Como funciona o Setor de COMPRAS

1 NOES FUNDAMENTAIS DE COMPRAS A arte de comprar est se tornando cada vez mais uma profisso e cada vez menos um jogo de sorte. Em muitos casos no o custo que determina o preo de venda, mas o inverso. O preo de venda necessrio determina qual deve ser o custo. Qualquer economia, resultando em reduo de custo de co mpra, que uma parte de despesa de operao de uma indstria, 100% lucro. Os lucros das compras so lquidos. (HENRY FORD)

1.1 CONSIDERAES INICIAIS Embora todos saibam comprar, em funo do cotidiano de nossas vidas, imprescindvel a conceituao da atividade, que significa procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessrio, a um preo justo, para o funcionamento, a manuteno ou a ampliao da empresa.

1.2 CONCEITO DE COMPRA a funo responsvel pela obteno do material no mercado fornecedor, interno ou externo, atravs da mais correta traduo das necessidades em termos de fornecedor / requisitante. ainda, a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades requisitantes, compra o material certo, ao preo certo, na hora certa, na quantidade certa e da fonte certa. 1.2.1 Material Certo importante que o comprador esteja em situao de certificar -se se o material comprado, de um fornecedor est de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto, desenvolver um sentido tcnico a fim de descobrir eventuais discrepncias entre as cotaes de um fornecedor e as especificaes da Requisio de Compras. O comprador deve ter condies de reconhecer, em uma eventual alternativa de cotao, um a economia do custo potencial ou a idia de melhoria do produto.

Evidentemente, em tais circunstncias, a deciso final no ser do comprador, mas ele deve ter habilidade para encaminhar aos setores requisitantes ou tcnicos da empresa essas sugestes. Toda vez que uma requisio no for suficientemente clara, o comprador dever solicitar esclarecimentos ou, se for o caso, devolv -la a fim de que seja preenchida corretamente e de maneira que transmita exatamente o que se deseja adquirir. Em hiptese alguma o comprador deve der inicio a um processo de compras, sem ter idia exata de que quer comprar. Objetivando um melhor conhecimento do que vai comprar, o comprador, sempre que possvel, dever entrar em contato cem os setores que utilizam ou que vo utilizar o material ou servio a ser adquirido, de que maneira e se inteirar de todos os problemas e dificuldades que podero ocorrer ou ocorrem quando da utilizao do item requisitado. Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador deve ser um tcnico. 1.2.2 Preo Certo Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o Setor de Pesquisa e Anlise de Compras. Sua funo , entre outras, a de calcular o preo objetivo do item (com base em desenhos e especificaes). O clculo desse preo objetivo feit o baseando-se no tempo de execuo do item, na mo de obra direta, no custo da matria prima com mo de obra mdia no mercado; a este valor deve -se acrescentar um valor, pr-calculado, de mo de obra indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos estes valores podem ser obtidos atravs de valores mdios do mercado, e do balano e demonstraes de lucros e perdas dos diversos fornecedores. O preo objetivo que vai servir de orientao ao comprador quando de uma concorrncia. No julgamento da concorrncia duas so as possveis situaes: a) Preo muito mais alto do que o preo objetivo: nessas circunstncias, eventualmente, o comprador poder chamar o fornecedor e solicitar esclarecimentos ou uma justifica tive do preo. O fornecedor ou est querendo ter um lucro excessivo, ou possui sistemas onerosos de fabricao ou um mau sistema de apropriao de custos;

b) Preo muito mais baixo que o preo objetivo: o menor preo no significa hoje em dia, o melhor negcio. Se o preo do fornecedor for muito mais baixo, dois podem ser os motivos: 1) O fornecedor desenvolveu uma tcnica de fabricao tal que conseguiu diminuir seus custos; 2) O fornecedor no soube calcular os seus custos e nessas circunstncias dois problemas podem ocorrer: ou ele no descobre os seus erros e fatalmente entrar em dificuldades financeiras com possibilidades de interromper seu fornecimento, ou descobre o erro e ento solicita um reajuste de preo que, na maioria das vezes, poder ser maior que o segundo preo na concorrncia original. Portanto, se o preo for muito mais baixo que o preo objetivo, o fornecedor deve ser chamado, a fim de prestar esclarecimentos. Deve se sempre partir do princpio fundamental de que toda empresa deve ter lucro, evidentemente um lucro comedido, e que, portanto, no nos interessa que qualquer fornecedor tenha prejuzos. Se a empresa no tiver condies de determinar esse preo objetivo, pelo menos, o comprador deve abrir a concorrncia tendo uma idia de que vai encontrar pela frente. Nessas circunstncias, ele deve tomar como base ou o ltimo preo, ou, se o item for um item novo, dever fazer uma pesquisa preliminar de preos. Em resumo: nunca o comprador deve dar incio a uma concorrncia, sem ter uma idia do que vai receber como propostas. 1.2.3 Hora Certa O desenvolvimento industrial atual e o aumente cada vez maior do numero de empresas de produo em srie, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um dos fatores mais importantes no julgamento de uma concorrncia. As diversas flutuaes de preos do mercado e o perigo de estoques excessivos fazem cem que e comprador necessite coordenar esses dois fatores da melhor maneira possvel, a fim de adquirir na hora certa o material para a empresa. 1.2.4 Quantidade Certa

A quantidade a ser adquirida cada vez mais importante por ocasio da compra. At pouco tempo atrs aumentava -se a quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e preo; entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investido em estoques etc., fizeram com que maiores cuidados fossem tornados na determinao da quantidade certa ou na quantidade mais econmica a ser adquirida. Para isso foram deduzidas frmulas matemticas objetivando facilitar a determinao da quantidade a ser adquirida. Entretanto, qual quer que seja a frmula ou mtodo a ser adotado no elimina a deciso final da Gerncia de Compras com eventuais alteraes destas quantidades devido as situaes peculiares do mercado. 1.2.5 Fonte Certa De nada adiantar ao comprador saber exatamente o ma terial a adquirir, o preo certo, o prazo certo e a quantidade certa, se no puder encontrar uma fonte de fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A avaliao dos fornecedores e o desenvolvimento de novas fontes de fornecimento so fatores fundamentais para o funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor de vendas da empresa, o elemento que mantm e deve manter o maior nmero de contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento. 1.3 FUNO DE COMPRA A Funo Compras uma das engrenagens do grande conjunto denominado Sistema Empresa ou Organizao e deve ser devidamente considerado no contexto, para que deficincias no venham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produo ineficiente, produtos inferiores, o no cumprimento de promessas de entregas e clientes insatisfeitos. A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim como a obteno de lucros satisfatrios, devida a realizao de boas compras, e para que isto ocorra necessrio que se adquira materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaam as exigncias de qualidade. O custo de aquisio e o custo de manuteno dos estoques de material devem, tambm, ser mantidos em um nvel econmico. Essa s consideraes elementares so a base de toda a funo e cincia de Compras. A funo Compras compreende:

- Cadastramento de Fornecedores; - Coleta de Preos; - Definio quanto ao transporte do material; - Julgamento de Propostas; - Diligenciamento do preo, do prazo e da qualidade do material; - Recebimento e Colocao da Compra.

1.4 FLUXO SINTTICO DE COMPRAS 1 Recebimento da Requisio de Compras 2 Escolha dos Fornecedores 3 Consulta aos Fornecedores 4 Recebimento das Propostas 5 Montagem do Mapa Comparativo de Preos 6 Anlise das propostas e escolha 7 Emisso do documento contratual 8Diligenciamento 9 Recebimento

1.5 OBJETIVO DE COMPRAS De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que a funo compras no existe somente no momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior amplitude, envolvendo a tomada de decises, procedendo a anlises e, determinando aes que antecedem ao ato final, podemos dizer que compra tem como objetivo comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto,

nas quantidades necessrias, no tempo requerido, nas melhores condies de preo e na fonte certa. Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcanar as seguintes metas fundamentais: 1 Atender o cronograma de produo, atravs do fornecimento contnuo de materiais; 2 Estocar ao mnimo, sem comprometer a segurana da produo desde que represente uma economia para a organizao; 3 Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdcio, deteriorao e obsolescncia; 4 Manter a qualidade dos materiais conforme especificaes; 5 Adquirir os materiais a baixo custo sem demrito a qualidade; 6 Manter atualizado o cadastro de fornecedores.

1.6 TIPOS DE COMPRAS Toda e qualquer ao de compra precedida por um desejo de consumir algo ou investir. Existem pois, basicamente, dois tipos de compra: - a compra para consumo e; - a compra para investimento. 1.6.1 Compra para Investimento Enquadram-se as compras de bens e equipamentos que compem o ativo da empresa (Recursos Patrimoniais). 1.6.2 Compras para Consumo So de matrias primas e materiais destinados a produo, incluindo se a parcela de material de escritrio. Algumas empresas denominam este tipo de aquisio como compras de custeio.

As compras para consumo, segundo alguns estudiosos do assunto, subdividem-se em: - compras de materiais produtivos e; - compras de material improdutivo. 1.6.2.1 Materiais Produtivos So aqueles materiais que integram o produto final, portanto, neste caso, matria prima e outros materiais que fazem parte do produto, sendo que estes diferem de indstria em funo do que produzido. 1.6.2.2 Materiais Improdutivos So aqueles que, sendo consumido normal e rotineiramente, no integram o produto, o que quer dizer que apenas material de consumo forado ou de custeio. Em funo do local onde os materiais esto sendo adquiridos, ou de suas origens, a compra pode ser classificada como: Compras Locais ou Compras por Importao. 1.6.3 Compras Locais As atividades de compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no servio pblico. A diferena fundamental entre tais atividades a formalidade no servio pblico e a infor malidade na iniciativa privada, muito embora com procedimentos praticamente idnticos, independentemente dessa particularidade. As Leis n 8.666/93 e 8.883/94, que envolvem as licitaes no servio pblico, exigem total formalidade. Seus procedimentos e as pectos legais sero detalhados em Compras no Servio Pblico. 1.6.4 Compras por Importao As compras por importao envolvem a participao do administrador com especialidade em comrcio exterior, motivo pelo qual no cabe aqui nos aprofundarmos a esse respeito. Seus procedimentos encontram-se expostos a contnuas modificaes de regulamentos, que compreendem, entre outras, as seguintes etapas: a) Processamento de faturas pro forma;

b) Processamento junto ao Departamento de Comrcio Exterior DECEX dos documentos necessrios importao; c) Compra de cmbio, para pagamento contra carta de crdito irrevogvel; d) Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no exterior; e) e. Solicitao de averbaes de seguro de transporte martimo e/ou areo; f) Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto; g) Pagamento de direitos alfandegrios; h) Reclamao seguradora, quando for o caso. Quanto formalizao das compras, as mesmas podem ser: 1.6.5 Compras Formais So as aquisies de materiais em que obrigatria a emisso de um documento de formalizao de compra. Estas compras so determinadas em funo de valores pr estabelecidos e conforme o valor a formalidade e feita em graus diferentes. 1.6.6 Compras Informais So compras que, por seu pequeno valor, no justificam maior processamento burocrtico. 1.7 SEQUNCIA LGICA DE COMPRAS Para se comprar bem preciso conhecer as respostas de cinco perguntas, as quais iro compor a lgica de toda e qualquer compra: - O que comprar? R. Especificao / Descrio do Material

Esta pergunta deve ser respondida pelo requisitante, que pode ou no ser apoiado por reas tcnicas ou mesmo compra para especificar o material. - Quanto e Quando comprar? R.- funo direta da expectativa de consumo, disponibilidade financeira, capacidade de armazenamento e prazo de entrega. A maior parte das variveis acima deve ser determinada pelo rgo de material ou suprimento no setor denominado gesto de estoques. A disponibilidade financeira deve ser determinada pelo oramento financeiro da Empresa. A capacidade de armazenamento limitada pela prpria condio fsica da Empresa. - Onde comprar? R.- Cadastro de Fornecedores. de responsabilidade do rgo de compras criar e manter um cadastro confivel (qualitativamente) e numericamente adequado (quantitativa). Como suporte alimentador do cadastro de fornecedores deve figurar o usurio de material ou equipamentos e logicamente os prprios compradores. - Como comprar? R.- Normas ou Manual de Compras da Empresa. Estas Normas devero retratar praticamente a poltica de compras na qual se fundamenta a Empresa. Originadas e definidas pela cpula Administrativa devero mostrar entre outras, competncia para comprar, contratao de servios, tipos de compras, frmulas para reajustes de preos, formulrios e rotinas de compras, etc. - Outros Fatores Alm das respostas as perguntas bsicas o comprador deve procurar, atravs da sua experincia e conhecimento, sentir em cada compra qual fator que a influencia mais, a fim de que possa po nderar melhor o seu julgamento. Os fatores de maior influncia na compra so: Preo; Prazo; Qualidade; Prazos de Pagamento; Assistncia Tcnica.

1.8 CENTRALIZAO DAS COMPRAS Em quase todas as empresas mantm-se um departamento separado para compras. A razo que as leve a proceder assim diz respeito a custos e padronizao, assim sendo, somente alguns materiais so dele gados a aquisio, e estes so aqueles de uso mais insignificante, em termos de custos, para a empresa, e que por essa razo no sofrem maiores controles. A empresa que atua em diversos locais distintos no necessariamente deve centralizar compras em um nico local, neste caso procede -se uma analise e se a mesma for favorvel deve -se regionalizar as compras visando um atendimento mais rpido e um custo menor de transporte. O abastecimento centralizado oferece as seguintes vantagens: 1 Melhor aproveitamento das verbas para compras; A concentrao das verbas para compras aumenta o poder de barganha; 2 Melhor controle por parte da direo; 3 Melhor aproveitamento de pessoal; 4 Melhoramento das relaes com fornecedores.

1.9 SELEO DE FORNECEDORES A escolha de um fornecedor uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom fornecedor quem vai garantir que todas aquelas clausulas solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o nmero de fornecedores em potencial a serem consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negcio foi executado em benefcio da empresa. O nmero limitado de fornecedores a serem consultados, constitui uma limitao das atividades de compras. O processo de seleo das fontes de fornecimento no se restringe a uma nica ocasio, ou seja, quando e necessria a a quisio de determinado material.

A atividade deve ser exercida de forma permanente e contnua, atravs de vrias etapas, entre as quais selecionamos as seguintes: 1.9.1 ETAPA 1 Levantamento e Pesquisa de Mercado Estabelecida a necessidade da aquisio p ara determinado material, e necessrio levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poder ser realizado atravs dos seguintes instrumentos: - Cadastro de Fornecedores do rgo de Compras; - Edital de Convocao; - Guias Comerciais e Industriais; - Catlogos de Fornecedores; - Revistas especializadas; - Catlogos Telefnicos; - Associaes Profissionais e Sindicatos Industriais. 1.9.2 ETAPA 2 Anlise e Classificao Compreende a anlise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva classificao quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminao daqueles fornecedores que no satisfizerem as exigncias da empresa. 1.9.3 ETAPA 3 Avaliao de Desempenho Esta etapa efetuada ps cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo no raras vezes como elemento de eliminao das empresas fornecedoras. 1.10 ORGANIZAO DO SERVIO DE COMPRAS As compras podem ser centralizadas ou no. O tipo de empreendimento que vai definir a necessidade de centralizar.

Uma prtica muito usada ter um comit de compras, em que pessoas de todas as reas da empresa participem das decises. As vantagens da centralizao dos servios de compras so sempre postas em dvida pelos departamentos que necessitam de materiais. De modo geral, a centralizao apresenta aspectos realmente positivos, pela reduo dos preos mdios de aquisio, apesar de, em certos tipos de compras, ser mais aconselhvel aquisio descentralizada. 1.10.1 Vantagens de Centralizar: a) viso do todo quanto organizao do servio; b) poder de negociao para melhoria dos nveis de preos obtidos dos fornecedores; c) influncia no mercado devido ao nvel de relacionamento com os fornecedores; d) anlise do mercado, com eficcia, em virtude da especializao do pessoal no servio de compras; e) controle financeiro dos compromissos assumidos pelas compras associado a um controle de estoques; f) economia de escala na aquisio centralizada, gerando custos mais baixos; g) melhor qualidade, por causa da maior facilidade de implantao do sistema de qualidade; h) sortimento de produtos com mais consistncia, para suportar as promoes nacionais; i) especializao das atividades para o pessoal da produo no perder muito tempo com contatos com os vendedores. 1.10.2 O uso de comit tem as seguintes vantagens: a) larga faixa de experincia aplicada nas decises; b) as decises so tomadas numa atmosfera mais cientfica;

c) o nvel de presses sobre compras mais baixo, melhorand o as relaes dos compradores com o pessoal interno e os vendedores; d) a co-participao das reas dentro do esprito de engenharia simultnea, cria um ambiente favorvel para melhor desempenho tanto do ponto de vista poltico, como profissional. 1.10.3 Pontos importantes para descentralizao: a) adequao da compra devido ao conhecimento dos problemas especficos da rea onde o comprador exerce sua atividade. b) menor estoque e com uma variedade mais adequada, por causa de peculiaridades regionais da qualidade, quantidade, variedade. c) coordenao, em virtude do relacionamento direto com o fornecedor, levando a unidade operacional a atuar de acordo com as necessidades regionais. d) flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de tramitao das ordens, provocando menores faltas. 1.11 CUIDADOS AO COMPRAR O processo de produo inicia-se com planejamento das vendas, estabelecimento de uma poltica de estoque de produtos acabados e listagem dos itens e quantidades de produtos a serem fabricados, quantidades estas distribudas ao longo de um cronograma de produo. Um sistema de planejamento de produo fixa as quantidades a comprar somente na etapa final da elaborao do plano de produo. As quantidades lquidas a comprar sero apuradas pela desagregao das fichas de produo e em especial pela listagem de materiais necessrios para compor cada unidade de produto a ser produzido. Ser necessrio comparar as necessidades de materiais com as existncias nos estoques de matrias-primas, para se apurar as necessidades lquidas distribudas no tempo conforme o cronograma de produo necessria para atender ao planejamento de vendas. Entretanto, a execuo da compra ser a primeira etapa executiva do programa de produo.

O trmino da programao e o incio das atividades de compra caracterizam-se, portanto, como uma rea com muitas facilidades de conflitos, conflitos estes sempre agravados pelos atrasos normais e habituais do planejamento. As presses exercidas pelos setores de produo e faturamento reforam ainda mais a probabilidade de atritos na rea de compras. Neste momento todos se esquecem dos atrasos no planejamento das vendas e na programao da produo. Outro aspecto interessante do relacionamento dentro da rea de compras a inverso curiosa de atitude que se processa entre o comprador e o vendedor aps a emisso do pedido. A posio inicial de vendedor sempre solicitante e o comprador nesta fase poder usar seus recursos de presso para forar o vendedor a chegar s condies ideais para a empresa. Uma vez emitido o pedido, o comprador perde sua posio de comando e passa a uma atitude de expectativa. Procurar de agora em diante adotar uma atitude de vigilncia, procurando cuidar para que os fornecimentos sejam feitos e os prazos cumpridos. 1.12 COTAO DE PREOS O depto de compras com base nas solicitaes de mercadorias efetua a cotao dos produtos requisitados. Aps efetuadas as cotaes o rgo competente analisa qual a proposta mais vantajosa levando em considerao os seguintes itens: a) prazo de pagamento; b) valor das parcelas; Para anlise, utilizamos a seguinte frmula: VA = VF (n + i) VA = Valor atual do produto VF = Valor futuro do produto

i = Taxa de juros n = prazo de pgto Exerccios: 1) Na cotao de preos de um determinado material, a empresa recebeu as seguintes propostas de fornecimento: a) A empresa Bom Preo fornece o material ao preo de $ 81.000,00 para pgto vista. b) A empresa Bom Negcio fornece o material ao preo de $ 86.100,00 para pgto 30/60 dias. Pergunta-se: Em que empresa dever ser adquirido o material, se a taxa de juros vigente no mercado de 10% ao ms. 2) Na cotao do produto XX, nossa empresa recebeu as seguintes propostas: a) Valor $ 99.990,00 para pgto com 15 dias. b) Valor $ 100.290,00 para pgto com 10 dias fora o ms. c) Valor $ 109.990,00 para pgto com 30/45/60/75 dias. Pergunta-se: Qual a melhor proposta considerando que a taxa de juros de 9% ao ms e que a compra est sendo efetuada no dia 10/3. 1.13 O PEDIDO DE COMPRA Aps trmino da fase de cotao de preos dos materiais e analise da melhor proposta para fornecimento, o setor de compras emite opedido de compras para a empresa escolhida. Esse pedido dever ter com clareza a descrio do material a ser comprado, bem como as descries tcnicas, para que no ocorram as freqentes dvidas que comumente acontecem. Preferencialmente o pedido dever ser emitido em 3 via s, sendo a 1 e 2 vias enviadas ao fornecedor, o qual colocar ciente na 2 via e a devolver, que passar a ter fora de contrato, funcionando como um instrumento particular de compromisso de compra e venda. A 3 via funciona como follow up do pedido.

1.14 O RECEBIMENTO DE MATERIAIS No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos devero ser considerados como: 1) Especificao tcnica: conferencia das especificaes pedidas com as recebidas. 2) Qualidade dos materiais: conferencia fsica do material recebido. 3) Quantidade: Executar contagem fsica dos materiais, ou utilizar tcnicas de amostragem quando for invivel a contagem um a um. 4) Preo: 5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no pedido. 6) Condies de pgto: conferencia com relao ao pedido.