Unidad 5. Administracin de almacenes.

INTRODUCCION.
Las empresas se preocupan constantemente por tomar decisiones que les permita optimizar sus resultados con el fin de obtener el mayor beneficio. La dificultad de tomar estas decisiones, ha hecho que el hombre se dirija a la bsqueda de una herramienta o mtodo que le permita tomar las mejores decisiones de acuerdo a los recursos disponibles y a los objetivos que persigue. Resulta necesario entonces la aplicacin de mtodos cuantitativos que sustenten la toma de decisiones, con el fin de eliminar el fuerte grado de empirismo que presentan los directivos cuando toman decisiones. En la actualidad, se ha incrementado el uso de modelos matemticos para interpretar y predecir las dinmicas y controles en la toma de decisiones gerenciales. Dichas aplicaciones incluyen decisiones en los inventarios, pronsticos de ventas, predicciones del impacto, efecto de campaas publicitarias, estrategias para proteger desabastecimiento de inventarios, para determinar estrategias ptimas de inversin de portafolios, etc. Los objetivos de toda empresa debe ser siempre alcanzar el liderazgo en su rama, controlando la eficiencia y efectividad de todas sus componentes por medio de mtodos que permitan encontrar las relaciones ptimas que mejor operen el sistema, dado un objetivo especfico. Por lo antes expuesto, la Investigacin de Operaciones constituye una importante herramienta para la gerencia a la hora de tomar cualquier decisin. El enfoque de la Investigacin de Operaciones es el mismo del mtodo cientfico. En particular, el proceso comienza por la observacin cuidadosa y la formulacin del problema y sigue con la construccin de un modelo cientfico (por lo general matemtico) que intenta abstraer la esencia del problema real. En este

punto se propone la hiptesis de que el modelo es una representacin lo suficientemente precisa de las caractersticas esenciales de la situacin como para que las conclusiones (soluciones) obtenidas sean vlidas tambin para el problema real. Esta hiptesis se verifica y modifica mediante las pruebas adecuadas. Entonces, en cierto modo, la Investigacin de Operaciones incluye la investigacin cientfica creativa de las propiedades fundamentales de las operaciones. Sin embargo, existe ms que esto. En particular, la Investigacin de Operaciones se ocupa tambin de la administracin prctica de la organizacin. As, para tener xito, deber tambin proporcionar conclusiones positivas y claras que pueda usar el tomador de decisiones cuando las necesite. La investigacin de operaciones, puede aplicarse a una variedad de reas, como por ejemplo: La Gestin de inventarios en las empresas, la cual es un rea bsica en cualquier sector industrial y/o comercial, ya que gracias a una correcta gestin de los inventarios se reduce la cantidad de circulante, que puede ser necesaria para hacer frente al da a da, reduce las necesidades de espacio para el normal funcionamiento y adecua los flujos de materiales a las necesidades de las empresas. En esta investigacin, se exponen inventarios, se describen las bases tericas asociadas a los

distintos modelos de inventarios de acuerdo al

comportamiento de la demanda, sus aplicaciones y utilidad en la resolucin de problemas de gestin de inventarios, que bsicamente consiste en decidir Cundo Pedir? y Cunto Pedir? 5.1 Funciones del almacen. la manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamao y plan de organizacin de la compaa, el grado de centralizacin deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la

programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: 1. recepcin de materiales en el almacn 2. registro de entradas y salidas del almacn 3. almacenamiento de materiales 4. mantenimiento de materiales y del almacn 5. despacho de materiales 6. coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad. 5.1.1.1 MANEJO FSICO DE INVENTARIOS Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y losi nventarios en trnsito. Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales. Algunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una estadstica fsica o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.

El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fisca de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depsito, entre otras. El inventario fsico es importante por las siguientes razones: 1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias fsicas (cantidad real en existencia). 2. Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores monetarios. 3. Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones: 1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislacin. 2. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximacin del consumo real. APLICACIONES GENERALES Como se menciono en los puntos anteriores, se puede hablar de 4 tipos bsicos de inventarios: Suministros Materiales Producto en proceso Producto terminado - mercaderas

Es importante conocer el nivel de inventarios que se posee en todo momento, debido a que el recurso ocioso tiene un valor econmico potencial y altos niveles de inventarios acarrean altos costos. El dilema de una buena gestin de inventarios es reducir los costos y satisfacer la demanda, a travs de obtener el punto optimo de inventarios. Esto va enlazado o justificado adems, a que en ocasiones y segn la naturaleza del negocio, el tiempo de reposicin es largo, los proveedores no son confiables y los pronsticos no son exactos. El campo de aplicacin de los modelos de inventarios, en funcin a los resultados e informacin recolectada, podra indicarse que es amplia para todas las empresas que requieran realizar un efectivo control en sus inventarios, tales como empresas de produccin, manufactura, compra y ventas, alimentos, servicios. Es de resaltar que la inversin en inventario depende de la naturaleza del negocio. Los fabricantes, los distribuidores y los comerciantes pueden requerir altas inversiones en inventario, mientras que las compaas de servicio o las casas que trabajan con rdenes por correo necesitan un inventario pequeo. Para una compaa dada, la inversin es una medida agregada del crecimiento o disminucin del inventario. Partiendo del anlisis EOQ, se esperara que la inversin e inventario deba crecer conforme crecen las ventas. Lo que es relevante es que la aplicacin de cualquier modelo va a depender, de la disponibilidad de los datos determinantes en los costos y del nivel de certidumbre que se posee de la demanda, lo cual permitir en primera instancia definir si el modelo aplicar es determinstico o probabilstico, para luego en funcin de la naturaleza del negocio y necesidades de los datos a determinar, definir la aplicacin de los modelos tales como: EOQ bsico, EOQ con descuentos, EOQ con produccin, y EOQ con ordenes pendientes para el caso de modelos determinsticos, y para el caso de modelos probabilsticos, con demanda incierta y nuevos pedidos, con incertidumbre sin nuevos pedidos.

En funcin a los resultados de este trabajo de investigacin, la aplicacin de cada uno de estos modelos en forma directa para el manejo de sus inventarios por las empresas, es muy escasa o de difcil acceso, lo cual nos limita en poder soportar y analizar los resultados, cuales son las ventajas y desventajas en la aplicacin de cada uno de estos modelos en cada uno de los campos de aplicacin posibles. 5.1.1.2 Recepcion de inventarios. La funcin de recepcin, ya sea de una unidad de la compaa o de un transportador comn, es la misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro departamento de la compaa, las actividades de construccin, el procedimiento ser el mismo. Importancia: La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepcin total bajo un departamento nico, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantas mltiples. La recepcin est estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra. Proceso 1. Al recibir un envi: Se le someter a verificacin para comprobar si est en orden y en buenas condiciones, si el recipiente est daado o no se recibi el nmero de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podr dar recibo de conformidad por el envi, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es areo, martimo o terrestre, como se podra exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envos ocultos. 2. De Manera Similar: El material que recibe una instalacin de la compaa tambin debe ser sometido a una inspeccin preliminar, antes de introducirles en

el rea de almacenamiento, en el caso de que en la inspeccin inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar. La seccin de recepcin e inspeccin de materiales. ste subdepartamento tiene la responsabilidad de recibir los envos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artculos a los almacenes. Funciones de recepcin e inspeccin. El departamento de recepcin e inspeccin normalmente realiza las siguientes funciones: 1. Recibe e inspecciona los artculos y verifica las cantidades con la orden de compra y la boleta de empaquetamiento. 2. Prepara informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones a los vendedores. 3. Prepara una gua de recepcin para distribucin a varios departamentos. 4. Entrega la mercadera a los almacenes. 5.1.1.3 Organizacin Inventarios Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc. Se da el nombre de clasificacin de artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin y codificacin de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificacin, definiendo cada una de sus etapas. 1. Catalogacin: Significa inventario de todos los artculos los existentes sin omitir ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin.

2. Simplificacin: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin favorece la normalizacin. 3. Especificacin: significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms informaciones sobre el artculo y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto, etc. 4. Normalizacin: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. 5. Estandarizacin: significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias. 5.1.1.4 Despacho de inventarios. El despacho es el acto de enviar una determinada mercanca a un destino final, tiene inmersas una serie de actividades tales como: seleccionar el vehculo, embalajes, ubicacin en muelle de carga, personal y equipos de cargue, ubicacin de la mercanca, facturas y remisiones, documentos de viaje e instrucciones de ruta, sellos de seguridad y entrega al transportador. Al despacho como tal no se le ha dado la importancia y peso que debiese, pero en realidad es la realizacin de la entrega planeada en una venta y la forma como nuestro producto sale de nuestro poder a ubicarse en las manos del cliente.

Mediante el despacho estamos contribuyendo a que el ciclo de nuestro producto sea gil y mostrando esta presteza podemos dar certeza de la eficiencia de toda una organizacin. La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe: * Ser trasladada con el medio mecnico adecuado. * Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una factura o una factura remisin * Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercanca con el documento de salida. * Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacn de material auxiliar, con suficiente anticipacin 5.1.2 Mantenimiento de Registros de Inventarios Las empresas, independientemente de si son manufactureras o industriales, requieren un sistema de inventarios para registrar las cantidades de mercancas existentes y para establecer el costo de la mercanca vendida. Existen bsicamente dos sistemas para llevar a cabo los registros de inventario: el sistema peridico y el sistema perpetuo. Sistema peridico de inventarios: con el sistema de inventario peridico el costo de los artculos vendidos se determina al final del periodo contable cuando se realiza un conteo fsico del inventario existente. El proceso de conteo del inventario fsico existente se puede realizar una o dos veces durante el ao, no obstante, la mayora de las empresas siempre lo realizan al finalizar el periodo contable. Este sistema no lleva un registro diario de las unidades vendidas o en inventario. Sistema perpetuo de inventarios: con el sistema de inventario perpetuo se llevan registros continuos, corrientes y diarios del inventario y del costo de los artculos

vendidos. Este sistema muestra de manera permanente la mercanca disponible en el inventario y permite desarrollar un adecuado control sobre las existencias por parte de los administradores. En este sistema, el costo de ventas se determina cada vez que se realiza una venta. El sistema perpetuo permite un registro actualizado del inventario, no obstante, no elimina la necesidad de realizar un recuento fsico del inventario. Las Cuentas fsicas del inventario (arqueo) deben realizarse cuando menos una vez por ao a nivel general o por muestreo para verificar la precisin de los registros computarizados y establecer la denominada contraccin del inventario, que son las diferencias en las existencias ocasionadas por robo, daos, perdida u obsolescencia de las mercancas. Mtodos de valuacin de inventarios. Independientemente del sistema de inventarios adoptado por una empresa, los costos de los artculos individuales se deben determinar mediante un mtodo de valuacin de inventarios. Existen tres mtodos principales para la valuacin de inventarios que han sido generalmente aceptados en las prcticas contables de diferentes pases: PEPS, UEPS y promedio ponderado. PEPS: primeras en entrar, primeras en salir. Este mtodo supone que el inventario que se adquiri con anterioridad se vende (consume) primero, por tal razn, el inventario final est compuesto por las ultimas unidades compradas. En economas en donde los precios aumentan continuamente, PEPS, generalmente muestra la mayor utilidad bruta. 5.2 Localizacin y Distribucin de Almacenes Principios: 1. La ubicacin ideal de una planta, fbrica o almacn ser aquella en donde se logren costos de produccin y distribucin mnimos y donde los precios y volmenes de venta conduzcan a la maximizacin de beneficios.

2. La localizacin de la empresa, nunca debe afectar el normal desarrollo de las actividades empresariales. 3. Generalmente a mayor cercana del mercado, mayor la capacidad de la empresa de influir sobre las decisiones de compra de las personas del entorno debido al impacto social de la misma. Aclaracin: En muchas ocasiones, las empresas se identifican con zonas o sectores geogrficos, lo que hace ms fcil la comercializacin de sus productos en dichas zonas. 4. La decisin de localizacin debe balancear criterios de eficiencia y competencia, buscando crear ventajas sobre los competidores. FACTORES A TENER EN CUENTA CUANDO SE TOMA UNA DECISIN DE LOCALIZACIN: Aunque no son los nicos algunos criterios que deben ser tenidos en cuenta para tomar una decisin de localizacin: a) Medio y costo del transporte: En funcin del peso, volumen y costo de transferencia de las materias primas y productos terminados. b) Insumos o servicios: Se analiza si la materia es fcilmente transportable o no, teniendo en cuenta la durabilidad y el tipo de bien producido. c) Estructura fsica: Existencia de carreteras, servicios adecuados, comunicaciones para fines industriales etc. d) Disponibilidad de la mano de obra: El rea en algunas ocasiones no cuenta con mano de obra calificada, lo que obliga a las empresas a obtener recursos de zonas distantes aumentando los costos. e) Posibilidades de eliminacin de desperdicios: De acuerdo a criterios ambientales. f) Aspectos legales: Tributacin, facilidad administrativa, costos legalizacin etc.

g) Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad fsica, evitar posibles robos etc. h) Cercana al mercado: Es importante tener la capacidad de llegar primero y en mejores condiciones al mercado que se ataca. i) Aceptacin social: Este punto muchas veces no es identificado y genera problemas. Es importante que la localizacin de la empresa o negocio no perturbe o genere conflictos con personas, entidades o grupos sociales que obliguen a la empresa a asumir costos adicionales. j) Acceso a informacin: Otro punto que a menudo no se tiene en cuenta, es la necesidad de informacin empresarial. La localizacin puede afectar la cantidad de clientes, contactos, bsqueda de oportunidades de negocio etc. 5.3 Seleccin de Mobiliario y Equipo de Almacn El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantera hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologas. La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores: 1. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. 2. Tipos de materiales que sern almacenados. 3. Tipos de materiales que sern almacenados. 4. Nmero de artculos guardados. 5. Velocidad de atencin necesaria. 6. Tipo de embalaje. Las principales tcnicas de almacenamiento de materiales son:

1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulacin, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo nico en cuanto a la manipulacin, almacenamiento o transporte. La formacin de cajas unitarias se hacen a travs de un diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales bsicas son 1100mm x 1100mm como patrn internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. 2. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera: a. En cuanto al nmero de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas. b. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales. c. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras. d. Cajas o cajones. Es la tcnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lpices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plstico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamao pude variar enormemente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor. 4. Estanteras: Es una tcnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaos y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanteras pueden ser de madera o perfiles metlicos, de varios tamao y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanteras constituye el medio de almacenamiento mas simple y

econmico. Es la tcnica adoptada para piezas pequeas y livianas cuando las existencias no son muy grandes. 5. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero 6. Apilamientos: Se trata de una variacin de almacenamiento de cajas para aprovechar al mximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribucin equitativa de cargas, es una tcnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanteras, ya que en la practica, forma un gran y nico estante. El apilamiento favorece la utilizacin de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuracin del apilamiento es lo que define el nmero de entradas necesarias a las plataformas. 7. Contenedores flexible: Es una de las tcnicas ms recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que vara segn su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de slidos a granel y de lquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o gras Es muy comn la utilizacin de tcnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.

CONCLUSIONES.

Direcciones electrnicas: http://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtml#equi http://html.rincondelvago.com/aprovechamiento-de-los-almacenes.html http://www.gestiopolis.com/canales/demarketing/articulos/22/localizacion.htm http://tatzuinventarios.blogspot.com/