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Organizacin de Eventos Perodo Acadmico 2007-II

Introduccin El objetivo principal del curso de Organizacin de Eventos es presentar una gua para organizar cualquier tipo de evento especial o conferencia, para lo cul se proporcionan checklists, cronogramas, formatos y ejemplos que pueden aplicar y adaptar a sus propios eventos. Durante el desarrollo del curso veremos los detalles involucrados en cada aspecto, desde el rol de un organizador de eventos, el planeamiento de todas las actividades, la conformacin de un equipo humano adecuado, la elaboracin de un presupuesto, la negociacin con proveedores, el contacto con los medios de comunicacin, la generacin de fondos a travs de auspicios, la logstica para el desarrollo del evento en s, hasta la evaluacin final. Organizar eventos es un arte, no una ciencia exacta donde los detalles marcan la diferencia

Definicin de un OPE Organizador Profesional de Eventos En los ltimos 20 aos, el trabajo de un organizador profesional de eventos ha cambiado y evolucionado en diversas maneras. Actualmente se reconoce esta actividad como una profesin en el mundo de los negocios. En ese sentido, la organizacin profesional de eventos se ha tornado ms compleja y sofisticada. Por lo tanto, los organizadores profesionales de eventos se han visto en la necesidad de convertirse en verdaderos gerentes. Ellos participan no solamente en el planeamiento de actividades, sino tambin en la organizacin y liderazgo de las mismas; ellos coordinan y comunican; y ms importante an, ellos controlan todos los detalles, actividades e interacciones relativos al

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manejo de una reunin o convencin, desde su concepcin hasta concluir con la evaluacin y futuro planeamiento.

Definicin y Clasificacin de Eventos Segn nmero de participantes Pequeo Mediano Grande hasta 100 personas de 100 a 500 personas desde 500 personas

Segn Metodologa y Objetivos VER CUADRO ANEXO 1 Segn Especialidad Tcnico: Todo evento que implica el anlisis de temas especficos que comprometen un avance o progreso para determinados sectores y/o una adecuada promocin de productos y servicios a travs de

presentaciones. Cultural: Todo evento o actividad que sirva como canal para promover la riqueza cultural de nuestro pas en diversos campos. Puede ser a travs de exhibiciones arqueolgicas, conferencias y audiovisuales sobre nuevos descubrimientos, historia de la gastronoma en el Per, muestras de arte, presentaciones de nuestro folklore, teatro, entre otros. Social: Todo evento que sea un medio para promover la interrelacin humana, desempeando relaciones pblicas de manera ms relajada a travs de almuerzos, cenas, ccteles, etc. Promoviendo y celebrando

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acontecimientos, productos y/o servicios importantes para empresas, entidades o personas naturales. Turstico: Todo evento que sirva de instrumento para la promocin y difusin de los atractivos tursticos en nuestro pas. Se concreta a travs de la participacin en stands de promocin en ferias especializadas a nivel internacional (FITUR, Espaa ITB, Berln, etc.), viajes de familiarizacin para tours operadores (Fam Trips), invitacin a medios especializados (Press Tours), festivales tursticos, gastronmicos o folklricos. Proyeccin de material audiovisual y distribucin de folletera promocional. Espectculos o Artsticos: Todo evento relacionado con el mundo del espectculo; conciertos, festivales musicales, etc. Deportivo: Todo evento de promocin de diversas actividades deportivas como campeonatos de ftbol, tenis, olimpiadas de atletismo, carreras de autos, competencias, etc.

Etapas de Organizacin y Aspectos Tcnicos A continuacin se describe la conformacin bsica de una comisin organizadora y los diversos comits de trabajo que pueden ser constituidos para lograr un buen desempeo de labores en la organizacin de un evento.

Comisin Organizadora Es la reunin de personas seleccionadas para llevar a cabo las diferentes funciones de organizacin para un evento. Usualmente en los gremios del

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sector privado esta comisin puede estar conformada por miembros de la Junta Directiva, con la participacin de asociados especialmente invitados. En el caso de comisiones mixtas (entidades del sector pblico y del sector privado), la conformacin se efecta por designacin de representantes por parte de las Juntas Directivas de las entidades involucradas.

Funciones Generales Formular el plan general de Organizacin del Evento Determinar fecha, sede, programa y temario Elaborar y aprobar normas y reglamentos Elaborar y aprobar el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos. Elaborar y aprobar el balance final del evento Mantener informada a la Directiva sobre los avances del evento Otras funciones derivadas de los requerimientos propios del evento

Conformacin y Funciones Especficas La conformacin vara de acuerdo al criterio de cada entidad que se propone organizar un evento, basados en la metodologa, nivel y magnitud del mismo. A continuacin se enumera a los integrantes fundamentales y se describen sus funciones especficas.

Presidente Hacer cumplir las disposiciones que rigen el funcionamiento de la Comisin cuidando la buena marcha de sus labores.

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Presidir las reuniones de la Comisin y poner en consideracin los asuntos que requieran de su decisin

Ejercer la representacin de la comisin cuando corresponda Firmar la correspondencia regular Autorizar los egresos y firmar en forma conjunta con el Tesorero toda obligacin adquirida

Redactar con los dems miembros de la comisin el informe final del evento

Otras atribuciones y responsabilidades inherentes

Vicepresidente Desempear las funciones del Presidente en su ausencia o cuando este lo considere conveniente Cumplir con las comisiones que le confiere la Comisin o el Presidente Informar regularmente a la Comisin acerca de sus actividades Otras atribuciones y responsabilidades inherentes

Coordinador General Nexo entre el Presidente y dems miembros de la Comisin Coordinar la celebracin de las reuniones de la Comisin Hacer seguimiento a los informes presentados por los diversos Comits o Sub-Comits de Trabajo Apoyar a los Comits y Sub-Comits de Trabajo en la ejecucin de sus funciones Coordinar y Supervisar en forma directa las labores asignadas a la Secretara General del evento

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Mantener informada a la Comisin acerca de todas las ocurrencias en la organizacin del evento

Otras actividades que le sean asignadas por la Comisin organizadora

Comits de Trabajo Comit de Finanzas (Presupuesto y Auspicios) Elaborar el presupuesto de ingresos y egresos y las partidas necesarias para atender los gastos relacionados al evento Colaborar en la obtencin de fondos para la financiacin del evento Recaudar y administrar los fondos obtenidos y aprobar en forma conjunta con el Presidente los egresos correspondientes Recaudar los importes correspondientes a inscripciones y llevar control de los mismos Recaudar o asignar el dinero obtenido por auspicios Preparar un Balance a la finalizacin del evento

Comit Tcnico (Contenido) Definir y proponer la metodologa del evento Elaborar el temario y someterlo a la aprobacin de la Comisin En base al temario propuesto, recomendar a los expositores, conferencistas, panelistas, moderadores, etc. Elaborar el Programa Preliminar del evento y someterlo a consideracin de la Comisin Coordinar la ubicacin, distribucin y requerimientos de las salas de trabajo

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Informar al Presidente y Comisin de los avances de su gestin

Comit Logstico (Infraestructura / Equipamiento) Determinar las necesidades generales del evento de acuerdo a su magnitud, nivel, metodologa y en virtud a los requerimientos de cada comit de trabajo Presentar la relacin de requerimientos para la aprobacin de la Comisin Organizadora. Presentar la relacin de requerimientos aprobados ante el Comit de Finanzas para la respectiva obtencin de cotizaciones Coordinar y Supervisar los servicios contratados a terceros Administrar todo elemento o equipo adquirido para la realizacin del evento Otras actividades inherentes a sus funciones

Comit de Alimentos y Bebidas / Servicio Determinar las necesidades de A&B y Servicio del evento Disear y proponer alternativas de mens a la Comisin Organizadora Elaborar el presupuesto en coordinacin con el Comit de Finanzas Obtener el auspicio de diversas entidades para comprar los ingredientes necesarios o en su defecto, la contratacin de una empresa de catering Coordinar y supervisar la empresa de catering o coordinar y supervisar la preparacin de los alimentos Decidir sobre los detalles del servicio (mantelera, cubertera, copas, mesas, sillas, etc.) en coordinacin con el Comit de Logstica Capacitacin del personal de servicio si as se requiriera

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Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones

Comit de Actividades Sociales Programar y coordinar las actividades sociales (inauguracin, clausura, etc.), culturales y/o tursticas que formarn parte del programa general del evento y someterlas a la aprobacin de la Comisin Organizadora Obtener el auspicio de diversas entidades para el ofrecimiento de agasajos y otras atenciones en coordinacin con el Comit de Finanzas Informar a la Comisin Organizadora sobre el avance de sus gestiones Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones

Nota: Las actividades tursticas a que se hace mencin, se circunscriben al mbito de la ciudad. En el caso que el evento requiere la programacin de Pre y/o Post Tours a diferentes destinos tursticos del pas, es conveniente conformar un Comit de Trabajo ad-hoc.

Comit Turstico o de Excusiones (Pre y Post Tours) Programar excursiones considerando los gustos y expectativas de los participantes, as como los atractivos tursticos ms importantes, de fcil acceso y que cuenten con instalaciones y servicios adecuados Coordinar todos los servicios de las diferentes empresas (lneas areas, hoteles, albergues, operadores, municipios, entidades pblicas y privadas vinculadas) Obtener el mayor apoyo, las mejores tarifas y ptimo servicio para los visitantes

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Otras actividades inherentes a sus funciones

Comit de Relaciones Pblicas y Protocolo Recibir y atender a invitados y participantes, desde su arribo a la ciudad o al pas Coordinar con las entidades respectivas los requerimientos de los invitados (sala VIP del aeropuerto, trmites de migraciones preferencial, aduana, etc.) Recepcin y ubicacin de personalidades, expositores y participantes en las salas de sesiones y/o en los ambientes donde se ofrezcan los agasajos Otras actividades inherentes a sus funciones

Comit de Prensa y Publicidad o Marketing (Promocin y Difusin) Promocionar el evento presentando un Plan de Difusin Seleccionar informacin y preparar notas de prensa para los diversos medios de comunicacin Gestionar entrevistas en medios para la difusin del evento Disear y coordinar la publicacin de avisos contratados Coordinar la acreditacin y participacin de periodistas para cubrir el evento Elaborar un programa especial para Prensa Hacer seguimiento y llevar archivo de las notas de prensa publicadas y grabacin de las noticias propaladas por radio y televisin Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones

Comit de Recepcin, Traslados y Alojamiento

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Este comit se crea en el caso de eventos a nivel internacional o nacional con participacin de delegados de provincias Recibir a los participantes e invitados a su arribo al aeropuerto, para lo cual debe llevar un registro denominado Biblia, donde se consigna datos de llegada y salida de vuelos, procedencia, nmero de pasajeros, conexiones, itinerarios, etc. Debe trabajar estrechamente con el Comit de Relaciones Pblicas y Protocolo a nivel de Comisin Organizadora Debe trabajar en estrecho contacto con Migraciones, Aduana Area y Protocolo del aeropuerto para dar facilidades a los pasajeros en cuanto al ingreso del pas, retiro de equipaje y trato especial a las personalidades En base al registro de arribos (Biblia), presentar requerimiento de unidades de transporte recomendando las mejores opciones y supervisando el cumplimiento de horarios, capacidad y calidad de servicio Reservar y coordinar previamente con los hoteles el alojamiento requerido Elaborar el Rooming List (check-in, check-out, tipo de habitacin, compaero de habitacin, requerimientos especiales, etc.) Facilitar a los pasajeros el llenado de fichas de registro del hotel

Secretara General

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La labor que desarrolla la Secretara General de un evento es sumamente importante, ya que en ella se concentra la ejecucin de todos los acuerdos y propuestas de la Comisin Organizadora. Debe constituirse en un slido apoyo al resto del engranaje. Ejecutar todas las acciones encomendadas por la Comisin

Organizadora y/o el Coordinador General Atender requerimientos en apoyo a los diferentes Comits de Trabajo Actualizacin de listados, manejo de archivos Elaboracin, despacho y seguimiento de correspondencia Atencin y seguimiento telefnico y correo electrnico Brindar informacin general Toda actividad propia de la funcin secretarial y otras que le sean asignadas

Personal de la Secretara General (Sugerido) Un Asistente de Coordinacin Una Secretaria Ejecutiva Un Digitador o Mecangrafo Un Mensajero

Actividades Previas de la Comisin Organizadora y de los Comits de Trabajo La Comisin Organizadora debe empezar sus labores siguiendo pautas determinadas para la organizacin de un evento, las mismas que deben ser

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ordenadas en un Cronograma colocado en forma visible para fcil seguimiento y control. Las actividades previas varan de acuerdo al criterio de la entidad organizadora y segn la magnitud y nivel del evento.

Comisin Organizadora o Instalacin o Descripcin de funciones y asignacin de responsabilidades o Reuniones peridicas (determinar fecha habitual, por Ej.: todos los martes a las 8:30 am). El nmero de reuniones semanales puede incrementarse a medida que avanza la organizacin del evento.

Secretara General o Instalacin o Asignacin de funciones y responsabilidades

Comit de Finanzas o Elaboracin del Presupuesto de Ingresos y Egresos o Apertura de una cuenta bancaria para depositar fondos

exclusivamente del evento, en caso de ser necesario. De preferencia y para evitar problemas la cuenta debe ser mancomunada. o Elaboracin del plan de pagos o Solicitud de cotizaciones para adquisiciones y servicios varios. Se recomienda obtener un mnimo de 2 a 3 cotizaciones por cada rubro. o Recepcin y control de inscripciones o Control de gastos y contabilidad general del evento

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Comit Tcnico o Gestionar autorizaciones y oficializacin del evento o Diseo de logotipo y formatos varios o Elaboracin de documentos tcnicos (reglamento, temario,

convocatorias, programa, etc.) o Definicin de normas y reglamentos de participacin y presentacin para ponencias o Seleccin y propuesta de conferencistas, panelistas y moderadores Comit Logstico o Identificacin y contratacin de la sede del evento (salas de conferencias y de trabajo, alojamiento, ambientes para servicios de A&B, otros servicios, etc.) o Identificacin de equipos, maquinaria y materiales requeridos o Determinacin de requerimientos de personal de apoyo o Identificacin de servicios de terceros o Contrataciones en coordinacin con el Comit de Finanzas Comit de Actividades Sociales o Elaboracin y/o actualizacin de la lista de invitados o Elaboracin del programa social o Evaluacin de las posibles sedes o Gestin de auspicios o Diseo de invitaciones o Atenciones y regalos

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o Elaboracin del programa turstico ( en caso de no existir un Comit Turstico) Comit Turstico o de Excursiones o Designar una entidad o agencia de viajes oficial o Elaborar paquetes tursticos a los mejores precios del mercado o Recibir inscripciones a pre y post tours o Hacer reservas de servicios de traslado, alojamiento, tours y dems rubros Comit de Relaciones Pblicas y Protocolo o Elaborar un cuadro de llegadas y salidas de personalidades e invitados especiales procedentes del exterior o provincias o Reconfirmar la asistencia de los invitados especiales a todos los eventos o Elaborar la lista de invitados confirmados y por confirmar ( en caso que asistan sin previo aviso) o Elaborar croquis de ubicacin de invitados especiales en ambientes donde se realizan los eventos Comit de Prensa y Publicidad o Trabajar en conjunto con la Coordinacin General todos los aspectos de promocin y difusin del evento o Elaborar notas de prensa promocionando el evento o Hacer cronograma de publicacin de notas de prensa y avisos contratados

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o Hacer cronograma de entrevistas en medios (TV, radio, diarios, revistas) o Concertar entrevistas en medios o Reservar espacios en medios para publicacin de avisos contratados o Preparar y convocar a conferencia de prensa o Entregar material promocional e informativo del evento a los medios de comunicacin o Invitar a los medios a asistir al evento Comit de Recepcin, Traslados y Alojamiento o Hacer las reservas de alojamiento o Elaborar un cuadro de llegadas y salidas (Biblia) de participantes, expositores e invitados especiales del exterior y/o de provincias o Coordinar recepcin con el Comit de Relaciones Publicas y Protocolo o Coordinar instalacin de stands de recepcin en reas cercanas a Protocolo, Migraciones o Aduanas, sealizacin de reas asignadas o Coordinacin de unidades de transporte y sealizacin de las mismas

Plan de Trabajo Consiste en la identificacin y ordenamiento de actividades de acuerdo a etapas. A continuacin se presenta un modelo que puede ser utilizado como gua. Es evidente que ningn evento es igual a otro, por lo que las acciones a

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seguir pueden variar de acuerdo al tipo de evento, caracterstica de la entidad que convoca, metodologa, nmero de participantes, contenido y dems.

El criterio, la iniciativa y la experiencia nos permitirn acoplar los conocimientos sobre organizacin de eventos a cada caso. Debe recordarse que para ello debemos tener agilidad en la toma de decisiones y previsin, pues muchas de las cosas que no nos puede ensear la teora son precisamente las que pueden suceder en los eventos.

Consideraciones Generales Es habitual que los servicios de un OPE sean contratados por una institucin o empresa determinada, a la que normalmente acudimos cuando ya ha tomado una decisin sobre el evento que quiere realizar.

En ese caso, nuestra experiencia debe permitirnos asesorar al contratante en las consideraciones que debe tomar en cuenta antes de decidirse por un evento determinado. En consecuencia, al asumir la labor de organizacin, debe asegurarnos que quien nos contrata siga o haya seguido determinados pasos, entre ellos:

Que la realizacin del evento sea indefectible, por razones estatuarias y/o reglamentarias ( por Ej.: la Asoc. de Relaciones Industriales de acuerdo a estatutos debe convocar a congreso nacional el primer trimestre de ao impar)

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Conformacin de una Comisin Organizadora Identificar los objetivos que persigue el evento Seleccionar los asuntos o temas a ser discutidos, en base a las necesidades y requerimientos de los interesados (miembros de una asociacin, gremio, colegio profesional, cartera de clientes, etc.)

Identificados los temas, seleccionar la fecha de realizacin y sede, considerando la poca apropiada y menos congestionada en relacin a otras actividades de la entidad que convoca, actividades del mbito nacional e internacional, estacin del ao, etc.

Definicin de la metodologa del evento Estructuracin del programa (normalmente de carcter preliminar) Seleccin de oradores (expositores, ponentes, panelistas, conferencistas, invitados a actos oficiales, moderadores y lo que corresponda segn la metodologa del evento)

Identificacin de requerimientos generales Definicin de rubros y elaboracin del Presupuesto de Egresos Definicin de categoras de participacin (por Ej.: participante titular, acompaante, invitado, prensa, observador)

Definicin de cuotas de inscripcin de acuerdo a las diferentes categoras Elaboracin del Presupuesto de Ingresos Identificacin de fuentes de financiamiento (cuotas de inscripcin, aporte extraordinario de los miembros de la entidad organizadora, aporte de auspiciadotes, canjes publicitarios)

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Estas consideraciones dan el marco general al resto de actividades que debern ejecutarse para el logro de los objetivos propuestos.

Actividades a cargo del Organizador Profesional de Eventos Pre-Evento 1 Revisin y seguimiento a las Consideraciones Generales Elaboracin del Plan y Cronograma de Trabajo Revisin de requerimientos identificados Elaboracin y/o actualizacin de la base de datos (mailing) para envo de correspondencia para promocionar el evento Obtencin de cotizaciones para adquisiciones varias y/o servicios de terceros Diseo, arte y diagramacin de logotipo para el evento y formatos varios Impresos (folleto promocional, afiche, formulario de inscripcin,

programa preliminar, credenciales, diplomas, carpetas, papel y sobres membretados, etc.) Envo de correspondencia general: carta convocatoria, cartas a expositores, conferencistas, panelistas, moderadores, cartas a posibles auspiciadotes, carta solicitando la oficializacin del evento a la autoridad del sector (si es el caso), cartas a invitados especiales, autoridades y otros, carta inicial de requerimiento de servicios en sede del evento, otros.

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Lanzamiento del evento, distribucin de material promocional, envo de notas de prensa, convocatoria a conferencia de prensa, coordinacin de entrevistas en medios de comunicacin

Coordinacin de servicios en sede del evento Reserva de alojamiento Programacin de recepcin y traslados Propuestas de servicios tursticos (excursiones pre y post evento)

Pre-Evento 2 Seguimiento al Plan de Trabajo de Pre-Evento 1 Reconfirmacin de servicios requeridos en sede Reconfirmacin de contratacin de servicios a terceros Reconfirmacin y solicitud de breve resea personal de expositores, panelistas, conferencistas, moderados, invitados especiales. Solicitud de envo de textos de exposiciones, conferencias, materiales para reproduccin. Solicitud de definicin de requerimientos audiovisuales y otros para exposiciones. Reconfirmacin de auspiciadotes Estructuracin e impresin del programa definitivo Recepcin de inscripciones Elaboracin de listados previos de participantes y asistentes en general (alfabtico por apellido y alfabtico por empresa) Envo de informacin general (datos tiles) a inscritos: clima, vestimenta segn las actividades programadas, datos del pas (por Ej.: nmero de

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habitantes, geografa, sitios tursticos de inters), tipo de cambio actual, servicios y facilidades que brinda la sede, descripcin de excursiones, recomendaciones generales, etc. Continuar con la promocin y difusin del evento a travs de cobertura periodstica en todos los medios Enviar Rooming Lists (listado de habitaciones) definitivos a hoteles para reconfirmar las reservas de alojamiento Elaboracin del registro de arribo y retorno de participantes del exterior e interior (Biblia) para la programacin de recepcin y traslados Coordinacin con servicios de Protocolo del aeropuerto, Migraciones y Aduanas para facilitacin en el ingreso de participantes extranjeros Coordinacin y confirmacin de servicios tursticos Envo de invitaciones a actos oficiales y/o sociales, reconfirmar asistencia, elaborar listado de confirmados y por confirmar Montaje de reas a ser utilizadas durante el evento (disposicin de ambientes, sealizacin, equipamiento, decoracin, etc.)

Evento Supervisin general de todos los aspectos tcnicos y logsticos Registro de participantes y entrega de material Recepcin de inscripciones de ltimo momento (Caja) Acreditacin de los corresponsales de prensa para dar cobertura periodstica al evento Servicio de Informacin General

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Atencin en salas de reuniones (coordinacin y supervisin de servicios, equipos, menaje, porta nombres de expositores, formularios de preguntas, micrfonos inalmbricos de mano para preguntas orales de los participantes, obsequios para expositores

Coordinacin y ejecucin de servicio de traslados internos (locales) de hoteles a sede del evento tcnico y eventos sociales

Atencin protocolar en actos oficiales y actividades sociales Servicio de reconfirmacin de reservas para excursiones Servicio de reconfirmacin de vuelos de retorno Distribucin de material reproducido para participantes Apoyo secretarial en documentacin diversa

Post-Evento Elaboracin y entrega de certificados o diplomas de participacin Elaboracin y envo de cartas de agradecimiento a expositores, conferencistas, panelistas, moderadores Elaboracin y envo de cartas de agradecimiento a auspiciadotes Elaboracin y envo de cartas de agradecimiento a proveedores Elaboracin de listado final de participantes Presentacin de Informe Final Informe sobre ejecucin de Presupuesto de Ingresos y Egresos y liquidacin de cuentas Diseo, impresin y distribucin de Memoria Final del evento (esta actividad normalmente es ejecutada por la entidad que convoca)

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Presupuesto A continuacin se detallan, en orden alfabtico, los rubros que usualmente se consideran en la elaboracin de un Presupuesto de Egresos: Actividades Comisin Organizadora o Gastos de reuniones peridicas o Viajes de coordinacin y/o promocin Actividades Sociales / A&B o Inauguracin o Desayunos o Coffee breaks (refrigerios) o Almuerzos o Cenas o Coctles o Clausura o Alimentacin de staff, equipo de apoyo y de servicio Apoyo Administrativo o Sueldos personal de Secretara General o Sueldos personal de apoyo en evento o Movilidad o Refrigerios Atencin a Invitados Especiales/Expositores o Transporte areo (nacional/internacional) o Alojamiento

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o Alimentacin o Reuniones especiales o Obsequios Comunicaciones o Despacho de correspondencia local, a provincias y al exterior o Servicio telefnico, fax e internet Alquiler de Equipos o Audio (amplificacin y grabacin) o Micrfonos (mesa, podium, pie, solapero y de mano inalmbricos) o Equipo para traduccin (cabina para traductores, receptores y audfonos) o Proyector multimedia o Retroproyector de transparencias o Ecran y/o pantalla gigante o Pizarra acrlica y accesorios (mota y plumones) o Papelgrafo y accesorios (papel y plumones) o Fotocopiadora o Computadora e impresora o Maquina de fax o Enmicadora y guillotina o Filmacin y fotografa o Circuito cerrado de televisin o Teleconferencia Impresos

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o Formularios de inscripcin o Credenciales o Papel y sobres membretados o Invitaciones (carta convocatoria y tarjetas actos oficiales y sociales) o Carpetas o Blocks de notas o Lapiceros grabados o Documento base o Programa preliminar y programa definitivo o Certificados o Diplomas o Ponencias / exposiciones o Encuesta o Preguntas para expositores Local o Alquiler de salas o Ambientacin (decoracin, mobiliario adicional al convencional, banderolas, banderas de pases invitados, sealtica, etc.) o Alquiler de baos porttiles si se necesitan o Otros servicios

Materiales y tiles o Papel bond, peridico, etc. o tiles de escritorio: lapiceros, plumones, borradores, lpices, sellos, correctores, engrapador, perforador, tijeras, grapas, clips, pegamento,

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cinta adhesiva, cinta de embalaje, blocks, cuadernos, files, reglas, papel carbn, sobres de despacho, cartulina, etiquetas, papel para fax, tinta para impresora, CDs, DVDs, diskettes, etc. o Transparencias y plumones Post-Evento o Impresin de documento final (Memoria) o Distribucin de Memoria por correo o CD con informacin del evento o Pgina Web con informacin del evento Prensa o Atencin a periodistas (agasajos, almuerzos, etc.) o Conferencia de prensa Promocin y Publicidad o Diseo e impresin de material promocional (afiches, folletos, volantes) o Publicacin de avisos en principales medios o Souvenirs del evento Transporte o Traslados internos de participantes y expositores o Traslados de equipos o Traslado de personal de apoyo

NOTA: Al monto total resultante de la suma de todos los rubros identificados, sumarle el 10% y considerarlo como rubro de imprevistos.

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Para el caso de eventos a nivel internacional habra que agregar los siguientes rubros en el Presupuesto de Egresos: Alojamiento Traslados in/out Excursiones en la ciudad Tours a diferentes destinos

En base al monto total que arroja el Presupuesto de Egresos, se determina la Cuota de Inscripcin por participante, de tal manera que esta cubra los costos estimados. Es importante tener en cuenta que TODO RUBRO DEBE SER COTIZADO, an cuando se tengan posibilidades de obtener auspicio para todos o alguno de los rubros identificados. Para elaborar un Presupuesto de Ingresos, suele considerarse los siguientes rubros: Ingreso por concepto de inscripciones Aporte de entidades auspiciadoras Aporte de asociados de la entidad que convoca Inscripciones en excursiones y/o tours

Documentacin en Eventos Como todas las dems actividades en la organizacin de un evento, la elaboracin y distribucin de documentos tambin suele ser por etapas.

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Pre-Evento 1: Material Promocional Convocatoria: Presentacin e informacin genrica del evento. Regularmente a esta carta se adjunta la documentacin que a continuacin se detalla. Programa Preliminar: Se denomina as porque puede suceder que al momento de distribuir la Convocatoria no se tenga confirmada la informacin al 100%. Este programa puede diagramarse y presentarse como Folleto Promocional (trptico o dptico usualmente, tambin puede ser en hojas A4 individuales), incluyendo objetivos del evento, pblico objetivo, relacin de temas, expositores y panelistas invitados, costo de inscripcin, lugar donde se reciben las inscripciones, telfonos y correo electrnico para informes, pagina Web del evento, informacin sobre la entidad que contrata la organizacin. Ficha de registro o Formulario de Inscripcin: A travs de este formato debemos solicitar toda la informacin que facilite la operatividad del evento en cuanto a programacin de alojamiento, traslados, control de pago de inscripcin, emisin de credenciales, listado final de participantes, entre otros. Afiche: Aqu se destaca principalmente el logotipo del evento a fin de grabar en la memoria de los posibles participantes la simbologa del mismo. Adems incluye las fechas y ciudad del evento as como telfono, fax, correo electrnico, pgina Web y nombre del organizador para obtener mayor informacin. Informacin Complementaria:

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o Pre y Post Tours: Ofrecer programas tursticos describiendo costos y servicios incluidos. o Alojamiento: Mayor informacin sobre los establecimientos de hospedaje que han suscrito convenio con los organizadores del evento. Categora, tarifas, etc.

Pre-Evento 2: Inscritos A las personas que remitieron su formulario de inscripcin confirmando as su participacin se le enva la documentacin enumerada a continuacin: Segundo Programa: En el caso de que el Programa preliminar haya sufrido variaciones considerables. Comprobante de pago: En cancelacin del costo de inscripcin por su participacin. Reglamento: Conteniendo las reglas de participacin. Usual en

determinados eventos, no en todos. Recomendaciones: Sobre puntualidad en horarios, tipo de vestimenta para las sesiones y actos oficiales y sociales del evento. Autorizacin para ingreso de vehculo: En el caso de que el local donde se realice el evento exija este tipo de identificacin para dar acceso al estacionamiento por motivos de seguridad. Tambin se utiliza en el caso de que el organizador haya contratado una playa de estacionamiento privada cercana a la sede del evento, para facilitar la distincin entre participantes y personas ajenas al evento.

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Vouchers o tickets de consumo: Para el control de los servicios de alimentacin que ofrece el evento.

Identificacin de Equipaje: Para participantes del exterior o interior, indicando que deben colocarlo en sus valijas para facilitar la identificacin del equipaje del grupo.

Informacin General para Extranjeros: Resea sobre el Per, Lima (como ciudad capital) y sobre la ciudad de la sede, moneda, tipo de cambio, idioma oficial, tipo de vestimenta (segn programa del evento), clima, servicios incluidos (recepcin en aeropuerto, facilitacin en migraciones y aduana, servicios de traslados), precios referenciales de los servicios no incluidos (tarifas de taxis, centros de recreacin, centros nocturnos, culturales, espectculos, restaurantes y dems)

Evento: Registro Al momento del registro de participantes, usualmente se entrega lo siguiente: Credencial: Que deber portar durante todo el evento y actividades oficiales y sociales programadas. Carpeta y documentos de trabajo: Informacin de contenido, adems incluye usualmente block de apuntes y lapicero. Programa definitivo o final: Versin final de los programas enviados con anterioridad. Souvenirs: Obsequios de empresas auspiciadoras o recuerdos del organizador.

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Material informativo: Revistas o folletera relacionados a los temas del evento, material publicitario de los auspiciadores, siempre y cuando no se contrapongan a los fines del evento.

Evento: Desarrollo Una vez iniciado el evento, se entregar material o informacin que se vaya generando en el transcurso del mismo. Exposiciones: Usualmente se distribuyen copias de las exposiciones da a da o todas al final del evento en un CD. Medios de comunicacin visual: Como son paneles, pizarras y letreros anunciando determinadas actividades. Mesa de informacin: Es recomendable colocar informacin sobre el desarrollo del programa en el lobby de los establecimientos de hospedaje de los participantes. En caso de ser un evento de grandes magnitudes, se recomienda tener personal permanente de atencin. Coordinar los horarios de atencin con el programa del evento.

Post-Evento Al trmino del evento se suele remitir el siguiente material a los participantes: Diploma o Certificado de Participacin: Como constancia de haber asistido al evento regularmente. Listado de participantes: Incluyendo el nombre del participante, cargo, empresa, direccin, telfono, fax, correo electrnico y otra informacin relevante.

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Memoria del evento o Documento Final: Conteniendo el desarrollo completo del evento con exposiciones, debates, preguntas y respuestas, recomendaciones y conclusiones, comentarios, etc.

Lineamientos para la atencin durante el evento Protocolo Comit de Bienvenida: Encargado de recibir a los invitados especiales, expositores y panelistas. Usualmente est conformado por miembros de la Comisin Organizadora y de los diversos Comits de Trabajo. Anfitriones: El nmero de anfitriones depender del nmero de invitados. Su funcin es dar apoyo al Comit de Bienvenida en la recepcin y traslado de invitados al Saln VIP antes del inicio de las sesiones. Registro y Nuevas Credenciales Jefe de Registro: Encargado de supervisar y distribuir a su personal en las funciones de registro y atender y resolver los inconvenientes que pudieran presentarse. Anfitriones: El nmero de anfitriones variar dependiendo del nmero de participantes, su funcin es recibir, registrar y entregar material a los participantes. Usualmente se asigna anfitriones a 3 reas: o Registro: los anfitriones cuentan con listados alfabticos por apellido y/o por empresa de las personas que se han inscrito con anticipacin, en algunos casos se subdividen por letras para

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agilizar la atencin a los participantes. Hay diversos sistemas de trabajo. o Nuevas credenciales: Los anfitriones inscriben a los nuevos participantes, cuentan con fichas de registro en blanco que debern ser llenadas por el participante y si se da el caso, cobrar el costo de inscripcin. o Prensa: Los anfitriones cuentan con un formato para llenar los datos de los medios de prensa acreditados en el evento, deben entregar credenciales del evento para PRENSA contra la entrega de la credencial del medio que el periodista representa, devolvindola al trmino del evento contra la devolucin de la credencial del evento. Atencin en Sala Jefe de Sala: Encargado de supervisar y distribuir a su personal en las diferentes reas y atender y resolver los inconvenientes que pudiera presentarse. El jefe de sala normalmente se ubica en la parte posterior del ambiente, contando con una pequea mesa auxiliar para colocar en ella material informativo, papel para notas, letrero buscapersonas, lapiceros, etc. Anfitriones o auxiliares: Encargados de atender las necesidades de los participantes y expositores, supervisados por el Jefe de Sala. Habitualmente, el personal de sala es distribuido de la siguiente manera: 1-2 anfitriones en la puerta de ingreso al auditorio 1 anfitrin en la parte posterior del auditorio

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1-2 anfitriones en los pasadizos laterales del auditorio 1-2 anfitriones atendiendo la Mesa Principal

Funciones de los Anfitriones Tener conocimiento desde el primer momento acerca de la programacin general del evento a fin de estar en condiciones de absolver cualquier consulta. Coordinar y supervisar la disposicin del auditorio de acuerdo a los requerimientos propios del evento. Coordinar y verificar el ptimo funcionamiento de los equipos de sonido y ayudas audiovisuales, as como familiarizarse con la ubicacin y funcionamiento de las llaves de luz, aire acondicionado, salidas normales y de emergencia, servicios higinicos, etc. Coordinar y verificar la disposicin de la Mesa Principal, colocacin de vasos, jarras de agua, servilletas, letreros de identificacin, papel y lapiceros, carpeta con material del evento, programa, etc. Coordinar con los organizadores del evento la disposicin de la sala en cuanto a la asignacin de espacios reservados para expositores, panelistas y/o personalidades invitadas. Recibir, acompaar y ubicar a los participantes, distribuyndolos de manera adecuada en el auditorio, as como guiarlos a otras reas asignadas, como ambiente para refrigerios, almuerzos, etc. El personal asignado a la Mesa Principal debe llevar el control de los letreros de identificacin de expositores, panelistas, moderadores e

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invitados especiales a la Mesa, colocarlos tanto en Mesa como en Podium y hacer los cambios que requiera el desarrollo del programa. El personal de esta rea debe dedicarse nicamente a la atencin de los participantes de la Mesa Principal. Debe tener a la mano una copia actualizada del Programa con el orden de exposiciones por da, a fin de colocar los letreros adecuadamente. Debe estar atento a cualquier modificacin. El personal distribuido en las dems reas del auditorio deber estar atento a los requerimientos de los participantes, tales como ubicacin de alguna persona, recepcin de formularios de pregunta y/o alcanzar los micrfonos inalmbricos de mano. La comunicacin entre el personal dentro de la sala con el personal ubicado fuera y encargado de otras funciones de organizacin, debe hacerse en forma sigilosa y a travs del Jefe de Sala, utilizando para el efecto notas breves y/o sistema de radio comunicacin con audfonos si estuviera disponible.

Moderador Es el individuo que gua la intervencin de los expositores, panelistas, participantes de un evento marcando las pautas y mecanismos determinados por la metodologa y naturaleza del mismo. Debe tener la habilidad para manejar y estimular el debate y la participacin de los asistentes, as como autoridad para hacer respetar los tiempos asignados vigilando el estricto cumplimiento del programa sealado para el evento y que las intervenciones se circunscriban al tema propuesto. Debe ser capaz igualmente de recoger y

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resumir opiniones vertidas por el panel, seleccionar y derivar adecuadamente las preguntas formuladas por el pblico.

Prensa Para asegurar la difusin efectiva del evento, es recomendable mantener estrecho contacto con los principales medios de prensa, envindoles notas periodsticas, solicitando entrevistas y programando una o varias conferencias de prensa.

Conferencia de Prensa Es uno de los medios ms efectivos para que una entidad informe a la opinin pblica sobre la realizacin de un evento, requiriendo esta de una preparacin especial ya que se trata de una cita directa con los representantes de los diferentes medios de comunicacin que intervienen escuchando al interlocutor programado y realizando preguntas para esclarecer algunos puntos sobre la noticia vertida. Para la programacin de una Conferencia de Prensa, debe tenerse en cuenta lo siguiente: Local: Amplio, ventilado, provisto de sillas en forma de auditorio, mesa para los expositores, pizarra, paneles informativos, afiches

promocionales, etc. Este local debe estar ubicado en un sitio cntrico y de fcil acceso para la prensa. Invitaciones: Se cursan a periodistas especializados vinculados al tema motivo del evento. Si la invitacin es general sta se dirige a:

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Diarios Radios Televisin Revistas Agencias de Noticias

: al Jefe de Informacin : al Director de Prensa : al Director o responsable de los Noticieros : al Director : al Corresponsal

Deben ser enviadas con tiempo anticipado prudencial, noms de 15 das antes ni menos de 2, lo recomendable es enviarlas 4 das antes y hacer seguimiento telefnico para la confirmacin de asistencia. Horario: Es recomendable programarla para horas de la maana entre las 10:00 y las 12:00 horas, dando tiempo a que los periodistas puedan escribir notas sobre el tema dado a conocer para incluirlas en la edicin de los diarios de la maana siguiente y para la propalacin en noticieros en horas de la noche del mismo da de la conferencia de prensa. Debe tenerse especial cuidado en que el da escogido no coincida con reuniones de Poderes o con actos oficiales del Presidente de la Repblica. Material: Preparar carpetas conteniendo informacin general acerca del evento (textos, fotografas, grficos). Estas carpetas se entregan a cada asistente y se remiten a los directores de aquellos medios que no concurrieron. Duracin: El tiempo prudente es de 30 a 45 minutos, considerar 10 minutos de tolerancia para el inicio.

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Expositores: Procurar la presencia de los representantes ms enterados del asunto que se dar a conocer a la prensa. Generalmente, participa como expositor principal la mxima autoridad del evento, el Presidente de la Comisin Organizadora y de ser posible el Presidente de la Institucin que convoca para dar mayor peso a la reunin. Los expositores debern estar presentes antes de la llegada de los medios de prensa. Los expositores debern de ser presentados (nombre y cargo) ante los periodistas para su fcil identificacin, de preferencia deben colocarse letreros con estos datos delante del puesto de cada persona. Al finalizar la exposicin, se invita a los periodistas a iniciar el dilogo, mostrando disponibilidad para responder las preguntas a que hubiera lugar.

Moderador: Generalmente es el encargado de Relaciones Pblicas de la entidad organizadora. Se encargar de presentar a los expositores y coordinar el registro de los medios de prensa asistentes para el posterior agradecimiento.

Refrigerio: Es recomendable ofrecer un coffee break, sin que este necesariamente sea anunciado en la invitacin.

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