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L.I.

Evelyn Matadamas Romero

Informtica II

ACCESS
Es un programa que permite crear bases de datos con la finalidad de organizar la informacin, las bases de datos en este programa tienen una extensin .accdb

CONCEPTOS BSICOS
Base de Datos: Es un conjunto de informacin organizado en tablas Relacin: Es la unin entre 2 tablas con la finalidad de acceder ms rpido a la informacin. Clave Secundaria o fornea: Es un campo que en otra tabla sirve para identificar un registro como nico, pero a la vez es utilizado en otra tabla, solo que aqu ya no es nico y sirve para enlazar ambas tablas, permitiendo con ello el acceso ms rpido a los datos. Campo: Denominada atributo es una caracterstica de un objeto Registro: Es un conjunto de campos que pertenecen a algo en comn. Clave Principal o Primaria: Es un campo que identifica de forma nica a un registro de los dems, es un valor nico y no puede tener valores repetidos, tambin se denomina clave primaria. Tabla: Es un conjunto de registros que almacenan informacin Gestor de Base de Datos: Es un programa que se encarga de administrar, crear una base de datos. Ejemplos de Gestores de base de datos: Dbase Interbase Visual Fox Pro Oracle Mysql Sql Access Disear una base de datos permite atender las necesidades de informacin de los usuarios. Ya que permite: La velocidad de acceso a la informacin Organiza la informacin Evita la redundancia de la informacin Facilidad de acceso a la informacin Facilidad para extraer la informacin requerida Garantiza la eficiencia en almacenamiento informacin

recuperacin

de

Tabla: es el elemento principal de cualquier base de datos. Panel de Exploracin: Lugar donde se pueden seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. Plantilla: Crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido.

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En la creacin de tablas hay 2 tipos de vistas: Vista Hoja de Datos: Es el lugar en el que se pueden introducir directamente los datos en la tabla y segn estos determinara el tipos de datos. Vista Diseo: Vista a travs de la cual se puede crear el diseo de la tabla. Hay 2 pestaas en la vista diseo de tabla: a) General b) Bsqueda Estas sirven para definir las propiedades de los campos y caractersticas adicionales. Clave Principal: Es un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve como identificador de registros. Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla se utiliza la barra de desplazamiento: Nos indica en que registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. Los botones que tienen hacen lo siguiente: Ir al primer registro de la tabla Ir al registro anterior de la tabla Ir al registro siguiente de la tabla Ir al ltimo registro de la tabla Crea un nuevo registro que se situara al final de la tabla Propiedades de los campos: Son caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar un campo. Se agrupan en 2 pestaas: Pestaa General: son las caractersticas generales, ah se pueden cambiar las propiedades para un tipo de dato u otro. Pestaa de Bsqueda: Lista de valores vlidos para el campo, cambian las propiedades segn el tipo de control asociado al campo. Las propiedades son: 1. Tamao de campo: Determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir. Algunas opciones para el tamao del tipo de dato Numrico son:

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Byte: Almacena valores entre 0 y 255 Entero: Valores entre -32768 y 32767 Entero Largo: valores entre -2,147, 483,648 y 2, 147, 483,647 Simple: Entre -3.402823E38 y -1.401298E-45 Doble: Valores entre -1.79769313486231E308 y -4.94065645841247E324 Decimal: Almacena valores entre -10^38-1 y 10^38-1 2. Formato del Campo: Personaliza la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Algunas opciones para el tipo numrico y moneda son: Numero General: Presenta los nmeros como fueron introducidos Moneda: Presenta valores con separador de millares Euro: Utiliza el smbolo de euro Fijo: Son valores sin separador Estndar: Nmeros con separador Porcentaje: Multiplica el valor por 100 y signo de % Cientfico: Nmeros en notacin cientfica

Algunas opciones para Fecha/Hora son: Fecha General: Es una combinacin de valores de fecha corta y hora larga Fecha Larga: Visualiza la fecha con el da de la semana y mes completo. Fecha Mediana: Presenta el mes con los 3 primeros caracteres Fecha Corta: Presenta la fecha con 2 dgitos para el da, mes y ao Hora Larga: Presenta la hora Normal Hora Mediana: Presenta la hora con formato PM o AM Hora Corta: Presenta la hora con minutos 3. Lugares decimales: Indica el nmero de decimales 4. Mascara de Entrada: Facilita la entrada de datos y controla los valores que los usuarios introducen. 5. Ttulo: Indican cmo queremos que se visualice la cabecera del campo 6. Valor predeterminado: Valor que se almacena automticamente sino introducimos ningn valor 7. Regla de validacin: Controla la entrada de datos segn el criterio que se especifique 8. Texto de validacin: Es un mensaje que se introduce en un campo con un valor que no cumple la regla de validacin especificada. 9. Requerido: un valor que se rellena obligatoriamente, si se asigna la propiedad s. 10.Indexado: Establece un ndice de un campo. Consultas: son objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

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Tipos de consulta:

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Consulta de seleccin: Extraen o muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Consultas de accin: realizan cambios a los registros, cambios de accin, eliminacin, actualizacin, datos anexados y creacin de tablas. Consultas especificadas SQL: Se definen en SQL Hay dos formas de crear consultas: 1. Diseo de Consulta: Consulta en la que el usuario va eligiendo manualmente los campos y condiciones, solicita las tablas de las cuales sacara la informacin. 2. Asistente para consulta: Utiliza un asistente que va guiando la creacin de consultas. En el diseo de consultas muestra las siguientes propiedades: Campo: Es el campo a utilizar Tabla: Nombre de la tabla a la que pertenece el campo Orden: Ordena las filas del resultado Mostrar: Si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer Criterios: Es una condicin que debe cumplir los registros que aparecern en el resultado O: Se utiliza para combinar condiciones Campos calculados: Son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una funcin. Consulta Multitabla: Es una consulta que obtiene datos de varias tablas Formularios: Sirven para definir pantallas y en general para editar los registros de una tabla Hay 3 formas de crear formularios: Diseo de Formulario: Abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos. Asistente de Formularios: Utiliza el asistente que nos va guiando paso a paso en la creacin del formulario Formulario: Crea automticamente un formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta. Los formularios constan de 3 secciones: Encabezado de Formulario: Lo que aparece al principio Detalle: Aparecen los registros del origen de Formulario Pie de Formulario: Lo que aparece al final del formulario El formulario tiene las siguientes vistas:

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Vista Diseo: Vista en la que se disea el formulario Vista Formulario: En la que se presentan los datos

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Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato utilizamos Controles.