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Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”

Extensión San Cristóbal

CONTEXTO, ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE LA


EMPERSA “DISTRIBUIDORA EL POMEKO C.A.” (DIPO C.A.).

(Informe: Fase III)

Autor: Ivan David Reyes Duque (27394018)

Escuela: Ingeniería en Sistemas #47

Materia: Planificación de Sistemas

Docente: Ing. Noris Mora

San Cristóbal, Febrero de 2021


Introducción

La Planificación de Sistemas facilita a una organización una correcta


determinación del estado actual de los sistemas informáticos, de los requisitos que la
organización les demanda para identificar un estado futuro de dichos sistemas
alineados con los objetivos de la organización.

Con la finalidad de comprender mejor la Planificación de Sistemas se propone


crear una empresa ficticia, de la cual se establecerá su contexto estratégico, así como
su organización y dirección estratégica. Se plantea información como la
identificación de la empresa; es decir, sus datos básicos como el nombre, ubicación
geográfica, sector que ocupa y sus rasgos generales que la caracterizan: tipo de
estructura y forma de funcionamiento.

También se determinarán sus elementos estratégicos, reseña histórica, misión,


visión, objetivos, oportunidades, fortalezas y amenazas. En cuanto a la organización
estratégica se establecerá la jerarquización, departamentalización, descripción de
funciones y coordinación, y; finalmente, en la dirección estratégica se definirá la
toma de decisiones, compuesta por definición y análisis del problema, evaluación y
elección de las alternativas y aplicación de la decisión.
PARTE I: Identificación de la empresa

 Nombre: Distribuidora El Pomeko C.A. (DIPO C.A.).


 Dueño: Asdrúbal Uzcátegui.
 Fundación: 30/07/1990 (Treinta de Julio de Mil novecientos noventa).
 Ubicación geográfica: Venezuela.
 Sede: San Cristóbal, Táchira.
 Sector que ocupa: Regional.
 Recursos financieros: 150.000,00$.
 Rasgos generales característicos:
o Tipo de estructura: Formal.
o Forma de funcionamiento:
 Cantidad de empleados: ±60.
 Horario de trabajo: Oficina: diurno de 8 horas diarias, no más
de 40 horas semanales (de 5 a.m. a 7 p.m.).
 Estrategias de motivación: Bonificaciones, ascensos,
reconocimientos, capacitaciones, entre otros.
 Mercado potencial: Empresas de transporte de material pesado
(como constructoras).
 Clientes actuales: Empresas de compra/venta de confites y
muebles.
 Tecnología: Se cuenta con un sistema administrativo
computarizado.
 Logística: Se cuenta con cuerpo de seguridad y sistema de
vigilancia.
PARTE II: Elementos estratégicos

Reseña histórica

“Distribuidora El Pomeko C.A.” fue fundada el 30 de Julio de 1990 por un el


empresario Asdrúbal Uzcátegui quien se dio cuenta de la poca cantidad de
distribuidoras que existían para ese momento que abarcaran el territorio regional, por
lo que aprovechó esta oportunidad y fundó la empresa DIPO C.A. En sus inicios
DIPO C.A. se dedicó exclusivamente, a la venta y distribución de confitería a nivel
local, pero posteriormente fue expandiendo su alcance de distribución, así como
también los productos distribuidos a muebles.

Misión

La misión de DIPO C.A. es: “Ser la empresa líder en la comercialización y


distribución de alimentos, confites y muebles con la más alta aceptación por parte del
mercado que es más exigente con el pasar del tiempo, ofreciendo productos y servicio
personalizado de óptima calidad, respaldados por el mejor equipo de trabajo”.

Visión

La visión de DIPO C.A. es: “Afianzarnos hacia la excelencia y calidad de


nuestros productos y servicios, ajustándonos a los requerimientos y cambios del
mercado, adaptándonos en pro de la comercialización y distribución de productos que
cumplan con las expectativas de nuestros clientes, y de esta manera contribuir a la
rentabilidad de sus negocios”.

Objetivos corporativos

 Crear consumo a nivel de minorista.


 Versatilidad.
 Satisfacer los requerimientos individuales de cada uno de sus clientes.
 Ofrecer un excelente servicio, con el mejoramiento continuo en la calidad de
sus productos.
 Brindar a sus clientes la mejor asesoría y asistencia técnica.

Valores corporativos

 Humildad.
 Orden y limpieza.
 Honradez.
 Puntualidad y responsabilidad.
 Superación.
 Respeto por la ley y los reglamentos.
 Esfuerzo.
 Perseverancia.

Fortalezas

 Solidaridad con su personal.


 Lealtad con sus proveedores.
 Crédito al pequeño comerciante.

Oportunidades

 Crecimiento en la distribución y venta de confites y muebles.


 Extensiones del alcance de la distribución a nivel nacional.
 Comercialización con productoras internacionales.

Amenazas

 Competencias fuertes.
 Escasez de proveedores y/o clientes.
 Bajas ventas de productos de nuevas marcas.
Reflexión

Los empleados de DIPO C.A. poseen capacitaciones e incentivos constantes


que mantienen en ellos un gran de nivel de productividad, desarrollando sus
capacidades individuales y grupales para centrarlas en el mejoramiento de la
distribuidora. Sumado a esto se encuentra disposición tecnológica que posee, esta se
encuentra siempre disponible y actualizada, realizando los cambios correspondientes
a esta para mejorar su rendimiento y el de la compañía. Los activos físicos que posee
la empresa; como sus camiones, oficinas, galpones, entre otros, están en un estado
óptimo de funcionamiento, a estos se les realizan sus respectivos mantenimientos
para que cumplan con sus tareas, presentando la menor cantidad de problemas
probables.
PARTE III: Organización estratégica de la empresa

División del trabajo

 Jerarquización:

Asamblea de
Accionistas

Gerente
General

Asistente Equipo de
Administrativo Seguridad

Jefe de Jefe de Jefe de


Jefe de RRHH Jefe de Ventas
Innovación Contabilidad Suministros

Auxiliares Auxiliar de Supervisor de Supervisor de Equipo de


Analista de Contables RRHH Almacén Transporte Ventas
Mercadeo y
Publicidad
Almacenista Choferes

 Departamentalización:

Asamblea de
Accionistas

Gerencia
General

Administración Seguridad

Innovación Contabilidad RRHH Suministros Ventas


Descripción de funciones

 Asamblea de accionistas: Es la máxima autoridad legal de la empresa, pues


son dueños de esta. Supervisan al Gerente general.
 Gerente general: Organiza, controla, dirige y supervisa los recursos
económicos, financieros, administrativos y de talento humano de la empresa.
Ejerce la representación legal de la misma. Establece las metas, políticas,
normas y procedimientos. Define; junto con la Asamblea de accionistas, a
dónde se va a dirigir la empresa en un corto, medio y largo plazo. Reporta a la
Asamblea de accionistas.
o Jefe de innovación: Define los lineamientos y políticas que deben
cumplirse en lo referente a innovación en la empresa. Lidera el
desarrollo de la estrategia y focos de innovación. Coordina la
implementación del programa de innovación. Supervisa a los Analistas
de mercadeo y publicidad y reporta al Gerente general.
 Analista de mercadeo y publicidad: Crea, desarrolla y mide los
resultados de estrategias de mercadeo y marketing digital para
la empresa. Evalúa y predice las tendencias de empresas con el
fin de optimizar sus estrategias de publicidad.
o Jefe de contabilidad: Gestiona y controla las operaciones diarias del
departamento de contabilidad. Controla y analiza los datos contables y
elabora informes o estados financieros. Establece y aplica métodos,
políticas y principios contables adecuados. Supervisa a los auxiliares
contables y reporta al Gerente general.
 Auxiliares contables: Mantiene en orden y al día la
información contable y financiera. Lleva registro del archivo
histórico de esta información. Actualiza los libros contables de
la empresa. Se encarga del pago de planillas y prestaciones de
los empleados. Reporta al Jefe de contabilidad.
o Jefe de RRHH: Es responsable del reclutamiento de empleados dentro
la empresa; además, actúa como un mediador entre los empleados y
sus superiores y las dependencias oficiales y/o gubernamentales que
regulan la materia laboral. Supervisa a los auxiliares de RRHH y
reporta al Gerente general.
 Auxiliar de RRHH: Maneja los cálculos de nómina de aportes
patronales y descuentos a empleados de toda la normativa legal
que rige el sistema laboral. Procesa la documentación
pertinente a quejas, despidos, ausencias del personal y la
evaluación de desempeño junto a su respectivo informe.
Reporta al Jefe de RRHH.
o Jefe de suministros: Controla y gestiona los suministros resultantes de
la programación de la recepción. Garantiza el cumplimiento de los
planes o programaciones de recepción de mercancías para ser
distribuidas. Supervisa al Supervisor de almacén y al de transporte y
reporta al Gerente general.
 Supervisor de almacén: Coordina las actividades de almacén
diarias. Organiza y lleva a cabo labores de mantenimiento de
inventarios y zona de almacenaje. Recibe, identifica, despacha
y asegura la calidad de los productos. Supervisa a los
almacenistas y reporta al Jefe de suministros.
 Almacenistas: Controla la mercancía realizando
inventarios periódicos y alertando sobre las posibles
roturas de stock. Realiza el picking preparando los
pedidos de acuerdo a lo solicitado por sus clientes
utilizando tanto medios mecánicos como manuales.
Registra informáticamente la salida de la mercancía y
expide los documentos necesarios para ello. Supervisa
las tareas de carga y descarga en los camiones. Reporta
al Supervisor de almacén.
 Supervisor de transporte: Seleccionar rutas y choferes, calcula
el personal disponible, reserva espacio de cargamento, negocia
tarifas y calendarios, establece parámetros de programación,
prepara presupuestos y facturas. Supervisa a los choferes y
reporta al Jefe de suministros.
 Choferes: Carga y descarga mercadería en camiones.
Mantiene limpio los contenedores de mercadería.
Asegura que las actividades de su área de competencia
se lleven a cabo respetando las normas establecidas por
la empresa. Reporta al Supervisor de transporte.
o Jefe de ventas: Planifica y organiza el trabajo del equipo de
vendedores, sin salirse del presupuesto acordado. Establece los
objetivos de ventas para el equipo y evalúa los logros de los
vendedores. Supervisa al Equipo de ventas y reporta al Gerente
general.
 Equipo de ventas: Asesora y orienta el proceso de compra de
un cliente, el cual trata de influir en su decisión de consumo.
Reporta al Jefe de ventas.
 Asistente administrativo: Asegura el buen funcionamiento de la empresa
realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y coordinar
las actividades generales, además de redactar los reportes correspondientes.
 Equipo de seguridad: Analizan las situaciones de riesgo y planifican,
programación e implementan las actuaciones precisas para la ejecución de los
servicios de seguridad.
Coordinación
PARTE IV: Dirección estratégica de la empresa

Toma de decisiones

 Definición del problema: La Distribuidora El Pomeko C.A. ha estado


presentando una caída financiera progresiva y lenta a lo largo de los últimos
meses.
 Análisis del problema: En vista de la presión que causa el cambio constante en
el mercado y la mejora de las competencias, se debe plantear opciones para
aumentar los ingresos económicos de la empresa, teniendo en cuenta de que
aún hay características de esta que no se han explotado del todo y que se
pueden mejorar.
 Evaluación de alternativas: Las opciones viables son: Extender su alcance de
distribución a otra región más para abarcar más estados y así tener una mayor
cantidad de clientes potenciales. Negociar con industrias productoras
extranjeras para operar de forma internacional y distribuir productos
importados. Distribuir productos más variados para abarcar diferentes tipos de
clientes.
 Elección de la alternativa: Se opta por escoger la opción de extender su
alcance de distribución a otra región más para abarcar más estados y así tener
una mayor cantidad de clientes potenciales.
 Aplicación de la decisión:
o Integración: Se decidió en reclutar más empleados a través de jornadas
de entrevistas para contrataciones, en estas se determinarán quiénes
son los mejores candidatos para obtener los trabajos ofertados. Se crea
el cargo de Gerente Estatal, que se encargará de llevar la gerencia de
su respectiva sede. Se escogen estratégicamente los estados en los
cuales se construirán sedes de la empresa para operar de forma más
directa en esos sectores. Una vez construida las estructuras físicas, la
empresa procede a brindar la capacitación necesaria a los empleados
de las nuevas sedes para lograr su máxima eficiencia.
o Motivación: Para lograr motivar a los nuevos empleados para una
mejor obtención de resultados satisfactorios, se procura brindarles los
elementos para la satisfacción de sus necesidades básicas, así como
otorgarles un ambiente de trabajo dinámico y revitalizante para que no
se sientan agobiados; es decir, un ambiente laboral libre de toxicidad y
negatividad, incentivando las buenas relaciones entre cada uno de los
empleados a través de actividades recreativas para incentivar el trabajo
en equipo en todos ellos. A los jefes y asesores se les darán una
capacitación sobre el liderazgo para que se puedan relacionar mejor
con sus subordinados. Además de todo esto, la empresa aplicará otras
teorías de contenido y aprendizaje para aumentar la eficacia de estas
nuevas sedes.
o Comunicación: Formalmente, los jefes y asesores de los distintos
departamentos de las nuevas sedes deberán reportarse a sus respectivos
Gerentes estatales, los cuales deben reportarse formalmente con el
Gerente general, quien aún vela por organizar, controlar, dirigir y
supervisar todas las sedes, solo que ahora con ayuda de los Gerentes
estatales.
o Supervisión: Los Gerentes estatales estarán supervisando la
productividad del personal para que realicen sus funciones de la forma
más eficiente posible. Se procurará mantener las líneas de
comunicación formales para transmitir la información respectiva de
cada sede; la comunicación informal aún debe establecerse debido a
que es un poco más difícil de controlar. La relación entre jefe –
subordinado se debe desarrollar de forma profesional, por lo que se
plantearán cursos y capacitaciones sobre el liderazgo efectivo para los
jefes y asesores. En caso de presentarse problemas entre los
empleados, se buscará dar solución a estos de forma en que todos
ganen. Se procurará observar constantemente que la motivación y la
disciplina se mantengan de forma profesional.
Conclusión

La empresa ficticia propuesta; “Distribuidora El Pomeko C.A.” (DIPO C.A.),


posee todas las características correspondientes y necesarias para ser usada como
ejemplo en la aplicación de la Planificación de Sistemas, dividiendo su contenido en
cuatro partes primordiales: Identificación de la Empresa, elementos estratégicos,
organización estratégica de la empresa y dirección estratégica de la empresa.

Dentro de la información básica de la empresa se determinó que su dueño es


Asdrúbal Uzcátegui, su fundación fue el 30/07/1990, se ubica en Venezuela (sede en
San Cristóbal, Táchira), funciona a nivel regional con 150.000,00$ como capital y de
tipo formal.

Entre sus elementos estratégicos se determinó que es una empresa muy


responsable y bastante comprometida con lo que hace, contando con un personal que
brinda la mejor atención posible, equipo que mantiene en buen estado y un sistema
administrativo en constante mejora, teniendo el estado actual de la empresa propuesto
se pude inferir que el factor interno y externo de la empresa está en las condiciones
óptimas para alcanzar el éxito organizacional.

Su organización estratégica presenta una división del trabajo compuesta por:


Asamblea de accionistas, gerente general, jefe de innovación, analista de mercadeo y
publicidad, jefe de contabilidad, auxiliares contables, jefe de RRHH, auxiliar de
RRHH, jefe de suministros, supervisor de almacén, almacenistas, supervisor de
transporte, choferes, jefe de ventas, equipo de ventas, asistente administrativo y
equipo de seguridad.

Finalmente, su dirección estratégica demuestra que la empresa ha estado


presentando una caída financiera progresiva y lenta, pero está dispuesta a superar este
problema, para esto se plantea y elige la opción de extender su alcance de distribución
a otra región más para abarcar más estados y así tener una mayor cantidad de clientes
potenciales.
Bibliografía

Enlaces Web

Las siguientes páginas se usaron como inspiración para la creación general del
informe sobre empresa propuesta; “Distribuidora El Pomeko C.A.” (DIPO C.A.):

 Alsalas (s.f.). “Proceso Administrativo”


(https://www.uv.mx/personal/alsalas/files/2014/09/Proceso-
Administrativo.pdf).
 Barcelona Treball (s.f.). Barcelona, España. “Jefe/a de suministros”
(https://treball.barcelonactiva.cat/porta22/es/fitxes/C/fitxa4896/jefea-de-
suministros.do#:~:text=El%20director%20de%20suministros%20supervisa,l
%C3%ADneas%20de%20producci%C3%B3n%20o%20distribuci
%C3%B3n).
 Dafne Estrada (2020). Blog de Rock Content: “¿Qué es lo que hace un
analista de Marketing?” (https://rockcontent.com/es/blog/analista-de-
marketing/).
 Dulces Trabajos y Tareas (2015). Blogger. Cómo crear mi propia Empresa
(Ficticia) (http://dulcestrabajosytareas.blogspot.com/2015/05/como-crear-mi-
propia-empresa-ficticia.html).
 Educaweb (s.f.). “Jefe de ventas” (https://www.educaweb.com/profesion/jefe-
ventas-809/#:~:text=Los%20jefes%20de%20ventas%20planifican,logros
%20de%20los%20agentes%20comerciales).
 Educaweb (s.f.). “Supervisor de transporte de material o carga”
(https://www.educaweb.mx/profesion/supervisor-transporte-material-carga-
106/).
 FeS-UGT (s.f.). “Convenio General Del Sector De Limpieza Pública, Viaria,
Riegos, Recogida, Tratamiento Y Eliminación De Residuos Y Limpieza Y
Conservación De Alcantarillado (1996 - 2001)”
(https://web.archive.org/web/20090501003409/http://fes.ugt.org/limpieza/
convenios/limpvia/cap05.htm).
 Grupo DIGA (s.f.). Venezuela. Reseña Histórica
(http://www.grupodiga.com/content/imprimir/3/resena-historica).
 Instituto Europeo de Postgrado (s.f.). Conócenos Noticias: “¿Cuál son las
tareas de un director general?” (https://www.iep-edu.com.co/cual-son-las-
tareas-de-un-director-general/#:~:text=Funciones%20de%20un%20Gerente
%20General&text=Organizar%20los%20recursos%20de%20la,el%20trabajo
%20de%20la%20organizaci%C3%B3n).
 Isabel Garrido (2017). HRTRENDS: “¿Quién es el director/a de RRHH y cuál
es su perfil?” (https://empresas.infoempleo.com/hrtrends/quien-director-rrhh-
perfil#:~:text=El%20director%20de%20recursos%20humanos,un%20control
%20sobre%20el%20personal).
 Jefferson Burga (2013). Prezi: “Empresa – Distribuidora One SAC”
(https://prezi.com/-ghgvwafwqyw/empresa-distribuidora-one-sac/).
 Nestlé (s.f.). Costa Rica: “Perfil Del Transportista” (https://www.nestle-
centroamerica.com/sites/g/files/pydnoa521/files/asset-library/documents/perfil
%20del%20transportista.pdf).
 Neuvoo (s.f.). “¿Qué hace un Analista de Ventas?”
(https://neuvoo.com.mx/neuvooPedia/es/analista-de-ventas/#:~:text=El
%20Analista%20de%20Ventas%20es,optimizar%20sus%20estrategias%20de
%20publicidad).
 Neuvoo (s.f.). “¿Qué hace un Asistente de Recursos Humanos?”
(https://neuvoo.com.mx/neuvooPedia/es/asistente-de-rrhh/#:~:text=Estos
%20profesionales%20se%20encargan%20de,su%20respectivo%20informe
%20y%2C%20adem%C3%A1s%2C).
 Raúl Angulo (2018). Click Balance: “Funciones de un Gerente de
Innovación” (https://clickbalance.com/blog/emprendimiento-e-innovacion/un-
gerente-de-innovacion/#:~:text=Un%20Gerente%20de%20Innovaci
%C3%B3n%20desempe%C3%B1a,implementaci%C3%B3n%20del
%20programa%20de%20innovaci%C3%B3n).
 Tecoloco (2013). Guatemala: “Funciones de un auxiliar contable”
(https://www.tecoloco.com.gt/blog/funciones-de-un-auxiliar-
contable.aspx#:~:text=Las%20principales%20funciones%20del%20auxiliar
%20contable,-El%20auxiliar%20contable&text=Mantiene%20en%20orden
%20y%20al,y%20prestaciones%20de%20los%20empleados).
 Workable (s.f.). “Descripción del puesto: Gerente de contabilidad (m/h/x)”
(https://resources.workable.com/es/gerente-de-contabilidad-descripcion-de-
puesto#:~:text=Responsabilidades%20de%20un%20Gerente%20de,pol
%C3%ADticas%20y%20principios%20contables%20adecuados).
 Workable (s.f.). “Descripción del puesto: Supervisor de almacén (m/h/x)”
(https://resources.workable.com/es/supervisor-de-almacen-descripcion-del-
puesto).

Anexos

Matriz FODA

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