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ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO
MAPEO DE PROCESOS Y MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

SIGLAS DEL PROYECTO

MPMOF

INICIACIN

El Grupo Evaluador. El rol de Project Manager se compartir entre el Consultor y el Coordinador de Proyecto UNI-FIIS La necesidad de formalizar la gestin de los procesos administrativos y operacionales de la facultad exige la elaboracin de un proyecto que pueda ayudar a este proceso de formalizacin. Esta formalizacin se deber lograr a travs de : Mapeo de los procesos. Propuestas de Mejora. Plan de Implementacin de las Propuestas de Mejora. Manual de Organizacin y Funciones. Manual de Procedimientos. Reglamento de Organizacin y Funciones. El proyecto posee un tiempo estimado de 6 meses (sin considerar los plazos de das empleados en la revisin de los productos), y se iniciar el21 de Mayo del 200. El costo total para este proyecto ser de S/. 91,267 Propsito: El propsito del Proyecto es estandarizar los procesos y procedimientos tanto administrativos como operacionales de la FIIS, a travs de la documentacin de sus procesos. Necesidad: Necesidad de estandarizar los procesos a seguir por los directos encargados de planificar, organizar, dirigir, ejecutar

SINOPSIS

PROPSITO/ NECESIDAD DEL NEGOCIO

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y controlar las actividades tanto administrativas y operacionales de la FIIS. Necesidad de hacer de la FIIS una organizacin ms eficiente con toda la comunidad FIIS en particular y la sociedad peruana en general El fin ltimo del proyecto es elevar la capacidad de ejecucin y nivel de perfomance de los procesos de la FIIS, lo cual se debe lograr a travs de: Diagnstico del estado actual la FIIS, mediante un mapeo de todos los procesos organizacionales, con vistas a plantear objetivos y propuestas de mejora. Presentacin y sustentacin de propuestas de mejora, con un respectivo anlisis del impacto del cambio en la organizacin. Desarrollo de un Plan de Implementacin de los cambios propuestos, apoyado con un Manual de Organizacin y Funciones (MOF), un Manual de Procedimientos (MAPRO), y un Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), diseados para el nuevo esquema de procesos.

DESCRIPCIN DEL PRODUCTO Y ENTREGABLES

GESTIN DEL PROYECTO

Para el desarrollo del proyecto se utilizar el enfoque de Gestin de Proyectos del PMI, segn lo indicado en el PMBOK 3ra Edicin y en el PMI Compendium. El Consultor asumir las funciones de Project Manager en forma conjunta con el Coordinador de Proyecto FIIS Supuestos: El personal de la FIIS presentar una actitud colaboradora en todo momento del proyecto. El personal de la FIIS estar disponible para las fechas y horarios en que se realicen las entrevistas de levantamiento de informacin, dentro de los marcos temporales definidos para el proyecto, para lo cual las fechas y horas especficas de cada entrevista se fijarn en su momento y de comn acuerdo entre el consultor y los miembros del equipo de proyecto de la FIIS. Las propuestas de mejora estarn orientadas a procesos en los cuales el cambio resulte estratgico para el aumento de la eficiencia organizacional de la FIIS como un todo. El proyecto se mantendr dentro del grupo de proyectos con prioridad en su ejecucin. Restricciones:

SUPUESTOS, RESTRICCIONES Y RIESGOS

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El diagnstico de los procesos de la FIIS estar orientado a determinar objetivos y propuestas de mejora, aunque no contempla la ejecucin directa y completa de todas las sugerencias y acciones de mejora, las cuales estn fuera del alcance del proyecto. El Manual de Organizacin y Funciones y el Manual de Procedimientos son documentos complementarios al Plan de Implementacin de las Mejoras; por tanto no reflejarn la situacin actual, ms bien la propuesta. Solo se tendr como presupuesto el costo estimado, siendo difcil incrementar posteriormente dicho presupuesto Riesgos: El presupuesto asignado para el proyecto es limitado. No disponibilidad de tiempo para las entrevistas por parte del personal de la FIIS. Suspensin de actividades en la FIIS (feriados, huelgas, etc.) Desinters por parte del personal de la FIIS. Falta de apoyo del sponsor. Recurso Humano (1) Sponsor (1) Consultor, Responsable de la ejecucin de todo el proyecto, es el encargado del producto. (1) Coordinador de Proyecto FIIS (1) Lder Usuario (1) Lder Tcnico (1) Equipo usuario, conformado por 4 empleados de la FIIS dueos de proceso crticos. (1) Equipo de trabajo, conformado por 2 asistentes y 4 alumnos FIIS. (1) Grupo evaluador, conformado por 4 personas del consejo de facultad. Recurso Fsico Sala de audiovisuales 1 de la FIIS, 4 PCs, material de escritorio, 1 impresora.

RECURSOS

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Software 4 licencias de software Windows XP, office 2000, Project 2000 y Visio 2000. Servicio de Internet Mantenimiento y soporte de PCs El proyecto contempla Seis fases: Fase 1.0 Mapeo de Procesos. Fase 2.0 Diagnostico y elaboracin de Propuestas de Mejora. Fase 3.0 Plan de Implementacin de Cambios. Fase 4.0 Elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones. Fase 5.0 Elaboracin del Manual de Procedimientos Fase 6.0 Elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones La comunicacin del avance del proyecto y la coordinacin del mismo entre el Consultor y la FIIS se dar a travs de: Informe escrito bisemanal del avance del proyecto para el Sponsor y el grupo de stakeholders que el Sponsor determine. Reunin de informe de avance bisemanal con el Equipo de Proyecto de la FIIS Monitoreo bisemanal conjunto de riesgos con el Equipo de Proyecto de la FIIS Acta de todas las Entrevistas que se realicen. Acta de todas las Reuniones de Trabajo que se realicen Informes escritos de todos los entregables importantes segn lo especificado en el WBS del proyecto. El Consultor reportar directamente al Coordinador de Proyecto de la FIIS dentro del Equipo Integrado de Proyecto, y ambos reportarn al Sponsor en cuanto a los resultados del proyecto, en caso que el Coordinador de Proyecto la FIIS lo requiera El Inicio del Proyecto ser aceptado y aprobado por el Sponsor. Todos los entregables sern revisados y aprobados por el Coordinador de Proyecto de la FIIS.

PROPUESTA

COMUNICACIN Y REPORTE

APROBACIN

Los productos finales del proyecto, generados por la Fase 2.0 Propuestas de Mejora, Fase 3.0 Plan de

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Implementacin, Fase 4.0 MOF, Fase 5.0 MAPRO, y Fase 6.0 ROF, sern aprobados y aceptados por el Sponsor. El Cierre del Proyecto ser aprobado y aceptado por el Sponsor, para ello se debern cumplir con todos los entregables mencionados en el contrato. Toda solicitud de cambio de lnea base de alcance, tiempo, o costo: Ser recibida y formalizada por el Consultor. Ser evaluada por el Consultor en cuanto al impacto en los objetivos de alcance, tiempo, costo, o condiciones contractuales. Se informar al Coordinador de Proyecto la FIIS. El cambio y sus consecuencias ser aprobado por el Sponsor Toda solicitud de cambio que no afecte la lnea base de alcance, tiempo, costo, y/o condiciones contractuales podr ser analizada y evaluada en forma conjunta por el Consultor y el Coordinador de Proyecto la FIIS, el cual podr aprobarla directamente o ser elevada al Sponsor en caso que ste ltimo lo crea conveniente. Una vez que se firme contrato y se defina/autorice el inicio del proyecto se emitir un Plan de Proyecto 1.0 con entregables, actividades, y fechas detalladas Sponsor: Decano FIIS Ing. Jorge Alvarez Grupo Evaluador: Comisin de Planeamiento Estratgico FIIS Project Manager: Ing. Gloria Valdivia -Profesional de la Comisin de Planeamiento Consultor

GESTIN DE CAMBIOS

OTROS APROBACIONES

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