Los grupos especficos son instrumentados para resolver problemas particulares y mejorar subprocesos definidos.

Procesos o subsistemas especficos de calidad.

1.1 Organizacin dirigida al cliente. 1.1.1. Identificacin del cliente. 1.1.2. Conocimiento del cliente. 1.1.3. Despliegue de la Calidad. 1.2. Liderazgo. 1.3. Involucramiento del personal. 1.3.1. Desarrollo de personal 1.3.2. Trabajo en equipo. 1.4. Enfoque al proceso. 1.5. Enfoque de sistema a la administracin. 1.6. Mejora continua. 1.7. Informacin y toma de decisin. 1.7.1. Informacin y control. 1.7.2. Evaluacin de desempeo. 1.7.3. Memoria institucional 1.8. Relacin mutuamente beneficiosa con el proveedor. 1.8.1. Desarrollo de proveedores. 1.9. Planeacin. 1.10. Aseguramiento de Calidad.

SISTEMA DE CALIDAD ESTRUCTURA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Consejo de Calidad. Comit de Calidad Unidad de planeacin y calidad Unidad de asesora interna y capacitacin. Enlaces. Grupos interfuncionales. Grupos interdepartamentales. Grupos de trabajo por reas RECURSOS 1. 2. 3. 4. Tiempo ejecutivo. Recursos humanos. Recursos financieros. Recursos tecnolgicos.

PROCESOS Y SUBSISTEMAS 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2. 1.3. 1.3.1. 1.3.2. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.7.1. 1.7.2. 1.7.3. 1.8. 1.8.1. 1.9. 1.10. Organizacin dirigida al cliente. Identificacin del cliente. Conocimiento del cliente. Despliegue de la calidad. Liderazgo Involucramiento del personal. Desarrollo de personal Trabajo en equipo. Enfoque al proceso. Enfoque de sistema a la administracin. Mejora continua. Informacin y toma de decisin. Informacin y control. Evaluacin del desempeo Memoria institucional Relacin mutuamente beneficiosa con el proveedor. Desarrollo de proveedores. Planeacin. Aseguramiento de la calidad.

Estructura propuesta.

Consejo de Calidad

Presidente.

Secretariorio. Tcnico. Presidente. Comit de Calidad Secretario Tcnico.

Coord. De la unidad. Unidad de Calidad y Planeacin. Funcin de Planeacin, implantacin, seguimiento, evaluacin y mejora del plan de calidad. Unidad de Asesora Interna y Capacitacin Funcin de capacitacin, entretenimiento, asesora interna de enlaces, equipos y personas.

Enlaces Plan de Implantacin EQUIPOS Misma rea. Interdepartamental Interfuncionales. Comits Etc.

Proyectos

Recursos: a. Personal. Los principales recursos son los requeridos para el grupo de planeacin, el grupo apoyo tcnico y los subsistemas de calidad. b. Tiempo. Uno de los recursos clave del proceso de calidad es el tiempo de la Alta Direccin, ejecutivos y empleados de la institucin. En la etapa de capacitacin y entrenamiento, las labores de calidad pueden ser adicionales a las cargas normales de trabajo, lo que exige un esfuerzo extra a la organizacin. Instalaciones, equipo y materiales. Son las requeridas para el grupo de planeacin, el grupo de apoyo tcnico y los procesos de calidad. Es recomendable la estructuracin de un centro de capacitacin y documentacin, dentro de la unidad de asesora interna y capacitacin, para el soporte de todo el proceso, que cuente con los principales documentos y libros sobre la calidad y temas relacionados.

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