NATIONAL UNIVERSITY OF

INGINEERING
COLLEGE OF MECHANICAL
ENGINEERING

ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE LOS PROBLEMAS DE LA

EMPRESA MAQUINARIA SERVICIOS Y
SUMINISTROS SIGLO XXI
Grupo 8
Alumnos:
. Carrasco Arriaga, Lucio Ricardo.
. Castro Suazo, Raúl Lenin.
. Elescano Reyna, Richard.
. Franco Soto, Jarvy Georgy.
. Ramírez Rojas, José Alejandro.
. Romero Zúñiga, Juan Ricardo.

Docente:
. Rivera Castilla, Samuel Vladimir.

Julio de 2022
 TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVOS.................................................................................................................... 1

1 DESCRIPCIÓN DE LAS ÁREAS......................................................................... 2

1.1 Estructura de la empresa .................................................................................... 2

1.2 Área de marketing y ventas ................................................................................ 2

1.3 Área de administración ...................................................................................... 3

1.4 Área de finanzas ................................................................................................. 3

1.5 Área de producción ............................................................................................ 3

1.6 Área de servicio técnico y mantenimiento ......................................................... 4

1.7 Área de logística ................................................................................................. 4

2 IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS ............................................................... 5

2.1 Problemas del área de marketing y ventas ......................................................... 5

2.2 Problemas del área de administración ................................................................ 5

2.3 Problemas del área de finanzas .......................................................................... 6

2.4 Problemas del área de producción...................................................................... 6

2.5 Problemas del área de servicio técnico y mantenimiento .................................. 7

2.6 Problemas del área de logística. ......................................................................... 7

3 SELECCIÓN DE PROBLEMAS .......................................................................... 8

3.1 Área de administración ...................................................................................... 8

3.2 Área de finanzas ................................................................................................. 8

3.3 Área de producción ............................................................................................ 9

4 SOLUCIÓN A LOS PROBLEMAS .................................................................... 10

4.1 Área de administración .................................................................................... 10

4.2 Área de finanzas ............................................................................................... 12

4.3 Área de producción .......................................................................................... 14

 OBJETIVOS

• Documentar y analizar los problemas de calidad de todas las áreas de la

empresa Maquinarias Servicios y Suministros Siglo XXI, para plantear
posibles soluciones en función al conocimiento de calidad obtenido en el
curso.
• Identificar y enunciar tres problemas de cada una de las áreas de la empresa
Maquinarias Servicios y Suministros Siglo XXI.
• Escoger tres áreas para plantear la solución a dos problemas identificados
anteriormente.

1
 1 DESCRIPCIÓN DE LAS ÁREAS

La empresa Maquinarias Servicios y Suministros Siglo XXI, se fundó en abril de 1993

con el propósito de vender equipos de codificación, dar servicio de mantenimiento a los
equipos vendidos y atender las necesidades de suministros (tintas y aditivos) que utilizan
los equipos vendidos.

1.1 Estructura de la empresa

La empresa cuenta con una estructura organizativa compuesta por seis áreas las cuales
son:

• Área de marketing y ventas

• Área de administración
• Área de finanzas
• Área de producción (taller de maestranza)
• Área de servicio técnico y mantenimiento
• Área de logística.
Para un correcto análisis es necesario cual es la organización de cada área, por lo que se
realizará una descripción breve de cada una de las áreas.

1.2 Área de marketing y ventas

Esta área es la encargada de realizar el desarrollo de estrategias para aumentar las ventas
con el fin de posicionar a la empresa en un lugar rentable en el mercado.

Esta área está conformada por: un gerente de marketing y ventas, un supervisor de ventas
diez representantes de venta y una secretaria.

Además, esta área cuenta con 2 líneas de comercialización que se detallan a continuación:

• Línea industrial. Venta de: equipos codificadores Inkjet, tintas y aditivos para
los equipos Inkjet, hornos eléctricos para procesos de empaque, suministros
(poliolefina) para empaque termo contraíble. Su mercado es: empresas
fabricantes de todo tipo de alimentos, especies y condimentos empresas de
elaboración de bebidas gaseosas y cerveza, empresas fabricantes de tubería

2
 PVC, empresas fabricantes de conductores eléctricos, laboratorios fabricantes
de medicina.
• Línea Oficina. Venta de: equipos de duplicación (duplicadoras), suministros
(tóner y máster) para duplicadoras. Su mercado es: universidades, institutos,
colegios, academias.

1.3 Área de administración

Esta área es la encargada de garantizar el correcto funcionamiento de la empresa ya que

considera la operación del negocio en general.

Esta área está conformada por: un gerente de administración, un contador y dos asistentes
contables, un asistente para control de personal (RR.HH.) y facturación, un asistente
responsable del control del almacén de productos para la venta y de materiales utilizados
en el taller de maestranza, un asistente responsable de servicios generales, mantenimiento
del local y control de dos vehículos para reparto, dos choferes para reparto y una persona
encargada de limpieza.

1.4 Área de finanzas

Esta área es la encargada de gestionar los ingresos y gastos de la empresa.

Esta área está conformada por: un gerente de finanzas, un tesorero responsable, un

responsable de caja, un responsable de créditos y cobranzas y un cobrador motorizado.

1.5 Área de producción

Esta área es la encargada de la fabricación de los productos ofrecidos por la empresa,

aunque en la empresa en realidad funciona como un taller de maestranza en el que se
fabrican equipo complementario de los Inkjet de codificación.

Esta área está conformada por: un responsable del taller, dos técnicos mecánicos
especializados en máquina herramientas y mecánica de banco y un técnico electricista.

3
1.6 Área de servicio técnico y mantenimiento

Esta área es la encargada de realizar las instalaciones, brindar soluciones y realizar el

mantenimiento de los productos vendidos de la empresa.

Esta área está conformada por: un gerente técnico, un jefe de taller de servicio y
mantenimiento de equipos Inkjet, dos técnicos electrónicos y una secretaria.

1.7 Área de logística

Esta área solo se encarga de tramitar las importaciones, mas no ve las compras locales
necesarias para el taller.

Esta área está conformada por: un responsable de importaciones.

4
 2 IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS

En esta parte se describen los problemas identificados, luego de haber leído el texto
presentado por el docente.

2.1 Problemas del área de marketing y ventas

• La línea de oficina tiene una venta baja en comparación a la industrial.

• Algunos representantes de ventas cuentan con una cartera de clientes elevada
mientras que los otros tienen pocos clientes.
• Ningún integrante del área de ventas tiene el conocimiento suficiente sobre los
usos y aplicaciones de los equipos de duplicación.
• Los RV1 se oponen a la formación de dos equipos diferentes de venta, uno para
cada línea.
• Un solo RV concentra la mayor parte de clientes (ninguno de la línea de
oficina).

2.2 Problemas del área de administración

• Sobrecarga de trabajo del responsable de almacén.

• Pocos vehículos para el transporte de pedidos.
• Capacidad insuficiente de los vehículos asignados para el transporte de los
pedidos.
• Insuficiente personal para administración del almacén.
• Los choferes se oponen en apoyar al encargado del almacén, en la carga de
pedidos.
• Descoordinación y desorden entre ventas y almacén, ante los pedidos urgentes
de entrega inmediata.
• El responsable de almacén no está capacitado para usar el sistema oficial de la
empresa.
• Control rudimentario de la asistencia.

1
RV-Representantes de ventas

5
 • Desinformación del responsable de control de personal sobre autorizaciones
especiales dadas por el gerente del área.
• No hay delegación de responsabilidad ante los errores cometidos en la
facturación.

2.3 Problemas del área de finanzas

• Retraso de ingresos debido a la gran cantidad de errores en las facturas.

• El sistema de solicitud de fondos es ineficiente.
• El tesorero no puede cumplir con las obligaciones financieras de la empresa ya
que no cuenta con los fondos suficientes.
• El área de ventas vende todo a crédito, por lo que en muchos casos el valor de
la venta no cubre ni siquiera el costo de producción por lo que vende en
pérdidas.
• Poco compromiso del gerente de finanzas ante los problemas que conciernen
a su área.
• El área de ventas no informa al responsable de créditos y cobranzas sobre los
créditos solicitados por los clientes.
• Trabajo ineficiente del cobrador motorizado.

2.4 Problemas del área de producción

• Algunos pedidos no se ajustan a las necesidades del cliente.

• Demora en la compra de materiales para la producción de las fajas
transportadoras.
• Inexistente documentación para el dimensionamiento previo de los pedidos (no
hay planos).
• La fabricación no sigue la normativa y dimensionamiento correspondiente, por
lo que la producción no es uniforme.
• Nulo conocimiento del jefe del taller sobre los equipos de control y
automatización (variadores de velocidad, sensores, PLC, etc.) que se adecuarán
en la fabricación de puertas de apertura.

6
2.5 Problemas del área de servicio técnico y mantenimiento

• Uso incorrecto del mobiliario destinado al área de mantenimiento, dejando una

sola camioneta para cubrir todas las necesidades del servicio.
• Por la falta de recursos (vehículos), solo se puede atender el 60% de servicios
solicitados, y gran parte de ellos (90%) se realizan en horarios diferentes a los
pactados entre la secretaria y clientes.
• El jefe del taller coordina y establece nuevos horarios de atención a los clientes,
por lo que la secretaria se queja del actuar del jefe del taller ante los reclamos
de los clientes.
• El gerente del área no es consciente del problema, por lo que plantea delegar
tareas a personal que ya tiene sobrecarga de trabajo (responsable del almacén).
• Falta de inventariado adecuado que implica la pérdida de las herramientas
utilizadas por los técnicos.

2.6 Problemas del área de logística.

• El responsable de las importaciones no tiene el control directo sobre el stock

de almacén para realizar las importaciones, ya que el responsable del almacén
maneja un sistema diferente de inventario.
• El responsable de las importaciones no tiene asegurado la llegada del
transporte de las importaciones, por lo que no cuenta con el apoyo necesario
para la descarga, si las importaciones llegan después de la hora de salida del
personal.
• Falta de equipos que faciliten la descarga de las importaciones.
• Los pagos a los proveedores y a la aduana no son realizados a tiempo, ya que
según finanzas el responsable de las importaciones siempre lo solicita en el
último día.

7
 3 SELECCIÓN DE PROBLEMAS

Luego de haber identificado los problemas en cada área de la empresa, se procede a

seleccionar dos problemas para tres áreas convenientes para el planteamiento de su
solución.

3.1 Área de administración

• Insuficiente personal y recursos

para la administración del
almacén.

• Control rudimentario de la
asistencia.

3.2 Área de finanzas

• Retraso de ingresos debido a la

gran cantidad de errores en las
facturas.

8
 • El cobro a los clientes es
ineficiente.

3.3 Área de producción

• Algunos pedidos no se ajustan a

las necesidades del cliente.

• Inexistente documentación para

el dimensionamiento previo de
los pedidos (no hay planos).

9
 4 SOLUCIÓN A LOS PROBLEMAS

Con los problemas seleccionados, se procede a plantear la solución de acuerdo al criterio

del grupo.

4.1 Área de administración

• Problema:
Insuficiente personal y recursos para la administración del almacén.

Solución:

HACER

- Contratar un número
PLAN adecuado de nuevo personal

- Aumentar el personal. calificado.

- Aumentar la cantidad - Realizar un inventario de los

de recursos. productos en el almacén.

ACTUAR
VERIFICAR
- Contratar nuevos
- Evaluar la experticia del
empleados por un
empleado a contratar.
periodo de prueba de 3
- Comprobar si el inventario
meses.
es correcto cotejando con
- Renovar el inventario
una muestra de producto.
semanalmente.

10
 • Problema:
Control rudimentario de la asistencia.

Solución:

HACER

- Implementar un registro
digital de asistencia de
PLAN entrada y salida
- Registrar la asistencia - Capacitar sobre el registro
del trabajador. digital de asistencia.

ACTUAR VERIFICAR

- Semanalmente realizar un - El área de recursos

informe de horas de humanos debe comprobar si
trabajo de los empleados. los trabajadores cumplen
- Mostrar en el informe si con las horas de trabajo
el ingreso al trabajo es - Verificar si la asistencia es
temprano o tarde. marcada por los mismos
trabajadores.

11
4.2 Área de finanzas

• Problema:
Retraso de ingresos debido a la gran cantidad de errores en las facturas.

Solución:

HACER

- Capacitar a los empleados

encargados en el ingreso
correcto de facturas.
PLAN - Usar formatos de llenado

- Reducir los errores de para el ingreso de las

ingreso de las facturas facturas.

para evitar el retraso. - Asignar un supervisor.

ACTUAR VERIFICAR

- Realizar capacitaciones - Comprobar el registro de

cada tres meses sobre el facturas.
correcto ingreso de las - Verificar que el trabajador
facturas. asista a las capacitaciones.
- Revisar el ingreso de las
facturas antes de
subirlas al sistema.

12
 • Problema:
El cobro a los clientes es ineficiente.

Solución:

HACER

- Realizar un cronograma de
cobros
- Tener un registro de los
cobros a realizar
- Notificar los cobros que
PLAN
están por vencer a los
- Realizar un cobro clientes
adecuado y eficiente a - Realizar seguimiento de
los clientes. pago.

ACTUAR VERIFICAR

- Enviar las notificaciones - Comprobar las fechas de

por mensaje de texto una vencimiento de cobro.
semana antes del - Verificar el monto de cobro
vencimiento del pago. exacto.
- Brindar los medios de - Confirmar las
pago cerrar una venta notificaciones.
con los clientes.

13
4.3 Área de producción

• Problema:
Algunos pedidos no se ajustan a las necesidades del cliente.

Solución:

HACER

- Encuestas de satisfacción
del producto para conocer la
impresión de los clientes

PLAN - Brindar información a

detalle del producto
- Satisfacer las
- Ofrecer productos sustitutos
necesidades del
que se acomoden a los
cliente con nuestros
gustos del cliente.
productos.

ACTUAR VERIFICAR

- Realizar encuestas a las dos - Verificar si el producto es de

semanas de lanzamiento de agrado de los clientes en las
un producto nuevo respuestas de las encuestas
- El asesor de ventas debe - Comprobar en el inventario
conocer los productos si existen productos
existentes para brindar una sustitutos para ofrecer.
correcta información al
cliente.

14
 • Problema:
Inexistente documentación para el dimensionamiento previo de los pedidos (no
hay planos).

Solución:

HACER

- Realizar planos de cada uno

PLAN de los productos.
- Dimensionar los - Ofrecer el catálogo con los
productos. planos a los clientes.

ACTUAR VERIFICAR

- Realizar el - Verificar si las medidas en

dimensionamiento en los planos son las
planos de cada producto correctas, tomando una
antes de ingresar al muestra al azar.
inventario. - Comprobar si todos los
productos tienen un plano
correspondiente.

15