Repensar a Distribuio

O inimigo do controle de estoque

Tulio Bolzoni (tulio.bolzoni@gsmd.com.br), scio-diretor da GS&MD Gouva de Souza Conforme as redes de lojas foram crescendo, tornou-se necessria a adoo de sistemas de reposio automticos que garantissem a gerao de pedidos de abastecimento para os centros de distribuio ou para fornecedores, sem depender da interferncia humana, pelo menos como atividade de rotina. Os sistemas manuais, obviamente, tinham muitas desvantagens, pois dependiam de pessoas experientes com conhecimento emprico sobre o comportamento das vendas de uma determinada categoria de produtos. Esse expert em abastecimento percorria a loja e os depsitos com uma planilha pr-formatada em mos, fazendo uma avaliao dos estoques e decidindo pela quantidade a ser reposta. Como apoio tecnolgico contava, no mximo, com uma listagem com a descrio e cdigo dos produtos e uma coluna em branco em que indicava a quantidade a ser pedida. As redes mais evoludas geravam listas novas a cada semana somente com os itens ativos, facilitando o trabalho. Mas, no raro, a listagem permanecia inalterada por semanas, sendo tarefa do operador saber, de cabea, os produtos que j no mais pertenciam linha da loja para no serem repostos. Essa listagem, preenchida, seguia para o setor de digitao e alimentava um sistema de gerao de pedidos. Um processo rudimentar. Chega de processos arcaicos! Meus problemas acabaram! De agora em diante minha empresa conta com um moderno Sistema de Reposio Automtica. Com isso, garanto a reposio das vendas sem depender de pessoas..., teria dito um empresrio. Ledo engano: seus problemas estavam apenas comeando... Outro tipo de problema, verdade. Pelo menos de nome mais sofisticado: o ESTOQUE VIRTUAL. Aquele que deveria estar l, mas que, por alguma razo

(e existem vrias), simplesmente no existe de fato. A prateleira est vazia. A consequncia j sabemos qual : perda de vendas e insatisfao de clientes. Para se ter uma ideia da gravidade do problema, dependendo da qualidade da gesto de estoques de uma empresa ou da loja esse nmero pode chegar a absurdos 20%! Obviamente, os sistemas automticos renem grandes vantagens sobre sistemas manuais, mas no so mgicos! Sistemas assumem informaes disponveis na base de dados e no sabem quando elas esto erradas. Os problemas mudam de natureza, pois os processos automticos tambm exigem muita INFORMAO ateno a fatores DOS ESTOQUES. crticos, como a QUALIDADE DA Isso sem falarmos em cadastro,

parametrizaes, promoes, sazonalidade, etc. Elementar, no? Totalmente. Mas por que, ento, grandes grupos empresariais convivem diariamente com graves problemas de disponibilidade REAL de produtos nas prateleiras? To somente pela incapacidade de resolver um problema bsico: as informaes de estoque nos sistemas precisam estar corretas. O fato do problema ser bsico no significa que seja de fcil soluo, pois h vrios fatores conspirando o tempo todo contra a qualidade da informao de estoque. Fatores que precisam ser dominados, como quebras, avarias e consumo interno no lanados no sistema; bem como furtos, erros de registro no check out e o recebimento em quantidades ou cdigos errados, que distorcem a dimenso do estoque real. A soluo, obviamente, passa por atacar as causas acima, mas tambm pela contagem e aferio permanente, checando se as informaes de estoque nos sistemas correspondem realidade, ou seja, garantindo que o estoque seja REAL e no VIRTUAL. No sendo possvel eliminar todas as causas, certamente o inventrio frequente (rotativo) torna-se o procedimento mais recomendado como soluo alternativa. Entretanto, por ser um processo dispendioso e com um bom grau de dificuldade em lojas abertas sete dias por semana, possvel adotar uma prtica mais simples e de alta eficcia. Essa prtica consiste em identificar produtos que, mesmo com a informao de presena de estoque no sistema, no tenham vendas registradas por um ou

vrios dias. Dessa forma, concentram-se recursos e aumenta-se a eficincia indo diretamente ao foco do problema, fazendo uma contagem direcionada e corrigindo imediatamente a informao no sistema. Ao zerar a posio de estoque virtual no sistema, finalmente teremos um pedido de reposio! Para auxiliar nessa batalha contra os estoques virtuais, existem ferramentas tecnolgicas muito simples, de alta praticidade e que j vm sendo largamente utilizadas por grandes redes de varejo, em colaborao com as indstrias, intermediadas por prestadores de servios de integrao de dados. Esse servio consiste na captura de informaes dirias dos pontos de venda, tais como cadastro ativo, vendas, estoques, pedidos em aberto, datas de entrada, histrico de compras e embalagem de reposio, que formam uma base de dados rica para melhorar a gesto da cadeia de abastecimento. E o melhor produto gerado por esse servio, mas nem sempre bem utilizado pelo varejo e indstria, justamente a indicao clara, e quase inequvoca, das vendas perdidas por possvel ESTOQUE VIRTUAL. Tambm como forma de facilitar e auxiliar nos trabalhos de contagem de estoques em loja, seja de forma rotativa ou direcionada aos itens pridentificados, existem coletores de dados com leitura tica que, com grande mobilidade, garantem um trabalho rpido e de qualidade. Dependendo do software associado a essa soluo, pode-se inclusive direcionar operadores em loja e/ou promotores, por intermdio de aparelhos celulares, para que tomem aes mandatrias e com diferentes graus de prioridade, minimizando rapidamente os efeitos negativos do desabastecimento da rea de vendas. O fato que aquele senhor experiente que, diariamente, percorria os corredores e os depsitos, embora no tivesse a menor condio de fazer clculos complicados sobre a real necessidade de produtos para as vendas futuras, estava verificando os estoques. No mnimo, o sistema manual deixava claro que, se a prateleira estivesse vazia, seria preciso comprar produtos para continuar vendendo. Coisa que nem sempre ocorre nas melhores casas do ramo...