Hola AEINAPE nos ha invitado para contaros cmo hacemos ms felices a todas las personas que trabajan con

n archivos en la Administracin.

HEMOS DICHO QUE SI

http://youtu.be/OECPPKbr3vg

Caso de xito
O cmo la OTT de la Universidad Politcnica resolvi su problema de justificacin de gastos en proyectos de investigacin.

La Oficina de Transferencia Tecnolgica tiene como misin fundamental dar apoyo en la tramitacin, gestin econmica y justificacin de todos aquellos convenios y contratos emanados del estamento docente e investigador pertenecientes a los Centros y Departamentos de la Universidad Politcnica de Madrid. La administracin econmica de todos los proyectos de investigacin donde se gestiona el alta del convenio o contrato, la gestin de la justificacin de los gastos (tarjetas, viajes, nminas, suplidos) y el pago de los mismos, genera un gran volumen de datos y documentos que es necesario manejar de una forma rpida y eficiente, para lo que NORMADAT ha implementado una solucin de digitalizacin y custodia fsica de documentos aportando a la OTT una solucin ptima que garantiza un acceso inmediato a todos los documentos tanto para la gestin diaria como para la justificacin de los gastos ante la Cmara de Cuentas.

El problema inicial
Imposible recuperacin del volumen de documentos en el tiempo establecido Dedicacin de personal cualificado a tareas de menor valor Elevado n de horas dedicado a la gestin de archivo La OTT no cuenta con espacio suficiente para la custodia de sus documentos Instalaciones mejorables Acceso libre a informacin sensible

Solucin Normadat
RECOGIDA DE DOCUMENTACIN COTEJO E INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIN RECOGIDA

TRASLADO DE LA DOCUMENTACIN A NORMADAT EN VEHCULOS PROPIOS DEVOLUCIN CUSTODIA EN NORMADAT DESTRUCCIN INTRODUCCIN EN EL PROGRANA DE GESTIN DE LAS CAJAS RECOGIDAS

EXPLOTACIN WEB

ENVIO DATOS CLIENTE

GESTIN INCIDENCIAS

TRASLADO DE LAS CAJAS AL REA DE DIGITALIZACIN

VALIDACIN

GRABACIN

DIGITALIZACIN

PREPARACIN PARA DIGITALIZACIN

Mejoras conseguidas
Bsqueda inmediata de justificantes de gastos Mejora de tiempos de respuesta Conservacin de la documentacin en instalaciones adecuadas Capital humano especializado en sus reas Optimizacin del tiempo dedicado a las tareas propias de la OTT Garanta de la trazabilidad del documento

Otros casos de xito

El Ayuntamiento de Tres Cantos puso en marcha en el 2010 un completo proyecto de mejora de su archivo en todos sus frentes: desde las instalaciones de depsito y custodia hasta la digitalizacin de los documentos pasando por una descripcin de las unidades de instalacin y la implantacin de una aplicacin especfica para la custodia y gestin interna de sus documentos Instalacin y montaje de armarios mviles. Traslado de documentacin con medidas de seguridad y trazabilidad. Preparacin, digitalizacin, indexacin y almacenamiento digital de documentos. Control de calidad, volcado de imgenes y datos a soporte digital. Base de Datos con trazabilidad de documentos. Inventario, etiquetado y ubicacin de las cajas en los armarios compactos.

Otros casos de xito

Organizacin archivstica de una agrupacin documental perteneciente a la Consejera de Familia y Asuntos Sociales. Preparacin de la agrupacin documental con reconocimiento de las series documentales, los aos y, en su caso, anotacin de posibles incidencias. Operacin de retirada de elementos perjudiciales para la conservacin de los documentos (gomas, clips, grapas, cuerdas, etc.). Aislamiento de aquellos documentos que eventualmente puedan encontrarse un mal estado de conservacin. Montaje y signaturizacin de las unidades de instalacin que han de conservar los documentos. Asignacin de documentos por cada unidad de instalacin y establecimiento de las signaturas. Descripcin de los documentos mediante creacin de registros en la base de datos. Colocacin de las unidades de instalacin completadas, en las estanteras del Archivo Regional. Control de calidad del servicio realizado Redaccin de informes.

Otros casos de xito

Normadat es la empresa adjudicataria encargada por la Delegacin Especial de Madrid de la Agencia Tributaria para la gestin de las declaraciones.

Ms de 3,5 millones de declaraciones. 71.000 lotes indexados para su posterior recuperacin. Traslado y colocacin en instalaciones de la Agencia Tributaria. Gestin de solicitudes y devoluciones. Entrega de solicitudes en las dependencias centrales de la AEAT.

Otros casos de xito

Custodia y gestin de proyectos de colaboracin y subvenciones para la Agencia Espaola de Cooperacin Internacional.

Preparacin, recogida y traslado de la documentacin. Inventario a nivel de expediente. Gestin activa de consultas de documentos justificativos. Custodia de expedientes. Se ha desarrollado un proyecto piloto para la digitalizacin de las cuentas justificativas para una gestin ms rpida y eficiente de las mismas.

Otros casos de xito

Desde el ao 2003 Normadat gestiona ntegramente el archivo del rea de Gobierno de Urbanismo y Vivienda del Ayuntamiento de Madrid, primero dentro de una UTE constituida junto a una consultora, desde el 2007 en solitario. Dentro de la totalidad el proyecto las actividades fundamentales han sido:

Digitalizacin e indexacin de ms de 700.000 expedientes correspondientes a licencias de obra mayor, planeamiento urbanstico. Custodia de ms de 24 millones de documentos. Gestin diaria de todas las solicitudes de la Gerencia de Urbanismo, con picos que superan las 200 consultas al da.

MUCHAS GRACIAS
Nuestra web: http://www.normadat.es Jos Galvn Sayago jose.galvan@normadat.es Gregorio Manzano: gregorio.manzano@normadat.es ngel Sobrino: angel.sobrino@normadat.es Telfono: 916 591 311 Bscanos en :

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