5 8 ARCHIVO ss Seances @mincurtura ae covbMath PAZ EQUIDAD KOUEACION Ref. 1-2016-03076 - 2513/2016/SGC - 540 Bogoté D.C., 5 de julio de 2016 15:25 Asunto: concepto técnico sobre comunicaciones oficiales. Hacemos referencia la comunicacion radicada en el AGN con el . mediante la cual solicita concepto sobre la solicitud que se transcribe a continuacién: “{...] el Consejo Departamental de Archivo de Santander envi6 ajustes a realizar a las TRO actualizadas en el afio 2015 de la Electrificadora de Santander. Dentro de los ajustes ppropuestos por el organismo sobresale el no reconocimiento como Serie Documental Comunicaciones Oficiales, [..] COMPETENCIA: Previo a absolver la consulta, se sefiala que, de conformidad con la Resolucién No. 106 del 16 de marzo de 2015 "Por la cual se establece el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales para los diferentes empleos de la planta de personal del Archivo General de la Nacién Jorge Palacios Preciado", esta Subdireccién de Gestién de Patrimonio Documental, es competente para absoWver las petciones y consukas que se drjan a esta -ntidac MOTIVO DE LA CONSULTA: Serie Comunicaciones Oficiales. DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE: - Ley 594 de 2000 (julio 14). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. - Acuerdo 060 de 2001 , - Decreto 1080 de 2015 (mayo 26). Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Cultura. Titulo Il Patrimonio Archivistico, Capitulo V Gestién de Documentos, CONSIDERACIONES: Sobre la respuesta, conviene precisar en primer término, que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las funciones conferidas en el ejercicio de las atribuciones de direccién y coordinacién de la funcién archivistica del Estado colombiano, expresamente seftalada en la Ley 594 de 2000, y se Archivo General dela Nacién Jorge Palacios Preciado, establecimiento pubblico adscrito al Ministerio de Cultura www.archivogeneral.gov.co /informacién al ciudadano / sistema de peticiones, quejas y reclamos E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co~ Cr. 6No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019 Bogota D.C, Colombia. Fecha: 2013-12-11 V6 GDOF-OLSTR i WSR PEER leonfeader ARCHIVO TODOS PORUN GENERAL @ mincurtura aoa NUEVO PAIS PAZ EQUIDAD KOUEACION circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto, de acuerdo con el asunto que se trate y emite su concepto, cifiéndose en todo a las normas vigentes sobre la materia ‘A. COMUNICACIONES OFICIALES En segundo lugar, con el propésito de responder a su consulta nos remitimos a dos Nomas la primera el Acuerdo 060 de 2001, y Mini Manual de Ordenacién Documental publicacién del AGN atio 2003: En la Primera norma Acuerdo 060 de 2001 establece los lineamientos para las comunicaciones oficiales en las entidades piblicas, la creacién de la Ventana Gnica y la adminitracion de las comunicaciones que ingresan y salen de las entidades de forma controtada En el Mini Manual de Ordenacién Documental hace referencia a que no es correcto identificar unidades de conservacién bajo el nombre de Correspondencia Recibida, ya que toda comunicacién que recibe una entidad debe relacionarse con una serie documental por las funciones que dicha entidad desarrolla a través de sus diferentes unidades administrativas oficinas, por lo tanto formara parte de los expedientes de acuerdo con los tramites que alli se adelanten. Al separar las comunicaciones que ingresan a una dependencia, se estd rompiendo el tramite y por ende se esta desagregando el expediente, la informacion queda fragmentada y se rompe el orden original. Lo que se ha hecho por costumbre y podria decirse que por tradicién, pero que no debe hacerse, es abrir una unidad de conservacién con la correspondencia que llega (correspondencia recibida) y otra unidad de conservacién, con las respuestas a dicha correspondencia (correspondencia despachada). oficial reine eopia al al expediente expationte CCorrespondencia recbida CComespondencia despachada Un documento recibido no se guarda como correspondencia recibida. Se guarda en la unidad administrativa, en la serie y el expediente correspondiente, junto con los demas tipos documentales. Archivo General dela Nacién Jorge Palacios Preciado, establecimiento piiblico adscrito al Ministerio de Cultura www.archivogeneral.gov.co /informacién al ciudadano / sistema de peticiones, quejas yreclamos E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co~ Cr. 6No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019~ Bogota D.C, Colombia, Fecha: 2013-12-11 V6 GDOF-OL= a ed a] DIDS RES: leonfoeder ARCHIVO TODOS PORUN GENERAL @ mincurtura aoa NUEVO PAIS PAZ EQUIDAD KOUEACION Un documento enviado no se guarda en correspondencia despachada, es también parte de una unidad administrativa, una serie y un expediente correspondiente. La correspondencia despachada solamente existe en las Oficinas de Correspondencia bajo el nombre de Consecutivo de Correspondencia Despachada en cumplimiento del Acuerdo 060 de 2001 C. CONCLUSION En conclusién, segén lo anterior las comunicaciones oficiales hacen parte integral de una serie documental o un expediente, por lo tanto la Serie Comunicaciones Oficiales ya no se debe reflejar en las TRD en la Oficinas Productoras , Unicamente en la Oficina de Correspondencia se identificaré esta serie documental en la TRD como Consecutive de Correspondencia Despachada En los anteriores términos se absuelve la consulta planteada, la cual debe considerarse dentro de los parémetros establecidos en el Cédigo Contencioso de Procedimiento Administrative y de lo Contencioso Administrative, articulo 28, del Titulo Il, Derecho de Peticién, capitulos 1,1! y Ill, sustituidos por la Ley 1755 de 2015, sobre el Aleance de los Conceptos. Cordialmente, NATASHA ESLAVA VELEZ Subdirectora de Gestién del Patrimonio Documental owes: NIA NA ‘og ili Rey CoreaProtesonal Univerlvo Guge de Evlusién Documental y Tarslornces Seundaras Witam Mariner Jiménez —Coornador dl Grupo do Evalvacién DocuretalyTranteorces Seardaras ‘rcvado on’ GEDTS ~ Conzapio nicos Archivo General de la Nacién Jorge Palacios Preciado, establecimiento pid wwwarchivageneral.gcv.co /informacién al ciudadano / sistema de peticiones, quejas yreclamos Email: contacto@archivogeneraligev.co = Cr. 6 No, 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019 - Bogetd D.C, Colom: Fecha: 20131211 V:6 GDOF-OL