Osorio & Valencia Abogados PLAN Y CRONOGRAMA DE TRABAJO

El presente documento tiene por objeto exponer las tareas, actividades, trmites y procedimientos que se desarrollarn en relacin con el manejo de los procesos administrativos laborales, encaminados a obtener del Ministerio de Defensa Nacional la indexacin de la primera mesada pensional, segn contratos de prestacin de servicios profesionales que nos fueron cedidos por la firma Lawyers Enterprise. As mismo, se presenta la relacin cronolgica, entre las tareas, actividades, trmites y procedimientos propuestos y una fecha especfica del correspondiente ao lectivo.

1. Asuncin de los casos

Consisti en la suscripcin y recepcin de los respectivos contratos de cesin, celebrados entre nosotros y la citada empresa, as como en la recepcin de las carpetas contentivas de los expedientes de cada uno de ustedes, en el estado de orden y contenido en el que aqulla los entreg. Este proceso se cumpli entre los meses de noviembre y diciembre de 2009.

2. Actualizacin de informacin

Consisti en la bsqueda de informacin vigente, a de 2010, del estado y la ubicacin de cada uno de sus procesos, ya en los juzgados laborales, ya en los juzgados administrativos, ya en el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, cuyo propsito era recuperar las piezas procesales de los respectivos despachos judiciales. Esta labor se complet el 20 de enero de 2010.

3. Recuperacin de piezas procesales

Con el fin hacer la recuperacin efectiva de las piezas procesales y hacer efectiva la estrategia de trabajo que se presenta a continuacin, se elaboraron veintin memoriales, dirigidos a los distintos despachos judiciales en los que se encuentran sus casos. Esta actividad se cumpli el pasado 20 de enero de 2010.

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Para hacer efectiva esa recuperacin, los citados memoriales se radicaron en las diferentes dependencias judiciales el pasado lunes 25 de enero de los corrientes. La recepcin efectiva de las piezas procesales solicitadas, depende de los trminos en uso en cada despacho judicial.

4. Estrategia por seguir Frente a las novedades legislativas en materia de conciliacin extrajudicial administrativa, establecidas por el artculo 13 de la Ley 1285 de 2009 y por el Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009, tuvimos que optar por presentar solicitudes de conciliacin referentes a cada uno de sus casos, ante las respectivas procuraduras delegadas ante lo contencioso administrativo. Para hacer efectiva esta estrategia, se dise el siguiente plan de trabajo:

4.1. Plan de trabajo conciliacin extrajudicial

4.1.1. Elaboracin de poderes

Comoquiera que el proceso de conciliacin extrajudicial ante el Ministerio Pblico requiere, de conformidad con la ley, que el solicitante acte por medio de apoderado, se elaboraron los poderes del caso. Esta tarea se cumpli el lunes 25 de enero de 2010.

Una vez elaborados e impresos se coordinar, con cada uno de ustedes, la suscripcin de los mismos. Esta labor se har entre el 25 de enero de 2010 y el 25 de febrero del mismo ao, a ms tardar.

4.2. Elaboracin de solicitudes

Las solicitudes de conciliacin se harn el 25 de enero y el 25 de febrero de 2010, con base en las demandas ya elaboradas, cuya copia conservamos en el PC, y los requisitos establecidos en las Leyes 640 de 2001 y 1285 de 2009 y en el Decreto el Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009. En ellas se pedir la citacin al Ministerio de Defensa Nacional conciliar las diferencias

Osorio & Valencia Abogados surgidas entre las partes, como consecuencia de la negativa de aqul a reliquidar la primera mesada pensional de cada uno de ustedes.

4.3. Presentacin de solicitudes Las solicitudes sern radicadas ante los procuradores delegados ante lo contencioso administrativo, previa entrega de copia de la misma a fin de dar cumplimiento en lo dispuesto en el Decreto 1276 del 14 de mayo de 2009. Dicha labor, en principio, se cumplir entre el 25 de febrero y el 25 de marzo de los corrientes, a ms tardar, dependiendo del trmino que se tarden los despachos judiciales en entregar las piezas procesales mencionadas en el punto 3 de este plan de trabajo.

4.4. Celebracin de audiencia de conciliacin y duracin del proceso

De acuerdo con el artculo 7 del Decreto 1276 del 14 de mayo de 2009, la audiencia de conciliacin se celebrar dentro de los 40 das siguientes al recibo de la solicitud, en caso de que el respectivo procurador la encuentre procedente. En la prctica, esto significa que, ms o menos, dependiendo de la fecha de radicacin de cada solicitud, la correspondiente audiencia se estara celebrando entre los meses de abril y mayo de los corrientes.

De acuerdo con lo establecido en el artculo 3 del Decreto 1276 del 14 de mayo de 2009, el proceso de conciliacin extrajudicial en derecho ante los procuradores delegados para lo contencioso administrativo tiene una duracin mxima de 3 tres meses, que puede prolongarse por 3 meses ms, por solicitud de las partes. Ese trmino puede ser inferior al mximo mencionado en el prrafo anterior, ya cuando no haya habido acuerdo entre las partes, ya cuando stas hayan conciliado sus diferencias.

4.5. Acciones post proceso de conciliacin

Las labores posteriores, en particular las procesales, dependern de si el conflicto se resuelve o no en esta etapa preprocesal, as:

Osorio & Valencia Abogados a) En el evento en que las partes lleguen a un acuerdo, se proceder a la elaboracin y presentacin de las respectivas solicitudes de pago, conforme a los requisitos formales que el Ministerio de Defensa Nacional tenga para tal fin. Estas solicitudes de pago se estaran presentando entre los meses de junio y julio de 2010, dependiendo de la duracin del proceso conciliatorio, en los trminos expuestos en el numeral anterior. b) En caso contrario, se solicitarn las respectivas constancias de haberse cumplido la conciliacin extrajudicial en derecho ante el Ministerio Pblico, para poder iniciar el proceso de nulidad y restablecimiento del derecho ante la jurisdiccin contencioso-administrativa. Esta documentacin se requerir en el momento mismo de la terminacin de la respectiva audiencia de conciliacin o, en su defecto, pasados los tres meses o su prolongacin por un lapso igual, mencionados en el segundo prrafo del numeral anterior, es decir, entre los meses de junio y julio de los corrientes.

5. Actuacin judicial

Esta parte del plan de este plan de trabajo slo se desarrollar, en el caso en que el conflicto jurdico de cada uno de ustedes no se haya resuelto favorablemente durante la conciliacin extrajudicial adelantada ante el Ministerio Pblico. Las actividades que, eventualmente, se llevaran a cabo se exponen a continuacin.

5.1. Elaboracin de poderes

Dado el tiempo transcurrido desde que ustedes contrataron con Lawyers Enterprise y suscribieron los respectivos poderes, estimamos necesario hacer unos nuevos, para prevenir que los jueces administrativos, el momento de resolver sobre la admisin de la demanda, soliciten unos nuevos, por prdida de vigencia de los otorgados por ustedes en el ao 2008. Esta actividad se cumpli el 25 de enero de los corrientes.

Una vez elaborados e impresos se coordinar, con cada uno de ustedes, la suscripcin de los mismos. Esta labor se har entre el 25 de enero de 2010 y el 25 de febrero del mismo ao, a ms tardar.

5.2. Elaboracin de demandas

Osorio & Valencia Abogados Las demandas ya estn elaboradas en su totalidad, en lo bsico, a 26 de enero de 2010, tarea que se adelant entre los aos 2008 y 2009 en la empresa Lawyers Enterprise, no obstante lo cual requieren unas pequeas modificaciones, para adecuarlas a los requisitos establecidos en el artculo 137 del Cdigo Contencioso Administrativo, en particular, por tratarse de una accin laboral administrativa, cuyo trmite se surte conforme a las reglas de la accin de nulidad y restablecimiento del derecho.

La duracin de la adecuacin de las demandas (en las que se va a atacar los actos administrativos mediante los cuales el Ministerio de Defensa Nacional se neg a reliquidar las pensiones de cada uno de ustedes, en respuesta a sus respectivas reclamaciones administrativas) se desarrollar durante los meses de marzo y abril de 2010, aprovechando el trmino mximo de 40 das que se tarda el Ministerio Pblico en convocar a las partes a la audiencia de conciliacin, as como las solicitudes de conciliacin presentadas, que, en lo bsico, deben reunir las mismas caractersticas de la demanda correspondiente a la accin administrativa que se va a ejercer, para nuestro caso, las de la accin de nulidad y restablecimiento del derecho, de las que se tomarn tres partes: a) El captulo de normas violadas y concepto de la violacin b) El captulo de razonamiento de la cuanta c) Las liquidaciones actualizadas de lo que cada uno de ustedes debera estar recibiendo como pensin y de las sumas adeudadas.

5.3. Radicacin de demandas

Antes de la radicacin de las demandas, adelantaremos las labores de fotocopiado, foliatura y organizacin de carpetas y documentos. Esta actividad se desarrollar, aproximadamente, en una semana en junio o julio de 2010, dependiendo de la fecha en que obtengamos del Ministerio Pblico, si llegamos a ello, las constancias de haberse cumplido el trmite de conciliacin extrajudicial en derecho y teniendo en cuenta, por una parte, que buena parte de la documentacin est en nuestro poder, y, por otra, la cantidad de demandas por radicar (17).

5.4. Actuacin procesal

5.4.1. Notificacin autos admisorios

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Una vez presentadas las demandas, si se llega a ello, se proceder a notificarse de los respectivos autos admisorios de demanda, que suelen proferirse entre los 10 y 20 das siguientes al reparto de aqullas. En trminos concretos, las citadas notificaciones deberan producirse hacia el mes de agosto de 2010 y suponen la toma de fotocopias de los correspondientes autos 5.4.2. Pago de notificaciones

En ese mismo mes, se pagaran las notificaciones, teniendo en cuenta los trminos legales para el efecto, esto es, dentro de los cinco das siguientes a la notificacin del auto admisorio de la correspondiente demanda.

5.4.3. Contestacin de la demanda y excepciones

Lo ordinario es que los despachos judiciales, una vez pagadas las notificaciones, tarden entre una y dos semanas en notificar al demandado del proceso que se sigue en su contra. Una vez surtida, de conformidad con lo dispuesto en el auto admisorio de la demanda, el demandado dispone de diez das para contestarla y formular excepciones. Esto podra estar dndose hacia la tercera o cuarta semana de 2010.

Contestada la demanda, se proceder a comparecer al despacho judicial a fin de notificarse y sacar fotocopias de las respectivas contestaciones, a fin de enterarse de los argumentos de la contraparte y de las excepciones propuestas, si las hay. En este caso, se stas se contestarn dentro del trmino legal, que es de tres das. Esta actividad se cumplira hacia la tercera o cuarta semana de agosto de los corrientes.

5.4.4. Apertura a pruebas

Vencido el trmino del traslado, los funcionaros judiciales a cargo del respectivo caso, abrirn el proceso a pruebas por un trmino no mayor de treinta das (excepcionalmente puede ser de 60 das, si se trata de pruebas que deban practicarse fuera de la sede del juzgado). Ello estara ocurriendo, aproximadamente, entre agosto y septiembre de 2010.

Osorio & Valencia Abogados Comoquiera que la mayora de las pruebas solicitadas consistiran en documentos y, eventualmente, en declaraciones de parte y testimonios, en esta etapa empezaramos a preparar los alegatos de conclusin de cada caso, cuya elaboracin tomara alrededor de una semana, actividad que se realizara en este mismo lapso, para prevenir contingencias de ltima hora y presentar un argumento final slido y razonado con tiempo.

5.4.5. Traslado para alegar

Vencido este trmino de 30 das, el correspondiente despacho judicial correra traslado a las partes por un trmino comn de 10 das. Una vez conocida la providencia que lo disponga, se presentarn los alegatos de conclusin de cada caso en el respectivo despacho judicial. Ello estara ocurriendo, aproximadamente, teniendo en cuenta lo mencionado en el numeral anterior y la eventual intervencin del Ministerio Pblico para alegar, hacia los meses de septiembre y octubre de 2010.

5.5.5. Sentencia

Las actividades, por nuestra parte, en este momento procesal seran de mera expectativa, en la medida en que la produccin de la sentencia es una tarea que corresponde exclusivamente a los funcionarios judiciales. Por disposicin legal, los despachos judiciales, una vez vencido el traslado para alegar, se envan, por un trmino de 40 das, el expediente para la elaboracin del proyecto de sentencia. El fallo deber producirse 20 das despus del respectivo registro. Estos 60 das de trmino legal significan que el fallo de primera instancia debera estar producindose entre los meses de diciembre de 2010 y enero de 2011, aunque podra demorarse un tiempo ms, dependiendo de la congestin de los despachos judiciales.

5.5.6. Segunda instancia

En el evento de que se llegue a la solucin judicial del conflicto, frente al fallo existen dos opciones:

a) Fallo favorable: en cuyo caso, habra que esperar la segunda instancia de todas formas, pues es obligacin de la entidad demandada interponer el recurso de apelacin o, en su defecto, surtirse el trmite jurisdiccional de

Osorio & Valencia Abogados consulta, dado que la demandada es una autoridad pblica. El apelante interpone el recurso en el momento mismo de la notificacin del fallo y tiene 3 das para sustentarlo. Lo ordinario es que, una vez interpuesta la apelacin, el expediente se enva del despacho que conoci del proceso al superior, trmite que tarda entre 10 y 20 das aproximadamente. Esto supondra que los procesos a nuestro cargo estaran llegando al correspondiente despacho judicial hacia febrero o marzo de 2011.

Si la entidad demandada no sustenta el recurso oportunamente, la sentencia quedara en firme, y el proceso regresara al juzgado de origen. Ello se tomara unos 10 a 20 das. As las cosas, estaramos hablando de marzo-abril de 2011, para que el proceso llegara al juzgado de origen y dar comienzo el proceso de cobro ante la entidad demandada, conforme al trmite expuesto en el acpite de la conciliacin extrajudicial en derecho de este plan de trabajo. El pago efectivo se producira, entre 6 meses y un ao despus de la fecha de radicacin de la solicitud de pago, dependiendo de las asignaciones presupuestales que, para al efecto, haga el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. En estas condiciones, el pago efectivo se vendra produciendo entre diciembre y abril de 2012.

En caso de sustentarlo en tiempo, se abre el proceso a pruebas, por un trmino de 10 das, vencido el cual se corre traslado para alegar, por un trmino igual. El mismo trmino se concede al Ministerio Pblico, para igual fin. Las fechas probables de estas etapas procesales y actividades seran, respectivamente, mayo, julio y agosto de 2011. Se entiende que las acciones por desarrollar consistiran en la solicitud de las pruebas del caso, por una parte, y, por otra, en la elaboracin y presentacin de los alegatos de conclusin, cuya preparacin se ira haciendo desde el momento en que se conozca el escrito de apelacin presentado por el Ministerio de Defensa Nacional.

b) Sentencia desfavorable:

Cambiando lo que haya que cambiar, se tomaran los mismos trminos y plazos para la interposicin, elaboracin presentacin y sustentacin del recurso de apelacin. El trmite de la segunda instancia, si llegramos a vernos en la necesidad de apelar y de llegar a ella, se cumplira, aproximadamente, en el mismo tiempo que ocupara el trmite, si el apelante fuera la entidad demandada y que expusimos en el literal anterior, o sea, julio-agosto de 2011. Resuelto favorablemente el recurso, se procedera al cobro en la forma descrita en el literal anterior. El pago efectivo tendra lugar entre enero y agosto de 2012.

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A continuacin presentamos el esquema general de actividades con sus respectivas fechas relacionadas.

SEBASTIN OSORIO RAMREZ

JORGE VALENCIA CULLAR

NOTA: Dadas las prcticas judiciales en nuestro pas, lo ms probable es que estos trminos se extiendan, y el proceso se tarde unos dos aos desde su inicio en primera instancia hasta su culminacin en segunda, para el caso, entre 2010 y 2012, sin incluir los 6 meses y el ao adicional que tardara el pago efectivo de las condendas.